Lebenszykluskosten - berechnen am Beispiel Büromöbel · 2019-11-28 · Lebenszykluskosten -...

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Lebenszykluskosten -berechnen am Beispiel Büromöbel

Fachtagung Bioökonomie – Innovative öffentliche Beschaffung wirtschaftlich und umweltfreundlich gestalten

Christian von Deimling27.11.2019


Inhalte

Fachtagung Bioökonomie27.11.2019

2

(1) Klärung des Begriffs „Lebenszykluskosten“ (LZK)

(2) Einblick in die rechtlichen Rahmenbedingungen für LZK

(3) Einblick in die Anwendung von LZK bei öffentlichen Auftraggebern

(4) Einblick in die Anwendung von LZK bei Büromöbeln

(5) Vorgehensweise zur Berechnung von LZK

(6) Kleines Anwendungsbeispiel zu Büromöbeln








Inhalte


3


Begriffe zu Lebenszykluskosten (LZK)


4

Quelle: vgl. Seewöster (2006), S.38, Bode (2012), S.10

Der Lebenszyklus erfasst den Zeitraum über den Leistungen [z.B. Produkte, Dienstleistungen oder Bauwerke] geplant, entwickelt und erstellt oder beschafft, danach genutzt und schließlich stillgelegt, veräußert oder entsorgt werden.

Lebenszykluskosten erfassen alle durch die Beschaffungsentscheidung determinierten direkten und indirekten Kosten, die über den gesamten Lebenszyklus einer Investition auftreten, inklusive Anschaffungskosten, Nutzungskosten, Wartungskosten und Entsorgungskosten [Definition der Lebenszykluskosten aus Nutzerperspektive]

Die Lebenszykluskosten(be)rechnung ist ein Verfahrensweise zur lebenszyklusorientierten Bewertung von Investitionsalternativen. Die Methode zielt auf die Betrachtung zukünftiger Ausgaben ab.

Wesentliche Elemente: Fokus auf den Lebenszyklus, Einbezug von potentiellen Ausgaben über verschiedene Lebenszyklusphasen und systematisches Vorgehen zur Ermittlung der Lebenszykluskosten → ermöglicht Alternativenbewertung → Beschaffungsentscheidungen


Idee der LZK (hier am Beispiel einer Werkzeugmaschine)


5

Quelle: Abele, E./Dervisopoulos, M./Kuhrke, B. (2009); Lauven, L.-P. (2010)

34%5%

20%15%

5%

17%

4%

Maschinenbeschaffunggepl. Instandsetzung

DruckluftkostenEnergiekostenungepl. Instandsetzung

RaumkostenKapitalbindungskosten

~600K EUR10 J.

Auswahl der Alternative mit den höheren Beschaffungskosten, da die Folgekosten zu insgesamt

niedrigeren Lebenszykluskosten führen








Inhalte


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Rechtliche Verankerung in der VgV (Auswahl)


7

§ 31 Abs. 3 VgV Leistungsbeschreibung: „Die Merkmale können auch Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte betreffen. Sie können sich auch auf den Prozess oder die Methode zur Herstellung oder Erbringung der Leistung oder auf ein anderes Stadium im Lebenszyklus des Auftragsgegenstands einschließlich der Produktions- und Lieferkette beziehen, auch wenn derartige Faktoren keine materiellen Bestandteile der Leistung sind, sofern diese Merkmale in Verbindung mit dem Auftragsgegenstand stehen und zu dessen Wert und Beschaffungszielen verhältnismäßig sind.“

§ 59 Abs. 1 VgV Berechnung von Lebenszykluskosten: „Der öffentliche Auftraggeber kann vorgeben, dass das Zuschlagskriterium „Kosten“ auf der Grundlage der Lebenszykluskosten der Leistung berechnet wird.“

