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EnBW ODR Kostengünstige und revisionssichere Storage Lösung mit PBS ContentLink ComSol AG 2015 1

Kostengünstige und revisionssichere

Storage Lösung mit PBS ContentLink


Ihr Referent

Frank Stöckel

• EDV 1987 / SAP seit 2001

• Senior Consultant Basis Components

• SAP-Datenarchivierung und Daten-

vermeidung

• SAP NetWeaver ILM

• Revisionssichere Ablage mit PBS-

ContentLink

• Dokumenten Management

• Records Management


Agenda

1 ComSol AG Vorstellung

2 Die EnBW ODR AG

3 Einführung Datenarchivierung mit PBS Archive Add Ons

4 Funktionalität PBS ContentLink

5 EnBW ODR AG

Storage Umzug und Einführung von GRAU DATA FileLock-Software


ComSol AG - Commercial Solutions

Das Unternehmen

Gründung: 1999

Geschäftssitz: Frechen / Köln (Hauptsitz), Hamburg

Umsatz: 15,8 Mio.€ (2014)

Vorstand: Bernd Hellgardt

Anzahl Mitarbeiter: 67 fest angestellt

Durchschnittsalter Berater: 45 Jahre

Projekterfahrung:

davon SAP:

24 Jahre

15 Jahre

SAP Partnerschaft

2000 Services Partner „Special Expertise Partner Retail“

2007 Systemhaus / Channel Partner

2011 Special Expertise Partner „SAP for Trade“

2012

SAP Partner Center of Expertise

SAP LE VAR: Large Enterprise Reseller

2014 Re-Zertifizierung „SAP Partnerlösung für SAP Business

All-in-One powered by SAP HANA"


ComSol-Leistungsportfolio Basis Consulting

SAP-Datenarchivierung:

Scheller Einstieg in eine effiziente Datenarchivierung

Basis-Analyse Paket SAP ERP

Basis-Analyse Paket SAP Netweaver Businsess Warehouse

PBS archive add ons: Einführung

Professioneller Archivierungsservice

Datenbank- und Performance-Analyse:

Performance-Optimierung

Data Aging-Strategie

Berechtigungsmanagement:

Lösungspaket Risikoanalyse Berechtigungsmanagement

Lean Role Management

ComSol-Tool: LRM-Analyzer

Passende Lösungspakete


EnBW ODR AG

EnBW Ostwürttemberg DonauRies Aktiengesellschaft

• Standort: Ellwangen

• Branche: Energieversorger

Die EnBW ODR AG versorgt einen regionalen Markt mit umfassenden Leistungen in den Bereichen Strom, Gas, Energie- und netznahen Dienstleistungen. Die Versorgung mit Strom- und Gas bildet das Kerngeschäft.


EnBW ODR AG

Kunden 208.000

Mitarbeiter 364

Würzburg

Stuttgart

Ulm

Aktionäre EnBW Energie Baden-Württemberg AG 99,73%

Streubesitz 0,27 %

Stammversorgungsgebiet 3.400 km²

420.000 Einwohner

Umsatz 518,3 Mio. €

Donauwörth


EnBW ODR AG

Prozess- und Systemdienstleistungen für Stadtwerke


Datenarchivierungsprojekt - Milestones

Juni 2008 Erste Datenbank-Analyse mit Empfehlung der

PBS Module CISU sowie CFI

2009/2010 Durchführung des Archivierungsprojektes

Im Juni 2010 Produktivstart

In den Jahren 2013 und 2014 erfolgten Reviews auf die

bisherige Archivierung mit Empfehlungen zur weiteren

Optimierung


Datenarchivierungsprojekt - Abnahmetest

Die Skizze zeigt den Umfang der Archivierungsobjekte mit

einem Zwischenergebnis aus der Testumgebung.


Datenarchivierungsprojekt - Erste Einsparung

Nach der Archivierung wurde die Datenbank Testumgebung

reorganisiert.


Datenarchivierungsprojekt - Phase 1

Die Produktivsetzung erfolgte in zwei Schritten mit einer

Unterbrechung wg. eines Buchungskreismerges. Abgebildet die

Einsparung nach Phase 1.


Was ist PBS ContentLink

PBS ContentLink ist ein Software-Interface zur revisionssicheren

Archivierung mit sehr viel DMS-Funktionalitäten:

• SAP Records & Case Management

• SAP Document Finder & TREX-Volltextsuche

• SAP Dokumentenverwaltung

• SAP Datenarchivierung

• SAP Datenextrakte (DART)

• SAP Drucklisten

• SAP Business Dokumente

• SAP Workflow-Integration

• Third-Party Scan-Anbindung

• digitaler Eingangsstempel, ...


