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Ruhr Universität Bochum Sabine Heide Anlagenbuchhaltung Telefon 0234 32 26897 Gebäude UV 2_260 email: [email protected] Seite 1 Leitfaden über die Anlagenbuchaltung und die Inventarisierung an der Ruhr Universität Bochum Stand : Oktober 2011
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Leitfaden über die Anlagenbuchaltung und die Inventarisierung an der Ruhr Universität Bochum
Stand : Oktober 2011
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Inhaltsverzeichnis
1 Rechtsgrundlage der Anlagenbuchhaltung ..................................................................................... 3
2 Ziele und Organisationsablauf der Anlagenbuchhaltung ................................................................ 4
2.1 Ziele, Organisation und Aufgaben der Anlagenbuchhaltung ................................................. 4
2.2 Was ist zu inventarisieren ? ..................................................................................................... 4
2.2.1 Organisation der Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung ......................................... 5
3 Ablauf der Inventarisierung ............................................................................................................. 6
3.1 Grundsatz der Einzelerfassung ................................................................................................ 6
3.2 Ausfüllen des Inventarstammblattes ...................................................................................... 6
3.3 Etiketten / Barcode- Aufkleber ................................................................................................ 7
3.4 Abgrenzung über die Nutzungsdauer ...................................................................................... 8
3.5 Abgrenzung über den Wert des Anlagegutes ......................................................................... 8
3.5.1 Anschaffungskosten ........................................................................................................ 8
3.5.2 Anschaffungsnebenkosten .............................................................................................. 9
3.5.3 Nachträgliche Anschaffungskosten ................................................................................. 9
3.5.4 Werterhöhungen und Wertminderungen ..................................................................... 10
3.5.5 Beispiele ........................................................................................................................ 11
3.6 Sonderfälle ............................................................................................................................ 12
3.6.1 Selbsterstellte Anlagen / Anlagen im Bau ..................................................................... 12
3.6.2 Software ........................................................................................................................ 12
4 Betrieb gewerblicher Art (BgA) .................................................................................................... 13
5 DFG- ............................................................................................................................................... 14
5.1 Geräteschlüsselkatalog .......................................................................................................... 14
5.2 Leihgeräte .............................................................................................................................. 14
5.3 DFG Übereignung ................................................................................................................. 14
6 Änderungen und Absetzungen ...................................................................................................... 15
6.1 Änderungsmeldung ............................................................................................................... 15
6.1.1 Abgabe an andere Kostenstelle / Nutzer- Finanzstelle ................................................. 15
6.2 Absetzung vom Bestand ( körperliches Ausscheiden ): ......................................................... 16
7 Ansprechpartner............................................................................................................................ 17
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1 Rechtsgrundlage der Anlagenbuchhaltung
Mit der Einführung der Doppik Anlagenbuchhaltung zum 01.01.2011 wurde die zentrale Erfassung des Anlagevermögens in der Anlagenbuchhaltung in Kraft gesetzt.
Dieses Handbuch beschreibt für Sie die Aufgaben der Anlagenbuchhaltung von der Neuanlage bis zur Bestandsabsetzung.
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2 Ziele und Organisationsablauf der Anlagenbuchhaltung
2.1 Ziele, Organisation und Aufgaben der Anlagenbuchhaltung
Die Ziele und Aufgaben der Anlagenbuchhaltung können wie folgt zusammengefasst werden:
Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des
Anlagevermögens
Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die
Nutzungsdauer der Anlagegüter
Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-und Leistungsrechnung
Ermittlung des außerplanmäßigen Werteverzehrs des betrieblichen Anlagevermögens der Ruhr-Universität-Bochum
Aufbau eines universitären Anlagenspiegels für die Bilanz
Transparenz und Planung
2.2 Was ist zu inventarisieren ?
Inventarisiert wird das Anlagevermögen ( alle Vermögensgegenstände ) eines Unternehmens, die dazu bestimmt sind, dauerhaft dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Es umfasst alle Vermögensteile, die zum Aufbau und zur Ausstattung eines Betriebes nötig und langfristig im Unternehmen gebunden sind.
Das Anlagevermögen gliedert sich nach § 266 HGB in drei Hauptgruppen:
immaterielle Vermögensgegenstände sind Konzessionen und andere Rechte wie Patente, Lizenzen sowie der (derivative) Geschäfts- oder Firmenwert,
Sachanlagen sind Grundstücke, Immobilien, technische (zum Beispiel Maschinen) und andere Anlagen (zum Beispiel Betriebs- und Geschäftsausstattung)
Finanzanlagen sind Beteiligungen an anderen Unternehmen, Wertpapiere und andere finanzielle Forderungen, die langfristig angelegt sind.