§ 59 Abs. 2 VgV Berechnung von Lebenszykluskosten: „Der öffentliche Auftraggeber gibt die Methode zur Berechnung der Lebenszykluskosten und die zur Berechnung vom Unternehmen zu übermittelnden Informationen in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen an. Die Berechnungsmethode kann umfassen 1. die Anschaffungskosten, 2. die Nutzungskosten, insbesondere den Verbrauch von Energie und anderen Ressourcen, 3. die Wartungskosten, 4. Kosten am Ende der Nutzungsdauer, insbesondere die Abholungs-, Entsorgungs- oder Recyclingkosten, oder 5. Kosten, die durch die externen Effekte der Umweltbelastung entstehen.“


Weit gefasstes Lebenszyklusverständnis in der VgV


8

* Eigentlich LCC ≠ TCO, da TCO noch Transaktionskosten der Lieferanten-Abnehmer-Beziehung beinhalten. Aber: Im Sprachgebrauch oft synonym verwendet!

Anschaffung Nutzung Wartung EntsorgungEE** (H)

EE** (E)

Lebenszykluskosten (i.e.S.) aus Nutzerperspektive*

getragen durch eigene Organisation

Weit gefasstes Verständnis der Lebenszykluskosten in der VgV

getragen durch Gesellschaft

getragen durch Gesellschaft

** EE = Externe EffekteH = HerstellungE = Entsorgung

Lebenszykluskosten (i.w.S.)








Inhalte


9


Möglichkeiten der Lebenszykluskosten bleiben ungenutzt

12%

10%

22%

32%

36%

45%

44%

46%

51%

58%

60%

76%

15%

12%

6%

6%

7%

9%

11%

13%

13%

21%

19%

23%

23%

13%

21%

Kreativitätstechniken (Brainstorming, Mind-Mapping, Ursache-Wirkungs-Diagramm etc.)

30%

Angebotspreisvergleich

20% 31%7%9%Wirtschaftlichkeitsrechnung (Business Case)

24%11%

404

429

10%

Kapitalwertmethode

12%

Kosten-Nutzen Analyse

ABC-Analyse

15%22%14%14%

13% 11%

Lebenszykluskostenrechnung/Total Cost of Ownership

12%

18% 11%14%

Quality-Function-Deployment (QFD / House of Quality)

6%

14%

6%

15%9%Prognoseverfahren (Forecast)

8%10%11%Technologielebenszyklus-Modell

SWOT-Analyse

7%

7%

10%

12%

400

405

8%

9%10%

5%

7%SCOPE-Analyse

7%

422

408

415

405

404

397

396

417

nie (1) gelegentlich (4)sehr selten (2) selten (3) häufig (5) immer (6) unbekannt

5,75

4,00

3,95

3,11

2,66

2,62

2,21

2,17

2,08

1,84

1,58

1,45

MittelwertVerteilung n =


10

Quelle: Umfrage der UniBw M im Jahr 2016 unter öffentlichen Einkäufern.


Wenn LZK, dann vor der Vergabe oder bei der Beschaffungsentscheidung

15%

31%

30%

33%

28%

22%

8%

7%

12%

LZK-Berechnung während der Vergabe (durch AN)

27%18%LZK-Berechnung vor der Vergabe

3%

21% 2%

36%

LZK-Berechnung nach Vergabe regelmäßig überprüft

24%

20%39%

0%6124%LZK werden nachträglich angewendet

60

59

61

4-stimme eher zu1-stimme gar nicht zu 3-indifferent2-stimme eher nicht zu 5-stimme voll und ganz zu

3,03

2,41

2,16

2,05

MittelwertVerteilung der Zustimmungswerte Anzahl der Antworten


11



Wenn LZK, dann in Eigenregie mit Hilfe unterschiedlicher Nutzungsszenarien und auf Basis belastbarer Daten

30%

23%

31%

29%

13%

42%

24%

29%

34%

18%

30%

12%

14%

40%

7%

22%

10%

17%

7%

7%

13%

2%

22%

58

2%a) LZK-Regeln und –Durchführung sind klar vorgegeben

b) LZK mit Hilfe unterschiedl. Szenarien berechnet 18%

h) LZK berücksichtigt Vertragsänderungen

23%

13%

27%

0%

c) LZK berücksichtigen interne Risiken

2%

28%

30%25%

g) LZK basiert auf Vertragsdokumenten

d) LZK berücksichtigen externe Risiken

21%

59

e) LZK erstellen wir in Eigenregie 60

27%

0%16%35%f) LZK erstellen wir durch externe Gutachten

5%22%

18%32%

28%21%i) Aus den LZK ergeben sich Folgetätigkeiten

60

31%

59

59

60

59

60

1-stimme gar nicht zu 2-stimme eher nicht zu 3-indifferent 4-stimme eher zu 5-stimme voll und ganz zu

