Kredit- und Forderungsmanagement integriert mit Inhouse Cash

Mirjam Vöhringer / Martin Kägi

11. April 2013

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Agenda

� Vorstellung

� Überblick über die SAP FSCM Module und Inhouse Cash

� Credit Management und die Integration zu SD/FI und externe Auskunfteien

� Dispute und Collection Management mit Cashpooling und Zahlungsverkehr

� Fragerunde

Agenda

Vorstellung

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Referenten

Mirjam Vöhringer

Senior Manager

• Über 16 Jahre Erfahrung mit SAP Financials und SAP ERP

• Verantwortlich für FSCM bei BearingPoint Switzerland AG

Ausgewählte BearingPoint Erfahrungen für FSCM

• DB/Schenker: Gesamtkoordination bei einer globalen Einführung von SAP FSCM Credit-, Dispute- und Collection Management

• Stadtwerke Hannover: Konzeption des Kredit-managements zur frühzeitigen Erkennung von Forderungsausfallrisiken

Martin Kägi

Manager

• Über 12 Jahre Erfahrung mit SAP Financials und SAP ERP (Schwerpunkt SAP Treasury)

• Verantwortlich für klassisches Treasury (IHC / CM + LP / TRM) bei BearingPoint Switzerland AG

Ausgewählte BearingPoint Erfahrungen für IHC

• Eidg. Finanz Verwaltung: Projektleitung bei der Einführung einer Inhouse Cash / Payment Factory Lösung für die gesamte Bundesverwaltung mit SAP IHC Inhouse Cash

• Novartis: Einführung einer globalen InhouseCash / Payment Factory Lösung für den Konzern mit SAP IHC Inhouse Cash

Überblick über die SAP FSCM Module und Inhouse Cash

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Financial Supply Chain Management

SAP ERP- FSCM - Die Komponenten

Credit Management

Kreditlimit-management

Anbindung externer Daten

Credit Rules Engine / Kredit Scoring

Berichtserstattung

Dispute Management

Bearbeitung von Kunden-

reklamationen

Erstellung von Klärungsfällen

Analyse / UrsachenAbteilungsübergrei-fende Bearbeitung

Organisation/Auf-bewahrung rel. Infos

Inhouse Cash, Treasury

Optimaler Finanzeinsatz

Finanzierungs-risikoabsicherung

Informations-bereitstellung

Zahlungsstrom-optimierung

Biller Direct, Biller Consolidator

Rechnungs-sammlung /

weiterleitung

Rechnungs-bearbeitung

ZahlungsfreigabeStammdaten-

verwaltung

SAP ERP Financials

Rechnung Prüfung Reklamation Zahlung

Collection Management

Collection WorklistZahlungs-

versprechen

ZahlungsverhaltenÜbergabe an Betreibung

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Schlüsselfunktionalitäten von SAP Credit Management

Bewertung von neuen /existierenden Kunden

� Interne u. externe Informationen

� Differenzierte Regeln

� Individuelle Definition der “Scorecards”

Automatisierte/standardisierte Ermittlung von Limiten

� Zentrale Verwaltung der Limiten

� Regel- und Ratingbasiert

� Workflow-unterstützt

� Erlaubt Ausnahmeregeln

Überwachung der Kreditdaten

� Überwachung der Ausschöpfung, der gesamten offenen Beträge und der Altersstruktur

Kredit-Scoring Ermittlung Kreditlimiten Überwachung

� Bewertung der bestehenden und neuer Kunden nach standardisiertem Regelwerk und Vergabe von Scores

� Analyse von kundenspezifischen Risiken und entsprechendes Ranking der Kunden

� Zentrale Organisation der Stammdaten für die Kreditabwicklung auf unterschiedlichen Ebenen (Konzern, Verkaufsregionen, Gesellschaften, Segmente, FI Debitor)

� Konzernweit gültige Kreditlimits differenziert nach Kreditsegmenten entsprechend der Bonität eines Kunden

