Konzeption und prototypische Implementierung eines...

I

Bachelorarbeit

Konzeption und prototypische

Implementierung eines Groupware-basierten

Abrechnungssystems mit Funktionalitäten

zur Datenanalyse

Prof. Dr. Ludwig Nastansky

Sommersemester 2008

vorgelegt von:

Wolfgang Westarp

II

Danksagung

Ich möchte mich beim Wirtschaftsinformatik 2 – Lehrstuhl bedanken, dass es mir

ermöglicht wurde, meine Bachelorarbeit dort zu schreiben. Besonders möchte ich mich

dabei bei Herrn Prof. Dr. Nastansky für die Formulierung des Titels dieser Arbeit

bedanken, und bei Herrn Dipl.-Wirt.-Inf. Bernd Hesse für die Betreuung und

Unterstützung während meiner Arbeit.

III

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis ........................................................................................................ IV

Abkürzungsverzeichnis ......................................................................................................... V

1. Einführung, Motivation, Zielsetzung und Vorgehensweise ................................. 2

1.1 Einführung .............................................................................................................. 2

1.2 Motivation .............................................................................................................. 3

1.3 Zielsetzung.............................................................................................................. 3

1.4 Aufbau der Arbeit ................................................................................................... 4

2. Grundlagen und Begriffsdefinitionen ..................................................................... 5

2.1 Abrechnungssystem ................................................................................................ 5

2.2 Business Intelligence und damit verbundene Begriffe: .......................................... 6

2.2.1 Definition und Abgrenzung für diese Arbeit .............................................................. 6

2.2.2 Data Warehouse .......................................................................................................... 7

2.2.3 Informationsgenerierung mit OLAP (Online Analytical Processing) ......................... 8

2.2.4 Operationen auf multidimensionalen Daten ................................................................ 9

2.3 E-Collaboration .................................................................................................... 11

2.4 Groupware ............................................................................................................ 12

2.5 Lotus Notes Domino ............................................................................................. 14

3. Konzept ................................................................................................................... 19

3.1 Anforderungen ............................................................................................................ 20

3.2 Vorstellung des Lösungskonzepts .............................................................................. 28

4. Prototypische Implementierung ............................................................................ 38

5. Fazit und Ausblick ................................................................................................. 48

Literaturverzeichnis ........................................................................................................... 50

IV

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Data Warehouse ............................................................................................... 8

Abbildung 2: Hypercube ...................................................................................................... 10

Abbildung 3: Groupware -Typen und -Werkzeuge ............................................................. 13

Abbildung 4: Domino Sicherheitsmodell ............................................................................ 18

Abbildung 5: Hauptbildschirm ............................................................................................. 29

Abbildung 6: Client / Server Prinzip .................................................................................... 29

Abbildung 7: Export als PDF- Datei .................................................................................... 30

Abbildung 8: Belegdesign .................................................................................................... 31

Abbildung 9: Zusatzinformationen speichern und abfragen ................................................ 34

Abbildung 10: JNotes - Diagramme als Java-Anwendung .................................................. 35

Abbildung 11: Prototyp - Hauptbildschirm.......................................................................... 38

Abbildung 12: Prototyp - Beleganzeige ............................................................................... 39

Abbildung 13: Prototyp - Belegerfassung ............................................................................ 40

Abbildung 14: Prototyp - Kunde einfügen ........................................................................... 41

Abbildung 15: Prototyp - Artikel einfügen .......................................................................... 42

Abbildung 16: Prototyp - Ausgefüllter Beleg ...................................................................... 43

Abbildung 17: Prototyp - Kundendatensatz ......................................................................... 43

Abbildung 18: Prototyp - Artikelverwaltung ....................................................................... 44

Abbildung 19: Prototyp - Datenanalyse ............................................................................... 45

Abbildung 20: Prototyp - Java Fenster................................................................................. 47

V

Abkürzungsverzeichnis

AO Aufzeichnungsordnung

EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette

FASMI Fast Analysis of Shard Multidimensional Information

OLAP Online Analytical Processing

1

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Vorteile von Lotus Notes als Entwicklungsumgebung ......................................... 1

Tabelle 2: Programmierkonzepte von Notes/Domino............................................................ 7

2

1. Einführung, Motivation, Zielsetzung und Vorgehensweise

“In fact, email use is now so ingrained into our way of communication, that some wonder

how we ever conducted business without it”

(Radicati Group, 2003, S. 3)

1.1 Einführung

Die E-Mail-Kommunikation ist ein Beispiel für ein Nischen-Kommunikationsmittel, das

sich innerhalb von zehn Jahren zum Massenmedium entwickelt hat. Durch die rasante

Entwicklung innerhalb der Informationstechnologie hat sich auch die Wirtschaftstätigkeit

der Unternehmen drastisch verändert. Der Begriff „New Economy“ steht stellvertretend für

diesen Wandel der Industriegesellschaft hin zu einer wissensbasierten Gesellschaft, die

sich innerhalb der 1990er-Jahre in den USA prägte, und zunächst den

Wirtschaftsaufschwung der IT-Branche beschrieb.1

Mit dem Wandel der Wirtschaftstätigkeit durch die Informationstechnologie wurden

Verfahren der Produktions- und Verwaltungstätigkeit automatisiert und vereinfacht. Doch

man ist heute nicht nur in der Lage häufig wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren,

sondern durch Groupware, die die Kommunikation von Mitarbeitern untereinander

effizient macht und Arbeitsabläufe vereinfacht, unterstützen sich die Mitarbeiter

gegenseitig bei der Arbeit, und bedienen sich dabei Kommunikationsmitteln wie E-Mails

oder gemeinsamen Terminkalendern und arbeiten z. B. gemeinsam auf Datenbeständen in

zentralen Datenbanken. 2

Bei der gegenseitigen Unterstützung durch Groupware erfassen die Mitarbeiter Daten,

welche an anderer Stelle für die Entscheidungsfindung nützlich sein sollen. Im Laufe der

Zeit häufen sich so viele Daten an, die unternehmensbezogen interpretiert werden müssen.

Für die Interpretation von Unternehmensdaten hat sich der Begriff „Business Intelligence“

1 Wippermann, 2001, S. 6

2 Brockhaus Computer und Informationstechnologie, 2003, S. 402

3

in den vergangenen Jahren in der betrieblichen Praxis etabliert.3 Er umfasst alle direkt und

indirekt für die Entscheidungsunterstützung eingesetzten Anwendungen, die neben der

Auswertung und Präsentationsfunktionalität auch die Datenaufbereitung und Speicherung

beinhaltet.4 So wird z. B. mit Kernapplikationen des „Business-Intelligence“ wie z. B.

OLAP – Online-Analytical-Processing oder EIS - Executive Information Systems die

Entscheidungsfindung in Unternehmen unmittelbar unterstützt.

1.2 Motivation

Trotz der Etablierung von Groupware- und Business-Intelligence Anwendungen im

unternehmerischen Umfeld ist es verwunderlich, dass diese Begriffe bei der

Softwareentwicklung noch nicht immer eine zentrale Rolle spielen. Auf dem Markt gibt es

immer noch zahlreiche Anwendungen, dessen einziges positives Merkmal eine große

Anzahl von Funktionen ist, anstatt sich innerhalb der Anwendung auf die gegenseitige

Unterstützung der Mitarbeiter während der Arbeit zu konzentrieren, und Daten aus dem

erfassten Datenbestand zu filtern. Aus dieser Problematik heraus resultiert das Thema

dieser Arbeit.

1.3 Zielsetzung

Das Thema dieser Arbeit ist die Konzeption und prototypische Implementierung eines

groupwarebasierten Abrechnungssystems mit Funktionalitäten zur Datenanalyse. Das

Abrechnungssystem soll den Warenein- und Ausgang eines Unternehmens anhand von

Belegen dokumentieren können. Der groupwarebasierte Aufbau soll das gleichzeitige und

zeitversetzte Arbeiten auf demselben Datenbestand ermöglichen. Zudem sollen sich die

Mitarbeiter durch die Informationsabfrage- und Bereitstellung bei der Erfassung von

Belegen gegenseitig bei der Preisgestaltung der Artikel in Bezug auf den Kunden

unterstützen. Die Datenanalyse soll dem Management Informationen über den Warenein-

und Ausgang zu Verfügung stellen. Die Basis für die Datenanalyse stellen die erfassten

Belege.

3 Kemper et. Al. 2006, S. 2

4 Kemper et. Al. 2006, S. 4

4

1.4 Aufbau der Arbeit

Zunächst werden im Kapitel 2 die grundlegenden Begriffe definiert, und auf das Thema

bezogen. In Kapitel 3 werden die Anforderungen an ein Abrechnungssystem erarbeitet und

begründet, und anschließend das Lösungskonzept vorgestellt. In Kapitel 4 wird das

Lösungskonzept anhand einer prototypischen Implementierung gezeigt werden.

5

2. Grundlagen und Begriffsdefinitionen

Im vorherigen Kapitel wurde eine Einführung in das Thema dieser Arbeit gegeben und die

Motivation für das selbige vorgestellt. In diesem Kapitel werden nun die darin

aufgeführten, zentralen Begriffe definiert, die für die Konzeption wichtig sind.

2.1 Abrechnungssystem

Der Begriff Abrechnungssystem ist kein Wort, zu dem es eine zentrale, allgemeingültige

Definition gibt. Es handelt sich vielmehr um einen stellvertretenden Begriff für eine

Software, mit der Geschäftsvorfälle erfasst werden können. Dabei kann man sich die

verschiedensten Anwendungsbereiche vorstellen. Löhne und Gehälter werden ebenso über

Abrechnungssysteme abgerechnet wie Reisekosten oder Montagekosten, Krankenhäuser

rechnen über Abrechnungssysteme mit den Krankenkassen ab, etc. Wichtig dabei ist die

Tatsache, dass bei der Änderung des Vermögens oder der Schulden eines Unternehmens

bzw. Organisation Abrechnungssysteme zum Einsatz kommen, um den Vorfall zu

dokumentieren.

Die Notwendigkeit für Abrechnungssysteme ist auf die Buchführung zurückzuführen.

Darunter versteht man die planmäßige, lückenlose und ordnungsmäßige Erfassung von

Geschäftsvorfällen eines Unternehmenes mit ihrem wesentlichen Inhalt und ihrem

Geldwert mit Hilfe von Belegen – diese Aufgaben werden von den Abrechnungssystemen

übernommen.5 Dabei sind Geschäftsvorfälle wirtschaftliche Vorgänge, die ständig das

Vermögen und die Schulden eines Unternehmens verändern, wie z. B. Einkäufe,

Lagerungen, Nutzung und Verbrauch von Gebäuden, Maschinen oder Ähnliches,

Inanspruchnahme von Dienstleistungen und Verkäufe.6

Die Inhalte der Belege, die mit dem Abrechnungssystem erfasst werden, sind gesetzlich

vorgeschrieben, und werden im Kapitel „Anforderung an das Abrechnungssystem“ genau

beschrieben.

5 Bornhofen 2002, S. 3

6 Bornhofen 2002, S. 3

6

2.2 Business Intelligence und damit verbundene Begriffe:

Das Abrechnungssystem soll Funktionalitäten zur Datenanalyse bereitstellen. Aus diesem

Grund wird im Folgenden der Begriff „Business-Intelligence“, und damit verbundene

Begriffe genauer beschreiben.