2,30

2,78

2,37

2,34

3,27

1,88

2,63

2,25

2,28



12



Wenn LZK, dann werden überwiegend Excel-Tools eingesetzt


13


27%

34%

40%

16%

77%

74%

16%

9%

39%

3%

2%

21%

2%e) Für die LZK-Berechnung MS Access-Lösungen

b) Finanzparameter und Normkostensätze liegen vor

d) Für LZK-Berechnung einfache Excel-Tools

16%

56

0%

5%22%a) Daten für LZK sind leicht zugänglich und verfügbar

c) LZK-Kostenstruktur zur Durchführung ist vorhanden

0%

3%

5%

3%

16%34%

f) Für die LZK-Berechnung Lizenzsoftwarelösungen

59

16%

58

58

57

58

24%

8%

8%

44%

24%

12%

1-stimme gar nicht zu 4-stimme eher zu2-stimme eher nicht zu 5-stimme voll und ganz zu3-indifferent

2,10

2,12

2,12

3,34

1,33

1,50



Einschätzung, dass LZK künftig eine größere Rolle spielen werden und Entscheidungsfindung unterstützen

2%

23%

16%

38%

40%

24%

17%

21%

39%

8%

8%

27%

63LZK-Berechnung wird regelmäßig durchgeführt

16%

19%40%

62

LZK tragen zur Entscheidungsfindung bei 630% 14%

LZK werden in Zukunft eine bedeutende Rolle spielen 3%

Sinn und Zweck der LZK sind klar benannt 6227% 18%

1-stimme gar nicht zu 2-stimme eher nicht zu 3-indifferent 5-stimme voll und ganz zu4-stimme eher zu

3,65

2,62

2,68

4,11



14









Inhalte


15


Einschätzung zur (sinnvollen) Anwendbarkeit von LZK


16

Beschaffungsobjekte (ausgewählte Beispiele)

Einschätzung zur Anwendbarkeit

Hoch Moderat Nicht anwendbar

Fahrzeuge X - -Papier - X -Büromöbel - X -Software - - XTransport X - -Abfallentsorgung X - -Neubauten X - -Renovierung von Bauten X - -Bahn und Zugtechnik X - -Rüstungsvorhaben X - -

Quelle: IISD (2009), Life Cycle Costing in Sustainable Public Procurement, A Question of Value, S. 13


TED-Datenbank (CPV-Code: 39130000 – Büromöbel)


17

Quelle: Eigene Auswertung aus dem Jahr 2019 der TED-Daten auf Basis der CSV-Daten 2009-2018

3%

3%

FR

413(15%) DE

PL

NL

7%CZ

5%

NO

UK

21%

Other

774(29%)

429(16%)

Auswertung der TED-Daten (CAN) für den Zeitraum 2009 bis 2018

2.675

60

22

40

31

48

35 3741

6154

2013

2011

2009

2010

2012

2015

2014

2016

2017

2018

Ø 43

Anzahl von CANs mit dem CPV-Code 39130000

Auswertung der TED-Daten (CAN) für den Zeitraum 2009 bis 2018 für DE (n=429)




18

Nettoauftragswerte (wie in TED gemeldet) nur für DE:

• Max → 18.000.0000 EUR (Einkaufsgemeinschaft im Jahr 2017 zwischen: Fachhochschule Bielefeld---Fernuniversität Hagen---Ruhr-Universität Bochum---Universität Bielefeld---Universität Duisburg-Essen---Universität Paderborn---Universität Siegen)

• Min → 0 EUR („Blank“, „Nuller-“ und „Einser-Trick“ um Auftragswerte zu verschleiern)• Durchschnittlicher Auftragswert bei Büromöbeln → ~700.000 bis ~800.000 EUR.

