korr-ESF Bavaria Bedienungsanleitung externe User ohne URL · 5 Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten:...

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Transcript of korr-ESF Bavaria Bedienungsanleitung externe User ohne URL · 5 Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten:...

  • ESF-Bavaria

    Software für die Projektverwaltung und Datenerfassung in der ESF-Förderperiode 2007 – 2013 in Bayern

    Bedienungsanleitung und Anleitung zum Ausfüllen der Stammblätter

    ESF-Bavaria ESF in Bayern – Wir investieren in Menschen

  • B

    Inhaltsverzeichnis

    ESF-Bavaria

    Inhaltsverzeichnis

    I Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten 4 I.1 Wie funktioniert ESF-Bavaria?____________________________________________ 4 I.2 Hinweise zur Bedienungsanleitung von ESF-Bavaria__________________________ 5 I.3 Welche Kapitel dieser Anleitung Sie gelesen haben sollten, bevor Sie mit

    ESF-Bavaria arbeiten___________________________________________________ 6 I.4 Aufrufen der Online-Hilfe in der Anwendung _________________________________ 6 I.5 Das Statuskonzept von ESF-Bavaria ______________________________________ 7 I.6 Vorgänge in ESF-Bavaria: Antragsdokumente _______________________________ 6 I.7 Die interne Projektnummer ______________________________________________ 8

    II Anmeldung am System 10 II.1 Login ______________________________________________________________ 10 II.2 Erstmaliges Login ____________________________________________________ 11 II.3 Passwort vergessen___________________________________________________ 12

    III Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria 14 III.1 Arbeitskörbe_________________________________________________________ 15 III.2 Der persönliche Arbeitskorb ____________________________________________ 15 III.3 Der Arbeitskorb des Teams_____________________________________________ 16 III.4 Projektansicht und Vorgangsbearbeitung __________________________________ 17 III.5 Der Reiter Stammdaten in der Projektansicht: Dokumente bereitstellen __________ 18 III.6 Der Reiter „Stammblatt PT“ in der Projektansicht: Stammblattdaten bereitstellen ___ 20

    IV Die Projektvoranfrage 22 IV.1 Sie haben noch kein ESF-Bavaria Benutzerkonto ___________________________ 22 IV.2 Sie haben bereits ein ESF-Bavaria Benutzerkonto ___________________________ 24

    V Der Projektantrag 26 V.1 Projektantrag anlegen _________________________________________________ 26 V.2 Projektantrag ausfüllen ________________________________________________ 27 V.3 Projektantrag speichern________________________________________________ 30 V.4 Projektantrag ausdrucken ______________________________________________ 30 V.5 Projektantrag stellen __________________________________________________ 30 V.6 Projektantrag überarbeiten _____________________________________________ 30

    VI Änderungsantrag (Projekte) 32 VI.1 Einen Änderungsantrag anlegen und ausfüllen______________________________ 32

  • C

    Inhaltsverzeichnis

    ESF-Bavaria

    VI.2 Änderungsantrag speichern_____________________________________________ 33 VI.3 Änderungsantrag ausdrucken ___________________________________________ 33 VI.4 Änderungsantrag stellen _______________________________________________ 33

    VII Der Erstattungsantrag 34 VII.1 Einen Erstattungsantrag anlegen und ausfüllen _____________________________ 34 VII.2 Überarbeiten eines Erstattungsantrags ____________________________________ 37 VII.3 Erstattungsantrag speichern ____________________________________________ 38 VII.4 Erstattungsantrag ausdrucken___________________________________________ 38 VII.5 Erstattungsantrag stellen_______________________________________________ 38

    VIII Der Zwischenverwendungsnachweis 40 VIII.1 Einen Zwischenverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen__________________ 40 VIII.2 Überarbeiten eines eingereichten Zwischenverwendungsnachweises____________ 43 VIII.3 Zwischenverwendungsnachweis speichern ________________________________ 43 VIII.4 Zwischenverwendungsnachweis ausdrucken _______________________________ 44 VIII.5 Zwischenverwendungsnachweis einreichen ________________________________ 44

    IX Der Gesamtverwendungsnachweis 46 IX.1 Einen Gesamtverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen___________________ 46 IX.2 Überarbeiten eines eingereichten Gesamtverwendungsnachweises _____________ 49 IX.3 Gesamtverwendungsnachweises speichern ________________________________ 49 IX.4 Gesamtverwendungsnachweis ausdrucken ________________________________ 49 IX.5 Gesamtverwendungsnachweis einreichen _________________________________ 50

    X Eine Mitteilung versenden 52

    XI Administration 54 XI.1 Eigenes Passwort ändern ______________________________________________ 54 XI.2 Benutzer verwalten ___________________________________________________ 55 XI.2.1 Die Benutzer/innen "Superuser" und "Mitarbeiter/in" _________________________ 55 XI.2.2 Ein neues Benutzerkonto anlegen________________________________________ 56 XI.2.3 Ein vorhandenes Benutzerkonto bearbeiten ________________________________ 58 XI.2.4 Ein Passwort zurücksetzen / Anmeldekennung (vorübergehend) deaktivieren _____ 59

    XII Anleitung zum Ausfüllen der Stammblätter 60 XII.1 Erläuterungen zum Stammblatt für Förderaktionen 4 oder 11 __________________ 68

    XIII Anhang 70 XIII.1 Verzeichnis der Förderaktivitäten in ESF-Bavaria____________________________ 70

  • 4

    Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten: Wie funktioniert ESF-Bavaria?

    ESF-Bavaria

    I Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten

    I.1 Wie funktioniert ESF-Bavaria?

    ESF-Bavaria dient der Projektabwicklung sowie der Datenverarbeitung und -speicherung im Rahmen der Umsetzung des Operationellen Programms zum Europäischen Sozial-fonds in der Förderperiode 2007 – 2013 des Freistaats Bayern.

    ESF-Bavaria ist eine internetbasierte Anwendung. Das bedeutet, dass Sie ESF-Bavaria von jedem Rechner aus aufrufen können, der über einen Internet-Browser (z. B. den Microsoft Internet Explorer) und eine Internetverbindung verfügt. Aufgrund der großen Datenmengen wird eine schnelle Internetverbindung empfohlen.

    Da ESF-Bavaria in einem Internet-Browser aufgerufen wird, sollten Ihnen auch alle Be-dienelemente bereits bekannt sein. Diese entsprechen im Wesentlichen denen auf jeder anderen Internetseite, die Sie bereits besucht haben.

    Sie rufen ESF-Bavaria auf, indem Sie die entsprechende Internetadresse in die Adress-zeile Ihres Internet-Browsers eintippen und „Return“ drücken. Lesen Sie hierzu in Kapi-tel I dieser Anleitung weiter. Sie können sich nach dem ersten Aufrufen auch ein „Lese-zeichen“ einrichten, dann müssen Sie nicht die ganze Internetadresse tippen, um ESF-Bavaria aufzurufen.

    Jedes Mal, wenn Sie ESF-Bavaria in Ihren Browser laden, beginnt Ihr Browser mit einem Server zu kommunizieren, auf dem ESF-Bavaria „abgelegt“ ist. Es ist wichtig, diesen Umstand zu kennen: Das, was Sie in Ihrem Browser als ESF-Bavaria sehen, ist immer von einem Server als Antwort auf Ihre Aktionen in Ihrem Browser generiert und über das Internet an Sie gesendet worden. Daher ist in dieser Anleitung auch häufig von „Dialog“ die Rede, wenn das, was Sie am Bildschirm sehen, beschrieben wird. Sie klicken bspw. mit Ihrer Maus einen „Knopf“ oder „Button“. Der Server interpretiert diese Aktion und ge-neriert daraufhin eine „Antwort“, die Sie wiederum als Formular oder Hinweis auf Ihrem Bildschirm sehen.

    Dies bedeutet auch: Wann immer Sie in ESF-Bavaria Daten eingeben und z. B. „spei-chern“ klicken, werden die Daten, die Sie in Ihren Browser eingegeben haben, auf die-sem Server abgespeichert, nicht dem PC, an dem Sie arbeiten. Das Gute daran: Nach-dem Sie Daten gespeichert haben, können Sie Ihren Browser schließen, ohne dass die Daten verloren gehen. Sollte Ihr Computer einmal abstürzen, sind alle Daten, die Sie gespeichert haben, keinesfalls verloren, sondern liegen auf dem Server und stehen Ih-nen beim nächsten Aufruf von ESF-Bavaria wieder zur Verfügung.

    Bitte halten Sie es in ESF-Bavaria wie mit jeder anderen Software und speichern Sie Ihre Eingaben regelmäßig, mindestens alle 10 Minuten! Aus Sicherheitsgrün-den meldet ESF-Bavaria Sie automatisch vom System ab, wenn Sie länger als 15 min. nicht speichern oder eine andere Aktion im System auslösen. In diesem Fall sind Ihre Eingaben verloren, die Sie nach dem letzten Speichern vorgenommen haben!

    Da ESF-Bavaria eine internetbasierte Anwendung ist, sollten Sie zudem beachten, dass die Steuerung der Anwendung über Ihren Browser erfolgt. Dies betrifft die Verwendung der "Return" und "

  • 5

    Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten: Hinweise zur Bedienungsanleitung von ESF-Bavaria

    ESF-Bavaria

    "Return-Taste“ dazu führen, dass ein Button in ESF-Bavaria „gedrückt“ wird, den Sie ei-gentlich nicht drücken wollten. Das Drücken der "

  • 6

    Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten: Welche Kapitel dieser Anleitung Sie gelesen haben sollten, bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten

    ESF-Bavaria

    I.3 Welche Kapitel dieser Anleitung Sie gelesen haben sollten, bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten

    ESF-Bavaria wurde so konzipiert, dass es möglichst einfach zu bedienen ist. Dennoch gibt es einige Funktionen und grundsätzliche Zusammenhänge, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich „in die Arbeit stürzen“. Lesen Sie daher bitte zunächst folgende Kapitel dieser Bedienungsanleitung:

    I - Anmeldung am System.

    III - Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria. Die Bedienung von ESF-Bavaria folgt einem Konzept, dessen grundlegende Prinzipien Sie verstanden haben sollten. In diesen Kapi-teln wird erklärt, was ein Arbeitskorb ist, was der Unterschied zwischen Ihrem „persönli-chen“ und dem „Arbeitskorb des Teams“ ist. Weiterhin wird erläutert, dass Antragsdo-kumente in ESF-Bavaria „Vorgänge“ genannt werden und wie diese mit dem „Status“ ei-nes Projekts zusammenhängen.

    I.4 Aufrufen der Online-Hilfe in der Anwendung

    ESF-Bavaria hält für Sie eine „kontextsensitive“ Online-Hilfe bereit. In jedem Dialog der Anwendung findet sich ganz oben rechts, neben den Informationen zum aktuellen Login, ein kleines „?“. Klicken Sie dieses Zeichen, öffnet sich die Online-Hilfe in einem neuen Browser-Fenster. Es wird immer der Teil der Hilfe angezeigt, der den Dialog beschreibt, von dem aus Sie die Hilfe aufgerufen haben.

    Im linken Bereich der Online-Hilfe finden Sie ein Inhaltsverzeichnis. Jeder Eintrag des Inhaltsverzeichnisses kann angeklickt werden, um zu weiteren Hilfebereichen zu gelan-gen.

    I.5 Vorgänge in ESF-Bavaria: Antragsdokumente

    Die amtlichen Vorlagen für den Projektantrag, den Erstattungsantrag, den ZVN und GVN sowie den Änderungsantrag sind in ESF-Bavaria 1:1 umgesetzt. Alle Anträge werden in ESF-Bavaria als „Vorgang“ bezeichnet. In der Projektansicht können Sie diese Vorgänge anlegen und bearbeiten. Wie Sie in die Projektansicht gelangen, wird in Kapitel III.4 be-schrieben. Nach der Bearbeitung wird ein Vorgang über ESF-Bavaria auf elektronischem Wege eingereicht. Die hierfür nötigen Arbeitsschritte werden für jeden Antrag in der Be-dienungsanleitung und der Online-Hilfe detailliert beschrieben. Alle Anträge müssen al-lerdings aus ESF-Bavaria ausgedruckt und unterschrieben per Post bei der sachbearbei-tenden Stelle vorgelegt werden!