Schon mit Beginn der kommerziellen Nutzung der elektronischen Datenverarbeitung in

den 60er Jahren haben Unternehmen versucht, dessen Managemententscheidung durch

Informationssysteme zu unterstützen.7 Diese Ansätze scheiterten jedoch an einer

enthusiastischen Technikgläubigkeit und an einem zu mechanistisch ausgerichteten

Organisationsverständnis. Erst im Laufe der Jahre konnten benutzergruppenspezifische

und aufgabenorientierte Einzelsysteme entwickelt werden, die dann erfolgreich im

Management eingesetzt wurden. Für dieses Konglomerat von Informations- und

Kommunikationssystemen steht der Sammelbegriff „Management Support Systems“, oder

kurz MMS8, im Deutschen auch unter „Managementunterstützungssysteme“, MUS

genannt. Scott Morton definierte den Begriff als „the use of computers and related

information technologies to support managers“9. Damit wurde schon vor mehr als 20

Jahren deutlich, dass der isolierte Einsatz von Computern nicht zur Unterstützung reicht,

sondern das gesamte Umfeld der Informations- und Kommunikationstechnologie umfasst.

Seit den 90er Jahren entwickelte sich dann die Begrifflichkeit „Business Intelligence“ (BI).

Der Begriff ist hauptsächlich auf die Überlegungen von der Gartner Group aus dem Jahr

1996 zurückzuführen.10

Wissenschaftlich gibt es keine wichtigen Gründe für eine solche

Begrifflichkeit, vielmehr wird Business Intelligence als Sammelbegriff für

Frontendwerkzeuge verstanden.

2.2.1 Definition und Abgrenzung für diese Arbeit

Da der Begriff der Business Intelligence noch nicht sehr alt ist, gibt es noch viele

unterschiedliche Meinungen über eine zentrale Definition. Mertens stellt dabei einige

Abgrenzungen vor, z. B. wird der Begriff als Fortsetzung der Daten- und

7 Kemper et al. 2006, S. 1

8 Kemper et al. 2006, S. 1

9 Scott Morton, 1983, S. 5

10 Anandarajan et al. 2004, S 18 f.

7

Informationsverarbeitung für die Unternehmensleitung verstanden, als Filter in der

Informationsflut, als Frühwarnsystem („Alerting“), als Data Warehouse oder Informations-

und Wissensspeicherung.11

Da diese Versuche der Definition jedoch lediglich verschiedene

Beschreibungen von Anwendungen und Ergebnissen sind, die Business-Intelligence liefern

soll, wird im Rahmen dieser Arbeit jedoch eine allgemeinere Definition verwendet:

Unter Business-Intelligence werden Systeme verstanden, die auf der Basis interner

Leistungs- und Abrechnungsdaten sowie externer Marktdaten in der Lage sind, das

Management in seiner planenden, steuernden und koordinierenden Tätigkeit zu

unterstützen.12

2.2.2 Data Warehouse

Um dem Management oder den Mitarbeitern, die dieses Abrechnungssystem nutzen,

Informationen für die Entscheidungsunterstützung liefern zu können, ist zunächst ein

Datenbestand erforderlich, auf denen die Business-Intelligence Werkzeuge arbeiten

können. Dieser Datenbestand wird im Folgenden Data-Warehouse genannt.

Data Warehouses sind von den operativen Datenbeständen getrennte, logisch zentralisierte,

dispositive Datenhaltungssysteme. 13

Idealtypischer Weise dienen sie unternehmensweit

als einheitliche und konsistente Datenbasis für alle Arten von

Managementunterstützungssystemen.14

Die mit dem Abrechnungssystem erfassten Daten

stellen in dieser Arbeit (je nach Informationsabfrage) sowohl den operativen als auch den

dispositiven Datenbestand dar: Werden z. B. Daten abgefragt um Tabellen mit den

Umsatzzahlen zu erzeugen, so stellen die Belege selbst die dispositive Datenbasis.

Anfragen, die sich jedoch auf die erstellten Tabellen beziehen, nutzen die Tabellen als

dispositive Datenbasis. Der Vorteil an dem Abrechnungssystem ist die Tatsache, dass der

Inhalt der Belege gesetzlich vorgeschrieben ist, und aus diesem Grund keine Filterung oder

Aufbereitung der Daten stattfinden muss. Aus diesem Grund ist keine genauere

11

Mertens 2002, S. 4 12

Chamoni und Gluchowski 2004, S. 19 13

Kemper et al. 2006, S. 17 14

Mucksche und Behme 2000, S. 6; Gabriel et al. 2000, S. 76

8

Unterscheidung von operativem und dispositivem Datenbestand notwendig. Die Abbildung

1 (S. 8) zeigt den Sachverhalt auf:

Operativer Datenbestand Dispositiver Datenbestand Informationsgenerierung

Mit dem

Abrechnungs-

System erfasste

Belege

Beispiel 1:

Beispiel 2:

Generierte Tabellen

Mit dem

Abrechnungs-

System erfasste

Belege Generierte Tabellen Abfrage

Abbildung 1: Data Warehouse

2.2.3 Informationsgenerierung mit OLAP (Online Analytical Processing)

Nachdem jetzt der Datenbestand durch das Data-Warehouse festgelegt wurde, können

darauf Analysesysteme zugreifen um Informationen zu generieren.

Mit dem OLAP – Online-Analytical-Processing steht eine flexible, benutzerfreundliche

Möglichkeit der Datenabfrage zur Verfügung.15

OLAP ist ein Analyseansatz, der eine

dynamische Analyse in multidimensionalen Datenräumen ermöglicht. Multidimensional ist

ein Datenraum dann, wenn z. B. neben dem Umsatz eines Produktes auch die Zeit

und/oder der Ort betrachtet werden.

Um auch bei einer großen Anzahl von Daten eine benutzerfreundliche Analyse zu

ermöglichen, wurden 1995 von Pendse und Creeth fünf Kerninhalte für OLAP-Systeme

vorgestellt, und unter dem Begriff „FASMI“ zusammengefasst. Es steht für „Fast Analysis

of Shared Multidimensional Information“. Diese Kerninhalte sollen die

Benutzerfreundlichkeit der It-basierten Abfragesystems erhalten:16

Fast (Geschwindigkeit): Das System soll reguläre Abfragen von 5 Sekunden, komplexe

Abfragen in maximal 20 Sekunden durchführen können.

Analysis (Analysis): Das System soll eine intuitive Analyse mit der Möglichkeit von

beliebigen Berechnungen anbieten.

15

Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 93 16

Kemper, Mehanna und Unger 2006, S. 94

9

Shared (Geteilte Nutzung): Es existiert eine effektive Zugangssteuerung und die

Möglichkeit eines Mehrbenutzerbetriebs.

Multidimensional: Unabhängig von der zugrundeliegenden Datenbankstruktur ist eine

konzeptionelle, multidimensionale Sicht umzusetzen.

Information (Datenumfang): Die Skalierbarkeit der Anwendung ist auch bei großen

Datenmengen gegeben, so dass die Antwortzeiten von Auswertungen stabil bleiben.

2.2.4 Operationen auf multidimensionalen Daten

Die multidimensionalen Datenräume bestehen aus Fakten, Dimensionen und

Hierarchisierungen.17

Fakten sind numerische Werte, die den Mittelpunkt der

Datenanalyse bilden. Sie stellen betriebswirtschaftliche Kennzahlen dar, welche generell

die Aufgabe haben, relevante Zusammenhänge in verdichteter, quantitativ messbarer Form

wiederzugeben.18

Sie präsentieren monetäre Werte oder Mengen , wie etwa Umsatzerlöse,

Umsatzmengen oder Einzelkosten.19

Genau diese Informationen werden auch mit den

Belegen erfasst. Dimensionen ermöglichen unterschiedliche Ansichten auf Fakten.20

Fakten können nach Dimensionen wie Tage, Produkte oder Kunden gruppiert und

analysiert werden.21

Hierarchisierungen sind vertikale Beziehungen innerhalb einer

Dimension. Sie ermöglichen die unterschiedlichen Verdichtungsstufen von Faktendaten.

So kann die Dimensionsausprägung „Kunde“ hierarchisiert werden in „Region“, „Land“,

oder „Gesamt“.22

Normalerweise besitzen betriebswirtschaftliche Anwendungen bis zu zehn Dimensionen

(in Ausnahmefällen auch mehr).23

Ein „Würfel“ wird als Metapher für multidimensionale

Datenräume gewählt, und der Begriff Hypercube, stellt den Würfel dar, der in der

Abbildung 2 (S. 10) zu sehen ist:

17








10

Abbildung 2: Hypercube24

Operationen:

Damit spezifische Auswertungen in multidimensionalen Datenräumen durchgeführt

werden können, werden verschiedene Klassen von Operationen differenziert. Um

möglichst unterschiedliche Informationen aus den Daten der erfassten Belegen zu

bekommen, sollen diese in vielen unterschiedlichen Kombinationen betrachtet werden

können. Aus diesem Grund werden im Folgenden Operationen vorgestellt, die genau das in

der Datenanalyse ermöglichen sollen.

Pivotierung / Rotation:

Pivotierung ist das Drehen des Würfels um eine Achse, so dass eine andere Kombination

von zwei Dimensionen sichtbar wird.25

Synonym wird auch der Begriff „Rotation“

verwendet. So werden z. B. aus den betrachteten Dimensionen „Zeit“ und „Geographie“

die Dimensionen „Zeit“ und „Produkte“. Wichtig ist dabei, dass eine Dimension gleich

bleibt.

Roll-up & Drill-down:

Bei einem Roll-up werden Werte einer Hierarchieebene zu der darüber liegenden

Verdichtungsstufe aggregiert.26

Der Detaillierungsgrad verringert sich dadurch. Dagegen

ist die inverse Operation der Drill-down, bei dem ein aggregierter Wert wieder in seine

Bestandteile auf der darunterliegenden Ebene aufgeschlüsselt wird. Ein Roll-up ist z. B.

24




11

die Verringerung des Detaillierungsgrades von „Tag“ zu „Monat“, oder von „Monat“ zu

„Jahr“, usw. Ein Drill-down funktioniert genau ist die andere Richtung.

Slice & Dice:

Durch die Beschränkung einer Dimension auf einen Wert, wird dem Datenwürfel eine

Scheibe entnommen.27

Damit kann man große Datenmengen bedarfsgerecht filtern, indem

z. B. ein bestimmter Zeitpunkt, eine Region oder ein Produkt betrachtet wird. Ein „Dice“

ist ein mehrdimensionaler Ausschnitt des Hypercubes.28

Dabei werden mehrere

Dimensionen des Hypercubes so eingeschränkt, dass nur noch ein bestimmter Bereich

sichtbar ist.

Split & Merge:

Bei einem Splitt werden Werte nach Elementen einer weiteren Dimension aufgerissen, und

somit ein höherer Detaillierungsgrad erreicht.29

So wird z. B. bei einem Splitt die eine

Ansicht, die bislang nach „Zeit“ und „Produkten“ aufgebaut ist, um die Dimension „Ort“

erweitert. Beim Merge werden Dimensionen entfernt, und damit die Granularität der

Darstellung verringert.

Im Rahmen dieser Arbeit sollen diese Operationen verwendet werden, um aus den

Datenmengen der erfassten Belege Informationen für das Management zu filtern. Der

Detaillierungsgrad der Informationen soll dabei durch die aufgeführten Operationen

verändert werden können.