Quelle: Eigene Auswertung aus dem Jahr 2019 der TED-Daten auf Basis der CSV-Daten 2009-2018

140

32 4063 59 62

18 141

<0,14 mEUR

>0,5 bis 1 mEUR

>0,14 bis 0,25 mEUR

>0,25 bis 0,5 mEUR

>1 bis 2 mEUR

>2 bis 5 mEUR

>5 bis 10 mEUR

>10 bis 18 mEUR

Nuller, Einser, Blank

Anzahl von CAN




19

Quelle: Eigene Auswertung aus dem Jahr 2019 der TED-Daten auf Basis der CSV-Daten 2009-2018 mit Suche nach Schlagwörtern in den Zuschlagskritierien: *total*,*life*, *cost*, *leben*, *folge*, *kosten*

414(97%)

15(3%)

Anzahl CAN in DEAnzahl CAN mit einem der Schlagwörter

Auswertung der TED-Daten (CAN) für den Zeitraum 2009 bis 2018 nach Zuschlagskriterien → Wenn überhaupt, dann sind derzeit nur Teile der Lebenszykluskosten abgebildet

429








Inhalte


20


Grundsätzliche Vorgehensweise für LZK


21

Quelle: vgl. Woodward, D.G. (1997), Life cycle costing—Theory, information acquisition and application, in: International Journal of Project Management, 15(6), 1997, S. 335–344; ähnlich auch UBA Leitfäden zu Lebenszykluskosten.

Ziel und Zweck der Analyse festlegen

Analyse durchführen

Analyseergebnisse für Entscheidung

nutzen

Lebenszyklus verstehen

(+Lieferkette)

Systemgrenzen festlegen

Relevante Kosten-

elemente festlegen

Kosten-schätzung /

Kosten-erfassung

Validierung und LZK berichten

Nutzung verstehen








Inhalte


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Lebenszyklus und Anforderungen


23

Quelle: Parikka-Alhola (2008), Promoting environmentally sound furniture by green public procurement, in: EcologicalEconomics (68), pp.472-485

ökologisch nachhaltige Büromöbel

Ökologisch nachhaltige Herstellung (z.B. niedriger Energieverbrauch, niedrige Emissionen bei der Fertigung, sparsamer Einsatz von Chemikalien)

Ökologisch nachhaltiges Profil verwendeter Materialien in den Büromöbeln (z.B. keine schädlichen Chemikalien, Einsatz nachwachsender Rohstoffe, zertifizierte Textilien)

Ökologisch nachhaltiges Profil verwendeter Verpackung + Transporte (z.B. Einsatz wiederverwendbarer oder recycelter Verpackung, möglichst kurze Transportwege)

Langlebigkeit der Büromöbel (z.B. Haltbarkeit, einfacher Auf- und Abbau, einfache Reparatur, Verfügbarkeit von Ersatzteilen)

Ökologisch nachhaltige Verwertbarkeit/Entsorgung (z.B. einfaches Zerlegen in Einzelteile, wiederverwendbare Materialien, Materialien die biologisch abbaubar sind)


Lieferkette für Möbel (Beispiel)


24

Quelle: Wenker/Rüter (2015), Ökobilanz-Daten für holzbasierte Möbel


Systemgrenzen/Kostenelemente (Kostenaufbruchstruktur)


25

Quelle: Life Cycle Costing, Example for Scottish Public Bodies

EE** (H)

EE** (E)


Kostenerfassung / Kostenschätzung


26

Bei Bietern Kosteninformationen abfragen (z.B. über Formblatt in der

Vergabebekanntmachung)

Einsatz von Methoden zur Kostenschätzung (hier nicht zwingend

relevant)

Experteneinschätzung Analogiemethode Parametrische Methoden Etc.