  • 7

    Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten: Das Statuskonzept von ESF-Bavaria

    ESF-Bavaria

    Vorgänge besitzen einen Status. Sie können nur bearbeitet werden, wenn Sie den Sta-tus „in Bearbeitung“ haben. Wird ein Antrag gestellt, wechselt der Status des Vorgangs auf „beantragt“. Wurde der Antrag angenommen, wechselt der Status des Vorgangs in „erledigt“. Alle Anträge bzw. „Vorgänge“, die den Status „beantragt“ oder „erledigt“ besit-zen, sind nur noch les- und druck-, nicht mehr bearbeitbar!

    Neben den oben genannten Antrags-Vorgängen, die Sie in ESF-Bavaria anlegen, bearbeiten, stellen und ausdrucken können, finden Sie auch alle Bescheide, die Ih-nen zugegangen sind, sobald diese an Sie versandt wurden. Die Bescheide liegen als OFFICE-Dokument vor und sind per Klick auf den Dokumentenbezeichner he-runterlad- und ausdruckbar. Diese Dokumente dienen allerdings nur der Vollstän-digkeit der Projektunterlagen in ESF-Bavaria und ersetzen keinesfalls die Ihnen auf dem Postweg zugegangenen Bescheide! Sie sind insbesondere nicht unterschrie-ben und haben damit keinerlei Gültigkeit! Bewahren Sie die Bescheide, die an Sie ergehen, sorgfältig auf!

    Wo Sie einen neuen Vorgang in ESF-Bavaria anlegen, wenn Sie einen entsprechenden Antrag stellen wollen, wird in Kapitel III.4 allgemein und für jeden Antrag im entspre-chenden Kapitel dieser Anleitung beschrieben.

    I.6 Das Statuskonzept von ESF-Bavaria

    Zur Bearbeitung eines Projekts werden in ESF-Bavaria Vorgänge angelegt ( I.5). Je-der Vorgang besitzt jeweils einen aktuellen Status, je nachdem welche Arbeitsschritte zu seiner Bearbeitung bereits abgeschlossen wurden. Jeder Status ist eine Vorbedingung für die weitere Bearbeitung eines Vorgangs.

  • 8

    Bevor Sie mit ESF-Bavaria arbeiten: Die interne Projektnummer

    ESF-Bavaria

    Wenn Sie einen Vorgang anlegen, besitzt er den Status „in Bearbeitung“. Reichen Sie den Vorgang bzw. den betreffenden Antrag bei der sachbearbeitenden Stelle ein, wech-selt der Vorgangsstatus auf „beantragt“. Wenn die Bearbeitung in der sachbearbeiten-den Stelle abgeschlossen ist, wechselt der Status des Vorgangs auf „erledigt“. Da ein beantragter Vorgang zur Überarbeitung zurückgegeben werden kann, wechselt der Sta-tus in diesem Falle von „beantragt“ zurück auf „in Bearbeitung“, da nur in diesem Status Eingaben von Ihnen möglich sind. In allen anderen Status können Sie den Antrag bzw. die Dialoge zu seiner Bearbeitung lediglich ansehen, aber keine Veränderungen vor-nehmen.

    Abhängig von der Bearbeitung der Vorgänge ändert sich der Status eines Projekts in ESF-Bavaria. Wird bspw. eine Projektvoranfrage angenommen, so besitzt das Projekt den Status "geeignet". Wird später der Bewilligungsbescheid versendet, wechselt der Status des Projekts von "angenommen" auf "bewilligt".

    Der Status von Vorgängen wird Ihnen in Vorgangstabellen im persönlichen Arbeitskorb ( III.2) und in der Projektansicht ( III.4) angezeigt. Vorgänge können nur bearbeitet werden, wenn Sie den Status „In Bearbeitung“ haben. In allen anderen Status haben Sie lesenden Zugriff auf die Dialoge des Vorgangs.

    Den aktuellen Projektstatus finden Sie im Arbeitskorb des Teams ( III.3) sowie in der Projektansicht ( III.4).

    Die folgende Tabelle zeigt alle Status der Vorgänge sowie die Projektstatus.

    Vorgang Vorgangsstatus Projektstatus Projektvoranfrage angenommen Geeignet ablehnen Ungeeignet Projektantrag beantragt Geeignet genehmigt Angenommen Erstattungsantrag In Bearbeitung Bewilligt Genehmigt Bewilligt Erledigt Bewilligt Zwischenverwendungsnachweis In Bearbeitung Bewilligt Genehmigt Bewilligt Erledigt Bewilligt Gesamtverwendungsnachweis In Bearbeitung Bewilligt Genehmigt Bewilligt erledigt GVN Projektabschluss - Abgeschlossen

    I.7 Die interne Projektnummer

    ESF-Bavaria vergibt einem Projekt automatisch eine Projektnummer. Diese hat den Charakter eines Aktenzeichens, ist eindeutig und nur einmal im System enthalten. Bitte geben Sie die interne Projektnummer bei Schriftverkehr an. Sie wird automatisch auf alle Antragsdokumente gedruckt. Die interne Projektnummer baut sich aus folgenden Anga-ben zusammen, die jeweils durch einen Strich getrennt sind:

    Das Ressort /Ministerium, bei dem der Projektantrag gestellt wurde.

    Das Referat oder das Team beim ZBFS / der Regierung, bei dem der Antrag gestellt wurde.

    Die Förderaktivität, unter der das Projekt durchgeführt wird.

    Eine 6-stellige Nummer.

  • 10

    Anmeldung am System: Login

    ESF-Bavaria

    II Anmeldung am System

    II.1 Login

    1. Rufen Sie ESF-Bavaria in Ihrem Browser auf.

    2. Nachdem die Seite geladen wurde, werden Sie darauf hingewiesen, dass ein Browser-fenster geschlossen werden soll und gefragt, ob Sie dies zulassen wollen. Sie können diese Frage mit "Ja" beantworten.

    3. Nun öffnet sich der Anmelde-Dialog von ESF-Bavaria in einem neuen Fenster.

    Die Symbolleisten Ihres Browsers (z. B. die Pfeile für "Zurück" und "Vorwärts") wer-den in diesem neuen Fenster nicht mehr angezeigt. Dies ist so beabsichtigt, um Bedienungsfehler zu vermeiden.

    Deaktivieren Sie bitte den "Pop-Up-Blocker" Ihres Browsers oder erlauben Sie der URL von ESF-Bavaria das Öffnen von Pop-Ups! Andernfalls kann das Browser-fenster für ESF-Bavaria nicht geöffnet werden!

    4. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die entsprechend bezeichneten Eingabefelder ein. Achten Sie dabei unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung!

    5. Klicken Sie auf "Anmelden".

    6. Wenn die Kombination aus Benutzernamen und Passwort korrekt war, erscheint nun die Benutzeroberfläche ( III) entsprechend den Ihnen zugewiesenen Bedienrechten.

    7. Sollte die Kombination aus Benutzernamen und Passwort nicht korrekt gewesen sein, werden Sie mit entsprechenden Meldungen darauf hingewiesen.

  • 11

    Anmeldung am System: Erstmaliges Login

    ESF-Bavaria

    8. Geben Sie Benutzername und Passwort noch einmal (korrekt) an.

    9. Klicken Sie auf "Anmelden".

    10. Sollte sich die Fehlermeldung wiederholen und sich auf Ihr Passwort beziehen, können Sie sich ein neues Passwort zusenden ( II.3) lassen.

    11. Sollte Ihr Benutzername nicht akzeptiert werden, wenden Sie sich bitte an den/die Ad-ministrator/in, von der/dem Sie Ihre Anmeldedaten erstmalig erhalten haben.

    Sie können nach dem Login im Bereich "Administration" jederzeit Ihr Passwort än-dern ( XI.1).

    II.2 Erstmaliges Login

    1. Rufen Sie ESF-Bavaria in Ihrem Browser auf.

    2. Nachdem die Seite geladen wurde, werden Sie darauf hingewiesen, dass ein Browser-fenster geschlossen werden soll und gefragt, ob Sie dies zulassen wollen. Sie können diese Frage mit "Ja" beantworten.

  • 12

    Anmeldung am System: Passwort vergessen

    ESF-Bavaria

    Die Symbolleisten Ihres Browsers (z. B. die Pfeile für "Zurück" und "Vorwärts") wer-den in diesem neuen Fenster nicht mehr angezeigt. Dies ist so beabsichtigt, um Bedienungsfehler zu vermeiden.

    Deaktivieren Sie bitte den "Pop-Up-Blocker" Ihres Browsers oder erlauben Sie der URL von ESF-Bavaria das Öffnen von Pop-Ups! Andernfalls kann das Browser-fenster für ESF-Bavaria nicht geöffnet werden!

    3. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, die Ihnen von Ihrer/m Administra-tor/in (per E-Mail) zur Verfügung gestellt wurden, in die entsprechend bezeichneten Ein-gabefelder ein. Achten Sie dabei unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung!

    4. Klicken Sie auf "Anmelden".

    5. Wenn die Kombination aus Benutzernamen und Passwort korrekt war, erscheint nun die Aufforderung, eine Sicherheitsabfrage mit Antwort anzugeben. Diese wird benötigt, falls Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben ( II.3).

    6. Klicken Sie auf "Weiter".

    7. Nun erscheint die Benutzeroberfläche.

    8. Falls Sie Ihr Passwort bis dahin noch nicht geändert haben, erscheint nach dem 2. Login eine Abfrage, in der ein neues Passwort verlangt wird. Dieses Passwort sollten nur Sie kennen und es sollte nicht zu einfach zu "erraten" sein! Sie müssen das Passwort zwei-mal angeben, um Eingabefehler zu vermeiden.

    9. Klicken Sie auf "Speichern".

    10. Falls die Schreibweise sich in den Eingabefeldern unterscheidet (Achtung: Groß-/ Klein-schreibung!), werden Sie aufgefordert, die Eingabe des Passworts zu wiederholen. Ge-ben Sie Ihr Passwort noch einmal ein und klicken Sie auf "Speichern".

    11. Falls die Schreibweise in beiden Eingabefeldern identisch war, erscheint nun die Benut-zeroberfläche ( III) entsprechend den Ihnen zugewiesenen Bedienrechten.

    Sie können nach dem Login im Bereich „Administration“ jederzeit Ihr Passwort än-dern ( XI.1).

    II.3 Passwort vergessen

    Sollten Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben, können Sie sich mit Klick auf den Link „Passwort vergessen“ auf dem Anmeldebildschirm von ESF-Bavaria ein neues Passwort per E-Mail zusenden lassen. Es wird an die in Ihrem Benutzerkonto angegebene E-Mail versandt. Bitte stellen Sie sicher, dass nur Sie Zugriff auf das entsprechende E-Mail-Konto besitzen und die E-Mail Sie auch erreichen kann!

  • 13

    Anmeldung am System: Passwort vergessen

    ESF-Bavaria

    Sollten Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben, wenden Sie sich bitte an Ihre/n Ad-ministrator/in.

    1. Klicken Sie auf "Passwort vergessen" im Anmeldebildschirm von ESF-Bavaria. Hierfür ist Ihr Benutzername unbedingt anzugeben, da ein neues Passwort an die E-Mail-Adresse, die Ihrem Benutzernamen zugeordnet ist, gesendet wird.

    2. Im folgenden Dialog werden Sie aufgefordert, die Sicherheitsabfrage zu beantworten.

    3. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".

    4. Bei korrekter Beantwortung der Frage wird eine E-Mail an das E-Mail-Konto gesendet, welches bei der Einrichtung Ihres Benutzerkontos angegeben wurde.

    5. In der E-Mail sind Ihr Benutzername und ein automatisch generiertes Passwort enthal-ten.

    6. Geben Sie Benutzernamen und Ihr Passwort aus der soeben erhaltenen E-Mail in die entsprechend bezeichneten Eingabefelder des Login-Dialogs (Wird nach dem Aufrufen der entsprechenden Internetadresse angezeigt) ein. Achten Sie dabei unbedingt auf Groß- und Kleinschreibung! (Kopieren Sie das Passwort am besten aus der E-Mail und fügen Sie es mit "Strg" + "v" bzw. "Ctrl" + "v" in das Eingabefeld ein).