Architektur

IBM SVC mit V5000

und GRAU DATA „FileLock“-Software

Windows- /Unix- /Linux-

Server SAP Server

EMC Centera

DR500

Net App Filer


Merkmale

PBS ContentLink stellt eine direkte Verbindung z.B. zwischen EMC

Centera, Celerra, DR550, Net App Filer und SAP her.

EnBW ODR Projekt Herbst 2014: FileLock-Software von GRAU

DATA auf generell herstellerunabhängigem Filesystem

• SAP Archivdateien und PBS Indexdateien werden per Direktzugriff abgelegt

ohne Nutzung eines klassischen DMS.

• PBS ContentLink bietet eine integrierte und weitgehend vollständige

Funktionalität zur Auswertung und Anzeige archivierter SAP-Daten und von

Datenextrakten.

• Diese Kombination erfüllt die fachlichen Belange von SAP-Anwendern und

die aktuellen gesetzlichen Anforderungen der Steuerprüfung und internen

Revision.

• Direkte Auswertung im SAP von gespeicherten Archivdaten, Dokumenten,

Drucklisten und Datenextrakten ohne externen Viewer.

Keine zusätzlichen Anwender-Schulungen erforderlich!


Konfiguration in SAP

• Einrichtung des Archive-Link

• Zertifikatsaktivierung


Server-Installation

• Die Installation erfolgt über einfache ausführbare Dateien.

• Während der Installation werden system-spezifische Parameter wie

zum Beispiel der Name des Content-Repositories abgefragt.

Nachträgliche Anpassungen sind möglich.


Server-Installation

• Vorkonfigurierte Schnittstellen zum Storage-System:

Beispiel GRAU DATA


Funktionstest

• Die Funktionstests erfolgen über den SAP-Standard mit Hilfe der

CMS-Testreports.


Monitoring und Administration

• Das Monitoring und die Administration erfolgen direkt in SAP.

• Eine eigene Benutzeroberfläche entfällt.

• Minimaler Aufwand für Installation, Konfiguration und laufenden

Betrieb!


PCL und Compliance

Mit PCL können Verweildauern für abzulegende Dateien definiert

werden:

• Für jede der PBS ContentLink-Instanzen wird eine Verweildauer der

Daten im jeweiligen Archivsystem definiert.

• Nach Erreichen der Verweildauer im Archivsystem können die

Archivdaten endgültig gelöscht werden.

Fazit:

Ein gesetzlich konformes Management der Archivdaten wird auf SAP

Content Repository-Ebene ermöglicht!


Weitere techn. Merkmale

• Es können preiswerte Server in Kombination mit der kleinsten

Benutzerlizenz für MS Windows oder den Betriebssystemen Unix

bzw. Linux mit verwendet werden.

• PBS ContentLink enthält einen eigenen Datei-Cache auf dem

Server, um Leistungsengpässe bei Massendatenverarbeitung zu

vermeiden.

• Zurückladen SAP-Archivdateien in das Austauschverzeichnis

eines SAP-Servers wird vermieden!

• Minimierung des Plattenplatzes für Austauschverzeichnisse!

• Die Datensicherheit wird durch EMC Centera, DR550, Net App

Hardware oder GRAU DATA FileLock-Software gewährleistet, die

alle Daten durch entsprechende Schutzmechanismen verwalten.

• Für den Festplatten-Cache von PBS ContentLink können

preisgünstige Standardfestplatten verwendet werden!


Storage Migration bei der EnBW ODR

Ausgangslage / Überlegungen zur Strategie Archivierung:

• Einführung der Datenarchivierung mit den PBS AddOns

• Sicherstellung der Anforderungen an eine revisionssichere Ablage

(GDPdU)

• Entscheidung für PBS ContentLink als revisionssichere PBS Ablage-

Lösung in 2009

• Stabiler Betrieb PCL und NetApp von 2009 - 2014

• Überlegung zur Ablösung der kompletten Storage-Struktur durch

einen Neukauf des Platten-Speichers in 2014

• Entscheidung für IBM San Volume Controler (SVC) = virtuelle

Speicherschicht mit darunterliegenden V5000-Plattenspeichern als

einheitliche Plattform



Herausforderung:

• Migration der bereits archivierten Daten unter Beibehaltung der

Retention Werte auf die neue einheitliche Plattform

• Der IBM San Volume Controler verfügt nicht über eine SnapLock

Funktion zur Sicherung der festgelegten Retention Werte

• Es wird eine neue Lösung benötigt, bei der die Archivierung weiter

über den bewährten PBS ContentLink Server erfolgen kann



• Konsolidierung (All-in-one Strategie)

IBM San Volume

Controler mit

V5000

?

Ziel: Eine virtuelle Storage-

Schicht mit beliebigem

darunterliegendem Storage.

