Kundenpräsentation 2010 Deutsch. Einordnung von CRM-Project CRM-Project ist das 4. Modul für...
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Kundenpräsentation 2010 Deutsch
Einordnung von CRM-Project
CRM-Project ist das 4. Modul für Dynamics CRM
CRM-Project stellt Projektmanagement Funktionalität in der CRM-Suite von Microsoft zur Verfügung.
Alle notwendigen Funktionen für eine professionelle Projektdurchführung sind verfügbar.
Warum Projektmanagement in Microsoft CRM?
Es gibt doch schon 300.000 Lösungen für Projektmanagement!
Warum Projektmanagement im CRM System?
1. Bedarf an Projektmanagement Funktionalität• Projektplanung und Ressourcenmanagement• Projektsteuerung, Multiprojekt- und Programmmanagement• Leistungs- und Zeiterfassung• Reisemanagement• Projektcontrolling und Berichtswesen • Schnittstellen zu MS Project, SAP & NAV• Abrechnung und Fakturierung
2. Integriertes Arbeiten ohne Integrationsprojekt• Direkter Zugriff auf Kontakte, Aufträgen, Verkaufschance, Projektstände usw.• Übergreifende Reports endlich möglich
3. Arbeiten in einer einzigen Oberfläche• Weniger Training, mehr Komfort für die Mitarbeiter• Endlich Konzentration auf den Prozess statt auf Tools• Neue Kollegen werden schneller produktiv
4. Wunsch nach wenig komplexer Infrastruktur• Keine zusätzlichen Server oder Applikationen• Kein zusätzliches Backup, keine zusätzlichen Integrationstools• Keine weiteren Clients• Kein zusätzliches technisches Training
5. Nutzung der CRM Plattform auch für Projektmanagement• Offline und mobil arbeiten• Alle Formulare voll customizing fähig und Abläufe mit Workflows automatisierbar• Alle Daten synchron in Outlook und Web• Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit
5 Gründe
Branchen und Lösungen - Beispiele
Branchenspezifische AnforderungenBeratungsunternehmen => Leistungs- und Zeiterfassung
Baugewerbe => Organisation komplexer Bauvorhaben
Dienstleister => Ressourcenplanung
IT Unternehmen => Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunden
Produzierendes Gewerbe => Organisation standardisierter Abläufe
Behörden: Tagesaktuelles Kostencontrolling in Projekten
Maschinen und Anlagenbau => Planung von Vertriebsprojekten
Funktionale Anforderungen aller BranchenReisekostenmanagement
Kostenüberblick laufender interner Projekte
Arbeiten mit Projektvorlagen
Abrechnung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern
Integriertes Arbeiten mit Fokus auf den Kunden
Mögliche Infrastruktur vor CRM
KalenderAufgabenVerfügbarkeitKontakteemails
SpesenReisekostenBelege
SkillsKostensätzeUrlaubKrankheit
ZeiterfassungLeistungserfassung
LeadsVerkaufschancenTicketsKampagnenFirmen
ProjektpläneVorlagenGantt
AufträgeKundenpreiseRechnungenAbrechnungenFirmen
Excel CubesReportsListen
WorkflowsAutomatisierungBenachrichtigung
Im Projektmanagement benötigte Informationen
Auftrag
Preise der verkauften Leistungen
Liste der verkauften Leistungen
Festpreis / Time & Material
Stammdaten zu neuen Aufträgen
Reisekosten-vereinbarung
Projektmanagement
Projektvorlagen
Projektstruktur
Aufgelaufene Projektkosten
Risikoabschätzung
Interne / externe Projekte
Dauer von Projektknoten
Arbeitsfortschritt
Aktivitätenmanagement
Teamkalender
Übergreifend geplante /
ausgeführte Aktivitäten
Emails des Kunden
Prioritäten
Einteilung von Mitarbeitern
CRM
Supportverträge
Informationen zu Partnern und
externen Dienstleistern
Kundenanfragen und Leads
Verkaufschancen
Kontaktinformation des Kunden
Personalabteilung
Kostensätze interner Mitarbeiter
KrankheitUrlaub
Skills der internen Mitarbeiter
Reisekosten
Weitere Daten
Verfügbarkeit und Kosten interner Ressourcen wie
Fahrzeuge
Im CRM vorher vielleicht schon vorhandene Informationen
Auftrag
Preise der verkauften Leistungen
Liste der verkauften Leistungen
Festpreis / Time & Material
Stammdaten zu neuen Aufträgen
Reisekosten-vereinbarung
Projektmanagement
