Leitfaden

zur Beantragung und Durchführung von Drittmittel-Projekten

Dieser Leitfaden soll die wichtigsten Rahmenbedingungen zur Beantragung und Durchführung von Drittmittel-Projekten an der Universität Flensburg zusammenfassen, Daten und Fakten für Antragsteller/innen zur Verfügung stellen und einen Überblick über Ansprechpartner/innen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Universitätsstrukturen geben.

Anmerkung zur Unterscheidung von „Zuwendungsforschung und Auftragsforschung“ bzw. zur Unterscheidung von „hoheitlichen und wirtschaftlichen“ Drittmittelprojekten: Universitäten müssen zwischen hoheitlichen und wirtschaftlichen Bereichen unterscheiden. Besonders wichtig ist diese Unterscheidung für die Forschung. Hier ist die Universität Flensburg in Vertretung durch ihre forschenden Mitarbeiter/innen sowohl eine Institution, die es zur Aufgabe hat, freie Forschung zu ermöglichen (hoheitlicher Bereich: Forschung ohne Gegenleistung, Verwertungsrechte bleiben bei der Uni, umsatzsteuerfrei), als auch eine Institution, die ihre Dienstleistung als Wirtschaftsunternehmen anbieten kann (wirtschaftlicher Bereich: Gegenleistungscharakter, Verwertungsrechte gehen an den Auftraggeber, umsatzsteuerpflichtig). Sobald sie als solches auftritt, ist sie ein Unternehmen mit Betrieben gewerblicher Art (BgA) und muss den Wettbewerb mit potenziellen, konkurrierenden Unternehmen aufnehmen.“

WICHTIG: Da es Fälle gibt, die diesbezüglich nicht abschließend eingeschätzt werden können, wenden Sie sich bitte frühzeitig an Herrn Kaufmann oder Frau Andresen (Abteilung Finanzen). Dieser Leitfaden bezieht sich ausschließlich auf Zuwendungsforschung / hoheitliche Drittmittelprojekte.

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Inhaltsverzeichnis

1. VORBEREITUNG EINES DRITTMITTELANTRAGS ....................................................................................... 3

1.1. Projektidee entwickeln .................................................................................................................... 3 1.2. Antragsskizze und Finanzplan vorbereiten ...................................................................................... 3 1.3. Kalkulationswerte für die Finanzplanung beraten und bereitstellen .............................................. 3 1.4. Antrag vollständig erstellen und an die Abteilung Finanzen weiterleiten ...................................... 4 1.5. Prüfung der Kalkulationswerte und Plausibilität ............................................................................. 4 1.6. Antrag und Formblatt an das Präsidium weiterleiten ..................................................................... 4 1.7. Schriftliche Befürwortung / Bestätigung des Präsidiums ................................................................ 5

2. EINREICHEN DES DRITTMITTELANTRAGS ................................................................................................ 5

2.1. Antrag beim Drittmittelgeber einreichen ........................................................................................ 5 2.2. Eventuelle Rückfragen des Drittmittelgebers klären und beantworten (Verantwortlich:

Projektleitung) ................................................................................................................................. 5 3. RÜCKMELDUNG DES DRITTMITTELGEBERS ............................................................................................. 5

3.1. Zuwendungs- oder Ablehnungsbescheid ........................................................................................ 5 4. DRITTMITTELVERTRAG MIT DEM FÖDERMITTELGEBER ABSCHLIESSEN ................................................. 6

4.1. Drittmittelvertrag von der/dem Präsident/in unterschreiben lassen ............................................. 6 4.2. (Digitale) Kopie des Drittmittelvertrags weiterleiten an Projektleitung und

Forschungsreferentin ...................................................................................................................... 6 5. PROJEKTVORBEREITUNG ......................................................................................................................... 6

5.1. Optional: UF-internes Projekt-Koordinationstreffen zur Unterstützung der Projektleitung durch das Referat Forschung und andere Serviceeinrichtungen der Universität Flensburg .......... 6

5.2. Administrative Bearbeitung starten ................................................................................................ 6 5.3. Stellenausschreibung und Einstellung von Personal ....................................................................... 6 5.4. Mittelabrufe und finanzielle Abwicklung planen und vorbereiten ................................................. 7

6. PROJEKTBEGINN UND -UMSETZUNG ...................................................................................................... 7

6.1. Inhaltliche Projekt-Bearbeitung ...................................................................................................... 7 6.2. Mittelabrufe auslösen ..................................................................................................................... 7 6.3. (Zwischen-) Sachberichte erstellen ................................................................................................. 7 6.4. (Zwischen-) Finanzberichte erstellen .............................................................................................. 7

7. PROJEKTABWICKLUNG UND -ENDE ......................................................................................................... 8

7.1. Projekt-Abwicklung mit dem Drittmittelgeber ................................................................................ 8 7.1.1. Projekt-Abschluss-Bericht ............................................................................................................... 8 7.1.2. Projekt-Abrechnung ........................................................................................................................ 8 7.1.3. Projekt-Abschluss mit Drittmittelgeber........................................................................................... 8 7.2. Projekt-Abwicklung innerhalb der Universität Flensburg ............................................................... 8

8. ÜBERSICHT ANSPRECHPARTNER/INNEN ............................................................................................... 10

9. ANHANG ................................................................................................................................................ 11

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Beantragung und Durchführung eines Drittmittelprojektes

1. VORBEREITUNG EINES DRITTMITTELANTRAGS

1.1. Projektidee entwickeln (Verantwortlich: Projektleitung)

Optional: Projektidee beraten und Förderprogramme identifizieren lassen durch Referat Forschung (Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer / Forschungsreferent/in) z.B. bzgl. nationaler / EU / internationaler Förderprogramme und -

bedingungen, Projektaufbau und Konsortium, Fristen aktueller „Calls“, etc. Eine Auswahl an Förderprogrammen, die für die Finanzierung der

Aktivitäten der Universität Flensburg in Betracht kommen finden Sie im Anhang des Leitfadens (z.B. DAAD, DFG).

1.2. Antragsskizze und Finanzplan vorbereiten (Verantwortlich: Projektleitung)

Anhand der Ausschreibung des Förderers wird der Antrag formuliert; die

Antragsformulare stehen in der Regel als Download auf den Webseiten der Drittmittelgeber zur Verfügung.

Zu den Antragsinhalten finden Sie spezielle Informationen auf den Webseiten der Universität Flensburg (siehe auch Anhang des Leitfadens).

Bitte beachten Sie die aktuellen Hinweise (z.B. zu Personalkosten), Richtlinien

(z.B. zu Repräsentationsausgaben) und Merkblätter (z.B. zu Forschungsförderung) der Universität Flensburg im Anhang des Leitfadens und im Intranet der Webseiten der Universität Flensburg.

1.3. Kalkulationswerte für die Finanzplanung beraten und bereitstellen (Verantwortlich: Abteilung Finanzen)

Fragen zur Finanzplanung (Personalkostenkalkulationen, Berechnung der

Eigenmittel und Sachmittel, Gemeinkosten/Overheads, etc.) können von den Abteilungen Finanzen bzw. Personal beantwortet werden.

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Optional: Antrag beraten lassen durch Referat Forschung (Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer / Forschungsreferentin)

Die Forschungsreferentin beantwortet Fragen zu Strukturen der Universität Flensburg und berät entsprechend der Ausschreibung und Förderbedingungen (inkl. Bereitstellung von Musterverträgen (z.B. Kooperationsverträge, Werkverträge, etc.).

1.4. Antrag vollständig erstellen und an die Abteilung Finanzen weiterleiten (Verantwortlich: Projektleitung)

Der Antrag ist von der Projektleitung vollständig zu erstellen - dazu gehört das Formblatt „Anzeige von Drittmittel-Projekten“ (welches Sie hier im Anhang und im Intranet der Webseiten Universität Flensburg finden).

Der vollständige Antrag ist vierfach an die Abteilung Finanzen weiterzuleiten, zusammen mit dem entsprechenden Ausschreibungstext und den Nebenbestimmungen.

Eine (digitale) Kopie geht an die Forschungsreferentin.

1.5. Prüfung der Kalkulationswerte und Plausibilität

(Verantwortlich: Abteilung Finanzen) Das Deckblatt des Antrags / Formblatt: „Anzeige von Drittmittel -Projekten“

dient als Entscheidungsgrundlage für das Präsidium und wird bei positiver Bewertung von der Abteilung Finanzen und dem /der Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer unterschrieben und befürwortet. bei negativer Bewertung oder Unklarheiten wird der Antrag an die Projektleitung zurückgegeben.

1.6. Antrag und Formblatt an das Präsidium weiterleiten (Verantwortlich: Abteilung Finanzen) HINWEISE: Für einen rechtsverbindlichen Antrag ist die Befürwortung der Präsidentin / des Präsidenten der Universität Flensburg obligatorisch!

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Abhängig vom Fördermittelgeber kann es sein, dass die Unterschrift der Projektleitung bei Antragstellung ausreichend ist, trotzdem wird für die Durchführung des Projekts die Befürwortung der Präsidentin / des Präsidenten der Universität Flensburg notwendig. Die Prüfung und Weiterleitung kann erfahrungsgemäß einige Zeit in Anspruch nehmen – eine Frist von fünf Tagen bis zur Bestätigung des Präsidiums ist daher zwingend einzuhalten! Um diesen Zeitraum möglichst nicht durch Unklarheiten und Rückfragen unnötig auszuweiten, wird um frühzeitige Abstimmung mit der Abteilung Finanzen gebeten.