2.3 E-Collaboration

Da es sich bei dem Abrechnungssystem um eine Anwendung handelt, in der sich

Mitarbeiter gegenseitig z. B. bei der Preisgestaltung unterstützen sollen, soll diese Form

der Zusammenarbeit unter dem Begriff e-Collaboration im Folgenden verstanden werden.

Dabei wird unter „Kollaboration“ im Allgemeinen folgendes verstanden:

27




12

Die Kollaboration […] stellt den Austausch von Informationen mit einem gemeinsamen

Ziel dar. Kollaboration bedingt, dass mindestens zwei Personen in einem gemeinsamen,

zielgerichteten Kooperationsprozess involviert sind.30

Diese generelle Definition wird aufgegriffen, und um die folgende Definition für E-

Collaboration erweitert:

„E-Collaboration ist die internetbasierte, Unternehmens- und bereichsübergreifende

Zusammenarbeit von Partnern entlang einer Wertschöpfungskette.“31

Im Rahmen dieser Arbeit wird unter E-Collaboration ebenfalls die Zusammenarbeit von

Partnern verstanden, jedoch nicht internetbasiert, sonder innerhalb der Plattform „Lotus

Notes Domino 8“, mit den in der ersten Definition erläuterten Zielen und Voraussetzungen.

2.4 Groupware

Der Begriff Groupware ist ein zentraler Begriff dieser Arbeit. Deshalb ist dessen

Definition an dieser Stelle von Bedeutung. Zwar existiert für den Begriff Groupware noch

keine einheitliche Definition, da sich der Begriff noch stark im Wandel befindet. Jedoch

existieren vielmehr verschiedene Systematisierungs- und Erklärungsansätze.32

Geprägt wurde der Ausdruck Groupware von Johnson-Lenz, ein Autorenduo, das ihn 1982

zuerst nutzte.33

Sie sahen in der Groupware ein Softwaresystem und die damit

verbundenen Gruppenprozesse.34

Eine größere Popularität bekam der Groupware-Begriff

1988, als Johansen die Groupware als Computerunterstützung für kleine projektorientierte

Arbeitsgruppen verstand.35

Diese Versuche der Definition sind allerdings zu speziell, und

für diese Arbeit auch nicht ausreichen. Sie sollen lediglich aufzeigen, dass es die Ansätze

zum Entwickeln von Software, bei der Menschen während der Arbeit sich gegenseitig

unterstützen nicht aus der jüngsten Vergangenheit sind. Aus diesem Grund wird in dieser

Arbeit die von Nastansky im Buch „Bausteine der Wirtschaftsinformatik“ vorgestellte und

verwendete Definition verwendet:

„Groupware stellt computergestützte Konzepte für die Teamarbeit bereit. Insbesondere

müssen dabei […] der Arbeitsfluss und das Vorgangsmanagement in den vielfältigen

30

Fischer et al. 2002, S. 241 31

Sindy Meyer 2006, S. 14 32

Riempp 1998, S. 26; 33



Fischer et al. 2002, S. 239

13

Kommunikations- und Arbeitsinteraktionen zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

im Office Bereich bzw. in Projektteams unterstützt werden.“36

Die Abbildung 3 (S. 13) zeigt die Einteilung von Groupware-Applikationen in

verschiedene Bereiche, je nach Art der Zusammenarbeit der Mitglieder. Das

Abrechnungssystem deckt dabei mehrere Bereiche ab:

Abbildung 3: Groupware -Typen und -Werkzeuge37

Doch unabhängig von den eingesetzten Groupware-Technologien lassen sich Groupware-

Applikationen nach ihren elementaren Unterstützungsfunktionen gliedern, wobei man

dabei Kommunikations-, Kooperations- und Koordinationsfunktionalitäten

unterscheidet, welche eng miteinander verbunden sind.38

Bei der Kommunikation handelt es sich um die Prozesse der Übermittlung von

Informationen sowie die damit verbundenen vor- und nachgelagerten Aktivitäten.39

Bei

dem Abrechnungssystem ist die Kommunikation also von zentraler Bedeutung, da sich

durch sie wichtige Informationen zwischen Mitarbeitern oder vom System für Mitarbeiter

bereitgestellt werden sollen. Die Kooperation baut auf den Dimensionen der

Kommunikation auf. Sie stellt den Austausch von Informationen mit einem gemeinsamen

Ziel dar.40

Da das Abrechnungssystem groupwarebasiert ist, wird es für den Einsatz

mehrerer Benutzer konzipiert. Das gemeinsame Ziel ist das Erfassen von Belegen und eine

optimale Preisgestaltung für die Produkte, die je nach Kunde und Marktsituation

unterschiedlich sein kann. Die Kooperation ist dafür ausschlaggebend. Die Koordination

ist die Abstimmung Aufgabenbezogener Tätigkeiten.41

Sie ist eine Dimension der

36




Seufert 1997, S. 76 40


Fischer et al. 2002, S. 242

14

Kommunikation, und kommt bei dem Abrechnungssystem je nach ausgewerteten Daten

der Datenanalyse zum Einsatz.

2.5 Lotus Notes Domino

Um das Abrechnungssystem groupwarebasierend zu konzipieren und die gerade

beschriebenen, elementaren Unterstützungsfunktionen vollständig zur Verfügung stellen zu

können, wird für die Konzeption des Abrechnungssystem die Software von IBM: „Lotus

Notes Domino“ gewählt. Die Wahl fiel nicht nur deshalb auf die Software weil sie gegen

Ende der 1980er Jahre eine der ersten Softwareprodukte im Bereich Groupware war42

,

sondern sich seitdem auch als Weltmarktführer im Bereich Groupware etabliert hat.43

Aus diesem Grund wird die Software für die Konzipierung des Abrechnungssystems

verwendet, und im Folgenden die Architektur, sowie die Grundkonzepte von Domino,

sowie die Grundfunktionalitäten des Notes-Servers und des Notes-Clients beschrieben. Für

die Anwendungsentwicklung steht der Domino-Designer zur Verfügung, der im Anschluss

mit seinen Programmierkonzepten vorgestellt wird.

Bei Lotus Notes Domino handelt es sich um eine Ansammlung von Infrastrukturdiensten

und Programmen zur Unterstützung der Verteilung und Auffindung von Informationen, z.

B. via E-Mail.44

Die Architektur ist Client-Server basiert.45

Das heißt, es wird zwischen

dem Notes-Server und dem Notes-Client unterschieden. Die Server stellen dabei

Funktionen zur Verfügung, die von den Klienten angefragt werden können. Gängige

Beispiele für die Aufgaben eines Servers ist das Verwalten von Datenbeständen oder

Druckaufträgen. Die Klienten können dann diese Dienste in Anspruch nehmen. Der Vorteil

einer solchen Architektur liegt z. B. in der verteilten Nutzung. Ein Drucker oder

Datenbestand kann viel effizienter genutzt werden, wenn die Mitarbeiter gleichzeitig

darauf zugreifen können oder der Server die Aufgabe der Bearbeitungsreihenfolge

übernimmt. Bezogen auf die Lotus Notes/Domino bedeutet das, dass der Server die

Domino-Datenbank und auch die Anwendungslogik verwaltet (Regeln, nach denen Daten

42

Brockhaus, Computer und Informationstechnologie, 2003, S. 402 43

Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 19 44


Donskoj, Knäpper und Perc 2004, S. 29

15

verarbeitet werden), und der Notes-Client (oder auch der Webbrowser) die Präsentation der

Anwendung bzw. Daten übernimmt. 46

Die Kernfunktion von Domino ist das Datenbank-Managementsystem. Dabei wird ein

Repository zur Verwaltung unstrukturierter Informationen verwendet. Die elementaren

Bausteine werden Notes genannt (Dokumente). Mit Views (Ansichten) wird eine

bestimmte Sichtweise auf die Datenbankinhalte ermöglicht. Zur Eingabe von Daten

werden elektronische Masken (Forms) verwendet. Komplexe Objekte wie Bilder oder

Klänge können ebenfalls in dem Notes-DBMS gespeichert werden.

Der Notes-Client ist ein Personal Information Manager, welcher nicht zwingend auf den

Einsatz eines Notes-Servers angewiesen ist.47

Er ist ein grafischer Personal Information

Manager, der einen integrierten Webbrowser besitzt. Die Grundfunktionalitäten des Clients

sind z. B. E-Mail-Verwaltung, Kalenderfunkionen, Aufgabenplanung und elektronische

Formulare. Außerdem ist er in der Lage speziell für das Notes-Umfeld entwickelte

Anwendungen auszuführen.48

Mit dieser Fähigkeit kommt die wahren Fähigkeiten des

Clients zur Geltung, denn mit diesen speziellen Anwendungen können die

Grundfunktionalitäten so miteinander verknüpft werden, dass sich sehr komplexe,

groupwarebasierte Applikationen entwickeln lassen.

Für die Anwendungsentwicklung steht der Domino-Designer zur Verfügung. Dabei

handelt es sich um eine integrierte Entwicklungsumgebung, was bedeutet, dass vom

Entwurf über die Implementierung, der Fehlersuche bis hin zur Dokumentation innerhalb

einer grafischen Benutzeroberfläche entwickelt werden kann.49

Zusätzlich bedeutet

integriert aber auch, dass Ergebnisse aus anderen Anwendungen oder Anwendungen, die

mit anderen Tools entwickelt wurden, in Domino auf Dokumentenebene

zusammengestellt, verwaltet und dem Nutzer in einer einheitlichen, grafischen Oberfläche

zur Verfügung gestellt werden. Die Tabelle 1 (S. 16) zeigt einen Ausschnitt weiterer

Vorteile bei der Anwendungsentwicklung im Domino-Designer:

Vorteil Beschreibung

Integrierte Einheitliche Entwicklungsumgebung, aus der sämtliche Domino-

46





16

Umgebung Dienste angesprochen werden können, wie z. B. die

Volltextsuchmaschine, das Mail-System, die Anbindung an

relationale Datenbanken und das Sicherheitskonzept

Prototyping-

orientierte

Entwicklung

Schnelle prototypische Entwicklung von Anwendungen durch die

integrierte Entwicklungsumgebung

Datenbanken Datenbankinhalte und Designelemente gehören zur Datenbank

dazu. Diese können unstrukturierte Inhalte aller Art verwalten.

Auch fortgeschrittene Dienste wie .z. B. granulierte

Zugriffsbeschränkungen können genutzt werden.

Wiederverwendung

durch Schablonen

und gemeinsame

Elemente

Durch Schablonen wird der Aufbau eines Repository von

Gestaltungselementen ermöglicht und vereinfacht die Verteilung

von Anwendungen.

