Kurzvorstellung Accantum GmbH Präsentation [accantum] DMS ...€¦ · Explizite E-Mail...

Dokumenten Management

Kurzvorstellung Accantum GmbH

Präsentation [accantum] DMS/Archiv

30. Juli 2019


Accantum GmbH

Innovative und qualitative Software – kompetente Dienstleistung

• Hauptsitz in Rosenheim

• Vertreten in D/A/CH ca. 60 zertifizierte Partner

• Accantum Solution Schweiz GmbH / Accantum.at GmbH

• Die erste Version wurde im Oktober 2008 vorgestellt

• Technologische Neuentwicklung in 2015 mit HTML5

• Derzeit nutzen ca. 500 Unternehmen mit ca. 9500

Arbeitsplätzen unsere Lösungen

Accantum in Zahlen

• Fokus auf DMS und Prozessoptimierung

Zielorientiert

• Resourcen- / Kostenersparnis

• Lösungsorientiert / Pragmatisch


[accantum] Produkte

Praxisnah – Preiswert - Programmierbar

• Einfache Bedienung – Schnelle Einführung

[accantum] Produkte – Ihre Vorteile

• Flexible programmierbare Lösung

• Preiswerte Webanwendung

• Webanwendungen für den Anwender - Geräteunabhängig

[accantum] Produkt – Philosophie

• Strikte Einhaltung von Standards und Richtlinien

• Serveranwendungen basieren auf Microsoft Technologie

• Vollständig programmierbare Lösung - Integration

• Produktentwicklung in Deutschland


Accantum Partner Netzwerk

Leistungsstark und Dienstleistungsorientiert

• Über 60 zertifizierte Partner in D/A/CH

Kompetent

• Kunden aus Mittelstand / Internationale Konzerne

• Langjährige Erfahrung in zahlreichen Projekten

• Technologische Partnerschaften (Hochschule / Hersteller)

Qualifiziert

• Permanente Aus- und Weiterbildung (ITPDM)

• Expertennetzwerk / Solution Partner


Unsere Kunden

Mittelständische Unternehmen, Konzerne sowie Institutionen, Verbände

und soziale Einrichtungen, die ihre Dokumentenprozesse optimieren,

Kosten und Aufwände in der Dokumentenbearbeitung senken

und jederzeit sicheren Zugriff auf Ihre Dokumente benötigen.

Ausgewählte Referenzen, weitere finden Sie auf unserer Website


Referenz Auftragsbearbeitung

Die Franz Aircraft Engines Vertriebs GmbH übernimmt den Vertrieb und die Wartung

von ROTAX Flugmotoren. Die FRANZ Gruppe besteht aus zwei Firmen mit ca. 35

Mitarbeitern, die in einem gemeinsamen DMS System verwaltet werden.

„Durch den Einsatz dieser Lösung hat sich die Produktivität wesentlich verbessert, da nun alle

Dokumente zentral elektronisch vorliegen. Im Vergleich zur früheren Arbeitsweise mit langen

Wegen und viel Arbeitszeit für Belegbearbeitung und -ablage sowie Recherche erzielen wir

Einsparungen an direkten und indirekten Kosten.“

„Auch die Steuerprüfung war mit [accantum] zufrieden.“

Aida Franz Geschäftsführerin

• Archivierung auftragsbezogener Belege wie Arbeitsberichts-Mappen etc.

• Automatische Archivierung sämtlicher Eingangs- und Ausgangsbelege

• Email Archivierung (Exchange)


Rechnung-Eingangsverarbeitung

Klafs Saunabau mit ca. 800 Mitarbeitern stellt in Schwäbisch Hall die IT für die Länder

D/A/CH/PL und deren Töchter zur Verfügung.

