Kosten

Sicht Eigentümer

N100 Grundstück

N300 Bauobjekt

N400 Umgebung

N600 Nebenkosten

N300-0 Strategie und Steuerung

N300-1 Kaufmännisches

N300-2 Grundabgaben

N300-3 Erhaltung

N300-4 Betrieb

N300-5 Mietaufwand

N300-6 Kapitalzinsen

N300-7 Abschreibungen

N300-8 Dienste

N300-9 Übriger Aufwand

ProLeMoProzess-/Leistungsmodell im Facility Management

Herausgeber

Schweizerische Zentralstelle für BaurationalisierungSteinstrasse 21CH-8036 Zürich

Projektträger

IFMA SchweizTechnoparkstrasse 1CH-8005 Zürich

1 Einleitung 3 1.1 Veranlassung 3 1.2 Leitgedanken, Zielsetzung 3 1.3 Anwendung 52 Geltungsbereich 6 2.1 Abgrenzung 6 2.2 Grundlagen 7 2.3 Nationale und internationale Bestrebungen 7 3 Verständigung 10 3.1 Definitionen zu Prozessen 10 3.2 Definitionen zu Leistungen 11 3.3 Definitionen zu Nutzungskosten 134 Akteure und Rollen 14 4.1 Akteure im Facility Management 144.2 Rollenmodell 15 5 Prozess- und Leistungsmodell 17 5.1 Modellansatz 175.2 Prozessmodell 185.3 Musterprozesse 215.4 Leistungsstruktur 235.5 Nutzungskostenstruktur 24A Anhang 25A.1 Quellen 25A.2 Abkürzungen 26A.3 Glossar 27A.4 Prozesse und Leistungen 32

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation

in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische

Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN 978-3-7281-3214-7

Im vorliegenden Text wurde der Übersichtlichkeit halber für Funktionsbezeichnungen die männ-

liche Form gewählt. Die Aussagen gelten in gleicher Form auch für Funktions trägerinnen.

Inhaltsverzeichnis

1

In der Schweiz fehlen im Vergleich zu Deutschland und Österreich allgemein gültige Grundlagen und Definitionen im Facility Management. Die IFMA Schweiz fördert seit einigen Jahren entsprechende Entwicklungen im Facility Management in der Schweiz. Mit dem Projekt ProLeMo – Prozess-/Leis-tungsmodell im Facility Management – wird hier eine Lücke geschlossen.

Die vorliegende Richtlinie wendet sich an Eigentümer, Betreiber und Nutzer von Immobilien. Insbesondere erlaubt sie dem Facility Manager, eine klare Strategie zur Bewirtschaftung von Immobilien aufzubauen und umzusetzen, und bietet sowohl den Bestellern als auch den Lieferanten von Dienstleistun-gen im Bereich Facility Management eine einheitliche Sprachregelung.

Das vorliegende Prozess-/Leistungsmodell will dazu beitragen, dass die Ak-teure das Facility Management, speziell die Bewirtschaftung von Immobilien, besser verstehen. Es definiert die wesentlichen Bewirtschaftungsprozesse mit entsprechenden Leistungen und stellt die Durchgängigkeit bis zu einer Nutzungskostenstruktur her.

Mit der vorliegenden Dokumentation ist ein wichtiger Schritt in der Weiter-entwicklung des Kostenmodells und der Betreiberkompetenz realisiert. Der Praxisbezug wird durch die Mitwirkung der Projektpartner gewährleistet. Ausserdem ist damit der Grundstein für einen Ausbau der Leistungsbe-schreibungen gelegt. Sichergestellt ist dieser Ausbau durch den gemeinsa-men Beschluss von IFMA und CRB (Herausgeber des Normpositionen-Kata-logs NPK in Hoch-, Tief- und Untertagbau sowie Gebäudetechnik), zukünftig enger zusammenzuarbeiten.

Dieser Schritt ist deshalb bedeutend, weil CRB mit der laufenden Entwick-lungstätigkeit daran arbeitet, eine Internetplattform für die Beschreibung, Kalkulation und Abrechnung von Bauleistungen für den ganzen Lebens zyklus eines Bauobjektes – also inklusive der Bewirtschaftung – zu etablieren. Da-bei stehen neben einer Anlagenstruktur und einer Nutzungskostenstruktur vor allem auch Leistungsbeschreibungs-Kataloge für die Bewirtschaftung im Zentrum der gemeinsamen Aktivität.