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2.2.1 Organisation der Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung
Für die Inventarisierung ist jeweils die Rechnung des Lieferanten mit einem zugehörigen von der dezentralen Einheit ausgefüllten Inventarstammblatt an die Anlagenbuchhaltung weiterzuleiten.
In der Anlagenbuchhaltung erfolgt das Verbuchen der Rechnungen und das Generieren der Abschreibungen.
Vorgehensweise bei der Buchung und Inventarisierung von Neuanschaffungen Im Folgenden wird das Vorgehen bei der Inventarisierung von neu angeschafften Anlagegütern erläutert Als bewegliche Anlagegüter gelten auch mit dem Boden fest verankerte Gegenstände, wie verankerte Prüfstände, Windkanäle, Drehbänke, etc. Die bei der „ Verankerung“ ( Fundament ) anfallenden Kosten gehören mit zu den Anschaffungskosten der jeweiligen Anlage.
Ausnahme zur 410,00 € Grenze
Inventarisiert ( beklebt ) werden müssen auch unselbständige Geräte, wie Drucker, Faxgeräte und
Monitore deren Anschaffungskosten 150,00 € übersteigen.
Inventarisiert werden müssen alle selbständig nutzbaren und beweglichen und unbeweglichen Anlagegüter, deren Nutzungsdauer länger als 1 Jahr ist und deren Netto- Anschaffungskosten den Betrag von € 410,00 übersteigt. Inventarisiert werden demnach auch immaterielle Güter, wie z.B. Software und Lizenzen.
Inventarisiert ( beklebt ) werden müssen auch unselbständige Geräte, wie Drucker, Faxgeräte und Monitore deren
Anschaffungskosten 150,00 € übersteigen.
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3 Ablauf der Inventarisierung
3.1 Grundsatz der Einzelerfassung
Gem. § 240 HGB müssen alle Anlagegüter einzeln inventarisiert werden. Somit erhält jedes Anlagegut seine eigene Inventarnummer. Diese entspricht der Barcode Nr. auf dem Aufkleber und kann so leichter identifiziert werden. Dieser Grundsatz der Einzelerfassung gilt auch für folgende beispielhafte Geschäftsvorfälle:
- Eine Universitätseinrichtung kauft 5 Drehstühle für je 410 € netto. -> Jeder Stuhl muss einzeln inventarisiert werden. Drei Institute kaufen 3 Computer für je 1.000,00 € netto, die auf einer Rechnung erscheinen, um einen günstigeren Preis zu erzielen.
->Jeder Computer muss auf der Kostenstelle/ Finanzstelle des jeweiligen Instituts einzeln inventarisiert werden.
Die Verbuchung der Rechnung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung unter Berücksichtigung der entsprechenden Kosten- und Finanzstellen. Im Fall eines Wechsels zwischen Finanzstellen ist Seite 15 zu beachten.
3.2 Ausfüllen des Inventarstammblattes
Das Inventarstammblatt wird von den dezentralen Einheiten im Rahmen der Rechnungsprüfung ausgefüllt und der Anlagenbuchhaltung zusammen mit der Rechnung zur Verfügung gestellt. Den aktuellen Download finden Sie hier : http://www.uv.ruhr-uni-bochum.de/dezernat4/intern/anbu/anbu_main.htm Bitte beachten Sie auch Punkt 3.3 „ Barcode- Aufkleber“
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3.3 Etiketten / Barcode- Aufkleber
Jeder inventarisierte Gegenstand erhält durch die Inventur ( körperliche Bestandsaufnahme ) einen Inventaraufkleber. Dieser weist die Inventar/ Anlagen –Nr., einem Barcode sowie den Vermerk „Eigentum der Ruhr-Universität- Bochum“ aus. Die ersten 4 Stellen geben einen Hinweis auf das Jahr der Anschaffung, die 5. Stelle zeigt die Zugehörigkeit zum Bereich „Medizin“ ( = 2xxxx ) oder „RUB“ ( = 1xxxxx ) an.
Für die sog. „Folgebeschaffungen“ ( nach der Erstinventur ) in 2010 verbleiben bei den dezentralen Einheiten Bögen mit Barcodeaufklebern. Bei Kauf eines neuen zu inventarisierenden Wirtschaftsgutes, wird das Inventar mit einem Barcodeaufkleber versehen. Für nicht beklebbare Wirtschaftsgüter wird ein entsprechendes Inventarstammblatt angelegt.