Tabelle 1: Vorteile von Lotus Domino50

Bei der Anwendungsentwicklung innerhalb des Domino-Designers gibt es grundsätzlich

mehrere Möglichkeiten Funktionen umzusetzen. Je nach Anforderungen an die

Anwendung kann man beim Programmieren auf „einfachen Aktionen“ oder „Notes-

Formel“ zurückgreifen, mit dessen Hilfe sich aber schon sehr komplexe Anwendungen

entwickeln lassen. Bei größeren oder individuelleren Ansprüchen stehen jedoch auch

Programmiersprachen wie JavaScript und LotusScript zur Verfügung. Des Weitern besteht

die Möglichkeit mit der Programmiersprache „Java“ sowohl Anwendungen für den Einsatz

auf dem Notes-Server und dem Notes-Client zu entwickeln. Eine Übersicht der

Programmiersprachen und –Möglichkeiten zeigt die Tabelle 2 (S. 17) auf:

Programmierkonzept Beschreibung

Einfache Aktionen Vordefinierte Bausteine, mit denen komplizierte

Befehlssequenzen mit wenigen Mausklicks zusammensetzen

lassen. Beispielhafte Aktionen sind:

50


17

- Dokumente löschen, verschieben, senden

- Feldwerte verändern oder Hintergrundabläufe durch

Agenten starten

Die einfachen Aktionen richten sich vor allem an Endbenutzer,

können jedoch im Rahmen von Anwendungsentwicklungen

zeitsparend eingesetzt werden.

Notes-Formeln Notes-Formeln sind mit dem Konzept eines Taschenrechners zu

vergleichen. Dabei wird die Auswertung von einfachen bis

komplexen Ausrücken hin ermöglicht und die Ausführung von

Notes-Spezifischen Befehlen. Des Weiteren sind die Formeln in

der Lage „Wenn-dann“ Bedingungen und kleine, strukturiere

Programme auszuführen.

Lotus Script Lotus Scrip ist eine richtige Programmiersprache. Es ist ein

objektorientiertes Basic-Derivat, welches mit einer Menge von

Notes-spezifischen Klassen ausgestattet ist, und umfangreiche

Möglichkeiten zur Manipulation von Notes-Ressourcen bietet.

Dabei bietet Lotus Script zwei Programmierparadigmen:

Anwendungen für die strukturiere Gestaltung und Unterstützung

von Lotus Script.

JavaScript Seit der Version 5.0 wurde JavaScript ein fester Bestandteil des

Domino Designers. In dessen Entwicklungsumgebung

unterstützen sie den Programmierer durch die automatische

Anzeige von der relevanten Events, Syntax-Prüfung, farbliche

Kennzeichnung des Codes und einen Referenzbrowsers zur

Anzeige des Domain-Objekt-Modells.

Java Java ist eine objektorientierte, plattformunabhängige Sprache zur

Entwicklung netzwerkorientierter Anwendungen. Sie kann sowohl

auf der Client-Seite als Applets auftreten um als kleine

Anwendung innerhalb des Webbrowsers bereitzustehen, oder auf

der Server-Seite als Servlets, um im Kontext des Webservers

Aufgaben zu übernehmen.

18

Notes-APIs Notes-APIs ermöglichen die plattformübergreifende und

versionsunabhängige Methode des Zugriffs auf die Funktionalität

von Notes/Domino. Sie stellt die Möglichkeit dar, die

Notes/Domino Funktionen auch von C oder C++ Programmen

aus anzusteuern.

Tabelle 2: Programmierkonzepte von Notes/Domino

Sicherheit bei der Anwendungsentwicklung

Da es sich bei dem Abrechnungssystem um ein System handelt, welches Geschäftsvorfälle

dokumentiert, die gesetzlich vorgeschrieben sind, soll dem Aspekt der Sicherheit an dieser

Stelle Bedeutung geschenkt werden. Die Belege dürfen nach der Erfassung nicht mehr

geändert werden, damit z. B. Fälschungen verhindert werden können, und da die Belege

Unternehmensspezifische Daten beinhalten, soll auch ein unbefugter Zugriff z. B. aus dem

Internet verhindert werden. Dabei beziehen sich die Sicherheitsaspekte jedoch lediglich auf

die Anwendungsentwicklung, nicht auf den Verantwortungsbereich von

Systemadministratoren.

Die Abbildung 4 (S. 18) zeigt das Sicherheitsmodell, das die Grundlage der Sicherheit in

Domino-Anwendungen bildet.51

Abbildung 4: Domino Sicherheitsmodell52

51



19

Dieses Modell beinhaltet zwei wichtige Eigenschaften, welche für das Abrechnungssystem

von Bedeutung sein werden: Zum einen die Mehrschichtigkeit.53

Da das

Sicherheitsmodell aus mehreren Schichten besteht, müssen Personen mit kriminellen

Absichten erst mehrere Schichten durchbrechen, bis sie an die gewünschten Informationen

kommen. Zum Anderen die Spezialisierung.54

Durch verschiedene Prioritäten von

Zugriffberechtigung gilt, dass diejenige, die in der Differenzierungsebene tiefer liegende

Einstellung die übergeordneten außer Kraft setzen. Besitzt eine Datenbank also

Schreibrechte, einzelne Dokumente jedoch nur Leserechte, so überwiegt die letztere

Einstellung. Im umgekehrten Fall, in dem das Dokument mit einem geringeren Schutz als

die Datenbank ausgestattet ist, werden zunächst die Zugriffsrechte in der Datenbank

überprüft.55

Für das Abrechnungssystem bedeuten diese Konzepte der Sicherheit erstens, die

Möglichkeit schon bei der Konzipierung mit den Sicherheitseinstellungen zu arbeiten um

einen unbefugten Zugriff zu verhindern und zweitens, die erfassten Dokumente vor der

nachträglichen Bearbeitung zu schützen, indem die Zugriffsrechte der Benutzer

eingeschränkt werden.

3. Konzept

Nachdem im letzten Kapitel die Grundlagen beschrieben und die Entwicklungsumgebung

vorgestellt wurde, geht es in diesem Kapitel um die Konzipierung des

Abrechnungssystems mit den Funktionalitäten, die von Lotus Notes Domino zur

Verfügung gestellt werden. Dazu werden zunächst die Anforderungen an das System

vorgestellt, die in funktionale, groupware und Datenanalyse-Anforderungen unterteilt sind.

Die Anforderungen sind unabhängig von der Implementierung in einer Software wie Lotus

Notes, und stellen generelle Anforderungen dar, die z. B. auf gesetzliche Vorschriften

zurückzuführen sind. Im darauffolgenden Kapitel, der Vorstellung des Lösungskonzepts,

werden die im vorherigen Kapitel vorgestellten Eigenschaften von Lotus Notes mit

einbezogen.

53




20

3.1 Anforderungen

Die Anforderungen an das Abrechnungssystem sind in drei Bereiche aufgeteilt:

Funktionale, Groupware und Datenanalyse Anforderungen, und werden im Folgenden

genauer betrachtet. Der Aspekt der Sicherheit wird mit in den funktionalen Anforderungen

beschrieben.

Die Anforderungen an die Inhalte der Belege basieren auf Gesetzen, die zunächst genau

erläutert werden. Zusätzlich zu den Belegen werden auch die Aufbewahrungsfristen der

Dokumente eindeutig Regeln. Unter der Beachtung dieser Gesetze werden die

Anforderungen an das System aufgebaut.

Grundsätzlich werden mit dem System Belege erfasst, die den Warenaus- und Eingang

dokumentieren, und gleichzeitig die Basis für die Datenanalyse stellen. Dass Belege für

diese Geschäftsvorfälle erfasst werden müssen, regelt die handels- und steuerrechtliche

Buchführungspflicht. Denn ob Bücher zu führen sind, ist nicht in das Ermessen des

Unternehmerst gestellt. Dieser ist gesetzlich verpflichtet, Bücher zu führen, wenn er die

Kaufmannseigenschaft erfüllt, und Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.56

Das Gesetz der Buchführungspflicht sagt folgendes aus:

Ein gewerblicher Unternehmer, dessen Unternehmen nach Art oder Umfang einen in

kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (kaufmännische Organisation)

erfordert, sind Kaufleute und damit verpflichtet, Bücher zu führen.57

Es ist dem Unternehmer nicht nur vorgeschrieben Bücher zu führen, sondern

es wird im Steuerrecht zwischen Buchführung und Aufzeichnungen unterschieden58

. Dabei

erfasst die Buchführung alle Geschäftsvorfälle nach einem bestimmten System, der

doppelten Buchführung. Im Gegensatz dazu erfassen Aufzeichnungen nur bestimmte,

steuerlich bedeutsame Sachverhalte. Aus diesem Grund werden Aufzeichnungen

vorgenommen, da sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Zu den bedeutenden

56

Bornhofen 2002, S. 6 57

HGB - § 238 Abs. 1 58

Bornhofen 2002 – S. 14

21

Sachverhalten zählen solche, die Maßgeblich an der Umsatz- und Gewinnveränderung

beteiligt sind.59

Für das Abrechnungssystem bedeutet dies, dass es diese Veränderungen

erfassen können muss.

Bei den Aufzeichnungspflichten lassen sich zwei Arten unterscheiden. Zum Einen die

originären, steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten60

. Diese ergeben sich unmittelbar aus

den Steuergesetzen. Zum Anderen die abgeleiteten Aufzeichnungspflichten, die nach HGB

§ 140 Abs. 1 AO auch für die Besteuerung zu erfüllen, wenn sie für diese von Bedeutung

sind. Davon betroffen sind z. B. Apotheker, Banken, Fahrschulen, etc.61

Das

Abrechnungssystem richtet sich an gewerbliche Betriebe, die einen Warenein- und

Ausgang zu erfassen haben. Aus diesem Grund sind die originären Aufzeichnungspflichten

zu berücksichtigen. Jedoch ist die Diskussion beider Begriffe vorher von entscheidender

Bedeutung, da die möglichen Folgen bei Verstößen gegen die Vorschriften von

Zwangsgeld bis hin zu Freiheitsstrafen reichen.62

Aus den generellen Pflichten der Aufzeichnung von relevanten Sachverhalten werden die

Inhalte der Aufzeichnungen noch genauer im Gesetz definiert:

Aufzeichnung des Wareneingangs

Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen.63

Dies gilt

für alle gewerblichen Unternehmer. Dabei sind alle Waren, Rohstoffe, unfertigen

Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die der Unternehmer im Rahmen seines

Gewerbebetriebs zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erwirbt aufzuzeichnen.64

Es müssen die folgenden Angaben in den Aufzeichnungen enthalten sein:65

1. Datum der Rechnung oder Tag des Wareneingangs,

2. Namen, Firma und die Anschrift des Lieferers,

59

Bornhofen 2002 – S. 14 60




Bornhofen 2002, S. 15 64

§ 143 AO 65

§ 143 Abs. 3 AO

22

3. die handelsübliche Bezeichnung der Ware,

4. den Preis der Ware,

5. einen Hinweis auf den Beleg.

Eine bestimmte Form ist für die Aufzeichnung des Wareneingangs nicht vorgeschrieben.66

Diese Tatsache ermöglicht bei der Gestaltung eines Abrechnungssystems einen Spielraum

für individuelle Designwünsche der Unternehmen bzw. des Anwendungsentwicklers.

Jedoch ermöglicht das Gesetz die gesonderte Ablage von Belegen auf Datenträgern, wie z.

B. dem Magnetband, Diskette, etc.67

Das ist eine der Grundvoraussetzungen für die

Möglichkeit dieses Thema in Form einer Software zu konzipieren.

Wie auch beim Wareneingang wird der Inhalt der Aufzeichnungen des Warenausgangs in

ähnlicher Weise vorgeschrieben:68

Aufzeichnung des Warenausgangs

Gewerbliche Unternehmer, die nach Art ihres Geschäftsbetriebes Waren regelmäßig an

andere gewerbliche Unternehmer zu Weiterveräußerung oder zum Verbrauch liefern,

müssen den Warenausgang gesondert aufzeichnen.