Validieren und berichten (fiktives Beispiel)Variante 1 (low cost) Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5 Jahr 6 Jahr 7 Jahr 8 Jahr 9 Jahr 10 GesamtsummeKostenaufbruchstruktur 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028Anschaffungskosten 130.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 130.000Transportkosten 2.600 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2.600Installationskosten 3.900 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3.900Wartungskosten 0 1.300 1.950 2.600 3.900 4.550 5.200 0 0 0 19.500Entsorgungskosten 0 0 0 0 0 0 0 13.000 0 0 13.000Externe Effekte 4.000 130 195 260 390 455 520 1.300 200 100 7.550Summe 140.500 1.430 2.145 2.860 4.290 5.005 5.720 14.300 200 100 176.550

Variante 1 (high end) Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4 Jahr 5 Jahr 6 Jahr 7 Jahr 8 Jahr 9 Jahr 10 GesamtsummeKostenaufbruchstruktur 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028Anschaffungskosten 160.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 160.000Transportkosten 2.000 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2.000Installationskosten 3.200 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3.200Wartungskosten 0 400 400 480 480 640 640 0 0 0 3.040Entsorgungskosten 0 0 0 0 0 0 0 2.000 0 0 2.000Externe Effekte 2.000 20 20 24 24 32 32 100 100 50 2.402Summe 167.200 420 420 504 504 672 672 2.100 100 50 172.642


27


Entscheiden (fiktives Beispiel)

Quelle: wie bei Ferber (2015), S.220.

0

50

100

150

200

250

300

350

400

0 50.000 100.000 150.000 200.000

Variante 2

Variante 1

Lebenszykluskosten (Gesamtsumme)

Leis

tung

Z-WertFachtagung Bioökonomie

27.11.201928

Variante 2 im Lebenszyklus günstiger als Variante 1Variante 2 Leistungsfähiger (gemessen an Anforderungen als Variante 1)


Fazit


29

(1) Die rechtlichen Grundlagen zum Einsatz der Lebenszykluskosten bauen auf einem weit gefassten Verständnis des Lebenszyklusbegriffs auf. Neben den Anschaffungs-, Nutzungs-, Wartungs- und Entsorgungskosten können auch externe Effekte durch den öffentlichen Auftraggeber berücksichtigt werden.

(2) Obwohl der Einsatz von Lebenszykluskosten (z.B. bei den Zuschlagskriterien) grundsätzlich möglich und erlaubt ist, hat dieses Instrument bislang keine breite Akzeptanz in der Anwendung erlangt. Das bestätigen nicht nur die Einschätzungen aus den Befragungen, sondern auch die Einblicke aus der TED-Datenbank. Es scheint ein Implementierungsdefizit vorzuliegen.

(3) Auch bei der Beschaffung von Büromöbeln kann die Lebenszykluskostenberechnung zum Einsatzkommen. Bislang werden Lebenszykluskosten nur vereinzelt in den Ausschreibungen eingesetzt. Wenn sie eingesetzt werden, dann werden zumeist nur wenige Bestandteile (in den Zuschlagskriterien) abgefragt.

(4) Gerade bei der ökologisch nachhaltigen Beschaffung von Büromöbeln macht der Einsatz der Lebenszykluskostenrechnung Sinn um bei der Alternativenbewertung einen fairen Vergleich zwischen der Low-Cost-Variante und der (teureren) ökologischen Variante anstellen zu können.


Unsere Kontaktdaten.

Univ.-Prof. Dr. Michael EßigLehrstuhlinhaber und Vorsitzender

Arbeitsgebiet Beschaffung und Supply ManagementFakultät für Wirtschafts- und Organisationswissenschaften

Universität der Bundeswehr MünchenWerner-Heisenberg-Weg 3985579 Neubiberg

Tel.: +49 (0)89 6004 4220Email: [email protected]/beschaffung

Jun.-Prof.Dr. Christian von DeimlingMitglied der Leitung

Arbeitsgebiet Beschaffung und Supply ManagementFakultät für Wirtschafts- und Organisationswissenschaften

Universität der Bundeswehr MünchenWerner-Heisenberg-Weg 3985579 Neubiberg

Tel.: +49 (0)89 6004 4246Email: [email protected]/beschaffung


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Validieren und Berichten


31

Quelle: http://www.thetelcargroup.com/furniture-total-cost.html (ohne Berechnung von Barwerten)

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