Projektvorlagen
Projektstruktur
Aufgelaufene Projektkosten
Risikoabschätzung
Interne / externe Projekte
Dauer von Projektknoten
Arbeitsfortschritt
Aktivitätenmanagement
Teamkalender
Übergreifend geplante /
ausgeführte Aktivitäten
Emails des Kunden
Prioritäten
Einteilung von Mitarbeitern
CRM
Supportverträge
Informationen zu Partnern und
externen Dienstleistern
Kundenanfragen und Leads
Verkaufschancen
Kontaktinformation des Kunden
Personalabteilung
Kostensätze interner Mitarbeiter
KrankheitUrlaub
Skills der internen Mitarbeiter
Reisekosten
Weitere Daten
Verfügbarkeit und Kosten interner Ressourcen wie
Fahrzeuge
Bereits im CRM vorhandene Informationen
=> Müssen nicht mehr erstellt bzw. gepflegt werden
Im Projektmanagement zusätzlich entstehende
Informationen
Vergleich Aufwand
Systembetreuung
Installationsaufwand
Dauer bis zur Nutzung
Pflegeaufwand
0 100 200 300 400 500 600
PM ToolCRM-Project
h
Die einfache und vertraute CRM Benutzeroberfläche steigert die Akzeptanz der Projektmanagement-Software,
verkürzt die Einarbeitungszeit und reduziert den Schulungsaufwand im Unternehmen.
Integriertes Arbeiten in einer Oberfläche
CRM-Project
FunktionsüberblickProjektplanung
Ressourcenmanagement
Projektsteuerung
Multiprojekt- und Programmmanagement
Leistungs- und Zeiterfassung
Reisemanagement
Projektcontrolling
Berichtswesen
Schnittstellen zu MS Project, SAP & NAV
Mobile Erweiterungen zu WM7, iPhone & RIM
Abrechnung und Fakturierung
Basis Informationen im Projekt
Screenshot Basisinformation
Getrennte Verwaltung von
Arbeit, Kosten und Dauer
Beliebig viele Ebenen
(Projekte, Phasen, Meilensteine usw.)
Viele Meta-Information
bereits vorhanden,
auch erweiterbar
Verwaltung geerbter
Personentage z.B. aus Arbeitspaketen
Verwaltung geerbter
Kosten z.B. aus Arbeitspaketen
Kosten des gesamten Projektes
Verwaltung gebuchter
Personentage im Knoten selbst
Viele Kontakt-Informationen verknüpfbar
Gantt-Diagramm
Einfaches verschieben der Zeiträume per
Drag&Drop
Schnelles editieren mit automatischer Speicherfunktion
Automatisches Anpassen von
übergeordneten Phasen und
Projekte
Anzeige des Projektfortschritts
Projekterfassung & Strukturierung
Erstellung und Strukturierung von Projekten direkt in Microsoft CRM®
Beliebige Verschachtelung
von Projektphasen, Teilprojekten und
Arbeitspaketen
Verwaltung von externen Partnern
und internen Teams
Flexible Organisation von kleinen Vorhaben
bis hin zu Großprojekten
Stücklistenorientierte Verwaltung von
Dauer, Arbeit und Kosten
Viele auf Projektorganisation
abgestimmte Sichten
PlantafelEinfaches
Hinzufügen der am Projekt beteiligten
Mitarbeiter
Planung auf Skill- bzw.
AbteilungsebeneOptional Angabe
der Effizienz
Einfaches Anklicken der am
Projekt beteiligten Mitarbeiter
Geplante und zugewiesene Personentage
Skills des ausgewählten Mitarbeiters
werden angezeigt
Auslastungsgebirge
Projektinformationen im Outlook
Zeiterfassung über 10 Alternativen
Zeiterfassung über die virtuelle
Stechuhr
Zeiterfassung größerer
Leistungsblöcke
Zeiterfassung über detaillierte Aktivitäten
12,5
Controlling & Auswertung Plan versus IST
Beispiel Projektsicht im CRMDirekter Vergleich geplanter und
realisierter Werteam Beispiel
Personentage
Vergleiche auch für Kosten möglich
Dashboard mit Beispielreports
Beispielreport geplante versus geleistete Arbeit
Beispielreport Projektkosten versus Auftragssumme
Beispielreport Aktivitäten eines Mitarbeiters
Beispielreport Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter
Vorbereitung der Abrechnung
Korrektur aller Buchungstexte
in einer einzigen Maske
Leistungen können abweichend von dererfassten Arbeitszeit
fakturiert werden
Ein Klick und alle Änderungen sind
gespeichert
Festleung abzurechnender
Leistungen
Erzeugen eines Leistungsnachweises
Erstellung des Leistungsnachweises
auf Knopfdruck
Export des Leistungsnachweises
in verschiedene Zielmedien
(PDF, Excel usw.)