Die folgenden Angaben müssen in den Aufzeichnungen enthalten sein:69

1. Datum der Rechnung oder Tag des Warenausgangs,

2. Namen, Firma und die Anschrift des Abnehmers,

3. Die handelsübliche Bezeichnung der Ware,

4. Den Preis der Ware,

5. Einen Hinweis auf den Beleg.

66


§ 146 Abs. 5 Satz 1 AO 68

§144 AO 69

§144 Abs. 3 AO

23

Bei der digitalen Datenerfassung sind Vorschriften zu beachten, die auch im Rahmen

dieser Arbeit durch funktionale Anforderungen umgesetzt bzw. konzipiert werden müssen:

Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage

von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen und die

dabei angewandten Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung

entsprechen70

. Im Übrigen gilt folgendes: „Bei der Führung der Bücher und der sonst

erforderlichen Unterlagen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass

während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und

unverzüglich lesbar gemacht werden können.“71

Das Bedeutet für diese Arbeit, dass die erfassten Sachverhalte in Form von Belegen so zu

sichern sind, dass sie in angemessener Zeit, die für das Öffnen eines Dokuments benötigt

wird, verfügbar sein muss.

Das Gesetz schreibt also die Inhalte der Belege vor, und die Tatsache das diese erfasst

werden müssen. Ausgehend von diesen Fakten werden nun die funktionalen

Anforderungen beschrieben, die das Abrechnungssystem benötigt um die gesetzlichen

Anforderungen zu erfüllen.

3.1.1 Funktionale Anforderungen

3.1.1.1 Aufbau der Anwendung

Das Abrechnungssystem soll neben der Möglichkeit der Belegerfassung auch eine

Kunden- und Artikelverwaltung besitzen. Des Weiteren ist ein separater Bereich für die

Datenanalyse einzurichten.

3.1.1.2 Sicherheit und Architektur

In einer Datenbankdatei, in der die Belege gesichert werden, soll auch die

Anwendungslogik des Abrechnungssystems verfügbar sein. Die Mitarbeiter sollen über

ihre Arbeitsstationen Zugriff auf diese Datenbankdatei erhalten. Durch die Vergabe von

70

§ 146 Abs. 5 Satz 1 AO 71

§ 146 Abs. 5 Satz 2 AO

24

Zugriffsrechten sollen die Belege nach dem Erfassen nicht mehr verändert werden können.

Der Bereich der Datenanalyse soll ausgewählten Personen vorbehalten sein, wie z. B. dem

Management. D. h. durch Zugriffsrechte bzw. Zugriffsbeschränkungen soll es dem

einfachen Mitarbeiter nicht möglich sein, auf den Bereich der Datenanalyse zuzugreifen.

3.1.1.3 Erfassung von Belegen

Die Benutzer müssen mit dem Abrechnungssystem den Warenein- und ausgang des

Unternehmens erfassen können. Dabei sind die gesetzlichen Vorschriften zu beachten, die

den Inhalt der Belege vorschreiben72

. Dazu gehören:

a. Name und Anschrift des Kunden,

b. Das aktuelle Datum,

c. Name der Ware, Einzelpreis, Menge und Gesamtpreis,

d. Unterschrift des Kunden.

Da es für die Struktur der Belegerfassung keine Vorschriften gibt, kann sich diese an die

Unternehmensstruktur und die einfache Benutzbarkeit für die Benutzer richten.73

Nach der Erfassung müssen die Belege gespeichert und gedruckt werden können, so dass

der Kunde/Lieferant den Beleg unterschreiben kann. Des Weiteren soll jeder Beleg als

PDF exportiert und in einer separaten Datenbank gespeichert werden können, und den

gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden.74

3.1.1.4 Verwaltung von Kunden

Die Benutzer müssen die Daten ihrer Kunden erfassen, speichern und ändern können. Zu

den Daten gehören der vollständige Name des Kunden und seine vollständige Anschrift.

Dabei soll der ursprüngliche Anleger des Kunden-Dokuments und der Benutzer

gespeichert werden, der das Daten-Dokument des Kunden zuletzt bearbeitet hat. Des

Weiteren sollen für alle erfassten Artikel bei jedem Kunden die letzten drei Preise und ein

72

Vgl. 4.1 - Anforderungen 73


Vgl. Aufzeichnung des Warenein- und ausgangs

25

Durchschnitt aus allen gegebenen Preisen gespeichert werden. Außerdem sollen in einer

Ansicht alle Geschäftsvorfälle sichtbar sein, an dem der jeweilige Kunde beteiligt war.

3.1.1.5 Verwaltung von Artikeln

Die Benutzer müssen die Artikel, die für den Warenein- und ausgang zur Verfügung stehen

erfassen, speichern und ändern können. Dabei soll der ursprüngliche Anleger des Artikel-

Dokuments und der Benutzer gespeichert werden, der das Artikel-Dokument zuletzt

geändert hat. Zu jedem Artikel sind die verfügbaren Mengen und die Geschäftsvorfällen

anzuzeigen, an denen der Artikel beteiligt war. Zudem ist eine Preisübersicht zu erstellen,

die die vergebenen Preise für den jeweiligen Artikel anzeigt.

3.1.1.6 Drucken und Speichern

Nachdem ein Beleg erfasst wurde, soll dieser gedruckt und gespeichert werden. Das

Design sollte dem eines Beleges mit allen beschriebenen Anforderungen entsprechen. Für

die Langzeitarchivierung soll der erfasste Beleg nach dem Speicher automatisch als PDF –

Datei in eine separate Datenbank exportiert werden. Das PDF – Dateiformat wird deshalb

gewählt, da es ein nach der ISO-Norm ein offener, weltweit genutzter Standard ist.75

Dies

garantiert die Anforderungen an die Archivierung, und an die nicht mehr mögliche

Änderbarkeit der Belege.

3.1.2 Groupware Anforderungen

Zusätzlich zu den reinen funktionalen Anforderungen sollen speziell die Groupware

Anforderungen erläutert werden, da dies ein Schwerpunkt dieser Arbeit ist.

3.1.2.1 Mehrbenutzerfähigkeit

Das Abrechnungssystem soll Mehrbenutzerfähig sein, d. h. verschiedene Benutzer sollen

zu verschiedenen Zeiten oder auch gleichzeitig Belege erfassen, Kunden und Artikel

anlegen oder ändern können. Dazu soll die Datenbank mit den gespeicherten Belegen,

Kunden und Artikeln, sowie der Anwendungslogik zentral verfügbar sein, so dass die

Nutzer über ihre Klient-Anwendungen darauf zugreifen können. Die Benutzerverwaltung

75

PDF - ISO 32000-1:2008

26

soll nicht direkt im Abrechnungssystem möglich sein, sondern von der Server-Applikation

übernommen werden, die auch die Datenbank verwaltet.

Das Management soll sich in dem Bereich der Datenanalyse über die Aktivitäten der

Mitarbeiter informieren können. Dazu gehören Daten wie Umsätze in Bezug auf Kunden

und Artikel im Zeitablauf.

3.1.2.2 Informationen bereitstellen

Da der Bereich der Datenanalyse dem Management vorbehalten sein soll, müssen die

Mitarbeiter auf eine andere Art bei der Belegerfassung unterstützt werden. Während ein

Beleg erfasst wird, soll es dem Verfasser möglich sein, Informationen zu dem Kunden oder

Artikel, wie z. B. zuletzt vergeben Artikelpreise oder der letzte Besuch des Kunden, zu

erfassen. Diese Informationen sollen dann generell beim Erfassen neuer Belege angezeigt

werden, so dass auch andere Mitarbeiter von diesen Informationen Kenntnis nehmen

können, und auf dieser Basis dann die Preisgestaltung für den aktuellen Vorgang

begründen können.

Ist es bei dem Erfassen von Belegen erforderlich, dass das Management oder andere

Personen über den aktuellen Geschäftsvorfall informiert werden, so soll es möglich sein,

während der Erfassung des Beleges der entsprechenden Personen eine Kopie des Beleges,

sowie ggf. einen Kommentar zuzuschicken.

Eine weitere E-Mail soll an die verantwortlichen Personen verschickt werden, wenn ein

Lagerbestand nach der Durchführung einer Belegerfassung einen vorgegebenen

Mindestbestand unterschreitet. Eine verantwortliche Person könnte in diesem

Zusammenhang z. B. der Abteilungsleiter des Lagers sein.

3.1.3 Datenanalyse Anforderungen

3.1.3.1 Filtern von Informationen

Neben dem Erfassen der Belege soll dem Management bzw. der Unternehmensleitung

Daten zur Analyse der Geschäftsvorfälle geliefert werden. Dazu muss das

Abrechnungssystem über einen Bereich verfügen, auf den nur ausgewählte Benutzer

zugreifen können. In diesem Bereich sollen aus den erfassten Belegen durch das OLAP

(Online Analytical Processing) multidimensionale Hypercubes erstellt, und der

27

Detaillierungsgrad durch die Operationen Pivotierung, Rotation, Slice, Dice, Roll-up,

Drill-down, Split und Merge auf Wunsch verändert werden können. Ausgangslage der

Hypercubes bzw. die Kombination der Dimensionen auf den Achsen, auf die die

Operationen angewendet werden können, werden aus den gegebenen, erfassten Daten der

Belege übernommen. Dazu gehören Daten wie das Datum des Kundenbesuchs, die ver-

oder gekaufte Menge, die vergebenen Preise, etc. Die einzelnen Operationen sollen wie

folgt verfügbar sein:

a. Pivotierung / Rotation:

Durch die Rotation soll eine der betrachteten Dimensionen des Hypercubes durch eine

andere ersetzt werden. Folgende Rotationen sollen möglich sein:

Dimension 1(x – Achse): Umsatz (Fest)

Dimension 2 (y – Achse): Kunde, Artikel, Ort, Datum (änderbar durch Rotation)

Natürlich ist auch ein Aufbau des Hypercubes mit mehr als 2 Dimensionen möglich. Diese

Können nach Bedarf von Management angefordert werden. Die Betrachtung des Umsatzes

nach verschiedenen Kriterien zu den wichtigsten Ansichten, die für das

Abrechnungssystem von Bedeutung sind.

b. Split & Merge:

Durch den Split werden die betrachteten Daten nach weiteren Dimensionen aufgerissen.

Dadurch wird z. B. eine Ansicht von Artikeln (X) im Zeitablauf (Y) durch einen Split nach

der Dimension „Orte“ (Z) aufgeteilt, und angezeigt. Durch den Merge können beliebige

Dimensionen wieder entfernt werden.

Folgende Split Operationen sollen möglich sein:

Eine Ansicht des Umsatzes soll durch einen Split wahlweise um ein oder mehrere Kriterien

wie Datum, Kunde oder Artikel erweitert werden können. Durch einen Merge sollen diese

Erweiterungen dann wieder entfernt werden können.

c. Slice & Dice:

Beim Slice wird eine Dimension auf einen Wert beschränkt, um z. B. ein bestimmtes

Produkt, einen bestimmten Zeitpunkt etc. zu betrachten. Bei einer Ansicht von Verkauften

Artikeln, sortiert nach Orten soll durch einen Slice ein spezieller Ort betrachtet werden

können.