1.7. Schriftliche Befürwortung / Bestätigung des Präsidiums (Verantwortlich: Präsident/in)

Der Antrag (inkl. Formblatt) wird bei vorliegender positiver Bewertung der Abteilung Finanzen und dem /der Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer von der Präsidentin /dem Präsidenten unterschrieben und zweifach an die Projektleitung zurückgegeben. Je ein Exemplar geht an die Abteilung Finanzen und das Referat Forschung.

2. EINREICHEN DES DRITTMITTELANTRAGS

2.1. Antrag beim Drittmittelgeber einreichen

(Verantwortlich: Projektleitung)

2.2. Eventuelle Rückfragen des Drittmittelgebers klären und beantworten

(Verantwortlich: Projektleitung)

3. RÜCKMELDUNG DES DRITTMITTELGEBERS

3.1. Zuwendungs- oder Ablehnungsbescheid

Je nach Drittmittelgeber geht der Bescheid an das Präsidium oder die Projektleitung und muss entsprechend weitergeleitet werden, d.h. das Original geht an die Abteilung Finanzen und eine Kopie wird an das Präsidium oder die Projektleitung weitergeleitet. (Verantwortlich: Präsident/in oder Projektleitung)

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Eine (digitale) Kopie wird außerdem an die Forschungsreferentin

weitergeleitet (Verantwortlich: Projektleitung)

4. DRITTMITTELVERTRAG MIT DEM FÖDERMITTELGEBER ABSCHLIESSEN

4.1. Drittmittelvertrag von der/dem Präsident/in unterschreiben lassen (Verantwortlich: Abteilung Finanzen)

4.2. (Digitale) Kopie des Drittmittelvertrags weiterleiten an Projektleitung und

Forschungsreferentin (Verantwortlich: Abteilung Finanzen)

5. PROJEKTVORBEREITUNG

5.1. Optional: UF-internes Projekt-Koordinationstreffen zur Unterstützung der

Projektleitung durch das Referat Forschung und andere Serviceeinrichtungen der Universität Flensburg (Verantwortlich: Projektleitung)

Klärung von Verantwortlichkeiten, Abstimmungsprozessen und dem Standardprozedere an der Universität Flensburg während des Projekts. D.h. Koordination und Unterstützung der Projektleitung bei der Projektumsetzung durch das Referat Forschung, z.B. bei Einstellung von Personal, Grundausstattung, Beschaffungen, Raumorganisation, ggf. Abstimmung mit dem Justiziariat und der Abteilung Personal, etc.

5.2. Administrative Bearbeitung starten (Verantwortlich: Abteilung Finanzen)

Einrichtung des Drittmittelprojektes(Fonds) und Mitteilung der Kontierungsmatrix an die Projektleitung

Projektakte mit Originalvertrag (und Anlagen z.B. Kooperationsvertrag) anlegen

5.3. Stellenausschreibung und Einstellung von Personal (Verantwortlich: Abteilung Personal)

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Die Stellenausschreibung und Einstellung von Personal wird in Abstimmung mit der Projektleitung durch die Abteilung Personal veranlasst.

5.4. Mittelabrufe und finanzielle Abwicklung planen und vorbereiten (Verantwortlich: Projektleitung)

Die Mittelabrufe und finanzielle Abwicklung wird von der Projektleitung in Abstimmung mit der Abteilung Finanzen vorbereitet.

Hinweis: Die Originalbelege für die Mittelabrufe müssen „sachlich und rechnerisch richtig“ gezeichnet und „kontiert“ sein!

6. PROJEKTBEGINN UND -UMSETZUNG

6.1. Inhaltliche Projekt-Bearbeitung

(Verantwortlich: Projektleitung)

Hinweis: Nicht vergessen: Bei Veröffentlichungen von Projektergebnissen etc. ist die Verwendung des Logos des Drittmittelgebers (oft) obligatorisch!

6.2. Mittelabrufe auslösen

(Verantwortlich: Abteilung Finanzen – in Absprache mit der Projektleitung)

Die Mittelabrufe werden von der Abteilung Finanzen veranlasst. Eine Kopie der (an den Drittmittelgeber versandten) Unterlagen wird an die Projektleitung weitergeleitet. Hinweis: Bisher war die Projektleitung verantwortlich für die Mittelabrufe – ab dem Sommersemester 2014 wird die Verantwortung an dieser Stelle von der Abteilung Finanzen übernommen.

6.3. (Zwischen-) Sachberichte erstellen (Verantwortlich: Projektleitung)

6.4. (Zwischen-) Finanzberichte erstellen

(Verantwortlich: Abteilung Finanzen – in Absprache mit der Projektleitung)

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7. PROJEKTABWICKLUNG UND -ENDE

7.1. Projekt-Abwicklung mit dem Drittmittelgeber

7.1.1. Projekt-Abschluss-Bericht (Verantwortlich: Projektleitung)

Der inhaltliche/wissenschaftliche Projekt-Abschluss-Bericht (Sachbericht) wird von der Projektleitung erstellt.

7.1.2. Projekt-Abrechnung (Verantwortlich: Abteilung Finanzen - in Absprache mit der Projektleitung)

Die Projektleitung bereitet benötigte Unterlagen und Dokumente für die Projekt-Abrechnung vor (z.B. Verwendungsnachweis, Final Report, Arbeitszeitnachweise, Rechnungsbelege, Berichte, etc.) und leitet diese an die Abteilung Finanzen weiter (Verantwortlich: Projektleitung)

Die Abteilung Finanzen prüft alle notwendigen Unterlagen und leitet diese an die/den Präsident/in zur Unterschrift weiter (Verantwortlich: Abteilung Finanzen)

Die/der Präsident/in unterschreibt die Unterlagen und leitet die Unterlagen

an die Projektleitung zurück (Verantwortlich: Präsidium)

7.1.3. Projekt-Abschluss mit Drittmittelgeber

(Verantwortlich: Projektleitung)

Die Projektleitung reicht die vollständigen Unterlagen (Projekt-Abschlussbericht inkl. der Projekt-Abrechnung) beim Drittmittelgeber ein

Eine digitale Kopie wird an die Abteilung Finanzen und die Forschungsreferentin weitergeleitet.

7.2. Projekt-Abwicklung innerhalb der Universität Flensburg (Verantwortlich: Abteilung Finanzen)

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Nach erfolgreichem Abschluss des Projekts wird das Drittmittelprojekt(-Fonds)

von der Abteilung Finanzen entsprechend der Verfahrensregelung der Universität Flensburg (siehe Anhang – mit Hinweisen z.B. zur Verwendung von Überschüssen) geschlossen.

Die Projektleitung erhält von der Abteilung Finanzen eine Mitteilung über den Abschluss des Drittmittelprojekt(-Fonds).

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8. ÜBERSICHT ANSPRECHPARTNER/INNEN

Institution Ansprechpartner/in UF-Durchwahl Adresse

Präsidium Prof. Dr. Andreas Christian - 2803 Campusallee 3 ZV 206c

Präsidium Sara Schulz - 2784 Auf dem Campus 1a EB 011

Abteilung II Sven Kaufmann - 2807 Campusallee 3 ZV 209

Abteilung II Birgit Andresen -2773 Campusallee 3 ZV 208

Abteilung IV Stefan Schuster - 2812 Campusallee 3 ZV 216

Abteilung IV Katharina Katzka - 2824 Campusallee 3 ZV 216

Abkürzungen Abteilung II = Abteilung Finanzen Abteilung IV = Abteilung Personal (Personalverwaltung)

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9. ANHANG

Hinweis: Hier finden Sie relevante, aktuelle Dokumente (Merkblätter, Verfahrensregelungen, etc.) zur Vorbereitung eines Drittmittelantrags, z.T. per Verlinkung ins Intranet der Universität Flensburg. kursiv = (noch) nicht im Intranet verfügbar * = in Arbeit (Stand: 10.2013)

INHALSTVERZEICHNIS

1) Formblatt „Anzeige eines geplanten hoheitlichen Drittmittelprojekts“

2) Auswahl an nationalen Förderprogrammen

3) Verfahrensregelung des Präsidiums der Universität Flensburg

„Zum Umgang mit Programmpauschalen“

4) Verfahrensregelung des Präsidiums der Universität Flensburg

„Verwendung von Drittmittelüberschüssen“

5) Verfahren zum Abschluss neuer Kooperationsvereinbarungen

6) Richtlinie zur Finanzierung von Repräsentationskosten

7) Bankverbindung (Aushang 09/2013)

(Dateiname: Bankverbindung-Uni2013-09.doc)

8) Übersicht Jahresarbeitszeiten 2013

9) Übersicht Jahresarbeitszeiten 2014

10) Personalkostentabelle der Universität Flensburg 2013-2014 (inkl. Personalkosten

„Studentische/wissenschaftliche/akademische Hilfskräfte“)

(Dateiname: Personalkosten_2013-2014.xls)

11) Vordruck Stundennachweis (Dateiname: Stundennachweis.doc)

12) Merkblatt Ausschuss für Forschung und Wissenstransfer: Forschungsprojekte

13) Merkblatt Ausschuss für Forschung und Wissenstransfer: Wissenschaftliche

Veranstaltungen

14) Merkblatt Ausschuss für Forschung und Wissenstransfer: Wissenschaftlicher

Nachwuchs

15) *[Merkblatt Ausschuss für Europa und Internationales: Internationale

Kooperationen in Arbeit im Ausschuss!]