� Integration von internen und externen Finanz-Systemen

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Schlüsselfunktionalitäten von SAP Dispute Management

Anlegen des Klärungsfalles und Bearbeiter zuordnen

� Manuelle oder automatisierte Anlage von Klärungsfällen

� Zuordnung zu einem individuellen Bearbeiter

KlärungsfallBearbeitung und Korrespondenz

� Schnelle, effiziente und systematische Bearbeitung, Überwachung und Eskalation direkt im SAP ERP bei den Debitoren-Positionen

� Ermöglicht zentralisierte Klärungsbearbeitung

� Reduziert die “DSO” durch verbesserte Qualifizierung und Priorisierung der Klärungsfälle

� Verbesserung der Dienstleistungsqualität und der Antwortzeiten gegenüber dem Kunden

� Hilft bei der Verbesserung der operativen Prozesse - Legt die Hintergründe von Zahlungsdifferenzen und-verzögerungen offen

Übergreifende Bearbeitung des Falles

� Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Notizen

� Professionelle Template-basierte Korrespondenz mit Kunden

Automatische Eskalation

� Eskalation basierend auf Priorisierung des Falls

� Basierend auf abgestimmten Eskalationsebenen und Fristen

Eskalation Auswertung

Analysieren

� Ursachenanalyse als Grundlage für Prozessverbesserungen

� Überwachung der Klärungsprozesse

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Schlüsselfunktionalitäten von SAP Collection Management

Arbeitsliste zu kontaktierender Kunden erstellt und priorisiert anhand unternehmensspezifischer Regeln:

� Mahnstufe, Dauer der Fälligkeit

� Fälligkeitenraster

� Gebrochene Zahlungsversprechen

� Betrag OP überschreitet Schwelle

Arbeitsliste anhand der Collection Strategy

VorbereitungKundenkontakt

� Automatische, regelbasierte Priorisierung der Kunden auf einer Arbeitsliste für eine proaktive Ansprache von “Spätzahlern”

� Alle relevanten Informationen zum Debitoren im direkten Zugriff (z.B.: Klärungsfälle, Zahlungsverhalten, etc.)

� IT gestützte, zentrale Anlage von Zahlungsversprechen in SAP und Wiedervorlage bei Fälligkeit

� Einbezug der Ergebnisse des ordentlichen Mahnlaufs

� Möglichkeit der Einbindung in das Shared Service Center-Framework von SAP (z.B. Aufruf aus dem CRM Callcenter)

Alle relevanten Kundendaten sind zentral verfügbar für ein klares, umfassendes Bild:

� Offene Posten, Klärungsfälle

� Stammdaten Business Partner

� Weitere Informationen der Debitorenbuchhaltung (Mahnstufe, etc.)

Dokumentation des Kunden-kontaktes:

� Anlage Zahlungsversprechen zugeordnet zum FI-Beleg

� Anlage Klärungsfall

� Zur Mahnung oder Betreibung freigeben

Folgeaktivitäten

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Schlüsselfunktionalitäten von SAP Inhouse Cash

� Optimierung des Working Capitals durch Cash Pooling und zentralisiertes Zahlen

� Einheitliches integriertes Zahlungsverkehrssystem (transparente und zentralisierte Zahlungsströme)

� Reduzierung der Anzahl externer Zahlungen durch interne Verrechnung

� Verringerung der Zahlungsverkehrssysteme und Reduktion der Bankkonten, Bankkommunikationssysteme

� Weltweite Vereinheitlichung der Prozesse als Basis für weitere Prozessoptimierungen