28

Beim Dice werden mehrere Dimensionen eingeschränkt. Daraus ergibt sich ein neuer,

mehrdimensionaler Würfel. Werden also zunächst die Umsätze von allen Artikeln im

ganzen Jahr betrachtet, so soll durch einen Dice die betrachteten Umsätze, die Anzahl der

Artikel und der betrachtete Zeitraum eingeschränkt werden können.

d. Roll-up & Drill-down:

Beim Roll-Up soll der Detaillierungsgrad einer Ansicht verringert werden können. So soll

z. B. der Verkauf von Artikeln von der tägliche zur monatlichen, oder jährlichen Ansicht

verändert werden können. Der Drill-Down bewirkt genau das Gegenteil, nämlich eine

detaillierte Darstellung von Informationen.

3.2 Vorstellung des Lösungskonzepts

Nachdem im letzten Unterkapitel die Anforderungen an das Abrechnungssystem anhand

von funktionalen, groupware und Business-Intelligence – Anforderungen herausgearbeitet

wurden, wird in diesem Unterkapitel das Lösungskonzept vorgestellt. Dabei soll sich das

Konzept auf die Funktionalitäten von Lotus Notes/Domino beziehen.

Genau wie im letzten Kapitel wird bei diesem Konzept Schritt für Schritt nach der gleichen

Reihenfolge vorgegangen: Zuerst wird der Aufbau der Anwendung und die benötigten

Systeme diskutiert, anschließend folgt die Umsetzung der funktionalen, groupware- und

Datenanalyse Anforderungen.

3.2.1 Funktionales Konzept

3.2.1.1 Aufbau der Anwendung

Das Abrechnungssystem soll über einen Hauptbildschirm Verfügen, der durch ein

Frameset in drei verschiedene Bereiche aufgeteilt wird: Links das Menü, oben ein Frame in

dem Platz für Zusatzinformationen ist, und ein Hauptframe für die Anzeige von

Dokumenten. Über den Hauptbildschirm soll man die Bereiche der Kunden- und

Artikelverwaltung erreichen können, sowie zu der Maske für die Belegerfassung und den

Bereich der Datenanalyse kommen. Die Abbildung 5 (S. 28) zeigt den Aufbau:

29

Menü

Frame

Topframe für Zusatzinformationen

Hauptframe für die Anzeige von

Dokumenten

Kundenverwaltung

Artikelverwaltung

Belegerfassung

Datenanalyse

Abbildung 5: Hauptbildschirm

3.2.1.2 Sicherheit und Architektur

Das Abrechnungssystem besteht aus einer Anwendung, die zentral auf einem Domino-

Server in der gleichen Notes-Datenbankdatei gespeichert ist wie die erfassten Belege. Über

den Notes-Client haben die Benutzer die Möglichkeit auf das System zuzugreifen. Die

Abbildung 6 (S. 29) soll den Sachverhalt verdeutlichen:

Lotus Domino Server

Benutzerverwaltung

Speicherort der Belege

und des

Abrechnungssystems

Clients

Abbildung 6: Client / Server Prinzip

Der Domino Server hat dabei die Aufgabe, die Anwendung bereit zu stellen, die Benutzer

zu verwalten und ihnen die Zugriffsrechte zu geben. Einfache Mitarbeiter sollen dabei

30

geringere Zugriffsrechte als das Management haben, da sie nicht auf den Bereich der

Datenanalyse zugreifen dürfen. Nachdem ein Beleg durch einen Mitarbeiter erfasst wurde

und dieser durch den Befehl „Speichern und Drucken“ gespeichert wurde, kann durch eine

Funktion der Beleg im PDF-Dateiformat exportiert und in einer separaten Datenbankdatei

auf dem Domino-Server gespeichert werden. Durch das Sicherheitsmodell von Lotus

Notes können die Beleg nach dem Erfassen für das Bearbeiten gesperrt werden. Zusätzlich

werden die Belege jedoch durch die weitere Verbreitung des PDF Formats bei der

Speicherung in das selbige exportiert, da bei einer Prüfung durch z. B. das Finanzamt die

Belege auch auf Systemen einsehbar, auf denen kein Lotus Notes Client installiert ist.

Die Abbildung 7 (S. 30) soll den Sachverhalt anhand einer ereignisgesteuerten

Prozesskette (EPK) verdeutlichen:

Kunde bringt

Artikel

Beleg

erfassen

Beleg erfasst

V

Beleg speichern

und drucken

Beleg als PDF

in separate

Datenbank

exportieren

Abbildung 7: Export als PDF- Datei

31

3.2.1.3 Erfassung von Belegen

Die Maske zum Erfassen von Belegen soll über einen Menüpunkt im linken Frame des

Hauptbildschirms erreichbar sein. Die Abbildung 8 (S. 31) zeigt ein mögliches Design für

Abbildung 8: Belegdesign

den Beleg. Hat der Mitarbeiter den Menüpunkt ausgewählt, so soll er zunächst den Kunden

auswählen können. Ist die Kundennummer bekannt, so kann diese eingegeben werden, und

die restlichen Daten wie Anschrift, Name der Firma, etc. sollen automatisch eingefügt

werden. Wahlweise kann der Kunde aber auch durch einen Menüpunkt „Kunde

auswählen“ einen Kunden über ein eingeblendetes Auswahlmenü suchen und auswählen.

Die Daten des Kunden sollen dann automatisch auf den Feldern des Belegs eingefügt

werden. Ist der Kunde noch nicht im System gespeichert worden, kann er durch einen

Menüpunkt „Kunden erfassen“ im System angelegt, und anschließend ausgewählt werden.

Die Belegnummer soll eine fortlaufende Nummerierung sein, die automatisch beim

Neuerstellen eines Beleges angezeigt wird. Lotus Notes stellt für solche Zwecke

ausreichende einfache Programmierkonzepte, z. B. durch die Formelsprache bereit.

Genauso können auch das aktuelle Datum und der Name des Ansprechpartners eingefügt

werden, welcher der aktuelle Belegerfasser ist.

32

Die Daten der Artikel, wie die Artikelnummer und der Artikelname sollen nach dem

gleichen Prinzip wie die Kundendaten eingefügt werden können. Ist der Artikel noch nicht

vorhanden, so soll er ebenfalls über eine neue Form angelegt und eingefügt werden

können. Hinzu kommen noch der aktuelle Preis, den der Mitarbeiter festlegt, und die

Menge des Artikels in kg. Zusätzlich muss mit angegeben werden, ob es sich bei dem

aktuellen Geschäftsvorfall um einen Warenein- oder ausgang handelt. Alle erfassten

Artikel sollen im mittleren Bereich des Beleges durch eine eingebettete Ansicht angezeigt

werden, die die einzelnen Artikel des Geschäftsvorfalls auflistet. Nachdem alle Artikel

erfasst wurden, soll der Gesamtpreis aller Artikel in einem Feld unterhalb der eingebetteten

Ansicht angezeigt werden. Anschließend wird die gesetzliche Mehrwertsteuer automatisch

berechnet, und der Gesamtpreis inkl. Mehrwertsteuer in einem weiteren Feld ausgewiesen.

Werden mehr Artikel aufgelistet werden, als der Platz des Beleges bereitstellt, so muss der

Beleg über mehrere Seiten gedruckt werden können.

Mit dem Drucken des Beleges soll dieser auch gespeichert und als PDF in eine separate

Datenbank exportiert werden. Die eingegebenen Mengen sollen sich je nach Warenein-

oder ausgang auf die Bestände der Artikel auswirken.

3.2.1.4 Verwaltung von Kunden

Über einen Menüpunkt des Hauptbildschirms des Abrechnungssystems soll wahlweise

direkt ein neuer Kunde angelegt werden können, oder die aktuell erfassten Kunden

angezeigt werden können.

Das Anzeigen aller Kunden soll über eine Ansicht (View) möglich sein, die gleichzeitig

die von Lotus Notes integrierte Suche zur Verfügung stellt. Wählt man einen Datensatz

eines Kunden aus, kann man diesen anzeigen lassen. Ändert der Mitarbeiter den Datensatz,

so wird sein Name unter „letzte Änderung“ gespeichert.

Das Erfassen von Kunden erfordert die Eingabe von firmen- und personenbezogenen

Daten: Firmenname, Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer, Faxnummer,

Mobiltelefonnummer. Die Daten werden jeweils in eigenen Feldern innerhalb der

Eingabemaske gespeichert. Nach dem Erfassen steht der neu angelegte Kunde allen

33

anderen Mitarbeitern durch die zentrale Datenhaltung zur Nutzung und Änderung zur

Verfügung. Der Name des Mitarbeiters, der die Kundendaten erfasst, wird mitgespeichert.

3.2.1.5 Verwaltung von Artikeln

Die Artikelverwaltung ist der Kundenverwaltung sehr ähnlich, jedoch sind weniger Daten

beim Neuanlegen eines Artikels erforderlich: Artikelnummer, Artikelname und die

momentan verfügbare Menge. Die Daten werden jeweils in eigenen Feldern innerhalb der

Eingabemaske gespeichert. Über das Menü im Hauptbildschirm soll man wahlweise die

Maske erreichen mit der neue Artikel erfasst werden können, oder sich die bereits erfassten

Artikel in einer Ansicht (View) anzeigen lassen können. Bei einem neuen Artikel ist der

Artikelname und die verfügbare Menge einzugeben.

Der Name des Mitarbeiters, der den Artikel anlegt, wird mitgespeichert. Genau wie bei der

Kundenverwaltung wird der Name des Mitarbeiters gespeichert, der den Datensatz des

Artikels zuletzt geändert hat.

3.2.2 Groupware - Konzept

Nachdem das funktionale Konzept beschrieben wurde, wird jetzt das Konzept für die

Groupware - Anforderungen vorgestellt. Dabei soll besonders herausgestellt werden, wie

mit den elementaren Unterstützungsfunktionen Kommunikation, Kooperation und

Koordination die Nutzer des Systems unterstützt werden, bzw. sich gegenseitig

unterstützen können.

3.2.2.1 Mehrbenutzerfähigkeit

Die Mehrbenutzerfähigkeit wird durch den Domino-Server umgesetzt. Dieser verwaltet die

Benutzer, und weist ihnen verschiedene Zugriffsrechte zu.76

Je nach Zugriffsrecht können

die Benutzer dann auf die für sie wichtigen Bereiche zugreifen. Für Mitarbeiter wäre ein

Zugriffsgrad „Autor“ sinnvoll (kann Dokumente erstellen, aber nur diejenigen bearbeiten,

deren Bearbeitung ihm gestattet worden sind77

). Für das Management ist ein Zugriffsgrad

„Entwickler“ sinnvoll (Kann Gestaltungselemente einer Datenbank erstellen, ändern oder

76

Addison-Wesley 2004 – S. 790 77

Addison-Wesley 2004 – S. 790

34

löschen, einen Volltextindex erstellen oder löschen, sowie Replizierungseinstellungen

einer Datenbank modifizieren.78

). Aufbauend auf diesen Rechten können dann weitere

Bereiche, wie der Datenanalysebereich, der nur dem Management zur Verfügung stehen

soll, für ausgewählte Benutzer oder Gruppen gesperrt oder freigegeben werden.