16) Dienstreiseantrags- und Dienstreisekostenabrechnungsformular

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17) Merkblatt Dienstreisen

18) Tagessätze Inland (Deutschland)

19) Auslandstagegelder

20) Ausschreibungs- und Vergabeordnung (Abteilung I -„Beschaffungsrichtlinie“)

21) Verfassung (Satzung) der Universität Flensburg & Satzung zur Änderung der Verfassung

(Satzung) der Universität Flensburg ( =Legitimationsnachweis)

22) „SHIP“ Anleitung

23) *ggf. Drittmittelsatzung (TODO (?): Forschungsausschuss/Senat?)

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Anzeige eines geplanten hoheitlichen Drittmittelprojekts

[„Deckblatt des Projektantrags“]

Von Projektleitung / Antragsteller/in auszufüllen:

___________________________________________________________________________Titel (Bezeichnung) des Drittmittelprojekts

__________________________________________________________________________ Abkürzung des Titels (Bezeichnung) des Drittmittelprojekts

__________________________________________________________________________ Projektleiter/in (Prof.) + Telefon + E-Mail + Standort/Adresse

__________________________________________________________________________ Projektassistent (WiMi / Stud. HK) + Telefon + E-Mail + Standort

__________________________________________________________________________ Institut + Abteilung / Seminar / Fachgebiet

___________________________________________________________________________ Drittmittelgeber / Fördernde Institution

___________________________________________________________________________Ausschreibung / Förderprogramm

___________________________________________________________________________ Ausschreibungsfrist

___________________________________________________________________________Geplante Laufzeit des Drittmittelprojektes

___________________________________________________________________________Höhe der Drittmittel (Anteil Antragsteller/in)

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Eigenmittel / Einnahmen:

Bitte schlüsseln Sie die Berechnung der Eigenmittel (Personaleinsatz, Arbeitsplatzpauschale, Raumpauschale etc.) auf einem zusätzlichen Blatt ausführlich auf, falls dies nicht aus dem Finanzierungsplan des beiliegenden Antrags / Angebots hervorgeht.

Bitte ankreuzen:

□ Finanzierungsplan als Anlage anbei

□ Eigenmittel-Aufschlüsselung als Anlage anbei

Höhe der UF-Eigenmittel in % (entsprechend der Förderquote):

Summe In €:

Art der Eigenmittel Personal

Andere:

□ andere Einnahmen vorhanden:

Andere Einnahmen Summe in €

Art der Einnahmen Spenden

Gebühren (z.B. für Tagung)

Zuschüsse aus Landesmitteln

Andere öffentliche Mittel:

Programmpauschale (PP) / Overhead:

PP / Overhead in %

Bezugsgrundlage (in €):

z.B. Personalkosten, Projekt-summe, Fördersumme, etc.

Pauschale (in €)

Summe (in €)

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Selbstauskunft der Projektleitung / der Antragsteller/in / des Antragstellers zu

„Professoren/innen-Stunden-Kontingenten“

Einbindung in den folgenden weiteren Projekten:

(Bitte geben Sie je Projekt die eingebrachten Stunden und den Zeitraum an)

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Erklärungen der Projektleitung / der Antragsteller/in / des Antragstellers

Ich erkläre, dass die Durchführung des Drittmittelprojektes die Erfüllung anderer Aufgaben der Hochschule sowie die Rechte und Pflichten anderer Personen nicht beeinträchtigt und Folgelasten für die Universität nicht entstehen.

Ich verpflichte mich, die Mittel für den vom Drittmittelgeber bestimmten Zweck zu verwen-den und bei der Mittelbewirtschaftung dessen Bedingungen sowie die geltenden haushalts-rechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Flensburg, den ___________________________

_________________________________________ (Unterschrift Projektleiter/in / Antragsteller/in)

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Von der Abteilung Finanzen auszufüllen:

Die finanziellen Angaben wurden auf Datenbasis und Berechnung geprüft. Die finanziellen Rahmenbedingungen des Drittmittelgebers werden entsprechend der För-derrichtlinien eingehalten.

Ggf. Anmerkungen: ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Das Projekt kann befürwortet werden.

Flensburg, den ___________________________

_________________________________________ (Unterschrift Abteilung Finanzen)

Vom Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer auszufüllen:

Das Projekt kann befürwortet werden.

Ggf. Anmerkungen: ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Flensburg, den ___________________________

_________________________________________ (Unterschrift Vize-Präsident/in für Forschung und Wissenstransfer)

Vom Präsidium auszufüllen:

Das Projekt wird befürwortet und entsprechend der vorliegenden Angaben unterstützt.

Flensburg, den ____________________________

_________________________________________ (Unterschrift Präsident/in)

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Auswahl an nationalen Förderprogrammen:

DAAD-Programme (z.B.): - ERASMUS (Stand Juli 2013:Regionale Veranstaltungen zur neuen

Programmgeneration […] ab Herbst 2013 über das 2014 beginnende Programm. Aktuelle Ausschreibungen)

- Förderung ausländischer Gastdozenten zu Lehrtätigkeiten an deutschen Hochschulen (Regelmäßige Antragstermine sind: 15. Juli für Gastdozenturen, die frühestens ab dem Sommersemester des der Antragstellung folgenden Jahres beginnen sollen. […] und 15. Januar für Gastdozenturen, die frühestens ab dem Wintersemester des Jahres der Antragstellung beginnen sollen.) Deutsche Sprache fördern (Internationalisierung und Rekrutierung wissenschaftlich hochkarätiger Partner, Modernisierung der Lehre als Beitrag zur Hochschulreform, Stärkung des Interesses an der deutschen Sprache)

- Hochschulmanagement und Institution Building (Professionelle Strukturen aufbauen und Ressourcen effizient managen […] in den Staaten Ost- und Südosteuropas und der GUS sowie in Entwicklungsländern)

- Mobilität und Partnerschaft (Mobilität von Studierenden und Graduierten bis hin zur Entwicklung gemeinsamer Lehrmaterialien und Studiengängen)

- Internationales Marketing durch Summer Schools im Ausland (Antragsfrist 2013: 26.09.2013)

- Studienangebote deutscher Hochschulen im Ausland (Stand: Juli 2013: z.Zt. keine offenen Ausschreibungen)

DFG-Programme (z.B.): - Internationale wissenschaftliche Veranstaltungen - Gewährung einer Unterstützung zum Aufbau internationaler Kooperationen - Kooperation mit Entwicklungsländern - Mercator-Fellows (Mercator-Fellows können in folgenden DFG-Programmen

beantragt werden: Sachbeihilfe, Emmy Noether-Programm, Forschergruppe, Schwerpunktprogramm, Graduiertenkolleg, Sonderforschungsbereich)

- Trilaterale Projekte (Projekte unter Beteiligung von deutschen, israelischen und palästinensischen Wissenschaftler/innen)

Senatsbeschluss vom 29.06.2011:

Verfahrensregelungen zum Umgang der Universität Flensburg mit Programm-pauschalen (z.B. der DFG und des Bundes)

Der am 14. Juni 2007 unterzeichnete Hochschulpakt 2020 ermöglicht der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) die Zahlung von Programmpauschalen für bewilligte Projekte. Mit Wirkung vom 1. Januar 2007 an wird für Sonderforschungsbereiche, Forschungszentren und Graduiertenkollegs ein pauschaler Zuschlag zur Deckung der mit der Förderung verbundenen indirekten Projektausgaben gewährt (Pro-grammpauschale). Ab dem 1. Januar 2008 (Zeitpunkt der Bewilligung) gilt dies auch für Neubewilligungen in der Allgemeinen Forschungsförderung bis auf wenige Aus-nahmen.

Die Programmpauschale beträgt 20 % der abrechenbaren direkten Projektausgaben. Die Bewilligung der Programmpauschale setzt keinen gesonderten Antrag voraus. Die Auszahlung der Programmpauschale erfolgt anteilig mit jedem Mittelabruf.

Ab 2012 wird eine entsprechende Programmpauschale auch für neu beantragte Pro-jekte des Bundes ausgezahlt; für laufende Projekte wird ab dem Jahr 2011 eine Pau-schale von 10% ausgezahlt.

An der Universität Flensburg werden diese Programmpauschalen in gesonderten Fonds vereinnahmt.

Üblicherweise sind bei Drittmittelprojekten 20 % (Personal-)Gemeinkosten zur Abde-ckung der Verwaltungskosten einschließlich der Kosten des ZIMTs einzukalkulieren und abzurechnen. Hierfür, sowie ggf. für weitere indirekte Projektkosten, zahlen die DFG und das BMBF die Programmpauschale. Demzufolge liegt die Anweisungsbe-rechtigung für Ausgaben aus den Mitteln der Programmpauschale beim Präsidium, das zur Verwendung der Mittel folgendes Verfahren festgelegt hat:

- Sofern Projektausgaben erforderlich werden, die nicht über den Drittmittelge-ber abgerechnet werden können (z. B. Kosten für angemietete Räumlichkei-ten, IT-Beschaffungen u. ä.), können diese mit Zustimmung des Präsidiums, vertreten durch den Kanzler, in der Regel bis zu 50% der Programmpauschale aus dieser bestritten werden. Für jedes Projekt wird in dem zuvor genannten Programmpauschalen-Fonds ein entsprechender Buchungsabschnitt einge-richtet, so dass durch die Finanzabteilung jederzeit der aktuelle Mittelbestand projektbezogen ermittelbar ist.