Bei Eingang der Rechnung in der dezentralen Einheit, wird die lt. Aufkleber vergebene Inventar Nr. handschriftlich auf dem Inventarstammblatt ( oben rechts „ Anlagen Nummer laut Barcode“ vermerkt. Durch Weitergabe der Rechnung mit dem Inventarstammblatt kann somit die 1:1 Abbildung erfolgen. D.h., dass die auf dem Wirtschaftsgut angebrachte Nummer auch mit der in der Anlagenbuchhaltung vergebenen Nummer übereinstimmt.
Jeweils ab dem 01.01.2xxx werden dementsprechend neue Aufkleber verwendet, die mit den Ziffern „2xxx“ für das Jahr der Anschaffung beginnen.
Maßgeblich für die richtige Zuordnung zum Anschaffungsjahr, ist der Zeitpunkt der Lieferung. Deshalb sollte Sie die „alten“ Barcode Aufkleber nicht sofort vernichten.
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Neue oder zusätzliche Barcode Aufkleber erhalten Sie auf Anfrage bei den u.g.
Ansprechpartnern
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3.4 Abgrenzung über die Nutzungsdauer Das erste Kriterium bei der Entscheidung, ob das beschaffte Anlagegut inventarisiert werden muss, ist die Nutzungsdauer.
NNuuttzzuunnggssddaauueerr << 11 JJaahhrr == VVeerrbbrraauucchhssggeeggeennssttaanndd →→ KKeeiinnee IInnvveennttaarriissiieerruunngg
Verbrauchsgegenstände werden durch den Gebrauchsakt vernichtet. Die Nutzungsdauer liegt unter einem Jahr. Verbrauchsgegenstände dürfen unabhängig vom Anschaffungspreis nicht inventarisiert werden. Beispiele: Ein PKW, der 15.000,00 € kostet , wird für einen Crash-Test gekauft. Der PKW ist anschließend nicht mehr nutzbar. Die Kosten werden im Aufwand erfasst. Kauf von Druckerpapier für 200.000,00 €. Die Kosten werden im Aufwand erfasst.
3.5 Abgrenzung über den Wert des Anlagegutes Ob ein Anlagegut inventarisiert werden muss, hängt ( zusätzlich zur Nutzungsdauer ) auch von seinen Anschaffungskosten, netto ab. Nach Berechnung der Anschaffungskosten muss die Zuordnung in die entsprechende Wertgrenze vorgenommen werden. Die Wertgrenzen entscheiden, zusätzlich zur Nutzungsdauer, ob eine Inventarisierung vorgenommen werden muss oder nicht.
3.5.1 Anschaffungskosten Die Anschaffungskosten werden wie folgt berechnet: Die Umsatzsteuer ist nur Teil der Anschaffungskosten, wenn der Erwerber sie nicht als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommt. ( s.a. S. 13 BgA )
Beispiel : 410,00 Kaufpreis
15,00 zzgl. Transportkosten
8,20 abzgl. Skonti ( sofern die Rechnung zügig bearbeitet wurde )
= 416,80 Anschaffungskosten netto
79,19 zzgl. 19 % USt
495,99 Anschaffungskosten brutto
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3.5.2 Anschaffungsnebenkosten
Anschaffungsnebenkosten von Gegenständen des Anlagevermögens sind Aufwendungen, die zusätzlich zum Anschaffungspreis aufgewendet werden, um den Vermögensgegenstand zu erwerben, ihn an seinen Einsatzort zu verbringen und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Diese können vor, während oder nach dem Erwerb auftreten. Sie müssen mit dem Wirtschaftsgut aktiviert und somit auch abgeschrieben werden.
Welche Kosten gehören zu den Anschaffungsnebenkosten?
Typische Anschaffungsnebenkosten sind :
Transportkosten,
Frachtkosten
Verpackungskosten
Transportversicherungsbeiträge
Zölle
Provisionen
Kosten der Installation oder Inbetriebnahme
Errichtung von Fundamenten
Die Anschaffungsnebenkosten müssen genau wie die Anschaffungskosten dem Wirtschaftsgut exakt zugeordnet werden können.
Nicht zu den Anschaffungsnebenkosten gehören wiederkehrende Kosten wie :
Grundsteuer
Kfz-Versicherung
Geldbeschaffungskosten (Zinsen, Disagio)
Lagerkosten
3.5.3 Nachträgliche Anschaffungskosten
Diese Art der Anschaffungskosten entstehen nach dem Erwerb des Anlagegutes oder nachdem eine Erweiterung die Anlage über ihren ursprünglichen Wert hinaus verbessert hat. Sie sind im Allgemeinen ein Teil der Anschaffungsnebenkosten und müssen ebenfalls aktiviert werden.