Microsoft Project Export und Import
Übergabe von MS Project Projektpläne
an und von Microsoft CRM
Import und Export von Projekten,
Arbeitspaketen, Meilensteinen usw.
Bei Bedarf Übergabe von
Aufgaben, Terminen usw.
CRM-Project ermöglicht Customizing wie gewohnt
Neue Elemente können wir gewohnt
ergänzt werdenFelder und Abschnitte
können verschoben oder gelöscht werden
Felder können umbenannt und schreibgeschützt
werden
Reisemanagement mit CRM-Project
Die Reisezeit wird automatisch in den Outlook Kalender
eingetragen
Reisen können zu abweichenden Adressen
geplant werden (z.B. Baustellen)
Reisekosten werden aus
einzelnen Belegen übernommen
Neben Reisekosten können auch
Reisezeiten erfasst werden
Die Verrechnung von Reisen an Kunden wird unterstützt
Belege einer Reise
16 verschiedene Belegarten werden
unterstützt
Zu jeder Reise können beliebig viele Belege
angelegt werden
Dieser Beleg ist zur Abrechnung vorgesehen
Die Kosten von Belegen werden einzeln verwaltet
Die Verrechnung auch von einzelnen Belegen an Kunden
wird unterstütz
Reisekosten Spesenrechner
Je nach Spesenrechner können diverse
Spesenarten berechnet werden
Bei der Belegart Spesen können Spesenrechner
integriert & genutzt werden
Auch die steuerliche
Berechnung von Auslandsreisen
ist möglich
Die Kosten werden automatisch berechnet
Sachkosten
Die Kosten der Sachmittel werden
dem Projekt automatisch zugerechnet
Es können beliebig viele Sachmittel auf das
Projekt gebucht werden
Die Verrechnung von Sachmitteln an
Kunden wird unterstütz
Raum/Geräte
Der Besitzer während der Buchungszeit wird eingetragen
Räume und Geräte können gebucht und mit
Exchange/Outlook synchronisiert werden
Zeitraum der Nutzung kann auf
mehrere Tage ausgedehnt
werden
Die Verrechnung von Räumen und
Geräten an Kunden wird unterstütz
Die Kosten von Räumen und
Geräten werden den Projekten
zugewiesen
Externe Dienstleistung
84,75
Die Kosten der Ressource können vom Projektleiter
eingegeben werden
Auch externe Ressourcen wie
beispielsweise freie Mitarbeiter werden
organisiert
Die Verrechnung von externen
Ressourcen an Kunden wird unterstützt
Der Leistungszeitraum für die Einhaltung
„ordentlicher Buchführung“ (GOB) wird gespeichert
Arbeiten mit Vorlagen
Das geplante Startdatum aller Knoten und Aktivitäten
wird auf Basis des eingegebenen Projektstarts neu vergeben
Nach Eingabe des Startdatums wird das neue Projekt komplett erzeugt
Projekte können komplett oder
auch nur in Teilen aus Vorlagen
erzeugt werden
CRM-Project auf dem Handy (Windows, Blackberry und iPhone)
Lizenzmodell
CRM-Project hat 2 Rollen 1. Zeiterfassung => Rückmeldung von Zeiten und Leistungen auf Projekte
2. Vollzugriff => Nutzung beliebiger Funktionen von CRM-Project, beispielsweise:•Unternehmensleitung => Reports •Projektleiter => Gantt oder Plantafel•Personalabteilung => Abwesenheit, Urlaub oder Abrechnung von Mitarbeitern•Projektmitarbeiter => Planung und Verwaltung seiner Reisen
WartungsvertragErstes Jahr enthalten (obligatorisch), ab dem 2. Jahr 20% Wartungsgebühr.
Anzahl UserMindestens 3 User pro Auftrag, auch bei NachbestellungEs müssen nicht alle CRM User auch eine CRM-Project Lizenz erwerbenZeiterfassung über die virtuelle Stechuhr benötigt keine Microsoft CRM Lizenz
Handlungsfelder Projektmanagement
Integrationsmanagement: Hier werden die verschiedenen Elemente eines Projektes koordiniert.