    7. Klicken Sie auf "Anmelden".

    8. Es erscheint nun eine Abfrage, in der ein neues Passwort verlangt wird. Dieses Pass-wort sollten nur Sie kennen und es sollte nicht zu einfach zu "erraten" sein! Sie müssen das Passwort zweimal angeben, um Eingabefehler zu vermeiden.

    9. Klicken Sie auf "Speichern".

    10. Falls die Schreibweise sich in den Eingabefeldern unterscheidet (Achtung: Groß-/ Klein-schreibung!), werden Sie aufgefordert, die Eingabe des Passworts zu wiederholen. Ge-ben Sie Ihr Passwort noch einmal ein und klicken Sie auf "Speichern".

    11. Falls die Schreibweise in beiden Eingabefeldern identisch war, erscheint nun die Benut-zeroberfläche ( III) entsprechend den Ihnen zugewiesenen Bedienrechten.

    Sie können nach dem Login im Bereich „Administration“ jederzeit Ihr Passwort än-dern ( XI.1).

  • 14

    Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria: Passwort vergessen

    ESF-Bavaria

    III Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria

    Nachdem Sie sich erfolgreich bei ESF-Bavaria angemeldet haben, teilt ESF-Bavaria das Browserfenster in zwei Bereiche:

    Auf der linken Seite finden Sie das Hauptmenü, welches Ihnen während der gesamten Sitzung in ESF-Bavaria zur Verfügung steht. Das Hauptmenü dient der Navigation im System. Das Menü ist in zwei Ebenen gegliedert. Die Menüpunkte der oberen Ebene geben, wenn man auf sie klickt, den Zugriff auf die Menüpunkte der unteren Ebene frei. So wird etwa nach Klick auf den Menüpunkt "Administration" die Funktion "eigenes Passwort ändern" sichtbar. Nach Klick auf diesen Eintrag erscheint dann der entspre-chende Dialog im rechten Bereich von ESF-Bavaria.

    Der rechte Bereich des Browserfensters birgt den (wesentlich größeren) Arbeitsbereich von ESF-Bavaria. Hier werden alle Dialoge angezeigt, die die Eingaben von Ihnen auf-nehmen. Die meiste Zeit werden Sie in diesem Bereich von ESF-Bavaria arbeiten.

    Da Sie häufig mit sehr umfangreichen Dialogen bzw. Formularen arbeiten, werden diese auf mehrere "Seiten" verteilt. Die einzelnen Seiten sind über "Karteikartenreiter" erreich-bar. Sie gelangen zu den Seiten eines Formulars, indem Sie auf einen der Karteikarten-reiter klicken.

    Vor dem Wechsel eines Karteikartenreiters sollten Sie Ihre Eingaben speichern. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, werden Sie vor dem Wechsel der Reiter gefragt, ob Sie Ihre Eingaben speichern wollen.

    Wenn der Inhalt einer Seite sehr umfangreich ist, wird die Seite weiterhin in Bereiche aufgeteilt, die aus- und eingeblendet werden können. Dafür werden den Bereichen Über-schriften vergeben, die farblich blau hinterlegt sind und ein kleines "Pluszeichen" ganz links aufweisen. Ein Klick auf dieses Pluszeichen klappt den Bereich aus und macht das Pluszeichen zu einem Minuszeichen. Ein Klick auf ein Minuszeichen klappt den Bereich wieder ein.

  • 15

    Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria: Arbeitskörbe

    ESF-Bavaria

    Vor dem Auf- oder Zuklappen eines Bereiches einer Seite ist ein Speichern Ihrer Eingaben nicht nötig. Sie sollten Ihre Eingaben aber regelmäßig abspeichern!

    Ein weiteres, zentrales Bedienelement von ESF-Bavaria sind "Arbeitskörbe" ( III.1).

    III.1 Arbeitskörbe

    Die Arbeit mit ESF-Bavaria wird über Arbeitskörbe organisiert. Arbeitskörbe fassen Pro-jekte zu Gruppen ( III.3) zusammen und zeigen den Benutzer/innen alle noch zur Erle-digung anstehenden oder erledigten Vorgänge ( III.2, III.4) an. Über beide Arbeitskör-be gelangen Sie zur Projektansicht, in der Sie Vorgänge für dieses Projekt bearbeiten und neu anlegen sowie die Stammdaten und Stammblätter zum Projekt bearbeiten und ansehen können.

    III.2 Der persönliche Arbeitskorb

    Sie rufen den persönlichen Arbeitskorb im Hauptmenü auf, indem Sie den Menüeintrag „Arbeitskorb“ klicken. Alternativ können Sie im rechten Bildschirmbereich den Reiter „persönliche Vorgänge“ klicken. Nach der Anmeldung leitet Sie ESF-Bavaria direkt in den persönlichen Arbeitskorb.

    Der persönliche Arbeitskorb listet alle Vorgänge ( I.5) oder Anträge auf, die Ihnen zur Bearbeitung zugeordnet sind oder für die das Antragsverfahren bereits abgeschlossen ist. Diese Zuordnung geschieht projektübergreifend. D.h. im persönlichen Arbeitskorb finden Sie alle Vorgänge (im Status "in Bearbeitung", "beantragt" oder "erledigt") von Projekten, für deren Bearbeitung Sie zuständig sind, weil Sie z. B. den Vorgang bzw. An-trag angelegt haben.

    Im persönlichen Arbeitskorb wird unterschieden zwischen "offenen Vorgängen" und "ab-geschlossenen Vorgängen". "Offene Vorgänge" sind solche, die aktuell bearbeitet wer-den, sich im Beantragungsprozess befinden – allgemein – noch nicht den Status ( I.6) „erledigt“ besitzen. Abgeschlossene Vorgänge werden im persönlichen Arbeitskorb in ei-ner zweiten Liste aufgeführt.

  • 16

    Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria: Der Arbeitskorb des Teams

    ESF-Bavaria

    Die Liste der Vorgänge im persönlichen Arbeitskorb kann in auf- und absteigender Rei-henfolge sortiert werden. Klicken Sie hierfür bitte auf die Überschrift der Spalte (s. Abbil-dung oben), nach der Sie die Liste der Projekte sortieren möchten. Beim ersten Klick wird in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Beim zweiten Klick in absteigender Reihenfol-ge. Die aktuelle Sortierreihenfolge wird durch einen kleinen Pfeil neben der Überschrift der Spalte angezeigt.

    Per Klick auf die Bezeichnung der Vorgänge gelangen Sie in den angeklickten Vorgang und können ihn bearbeiten, sofern sich der Vorgang im Status „In Bearbeitung“ befindet. Erledigte oder beantragte Vorgänge können Sie lediglich betrachten oder ausdrucken.

    Per Klick auf den Projektnamen in der zweiten Spalte der Vorgangstabellen von rechts gelangen Sie in die „Projektansicht“. Dort sehen Sie alle Vorgänge des Projekts und können neue Vorgänge anlegen oder die Stamm(blatt)daten des Projekts pflegen.

    III.3 Der Arbeitskorb des Teams

    Sie rufen den Arbeitskorb des Teams im Hauptmenü auf, indem Sie den Menüeintrag „Arbeitskorb Team“ klicken. Alternativ können Sie im rechten Bildschirmbereich den Rei-ter „Projekte des Teams“ klicken. Ihr „Team“ ist Ihre Organisation oder Unternehmen.

    Der Arbeitskorb des Teams listet alle Projekte auf, die Ihre Organisation beantragt oder die bereits bewilligt sind. Die Liste der Projekte im Arbeitskorb des Teams weist für jedes Projekt aus:

    Das Aktenzeichen der Bewilligungsbehörde, sofern dieses vergeben wurde.

    Die interne Projektnummer ( I.7).

    Den Projektnamen.

    Die Bezeichnung Ihrer Organisation.

    Das Antragsdatum.

    Den Maßnahmezeitraum.

    Nach diesen Angaben kann die Liste der Projekte im Arbeitskorb des Teams in auf- und absteigender Reihenfolge sortiert werden. Klicken Sie hierfür bitte auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie die Liste der Projekte sortieren möchten. Beim ersten Klick wird in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Beim zweiten Klick in absteigender Reihenfolge. Die aktuelle Sortierreihenfolge wird durch einen kleinen Pfeil neben der Überschrift der Spal-te angezeigt.

  • 17

    Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria: Projektansicht und Vorgangsbearbeitung

    ESF-Bavaria

    Bei einem Klick auf die Angaben zu einem Projekt in einer der Spalten, wird die Einzel-ansicht dieses Projekts geöffnet. Sie gelangen über Klicken des entsprechenden Eintra-ges im Navigationsmenü im linken Bereich des Browserfensters zurück zum Arbeitskorb des Teams.

    III.4 Projektansicht und Vorgangsbearbeitung

    Nach einem Klick im Arbeitskorb des Teams ( III.3) oder auf den in der Liste der Vor-gänge aufgeführten Namen des Projekts in Ihrem persönlichen Arbeitskorb ( III.2) ge-langen Sie in die Projektansicht.

    Die Informationen zum Projekt werden nun auf einzelne "Seiten" verteilt, die Sie über Kli-cken der Karteikartenreiter im oberen Bereich des Browserfensters erreichen. Diese Rei-ter sind (v.l.n.r.):

    Stammdaten ( III.5)

    Vorgangsbearbeitung (Dieser Reiter wird standardmäßig aktiviert, wenn Sie die Projektansicht öffnen)

    Kosten- und Finanzierungsplan

    Stammblattdaten ( XII Anleitung zum Ausfüllen der Stammblätter)

    Ist die Vorgangsbearbeitung aktiviert, werden in einer Zeile von links nach rechts der Projektname, die interne Projektnummer, die Bezeichnung Ihrer Organisation sowie der aktuelle Projektstatus ( I.6) angezeigt.

    Direkt unter dieser Zeile finden Sie einen hellblauen Balken mit der Bezeichnung „Vor-gang anlegen“. Im unteren Teil des Bildschirms finden sich zwei Tabellen mit den offe-nen und den abgeschlossenen Vorgängen (Anträgen) des gewählten Projekts. Für jeden Vorgang ist jeweils dessen Bezeichnung, sein aktueller Status, Datum und Uhrzeit der letzten Bearbeitung des Vorgangs, Vorname und Name des/der Nutzer/in, der/die den Vorgang angelegt hat sowie der oder die aktuell zuständige Bearbeiter/in.

    Per Klick auf das kleine „+“-Zeichen im Balken „Vorgang anlegen“ öffnet sich ein Bereich mit einer Liste von Vorgängen bzw. Anträgen. Setzen Sie bei dem Vorgang, den Sie für

  • 18

    Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria: Der Reiter Stammdaten in der Projektansicht: Dokumente bereitstellen

    ESF-Bavaria

    das Projekt anlegen möchten einen Haken und klicken Sie unten auf den Button „Vor-gang anlegen“.

    Erstattungsanträge, ZVN und GVN können erst angelegt werden, wenn das Projekt den Status „bewilligt“ besitzt, also nachdem Sie den Bewilligungsbescheid erhalten haben.

    Den neu angelegten Vorgang finden Sie nun in der Tabelle „offene Vorgänge“ im Status „In Bearbeitung“. Per Klick auf die Bezeichnung des Vorgangs gelangen Sie zum betref-fenden Antrag, können Iin ausfüllen, zwischenspeichern, ausdrucken und schließlich be-antragen.

    III.5 Der Reiter Stammdaten in der Projektansicht: Dokumente bereitstellen

    Wenn Sie in der Projektansicht den Reiter „Stammdaten“ klicken, sehen Sie die mit dem Projektantrag eingereichten Grunddaten des Projektes. Öffnen Sie den Bereich „Projekt-daten!

    Im Bereich „Projektdaten“ finden Sie die Möglichkeit, projektspezifische Dokumente in ESF-Bavaria zu laden.

    Zunächst finden Sie hier das mit dem Antrag eingereichte Projektkonzept wieder. Laden Sie dieses – nachdem Sie es mit dem Projektantrag eingereicht haben – nur hoch, falls Sie dazu aufgefordert werden!