3.2.2.2 Informationen bereitstellen

Wie bei den Anforderungen beschrieben, soll es dem Mitarbeiter während der

Belegerfassung möglich sein, zusätzliche Informationen zu dem Kunden oder dem Artikel

zu erfassen. Diese Funktion kann durch einen zusätzlichen Frame realisiert werden, indem

zur Kunden- oder Artikelnummern, die gerade verwendet werden, und ein Textfeld

angezeigt werden und beim Speichern separat als Dokument gesichert werden. Diese

Informationen können dann in einer View angezeigt werden. Wird nun ein neuer Beleg

erfasst und es liegen Informationen in dieser separaten View vor, so sollen diese

Informationen (ebenfalls in einem neuen Frame) angezeigt werden, um auf Preise,

Kundenverhalten oder die Qualität des Materials hinzuweisen. Diese Informationen dienen

als wesentliche Grundlage für die Preisgestaltung. So erhält ein Kunde, der häufig Artikel

in sehr guter Qualität anliefert, von dem Mitarbeiter einen besseren Preis für sein Material,

als ein Kunde, der nur selten Artikel in einer schlechten Qualität anliefert. Diese

Informationen sollen so durch die Mitarbeiter erfasst und später angezeigt werden können.

Die Abbildung 9 (S. 34) zeigt diesen Sachverhalt.

Beleg

Firmenlogo- und Daten

KundendatenBelegdaten

Datum

Ansprechpartner

Artikelnummer

Artikelbezeichnung

Menge

Einzelpreis

Gesamtpreis

Unterschrift des

Kunden

Frame für Zusatzinformationen

Datenbank des

Abrechnungs-

systems auf dem

Domino-Server

PDF

Datenbank zur

Langzeitsicherung

Beleg wird

nach der

Erfassung

gespeichert

Zusatzinfor

mationen

werden

gespeichertZusatzinformationen

Speichern Abfrage

Neuer

Beleg wird

erfasst

Firmenlogo- und Daten

KundendatenBelegdaten

Datum

Ansprechpartner

Artikelnummer

Artikelbezeichnung

Menge

Einzelpreis

Gesamtpreis

Unterschrift des

KundenAnzeige der Zusatz-

informationen, abhängig vom

Kunden oder Artikel

Abbildung 9: Zusatzinformationen speichern und abfragen

78

Addison-Wesley 2004 – S. 790

35

Eine weitere Funktion ist das Benachrichtigen des Managements bzw. von festgelegten

Personen nach dem Unterschreiten einer Mindestmenge eines Artikels. Wird nach dem

„Speichern & Drucken“ eines Beleges ein solcher Mindestbestand unterschritten, so wird

der zuständigen Person eine Benachrichtigung per E-Mail zugeschickt. Durch die

Möglichkeit der Kombination des E-Mail Systems mit der Anwendungsentwicklung in

Lotus-Notes lässt sich so eine Funktion umsetzen. Auch für die Aktualisierung des

Artikelbestands gibt es im Domino-Designer einfache Programmierkonzepte, die die

Menge des Artikels aktualisieren und diese gleichzeitig auf Bedingungen wie z. B. eine

Mindestmenge prüfen können.

3.2.3 Datenanalyse - Konzept

Die Business-Intelligence Anforderungen lassen sich auf verschiedene Weisen umsetzen.

Durch die vielfältigen Programmierkonzepte können dem Management nicht nur einfache

Werte durch Datenbankabfragen präsentiert werden, sondern auch durch Java-

Anwendungen oder Applets z. B. Diagramme erstellt werden. Ein Beispiel für ein Java-

Applet ist „jnotes“, welches in der Abbildung 10 (S. 35) gezeigt wird. Dieses auf Java

basierende Applet ermöglicht die Darstellung von Diagrammen innerhalb einer Notes

Anwendung.79

Abbildung 10: JNotes - Diagramme als Java-Anwendung

Viele dieser Applets sind jedoch kostenpflichtig, deswegen beschränkt sich das

Lösungskonzept auf die Nutzung der Programmierkonzepte, die Lotus-Notes zur

79

www.jnotes.com/Jnotes/

36

Verfügung stellt. Es sollen lediglich die weitreichenden Möglichkeiten der Erweiterbarkeit

von Lotus Notes gezeigt werden.

Die Basis für die folgenden Operationen sind diese Ansichten (Views). Dabei ist zu

beachten, dass lediglich 2 Dimensionen betrachtet werden, die durch die Operationen des

OLAP beliebig durch weitere Dimensionen erweitert werden können:

01. Tag | Umsatz (Umsatz pro Tag, kategorisiert nach Tagen)

02. Montag | Umsatz (Umsatz pro Monat, kategorisiert nach Monaten)

03. Jahr | Umsatz (Umsatz pro Jahr, kategorisiert nach Jahren)

04. Kunde | Umsatz (Umsatz, kategorisiert nach Kunden)

05. Umsatz | Kunde (Absteigend nach Umsatz sortiert)

06. Umsatz | Mitarbeiter (Absteigend nach Umsatz sortiert)

07. Mitarbeiter | Artikel (Nach Mitarbeiter kategorisiert)

a. Pivotierung / Rotation:

Durch das Ausführen einer Rotation sollen sich in Bezug auf die angegebenen Views

folgendermaßen auswirken:

01. Tag | Umsatz wird durch Kunden oder Artikel ersetzt

02. Montag | Umsatz wird durch Kunden oder Artikel ersetzt

03. Jahr | Umsatz wird durch Kunden oder Artikel ersetzt

04. Kunde | Umsatz wird durch Artikel oder Tage ersetzt

05. Umsatz | Kunde wird durch Artikel, Tage, Monate oder Jahre ersetzt

06. Mitarbeiter | Artikel wird ersetzt durch Umsatz

Für die erste Ansicht bedeutet das: Die Ansicht zeigt zunächst den Umsatz nach Tagen

sortiert an. Nach der Rotation wird z. B. die Kunden nach Tagen sortiert an.

b. Split & Merge:

37

Bei den ausgehenden Ansichten sollen die folgenden Dimensionen hinzugefügt werden

können, d. h. in der Ansicht wird eine weitere Spalte hinzugefügt:

01. Tag | Umsatz | Kann durch Ort, PLZ, Monat und Jahr erweitert werden.

02. Montag | Umsatz | Kann durch Ort, PLZ, Monat und Jahr erweitert werden.

03. Jahr | Umsatz | Kann durch Ort, PLZ, Monat und Jahr erweitert werden.

04. Kunde | Umsatz | Kann um Tage, Monat, Jahr, Artikel erweitert werden.

05. Umsatz | Kunde | Kann um Artikel, Jahr, Monat, Tag erweitert werden.

06. Umsatz | Mitarbeiter | Kann um Tag, Monat, Jahr erweitert werden.

c. Slice & Dice:

Über ein Auswahlmenü und ein Eingabefeld soll die gewünschte Dimension bei einem

Slice eingeschränkt werden können. So soll z. B. bei der Jahresansicht durch die Auswahl

der Spalte „Jahr“ und das Eingeben eines Wertes im Eingabefeld die Ansicht auf einen

bestimmten Zeitpunkt möglich sein. Notes bietet für eine solche Einschränkung einfache

Formeln an, mit denen eine solche Abfrage realisiert werden kann. Ein Dice wird ähnlich

realisiert, nur dass für alle zur Verfügung stehenden Dimensionen der Detaillierungsgrad

eingegeben und angezeigt werden können muss.

d. Roll-up & Drill-down:

Beim Roll-up und Drill-down werden ebenfalls wie bei der Rotation Dimensionen einer

Ansicht vertauscht, jedoch handelt es sich nicht um andere Dimensionen, sondern die

auswählbare Dimension gehört zur gleichen Gruppe, z. B. „Zeit“. So sind die folgenden

Operationen in den Ansichten in beide Richtungen möglich:

Umsatz nach Tagen Roll-Up Umsatz nach Monaten Umsatz nach Jahren

(Umgekehrte Reihenfolge durch Drill-Down)

Dabei kann die Ausgangslage „Umsatz nach Tagen“ durch „Umsatz nach Kunde“,

„Umsatz nach PLZ“, „Umsatz nach Mitarbeitern“ ausgetauscht werden, um möglichst

vielfältige Informationen aus dem Abrechnungssystem zu bekommen.

38

4. Prototypische Implementierung

Die prototypische Implementierung soll die Grundfunktionalitäten des

Abrechnungssystems demonstrieren. Dabei ist es möglich, Belege, Kunden und Artikel zu

erfassen und anzeigen zu lassen. Zusätzlich wird der Bereich der Datenanalyse an einigen

Beispielen gezeigt, indem Werte aus den erfassten Belegen gefiltert werden.

Hauptbildschirm:

Die Abbildung 11 (S. 38) zeigt den Hauptbildschirm, eingeteilt durch ein Frameset in 3

Teile:

Abbildung 11: Prototyp - Hauptbildschirm

Über das linke Menü sind die einzelnen Bereiche der Kunden- und Artikelverwaltung

erreichbar, sowie die Maske für die Belegerfassung. Der Bereich der Datenanalyse ist

ebenfalls im Prototyp für alle Nutzer sichtbar, im Hauptkonzept ist dieser Menüeintrag

jedoch nur für Nutzer mit zugewiesenen Zugriffsrechten vorbehalten.

39

Über die Einträge „Belege“, „Kunden“, „Artikel und „Statistik“ hat man die Möglichkeit

sich angelegte Dokumente wie Belege, Kundendatensätze, erfasste Artikel und den Bereich

der Datenanalyse anzeigen zu lassen. Die Abbildung 12 (S. 39) stellt den Sachverhalt dar.

Durch dieses Konzept ist das Menü die ganze Zeit sichtbar, und eine einfache Navigation

innerhalb der Anwendung möglich.

Abbildung 12: Prototyp - Beleganzeige

40

Belege erfassen

Die Abbildung 13 (S. 40) zeigt die Maske, mit der ein Beleg erfasst werden kann. Im

klassischen Brief-Format ist im oberern Teil Platz für die persönlichen Wünsche des

Unternehmenes bzw. der Organisation, die das Abrechnungssystem nutzt. Über einen

Action-Button hat man die Möglichkeit den Beleg mit Inhalt zu füllen.

Abbildung 13: Prototyp - Belegerfassung

41

Über den Button „Kunde einfügen“ kann man einen Kunden auswählen, dessen Anschrift

dann automatisch in die Felder der Belegmaske eingefügt werden. Die Abbildung 14 (S.

41) zeigt das Auswahlfenster, über das man einen Kunden auswählen kann.

Abbildung 14: Prototyp - Kunde einfügen

Über den Action-Button „Artikel einfügen“ kann man dem Beleg Artikel hinzufügen. Es

wird dazu eine neue Maske erstellt, die die gleiche Belegnummer, die gleiche

Kundennummer und das gleiche Belegdatum besitzt wie die aktuelle Belegmaske. Um

diese Werte beim Anklicken des Buttons zu übergeben, wurde eine weitere Maske

„Globals“ erstellt, die ausschließlich zur Verwaltung von globalen Variablen eingesetzt

wird. Die aktuelle Kundennummer wird an die Maske „Global“ übergeben, wenn sich der

Nutzer einen Kunden ausgewählt hat. Die Belegnummer wird an die Maske „Globals“

übergeben, nachdem die Belegnummer automatisch generiert wurde, und das Datum wird

an die Maske „Globals“ übergeben, wenn es im Feld „Belegdatum“ berechnet wurde.

