Kostenplanung und – Darstellung in Horizon 2020 · Darstellung in Horizon 2020 THEMENÜBERSICHT...

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Katarina RohsmannAstrid Hoebertz

Kostenplanung und –Darstellung in Horizon 2020

THEMENÜBERSICHT

• Wo sind Kosten im Antrag darzustellen?• Überblick Kostenerstattung• Förderquoten, direkte und indirekte Kosten• Erstattungsfähigkeit von Kosten• Personalkosten, Stundensatzberechnung• Unterverträge (Subcontracting)• Sonstige direkte Kosten• Tipps für den Antrag

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THEMENÜBERSICHT

• Wo sind Kosten im Antrag darzustellen?• Überblick Kostenerstattung• Förderquoten, direkte und indirekte Kosten• Erstattungsfähigkeit von Kosten• Personalkosten, Stundensatzberechnung• Unterverträge (Subcontracting)• Sonstige direkte Kosten• Tipps für den Antrag


DARSTELLUNG DER KOSTEN IM ANTRAG

A-Forms (Tabellen) im Proposal direkt(Part B)


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KOSTENDARSTELLUNG IM KURZANTRAG 1.STUFE

1. Stufe: nur „Total requested amount“ anzugeben!

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KOSTENDARSTELLUNG IM VOLLANTRAG


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Antragstruktur Research and Innovation Action / Innovation Action1. Excellence

1.1 Objectives1.2 Relation to the work programme1.3 Concept and approach1.4 Ambition

2. Impact2.1 Expected impacts2.2 Measures to maximise impact

a)Dissemination and exploitation of resultsb)Communication activities

3. Implementation3.1 Work plan - Work packages, deliverables and milestones3.2 Management structure and procedures3.3 Consortium as a whole3.4 Resources to be committed

4. Members of the consortium4.1. Participants (applicants)4.2. Third parties involved in the project (including use of third party resources)

5. Ethics and Security5.1 Ethics5.2 Security

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ANTRAGSTRUKTUR LAUT PROPOSALTEMPLATE

Vorgaben:

3.4 Resources to be committed Please make sure the information in this section matches the costs as stated in the budget table in section 3 of the administrative proposal forms, and the number of person/months, shown in the detailed work package descriptions.

Please provide the following:

• a table showing number of person/months required (table 3.4a)

• a table showing ‘other direct costs’ (table 3.4b) for participants where those costs exceed 15% of the personnel costs (according to the budget table in section 3 of the administrative proposal forms)

KOSTENDARSTELLUNG IM PART B –

SECTION 3.4


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SECTION 3.4


WPn WPn+1 WPn+2 Total Person/Months per Participant

Participant Number/Short Name

ParticipantNumber/Short Name


Total Person/ Months

Table 3.4a: Summary of staff effort

Table 3.4b: ‘Other direct cost’ items (travel, equipment, other goods and services, large research infrastructure)Please complete the table below for each participant if the sum of the costs for’ travel’, ‘equipment’, and ‘goods and services’ exceeds 15% of the personnel costs for that participant (according to the budget table in section 3 of the proposal administrative forms).


Cost (€)

Justification

Travel

Equipment

Other goods and services

Total


SECTION 3.4


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THEMENÜBERSICHT

• Wo sind Kosten im Antrag darzustellen?

Sprecherin: Katarina Rohsmann• Überblick Kostenerstattung• Förderquoten, direkte und indirekte Kosten• Erstattungsfähigkeit von Kosten• Personalkosten, Stundensatzberechnung• Unterverträge (Subcontracting)• Sonstige direkte Kosten

• Tipps für den Antrag


ÜBERBLICK KOSTENERSTATTUNG: DIREKTE UND INDIREKTE KOSTEN

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Gesamte erstattungsfähige Projektkosten

Direkte Kosten Indirekte Kosten

…stehen direkt mit der Projekt-umsetzung in Verbindung und können dem Projekt daher unmittelbar zugerechnet werden

…stehen nicht direkt mit der Projektumsetzung in Verbindungund können dem Projekt daher nicht unmittelbar zugerechnet werden

� „25-Prozent-Pauschale“ (ausgenommen Subcontracting)

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FÖRDERQUOTE FÜR FORSCHUNGS-UND INNOVATIONSMASSNAHMEN

Angabe der Förderquote im Work Programme:

