Lange Nacht der Verwaltung - ipm.berlin · Berichtswesen in Word/Excel Berichtswesen mit einer...

1 © Institut für Public Management (IPM) | 18.09.2014 | Softwaregestütztes Berichtswesen

Lange Nacht der Verwaltung

Softwaregestütztes Berichtswesen

Ihre Unterlagen


• Strategieorientierte

Budgetanalyse

• Sanierungsberatung

• Leitbilder

• Benchmarking

• Demografischer Wandel

• Qualitätsmanagement

• Geschäftsprozessoptimierung

• Projektmanagement

• Aufbau Bürgerbüro

• Kosten- und Leistungsrechnung

• Kostenmanagement

• Investition und Finanzierung

• Produktziele und Kennzahlen

• Controllingsysteme

• Berichtswesen

• Vertragsmanagement

Das Institut für Public Management

Wir sind

Partner und Dienstleister für den öffentlichen Sektor.

Was sind unsere Ziele • Entwicklung von praktikablen Lösungen mit

Berücksichtigung der öffentlichen Spezifika

• Unterstützung der öffentlichen Institutionen bei

der Implementierung

Was wir bieten Beratung & Seminare

Was uns ausmacht:

Wir sind Teil von Forschung und Lehre! Wir lehren zu den Themen der Verwaltungsreform und

öffentlichen Betriebswirtschaft.

Wir zeigen Ihnen die Lösung! Wir nutzen bewährte Konzepte und Methoden und können

auf Lösungen aus der Praxis zurückgreifen.

Controlling & Berichtswesen Gestaltung der kommunalen

Entwicklung

• Buchhaltung

• Haushaltsplanung und -

steuerung

• Haushalsplanprüfung

• Bewertung und Bilanzierung

• Jahresabschlusserstellung

• Jahresabschlussanalyse

• Kommunaler Gesamtabschluss

• Beteiligungsmanagement

Finanzbuchhaltung &

Haushaltswesen


Strategien, Produkteziele, Kennzahlen, WiBe

Christian

Müller-Elmau Leiter, App. 45

Oliver

Massalski App. 45

Leitbilder, Kommunalsteuerung, Organisationsoptimierung

Arndt

Krischok App. 47

Beteiligungsmanagement, WiBe, Softwaregestütztes Berichtswesen, KLR

Ihre Ansprechpartner am IPM

Christoph

Lehmitz App. 46

Konsolidierter Gesamtabschluss (KONSO-PRO© und KONSO-KOMFORT©), Doppik


Ihre Ansprechpartner am IPM

Michael

Burkl App. 47

Softwaregestütztes Berichtswesen, Gebührenkalkulation, KLR

Peter

Harder App. 46

Bilanzanalyse, Prüfung strategische Leistungsfähigkeit

Benjamin

Wagner App. 46

Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Gebührenkalkulation

Heiko

Keller App. 48

Kommunalfinanzierung, Schuldenmanagement, Haushaltskonsolidierung


Lange Nacht der Verwaltung 2014 – Agenda

1. Softwaregestütztes Berichtswesen

Christian Müller-Elmau

2. Praxisvortrag - Haushaltsvollzugsbericht

Arndt Krischok

3. Vorstellung einer Softwarelösung

Michael Burkl


1. Softwaregestütztes Berichtswesen Christian Müller-Elmau

Lange Nacht der Verwaltung 2014



Kognitionsforschung zeigt Unterschiede zwischen beruflichem und privaten Interesse



Zur allgemeinen Rolle der Information im Führungsprozess

Eine Information kann für einen Entscheider nur dann nützlich sein, wenn er sie verwerten

kann. - Franken, Verhaltensorientierte Führung, 2010

Informationen werden für die Entscheidungsfindung dann umso bedeutender, wenn eine

Vielzahl von zu berücksichtigenden Variablen die Operationalisierbarkeit des

Entscheidungsproblems erschwert. – Brauchlin, Probleme und Entscheidungen, 1990

Entscheider verfügen nur über eine begrenzte Kapazität zur Problemverarbeitung.

Übersteigt der Lösungsaufwand die freie „Verarbeitungsenergie“, wird eine gute

Entscheidung unmöglich. Cohen et al., Wahlverhalten, 1990



Brauchen kommunale Führungskräfte Informationen?



