Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 1 Kritische Erfolgsfaktoren in SAP-Projekten...
-
Upload
anelie-agner -
Category
Documents
-
view
116 -
download
2
Transcript of Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 1 Kritische Erfolgsfaktoren in SAP-Projekten...
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 1
Kritische Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren in SAP-Projektenin SAP-Projekten
Kritische Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren in SAP-Projektenin SAP-Projekten
Referent: Referent: Dr. Gabriel DohmenDr. Gabriel Dohmen
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 2
Die 5 Phasen eines IT-ProjektesDie 5 Phasen eines IT-Projektes
1. Begeisterung
2. Ernüchterung
3. Panik
4. Suche nach dem Schuldigen
5. Bestrafung der Unschuldigen
6. Auszeichnung der Nicht-Beteiligten
In unserem SAP-Projekt nicht!!!
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 3
Grundregeln des ErfolgesGrundregeln des Erfolges
30 % Auswahl des richtigen Systems (Software + Hardware)
“Die richtigen Werkzeuge”
30 % ausreichende und qualifizierte Schulung zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Reihenfolge
“Die richtigen Werkzeuge richtig nutzen können”
40 % das, was ein Unternehmen aus seinem System macht
“Die richtigen Werkzeuge auch für die richtigen Aufgaben einsetzen”Effektives Projektmanagement bei der Einführung
Effektive Organisation aller Tätigkeiten Der Mensch
Der Mensch
Geschätzte Erfahrungswerte aus 10 Jahren SAP-Projektgeschäft
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 4
Zusammenspiel im SAP-ProjektZusammenspiel im SAP-Projekt
SAP-Projekt:
(5) Projekt-arbeit
(1) Projekt-organisation
(2) System+Technik(Software/Hardware)
(4) Anwender(3) Betriebswirtschaftl.Abläufe
Der Mensch
Der Mensch
Der Mensch
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 5
Einführungsstrategie (Zeitplan)Einführungsstrategie (Zeitplan)
Analyse/Bluepr.
VorbereitungEchtbetrieb
Start
Zusätzliche Lösungen
Live Support / Stabilisierung
Roll Out prod. Einheiten
Mon. 2
Roll Out Vertriebsstandorte
Projektmanagement, Integrationsmanagement, Qualitätssicherung
Datenlogik, Datenbereinigung
Datenmigration
Sta
bili
sier
un
gsp
has
e
Mon. 14Mon. 11 Mon. 20 Mon. 21
RealisiergTemplate
Stufe I Stufe II-n
Mon. 36
Training Projektteam
Training Anwender
TrainingKey-User
Go Live Support
Optimierungs-Workshops
Proj.Vorb.
1 2 3 4
5
Echtbetrieb
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 6
Kritische Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren
1.1. Projektorganisation Projektorganisation Zusammensetzung eines SAP-Projektteams, Projektplan, Organigramm, Projektablauf, Reporting, Kommunikation
2. System und Technik2. System und Technik Hardware, Schnittstellen, Berechtigungen, Administration
3. Betriebswirtschaftliche Aspekte3. Betriebswirtschaftliche AspekteDefinition der Geschäftsprozesse, Customizing
4. Anwender4. AnwenderAkzeptanz und Change-Management, Schulung, Coaching am Arbeitsplatz
5. Projektarbeit 5. Projektarbeit Kritische Punkte im SAP-Projekt, Eskalation, Messgrößen, Dokumentation, Akzeptanz / Change-Management
Der Mensch
Der Mensch
Der Mensch
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 7
Kritische Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren
1.1. Projektorganisation Projektorganisation
2. System und Technik2. System und Technik
- Dimension der Hardware- Schnittstellen- Altdatenübernahme- Schnittstellen zu Fremdsystemen- Überwachungsmechanismen- Berechtigungswesen- Systemadministrator- Transportwesen- Individualprogrammierung- Login-Passwortvergabe
3. Betriebswirtschaftliche Aspekte3. Betriebswirtschaftliche Aspekte
4. Anwender4. Anwender
5. Projektarbeit5. Projektarbeit
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 8
Kritische Erfolgsfaktoren Kritische Erfolgsfaktoren
1.1. Projektorganisation Projektorganisation
2.2. System und TechnikSystem und Technik
3.3. Betriebswirtschaftliche AspekteBetriebswirtschaftliche AspekteBranchenkenntnisseERP-Projekt ist kein IT-VorhabenBusiness Process ReengineeringDatenbereinigungCustomizing - Organisationsstrukturen - Materialarten - Kontenplan / Spezielle Ledger - Kontenfindung - Schnittstellen zwischen Modulen, z.B. Kreditorenu.v.a.m.