- Mittel aus der Programmpauschale, die nach Abschluss des jeweiligen Projek-tes nicht verbraucht wurden, werden zentral für Zwecke der Forschungsförde-rung an der Universität Flensburg eingesetzt. Sie sollen zukünftig in einen zentralen Fonds für die Anschubfinanzierung von neuen Drittmittelprojekten bzw. Fortsetzungsanträgen überführt werden. Die Entscheidung über die Vergabe dieser Mittel obliegt dem vom Vizepräsidenten für Forschung geleite-ten Senatsausschuss für Forschung und Wissenstransfer.

Senatsbeschluss vom 29.06.2011

Verfahrensregelung der Universität Flensburg zur Verwendung von Drittmittel-überschüssen

In Drittmittelprojekten können zum Projektabschluss Überschüsse entstehen, die nicht zur Deckung von direkten oder indirekten Personal- und Sachaufwendungen benötigt werden und nach den Vorgaben des Drittmittelgebers von der Universität frei verwendet werden können. Diese Überschüsse entstehen insbesondere durch die Vergütung von Personalaufwand, der nicht durch zusätzlich eingestelltes, sondern durch vorhandenes Personal geleistet wird, das zudem keine Entlastung durch Ver-tretungen im Hauptamt erfährt.

Es ist sinnvoll für die Verwendung dieser Überschüsse ein einheitliches Verfahren festzulegen. Hierfür wird der folgende Vorschlag unterbreitet:

1. OverheadZur Ermittlung des tatsächlich frei zur Verfügung stehenden Überschusses ist zu er-mitteln, ob aus den Projektmitteln bereits angemessene Beiträge zur Finanzierung des Overheads geleistet wurden. Üblicherweise sind bei Drittmittelprojekten 20 % Personalgemeinkosten zur Abdeckung der Verwaltungskosten einschließlich der Kosten des ZIMT einzukalkulieren und abzurechnen. Im Rahmen der KLR wird die Universität im Laufe des Jahres 2011 in der Lage sein, die tatsächlich anzusetzen-den Gemeinkosten zu ermitteln. Ggf. sind aus den Überschüssen zunächst die Ge-meinkosten bis zur üblichen Höhe zu bedienen.

2. ForschungsförderungZur Speisung eines zentralen Fonds für die Anschubfinanzierung von neuen Drittmit-telprojekten wird angeregt, 25% der frei zur Verfügung stehenden Überschüsse ei-nem entsprechenden Fonds zuzuführen. Die Entscheidung über die Vergabe dieser Mittel soll dem vom Vizepräsidenten für Forschung geleiteten Senatsausschuss für Forschung und Wissenstransfer obliegen.

3. Honorierung besonderer LeistungenDen Projektleiterinnen und Projektleitern soll die Möglichkeit eröffnet werden, bis zu 25% der frei zur Verfügung stehenden Überschüsse zur Honorierung der besonderen Leistungen der am Projekt beteiligten Mitarbeiter entsprechend oder (bei Beamten) in Anlehnung an die Regelungen der § 40 Nr. 6 des TV-L (Sonderregelungen für Be-schäftigte an Hochschulen und Forschungseinrichtungen zu § 18) verwenden zu können. Die konkrete Regelung des Antragsverfahrens sollte auch eine Honorierung der Leistungen der Projektleiterin bzw. des Projektleiters ermöglichen und muss die Regelungen der Mitbestimmung beachten.

4. SondermittelkontenDie verbleibenden frei zur Verfügung stehenden Überschüsse werden (ggf. anteilig) auf Sondermittelkonten der Projektleiterinnen bzw. der Projektleiter gebucht und können von diesen unter Beachtung der Regelungen zur Verwendung von Landes-mitteln frei, d.h. insbesondere zur Unterstützung neuer eigener Forschungsaktivitäten verwendet werden.

Vizepräsidentin für Europa und Internationales

Prof. Dr. Charlotte GaitanidesVizepräsidentin für Europa und Internationales

Geschäftszeichen

Besucheranschrift

Gebäude E, Raum 015 Campusallee 3 24943 Flensburg

Telefon

+49 461 805 2766

Telefax

+49 461 805 2799

E-Mail

charlotte.gaitanides@uni-flensburg.de

Sekretariat

Bianca Zaudtke

Raum

206

Telefon Sekretariat

+49 461 805 2800

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+49 461 805 2799

Homepage

www.uni-flensburg.de/praesidium

Universität Flensburg

Universität Flensburg - Auf dem Campus 1 - 24943 Flensburg

Hinweise betreffend das Verfahren zum Abschluss neuer internationaler Kooperationsvereinbarungen der Universität Flensburg

1. Der Initiator/die Initiatorin der neuen Hochschulkooperation leitetdem International Center (int-center@uni-flensburg.de, EB 035) einenschriftlichen Entwurf der Kooperationsvereinbarung unter Angabe derKontaktadresse des Kooperationspartners (Post- sowie Mailadresse)zu. Das International Center prüft den Entwurf sprachlich undinhaltlich.

2. Sofern erforderlich, leitet das International Center den Entwurf an dieRechtsabteilung weiter und setzt den Vizepräsidenten/dieVizepräsidentin für Europa und Internationales ins CC.a) Bestehen seitens des International Centers und/oder der

Rechtsabteilung Einwände, informiert das International Centerden Initiator/die Initiatorin. Dieser/diese nimmt in Absprach mitdem Kooperationspartner die entsprechenden Korrekturen vorund leitet dem International Center den geänderten Entwurf zu.

b) Sofern keine Einwände (mehr) bestehen, legt das InternationalCenter dem Präsidium die Kooperationsvereinbarung zurUnterzeichnung vor. Ein Memorandum of Understanding (MoU)wird von dem Vizepräsidenten/der Vizepräsidentin für Europaund Internationales unterzeichnet. Alle weitergehendenKooperationsvereinbarungen unterzeichnet der Präsident/diePräsidentin.

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3. Das Präsidiumssekretariat versendet zwei originale Ausfertigungen derKooperationsvereinbarung an die Partnerinstitution mit der Bitte um Unterzeichnung undRücksendung einer originalen Ausfertigung an das Präsidium.

4. Nach Eingang der unterschrieben Ausfertigung leitet das Präsidiumssekretariat demInternational Center eine Kopie der Kooperationsvereinbarung zu. Das Original verbleibt bei denAkten des Präsidiums.

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Richtlinie zur Finanzierung von Repräsentationskosten an der Universität Flensburg

I. Präambel

Ausgaben für Bewirtungen und sonstige Repräsentationszwecke, die durch die Hoch-schule geleistet werden, unterliegen in besonderem Maße der kritischen Betrachtung der Öffentlichkeit. Die in Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft übliche Praxis der Kon-taktpflege kann bei maßgeblich aus Steuergeldern finanzierten öffentlichen Einrichtungen nicht als Vergleichsmaßstab herangezogen werden. Da allerdings auch die Universität Flensburg bei besonderen Anlässen bestimmte Repräsentationspflichten zu erfüllen hat, kann es für ihre Aufgabenerfüllung gemäß § 3 Hochschulgesetz (HSG) im Bereich der Forschung und Lehre, aber auch in der Verwaltung zweckmäßig und geboten sein, dass entsprechende Ausgaben getätigt werden. Diese Richtlinie dient dazu, für die Universität Flensburg einen Rahmen für die finanziellen Aufwendungen bei repräsentativen Anläs-sen, insbesondere bei Bewirtungen, zu setzen.

Für alle Ausgaben gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

II. Laufende Betriebsaufwendungen, Geschenke, Blumen undWerbeartikel

BETRIEBSAUFWENDUNGEN Das Anbieten von z.B. Mineralwasser, Kaffee, Tee und Gebäck anlässlich von Bespre-chungen mit Gästen und bei Gremiensitzungen innerhalb der Universität Flensburg stellen als übliche Geste der Höflichkeit laufende Betriebsaufwendungen dar, die aus Landesmitteln finanzierbar sind. Es versteht sich von selbst, dass Kaffee, Wasser usw. für den eigenen Verbrauch oder interne Dienstbesprechungen weiterhin selbst zu finan-zieren sind.

GESCHENKE UND BLUMEN Geschenke (Blumensträuße, Weinflasche, Pralinen o.ä.) dürfen als kleine Geste an Gastvortragende oder Referenten überreicht werden. Zur Verabschiedung langjähriger Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen oder zu besonderen Anlässen überreicht das Präsidium Blumen o.ä. im Namen der Hochschule.

WERBEARTIKEL Werbeartikel der Hochschule dürfen in angemessenem Umfang für Gäste, Partner der Hochschule oder als Gastgeschenke verwendet werden, wenn sie der Aufgabenerfüllung der Hochschule dienen. Die Entscheidung trifft das Präsidium .