Die Einführung des Facility Managements in Unternehmen schafft – auf-grund der grossen wirtschaftlichen Bedeutung für die Eigentümer – eine wichtige Professionalisierung der Bewirtschaftungstätigkeit. In der Praxis zeigt sich, dass der Begriff Facility Management sehr unterschiedlich inter-pretiert wird. Genau hier setzt die vorliegende Richtlinie an. Mit einer umfas-

Vorwort

2

senden Begriffsrecherche und dem Festlegen von Definitionen bietet sie den Akteuren eine verbindliche Grundlage.

Die damit geschaffene Basis lässt sich in einer nächsten Phase weiter aus-bauen. Daten, die bei der Projektierung von Bauobjekten erfasst wurden, werden dank entsprechenden Gliederungen und Leistungsbeschreibungen zukünftig für die weitere Bearbeitung in der Bewirtschaftung zur Verfügung stehen.

Mit dem Abschluss des Projektes ProLeMo kann die Immobilienbranche bereits jetzt ein durchgängiges Prozess-/Leistungsmodell mit Verknüpfung zur Nutzungskostenstruktur sowie rund 50 Musterprozessen einsetzen. Die vorliegende Richtlinie und die beiliegende CD-Rom mit dem interaktiven Tool stellen sämtliche Informationen und Dokumente zur Verfügung. Damit ist ein Beitrag zur Standardisierung im Facility Management in der Schweiz und im europäischen Umfeld realisiert, der den Grundstein für die gemeinsam geplanten, darauf aufbauenden Dienstleistungen von IFMA und CRB bildet.

Zürich, im November 2008

3

Einleitung

1.1 VeranlassungGrundlagen schaffenIn der Schweiz fehlen im Gegensatz zu anderen europäischen Ländern allge-mein gültige Grundlagen und Definitionen im Facility Management. Die Inter-national Facility Management Association (IFMA) Schweiz, der Schweizeri-sche Ingenieur- und Architektenverein (SIA), die Schweizerische Zentral stelle für Baurationalisierung (CRB) und andere Institutionen fördern seit einigen Jahren entsprechende Entwicklungen im Facility Management in der Schweiz.Die IFMA Schweiz als Projektträger und 32 Projektpartner aus der Immobi-lienbranche haben die vorliegende Richtlinie und ein interaktives Tool reali-siert.

Standardisierung vorantreibenDie vorliegende Richtlinie «Prozess-/Leistungsmodell im Facility Manage-ment» (ProLeMo) ist ein Baustein im Rahmen der Standardisierungsbestre-bungen. Entwickelt wurde ein standardisierter Ansatz für Prozesse, Leistun-gen und Kosten im Facility Management, der auf dem Kostenmodell (IFMA 2005, Kostenmodell) und dem Betreibermodell (BFE 2005, Betreiberkompe-tenz) aufbaut.

1.2 Leitgedanken, ZielsetzungGemeinsame SichtweiseDie Forderung nach einer neuen Denkweise im Immobilienwesen entstand Ende der 80er-Jahre aus der Erkenntnis, dass aus der Sicht vieler Eigentü-mer die Wertentwicklung von Immobilien zu gering und die wirtschaftliche Bereitstellung von Flächen, Räumen bzw. Arbeitsplätzen und Services unge-nügend war. Die Einführung des Facility Managements in Unternehmen schafft hier die entsprechende Professionalisierung. Allerdings zeigt die Praxis, dass der Begriff Facility Management sehr unterschiedlich inter-pretiert wird.Den beteiligten Akteuren im Facility Management stehen heute eine Vielzahl von Definitionen und Standards aus nationalen und internationalen Ver-bänden und Institutionen zur Verfügung. Diese Vielfalt verhindert eine ge-meinsame und vergleichbare Sicht von Prozessen, Leistungen und Kosten.

1

4

Verbindliche DefinitionenLeitgedanke für die Erarbeitung dieser Richtlinie «Prozess-/Leistungsmodell im Facility Management» war der aktive Einbezug der Projektpartner, die über umfangreiche Erfahrung im Facility Management verfügen. Dazu wur-den ein Glossar und ein Rollenmodell erarbeitet, die eine wesentliche Grund-lage eines gemeinsamen Verständnisses darstellen.