Brauchen kommunale Führungskräfte Informationen?

Ziele und Kennzahlen als Grundlage der HH-Planung, Steuerung und Kontrolle

erfordern systematisch erfasste Informationen zu Leistungsmenge, -qualität

und -wirkung

integrierte Fach- und Ressourcenkompetenz

erfordert umfassendere Berichterstattung über den dezentralen Leistungsvollzug

als zentrale Führungsspitze

steigende Anforderungen der Bürger

erfordern transparentere und partizipativere Entscheidungsabläufe

abnehmende Loyalität der Staatsbediensteten

erfordert neue Führungsstile



Überblick zu kommunalen Führungsinformationen


Unterschiedliche Entwicklungsstände zum Berichtswesen

Durchgängige Analytik

Berichtswesen

aus relationalen

& multi-

dimensionalen

Datenbanken

Schreibender

DB-Zugriff

via Web

auf Planungs- &

Controlling-

daten

Anbindung heterogener

Produktivsysteme aller Art

Technische Erweiterbarkeit

Geringe Wartungsintensität durch Web-Frontend

Abbildung komplexer Zusammenhänge

Performantes Ad-hoc-Reporting dank OLAP

Produkte Monate Wert

Produkt 1 Jan 100

Produkt 2 Mär 300

Produkt 1 Mär 140

Produkt 3 Jan 900

Produkt 2 Feb 350

Produkt 3 Feb 1100

Produkt 2 Feb 950

Produkt 1 Feb 120

MS Excel

Alle

Kommunen

Berichtswesen

in Excel,

„Ausdruck“

als .pdf

Wenige

Kommune

Bereitstellen

von .xls & .pdf

via Web

Wenige

Kommunen


MS Excel

mit Datenbank


Produkt 1 Jan 100

Produkt 2 Mär 300

Produkt 1 Mär 140

Produkt 3 Jan 900

Produkt 2 Feb 350

Produkt 3 Feb 1100

Produkt 2 Feb 950

Produkt 1 Feb 120

Sehr Wenige

Kommunen


Modell der optimalen Datenintegration

Sammeln aktueller

Einzelinformationen

Ad-hoc-Analyse /

Beantworten spontan

aufgeworfener

Fragestellungen

Regelmäßige Verteilung

standardisierter

Informationen

Datenimport

Ihr HKR-System

(SAP R3 / KIRP etc. /

weitere Datenquellen)

Einzelstatistiken

Excel

zentrale, einheitliche

Datenbasis


Produkt 1 Jan 100

Produkt 2 Mär 300

Produkt 1 Mär 140

Produkt 3 Jan 900

Produkt 2 Feb 350

Produkt 3 Feb 1100

Produkt 2 Feb 950

Produkt 1 Feb 120


Datenhaltung Analyse & Planung Datenquellen


Berichte der Verwaltung richten sich nach innen oder außen

Externe Adressaten Interne Adressaten

§ §

Bericht Bericht

Bericht Bericht


Politik

Öffentlichkeit

Andere Behörden

Banken

Verwaltungsführung

Bürgermeister + Dezernate

Ämter/Sachgebiete

Budgetverantwortliche

Produktverantwortliche

Kostenstellenverantwortliche

Mitarbeiter


Hoher Regelungsgrad der pflichtigen Berichte

§-Grundlage Zeitraum Struktur Inhalte

unterjähriger

Haushaltsvollzugs-

bericht

gem. § 20

GemHVO (Doppik) Halbjährlich Nein Nein

Berichte zum

Jahresabschluss

gem. § 42-53

GemHVO (Doppik) Jährlich

gem. § 42-53

GemHVO (Doppik)

gem. § 42-53

GemHVO (Doppik)

Konsolidierungs-

bericht

gem. § 54-60

GemHVO (Doppik) Jährlich

gem. § 54-60

GemHVO (Doppik)

gem. § 54-60

GemHVO (Doppik)

Sonderberichte gem. § 20

GemHVO (Doppik) Nein Nein Fallbezogen



Geringer Regelungsgrad der pflichtigen Berichte

Zeitraum Struktur Inhalte

Berichte für die Verwaltungsleitung

(BM + Dezernenten)