• Archivierung von Eingangsbelegen über Sammelkonten (rechnung@, bestellung@ …)

• Eingangsbelege mit / ohne SAP Bestellbezug auch per Briefpost/Scan

• Rechnungserkennung und –prüfung => Übergabe SAP

Abgleich Bestellwert und aut. Durchbuchung im SAP

• Archivierung sämtlicher SAP Ausgangsbelege

• Email Archivierung (Lotus Notes), ca. 120.000 E-Mails / Monat

„Mit [accantum] konnten wir die rechtlichen Grundlagen legen um auf einen

automatisierten Rechnungseingangsprozess umzustellen.“

Oliver Schmidt

Leiter Organisation & Auftragszentrum


Referenz Belegverarbeitung

„Alle Dokumente liegen zentral digital vor. Die automatische

Ablage erleichtert die tägliche Arbeit.

Die Volltext– und Workflow Funktionen optimieren die Recherche

und schafft Freiräume.“

Geschäftsleitung

Die Bacher GmbH bietet mit 100 Mitarbeitern seinen Kunden umfassende

Leistungen im Bereich Stanzerei, Werkzeugbau und Laserteile.

Mit dem Einsatz von [accantum] werden sämtliche Kundenbelege archiviert.

Archivierung aller Eingangsrechnungen und -lieferscheine je Lieferant.

Automatisierte Erfassung von ca. 3.000 Lieferanten mit täglich ca. 600 Belegen.

Nur noch 10% der Eingangsbelege werden noch manuell erfasst.

Mit dem System werden sämtliche E-Mail Postfächer archiviert. Für einen

bestimmten Kundenkreis erfolgt der digitale Rechnungsversand per E-Mail.


Produktion

Die AEMtec bietet als etabliertes B2B Unternehmen hoch qualitative, miniaturisierte

Technologien für anspruchsvolle (opto-)elektronische Anwendungen.

Unsere Kombination aus Entwicklungs- und Produktionskompetenz sowie unser

besonderes Know-how im professionellen Life Cycle Management bilden die Basis für

zufriedene Kunden. SAP geführte Prozesse helfen, die Supply Chain Performance und die

Fertigungsausbeute zu optimieren.

Miniaturisierte Elektronik von AEMtec findet Einsatz in den Bereichen Medizin, Daten- und

Telekommunikation, Industrie & Automatisierung, Halbleiter, Sicherheit und Automobil.

Mit [accantum] werden:

Belege (Lieferscheine, Rechnungen) ins SAP direkt verknüpft

Produktionsbelege Durchlaufprotokolle etc. archiviert

Buchhalterische Belege, Saldenbestätigungen, Mahnungen, Avise abgelegt

Die digitale Vertragsablage und elektronische Personalakte geführt

Explizite E-Mail Archivierung für Sammelkonten wie: rechnungen@, einkauf@


Alle Dokumente in einem zentralen Dokumentenpool => eArchiv

• Rechtskonforme Archivierung (Erfüllung gesetzlicher Anforderungen)

• Revisionssicherheit (Nachvollziehbarkeit)

• Dokumente / E-Mail im Langzeitformat > 10 Jahre lesbar/verfügbar

BuchhaltungPartner

BackOffice

Service

Kunde

Aktualisierte Dokumente können sofort mobile per Browser eingesehen werden.

Protokollierter Dokumentenversand direkt aus dem DMS per EMail

Sofort Auskunftsfähig

Dokumente liegen zentral im DMS vor. Keine Mehrfachablage mehr im Filesystem

Kunde bekommt Zugriff auf „seine Belege“

Partner können Dokumente direkt über [accantum] austauschen

Vertrieb

Gemeinsame

Dokumente


DMS Weboberfläche HTML5

Workflow

BearbeitungErfassung Verwaltung

Sie benötigen für die Applikation nur einen Browser, die gängigen Browser wie Chrome, Firefox, Edge werden unterstützt.

Als Windows Client nutzen wir die Microsoft Office Produkte und haben uns darin integriert.


Es können beliebige Informationen zu Dokumenten angelegt werden. Mit unserem

Capture (Belegerkennung) und der integrierten Volltexterkennung werden die Belege

automatisiert ausgelesen und die Attribute befüllt.