GliederungsstrukturDie Gliederung der Prozesse in die Ebenen Strategie, Steuerung und Operativ wird sowohl den Grundsätzen der Norm EN 15221-1 Facility Management (Norm EN 15221-1, 2007) als auch dem Berufsbild Facility Manager (IFMA 2005, Berufsbild Facility Manager) der IFMA Schweiz gerecht.Die Strukturen der Prozesse, Leistungen und Nutzungskosten sind aufeinan-der abgestimmt. Dadurch wird die Durchgängigkeit gefördert und Vergleiche von Leistungen und Nutzungskosten (Benchmarking) werden verbessert. Damit sind auch Grundlagen vorhanden, um unternehmensspezifische Pro-dukte definieren zu können.

Abbildung 1-1:

Struktur der Prozesse, Leistungen

und Kosten mit Sichtweise der wesentlichen

Rollen im Facility Management. Die Produkt-

sicht ist unternehmens spezifisch und

wird im Prozess-/Leistungsmodell nicht

weiterverfolgt.

Kosten

N100 Grundstück

N300 Bauobjekt

N400 Umgebung

N600 Nebenkosten

N300-0 Strategie und Steuerung

N300-1 Kaufmännisches

N300-2 Grundabgaben

N300-3 Erhaltung

N300-4 Betrieb

N300-5 Mietaufwand

Produkte

Produkt P1.0

Produkt P2.0

Produkt P3.0

Produkt P4.0

Prozesse

Leistung LSP01.01

Leistungen

Leistung LSPnn.nn

Leistung LEP01.01

Leistung LEPnn.nn

Leistung LOP01.01

Leistung LOPnn.nn

Leistung LSP01.02

Leistung LEP01.02

Leistung LOP01.02

LSPStrategieprozesse

LEPSteuerungsprozesse

N300-6 Kapitalzinsen

N300-7 Abschreibungen

N300-8 Dienste

N300-9 Übriger Aufwand

Sicht Eigentümer Sicht Mieter/NutzerSicht Eigentümer Sicht Dienstleister

Serv

ice

Leve

l, Q

ualit

ät

LOPOperative Prozesse

5

1.3 AnwendungMusterprozesseMit dem Anspruch von ProLeMo, ein allgemein gültiges Prozessmodell zu er-stellen, welches für sämtliche beteiligten Rollen und Organisationsformen Gültigkeit hat, wurden die Prozessabläufe nicht detailliert dargestellt, son-dern als Musterprozesse ausgestaltet. Das Ziel besteht darin, ein einheit-liches Verständnis für den Prozessinhalt sowie für den groben Ablauf zu er-möglichen. Dies kann am Beispiel des Prozesses LOPB 10 «Safety und Security» erläu-tert werden. Während dem Thema Sicherheit bei einem Mehrfamilienhaus nur beschränkt Rechnung getragen wird, muss dieser Aspekt bei Büro- und Geschäftsliegenschaften – z. B. Banken – detailliert betrachtet werden. Den-noch wird im Prozess für alle Anwendungen, Rollen und Organisationsfor-men ein allgemein gültiger Prozessablauf dargestellt. Im konkreten Einzel-fall muss dieser dann weiter angepasst und ausgearbeitet werden.Aufgrund der allgemein formulierten Kurzbeschreibungen in den Prozessen mit den entsprechenden Leistungen sowie den allgemein gültigen Prozess-abläufen müssen die zur Verfügung gestellten Unterlagen im konkreten Ein-satz von der Unternehmung angepasst werden.

Interaktives ToolJe nach zugrunde liegender Organisation, vorhandenen Hilfsmitteln und Tools sowie Ausführungstiefe müssen die Prozesse und Leistungen detail-liert beschrieben werden. Dazu gehört die Zuweisung eindeutiger Verant-wortlichkeiten zu den in den Prozessen aufgeführten Aktivitäten. Die Ver-antwortlichkeiten werden aus den Rollen und Funktionen des Facility Managements der betreffenden Unternehmung abgeleitet und die vorhan-denen Hilfsmittel (Formulare, Checklisten usw.) als Input- und Outputdoku-mente in die Prozesse integriert. So wird gewährleistet, dass die zur Verfü-gung gestellte Grundstruktur auf jede Unternehmung adaptiert werden und damit ein Vergleich in Bezug auf die Leistungen entstehen kann.Neben dieser Richtlinie sind sämtliche Dokumente und Strukturen im inter-aktiven Tool vorhanden und können in den Originaldateien auf die unter-nehmensspezifischen Bedürfnisse angepasst werden.