Berichte für die Amtsleitung

Berichte für die Sachgebietsleitung

Berichte für Untersachgebiete/

Abteilungen



Haushaltsvollzugsbericht als „Prüfstein“ eines guten Berichtswesens


trotz Gesetzespflicht

kaum Vorgaben

Gestaltungsspielraum

Ausgangspunkt:

Informationsbedarf

der Politik

Leitbild: Moderne / Neue

Verwaltungssteuerung

Aufgabe der Politik

- mehr Was

- weniger Wie

Entwicklung der

- Ergebnis-Rechnung

- Investitionen

- EK-Positionen

- Prognosen statt Ist-

Werte + Konzentration

auf Kontengruppen

- Produkte/Teil-HH nur

bei Abweichung

Entwicklung der

- Mengenziele

- Wirkungsziele

- Qualitätsziele

- Darstellung der

strategischen

Entwicklung

- Produktkennzahlen

nur bei Abweichung

einfache und medien-

bruchfreie Bereitstellung

von (e)Berichten


Kostenvergleich zu Berichtswesenlösungen


Berichtswesen in Word/Excel Berichtswesen mit einer

leistungsfähigen Software

Personalkosten für zentrales

Controlling/Berichtswesen 1,0 Mitarbeitende = 50.000 € 0,5 Mitarbeitende = 25.000 €

Personalkosten für Zuarbeiten

in drei Fachbereichen 3*0,5 Mitarbeitende = 75.000 € 3*0,25 Mitarbeitende = 37.500 €

Abschreibung für BW-Software

über 5 Jahre 30.000 € / 5 Jahre = 6.000 €

Softwarepflegekosten pro Jahr

4.000 €

Gesamtkosten pro Jahr 125.000 € 72.500 €


2. Praxisvortrag - Haushaltsvollzugsbericht Arndt Krischok



2. Praxisvortrag

südwestlich von Berlin

Landkreis Potsdam-Mittelmark

seit 2001 Einheitsgemeinde (davor Amt)

Einwohner: 14.565

Doppikumstellung in 2011

Verwaltung gegliedert in 3 Fachbereiche

Eckdaten der Gemeinde Stahnsdorf:


Vorgehen im Projekt:

1. Bestimmung des Steuerungs- und Informationsbedarfs

2. Prüfung der Ausgabemöglichkeiten der Finanz- und Ergebnisdaten des

örtlichen HKR-Systems

3. Datenvalidierung und Abgleich mit dem Vorsystem

4. Ermittlung der nicht-monetären Daten (Bevölkerungsentwicklung)

5. Bestimmung von Berichtsumfang und -inhalten

6. optische Gestaltung und Format des Berichts

7. (manuelle) Eingabe der Prognosen

2. Praxisvortrag


2. Praxisvortrag

Gliederung des Haushaltsvollzugsberichtes:

1. Ergebnis- und Finanzüberblick

2. Übersicht Erträge

3. Übersicht Aufwendungen

4. Gesamt-investive Zahlungen

5. Maßnahme Horthaus Heinrich-Zille-Schule

6. Maßnahmen Tiefbau

7. Bevölkerungsentwicklung

8. Fazit


2. Praxisvortrag

Potenziale für die künftige Gestaltung des Haushaltsvollzugsberichtes:

Erläuterungen zu den Abweichungen (Kommentare)

Berichte über Ziele-Kennzahlen,

Eigenkapitalentwicklung,

Liquiditätsentwicklung,

Kreditstand



3. Vorstellung einer Softwarelösung Michael Burkl


CP Suite als modulares System für die Steuerung Ihrer Kommune



Der Corporate Planner und seine Planungsfunktionen



Mit dem Corporate Planner schnell und einfach Analysen starten



Standardisierte Berichte mit dem Corporate Planner zielgruppengerecht aufbereiten



Institut für Public Management am

Institut für Prozessoptimierung und

Informationstechnologien GmbH

T: +49-(0)30-3 907 907-0

F: +49-(0)30-3 907 907-11

Boxhagener Straße 119

10245 Berlin

M: [email protected]

W: www.ipm.berlin

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Wir freuen uns, Sie auch wieder bei der nächsten Langen

Nacht der Verwaltung am 01.10.2015 begrüßen zu können.

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