    Direkt darunter finden Sie alle mit dem Projekt zusammenhängenden und an Sie ver-sandten Dokumente (z. B. die Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmebeginn, den Be-willigungsbescheid etc.). Sie können diese einsehen und auf Ihrer Festplatte speichern. Es handelt sich hierbei allerdings nicht um die offiziellen Dokumente und Sie sind insbe-sondere keine rechtsgültigen Originale oder Kopien. Die rechtsgültigen Dokumente sind Ihnen mit der Post zugegangen. Bewahren Sie diese unter allen Umständen sorgfältig auf!

  • 19

    Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria: Der Reiter Stammdaten in der Projektansicht: Dokumente bereitstellen

    ESF-Bavaria

    Über der Liste der Dokumente finden Sie den Link „Datei hochladen“. Per Klick darauf besteht die Möglichkeit, zusätzliche Dokumente für das Projekt in ESF-Bavaria zu laden und so den Sachbearbeiter/innen zur Verfügung zu stellen.

    Beispielsweise können Sie hier Sachberichte im Rahmen Ihrer Verwendungsnachweise, Teilnehmeradresslisten, Evaluierungsbögen und andere Unterlagen zur Verfügung stel-len, die Sie für die Evaluation bereithalten müssen.

    Um ein Dokument hochzuladen,

    1. klicken auf den Link „Datei hochladen“

    2. Klicken Sie in der Folgeansicht den Button „durchsuchen“.

    3. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Sie die Datei, die Sie hochladen möchten, auf Ihrer Festplatte suchen können.

    4. Geben Sie die Datei an und klicken Sie „öffnen“.

    5. Klicken Sie nun in ESF-Bavaria den Button „Datei hochladen“.

    6. Wenn die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, erscheint ein entsprechender Hinweis und Sie finden das Dokument nun in der Liste der Dokumente.

  • 20

    Die Bedienoberfläche von ESF-Bavaria: Der Reiter „Stammblatt PT“ in der Projektansicht: Stammblattdaten bereitstellen

    ESF-Bavaria

    III.6 Der Reiter „Stammblatt PT“ in der Projektansicht: Stammblattdaten bereitstellen

    Zu Beginn Ihrer Maßnahme sowie für jeden Zwischenverwendungsnachweis und den Gesamtverwendungsnachweis sind Sie angehalten, die Stammblattdaten für Ihr Projekt anzugeben bzw. zu aktualisieren. Die Zahl der Austritte und Abbrüche können Sie natür-lich laufend pflegen. Dies erfolgt in ESF-Bavaria im Reiter „Stammblatt PT“ in der Pro-jektansicht.

    Beachten Sie bitte die Hinweise zum Ausfüllen der Stammblätter in Kapitel XII dieser An-leitung.

  • 22

    Die Projektvoranfrage: Sie haben noch kein ESF-Bavaria Benutzerkonto

    ESF-Bavaria

    IV Die Projektvoranfrage

    Projektvoranfragen müssen – zwingend – für jedes Projekt gestellt werden. Sowohl För-derungsinteressierte, die noch nicht in ESF-Bavaria bekannt sind, wie auch externe Be-nutzer/innen oder Organisationen, die bereits ein Benutzerkonto für ESF-Bavaria besit-zen, müssen Projektvoranfragen stellen.

    Eine Projektvoranfrage macht bislang nicht in ESF-Bavaria angemeldete Anfragestellen-de am System bekannt, gibt einen groben Einblick in die vorgesehenen Förderinhalte und ordnet das geplante Projekt einer Förderaktivität und damit einem Ressort zu.

    Wird eine Projektvoranfrage angenommen, besitzt das Projekt den Status "geeignet". Es wird automatisch ein Projektantrag generiert, den Sie ausfüllen und schließlich ausdru-cken und vorlegen können.

    IV.1 Sie haben noch kein ESF-Bavaria Benutzerkonto

    1. Rufen Sie ESF-Bavaria in Ihrem Browser auf.

    2. Klicken Sie "Projektvoranfrage stellen".

    3. Es erscheint ein Formular, indem Sie folgende Pflichtfelder ausfüllen müssen:

    Pflichtfelder in der Projektvoranfrage eines externen Benutzers, der noch kein Be-nutzerkonto in ESF-Bavaria besitzt

    Name

    Straße

    Postleitzahl

    Ort

    Organisationstyp

    Anrede

    Nachname

    Vorname

    Funktion

    Telefon

    E-Mail- Adresse

    Benutzername

    Projektname

    Ministerium (vergleiche Liste im Anhang dieser Anleitung!)

    Förderaktivität (vergleiche Liste im Anhang dieser Anleitung!)

  • 23

    Die Projektvoranfrage: Sie haben noch kein ESF-Bavaria Benutzerkonto

    ESF-Bavaria

    Mit der ersten Projektvoranfrage werden Ihre organisationsspezifischen Daten in ESF-Bavaria erfasst. Falls sich die Angaben zu Ihrer Organisation ändern (Adress-änderung, Umfirmierung, Bankkonto o.ä.), kontaktieren Sie bitte Ihre sachbearbei-tende Stelle. Dort wird die Änderung in Ihren Stammdaten angepasst und erscheint ab dann in allen in ESF-Bavaria bearbeiteten Anträgen / Vorgängen. Angaben zu Ihrer Person kann der ESF-Bavaria-Superuser Ihrer Organisation in der Administra-tion anpassen!

    4. Nun müssen Sie eine Konzeptdatei hoch laden. Klicken Sie dazu auf "Durchsuchen…", nun öffnet sich ein kleines Fenster, wählen Sie dort die entsprechende Datei aus und ki-cken Sie auf "Öffnen". Klicken Sie danach auf "Datei hochladen".

  • 24

    Die Projektvoranfrage: Sie haben bereits ein ESF-Bavaria Benutzerkonto

    ESF-Bavaria

    5. Der Hinweis "... Datei erfolgreich heraufgeladen!" erscheint nun unter dem Punkt "Pro-jektkonzept". (Anstelle der "..." in dem Hinweis steht dann der Dateiname.)

    6. Nachdem Sie Ihre Daten vollständig eingegeben und eine Konzeptdatei hochgeladen haben, klicken Sie auf "Absenden".

    7. Wenn Ihre Daten vollständig waren, wird die Projektvoranfrage nun an das zuständige Ministerium übermittelt. Zur Bestätigung erscheint ein kleines Fenster (Pop-Up) in dem angezeigt wird, dass Ihre Projektvoranfrage übermittelt wurde ("Projektvoranfrage ge-sendet!"). Klicken Sie zum Abschluss in diesem Fenster auf "Ok".

    8. Wenn Ihre Anfrage abgelehnt wird, wird Ihnen dies schriftlich mitgeteilt.

    9. Wenn Ihre Anfrage angenommen wird, erhalten Sie per E-Mail (an die in der Projektvor-anfrage angegebene Adresse) zusammen mit den ESF-Bavaria Anmeldedaten (Benut-zername und Passwort) die Aufforderung "Die Antragsdaten können jetzt in das System eingegeben werden.“.

    10. Fahren Sie mit dem Punkt "Projektantrag" fort. ( V)

    IV.2 Sie haben bereits ein ESF-Bavaria Benutzerkonto

    1. Melden Sie Sich mit Ihren Benutzerdaten bei ESF-Bavaria an.

    2. Wählen Sie links im Menü den Punkt "Projektanfrage erzeugen" aus.

    3. Es erscheint ein Formular, indem Sie folgende Pflichtfelder ausfüllen müssen:

  • 25

    Die Projektvoranfrage: Sie haben bereits ein ESF-Bavaria Benutzerkonto

    ESF-Bavaria

    Pflichtfelder in der Projektvoranfrage eines externen Benutzers, der bereits ein Benutzerkonto in ESF-Bavaria besitzt

    Projektname

    Ministerium (vergleiche Liste im Anhang dieser Anleitung!)

    Förderaktivität (vergleiche Liste im Anhang dieser Anleitung!)

    4. Nun müssen Sie eine Konzeptdatei hochladen. Klicken Sie dazu auf "Durchsuchen…", wählen Sie die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf "Öffnen". Klicken Sie da-nach auf "Datei hochladen".

    5. Der Hinweis "... Datei erfolgreich heraufgeladen!" erscheint nun unter dem Punkt "Pro-jektkonzept". (Anstelle der "..." in dem Hinweis steht dann der Dateiname.)

    6. Klicken Sie auf "Absenden".

    7. Wenn Ihre Daten vollständig waren, erscheint das Pop-up-Fenster "Projektvoranfrage gesendet!". Klicken Sie auf "Ok".

    8. Wenn Ihre Anfrage abgelehnt wird, wird Ihnen dies schriftlich mitgeteilt.

    9. Wenn Ihre Anfrage angenommen wird, erscheint in Ihrem persönlichen Arbeitskorb ein neuer Projektantrag mit dem Status "in Bearbeitung" und dem Projektnamen der Voran-frage.

    10. Fahren Sie mit dem Punkt „Projektantrag“ fort. ( V).

  • 26

    Der Projektantrag: Projektantrag anlegen

    ESF-Bavaria

    V Der Projektantrag

    Der Projektantrag entspricht den Vorgaben der Verwaltungsbehörde für die Förderung im Rahmen des ESF-OP 2007-2013.

    Ein Projektantrag kann von den Sachbearbeiter/innen elektronisch zur Änderung zu-rückgegeben werden, falls dies nötig ist. Es muss also nicht für jede Überarbeitung eines Antrags ein neuer Vorgang angelegt werden. Wird Ihnen ein Antrag zur Überarbeitung zurückgegeben, sind die Daten des vorhergehenden Antrags in den Dialogen von ESF-Bavaria noch enthalten. Sie müssen also nicht alle Daten nochmals eingeben.

    Wird der Projektantrag angenommen, wechselt der Status des Projekts von „geeignet“ auf „angenommen“.

    Nachdem der Projektantrag angenommen wurde, wird Ihnen ggf. die Zustimmung zum Vorzeitigen Maßnahmebeginn zugehen. Im Anschluss folgt der Bewilligungsbescheid. Beide Vorgänge sehen Sie in Ihrem persönlichen Arbeitskorb sowie in der Projektan-sicht, sobald die Vorgänge erledigt und die entsprechenden Dokumente an Sie versen-det worden sind. Sie können die entsprechenden OFFICE-Dokumente öffnen und einse-hen. Diese haben allerdings lediglich informativen Charakter und sind keine rechtsgülti-gen Dokumente! Bewahren Sie unbedingt die Ihnen schriftlich zugesandten Dokumente sorgfältig auf!

    Ein von Ihnen schriftlich vorgelegter Projektantrag kann durch einen Ablehnungsbe-scheid abgelehnt und so die fehlende Förderfähigkeit des beantragten Projekts festge-stellt werden.

    Wird der Ablehnungsbescheid versandt, wechselt der Status des Projekts von „geeignet“ auf „abgelehnt“. Den Status eines Projekts sehen Sie z. B. in der Projektliste im Arbeits-korb des Teams oder in der Projektansicht.

    V.1 Projektantrag anlegen

    Der Projektantrag wird automatisch vom System angelegt, sobald die von Ihnen einge-reichte Projektvoranfrage von dem Sachbearbeiter/in genehmigt wurde.

    Das Projekt hat nach der Annahme der Voranfrage den Status „geeignet“. Wurde die Voranfrage nicht angenommen, ist der Status des Projekts „ungeeignet“ und es wird kein Projektantrag angelegt. In letzterem Fall werden Sie schriftlich über die Ablehnung der Voranfrage informiert.

    Falls Sie von Ihrer Sachbearbeiterin oder Ihrem Sachbearbeiter dazu aufgefordert wer-den, können Sie einen Vorgang „Projektantrag“ auch manuell anlegen. Gehen Sie hierzu in die Projektansicht. Sie gelangen in die Projektansicht, indem Sie in Ihrem persönli-chen Arbeitskorb den Namen des gewünschten Projekts anklicken. Aus dem Arbeitskorb des Teams gelangen Sie in die Projektansicht, indem Sie einen der Einträge des ge-wünschten Projekts in der Liste der Projekte anklicken.