Problem: keine „SnapLock“

Funktionalität auf dem SVC

Ausgangssituation:

verschiedene Storage-Systeme

WORM-Funktionalität durch

„SnapLock“

IBM

DS8100 IBM

DS4000

NSeries

(SnapLock)



• Lösung

IBM

DS8100 IBM

DS4000

NSeries

(SnapLock)

IBM San Volume

Controler

Software „FileLock“

von GRAU DATA


„FileLock“ auf den vom SVC

bereitgestellten Filesystemen


„SnapLock“



Lösung „FileLock“ von GRAU DATA

• WORM-Funktionalität durch FileLock

• kompatibel zu SnapLock

• hardwareunabhängig

• Freie Wahl des Plattenspeichersystems

• Offenes Interface für Windows (CIFS, NFS)

Umsetzung Migrations-Projekt

• EnBW ODR

• ComSol AG als Ansprechpartner im Archivierungsbereich

• Herrn Krüger als verantwortlichen PBS Entwickler

• GRAU DATA


Projektteam

• PBS: vor Ort Unterstützung durch den ContentLink-Entwickler

• ComSol: langjähriger Beratungspartner im Archivierungsumfeld

• GRAU DATA

PBS

ComSol GRAU DATA EnBW

ODR


Besonderheiten

• Komplette Umsetzung in nur 4 Tagen

• Umzug des Datenvolumens von 300 Gigabyte und 35.000 Files mit

einer Laufzeit von nur 2-3 Stunden

• Erstinstallation der „FileLock“ Unterstützung für PBS ContentLink

• Verifikation des Ergebnisses durch direkte Unterstützung des

zuständigen PBS ContentLink Entwicklers vor Ort

• Vorgehensmodell mit größtmöglicher Sicherheit: Abbruch des

Umzugs ist bei Fehlern zu jedem Zeitpunkt möglich


Umsetzung in Phasen

Phase 1

• Schaffung der technischen Voraussetzungen

durch ENBW ODR

Phase 2

• Stopp der laufenden Archivierung

• Upgrade der produktiven PCL Installation

• Ist-Aufnahme mit dem PCL Statistiktool durch

ComSol

Phase 3

• Aufbau neuer PCL (Windows 2012) Server

• Installation GRAU DATA „FileLock“ und Anbindung

an Test-Filesystem

• Test-Migration, Archivierungs-Test

Phase 4

• Prüfung der Verträglichkeit von PBS und GRAU

DATA durch PBS und ComSol

• Replikation des echten PBS Archivs auf das neue

Filesystem mit einem GRAU DATA eigenem Tool

Phase 5

• Test der Ergebnisse mit dem PCL Statistiktool

• Umschaltung der SAP Anbindung vom alten auf

den neuen PBS ContentLink Server

Phase 1

Technische Voraussetzungen

Phase 2

Upgrade, Ist-Aufnahme (ComSol)

Phase 3

Test PCL an GRAU DATA „FileLock“

Phase 4

Test der Verträglichkeit durch PBS

Migration durch GRAU DATA

Phase 5

Verifikation und Umschaltung


Zusammenfassung der Lösung

• Definition der Retention für 10 Jahre Aufbewahrungsdauer über die PBS ContentLink Instanz

• Die Retention wird direkt beim Ablegen gesetzt

• Transparente Retention vom Endanwender bis zum Archiv

• Zuverlässige und sicherere Lösung

• GRAU DATA „FileLock“ stellt WORM Funktionalität her

Lösung mit PBS ContentLink

und FileLock von GRAU DATA

GRAU DATA FileLock

PBS ContentLink

Server

SAP System

PCL API

Retention

Ablegen

ArchiveLink

Retention

Management

über die PCL

Instanz


Nutzen für die EnBW ODR

Konsolidierung von ehemals drei Storage-Systemen auf eine virtuelle Storage-Schicht (IBM SVC) mit beliebigem darunterliegenden Speicher (derzeit IBM V5000)

Umsetzung einer All-in-one-Strategie von Computing, Storage und Compliance

Durchführung des Storage-Umzugs in nur 4 Tagen

„Die Archivierung unter GRAU DATA und PBS ContentLink läuft stabil. Wir sind sehr zufrieden mit dieser Kombination!“

Franz Weber

Projektverantwortlicher EnBW ODR AG


Erfolgreiche ComSol-Projekte mit PBS ContentLink


„Zusammenkommen ist der Anfang,

zusammen arbeiten der Erfolg“ Henry Ford

ComSol AG

Commercial Solutions

Frank Stöckel

Senior Consultant Basis Components

Europaallee 29

50226 Frechen

Tel: +49.2234.96460.0

Fax: +49.3212.1217827

E-Mail: Frank.Stoeckel@comsol-ag,com

www.comsol-ag.com

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