III. Bewirtungskosten

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen und Getränke, die im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung der Universität Flensburg für die Bewirtung von Gästen und Mit-arbeiterinnen und Mitarbeitern entstehen. Dabei kann es sich um externe Bewirtung (z.B. Restaurantbesuche) oder um Empfänge oder Veranstaltungen mit Bewirtung in Räumen der Universität Flensburg handeln.

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Wann sind Bewirtungskosten erstattungsfähig? Eine Erstattung von Bewirtungskosten ist nur zulässig, wenn es im Rahmen der Aufgaben-erfüllung der Universität Flensburg im Einzelfall geboten ist, die Gäste zu bewirten. Das dienstliche Interesse muss in allen Fällen nachvollziehbar erkennbar sein. Die Anzahl der Gäste sollte die Anzahl der Hochschulmitglieder übersteigen.

Dies ist in der Regel gegeben bei • der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit einschließlich der an künftige Studierende und

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerichtete Werbung für die Hochschule • Förderung der internationalen Zusammenarbeit• der Pflege von Kontakten mit der Politik, Wirtschaft, Kultur und Schulen sowie zur

Förderung von Wissens- und Technologietransfer• der Einwerbung von Drittmitteln und Anbahnung von Kooperationen• der Pflege der Alumni• der Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen außerhalb Schleswig-Holsteins• Anlässen von besonderem dienstlichen Interesse, z.B. im Rahmen von

Akkreditierungs- und Auditverfahren, Tagungen, Konferenzen• Anlässen des akademischen Gemeinschaftslebens der Hochschule wie z.B.

Absolventenfeiern, Preisverleihungen, Ehrungen, Antrittsvorlesungen (nicht: Veran-staltungen einzelner Institute)

Wann sind Bewirtungskosten nicht erstattungsfähig? Ausnahmslos sind Bewirtungskosten im Rahmen der nachfolgenden, beispielhaften und nicht abschließend aufgeführten Anlässe nicht erstattungsfähig:

• interne Anlässe in der Hochschule wie z.B. für interne Dienstbesprechun-gen, Dienstjubiläen, Beförderungen und Verabschiedungen von Mitarbei-tern und Mitarbeiterinnen

• Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Geburtstage oder Abteilungsessen• Feiern zu einem bestimmten Jahrestag der Institute und Zentren o.ä.• Arbeitsessen oder Ausflüge ausschließlich mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

oder Studierenden eines Projektes z.B. mit dem Ziel der Motivationssteigerung o-der Danksagung

• Bewirtung nach honorierten Gastvorträgen• Kosten für innerbetriebliche Veranstaltungen, an denen ausschließlich Mitglieder

der Hochschule teilnehmen. Ausgenommen sind Veranstaltungen des Hochschul-rates, des Präsidiums, des Senates oder vorab durch das Präsidium genehmigteVeranstaltungen.

IV. Finanzierung und Abrechnung

Welche Mittel dürfen für die Finanzierung eingesetzt werden? 1. Bei Veranstaltungen, bei denen Teilnehmerbeiträge erhoben werden, können

aus diesen sämtliche Bewirtungs- und sonstige Veranstaltungskosten übernom-men werden (z.B. Rahmenprogramm). Voraussetzung ist, dass die Beiträge dieKosten der Veranstaltung vollständig decken.

2. Drittmittel, die der Hochschule von privaten oder öffentlichen Geldgebern zur Er-füllung ihrer Aufgaben zur Verfügung gestellt werden, unterliegen wie Landesmit-tel ebenfalls der Landeshaushaltsordnung. Bewirtungskosten und sonstiger Re-präsentationsaufwand kann aus Drittmitteln daher nur übernommen werden,wenn

a. die Vertrags- und Bewilligungsbedingungen dies ausdrücklich zulassen.

3

In diesem Fall richtet sich die Erstattung nach den Bedingungen des Drittmittelgebers und dem Finanzierungsplan.

b. „freie“ Mittel zur Verfügung stehen. Drittmittel sind dann „frei“, wenn derDrittmittelgeber keine Vorgaben über deren Verwendung gemacht hat. Bei öffentlichen Geldgebern (z.B. Bund, DFG) ist die Verwendung der Drittmittel für Repräsentationszwecke fast ausnahmslos ausgeschlossen. In Zweifelsfällen ist eine Abstimmung mit der Finanzabteilung geboten, um Probleme bei der Abrechnung bereits im Vorfeld zu vermeiden.

3. Mittel aus selbsterwirtschafteten Einnahmen können im Rahmen dieser Richtli-nie und unter Beachtung der Landeshaushaltsordnung für Repräsentationsaus-gaben verwendet werden.

4. Spenden, für die die Universität Flensburg eine Zuwendungsbescheinigung überwissenschaftliche Zwecke ausgestellt hat, dürfen auch nur für wissenschaftlicheZwecke verwendet werden. Eine Finanzierung von Repräsentationskosten jegli-cher Art aus Zuwendungsmitteln käme lediglich in Betracht, wenn die Spendeohne jede Zweckbindung erfolgt ist und auf die Erstellung einer Zuwendungsbe-scheinigung ausdrücklich verzichtet wurde. Eine solche Spende ist dann aber fürden Spender steuerlich nicht abzugsfähig.

5. Staatliche Mittel sind erst nachrangig für Repräsentationskosten verfügbar. DieEntscheidung, welche Repräsentationskosten aus Hochschulmitteln übernom-men werden, trifft im Rahmen dieser Richtlinie das Präsidium.

Welche weiteren Voraussetzungen für die Erstattung von Repräsentationsausga-ben müssen vorliegen? Ist eine Erstattung von Repräsentationsausgaben dem Grunde nach zulässig und stehen Mittel für deren Finanzierung zur Verfügung, sind folgende Voraussetzungen einzuhalten:

1. Die Aufwendungen müssen unmittelbar mit einem konkreten dienstlichen Vorha-ben zusammenhängen und dessen Zielen dienen (z.B. Durchführung von Konfe-renzen, Akkreditierungsverfahren).

2. Die Aufwendungen müssen sich in einem für den öffentlichen Dienst üblichen,dem verfolgten Zweck angemessenen Rahmen halten.

3. Die allgemeinen haushaltsrechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit undSparsamkeit sind zu beachten. Dies gilt unabhängig von der Finanzierungsquelle. Bei der Durchführung von Tagungen, Symposien, Kongressen etc. sind grundsätz-lich kostendeckende Teilnehmerbeiträge zu erheben.

Welche Unterlagen müssen für eine Erstattung vorliegen? Folgende Informationen und Unterlagen müssen vorgelegt werden, damit die Vorausset-zungen für eine Erstattung der Repräsentationsausgaben erfüllt sind:

1. Hinreichende Dokumentation von Anlass und der Notwendigkeit der Bewirtung(hinreichendes dienstliches Interesse). Dazu eignen sich z.B. das Programm oder die Einladung zur Veranstaltung.

2. Der Teilnehmerkreis ist in Form einer Teilnehmerliste zu belegen. Dabei ist beijeder Person anzugeben, welcher Institution sie angehört. Hochschulmitglieder sind zu kennzeichnen.

3. Bei der Abrechnung von Bewirtungskosten muss der Bewirtungsbeleg(Rechnung)• im Original vorliegen.• maschinell erstellt und mit einer Registriernummer versehen sein.• Anschrift und Steuernummer des Gastbetriebes, Caterer, Lieferan-

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ten enthalten. • die genaue Bezeichnung der konsumierten Speisen und Getränke enthalten.• das Datum und den Ort des Verzehrs/der Lieferung angeben.• den Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer aufführen.• sachlich und rechnerisch richtig gekennzeichnet sein.

Was kann keinesfalls erstattet werden? 1. Trinkgelder2. Verauslagtes Pfand3. Repräsentationsausgaben, die nicht dieser Richtlinie entsprechen

Die vorstehenden Ausführungen geben allgemeine Grundsätze wieder und gelten als Richtschnur. Die Entscheidung in Einzelfällen, die hier nicht ausdrücklich aufgeführt sind, ist anhand dieser Grundsätze zu treffen. In Zweifelsfällen wird eine Klärung vor der Leis-tung entsprechender Ausgaben mit der Finanzabteilung empfohlen. Die endgültige Ent-scheidung liegt bei dem Beauftragten für den Haushalt.

Flensburg, den 20. Dezember 2012

Frank Kupfer Kanzler

Zentrale Verwaltung Abteilung Finanzen

Sven Kaufmann

Abteilungsleiter

Geschäftszeichen

Besucheranschrift

Gebäude E Campusallee 3 Raum 209 24943 Flensburg

Telefon

+49 461 805 2807

Telefax

+49 461 805 95 2807

E-Mail

sven.kaufmann@uni-flensburg.de

Homepage

www.uni-flensburg.de

Universität Flensburg

Universität Flensburg - Auf dem Campus 1 - 24943 Flensburg

Die Bankverbindung der Universität Flensburg lautet:

Kontoinhaber: Finanzverwaltungsamt S-H/Landeskasse

Kreditinstitut: Deutschen Bundesbank, Filiale Kiel

BIC/SWIFT Code: MARKDEF 1210

IBAN Nr.: DE37 2100 0000 0021 0015 08

Da das obige Konto auch von anderen Landesdienststellen (u. a. sämtlichen schleswig-holsteinischen Hochschulen) genutzt wird, können Zahlungen nur unter Angabe des Bezeichnung 8723 (steht für den Einzelplan der Universität Flensburg) und unter Verwendung eines individuellen Kassenzeichens zugeordnet werden. Kassenzeichen sind in der Finanzabteilung erhältlich.