  • 27

    Der Projektantrag: Projektantrag ausfüllen

    ESF-Bavaria

    Nachdem Sie den Antrag ausgefüllt haben, müssen Sie ihn ausdrucken und unter-schrieben mit allen nötigen Anlagen an Ihre/n Sachbearbeiter/in senden! Vergessen Sie nicht den Antrag auch in ESF-Bavaria abzusenden, indem Sie den Button „Antrag stel-len“ klicken!

    V.2 Projektantrag ausfüllen

    1. Klicken Sie im persönlichen Arbeitskorb unter "offene Vorgänge" den Button "Projektan-trag" für das von Ihnen beantragte Projekt. Den Projektnamen finden Sie in der Tabelle mit den Vorgängen. Sie können alternativ in Ihrem persönlichen Arbeitskorb zunächst auf den Projektnamen klicken und so in die Projektansicht wechseln. Dort finden Sie den Projektantrag unter den „offenen Vorgängen“.

    2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Antragsteller".

    3. Es öffnet sich die Seite zum Bearbeiten Ihrer persönlichen Daten.

    4. Wählen Sie unter Vorsteuerabzug "teilweise", "berechtigt" oder "nicht berechtigt" aus, in-dem Sie in das entsprechende Feld klicken.

    5. Vergessen Sie im Falle der Umsatzsteuerfreiheit nicht einen entsprechenden Nachweis mit dem Antrag einzureichen. Klicken Sie in diesem Falle im Dialog das Kästchen „Um-satzsteuerbefreiung liegt bei“.

    6. Sie können nun Ihre Bankverbindung in die dafür vorgesehenen Felder eintragen, indem Sie das Konto aus der Liste auswählen. Sie können ein neues Konto auch per Hand ein-tragen.

    Sie können neue Bankkonten zunächst an den für Sie zuständige/n Sachbearbei-ter/in melden. Die Sachbearbeiter/innen legen dann das Konto in Ihren Stammda-

  • 28

    Der Projektantrag: Projektantrag ausfüllen

    ESF-Bavaria

    ten an. Im Anschluss können Sie es einfach aus der Liste im Projektantrag auswäh-len. Um die Abrechnung zu erleichtern, kann es nützlich sein, ein eigenes Konto für jedes Projekt anzulegen. Dies macht die Belegerfassung und Beleglieferung bei den Erstattungsanträgen und ggf. den Verwendungsnachweisen einfacher!

    Falls sich die Angaben zu Ihrer Organisation geändert haben (Adressänderung, Umfirmierung o.ä.), kontaktieren Sie bitte Ihre sachbearbeitende Stelle. Dort wird die Änderung in Ihren Stammdaten angepasst und erscheint ab dann in allen in ESF-Bavaria bearbeiteten Anträgen / Vorgängen.

    7. Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Beantragte Zu-wendung", um diese einsehen zu können.

    8. Klicken Sie das Plus-Symbol vor "Projektdaten".

    9. Dort erscheint ein Fester, in dem Sie die Projektdaten angeben können.

    10. Handelt es sich um ein Nachfolgeprojekt, geben Sie dies an, indem Sie in das Kästchen vor "Ja" klicken. Tragen Sie im rechten Feld "AZ. des Vorgängerprojekts" bitte das ent-sprechende Aktenzeichen ein.

    11. Tragen Sie im Feld darunter die "Zielsetzungen und die zu erwartenden Ergebnisse" des Projekts ein, indem Sie in das Feld klicken.

    12. Im nächsten Schritt tragen Sie eine "Kurzbeschreibung des Inhalts des Projekts" in das nebenstehende Feld ein.

    13. Um die Langfassung der Projektbeschreibung hochzuladen, klicken Sie neben "Projekt-konzept" auf den Button "Durchsuchen". Es öffnet sich ein kleines Fenster (Pop-Up). Wählen Sie nun in diesem Fenster, die gewünschte Datei aus. Klicken Sie anschließend auf "Öffnen".

    14. Klicken Sie anschließend auf "Datei hochladen". Unter "Datei" erscheint die von Ihnen hochgeladene Datei.

    15. Bei Bedarf können Sie weitere Dokumente/Bescheinigungen (Nachweis über die Um-satzsteuerbefreiung etc.) hochladen. Klicken Sie auf „Datei hochladen“. Vergessen Sie nicht, alle Unterlagen auch dem ausgedruckten Projektantrag beizulegen, sofern dies nötig ist!

    16. Eine neue Seite öffnet sich. Klicken Sie neben "Dokument" auf den Button "Durchsu-chen". Es öffnet sich ein kleines Fenster (Pop-Up). Wählen Sie nun in diesem Fenster die gewünschte Datei aus. Klicken Sie anschließend auf "Öffnen". Klicken Sie danach auf "Datei hochladen".

    17. Der Hinweis "... Datei erfolgreich heraufgeladen." erscheint nun unter dem Punkt "Pro-jektkonzept". (Anstelle der "..." steht dann der Dateiname.)

    18. Wenn Sie die Datei speichern möchten, klicken Sie auf "OK". Wenn Sie den Upload verwerfen möchten, klicken Sie auf "Abbrechen".

    19. Sie gelangen nun wieder zur Übersicht "Antrag auf Fördermittel". Um den Projektantrag weiter zu bearbeiten, klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Projektdaten".

    20. Unter "Datei hochladen" finden Sie Ihre hochgeladenen Dokumente. Wenn Sie das Do-kument löschen wollen, klicken Sie neben dem Dokument auf "Löschen".

  • 29

    Der Projektantrag: Projektantrag ausfüllen

    ESF-Bavaria

    21. Wählen Sie unter "geplantes Zertifikat" ein entsprechendes Feld durch Anklicken eines Auswahlkästchens aus.

    22. Geben Sie falls erforderlich an, ob die Bescheinigung der Arbeitsagentur/ARGE beiliegt oder nicht und tragen Sie ggf. den Namen der AA/ARGE in dem Feld rechts daneben ein.

    23. Geben Sie zudem durch Klicken in das entsprechende Kästchen an, ob die Bescheini-gung der Kammer beiliegt oder nicht und tragen ggf. den Namen der Kammer in das entsprechende Kästchen ein.

    24. Wählen Sie den Bewilligungszeitraum sowie den Maßnahmezeitraum, indem Sie in die entsprechenden Felder ein Datum eintragen.

    25. Geben Sie an, ob im Projekt, für dass Sie den Antrag stellen, ein Vorsteuerabzug "be-rechtigt" oder "nicht berechtigt" ist, indem Sie in das entsprechende Feld klicken.

    26. Geben Sie den "Durchführungsort/Durchführungsbereich" Ihres Projekts an. Handelt es sich um mehrere Durchführungsorte, machen Sie ein Häkchen im Feld vor "Mehrere Durchführungsorte". Falls das Projekt bayernweit durchgeführt wird, machen Sie dies ebenfalls kenntlich, in dem Sie „mehrere Durchführungsorte“ anklicken.

    27. Klicken Sie nun auf das Plus-Symbol vor "Teilnehmende".

    28. Geben Sie die voraussichtliche Zahl der Teilnehmenden während des gesamten Durch-führungszeitraumes für die entsprechenden Jahre durch Anklicken der Felder an.

    29. Geben Sie die voraussichtliche sozioökonomische Struktur (Alter, Erwerbsstatus usw.) der Teilnehmenden für die entsprechenden Jahre an.

    30. Tragen Sie die Anzahl der Unterrichtsstunden pro Woche ein.

    31. Tragen Sie die Anzahl der Ferientage ein.

    32. Geben Sie die Projektstunden durch Anklicken der entsprechenden Felder ein. Das Sys-tem errechnet die Gesamtstunden automatisch.

    33. Klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol vor "Kostenplan".

    34. Durch Klicken in die entsprechenden Felder erstellen Sie Ihren persönlichen Kostenplan. Das System errechnet auch hier wieder die Gesamtsumme.

    35. Klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol vor "Finanzierungsplan".

    36. Füllen Sie den Finanzierungsplan durch Klicken in die entsprechenden Felder aus.

    37. Achten Sie darauf, dass die Höhe der Gesamtkosten gleich der Höhe der Gesamtfinan-zierung ist.

    38. Der Projektantrag ist fertig und kann gespeichert ( V.3) oder abgesendet ( V.5) wer-den.

  • 30

    Der Projektantrag: Projektantrag speichern

    ESF-Bavaria

    V.3 Projektantrag speichern

    1. Klicken Sie Daten auf den Button "Speichern", um Ihre Eingaben zu sichern.

    Sie sollten Ihre Eingaben regelmäßig abspeichern, um Datenverlust zu vermeiden!

    V.4 Projektantrag ausdrucken

    1. Um Ihren Projektantrag auszudrucken, klicken Sie auf das Druckersymbol im oberen Bildschirmbereich.

    V.5 Projektantrag stellen

    1. Drucken Sie den Antrag aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bild-schirmbereich klicken. Der Antrag wird nun als pdf-Dokument geöffnet.

    2. Klicken Sie auf den Button "Antrag stellen", um den Projektantrag abzusenden.

    3. Nachdem Sie den Änderungsantrag gestellt haben, gelangen Sie automatisch zurück zur Vorgangsbearbeitung des Projekts.

    4. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ihrer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente bei. Senden Sie den Antrag per Post unterschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

    V.6 Projektantrag überarbeiten

    1. Sendet der Sachbearbeiter/in Ihnen den Antrag zur Änderung zurück, erscheint dieser in Ihrem persönlichen Arbeitskorb unter den offenen Vorgängen.

    2. Klicken Sie auf den Projektantrag und nehmen Sie die Änderungen am Antrag vor.

    3. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, drucken Sie den Antrag aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bildschirmbereich klicken. Der Antrag wird nun als pdf-Dokument geöffnet.

    4. Klicken Sie auf den Button "Antrag stellen", um den Projektantrag wieder vorzulegen.

    5. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ihrer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente bei. Senden Sie den Antrag per Post unterschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

  • 32

    Änderungsantrag (Projekte): Einen Änderungsantrag anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    VI Änderungsantrag (Projekte)

    Der Änderungsantrag entspricht den Vorgaben der Verwaltungsbehörde für die Förde-rung im Rahmen des ESF-OP 2007-2013 und ist in ESF-Bavaria mit dem Projektantrag inhaltlich fast identisch.

    Ein Änderungsantrag kann von den Sachbearbeiter/innen elektronisch zur Überarbei-tung zurückgegeben werden, falls dies nötig ist. Es muss also nicht für jede Überarbei-tung eines Antrags ein neuer Vorgang angelegt werden. Wird Ihnen ein Antrag zur Überarbeitung zurückgegeben, sind die Daten des vorhergehenden Antrags in den Dia-logen von ESF-Bavaria noch enthalten. Sie müssen also nicht alle Daten nochmals ein-geben.

    Ein Änderungsantrag kann nur für Projekte im Status "bewilligt" erstellt werden. Es muss also schon ein Bewilligungsbescheid ergangen sein, bevor ein Änderungsantrag für ein Projekt gestellt werden kann.

    VI.1 Einen Änderungsantrag anlegen und ausfüllen

    1. Gehen Sie in die „Vorgangsbearbeitung“ der Projektansicht. Aus dem persönlichen Ar-beitskorb gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie den Namen des Projekts in der Lis-te der offenen oder der abgeschlossenen Vorgänge klicken. Aus dem Arbeitskorb des Teams gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie einen der Einträge des gewünschten Projekts in der Projektliste klicken.

    Das Projekt muss sich im Status "bewilligt" befinden, wenn ein Änderungsantrag angelegt werden soll

    1. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Vorgang anlegen", eine Übersicht der Vorgänge wird Ihnen nun angezeigt.

    2. Setzen Sie ein Häkchen vor "Änderungsantrag", durch Anklicken des weißen Kästchens.

    3. Klicken Sie auf "Neuen Vorgang anlegen".

    4. Der "Änderungsantrag" erscheint nun unter "Offene Vorgänge".

    5. Klicken Sie auf den Link "Änderungsantrag" unter "Offene Vorgänge".

    6. Es öffnet sich die Seite zum Bearbeiten des "Änderungsantrags".

    Falls sich die Angaben zu Ihrer Organisation geändert haben (Adressänderung, Umfirmierung o.ä.), kontaktieren Sie bitte Ihre sachbearbeitende Stelle. Dort wird die Änderung in Ihren Stammdaten angepasst und erscheint ab dann in allen in ESF-Bavaria bearbeiteten Anträgen / Vorgängen.