� Im Zahlungsverkehr den Anspruch eines weltweit tätigen Konzerns genügen

� Zahlungsverkehrs Applikationen einer Unternehmung zukunftsfähig gestalten

Kontoführung der internen Bankkonten

� Interne und externe Gutschriften / Belastungen

� Spesen- und Gebührenverwaltung

� Zinsberechnung

� Interne Cash Konzentrierung

Termingerechte Ausführung der externen Zahlungen

� Zentrale Verwaltung der externen Zahlungen

� Zahlungsrouting über externe Banken

� Freigabe der Zahlung mit Workflow

� Optimierung der Zahlungsströme

Optimierung des Working Capitals

� Strukturierte Zusammenführung des verfügbaren Cash

� Cash Management -> zentrale und aktuelle Sicht auf Cash Positionen

� Liquiditätsvorschau für zent. Sicht Entwicklung der Cash Positionen

Inhouse Cash Payment Factory Cash Pooling

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Dezentraler Geldeingang mit Cash Pooling

Tochter-gesellschaft A

Inhouse Bank Center

Konto Tochter A

Finanzbuchhaltung Hausbank der Tochter-

gesellschaft A

Partnerbank

Gutschrift/ interner Kontoauszug

Verrechnung (Clearing)

Kontoauszug

Warenlieferung/Rechnung

Externer Geschäftspartner

Zahlungs-auftrag

externerKontoauszug

Hausbank der Zentrale

Cash PoolingKontoauszug

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Zentrales internes und externes Zahlen

Tochter-gesellschaft A

Inhouse Bank Center

Finanzbuchhaltung

Zahl-programm

Hausbank der Zentrale

Partnerbank

Zahlungsauftrag

Kontoauszug

Verrechnung (Clearing)

Kontoauszug

Warenlieferung/Rechnung

Zahlung Kontoauszug

Externer Geschäftspartner

Konto Tochter A

Konto Tochter B

Tochter-gesellschaft B

Kontoauszug

Warenlieferung/RechnungWarenlieferung/Rechnung

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End-to-End Zahlungsprozess

Andere(HR, Travel, …)

Treasury

Kreditoren

Debitoren

System Plattform / General Ledger

Inh

ou

se B

an

k, Paym

en

t Facto

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Ba

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nko

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Zah

lun

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nd

elu

ng, Fre

igab

e, M

on

itorin

g

Netzwerk

Zahlungsanordnung

Bank

Statusnachricht

Zahlungsbestätigung

End-of-day Kto. Auszug

Intraday-Statements

Zahlungs-abwicklung

KontoManagement

Cash ManagementLiquiditätsplanung

Credit Management und die Integration zu SD/FI und externe Auskunfteien

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Integration des FSCM Credit Management

Anlageneuer Kunde

Bonitäts-überprüfung und Update

Risiko-bewertung

Anlage Kundenauftrag /

Kredit check

Pflege des Kreditlimits

Freigabe / Blocken

Kundenauftrag

Monitoring Kreditlimit/

Kunde

SAP SD

SAP FSCM Credit Management

Neuer Kunden-stamm

Neuzuordnung zu einem Business

Partner bei Konzernkunden

Neuer Business Partner

Anfrage an externe

Auskunfteien

Zentraler Kundendatenpool Bewertungsregeln

(Scoring Modelle) zur Ermittlung der Risikoklasse des

Geschäftspartners

Customer VendorIntegration

SD-Auftraginkl.

Umsatzvolumen

Automatische Ermittlung oder manuelle Pflege des Gesamt- und

evtl. GB-Kreditlimits

RisikoklasseFortschreibung

des Obligos

Kreditcheck

Kreditlimit

SAP Credit Manager Portal (Netweaver BI)Berichte:• Liste der Kunden mit ausgeschöpften Kreditlimit• Liste der gesperrten Aufträge• Systemübergreifender Kreditinformationen / allgemeiner Kundendaten• Darstellung der Kredithistorie

Freigabe / Blocken

Kundenauftrag

Monitoring der Ausschöpfung des Gesamt- und evtl. GB- Kreditlimits

und des Kundenrankings

Externe Auskunftei

TR

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Workflow bei Ereignissen im Kreditmanagement