Ich bitte um Kenntnisnahme und Beachtung.

Steuer- Nr. 15 290 28107

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - VAT-Nr. DE 15 34 11 324

II/1C:\Users\verprascs\Documents\UF\Ausschuss Forschung\Leitfaden_DM-

Projekte\Dateien_Anhang_Leitfaden\Jahresarbeitszeit201317.10.2013

Personalkostentabelle Uni FlensburgUniversität FlensburgAbteilung II Finanzen

Berechnung der effektiven Jahresarbeitszeiten 2013Uni Flensburg:

Monat Arbeitstage

Jan 13 22Feb 13 20Mrz 13 20Apr 13 21Mai 13 20Jun 13 20Jul 13 23

Aug 13 22Sep 13 21Okt 13 22Nov 13 21Dez 13 20

Summe 252

Beschäftigte Beamte

Arbeitsstunden - der Beschäftigten (7,74 Std. tgl.) 1950

- der Beamten (8,2 Std. tgl.) 2066

abzügl. Std.-Ausfälle durch

- Krankheit (4,8%) 94 99

- Fortbildung, sonst. Dienstl. Veranst. 23 23

- Dienstbefreitung u. Bildungsfreist. 8 8

- Urlaub A2-A14 (2 AZV Tage) 254E2-E15Ü 224

ergibt effektive Jahresarbeitszeiten: 1601 1682Stunden Stunden

II/1C:\Users\verprascs\Documents\UF\Ausschuss Forschung\Leitfaden_DM-Projekte\Jahresarbeitszeit201417.09.2013

Personalkostentabelle Uni FlensburgUniversität FlensburgAbteilung II Finanzen

Berechnung der effektiven Jahresarbeitszeiten 2014Uni Flensburg:

Monat Arbeitstage

Jan 14 22Feb 14 20Mrz 14 21Apr 14 20Mai 14 20Jun 14 20Jul 14 23

Aug 14 21Sep 14 22Okt 14 22Nov 14 20Dez 14 21

Summe 252

Beschäftigte Beamte

Arbeitsstunden - der Beschäftigten (7,74 Std. tgl.) 1950

- der Beamten (8,2 Std. tgl.) 2066

abzügl. Std.-Ausfälle durch

- Krankheit (4,8%) 94 99

- Fortbildung, sonst. Dienstl. Veranst. 23 23

- Dienstbefreitung u. Bildungsfreist. 8 8

- Urlaub A2-A14 (2 AZV Tage) 254E2-E15Ü 224

ergibt effektive Jahresarbeitszeiten: 1601 1682Stunden Stunden

Für die Berechnung der Personalkosten 2013 sind folgende Beträge zu verwenden:

EngeltgruppeJahresgesamt-kosten 2013

Jahresarbeits-stunden

Stundensatz Kalkulation 2013

E 13/ Stufe 1 53.000 € 1601 33,10 €E 13/ Stufe 2 59.000 € 1601 36,85 €E 13/ Stufe 3 62.000 € 1601 38,73 €E 8 46.000 € 1601 28,73 €E 6 42.500 € 1601 26,55 €Wissenschaftl. Hilfskraft (MA) 16,00 €Wissenschaftl. Hilfskraft (BA) 12,00 €Studentische Hilfskraft 11,00 €

Für die Berechnung der Personalkosten 2014 sind folgende Beträge zu verwenden:

EngeltgruppeJahresgesamt-kosten 2014

Jahresarbeits-stunden

Stundensatz Kalkulation 2014

E 13/ Stufe 1 54.000 € 1601 33,73 €E 13/ Stufe 2 60.500 € 1601 37,79 €E 13/ Stufe 3 63.500 € 1601 39,66 €E 8 47.500 € 1601 29,67 €E 6 43.500 € 1601 27,17 €Wissenschaftl. Hilfskraft (MA) 16,00 €Wissenschaftl. Hilfskraft (BA) 12,00 €Studentische Hilfskraft 11,00 €

Stundennachweis

Träger: Universität Flensburg

Projekt: Projektnummer/Aktenzeichen:

Periode/Monat:

Name des Arbeitnehmers:

Funktion im Projekt:

Datum

Tag Monat Jahr Arbeiten im Zusammenhang mit dem Projekt

Stunden

Datum_______________Unterschrift (Arbeitnehmer)_________________________

Datum_______________Unterschrift (Projektleiter)___________________________

Merkblatt fü r Antra ge aüf Unterstü tzüng von

Antragsvorhaben fü r Forschüngsprojekte

1. Was kann unterstützt werden?

Kosten, die bei der Antragstellung entstehen und diese erleichtern, insbesondere:

- Die projektorientierte und auf maximal sechs Monate befristete

Aufstockung von Stellen zur Beantragung von Forschungsprojekten

vorbehaltlich der Erfüllung der personalwirtschaftlichen und

personalrechtlichen Voraussetzungen.

- Die projektorienterte befristete Beschäftigung studentischer und

wissenschaftlicher Hilfskräfte.

2. Wer ist antragsberechtigt?

Beschäftigte der Universität Flensburg, die Forschungsanträge vorbereiten.

3. Wie hoch ist die Förderung?

Die maximal mögliche Förderung richtet sich im Rahmen der zur Verfügung

stehenden Mittel nach dem angestrebten Antragsvolumen, der Bedeutung des

Projekts für die Universität, sowie den anhand von Vorarbeiten dokumentierten

Erfolgsaussichten.

Die Förderungen sind abhängig von der Höhe der eingestellten Haushaltsmittel und

der aktuell zur Verfügung stehenden Mittel zum Antragszeitpunkt.

Die Entscheidung über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags obliegt dem

Forschungsausschuss.

Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht.

4. Gibt es Antragsfristen?

Anträge müssen zum 15. Januar, 1. April, 1. Juni oder 1. Oktober eingereicht werden,

damit auf den nachfolgenden Sitzungen des Forschungsauschusses über sie

entschieden werden kann.

Sofern Stellenaufstockungen beantragt werden, ist zu beachten, dass zwischen dem

beginn der beantragten Maßnahme und der Entscheidung des

Forschungsausschusses mindestens drei Wochen liegen sollten, damit das

entsprechende Verfahren administrativ umgesetzt werden kann und die Beachtung

der Mitbestimmungsfristen gewährleistet ist.

Ausnahmen können nur in begründeten Einzelfällen gewährt werden.

In jedem Fall muss der Antrag acht Wochen vor dem ersten angestrebten

Zahlungsfluss eingereicht worden sein.

5. An wen und in welcher Form wird der Antrag gestellt?

Der Antrag ist in elektronischer From (bitte max. 1 pdf als Anhang) an den

Vizepräsidenten / die Vizepräsidentin für Forschung zu richten.

6. Welche Informationen müssen in den Antrag?

Voraussichtliche Antragsteller/Antragstellerinnen, Kooperationspartner/

- Kooperationspartnerinnen und Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen

Gesamtkosten und Höhe der beantragten Förderung bei der Universität Flensburg

(inklusive einer Begründung der Art und Höhe der beantragten Unterstützung)

Voraussichtlicher Zeitpunkt der Antragstellung

Voraussichtliche weitere Mittelgeber/Mittelgeberinnen

(Institution/Fördereinrichtung/Programmlinie)

Kurze Information zum Projekt und ggf. Dokumentation vorhandener Vorarbeiten

(Publikationen, Vorläuferanträge, etc.)

Merkblatt fü r Antra ge aüf Fö rderüng wissenschaftlicher

Veranstaltüngen

1. Was kann unterstützt werden? Wissenschaftliche Veranstaltungen, bei denen die Universität Flensburg bzw. ihre

Seminare, Abteilungen, Institute bzw. Professoren/Professorinnen alsVeranstalter/Veranstalterin auftreten.

2. Wer ist antragsberechtigt? Alle Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen der Universität Flensburg.

3. Wie hoch ist die Förderung? Die maximal mögliche Förderung richtet sich nach der Bedeutung der Veranstaltung

für die Universität.

Die Förderungen sind abhängig von der Höhe der eingestellten Haushaltsmittel undder aktuell zur Verfügung stehenden Mittel zum Antragszeitpunkt.

Die Entscheidung über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags obliegt demForschungsausschuss.

Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht.

4. Gibt es Antragsfristen? Anträge müssen zum 15. Januar, 1. April, 1. Juni oder 1. Oktober eingereicht werden,

damit auf den nachfolgenden Sitzungen des Forsschungsauschusses über sieentschieden werden kann.

Ausnahmen können nur in begründeten Einzelfällen gewährt werden.

In jedem Fall muss der Antrag acht Wochen vor dem ersten angestrebtenZahlungsfluss eingereicht worden sein.

5. An wen und in welcher Form wird der Antrag gestellt? Der Antrag ist in elektronischer From (bitte max. 1 pdf als Anhang) an den

Vizepräsidenten / die Vizepräsidentin für Forschung zu richten.