Dokumenten Indexierung


Bearbeiten Sie Ihre Belege wie bisher, nur eben digital. Fügen Sie Stempel und

Notizen hinzu und geben den Beleg zur Prüfung / Freigabe in den Workflow.

Dokumenten Bearbeitung


Dokumenten Recherche

Definierte

Suchfilter

Freies Suchfeld

Beliebige BegriffeSuchergebnisDokumentenordner


Workflow – Dokumentenprozesse im Unternehmen

Die integrierten Aufgaben/Workflow können durch des Workflow Management System ergänzt werden.


Live Demo Rechnungseingangsprozess

Rechnung Invoice

CollaborateZusammenarbeit Schnelle Genehmigung.

Kein Suchen. Keine Ablage.

Kosteneinsparung durch automatische Erkennung, Vorverarbeitung und Ablage der Rechnung.

Betroffene Abteilungen haben sofortigen Zugriff auf die Rechnung, Durchlaufzeiten verkürzen sich erheblich.

Termine (Skonto) werden überwacht, der manuelle Aufwand reduziert sich drastisch.

VerarbeitungProcessing

[accantum]

DMS Server

ErkennungCaptue Anwender/User

Prüfen / Check

Bearbeiter / Clerk


DMS Editionen - Für jede Unternehmensgröße die passende Version

Die Servereditionen beinhalten umfassende Funktionalitäten wie Belegerkennung (Capture),

Volltexterkennung (OCR), integrierten Workflow.

Alle Preise netto zzgl. 19% MWSt.


Archive Cube 16GB, 2TB netto Storage

ILS RAID (2*4TB gespiegelt)

DMS Version 2019 MI

inkl. Email-Archivierung für MS Outlook ab 2010

Windows Server 2016 Standard

SQL Datenbank Server 2016 Standard

[accantum] Lizenzen: 3 Volluser (erweiterbar)

MS-Office Integration & Storage Manager

Preis: € 4.980,--

Archive Appliance 19“ 1HE, 32GB, 8TB netto

ILS RAID (RAID mit 3*4TB RAID + 4TB HotSpare)

DMS Version 2019 SE

inkl. Email-Archivierung für MS Outlook ab 2010

Windows Server 2016 Standard

SQL Datenbank Server 2016 Standard

[accantum] Lizenzen: 3 Volluser (erweiterbar)

MS-Office Integration & Storage Manager

Preis: € 6.980,--

Archiv Appliance

Kompakte Hard- / Softwarelösung

Alle Preise netto zzgl. 19% MWSt.


Stärken des Produkts

Gutes Preis-/Leistungsverhältnis

Skalierbar - für unterschiedliche Unternehmensgröße die passende Version

Branchenneutral, für fast jede Branche geeignet

Moderne Webtechnologie / Einfache Bedienung

Email Management: MS-Outlook/Exchangen, POP3

Automatisierung von Dokumentenprozessen

Programmierbarkeit: API Webservices / WCF

Mehrsprachenfähigkeit (DE/EN)

Schnittstellen zu Drittprodukten (ERP, CRM, Branchenlösungen)

[accantum] ist auch in der Cloud als Software as a Service verfügbar

Einschränkungen des Produkts

Zentrale Serveranwendungen laufen nur auf Microsoft – kein Linux

Kein Windowsclient, stattdessen MS-Office Integration


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Accantum.at GmbH

Linke Bahnzeile 1/1/1

AT-2523 Tattendorf

+43 2253 93080

[email protected]

www.accantum.at

Accantum Solution Schweiz GmbH

Züricherstrasse 17

CH-8173 Neerach

+41 52 6204242

[email protected]

www.accantum.ch

Accantum GmbH

Äußere Oberaustr. 36/4

D-83026 Rosenheim

+49 8031 61616-0

[email protected]

www.accantum.de

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