4.4. AnwenderAnwender
5.5. ProjektarbeitProjektarbeit
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 10
1
2
3
4
5
Projektvorbereitung / Zieldefinition
Analyse / Blueprint
Realisierung
Vorbereitung des Echtbetries
GoLive / Echtbetrieb & Support
MeilensteinkonzeptMeilensteinkonzept
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 11
Organigramm
A. Lenkungsausschuss
B. Projektteam/Projektgruppe
C1. Fachgruppe 1 C2. Fachgruppe 2 C3. Fachgruppe n
ProjektorganisationProjektorganisation
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 12
Zusammensetzung Lenkungsausschuss
- Geschäftsführung Auftraggeber
- Projektleiter Auftraggeber
- Geschäftsführung Auftragnehmer
- Projektleiter Auftragnehmer
Zusammensetzung Projektteam/Projektgruppe
- Projektleiter Auftraggeber
- Fachgruppenverantwortliche aller projektrelevanten Funktionsbereiche Auftraggeber (modulverantwortlich/prozessverantwortlich)
- Projektleiter Auftragnehmer
- Modulverantwortliche/Prozessverantwortliche Auftragnehmer
Zusammensetzung Fachgruppen
- Mitarbeiter mit entsprechendem Fachwissen des Funktionsbereiches
ProjektorganisationProjektorganisation
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 13
Zusammensetzung: Geschäftsführung und Projektleiter
Verantwortung und Aufgaben:
– Zentrales strategisches Projektgremium
– Zieldefinition
– Zur-Verfügungstellung von Ressourcen
– „Rückendeckung“ für das Projekt
– Entscheidungen fällen
– Vermeidung von Konflikten im Vorfeld
– Akzeptanz im Unternehmen schaffen
A. LenkungsauschussA. Lenkungsauschuss
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 14
Zusammensetzung:
Projektleiter, Prozessverantwortliche, Modulverantwortliche
Verantwortung und Aufgaben:
– Zentrales operatives Projektgremium
– Definition der Lösungsausprägung (prozessorientiert)
– Teilverantwortung für Umsetzung der Systemkonfiguration(je Modul/je Prozess)
– Information des Lenkungsausschusses
– Entscheidungen für den Lenkungsausschuss vorbereiten
– Entscheidungen des Lenkungsausschusses umsetzen
– Definition der Vorgaben für die Fachgruppen
– Zyklische Besprechungen mit Protokollen, Statusberichten und Ergebniskontrollen
B. Projektgruppe/ProjektteamB. Projektgruppe/Projektteam
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 15
Verantwortung und Aufgaben:
– Umsetzung der Vorgaben der Projektgruppe
– Information der Projektgruppe über Besonderheiten innerhalb der Fachgruppe
– Weitergabe von Informationen innerhalb der Fachgruppe
C. FachgruppenC. Fachgruppen
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 16
Aufgaben und Pflichten:
– Vertragsanalyse / Vertragsmanagement
– Projektplanung / -organisation
– Überwachung des Projektfortschritts und der Kosten
– Berichtswesen
– Pflege eines Projektordners/Projektdokumentation
– Periodische Unterrichtung des Managements bei der Abweichung von Terminen und Kosten
– Abnahme und Abrechnung der vereinbarten Leistungen
– Customizingverantwortung
– Qualitätssicherungsmaßnahmen
– Personalverantwortung
– Eskalationsebene
Rolle: ProjektleiterRolle: Projektleiter
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 17
…müssen umfassende Kenntnisse über Geschäfts-prozesse und Aufgaben der Fachabteilung besitzen, die sie repräsentieren.