„Forschungsmaßnahmen“: 100 %

Indirekte Kosten: 25 % der direkten erstattungsfähigen Kosten


Direkte Kosten

Indir. Kosten

zu 100 % gefördert

FÖRDERQUOTE FÜR INNOVATIONS-MASSNAHMEN

„Innovationsmaßnahmen“: • grundsätzlich 70 %• für Non-Profit-Organisationen: 100 %

Indirekte Kosten: 25 % der direkten erstattungsfähigen Kosten


Direkte Kosten

Indir. Kosten

grundsätzlichzu 70 % gefördert

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FÖRDERQUOTEN - BEISPIELE


ProjekttypDirekte Kosten

Indir.Kosten

Gesamt-kosten

Förder-quote

Förderung

Forschungs-maßnahme

100 € 25 € 125 € 100 125 €

Innovations-maßnahme (allgem. Fördersatz)

100 € 25 € 125 € 70 87,5 €

Innovations-maßnahme(Non-Profit-Org.)

100 € 25 € 125 € 100 125 €

KRITERIEN FÜR DIE ERSTATTUNGS-FÄHIGKEIT TATSÄCHLICHER KOSTENART. 6.1 GA


i. …dem Teilnehmer tatsächlich entstanden…

ii. …während der Projektlaufzeit entstanden… (Ausnahme: Reisekosten für Kick-Off-Meeting; Abschlussbericht bis 60 Tage nach Projektende)

iii. …im Voranschlag des Gesamtbudgets angegeben…

iv. …Zusammenhang mit dem Projekt… für seine Umsetzung notwendig…

v. …identifizierbar und verifizierbar… Einhaltung üblichen Buchführungsprinzipien…

vi. …mit Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungs-recht übereinstimmend…

vii. …vernünftig und gerechtfertigt… Grundsätze wirtschaftlicher Haushaltsführung (insb. Wirtschaftlichkeit und Effizienz)

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KRITERIEN ERSTATTUNGSFÄHIGKEIT IIIART. 6.5 GA


Keinesfalls förderfähig sind:

• Kosten in Verbindung mit Kapitalmarktrendite• Verbindlichkeiten und Zinsaufwendungen• Rückstellungen für zukünftige Verluste und Verbindlichkeiten• geschuldete Zinsen• zweifelhafte Forderungen• Wechselkursverluste• Kosten für Banküberweisungen durch die Kommission/Agency• überteuerte/wirtschaftlich nicht vertretbare Ausgaben• abzugsfähige Mehrwertsteuer• während einer Projektunterbrechung entstandene Kosten• Kosten, die im Rahmen eines anderen EU-Projekts erstattet werden

PERSONALKOSTEN

Abrechnungsformen:

• Tatsächliche Kosten

• „Unit costs“ (Durchschnittspersonalkosten oder im Grant Agreement vereinbarter Stundensatz)

• Spezielle „Unit costs“ für KMU-EigentümerInnen und natürliche Personen ohne Gehalt (34,08 €/Stunde)

Nur Abrechnungsformen, die budgetiert wurden, können später auch abgerechnet werden!


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PERSONALKOSTEN IM ANTRAG

• Grobe, großzügige Schätzung (durchschnittl. Kosten der ProjektmitarbeiterInnen)

• Spielraum für Gehaltssteigerungen einrechnen

• im Antrag: Angabe des Personaleinsatzes in Personenmonaten (PM):

- Stunden eines PM: Jahresproduktivstunden ÷ 12- Kosten eines PM: Stundensatz x Stunden eines PM- z.B.: 1720 Jahresproduktivstunden �143,33

Stunden/PM


BERECHNUNG DES STUNDENSATZES

Berechnung des Stundensatzes:


Personalkosten =

Stundensatz x EU-Projektstunden

Brutto-Brutto-Kosten:

� Gehälter� Sozialversicherungsbeiträge� Steuern und Abgaben� Sonstige verpflichtende

Gehaltsbestandteile

≠ freiwillige Prämien etc. gelten als „additional remuneration“ � nur für Non-Profit-Organi-sationen u.U. förderfähig

Jährliche Brutto-Brutto-Kosten

-------------------------------------------Jahresproduktivstunden

(3 Optionen)

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OPTIONEN FÜR DIE BERECHNUNG DER JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN

1. „1720 Stunden“: • Standardzahl (Teilzeit: aliquoter Anteil)• kann jeder Teilnehmer verwenden

2. „Individuelle Jahresproduktivstunden“:• Berechnung: “Annual workable hours“ der Person (= die laut

Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag/ vorgesehene Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) + Überstunden – Fehlzeiten (Krankenstände etc.)