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3.5.4 Werterhöhungen und Wertminderungen
Werterhöhung
Der Wert eines bereits inventarisierten Anlagegutes, kann sich durch eine Vergrößerung der Anlage oder den Zukauf von Zubehör erhöhen. Beispiel: Ein bisher nicht vorhandenes Autoradio erhöht den Wert eines PKW.
MERKE :
Bei Reparaturen und Instandhaltungen, wie beispielsweise dem Austausch einer Glühbirne eines Diaprojektors oder dem Austausch einer Grafikkarte eines PCs, handelt es sich um eine Werterhaltung und keine Werterhöhung. Es darf deshalb nicht inventarisiert und nicht nachaktiviert werden. Dies ist unabhängig von der Höhe der angefallenen Kosten zu betrachten.
Wertminderung Bei Wertminderungen handelt es sich um außerordentliche Ereignisse, die den Wert eines Anlagegutes dauerhaft mindern. Beispiel: Ein PKW erleidet einen Schaden, der nicht repariert wird. Der bezifferte Schaden mindert buchmäßig den Wert des PKW.
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3.5.5 Beispiele
Anschaffungskosten < 410,00 € netto → Keine Inventarisierung Es erfolgt die Buchung in die Kontenklasse 6xxxxxxxx als Aufwand. Eine Inventarisierung muss nicht vorgenommen werden. Beispiel: Kauf eines Mobiltelefons für €200,00- netto wird auf das Sachkonto 669020000 ( Aufwand Geringwertige Vermögensgegenstände bis 410,00€ ) gebucht.
Anschaffungskosten von 150,00 bis 410,00 € netto Drucker, Faxgeräte, Monitore
→ Inventarisierung ist vorzunehmen
Beispiel: Kauf eines Druckers für €300,00- netto , es handelt sich NICHT um ein Geringwertiges Wirtschaftsgut, da der Drucker nicht ohne PC nutzbar ist. Er muss obwohl die Anschaffungskosten geringer als 410,00 € sind, mit einem Barcode versehen werden, weil er nicht unter die für Geringwertige WirtschaftsGüter fallenden Regeln fällt. ( Selbständig nutzbar ) .
Anschaffungskosten > 410,00 € netto → Inventarisierung ist vorzunehmen Die Buchung erfolgt immer in der Kontenklasse 0xxxxx. Das Gerät ist zu bekleben.
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3.6 Sonderfälle
3.6.1 Selbsterstellte Anlagen / Anlagen im Bau Selbsterstellte Anlagen, d. h. Anlagegegenstände, die z. B. in einer Werkstatt selbst hergestellt werden, werden behandelt wie gekaufte fertige Anlagen. Hierzu werden die einzelnen Komponenten – Bauteile und Arbeitsaufwand – addiert, sie bilden den Anschaffungspreis. Danach wird beurteilt, ob eine Inventarisierung erfolgt (s. 2. Vorgehensweise bei der Buchung und Inventarisierung von Anlagegütern).
3.6.2 Software Liegen die Anschaffungskosten einer Software unter 410 Euro, so handelt es sich immer um Trivialprogramme. Sogenannte "Trivialsoftware" ist unter dem Hauptkonto 089 „Geringwertige immaterielle Vermögensgegenstände“ zu verbuchen.
Ausgaben für Updates sowie für Release – Wechsel sind als laufender Erhaltungsaufwand zu erfassen, sofern es sich nicht um eine tiefgreifende Überarbeitung im Sinne eines Generationenwechsels handelt. Ist dies der Fall , so ist das Update mit seinen Anschaffungskosten zu aktivieren. Der Restbuchwert des alten Programms ist dann außerplanmäßig abzuschreiben.
In Rechnung gestellte Beträge für Support / Wartung sind jedoch als Betriebsausgabe
( = Aufwand) zu erfassen.
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4 Betrieb gewerblicher Art (BgA)
Bei der Ermittlung der Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern bei Betrieben gewerblicher Art ist der Umsatzsteueranteil, der im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend gemacht wird, nicht zu berücksichtigen. Bei 100 % Vorsteuerabzug darf keine Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten hinzugerechnet werden, bei anteiligem Vorsteuerabzug wird nur der nicht abzugsfähige Umsatzsteuerbetrag berücksichtigt.