6. Welche Informationen müssen in den Antrag? Angaben über beantragende Person/en und/oder Institut/e Inhaltliche und

organistorische Informationen zur Veranstaltung (Programm etc.)

Nachweis über weitere Förderung von Dritten bzw. Nachweis/Erläuterung, dassanderweitige Förderung nicht möglich ist

Höhe der Förderung, Aufschlüsselung der Kosten

Erläuterung der Bedeutung der Veranstaltung für die Universität Flensburg

Merkblatt fü r Antra ge aüf Unterstü tzüng fü r Nachwüchswissenschaftler ünd

Nachwüchswissenschaftlerinnen

1. Was kann unterstützt werden? Aktive Teilnahme an wissenschaftlichen Tagungen und Workshops (eigener Vortrag,

Poster, etc. ).

Passive Teilnahme an wissenschaftlichen Tagungen und Workshops, die für dieeigene Forschung besonders relevant sind.

Doktorand/Doktorandinnen: Teilnahme an promotionsunterstützendenProgrammen. Promotionsunterstützende Programme sind Maßnahmen, mit denendie Bearbeitung des Promotionsthemas in besonderer Weise befördert undverbessert werden kann.

2. Wer ist antragsberechtigt? An der Universität Flensburg als Post-Docs, Habilitanden/Habilitandinnen oder

Juniorprofessoren/-professorinnen beschäftigte Personen.

An der Universität Flensburg als Promotionsstudierende eingeschriebene Personen.

Nicht-Hochschulangehörige Doktoranden/Doktorandinnen benötigen eineschriftliche Erklärung des Betreuers / der Betreuerin, dass er / sie den Antragunterstützt.

3. Welche Ausgaben sind unterstützungsfähig? Unterstützungsfähig sind

- Reisekosten - Kosten der Unterkunft - Tagungskosten

Hinweis: Es gelten die üblichen Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) sowie der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit! Bitte beachten Sie hierzu auch das „Merkblatt zu Dienstreisen“ der Universität Flensburg.

Das bedeutet insbesondere, dass

Flugreisen nur dann als Beförderungsmittel akzeptiert werden, wenn eine Reise mitder Bahn mehr als acht Stunden dauern würde oder die Flugreise günstiger ist.

jede/r Antragsteller/in verpflichtet ist, für Flug- und Übernachtungskosten drei(Vergleichs-)Angebote nachzuweisen.

die Übernachtungskosten 60€/Nacht nicht übersteigen dürfen.

nur Originalbelege als Grundlage für die Kostenerstattung akzeptiert werden.

4. Wie hoch ist die Unterstützung? Die Unterstützung beträgt 50% der erstattungsfähigen Kosten.

Der Förderhöchstbetrag durch die Universität Flensburg beträgt € 1000 je Vorhaben.

Die Förderungen sind abhängig von der Höhe der eingestellten Haushaltsmittel undder aktuell zur Verfügung stehenden Mittel zum Antragszeitpunkt.

Die Entscheidung über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags obliegt demForschungsausschuss. Ein Anspruch auf Förderung besteht nicht.

Doktoranden/Doktorandinnen:Die Kostenerstattung durch den Forschungsausschuss kann sich auf 80% erhöhen,wenn das betreuende Seminar 20% der Gesamtkosten übernimmt.

5. Gibt es Antragsfristen? Anträge müssen zum 15. Januar, 1. April, 1. Juni oder 1. Oktober eingereicht werden,

damit auf den nachfolgenden Sitzungen des Forschungsauschusses über sieentschieden werden kann.

In jedem Fall muss der Antrag spätestens vier Wochen vor Tagungsbeginn eingereichtworden sein.

Ausnahmen können nur in begründeten Einzelfällen berücksichtigt werden.

6. An wen und in welcher Form wird der Antrag gestellt? Bitte stellen Sie den Antrag in elektronischer Form (bitte max. 1 pdf als Anhang) an

den Vizepräsidenten / die Vizepräsidentin für Forschung der Universität Flensburg.

7. Welche Informationen müssen in den Antrag? Tagungstitel, Ort, Dauer der Tagung, ggf. Webseite der Tagung

Angaben zur Person

Nachweis der aktiven Teilnahme, z.B. Annahme des Vortrags oder Posters (ggf.nachreichen)

Bei passiver Teilnahme: Begründung der besonderen Relevanz der Tagung für dieeigene wissenschaftliche Arbeit

Nachweis über Tagungskosten, voraussichtliche Reisekosten und voraussichtlicheKosten der Unterkunft

Doktoranden/Doktorandinnen:Bei Antrag auf 80% Förderung zusätzlich das „Formblatt“ im Anhang beachten:

- Unterschriebene Erklärung des/r Sprechers/in des Seminars (oder eines Professors/einer Professorin), dass 20% der Kosten vom Institut übernommen werden (inkl. Finanzangaben).

8. Werden Vorschüsse gewährt? Sie können einen Vorschuss von bis zu 80% der Fördersumme formlos mit

Begründung beantragen.

Der Antrag ist in elektronischer From (bitte max. 1 pdf als Anhang) an das Präsidium,der Universität Flensburg, Sekretariat, zu richten.

9. Wie erfolgt die Abrechung? Bitte verwenden Sie das Ihnen bei Genehmigung des Antrags zugehende Formblatt.

Für sämtliche entstandenen Kosten müssen Originalbelege eingereicht werden.

Diese Unterlagen schicken Sie bis spätestens vier Wochen nach Beendigung derVeranstaltung an das Sekretariat des Präsidiums der Universität Flensburg, z.Hd. FrauBianca Zaudtke.

Anlage zum Antrag auf Unterstützung der Teilnahme an

Tagungen und Workshops für Doktoranden/innen

Hiermit wird bestätigt, dass Frau/Herrn ___________________________________

20 % der anfallenden Kosten (maximal 200,00 €) durch den Bereich

___________________________________________________________________________

(Finanzstelle: ____________________________________________________

Finanzposition: ____________________________________________________

Kostenstelle/Auftrag: ___________________________________________________)

erstattet werden.

_______________________________ __________________________________ Ort, Datum Unterschrift des/r Sprechers/in / des/r Professors/in

HINWEIS: Dieses Formular ist dem Antrag beizulegen UND dem Vizepräsidenten / der Vizepräsidentin für Forschung IM ORIGINAL vorzulegen!

Zentrale Verwaltung

Abteilung Personal

Universität Flensburg

Universität Flensburg

Abteilung Personal

Inken Alsen

Im Hause

Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise

Angaben zur Person Name, Vorname: Telefon/Email:

Straße, PLZ, Familienwohnort: Dienstort/Institut:

Beantragt wird die Genehmigung einer: Inlandsdienstreise Auslandsdienstreise

Reiseziel (Unterlagen wie z. B. Programm, Anmeldung, Einladung usw. sind beizufügen):

tägliche Rückkehr

Beginn der Dienstreise

Datum Uhrzeit Abfahrtsort

ab Dienststelle

Beginn des Dienstgeschäftes

Datum Uhrzeit ab Wohnung

Ende des Dienstgeschäftes

Datum Uhrzeit Die Dienstreise wird mit einer

privaten-/Urlaubsreise

verbunden (vom-bis zum)

Ende der Dienstreise

Datum Uhrzeit

Hinfahrt Bahn/Bus Dienst-Kfz privates Kfz Schiff Flug

Beförderungsmittel

Rückfahrt Bahn/Bus Dienst-Kfz privates Kfz Schiff Flug

Taxi (triftige Gründe angeben)

Mietwagen (triftige Gründe angeben)

Bei Nutzung eines privaten Kfz (kleine Wegstreckenentschädigung): Mir ist bekannt, dass eine Sachschadenshaftung des Dienstherrn bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges ohne Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses nicht gegeben ist. Bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges beträgt die Wegstreckenentschädigung 20 Cent je Kilometer

zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 130 Euro.

Ich beantrage bei der Benutzung des privaten Kraftwagens die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen

Interesses aus folgendem Grund (§ 5 Abs. 2 BRKG): Begründung:

Ein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel steht nicht zur Verfügung

Schweres/Sperriges (mind. 25 kg) Dienstgepäck (kein persönliches) ist mitzuführen:

Die Benutzung eines privaten Kfz ermöglicht es, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten.

Eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen -aG- liegt vor.

Die Benutzung eines privaten Kfz. ist günstiger als die regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel

Zentrale Verwaltung

Abteilung Personal

Universität Flensburg

Übernachtungskosten

Übernachtungsmehrkosten, die 64,80 €/Tag inkl. Frühstück übersteigen, werden nur übernommen/erstattet, wenn

diese vor Dienstreiseantritt von der zuständigen Stelle genehmigt worden sind!

ohne Beleg 20,00 €/Tag mit Beleg bis 64,80 €/Tag inkl. Frühstück

mit Beleg über 64,80/Tag inkl. Frühstück

Begründung:

Die Kosten werden getragen von: Institut:

Projekt:

_______________________________________________________________________________________________

(Datum, Unterschrift Antragsteller/in) (Datum, Unterschrift, Budgetverantwortliche/r)

Zentrale Verwaltung

Abteilung Personal

Universität Flensburg

Abteilung Personal Inken Alsen

im Hause

Reisekostenabrechnung Der genehmigte Dienstreiseantrag ist inkl. der Antragsunterlagen, wie z. B. Einladungen, Programme usw. beizufügen.