    7. Sie können nun Änderungen am Projektantrag vornehmen. Das Vorgehen entspricht dabei dem bei der Erstellung des Projektantrags (vgl. Projektantrag ausfüllen).

  • 33

    Änderungsantrag (Projekte): Änderungsantrag speichern

    ESF-Bavaria

    8. Sie können den Dialog "Änderungsantrag" jederzeit durch drücken des Buttons "Zurück" verlassen. Achtung: Ihre Änderungen werden dabei nicht gespeichert.

    VI.2 Änderungsantrag speichern

    1. Klicken Sie auf den Button "Speichern", um Ihre Eingaben zu speichern. (Der Antrag wird dadurch noch nicht gestellt).

    Sie sollten Ihre Eingaben regelmäßig abspeichern, um Datenverlust zu vermeiden!

    VI.3 Änderungsantrag ausdrucken

    1. Um Ihren Änderungsantrag auszudrucken, klicken Sie auf das Druckersymbol im oberen Bildschirmbereich.

    VI.4 Änderungsantrag stellen

    1. Um den "Änderungsantrag" zu stellen, müssen Sie auf den Button "Antrag stellen" drü-cken.

    2. Drucken Sie den Antrag nun aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bild-schirmbereich klicken.

    3. Nachdem Sie den Änderungsantrag gestellt haben, gelangen Sie automatisch zurück zur Vorgangsbearbeitung des Projekts.

    4. Der Antrag wird nun als pdf-Dokument geöffnet. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ih-rer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente bei. Senden Sie den Antrag per Post unterschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

  • 34

    Der Erstattungsantrag: Einen Erstattungsantrag anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    VII Der Erstattungsantrag

    Der Erstattungsantrag entspricht den Vorgaben der Verwaltungsbehörde für die Förde-rung im Rahmen des ESF-OP 2007-2013.

    Ein Erstattungsantrag kann von den Sachbearbeiter/innen elektronisch zur Überarbei-tung zurückgegeben werden, falls dies nötig ist. Es muss also nicht für jede Überarbei-tung eines Antrags ein neuer Vorgang angelegt werden. Wird Ihnen ein Antrag zur Überarbeitung zurückgegeben, sind die Daten des vorhergehenden Antrags in den Dia-logen von ESF-Bavaria noch enthalten. Sie müssen also nicht alle Daten nochmals ein-geben.

    Die aus dem Erstattungsantrag resultierenden Zahlungsvorgänge werden nicht über ESF-Bavaria abgewickelt. Diese gehen Ihnen ausschließlich schriftlich zu.

    Ein Erstattungsantrag kann nur für Projekte im Status "bewilligt" erstellt werden. Es muss also schon ein Bewilligungsbescheid ergangen sein, bevor ein Erstattungsantrag für ein Projekt gestellt werden kann.

    VII.1 Einen Erstattungsantrag anlegen und ausfüllen

    1. Gehen Sie in die „Vorgangsbearbeitung“ der Projektansicht. Aus dem persönlichen Ar-beitskorb gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie den Namen des Projekts in der Lis-te der offenen oder der abgeschlossenen Vorgänge klicken. Aus dem Arbeitskorb des Teams gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie einen der Einträge des gewünschten Projekts in der Projektliste klicken.

  • 35

    Der Erstattungsantrag: Einen Erstattungsantrag anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    Das Projekt muss sich im Status "bewilligt" befinden, wenn ein Erstattungsantrag angelegt werden soll.

    2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Vorgang anlegen".

    3. Aktivieren Sie das Häkchen vor "Erstattungsantrag".

    4. Klicken Sie auf "Neuen Vorgang anlegen".

    5. Der "Erstattungsantrag" erscheint unter "Offene Vorgänge".

    6. Klicken Sie auf den Link "Erstattungsantrag" unter "Offene Vorgänge".

    7. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Erstattungsantrag".

    Falls sich die Angaben zu Ihrer Organisation geändert haben (Adressänderung, Umfirmierung, Bankkonto o.ä.), kontaktieren Sie bitte Ihre sachbearbeitende Stelle. Dort wird die Änderung in Ihren Stammdaten angepasst und erscheint ab dann in allen in ESF-Bavaria bearbeiteten Anträgen / Vorgängen. Angaben zu Ihrer Person kann der ESF-Bavaria-Superuser Ihrer Organisation in der Administration anpas-sen!

    8. Falls gewünscht, tragen Sie in das Feld unter "Bitte bei Antwort angeben: Az des An-tragstellers" Ihr Aktenzeichen ein. Das Aktenzeichen wird in der nachfolgenden Korres-pondenz vermerkt.

    9. Unter dem Punkt "beantrage(n) ich/wir für die im Zeitraum vom" klicken Sie nacheinan-der in die Felder "Antragsdatum 'Von'" und "Antragsdatum 'Bis'". Es öffnet sich jeweils ein kleiner Kalender, in dem Sie das gewünschte Datum auswählen können.

    10. Treffen sie für folgende Aussagen eine ja/nein Entscheidung, indem Sie den kleinen Kreis vor dem gewünschten Wort anklicken:

  • 36

    Der Erstattungsantrag: Einen Erstattungsantrag anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    11. Pflichtangaben im Erstattungsantrag

    Die Originalbelege liegen dem EA bei.

    Die für das Projekt erforderlichen Stammblätter wurden ausgefüllt.

    Die Maßnahme findet in Vollzeit statt. (Falls Sie „nein" auswählen, müssen sie die UE/Wo in dem Feld daneben eintragen; Markieren sie das Kästchen vor der Aussage „Das Projekt besteht nicht aus Unterricht.“, falls diese Aussage zutrifft.)

    Angaben zu TN gemäß Zuwendungsbescheid erforderlich: (Wenn Sie „ja" auswählen, müssen Sie die folgenden Felder ebenfalls ausfüllen:

    Die TN gehören zur förderfähigen Zielgruppe. (ja/nein Entscheidung)

    Das Projekt startete mit folgender Anzahl von TN:

    davon Frauen

    davon Männer

    Im Abrechnungszeitraum haben teilgenommen: (Hier müssen Sie die Anzahl der Frauen und die der Männer angeben.)

    Die Maßnahmeteilnehmenden haben eine einführende Information über den ESF erhal-ten... (ist Pflichtfeld)

    Der bisherige Projektverlauf entspricht dem eingereichten Konzept... (Wenn Sie „nein" auswählen, müssen Sie eine Begründung angeben.)

    Um den Erstattungsantrag stellen zu können, müssen folgende Aussagen bestätigt wer-den, indem Sie in das Kästchen vor dem „Ja“ klicken.

    Ich/Wir bestätige(n), dass die Kofinanzierung und die Gesamtfinanzierung der Maßnah-me gesichert ist und die Kofinanzierung keine anderen EU/ESF-Mittel (z. B. des Bundes) enthält.

    Ich/Wir bestätige(n), dass die zur Finanzierung erforderlichen Drittmittel erzielt wurden.

    12. Geben Sie bei "Finanzierung der zuschussfähigen Gesamtausgaben" die entsprechen-den Beträge ein. Sie können diese Werte auch nach Erfassung der Kostenbelege ein-tragen!

    13. Sie können im Feld "Verwendungszweck" den gewünschten Verwendungszweck für die Überweisung angeben.

    14. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 1". Hier können Sie die Positionen 2.A (Leistungen Dritter an die Teilnehmenden) und 2.B (Leistungen des Projektträgers an die Teilnehmenden) ausfüllen. Die Summe 2.A und 2.B muss identisch sein mit der Summe 2.1 bis 2.5. Wenn Sie auf "Aktualisieren" klicken, speichern Sie Ihre Angaben.

    Bitte beachten Sie: Sie müssen in den folgenden Schritten für jeden Beleg eine Kosten- bzw. Finanzierungsposition angeben! Belege ohne Angabe der Kosten- bzw. Finanzierungsposition werden nicht gespeichert und nicht zur Beantragung vorgelegt.

    15. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 2a". Hier können Sie eine Buchungsliste zur Finanzierung der Kostengruppen 1, 2B, 3 und 4 anlegen. Für jede neue Zeile können Sie über den Pfeil-Button in der Spalte "Finanzposition" die gewünschte Position aus-wählen. Wenn Sie weitere Seiten benötigen, klicken Sie auf "Weitere Seite einfügen".

  • 37

    Der Erstattungsantrag: Überarbeiten eines Erstattungsantrags

    ESF-Bavaria

    16. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 2b". Hier können Sie Leistungen Dritter an die Teilnehmenden angeben. Für jede neue Zeile können Sie über den Pfeil-Button in der Spalte "Finanzposition" die gewünschte Position auswählen. Wenn Sie weitere Sei-ten benötigen, klicken Sie auf "Weitere Seite einfügen".

    17. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 3". Hier können Sie in einer Buchungsliste projektbezogene Einnahmen angeben. Wenn Sie weitere Seiten benötigen, klicken Sie auf "Weitere Seite einfügen".

    18. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 4". Hier können Sie in einer Buchungsliste projektbezogene Ausgaben angeben. Wenn Sie weitere Seiten benötigen, klicken Sie auf "Weitere Seite einfügen".

    Klicken Sie auf das in der Abbildung gekennzeichnete Symbol, um die Eingabefel-der für die Belegerfassung zu vergrößern!

    19. Kontrollieren Sie im Bereich „Erstattungsantrag“ unter "Finanzierung der zuschussfähi-gen Gesamtausgaben" die Finanzierungspositionen oder erfassen Sie sie jetzt.

    20. Der Erstattungsantrag ist nun ausgefüllt und kann entweder gespeichert (Button "Spei-chern"), gedruckt (Button "Drucken") oder beantragt (Button "Antrag stellen") werden.

    VII.2 Überarbeiten eines Erstattungsantrags

    1. Sendet der/die Sachbearbeiter/in Ihnen den Erstattungsantrag zur Änderung zurück, er-scheint er im Dialog "Vorgangsbearbeitung" unter "offene Vorgänge" im Status "in Bear-beitung".

    2. Klicken Sie im Arbeitskorb unter "Offene Vorgänge" auf den Link "Erstattungsantrag" von dem gewünschten Projekt. Sie können den Erstattungsantrag nun bearbeiten ( VII.1).

    3. Durch Klicken auf die Plus-Symbole gelangen Sie in die zu bearbeitenden Tabellen.

    4. Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, drucken Sie den Erstattungsantrag aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bildschirmbereich klicken. Der An-trag wird nun als pdf-Dokument geöffnet.

  • 38

    Der Erstattungsantrag: Erstattungsantrag speichern

    ESF-Bavaria

    5. Klicken Sie anschließend auf den Button "Antrag stellen".

    6. Nachdem Sie den Erstattungsantrag gestellt haben, gelangen Sie automatisch zurück zur Vorgangsbearbeitung des Projekts.

    7. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ihrer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente und Belege bei. Senden Sie den Antrag per Post un-terschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

    VII.3 Erstattungsantrag speichern

    1. Klicken Sie auf den Button "Speichern", um Ihre Eingaben zu speichern. (Der Antrag wird dadurch noch nicht gestellt).

    Sie sollten Ihre Eingaben regelmäßig abspeichern, um Datenverlust zu vermeiden!

    VII.4 Erstattungsantrag ausdrucken

    1. Um Ihren Erstattungsantrag auszudrucken, klicken Sie auf das Druckersymbol im obe-ren Bildschirmbereich.

    VII.5 Erstattungsantrag stellen

    1. Drucken Sie den Antrag aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bild-schirmbereich klicken. Der Antrag wird nun als pdf-Dokument geöffnet.

    2. Klicken Sie den Button "Antrag stellen". Hiermit wird der Antrag elektronisch an die sachbearbeitende Stelle geleitet.

    3. Nachdem Sie den Erstattungsantrag gestellt haben, gelangen Sie automatisch zurück zur Vorgangsbearbeitung des Projekts.