Wählt man nun den Button „Artikel einfügen“, so werden aus der Maske „Globals“ die

Werte ausgelesen, und in die dafür vorgesehenen Felder eingefügt. Durch diese

Vorgehensweise kann in der Mitte des Belegformulars eine eingebettete View positioniert

werden, die die Artikel zu dem aktuellen Kunden, der aktuellen Belegnummer und dem

aktuellen Datum anzeigt. Die Abbildung 15 (S. 42) zeigt das Anlegen eines

Artikeldokuments und die Felder für die abgefragten Werte des aktuellen Belegs über die

Maske „Globals“.

42

Abbildung 15: Prototyp - Artikel einfügen

Nachdem der Kunden eingefügt und die Artikel ausgewählt wurden, kann man über den

Action-Button „Werte aktualisieren“ das Dokument zwischenspeichern und die Felder des

Dokuments aktualisieren lassen. Danach ist auch der Gesamtpreis sichtbar, der sich aus der

Summe der Artikel und der Mehrwertsteuer zusammensetzt. Alle drei Werte werden

einzeln angegeben, so dass sie einzeln ausgewiesen werden können. Anschließend kann

man mit „Speichern und beenden“ den Beleg speichern, und die Erfassungsmaske

schließen. Der Prototyp exportiert den Beleg jedoch nicht in eine separate Datenbank,

sondern speichert ihn zu Demonstrationszwecken einfach als Dokument in der gleichen

Datenbank ab. Die Abbildung 16 (S. 43) zeigt einen ausgefüllten Beleg mit den

berechneten Werten „Summe“, „MwSt.“ und „Gesamtpreis“. Unterhalb des Beleges

werden noch der Erfasser des Beleges gespeichert, das Datum der Belegerfassung, sowie

die letzte Änderung, um Manipulationen auszuschließen.

43

Kunden verwalten:

Über den Eintrag „Neuer Kunde“ lassen sich neue Kundendatensätze erstellen. Die

Abbildung 17 (S. 43) zeigt einen ausgefüllten Kundendatensatz. Nachdem die Daten

eingegeben wurden kann man die Maske mit „Speichern und Schließen“ schließen. Der

Kunde steht dann für die Auswahl innerhalb der Belegerfassung zur Verfügung. Genau wie

bei der Belegerfassung wird auch hier der Ersteller des Dokumentes erfasst, sowie das

Datum der Erfassung. Wird ein Datensatz eines Kunden geändert, so wird der Name des

Mitarbeiters, sowie das Datum und die Uhrzeit gesichert.

Abbildung 16: Prototyp - Ausgefüllter Beleg

Abbildung 17: Prototyp - Kundendatensatz

44

Artikelverwaltung

Über den Menüpunkt „Neuer Artikel“ auf dem Hauptbildschirm kommt man zu der

Maske, mit der man einen neuen Artikel anlegen kann. Neben der Artikelnummer muss

zusätzlich der Artikelname und die momentan verfügbare Menge eingegeben werden. Die

Abbildung 18 (S. 44) zeigt einen ausgefüllten Artikeldatensatz.

Abbildung 18: Prototyp - Artikelverwaltung

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Datenanalyse

Über den Menüpunkt „Statistik“ auf dem Hauptbildschirm gelangt man in den Bereich der

Datenanalyse. Zu Demonstrationszwecken ist der Zugang zu diesem Bereich jedem

Benutzer möglich, nicht wie im Lösungskonzept vorgestellt nur dem Management. Die

Abbildung 19 zeigt den Bereich der Datenanalyse. Im oberen Bereich werden die Daten

des aktuellen Tages angezeigt. Zu Demonstrationszwecken wurde der „aktuelle Tag“ auf

den 08.08.2008 gelegt. Werden neue Belege erfasst, so sind diese ebenfalls unter dem

Datum 08.08.2008 zu finden. In der ersten Tabelle wird der Umsatz des aktuellen Tages

berechnet. Darunter findet man die Summe des Belegs, der den höchsten Umsatz aufweist.

In der rechten Spalte ist die Anzahl der Kunden angegeben, und darunter der letzte Kunde,

der an der Belegerfassung beteiligt war.

Unter der ersten Tabelle mit den Daten des aktuellen Tages sind 3 Zeilen mit eingebetteten

Ansichten integriert. In der ersten Zeile befindet sich eine Tabelle mit verschiedenen

Reitern. Im ersten Reiter werden die Umsätze des aktuellen Tages angezeigt. Im zweiten

Reiter kann man sich die Umsätze des aktuellen Monats anzeigen lassen, und im Dritten

die des aktuellen Jahres. Dieser Vorgang stellt den Roll-up und Drill-Down dar, da der

Detaillierungsgrad der Ansicht mit den Umsatzzahlen verringert und erhöht werden kann.

Abbildung 19: Prototyp - Datenanalyse

46

In der zweiten Zeile werden die Kundenaktivitäten angezeigt. Im ersten Reiter wird der

Umsatz der Kunden angezeigt und absteigend sortiert. So bekommt man einen Überblick,

welcher Kunde den höchsten Umsatz erbracht hat. Im zweiten Reiter dieser Tabelle kann

man sich die Anzahl der Besuche der Kunden anzeigen lassen.

In der dritten Zeile der Tabelle werden schließlich noch die beliebtesten Artikel angezeigt.

Im ersten Reiter der Tabelle sind die Artikel nach Umsätzen sortiert. Daran kann man

erkennen welche Artikel den höchsten Umsatz erbringen. Im zweiten Reiter sind die

Artikel nach Tagen sortiert, um zu sehen an welchen Tagen welche Artikel verkauft

werden. Im dritten Reiter werden die Artikel nach Monaten angezeigt, und im letzten

Reiter werden die verkauften Mengen der Artikel absteigend sortiert angezeigt.

Durch die vielfältigen Programmierkonzepte hat man in Lotus-Notes nahezu unbegrenzte

Möglichkeiten die Daten, die durch die Belege erfasst werden, zu sortieren, zu filtern und

beliebig darzustellen. Die Auswahl für die Datenanalyse richtet sich an die Operation der

Business-Intelligence, deren vorgestellte Methoden wie Roll-Up etc. zum Einsatz kommen

sollten, um die Sicht auf die Daten und den Detaillierungsgrad verändern zu können.

Unter jeder der drei Tabellen befindet sich ein Button mit der Aufschrift „Grafische

Darstellung“. Um die weitreichenden Möglichkeiten von Lotus-Notes zu zeigen, kann man

mit einem Klick auf den Button ein Balkendiagramm anzeigen lassen. Die Werte der

Balken sind jedoch statisch vorgegeben. Das Fenster und der Inhalt wurden innerhalb eines

Agenten mit der Programmiersprache „Java“ programmiert. Durch den Klick auf den

Button wird der Agent gestartet und das Fenster mit dem Inhalt (Diagramm) angezeigt.

Durch die vollständige Integration dieser Programmiersprache können z. B. die

Dokumente durchsucht, Werte berechnet und Felder aktualisiert werden. In einer

vollständigen Implementierung des Abrechnungssystems können die Daten für das

Balkendiagramm also jederzeit dynamisch berechnet, und dann über den Agenten

abgefragt werden, so dass der Nutzer die ausgewählte Tabelle grafisch dargestellt

bekommt. Die Abbildung 20 zeigt das Java-Fenster mit dem Beispielinhalt.

47

Abbildung 20: Prototyp - Java Fenster

48

5. Fazit und Ausblick

5.1 Ausblick

In dieser Arbeit war ein Konzept für ein groupwarebasiertes Abrechnungssystem mit

Funktionalität zur Datenanalyse zu entwickeln und prototypisch zu implementieren. Diesen

Prototyp könnte jetzt weiterentwickelt werden zu einer vollständigen Anwendung, die zu

Testzwecken eingesetzt wird. Die dabei gewonnen Erkenntnisse können dazu verwendet

werden eine neues Konzept mit den angepassten Bedürfnissen der Benutzer zu entwickeln.

Der Bereich der Datenanalyse könnte um weitere Werkzeuge der Business-Intelligence,

wie z. B. das Data-Mining erweitert werden.

5.2 Fazit

Ziel dieser Arbeit war es ein groupwarebasiertes Abrechnungssystem mit der

Funktionalität zur Datenanalyse zu konzipieren, und prototypisch zu implementieren.

Mit einem groupwarebasierten Abrechnungssystem mit der Funktionalität zur

Datenanalyse bieten sich jetzt bei der Dokumentation von Geschäftsvorfällen (in Form von

gesetzlich vorgeschriebenen Belegen) Möglichkeiten, die ein nicht-groupwarebasiertes

System nicht bietet. Mit der Nutzung der Software Lotus-Notes-Domino können nun die

elementaren Unterstützungsfunktionen Kommunikation, Kooperation und Koordination

auch in ein Abrechnungssystem integriert werden. Damit sind Mitarbeiter in der Lage

während der Erfassung von Belegen untereinander beliebige Informationen auszutauschen,

um gemeinsame Ziele zu erreichen. Durch die zentrale Datenhaltung und

Anwendungsbereitstellung auf dem Domino-Server können die Mitarbeiter gleichzeitig

über ihre Notes-Clients am Selbigen arbeiten. Aufgrund des Sicherheitsmodells lassen sich

innerhalb der Anwendung Funktionen umsetzen, die nur bestimmten Nutzern zur

Verfügung stehen soll, wie z. B. die Datenanalyse. Die Datenanalyse ist nur dem

Management zugänglich, was durch die Überprüfung von Nutzerrechten des

Sicherheitsmodells sichergestellt wird. Innerhalb der Datenanalyse können die Daten der

erfassten Belege nach Operationen des Online-Analytical-Processings (OLAP) gefiltert,

und in ihrer Ansicht nahezu beliebig kombiniert werden. Diese Informationen geben dem

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Management Aufschluss über die Kunden- und Mitarbeiteraktivitäten innerhalb des

eigenen Unternehmens.

Abschließend ist festzuhalten, dass die Nutzer dieses Abrechnungssystems durch diese

Konzipierung viel informierter sind, und durch den Informationsaustausch

kundenorientierte Entscheidungen fällen können. Durch die zahlreichen Möglichkeiten, die

die Entwicklungsumgebung innerhalb von Lotus-Notes-Domino bietet, lassen sich leicht

Änderungen am System umsetzen und ein hoher Komplexitätsgrad in der

Anwendungslogik erreichen. Dadurch ist es im Bereich der Datenanalyse nicht nur

möglich eine Vielzahl von Informationen aus den erfassten Daten zu filtern, sondern je

nach Bedarf auch an die Bedürfnisse des Managements anzupassen und grafisch

darzustellen.

50

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Samaschke, K. (2005): Java, Pearson Education Deutschland GmbH, 1. Auflage,

München, 2005

52

Eidesstattliche Erklärung

Ich erkläre hiermit an Eides statt, dass ich die vorliegende Arbeit selbständig und nur unter

Verwendung der angegebenen Hilfsmittel angefertigt habe; die aus fremden Quellen direkt

oder indirekt übernommenen Gedanken sind als solche kenntlich gemacht.

Die Arbeit wurde bisher keiner anderen Prüfungsbehörde vorgelegt und auch noch nicht

veröffentlicht.

Paderborn, den . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(Datum) (Unterschrift)

53

Anhang

Um den Prototypen zu nutzen ist die Datenbankdatei „Abrechnungssystem“ über den

Notes-Client zu öffnen. Hinweise zur Bedienung und eine Übersicht über die verwendeten

Designelemente finden sich auf dem Hauptbildschirm und im „Using this Application“ –

Document.

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