3. „Standard-Jahresproduktivstunden“• Berechnung nach üblichen Kostenrechnungsprinzipien • müssen mind. 90 % der „Annual workable hours“ entsprechen


Bitte beachten: Es können nie mehr Stunden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden abgerechnet werden!

„THIRD PARTIES“ (NICHT-PROJEKT-PARTNER) IM ÜBERBLICK

Wer gilt in Horizon 2020 als “Third Party“?

• „Linked Third Parties“ (mit einem Partner rechtlich verbundene Dritte) – Art. 14 GA

• Dritte, die Ressourcen („in-kind-contributions“) zur Verfügung stellen: gegen Bezahlung (Art. 11 GA) oder kostenlos (Art. 12 GA)

• Subcontractors (Untervertragsnehmer) – Art. 13 GA

• Dritte, von denen Waren, Werk- oder Dienstleistungengekauft werden – Art. 11 GA

Nähere Informationen: Annotated Grant Agreement: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf


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UNTERAUFTRÄGE (SUBCONTRACTING) ART. 13 GA


• Subcontractors (Untervertragsnehmer) führen bestimmte, im GA angegebene „Action Tasks“ (begrenzte Teile des Projekts) aus und verrechnen dafür einen marktüblichen Preis

• Gründe für den Untervertrag, Aufgaben des Subcontractors und voraussichtliche Kosten müssen im Antrag und im GA angeführt sein (nachträgliche Genehmigung auf eigenes Risiko möglich)

Wenn keine „Action Tasks“ betroffen sind: kein Subcontracting, sondern „costs of other goods and services“

SONSTIGE DIREKTE KOSTEN


• Reise- und Aufenthaltskosten von Personal und externen ExpertInnen: Förderfähigkeit richtet sich nach der üblichen Praxis des Förderungsnehmers

• im Antrag: Planung Reisekosten – meist Vorgaben des Koordinators für Anzahl der Meetings => ∅1000 Euro Reisekosten/Meeting

• Anlagevermögen (Geräte etc.): Ersatz von Abschreibungs-kosten (nicht: Anschaffungskosten) bzw. Miete/Leasing

• Sonstige Waren und Services, wie etwa Verbrauchsmaterial, Kosten für Veröffentlichungen, CFS, Übersetzungskosten, Kosten für den Schutz geistigen Eigentums

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CERTFICATE ON THE FINANCIAL STATEMENTS (CFS)

• Max. ein CFS nötig (zu Projektende):

• Nur bei Förderung ≥ 325.000 EUR

• Berechnung des Schwellenwerts inkl. Durchschnitts-personalkosten

• sonstige Stückkosten/Pauschalen werden nicht berück-sichtigt


THEMENÜBERSICHT

• Wo sind Kosten im Antrag darzustellen?• Überblick Kostenerstattung• Förderquoten, direkte und indirekte Kosten• Erstattungsfähigkeit von Kosten• Personalkosten, Stundensatzberechnung• Unterverträge (Subcontracting)• Sonstige direkte Kosten• Astrid Hoebertz: Tipps für den Antrag


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KOSTENPLANUNG -VORGANGSWEISE


Startpunkt: Welche Tasks habe ich im Projekt? und/oder: welche und wieviel Personen möchte ich finanzieren?

⇒ Planung Personalressourcen/Personenmonate => Berechnung Personalkosten für Projektdauer. Großzügig berechnen, verschiedene Gehaltsstufen mitbedenken

⇒ Planung Equipment (Abschreibungen?) / Consumables / othercosts

⇒ Planung Reisekosten – meist Vorgaben des Koordinators für Anzahl Meetings => ∅1000 Euro Reisekosten/Meeting

⇒ Subcontracting?

⇒ als Koordinator: Formulare/Tabelle etc. an Partner zur Sammlung der Kosten ausschicken

• zusätzlich zu den Tabellen auch textliche und grafische Beschreibungen => warum brauchen Sie dieses Budget??

• Auffälligkeiten „vorbeugen“ und „pro-aktiv“ erläutern

• interessante Zusatzinfo liefern: z.B. wieviel Budget an KMU?