Kreditlimit Überwachung

Kreditlimit Management

Credit Eventing

SAP Workflow

AnwendungCRM, SD

Fakturierung FI

Ereignisse

• Kreditlimit überzogen• Stammdaten geändert• Bewertung geändert• Kreditlimit geändert• Neue externe Kreditauskunft erhalten

Folgeaktivitäten

Internen Workflow auslösen• z.B. Kundenanruf• z.B. Anforderung Anzahlung

Externe Anwendungen anstoßen• Kunden sperren• Lieferung einstellen• Rechnung erstellen

Dispute und Collection Management mit Cashpooling und Zahlungsverkehr

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Dispute Management – Beispielprozess

Kontakt-aufnahme

DisputeAgent

DisputeAgent

Bearbeiter

KundeKunde ist mit der Rechnung

nicht einverstanden

Kunde ruft in der Debitorenbuchhaltung

oder CRM an

Überprüft Kontenstand und Rechnungen

3

Legt Klärungsfall an

Klärungsfall wird an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet

6

Untersuchung des Klärungsfalls und

EntscheidungUmsetzung der Entscheidung (Gutschrift oder Ausbuchen) bzw. Zahlungseingang

SchliessungKlärungsfall

8 4

57

1

2

DisputeAgent

Kunde

DisputeAgent

DisputeAgent

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Integration des Dispute und Collection Management

Faktura Kunde reklamiert Faktura Zahlung überfällig Zahlungseingang

SAP SD

SAP Dispute Management

SAP Inhouse Cash

SAP FI

SAP Collection Management

Faktura

Offene Posten

Fortschreibung der offenen Posten und

Auswertung

Klärungsfall

Zuordnung Klärungsfall zu offenen Posten

Gutschrift

Erstellung Arbeitsliste und Kundenkontakt

Evtl. Mahnsperre wegen

Zahlungsversprechen

Zentraler Zahlungseingang

Zuordnung zu offenen Posten

Zentrale Auswertung

offener Posten

Klärung

Fortschreibung der offenen Posten und

Auswertung

Ausbuchen offener Posten

Anlage Notiz oder Zahlungsversprechen

Interner Ausgleich/ Kontoauszug

Ausziffern offener Posten

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Zentraler Geldeingang mit Integration zum FSCM

Tochter-gesellschaft A

Inhouse Bank Center

Konto Tochter A

Finanzbuchhaltung

Partnerbank

Gutschrift/ interner Kontoauszug

Verrechnung (Clearing)

Kontoauszug

Warenlieferung/Rechnung

Externer Geschäftspartner

Zahlungs-auftrag

Hausbank der Zentrale

Kontoauszug

Zent. Auswertung off. Posten Collection

Management (FSCM)

Konto zent. Eingang

Identifikation des Begünstigten

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Integration Zahlungsverkehr mit Dispute und Collection Management

Inhouse Bank Bank des Rechnungs-empfängers

Lieferant Kunde

Rechnungsstellung

Klärung von Differenzen Klärung von Differenzen

Rechnungsansicht

Zahlungsverarbeitung (Lastschrift/Überweisung)

Zahlung

Lieferung

Konto-auszug

Hausbank

LastschriftKonto-auszug

Lastschrift

Kontoauszug

SAP FSCM

CollectionManagement Überfälliger Posten /

Zahlungszuordnung durch zentrale OP Liste

Biller Direct

Dispute Management

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Fragen

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Kontakt

Mirjam VöhringerSenior Manager

BearingPoint Switzerland AGPfingstweidstrasse 168005 ZürichSwitzerland

mirjam.voehringer@bearingpoint.com

T +41 43 299 65 62F +41 43 299 64 65M +41 79 501 39 78

www.bearingpoint.com

Martin KägiManager

BearingPoint Switzerland AGPfingstweidstrasse 168005 ZürichSwitzerland

martin.kaegi@bearingpoint.com

T +41 43 299 64 23F +41 43 299 64 65M +41 79 501 39 72

www.bearingpoint.com