…sind in der Lage, die Geschäftsprozesse der Fachabteilungen im Projekt zu vertreten, Probleme frühzeitig zu erkennen, zu formulieren und Lösungsansätze zu finden.
…besitzen In ihrer Fachabteilung ein hohes Maß an Akzeptanz. herausragendes Engagement, und hohe Belastbarkeit.
Darüber hinaus: Abstraktionsvermögen, Diplomatie, Organisationstalent und ein sicheres Auftreten gegenüber den Endanwendern.
Rolle: Projektteam-Mitarbeiter / KeyuserRolle: Projektteam-Mitarbeiter / Keyuser
Ideale Projektteam-Mitarbeiter / Ideale Keyuser…
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 18
Kritischer Erfolgsfaktor: „Der Mensch“Kritischer Erfolgsfaktor: „Der Mensch“
KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeitern
KEF Nr. 2: Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der Entscheider
KEF Nr. 3:
Projektmarketing und Change-Management
KEF Nr. 4:
Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Kompetenzen
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 19
Soll:
Entwicklung eines zentralen Templates, Roll-Out in die dezentralen Einheiten
Kurze Projektlaufzeiten
Einhaltung des Zeitplans
Effektive, zielorientierte Umsetzung
KEF Nr. 1:KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeiternvon kompetenten Mitarbeitern
Ist:
Oft fehlen die personellen Ressourcen, alles zentral zu realisieren. Daher geschieht vieles dezentral. Folge: Viele dezentrale Lösungen statt einer zentralen
Zu viele Projekte werden gleichzeitig begonnen.
Aus dem Einzelprojekt ist der „drive“ heraus.
Das Ziel wird aus den Augen verloren
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 20
Maßnahmen: Den Anwendern Gesamtbauplan der SAP-Lösung frühzeitig
erläutern
Gründe erläutern, warum nicht jede dezentrale Einheit eine individuelle Lösungen erhält
Steuerung „von oben“: Ein klares und kommuniziertes Commitment der Unternehmensführung ist die Voraussetzung für die Motivation aller am Projekt Beteiligten.
Freistellung der Projektmitarbeiter und „Rücken freihalten“ durch die Unternehmensführung
Marketing und Change-Management „von oben“
Kräfte bündeln: Bei Ressourcenknappheit: Halb so viele Projekte effizient zu einem erfolgreichen Ziel bringen.
Priorisierung vornehmen und verabschieden
KEF Nr. 1:KEF Nr. 1: Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung Die ausreichende Verfügbarkeit und Freistellung von kompetenten Mitarbeiternvon kompetenten Mitarbeitern
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 21
KEF Nr. 2:KEF Nr. 2: Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der EntscheiderProjektmitarbeiter und auch der Entscheider
Soll:
Kompetente Entscheider müssen die richtigen Entscheidungen fällen
Erfahrene und kompetente Projektleiter und Projektmitarbeiter sind für eine zielgerichtete, zeit- und kostensparende SAP-Einführung unabdingbar
Ist:
SAP-Ausbildung des Projektteams und der Entscheider kommt oft zu kurz
Falsche Entscheidungen führen zu Mehraufwand, Zeitverzug und Stress im Projekt
Planung und Umsetzung eigener Prozesse nicht zielgerichtet, nicht optimal (Das merkt man oft erst nach dem Produktivstart)
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 22
KEF Nr. 2:KEF Nr. 2: Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Die ausreichende Kompetenz der Projektleitung, Projektmitarbeiter und auch der EntscheiderProjektmitarbeiter und auch der Entscheider
Maßnahmen:
Alle Ebenen müssen für ihre Aufgaben im Projekt rechtzeitig und zielgerichtet ausgebildet werden.