DARSTELLUNG IM ANTRAG:

EMPFEHLUNGEN


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BEISPIEL ZUSATZGRAFIK


• Ausgewogen kalkulieren (nicht zu knapp – nicht zu großzügig), Kosten realistisch abschätzen (Evaluierung!) - Budget muss zum Projekt passen!

• Gut darstellen, wofür das Geld eingesetzt wird

• Rechtzeitig mit den Regelungen des GA beschäftigen

• Überlegen, ob und wie Subcontractors und/oder Third Parties ins Projekt eingebunden werden sollen und im Antrag erläutern

• Widersprüche zwischen A- und B-Teil in Hinblick auf Kosten vermeiden

• Klare, selbsterklärende Erläuterungen / Grafiken

TAKE HOME MESSAGES


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FAQs


• Wird im Kurzantrag/1. Stufe wirklich nur das „Total Budget“ verlangt? Muss ich trotzdem eine Kostenkalkulation in der 1. Stufe machen?

• Kann ich mein Budget von der 1. Stufe zur 2. Stufe ändern?

• Wie rechne ich klinische Studien ab?

• Kann ich Kosten später im Projekt „shiften“?

• …..

https://www.ffg.at/europa/recht-finanzen/themen

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:ALLGEMEINES

General Grant Agreement (für Research and Innovation Actions, Innovation Actions, Coordinationand Support Actions):http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

Annotated General Grant Agreement (kommentierte Fassung des General Grant Agreement):http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf

Reference Documents (Rules for Participation, Model Grant Agreement, Grants Manual):http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html

Horizon 2020 On-line Manual: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/guide.html#

Horizon 2020 FAQ: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/faq.html

Glossar: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/reference_terms.html

Informationen zum “europäischen Förderangebot” auf der Homepage der FFG: https://www.ffg.at/europa


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WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:HELPDESKS U. NATIONAL CONTACT POINTS

Research Enquiry Service (Anfragen zu H2020 und FP7):http://ec.europa.eu/research/enquiries

IT Helpdesk: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/other_help_services.html#

Ethics Helpdesk:http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/other_help_services.html#ohs4

European IPR Helpdesk: http://www.iprhelpdesk.eu/

Verzeichnis aller National Contact Points:http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/support/national_contact_points.html

Forschungsservicestellen an den Universitäten (für Universitätsangehörige): http://www.forschungsservice.at/


WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:REGISTRIERUNG UND EINREICHUNG


Guide on beneficiary registration, validation and financial viability check:http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-guide-lev_en.pdf

Grants Manual - Section on: Proposal submission and evaluationhttp://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/pse/h2020-guide-pse_en.pdf

Proposal Submission Service User Manual:http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/sep_usermanual.pdf

Proposal Templates: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html#h2020-call_ptef-pt

Description of the Action/Instructions: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/doa/h2020-doa-ria-ia-csa_en.pdf

IP Management in Horizon 2020: at the proposal stagehttps://www.iprhelpdesk.eu/IP_Management_in_Horizon_2020_at_the_proposal_stage

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WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN:KLINISCHE STUDIEN IN HORIZON 2020


Essential information for clinical studies (Template EC):https://ec.europa.eu/research/participants/portal/doc/call/h2020/h2020-phc-2015-two-stage/1632633-essential_information_for_clinical_studies_2015callsv3_en.pdf

Clinical Trial Factsheet – Fit for Health 2.0 projecthttp://www.fitforhealth.eu/sites/default/files/Factsheet%20clinical%20trials%20for%20web.pdf

Webinar on Clinical Trials in Horizon 2020 – Fit for Health 2.0 project:http://www.fitforhealth.eu/content/webinar-clinical-trials-horizon-2020-projects

DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT

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Urheberrechtshinweis / Haftungsausschluss

Sämtliche Texte, Grafiken und Bilder unterliegen dem Urheberrecht.Eine auch nur auszugsweise Verwendung ist nur mit ausdrücklicherGenehmigung der Österr. Forschungsförderungsgesellschaft mbHzulässig. Es kann keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit undAktualität der Angaben übernommen werden. Jede Haftung fürSchäden, die durch Nutzung oder Nichtnutzung der dargestelltenInformationen oder durch fehlerhafte oder unvollständigeInformationen verursacht wurden, ist ausgeschlossen.

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