    4. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ihrer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente bei. Senden Sie den Antrag per Post unterschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

  • 40

    Der Zwischenverwendungsnachweis: Einen Zwischenverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    VIII Der Zwischenverwendungsnachweis

    Der Zwischenverwendungsnachweis (ZVN) entspricht den Vorgaben der Verwaltungs-behörde für die Förderung im Rahmen des ESF-OP 2007-2013. Der ZVN wird gestellt, um v.a. bei mehrjährigen ein Bewilligungsjahr / Haushaltsjahr abzurechnen. Im ZVN werden alle Kosten- und Finanzierungspositionen sowie alle Belege aller bereits für das Projekt gestellten Erstattungsanträge angezeigt und vorgelegt. Zusätzlich können Sie weitere Kostenbelege mit dem ZVN vorlegen und die Kostenerstattung beantragen. Ach-ten Sie bitte darauf, dass Sie nur Belege zur Erstattung vorlegen, deren Belegdatum im abzurechnenden Jahr sowie im Bewilligungszeitraum liegen.

    Ein ZVN kann von den Sachbearbeiter/innen elektronisch zur Überarbeitung zurückge-geben werden, falls dies nötig ist. Es muss also nicht für jede Überarbeitung eines An-trags ein neuer Vorgang angelegt werden. Wird Ihnen ein Antrag zur Überarbeitung zu-rückgegeben, sind die Daten des vorhergehenden Antrags in den Dialogen von ESF-Bavaria noch enthalten. Sie müssen also nicht alle Daten nochmals eingeben.

    Die aus dem ZVN resultierenden Zahlungsvorgänge werden nicht über ESF-Bavaria ab-gewickelt. Diese gehen Ihnen ausschließlich schriftlich zu.

    Ein ZVN kann nur für Projekte im Status "bewilligt" erstellt werden. Es muss also schon ein Bewilligungsbescheid ergangen sein, bevor ein ZVN für ein Projekt gestellt werden kann.

    VIII.1 Einen Zwischenverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen

    1. Gehen Sie in die „Vorgangsbearbeitung“ der Projektansicht. Aus dem persönlichen Ar-beitskorb gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie den Namen des Projekts in der Lis-te der offenen oder der abgeschlossenen Vorgänge klicken. Aus dem Arbeitskorb des Teams gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie einen der Einträge des gewünschten Projekts in der Projektliste klicken.

  • 41

    Der Zwischenverwendungsnachweis: Einen Zwischenverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    Das Projekt muss sich im Status "bewilligt" befinden, wenn ein ZVN angelegt wer-den soll

    2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Vorgang anlegen".

    3. Wählen Sie in der rechten Spalte "Zwischenverwendungsnachweis" aus, indem Sie in das Kästchen davor klicken.

    4. Klicken Sie auf den Button "Neuen Vorgang anlegen".

    5. Der Vorgang erscheint unter "Offene Vorgänge" im Status "in Bearbeitung".

    6. Klicken Sie auf "Zwischenverwendungsnachweis".

    7. Es erscheinen verschiedene Erfassungsdialoge.

    Falls sich die Angaben zu Ihrer Organisation geändert haben (Adressänderung, Umfirmierung, Bankkonto o.ä.), kontaktieren Sie bitte Ihre sachbearbeitende Stelle. Dort wird die Änderung in Ihren Stammdaten angepasst und erscheint ab dann in allen in ESF-Bavaria bearbeiteten Anträgen / Vorgängen. Angaben zu Ihrer Person kann der ESF-Bavaria-Superuser Ihrer Organisation in der Administration anpas-sen!

    8. Wählen Sie zunächst "Seite 1/Seite 2".

    9. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Seite 1".

    10. Bereits existierende Daten zum Projektträger, Projekt und Kostenbelegen werden auto-matisch eingeblendet. Diese Informationen sind nicht editierbar, sondern müssten in Ih-ren Stammdaten angepasst werden.

    11. Klicken Sie nun auf das Plus-Symbol vor "Seite 2".

    12. Tragen Sie bei den Punkten 2 bis 4 die erforderlichen Angaben ein, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken.

    13. Klicken Sie im Dialog weiter auf "Ausgabengliederung".

    14. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Ausgabegliederung für das Haushaltsjahr:".

    15. Mit Ausnahme der Kostenpositionen 2.A und 2.B werden sämtliche Zahlenwerte aus An-lage 6 bzw. Anlage 5 (Einnahmen) übernommen. Lediglich die Zahlenwerte für Positio-nen 2.A und 2.B sind von Ihnen einzutragen, falls Sie mit dem Zwischenverwendungs-nachweis zusätzliche Kosten in den Positionen abrechnen wollen.

    16. Klicken Sie anschließend weiter im Dialog auf "Ausgaben und Finanzierung".

    17. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Ausgaben und Finanzierung".

    18. Die Zahlenangaben der linken Spalte werden aus den Stammdaten (Kosten- und Fi-nanzplan) des zugehörigen Projekts kopiert.

  • 42

    Der Zwischenverwendungsnachweis: Einen Zwischenverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    19. Die Angaben in Spalte 2 "lt. Abrechnung im Verwendungsnachweis" des Kostenplans werden automatisch aus der zuvor dargestellten "Ausgabengliederung Gesamt" über-nommen. Sie sind für Sie nicht editierbar.

    20. Tragen Sie unter "Finanzierungsplan" in Spalte 2 die erforderlichen Daten ein. Sie kön-nen auch erst zusätzliche (Kosten-)Belege erfassen und später den Finanzierungsplan ausfüllen! Dieser Schritt kann entfallen, falls Sie keine zusätzlichen Kosten zur Erstat-tung beantragen möchten!

    21. Die Zahlenwerte in der Zeile "Gesamtfinanzierung G" werden vom Programm automa-tisch errechnet.

    22. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Bestätigung".

    23. Die erforderlichen Angaben werden vom Programm automatisch ausgefüllt und sind nicht bearbeitbar.

    24. Klicken Sie anschließend im Dialog auf "Personalkostenberechnung".

    25. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 1".

    26. Liegen Ihnen entsprechende Belege vor, geben Sie in der Tabelle die erforderlichen Da-ten für die Personalkostenberechnung des Bildungs- und Betreuungspersonals an.

    27. Benötigen Sie weitere Zeilen, klicken Sie auf den Button "Weitere Seite einfügen".

    Bitte beachten Sie: Sie müssen in den folgenden Schritten für jeden Beleg eine Kosten- bzw. Finanzierungsposition angeben! Belege ohne Angabe der Kosten- bzw. Finanzierungsposition werden nicht gespeichert und nicht zur Beantragung vorgelegt.

    28. Verfahren Sie mit der Anlage 2 entsprechend für die Personalkostenberechnung der Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer und des Verwaltungspersonals, falls Ihnen ent-sprechende Belege vorliegen.

    29. Klicken Sie anschließend im Dialog auf "Anlage 3-6".

    30. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 3".

  • 43

    Der Zwischenverwendungsnachweis: Überarbeiten eines eingereichten Zwischenverwendungsnachweises

    ESF-Bavaria

    31. Klicken Sie auf das in der Abbildung gekennzeichnete Symbol, um die Eingabefelder für die Belegerfassung zu vergrößern!

    32. Falls Sie mit dem ZVN neue Belege abrechnen wollen, tragen Sie die entsprechenden Daten in die Tabelle ein, indem Sie in die Felder klicken. Unter „Finanzpositionen“ kön-nen Sie die jeweilige Option auch mit Hilfe der Pfeiltaste auswählen.

    33. Benötigen Sie weitere Zeilen, klicken Sie auf den Button "Weitere Seite einfügen".

    34. Klicken Sie auf das Feld über Ort, Datum, Unterschrift und tragen die entsprechenden Angaben ein.

    35. Verfahren Sie mit Anlage 4-6 entsprechend.

    36. Kontrollieren Sie den Finanzierungsplan oder tragen Sie nun unter "Finanzierungsplan" in Spalte 2 die erforderlichen Daten ein.

    VIII.2 Überarbeiten eines eingereichten Zwischenverwendungsnachweises

    1. Sendet der/die Sachbearbeiter/in Ihnen den Zwischenverwendungsnachweis zur Ände-rung zurück, erscheint er im Dialog "Vorgangsbearbeitung" unter "offene Vorgänge" im Status "in Bearbeitung".

    2. Klicken Sie auf den Zwischenverwendungsnachweis.

    3. Durch Klicken auf die Plus-Symbole gelangen Sie in die zu bearbeitenden Tabellen.

    4. Klicken Sie in das entsprechende Feld, um die Angaben zu ändern.

    5. Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, drucken Sie den ZVN aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bildschirmbereich klicken. Der Antrag wird nun als pdf-Dokument geöffnet.

    6. Klicken Sie anschließend auf den Button "Antrag stellen".

    7. Nachdem Sie den Zwischenverwendungsnachweis gestellt haben, gelangen Sie auto-matisch zurück zur Vorgangsbearbeitung des Projekts.

    8. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ihrer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente und Belege bei. Senden Sie den Antrag per Post un-terschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

    VIII.3 Zwischenverwendungsnachweis speichern

    1. Klicken Sie auf den Button "Speichern", um Ihre Eingaben zu speichern. (Der Antrag wird dadurch noch nicht gestellt).

  • 44

    Der Zwischenverwendungsnachweis: Zwischenverwendungsnachweis ausdrucken

    ESF-Bavaria

    Sie sollten Ihre Eingaben regelmäßig abspeichern, um Datenverlust zu vermeiden!

    VIII.4 Zwischenverwendungsnachweis ausdrucken

    1. Um Ihren Zwischenverwendungsnachweis auszudrucken, klicken Sie auf das Drucker-symbol im oberen Bildschirmbereich.

    VIII.5 Zwischenverwendungsnachweis einreichen

    1. Drucken Sie den ZVN aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bildschirm-bereich klicken. Der Antrag wird nun als pdf-Dokument geöffnet.

    2. Klicken Sie anschließend auf den Button "Antrag stellen".

    3. Nachdem Sie den Zwischenverwendungsnachweis gestellt haben, gelangen Sie auto-matisch zurück zur Vorgangsbearbeitung des Projekts.

    4. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ihrer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente und Belege bei. Senden Sie den Antrag per Post un-terschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

  • 46

    Der Gesamtverwendungsnachweis: Einen Gesamtverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    IX Der Gesamtverwendungsnachweis

    Der Gesamtverwendungsnachweis (GVN) entspricht den Vorgaben der Verwaltungsbe-hörde für die Förderung im Rahmen des ESF-OP 2007-2013. Der GVN wird zum Ab-schluss des Projekts gestellt. Im GVN werden alle Kosten- und Finanzierungspositionen sowie alle Belege aller bereits für das Projekt gestellten Erstattungsanträge und Zwi-schenverwendungsnachweise angezeigt und vorgelegt. Zusätzlich können Sie weitere Kostenbelege mit dem GVN vorlegen und die Kostenerstattung beantragen. Achten Sie bitte darauf, dass Sie nur Belege zur Erstattung vorlegen, deren Belegdatum im Bewilli-gungszeitraum des Projekts liegen.

    Ein GVN kann von den Sachbearbeiter/innen elektronisch zur Überarbeitung zurückge-geben werden, falls dies nötig ist. Es muss also nicht für jede Überarbeitung eines An-trags ein neuer Vorgang angelegt werden. Wird Ihnen ein Antrag zur Überarbeitung zu-rückgegeben, sind die Daten des vorhergehenden Antrags in den Dialogen von ESF-Bavaria noch enthalten. Sie müssen also nicht alle Daten nochmals eingeben.

    Die aus dem GVN resultierenden Zahlungsvorgänge werden nicht über ESF-Bavaria abgewickelt. Diese gehen Ihnen ausschließlich schriftlich zu.

    Ein GVN kann nur für Projekte im Status "bewilligt" erstellt und beantragt werden. Es muss also schon ein Bewilligungsbescheid ergangen sein, bevor ein GVN für ein Projekt gestellt werden kann.

    IX.1 Einen Gesamtverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen

    1. Gehen Sie in die „Vorgangsbearbeitung“ der Projektansicht. Aus dem persönlichen Ar-beitskorb gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie den Namen des Projekts in der Lis-te der offenen oder der abgeschlossenen Vorgänge klicken. Aus dem Arbeitskorb des Teams gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie einen der Einträge des gewünschten Projekts in der Projektliste klicken.