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5 DFG-
5.1 Geräteschlüsselkatalog
Zur Klassifikation der Geräte und Anlagen haben sich die Hochschulen mit dem Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst auf den DFG-Geräteschlüssel Katalog geeinigt. Jedem Inventargut muss von Ihnen der entsprechende DFG-Geräteschlüssel zugeordnet werden. Die zugehörige Datei steht als Download auf unserer Seite zur Verfügung und kann im Bedarfsfall von uns erweitert werden.
5.2 Leihgeräte
Einige Mittelgeber (z.B. DFG) stellen für die Dauer des Projektes Geräte als Leihgaben zur Verfügung. Das bedeutet, dass diese erst mit einer Übereignung in das Eigentum der RUB übergehen. Der Mittelgeber informiert Sie , wie Sie in den Besitz des Gerätes gelangen. Bei Abschluss des Projektes erfolgt entweder eine Rückgabe an den Mittelgeber oder dieser bietet der Universität die Übernahme des Gerätes an.
5.3 DFG Übereignung Hierzu erhalten Sie von uns ein entsprechendes Anschreiben, mit dem Sie aufgefordert werden, das übereignete Gerät mit einem Barcode zu versehen und ein entsprechend ausgefülltes Inventarstammblatt an uns zu senden. Nach erfolgter Übernahme ist eine entsprechende Veränderung im Inventarverzeichnis erforderlich
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6 Änderungen und Absetzungen
Für Änderungen des Bestandes ( Abgabe an andere Lehrstühle ) und Absetzungen vom Bestand ( Verschrottungen ) steht ein gesondertes Formular zur Verfügung, das je nach Geschäftsvorfall ausgefüllt werden muss. Dieses Formular steht online zur Verfügung:
http://www.uv.ruhr-uni-bochum.de/dezernat4/intern/anbu/anbu_main.htm
FORMULARE : Absetzungsantrag
Dieser wird nach Prüfung durch die Anlagenbuchhaltung mittels „ Absetzungsverfügung“ zugestimmt bzw. abgelehnt. Sie erhalten per mail eine entsprechende Benachrichtigung.
Erst danach kann der Lehrstuhl ggfs. das nicht mehr benötigte Gerät an den entsprechende Entsorgungspunkten entsorgen.
http://www2.uv.rub.de/dezernat5/entsorgung/service/entsorgung-nicht-gefaehrlicher-abfaelle/entsorgungspunkte.html.de
6.1 Änderungsmeldung
6.1.1 Abgabe an andere Kostenstelle / Nutzer- Finanzstelle Bei Abgabe eines Anlagegutes an eine andere Kostenstelle/ Finanzstelle, muss die Kostenstelle/ Finanzstelle der empfangenden Einrichtung angegeben werden. Sofern Gegenstände „ entbehrlich“ aber dennoch voll funktionsfähig sind, besteht die Möglichkeit, diese anderen Lehrstühlen zur Verfügung zu stellen. Als Instrumentarium steht der RUB – interne Flohmarkt zur Verfügung. http://www.uv.ruhr-uni-bochum.de/dezernat4/intern/zb/2ndhand.htm Sollte die Übergabe zustande kommen ist die Anlagenbuchhaltung darüber in Kenntnis zu setzen, damit eine Umbuchung der Geräte auf die neuen Kostenstellen vorgenommen werden kann.
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6.2 Absetzung vom Bestand ( körperliches Ausscheiden ):
Gründe für eine Absetzung können sein: ein Anlage- Wirtschaftsgut - wird nicht mehr benötigt und soll verschrottet werden
- ist defekt, nicht mehr reparabel und soll verschrottet werden
- ist technisch überholt und kommt nicht mehr zum Einsatz,
- ist nicht mehr vorhanden (Diebstahl, Verlust) Die Absetzung wird bei der Anlagenbuchhaltung beantragt. Diese erstellt hierzu eine Absetzungsverfügung mit welcher der Absetzung zugestimmt oder diese abgelehnt wird.
Im Fall der Zustimmung erhält der Antragsteller eine entsprechende Mitteilung per e Mail und kann das Wirtschaftsgut entsorgen.
In der Anlagenbuchhaltung wird das Bestandsverzeichnis entsprechend berichtigt.
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7 Ansprechpartner
Bei Problemen und Rückfragen wenden Sie sich bitte an:
http://www.uv.ruhr-uni-bochum.de/dezernat4/intern/anbu/anbu_main.htm
Frau Heide 26897 UV 2/260
Frau B. Schuster 28933 UV 2/258
Frau Brock 22289 UV 2/260
Frau Böning 26546 UV 2/258
Und zum Schluß :
Alle gebuchten Investitionen können Sie sich in Mach Web in der Zeile 900“ Investitionen“ ansehen.