Inhalts- und Umfangsmanagement (Scope Management): Das Management des Projektrahmens sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden. Es sorgt allerdings nicht nur für die Ergebnisorientierung in Bezug auf die ursprünglichen Ziele, sondern hat insbesondere zur Aufgabe, notwendige Abweichungen von diesen Zielen, die im Projektverlauf deutlich werden, in das Projekt einzusteuern sowie entsprechende Neuplanungen zu veranlassen.
Terminmanagement: Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens ab und sollte alle beteiligten Zielgruppen einbinden. Der Projektplan dient dabei v. a. als Kommunikationsmedium.
Kostenmanagement: Zielt auf die Budgeteinhaltung ab. Hierfür ist (zum Beispiel durch Projektkostenrechnung) der Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfalls sind Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Qualitätsmanagement: Projektspezifisches Qualitätsmanagement umfasst Standardisierung von Projektmanagement-Prozessen, Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Maßnahmenmanagement
Personalmanagement: Enthält die effiziente Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung.
Kommunikationsmanagement: Nimmt häufig bis zu 50 % der Projektarbeit ein und schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein; auch im Veränderungsmanagement (Change Management) zu berücksichtigen.
Risikomanagement: Projektspezifisches Risikomanagement. Enthält Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte. Insbesondere bei komplexen Projekten ist dies von Bedeutung.
Beschaffungsmanagement: Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten.
Bereiche des Projektmanagements
Teilprojektleitung Unter Teilprojektleitung wird in der Regel die Steuerung eines klar abgrenzbaren Teils eines Projekts verstanden. Ziel ist die Delegation von Teilen des Projektmanagements an andere Personen. Meist werden Teilaufgaben der Projektsteuerung und Projektausführung an Teilprojektleiter delegiert. Programmmanagement Vom Multiprojektmanagement abzugrenzen ist der Begriff des Programmmanagements. Unter einem „Programm“ versteht man in diesem Fall ein Bündel (inhaltlich) zusammengehörender Projekte. Programmmanagement ist im Gegensatz zu Multiprojektmanagement aber zeitlich limitiert (ähnlich wie ein Projekt). Multiprojektmanagement kann als Form der unternehmensweiten Ressourcensteuerung hingegen unbegrenzt eingesetzt werden. Großprojektmanagement Ähnlich dem Programmmanagement, wobei das Programmmanagement in der Regel Einzelprojekte eines Themenbereichs steuert und das Großprojektmanagement die Teilprojekte an einem (großen) Thema koordiniert. (Projekt-)PortfoliomanagementIm Projektportfoliomanagement werden die Projekte eines Unternehmens (meist rein aus Controlling-Sicht) verwaltet. Das Portfoliomanagement wird durch Konsolidierung der Kennzahlen aller Projekte eines Unternehmens dem Informationsbedürfnis des Managements gerecht. Multiprojektmanagement Werden mehrere Projekte gleichzeitig gesteuert und koordiniert, spricht man von Multiprojektmanagement. Multiprojektmanagement stellt besondere Herausforderungen an die Beteiligten, weil hier kritische Ressourcen über mehrere, vermeintlich oder tatsächlich voneinander unabhängige und um Ressourcen konkurrierende, Projekte hinweg koordiniert werden müssen. Enterprise Project Management (EPM)Ebenso wie Multiprojektmanagement, jedoch wird hier mit zentralisierten Ressourcen organisationsübergreifend geplant. Es beinhaltet Projektportfoliomanagement, Großprojektmanagement, Multiprojektmanagement
Inhalt und Anlass für Projektmanagement
Anlass bzw. Inhalt•Bauprojekte / Investitionsprojekte •IT-Projekte •Produktentwicklungsprojekte•Innovationsprojekte •Forschungs- und Entwicklungsprojekte •Organisation Entwicklungsprojekte •Logistikprojekte •Qualitätsprojekte •Vorprojekte / Planungsprojekte •Marketingprojekte •Kulturprojekte
Beteiligung bzw. Initiierung• interne Projekte •abteilungsinterne Projekte •abteilungsübergreifende Projekte •externe Projekte / Kundenprojekte
Komplexität• Kleinprojekte •Projekte •Großprojekte / Programme
Wiederholungsgrad•Pionierprojekte •Routineprojekte
Kontakt
Herstelleritara GmbH Juliuspromenade 64a 97070 WürzburgGermany
Phone: +49 (931) 660 84-666E-Mail: [email protected]
Vertriebs- und Hostingpartnerwww.crm-project.net => Kontakt
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