Management-Workshops
Prozessorientierte Projektteam-Ausbildung
Vertiefung und Spezialisierung für kleine Gruppen
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 23
KEF Nr. 3:KEF Nr. 3: Projektmarketing und Change-ManagementProjektmarketing und Change-Management
Soll:
Zum Stichtag des „Produktivstartes“ sollen alle Mitarbeiter zügig, fehlerfrei und ohne innere Ablehnung mit SAP arbeiten
Wandel „in den Köpfen“ vorbereiten
Ist:
Häufig wird die SAP-Einführung von einem geschlossenen Projektteam umgesetzt. Nach außen dringt nicht viel heraus
Unter den Mitarbeitern brodelt die Gerüchteküche
Angst vor Stellenabbau macht sich breit
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 24
KEF Nr. 3:KEF Nr. 3: Projektmarketing und Change-ManagementProjektmarketing und Change-Management
Maßnahmen:
Projektarbeit im Sinne des Change-Managements transparent nach Außen darstellen.
Die Mitarbeiter müssen mit ins Boot geholt werden: Sie müssen wiederholt über die geplanten und bereits realisierten Projektschritte informiert werden.
Voraussetzung: Es muss etwas geben, was dargestellt wird. Keine Märchen verkaufen
Konkret: Projektzeitschrift, Rundmails, Infoveranstaltungen
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 25
KEF Nr. 4:KEF Nr. 4: Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden KompetenzenKompetenzen
Soll:
Klare Entscheidungswege und Kompetenzen erforderlich
Im Projekt: Neue Hierarchien: Modul- und Prozessverantwortliche besitzen partielle und zeitlich begrenzte Kompetenz
Entscheidungskompetenz bei „Ausschreibungen“ liegt in Hand der Projektleitung
Ist: Projektkultur ist oft nicht ausgeprägt Kompetenzen sind nicht in gewünschtem Maß vorhanden Personen in der Linie stehen auf dem Standpunkt, sich vom
Projektteam nicht sagen lassen zu müssen (Teil)Projektleiter besitzen keine direkte Kompetenz, nur über
einen hierarchisch vorgesetzten des Linienmitarbeiters Die Kompetenz besteht auch nicht bzgl. Entscheidungen
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 26
KEF Nr. 4:KEF Nr. 4: Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden Ein straff geführtes Projektmanagement mit entsprechenden KompetenzenKompetenzen
Maßnahmen:
Die Projektleiter, Modul- und Prozessverantwortliche erhalten partielle und zeitlich begrenzte Weisungsbefugnis. Dies wird auch von den Entscheidern an die Mitarbeiter kommuniziert.
Entscheidungskompetenz - auch bei „Ausschreibungen“ - in Hand der Projektleitung
mit Unterstützung durch „Fachleute“
mit definiertem Kostenrahmen
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 27
Zentralaussagen Aachener PPS-Tage (04.-05.06.2003)
Organisatorische Rahmenbedingungen Das Top-Management muss Veränderungsprozesse aktiv mittragen
Klare Projektorganisation mit eindeutiger Zuordnung der Verantwortung notwendig
Sicherstellung von ausreichenden Ressourcen
Aktive Informationspolitik trägt entscheidend zur Motivation bei
Inhaltliche Aspekte Prozesse haben höhere Bedeutung als Funktionen
Fachbereichsübergreifende Teamarbeit fördert Erfolge
Standardsoftware ausreichend auf Funktionalität prüfen
FazitFazit
Kritische Erfolgsfaktoren – Dr. Gabriel Dohmen 28
EndeEnde
Vielen Dank
für Ihre
Aufmerksamkeit!