  • 47

    Der Gesamtverwendungsnachweis: Einen Gesamtverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    Das Projekt muss sich im Status "bewilligt" befinden, wenn ein GVN angelegt wer-den soll.

    2. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Vorgang anlegen".

    3. Wählen Sie in der rechten Spalte "Gesamtverwendungsnachweis" aus, indem Sie in das Kästchen davor klicken.

    4. Klicken Sie auf den Button "Neuen Vorgang anlegen".

    5. Der Vorgang erscheint unter "Offene Vorgänge" im Status "in Bearbeitung".

    6. Klicken Sie auf "Gesamtverwendungsnachweis".

    7. Es erscheinen verschiedene Erfassungsdialoge.

    8. Wählen Sie zunächst "Seite 1/Seite 2".

    9. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Seite 1".

    10. Bereits existierende Daten zum Projektträger, Projekt und Kostenbelegen werden auto-matisch eingeblendet und können von Ihnen nicht bearbeitet werden.

    Falls sich die Angaben zu Ihrer Organisation geändert haben (Adressänderung, Umfirmierung, Bankkonto o.ä.), kontaktieren Sie bitte Ihre sachbearbeitende Stelle. Dort wird die Änderung in Ihren Stammdaten angepasst und erscheint ab dann in allen in ESF-Bavaria bearbeiteten Anträgen / Vorgängen. Angaben zu Ihrer Person kann der ESF-Bavaria-Superuser Ihrer Organisation in der Administration anpas-sen!

    11. Klicken Sie nun auf das Plus-Symbol vor "Seite 2".

    12. Tragen Sie bei den Punkten 2 bis 4 die erforderlichen Angaben ein, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken.

    13. Klicken Sie im Dialog weiter auf "Ausgabengliederung".

    14. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Ausgabegliederung Gesamt".

    15. Für jedes Haushaltsjahr des Abrechnungszeitraums ist ein gesonderter Dialog vorzuse-hen.

    16. Klicken Sie anschließend weiter im Dialog auf "Ausgaben und Finanzierung".

    17. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Ausgaben und Finanzierung".

    18. Die Zahlenangaben der linken Spalte werden aus den Stammdaten (Kosten- und Fi-nanzplan) des zugehörigen Projekts kopiert.

    19. Die Angaben in Spalte 2 "lt. Abrechnung im Verwendungsnachweis" des Kostenplans werden automatisch aus der zuvor dargestellten "Ausgabengliederung Gesamt" über-nommen. Sie sind für Sie hier nicht editierbar.

  • 48

    Der Gesamtverwendungsnachweis: Einen Gesamtverwendungsnachweis anlegen und ausfüllen

    ESF-Bavaria

    20. Tragen Sie unter "Finanzierungsplan" in Spalte 2 die erforderlichen Daten ein.

    21. Die Zahlenwerte in der Zeile "Gesamtfinanzierung G" werden vom Programm automa-tisch errechnet.

    22. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Bestätigung".

    23. Die erforderlichen Angaben werden vom Programm automatisch ausgefüllt und sind nicht bearbeitbar.

    24. Klicken Sie anschließend im Dialog auf "Personalkostenberechnung".

    25. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 1".

    26. Geben Sie in der Tabelle durch Klicken in die Felder die erforderlichen Daten an für die Personalkostenberechnung des Bildungs- und Betreuungspersonals. Ihre bereits abge-rechneten Belege werden hier nochmals aufgeführt. Falls Ihnen neue Belege vorliegen, die sie zur Erstattung einreichen wollen, erfassen Sie sie entsprechend.

    27. Benötigen Sie Platz für weitere Belege, klicken Sie auf den Button "Weitere Seite einfü-gen".

    Bitte beachten Sie: Sie müssen in den folgenden Schritten für jeden Beleg eine Kosten- bzw. Finanzierungsposition angeben! Belege ohne Angabe der Kosten- bzw. Finanzierungsposition werden nicht gespeichert und nicht zur Beantragung vorgelegt.

    28. Verfahren Sie mit der Anlage 2 entsprechend für die Personalkostenberechnung der Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer und des Verwaltungspersonals, falls Ihnen neue Belege vorliegen.

    29. Klicken Sie anschließend im Dialog auf "Anlage 3-6".

    30. Klicken Sie auf das Plus-Symbol vor "Anlage 3".

    31. Tragen Sie Ihre Daten in die Tabelle ein, falls neue Belege mit dem GVN abgerechnet werden sollen, indem Sie in die entsprechenden Felder klicken. Unter „Finanzpositionen“ können Sie die entsprechenden Optionen mit Hilfe der Pfeiltasten auswählen.

  • 49

    Der Gesamtverwendungsnachweis: Überarbeiten eines eingereichten Gesamtverwendungsnachweises

    ESF-Bavaria

    32. Klicken Sie auf das in der Abbildung gekennzeichnete Symbol, um die Eingabefelder für die Belegerfassung zu vergrößern!

    33. Benötigen Sie weitere Spalten, klicken Sie auf den Button "Weitere Seite einfügen".

    34. Klicken Sie auf das Feld über Ort, Datum, Unterschrift und tragen die entsprechenden Angaben ein.

    35. Verfahren Sie mit Anlage 4-6 entsprechend.

    36. Sie können den Antrag jederzeit speichern (Button "Speichern").

    IX.2 Überarbeiten eines eingereichten Gesamtverwendungsnachweises

    1. Sendet der/die Sachbearbeiter/in Ihnen den Gesamtverwendungsnachweis zur Ände-rung zurück, erscheint er im Dialog "Vorgangsbearbeitung" unter "offene Vorgänge" im Status "in Bearbeitung".

    2. Klicken Sie auf den Gesamtverwendungsnachweis, der Ihnen zur Überarbeitung zurück-gegeben wurde.

    3. Durch Klicken auf die Plus-Symbole gelangen Sie in die zu bearbeitenden Tabellen.

    4. Klicken Sie in das entsprechende Feld, um die Angaben zu ändern.

    5. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, drucken Sie den GVN aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bildschirmbereich klicken.

    6. Klicken Sie anschließend auf den Button "Antrag stellen".

    7. Nachdem Sie den Gesamtverwendungsnachweis gestellt haben, gelangen Sie automa-tisch zurück zur Vorgangsbearbeitung des Projekts.

    8. Der Antrag wird nun als pdf-Dokument geöffnet. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ih-rer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente bei. Senden Sie den Antrag per Post unterschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

    IX.3 Gesamtverwendungsnachweises speichern

    1. Klicken Sie auf den Button "Speichern", um Ihre Eingaben zu speichern. (Der Antrag wird dadurch noch nicht gestellt).

    Sie sollten Ihre Eingaben regelmäßig abspeichern, um Datenverlust zu vermeiden!

    IX.4 Gesamtverwendungsnachweis ausdrucken

    1. Um Ihren Gesamtverwendungsnachweis auszudrucken, klicken Sie auf das Drucker-symbol im oberen Bildschirmbereich.

  • 50

    Der Gesamtverwendungsnachweis: Gesamtverwendungsnachweis einreichen

    ESF-Bavaria

    IX.5 Gesamtverwendungsnachweis einreichen

    1. Um den Gesamtverwendungsnachweis einzureichen, klicken Sie auf den Button "Antrag stellen".

    2. Drucken Sie den GVN aus, indem Sie das entsprechende Symbol im oberen Bildschirm-bereich klicken. Der Antrag wird nun als pdf-Dokument geöffnet.

    3. Klicken Sie anschließend auf den Button "Antrag stellen".

    4. Nachdem Sie den Gesamtverwendungsnachweis gestellt haben, gelangen Sie automa-tisch zurück zur Vorgangsbearbeitung des Projekts.

    5. Speichern Sie das pdf-Dokument auf Ihrer Festplatte und drucken Sie es anschließend aus. Unterschreiben Sie den Antrag an allen hierfür vorgesehenen Stellen und legen Sie die weiterhin nötigen Dokumente und Belege bei. Senden Sie den Antrag per Post un-terschrieben an die im Antrag genannte Stelle.

  • 52

    Eine Mitteilung versenden: Gesamtverwendungsnachweis einreichen

    ESF-Bavaria

    X Eine Mitteilung versenden

    Sie haben in ESF-Bavaria die Möglichkeit, Mitteilungen an Ihre Sachbearbeiter/innen zu versenden. Die Mittelung ist als Vorgang realisiert.

    1. Gehen Sie in die „Vorgangsbearbeitung“ der Projektansicht. Aus dem persönlichen Ar-beitskorb gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie den Namen des Projekts in der Lis-te der offenen oder der abgeschlossenen Vorgänge klicken. Aus dem Arbeitskorb des Teams gelangen Sie zur Projektansicht, indem Sie einen der Einträge des gewünschten Projekts in der Projektliste klicken.

    2. Legen Sie den neuen Vorgang „Mitteilung“ an.

    3. Es öffnet sich der Dialog zur „Vorgangsweiterleitung“.

    4. Wählen Sie das Sachbearbeiter/innen-Team und den oder die gewünschte/n Sachbear-beiter/in aus.

    5. Geben Sie Ihre Mitteilung in das Feld „Bearbeitungshinweise“ ein.

    6. Klicken Sie „weiterleiten“.

    Die Mitteilung wurde nun an den oder die gewählte/n Sachbearbeiter/in gesendet.

  • 54

    Administration: Eigenes Passwort ändern

    ESF-Bavaria

    XI Administration

    ESF-Bavaria bietet Ihnen einige Administrationsmöglichkeiten. Die meisten dieser Mög-lichkeiten sind Ihrem „Superuser“ vorbehalten. Den anderen Benutzer/innen werden im linken Menübereich nach Klick auf "Administration" nur die Möglichkeit geboten, das ei-gene Passwort zu ändern ( XI.1).

    Falls sich die Angaben zu Ihrer Organisation geändert haben (Adressänderung, Umfirmierung, Bankkonto o.ä.), kontaktieren Sie bitte Ihre sachbearbeitende Stelle. Dort wird die Änderung in Ihren Stammdaten angepasst und erscheint ab dann in allen in ESF-Bavaria bearbeiteten Anträgen / Vorgängen. Angaben zu Ihrer Person kann der ESF-Bavaria-Superuser Ihrer Organisation in der Administration anpas-sen!

    XI.1 Eigenes Passwort ändern

    1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Administration".

    2. Klicken Sie auf "Eigenes Passwort ändern".

    3. Geben Sie Ihr neues Passwort unter "Neues Passwort" ein.

    Achten Sie darauf, dass das neue Passwort zwischen 7 und 14 Zeichen haben muss. Dieses Passwort sollten nur Sie kennen und es sollte nicht zu einfach zu "er-raten" sein!

    4. Wiederholen Sie die Eingabe unter "Neues Passwort wiederholen".

    5. Klicken Sie auf "Speichern".

    6. Ihr Passwort ist nun gespeichert. Sollten Sie sich bei der wiederholten Eingabe des Passworts vertippt haben, geben Sie Ihr Passwort bitte noch einmal in beide Eingabefel-der ein. Achten Sie bei der Eingabe auf Groß- /Kleinschreibung!

  • 55

    Administration: Benutzer verwalten

    ESF-Bavaria

    XI.2 Benutzer verwalten

    Eingerichtet wird automatisch der Projektträger-Superuser, wenn erstmalig eine Projekt-voranfrage von dem Träger angenommen wird. Externen Nutzer/innen, für die Projekte im Zuge der Datenmigration in ESF-Bavaria angelegt wurden, sind die Zugangsdaten per Schreiben der Verwaltungsbehörde zugegangen.

    Der Projektträger-Superuser kann weitere Benutzerkonten für seine Mitarbeiter/innen anlegen und diese Konten verwalten oder auch sperren.

    Die Administratoren/Administratorinnen von ESF-Bavaria in den bewilligenden Stellen haben das Recht, Benutzerkonten von Trägern zu sperren.

    XI.2.1 Die Benutzer/innen "Superuser" und "Mitarbeiter/in"

    Auf der Seite der Zuwendungsempfänger existieren zwei Typen von Benutzer/innen. "Superuser" und "Mitarbeiter/innen". Superuser nehmen dabei eine besondere Rolle ein, denn sie können weitere Benutzerkonten für eigene Mitarbeiter/innen anlegen und ver-walten.

    Stellt ein Zuwendungsempfänger das