Konzeptentwicklung, Ausschreibung, Vergabe und … · 18.Juni 2008. CAFM Städtetag...

Konzeptentwicklung, Ausschreibung, Vergabe und Einführung von Software für das kommunale

Gebäudemanagement nach einem standardisierten Verfahren unter Berücksichtigung von Doppik und

Wirtschaftlichkeit

Arbeitskreis EDVStädtetag Rheinland-Pfalz

Speyer, 18. Juni 2008

Prof. Dr.-Ing. Joachim W. Hohmann, CFMTechnische Universität Kaiserslautern

18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 2

Inhalt

• CAFM-Markt• Ausschreibungsverfahren• Prozessunterstützung im CAFM• Lasten- und Pflichtenheft• Leistungs- und Preisabfrage• Präsentationen, Referenzbesuche, Vergabegespräche• Bewertungsverfahren• CAFM Ausschreibungs-Toolbox• Besonderheiten bei kommunalen Verwaltungen


CAFM (Computer Aided Facility Management) – Markt Deutschland

• CAFM-Markt unübersichtlich und fragmentiert• Produkte für Laien schwer unterscheidbar• Hohe Erwartungshaltung, kleine Budgets• Problem Datenaufnahme/ -pflege/ -qualitätssicherung• Lange Projektlaufzeiten • Abgrenzung/Integration ERP/HKR und Doppik• Neue Technologien wenig etabliert• Einhaltung von Standards (z.B. GEFMA Richtlinien)

schafft Sicherheit und Vertrauen im Markt

Konzeptentwicklung

• Anforderungen der Verwaltung• Vorhandene IT Umgebung• Organisation• Mengengerüst• Haushaltsmittel• Daten- und Dokumentationsstandards• Datenbestände



Ausschreibungsverfahren

• Art des Verfahrens abhängig von gesetzlichen Vorgaben• Zulassung von Bietergemeinschaften• Bieterwettbewerb• Form der Abgabe• Dateien und Formblättern zum Ausfüllen durch den Bieter• Vorgaben zu Form, Terminen, Fristen und Angabe des Adressaten

bei Nachfragen• Hinweis zum Vorbehalt der Einladung zu einer kostenlosen

Präsentation beim Nutzer mit ausgewählten Beispieldaten• Information zur Zuschlagsfrist• Abforderung einer Zusage für eine befristete Preisgarantie• Hinweis zur vertraulichen Behandlung der Ausschreibungs-

unterlagen inklusive Copyright sowie der eventuell übergebenen Beispieldaten


Prozessunterstützung im CAFM

(Teil-)Prozess

Welche IT-Schnittstellen existieren zu anderen Prozessen?

Welche Verantwortlichkeitenbestehen innerhalb der Prozesse?

Welche Daten werden (momentan) benötigt?

Welche Optimierungen sind möglich?

Welche Software wird eingesetzt?

Welche Sicherheits-vorschriften sind zu beachten?

Wie sind die Anforderungenzu bewerten?


Lastenheft

• Anforderungsprofil, Prioritäten und Basisdaten • Objekt- und Nutzerstruktur sowie Flächenverteilung • vorhandene IT-Ressourcen betreffend Hard- und

Software (z.B. verfügbare Office- und HKR-Software) sowie Netzwerkstruktur

• Verfügbarkeit und Zustand von Bestandsdaten• Anforderungen an die Visualisierung der Daten• Beschreibung der nutzerspezifischen Prozesse mit

ihren organisatorischen Abhängigkeiten• Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistungen

des Bieters (fachbezogen, softwarebezogen)• Stufenplan zur Umsetzung


Pflichtenheft

• Schnittstellen zu vorhandener Software• Datenübernahmekonzept• Erforderliche nutzerspezifische Funktionalitäten• Im Einführungsprojekt für alle CAFM-Standardmodule zu

erstellen (gemeinsam mit Hersteller/ Implementierer)• Umfang: Datenmodell, Masken, Formulare, „atomare“

Funktionen, Modulabhängigkeiten bzw. -schnittstellen • Beschreibung aller funktionalen Anpassungen,

Systemeinstellungen und umgesetzten Erweiterungen• Ausreichende (Nutzer-)Dokumentation und Tutorials zu

abweichenden bzw. erweiternden Funktionalitäten


Leistungsabfrage


Preisabfrage


Präsentationen, Referenzbesuche, Vergabegespräche

• Präsentation mit kundenspezifischen Beispieldaten und Szenarien

• Prüfung der Bieterangaben zu Funktionalitäten und Zusammenspiel von Modulen bzw. Schnittstellen

• Klärung von mehrdeutigen Aussagen im Angebot• Referenzkundenbesuche zur Überprüfung der

Anforderungsabdeckung und Ergonomie der Software• Vergabegespräche über Details zum Liefer- und

Leistungsumfang, Fristen, Vertragsunterlagen• Verhandlungen dürfen nicht zur Behinderung des

Wettbewerbs führen


Bewertungsverfahren (1)

Stufe 1 (Alle Bieter)• Selbstdarstellung des Bieters sowie seine IT-/FM-

Kompetenz• Konformität von Ausschreibung und Angebot• Transparenz des Angebotes • (Preis-/ Leistungsverhältnis)Stufe 2 (Bestbieter, Shortlist)• Preis-/ Leistungsverhältnis • Präsentation und Referenzkundenbesuche• Qualität der Software• Projektverantwortliche des Bieters


Bewertungsverfahren (2)


CAFM Ausschreibungs-Toolbox (1)

• Standardausschreibungstext• Lasten-/Pflichtenheft• Bewertungsmatrix für Angebote• Standard-Leistungsverzeichnis• Preisabfrage-Modell• Standard-Szenarien für Systempräsentationen• Leitfaden für Vergabegespräche• Checkliste/Leistungsblätter zur Systemabnahme• Muster für eine Wirtschaftlichkeitsberechnung und

Auswertungssoftware für einen Business Case • Muster Dokumentationsrichtlinie



Annual Cash Flow(not discounted)

-7.000

-73.829

32.303

16.99512.878

0 0 0 0

23.983

-80.000

-60.000

-40.000

-20.000

0

20.000

40.000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Year

Amou

nt

Year

Cumulative Cash Flow(discounted)

-7.000

-80.829

-48.526

-24.543

-7.548

5.330 5.330 5.330 5.330 5.330

-90.000

-80.000

-70.000

-60.000

-50.000

-40.000

-30.000

-20.000

-10.000

0

10.000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Year

Am

ount

Besonderheiten bei Kommunalverwaltungen

• Zuständigkeiten für Immobilien oft auf mehrere Ämter verteilt -> wenig Orientierung am Lebenszyklus

• Umstellung auf Doppik -> besondere Verfahren der Gebäudebewertung

• Schwerpunkt bei Schul- und Verwaltungsgebäuden• Eigenbetriebe?• Energiemanagement?• Gebäudewirtschaft häufig zweitgrößter Haushaltsposten

-> Instandhaltungsstau• PPP Überlegungen


Wirtschaftlichkeit

• Monetär quantifizierbarer und qualitativer Nutzen• Kennzahlen zu aktuellen Kosten verfügbar• Aufstellung eines Business Case• Häufig eingesetzte Verfahren wenig wirtschaftlich• Prozeß-Verbesserungen und erhöhte Transparenz• Datenaufnahme, -übernahme, -pflege größter Posten• Schneller amortisierbar als viele andere Verfahren



Daten

Bestands-daten

Prozess-daten

sonstigeDaten:

• Leist.-kataloge

• kaufm. Daten

Software

CAFM-Software

ergänzendeEinzelkom-ponenten

Schnitt-stellen (ERP, GLT, ...)

Konzept

Vorstudie

Lastenheft

Pflichtenheft

(Definition Ziel, Weg, Etappen, Aufwand, Nutzen, ...)

FM - Organisationsstruktur(Unternehmens- /Ablauforganisations- /Betreiberkonzept /IT-Strukturen)

CAFM-System

GEFMA 400: Basis und Säulen eines CAFM-Systems


Anforderungen an CAFM-Software

CAFM-Software muss:• den Anwender in geeigneter Form bei der Abwicklung

von FM-Prozessen unterstützen(Basis- oder Kernfunktionalitäten)

• an individuelle Besonderheiten des Anwenders, wie Betreiberkonzept, Organisationsstruktur und IT-Infrastruktur, anpassbar sein

• Facilities über ihren gesamten Lebenszyklus, also von der Planung und Errichtung über Umbau, Sanierung/ Modernisierung bis hin zum Abriss, begleiten

• …

Autor/Kontakt

• Prof. Dr.-Ing. Joachim W. Hohmann• Certified Facility Manager (CFM)• Technische Universität Kaiserslautern• Fachbereich A/RU/BI• Lehrgebiet Facility Management• Paul-Ehrlich-Straße 14• 67663 Kaiserslautern• Tel.: 0631-205-2898• Mobil: 0160-96272628• E-Mail: [email protected]• www.uni-kl.de/BI/FM18.Juni 2008 CAFM Städtetag Rheinland-Pfalz 21

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