Angaben zur Person Name, Vorname: Telefon/Email:

Straße, PLZ, Familienwohnort Dienstort:

Angaben zur Reise:

Reiseziel: Reisezweck:

Beginn der Dienstreise

Datum Uhrzeit Abfahrtsort

ab Dienststelle

Beginn des Dienstgeschäftes

Datum Uhrzeit ab Wohnung

Ende des Dienstgeschäftes

Datum Uhrzeit Die Dienstreise wird mit einer

privaten-/Urlaubsreise

verbunden (vom-bis zum)

Ende der Dienstreise

Datum Uhrzeit

Beförderungsmittel – bitte Belege im Original beifügen!

Hinfahrt

Summe

Bahn/Bus

Schiff

Flug

Rückfahrt

Bahn/Bus

Schiff

Flug

Taxi (triftige Gründe angeben)

Mietwagen (triftige Gründe angeben)

Universität Flensburg

Nutzung privat Kfz ohne erhebliches dienstliches Interesse.

Nutzung privat Kfz mit erheblichem dienstlichen Interesse (§ 5 Abs. 2 BRKG ) wird nur erstattet, wenn dieses vor Dienstreiseantritt anerkannt wurde!

Wegstrecke in km: Amtl. Kennzeichen:

Übernachtungskosten- bitte Belege im Original beifügen!

Übernachtungsmehrkosten, die 64,80 €/Tag inkl. Frühstück übersteigen, werden nur übernommen/erstattet, wenn

diese vor Dienstreiseantritt genehmigt wurden!

Während der Dienstreise wurde mir kostenfrei gestellt bzw. war in den Gebühren/Rechnung enthalten:

Datum Frühstück Mittagessen Abendessen Hotel

Übernachtung

private Übernachtung

Nebenkosten (z.B. Tagungsgebühren etc.):

Alle Auslagen der Berechnung sind mir wirklich entstanden. Ich versichere pflichtgemäß die Richtigkeit aller Angaben.

Als Abschlag – Reisekredit – wurde bereits ausgezahlt ___________________€

Zuwendungen Dritter habe ich nicht / in Höhe von ___________________ erhalten.

Eine Bescheinigung für das Finanzamt wird benötigt.

Ich bitte den Betrag zu überweisen

Kreditinstitut:

Bankleitzahl:

Konto:

Verwendungszweck:

Finanzposition: Kostenträger:

Finanzstelle: Kostenstelle:

Basisdatum: Fonds:

Sachlich richtig:

_______________________________________________________________________________________________

(Datum, Unterschrift Antragsteller/in) (Datum, Unterschrift, Budgetverantwortliche/r o. Vertreter)

Merkblatt

"Sachliche Richtigkeit" vom GD, GD-VertreterIn, Kostenstelleninhaber oder KanzlerIn bescheinigen lassen.

Dies soll nicht in eigener Angelegenheit geschehen.

Übernachtungskosten werden nur erstattet, soweit sie notwendig, unvermeidbar und nachgewiesen sind.

Bei fehlenden Belegen erhalten Sie pauschal 20,- € pro Übernachtung.Werden Hotelkosten nachgewiesen, ist anzugeben, ob Verpflegungskosten (z.B. Frühstück, Halbpension oderVollpension) im Preis enthalten waren.

Das Bundesreisekostenrecht hält es im Sinne einer praktikablen Handhabung für vertretbar, dass Übernachtungs-kosten bis 60,- € / bis 64,80 € inkl. Frühstück als notwenig und unvermeidbar ohne besondere Begründung anerkannt werden.Darüber hinausgehende Mehrkosten können nur erstattet werden, wenn die Unvermeidbarkeit der Kosten entsprechend begründet wird.

Bei Bahnbenutzung ist die benutzte Wagenklasse und der angefallene Fahrpreis bzw. Zuschlag etc. einzutragen.

Bett und Liegekarten können ebenfalls eingetragen werden. (Fahrtausweise sind beizufügen)

Bei Flugzeugbenutzung ist ebenfalls der Flugpreis einzutragen. (Flugtickets bitte mit 3 Vergleichsangeboten

beifügen) Bei Auslandsflugreisen ist auch die Angabe der Flugzeiten erforderlich.Flugkosten werden nur aus dienstlichen (Terminbedingt, Zeitersparnis, einzige Reisemöglichkeit) oderwirtschaftlichen Gründen/ geringere Reisekosten erstattet.

Taxi-/ Mietwagenkosten sind nachzuweisen, die Notwendigkeit der Benutzung ist mit triftigen Gründen zu

erklären. Ortsunkundigkeit oder widrige Wetterverhältnisse sind kein triftiger Grund.

Bei Benutzung des Privat-PKW ist das amtl. Kennzeichen anzugeben. Abweichungen von der kürzesten

Wegstreckenentfernung sind näher zu begründen.Wurden Kollegen oder Mitarbeiter mitgenommen sind die Namen anzugeben.Der Antrag für die Nutzung des privaten PKW muss auf jeden Fall vor Antritt der Dienstreise gestellt werden.Die "große Wegstreckenentschädigung" von 0,30 € je Kilometer wird nur gewährt, wenn ein erhebliches dienstliches Interesse besteht. Ansonsten werden 0,20 € je gefahrenem Kilometer abgerechnet (max. 130,- €)und es können keine Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden. (Ausnahme: Wenn vorher einAntrag auf auf Sachschadenshaftung gestellt und genehmigt wurde.)Für Fahrten zu Fortbildungsveranstaltungen kann grundsätzlich kein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung des privaten PKW gewährt werden.Es werden nur Parkgebühren von max. 5,- € pro Tag erstattet.

Alle angefallenen Nebenkosten sind grundsätzlich nachzuweisen und in der Abrechnung einzutragen. Bei

Tagungs- und Kongressgebühren ist es erforderlich anzugeben, ob Aufenthalts- oder Verpflegungskosten indiesen Gebühren enthalten waren. Falls ja, sind diese im Einzelnen anzugeben.

Zuwendungen von dritter Seite sind anzugeben.

Titel und Kostenstelle sind in der Reisekostenabrechnung anzugeben und auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Es ist darauf zu achten, dass der KostenstelleninhaberIn oder GD, etc. unterschrieben hat.

Bei Auslandsreisen sind Datum und Uhrzeit der Grenzübertritte zu vermerken. Bei Flugreisen der Landezeitpunkt.

Bei Reisen mit mehreren Geschäftsorten ist der Beginn und das Ende des Dienstgeschäftes im Einzelnen

aufzuführen. Sie können den Reiseverlauf als Anlage auf einem gesonderten Blatt der Abrechnung beifügen.

Der genehmigte Dienstreiseantrag ist der Reisekostenabrechnung als Original beizufügen.

Wenn ein Abschlag gezahlt wurde oder Reise- oder Hotelkosten schon vorab von der Dienststelle beglichen ,

muss dies auf der Abrechnung vom Dienstreisenden vermerkt werden.

Bewirtungskosten oder Rechnungen für Geschenke werden nicht über die Reisekostenabrechnung beglichen.

Es ist auf Vollständigkeit beim Ausfüllen der Abrechnung zu achten.

Die Ausschlussfrist beträgt sechs Monate. Sie beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise.

Tagessätze Inland / Deutschland

Tagegeld Abzug bei unentgeltlicher Gewährung von

Frühstück Mittagessen Abendessen Vollverpflegung

je < 8 Std. - €

4,80 € 9,60 € 9,60 € 24,00 € 8 - < 14 Std. 6,00 € 14 - < 24 Std. 12,00 €

24 Std. 24,00 €

1

Ausschreibungs- und Vergabeordnung der Universität Flensburg (VergO UF)

in der Fassung vom 04.05.2012

§ 1

Geltungsbereich und Grundlagen

1. Diese Dienstanweisung gilt für die Mitglieder der Universität Flensburg ausgenommen der

Studierenden.

2. Die Dienstanweisung bezieht sich auf sämtliche Lieferungen und Leistungen sowie Bauleis-

tungen. Für IT-Beschaffungen der schleswig-holsteinischen Hochschulen gilt zusätzlich der

Erlass des Wissenschaftsministeriums vom 21.12.2007.

3. Beschaffungen aus dem IT-Bereich sind grundsätzlich nur über das Zentrum für Informations-

und Medientechnologie (ZIMT) zu erfolgen.

4. Der Dienstanweisung werden in ihren jeweils gültigen Fassungen zugrunde gelegt:

1. Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

2. Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung–VgV)

3. Gesetz zur Förderung des Mittelstandes des Landes Schleswig-Holstein

(Mittelstandsförderungs- und Vergabegesetz MFG)

4. Landesverordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Schleswig-

Holsteinische Vergabeverordnung – SHVgVO)

5. Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) mit den Teilen A, B und C

6. Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) mit den Teilen A und B

7. Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)

8. Sonstige vergaberechtliche Bestimmungen des Bundes und des Landes Schles-

wig-Holstein.

Neben dieser Dienstanweisung sind im einzelnen Vergabevorgang etwaige Richtlinien und Be-

dingungen aufgrund von Zuwendungsbescheiden zu beachten.

Die vorstehenden Bestimmungen sind im Verwaltungsablauf wie folgt anzuwenden:

2

§ 2 a

Vergabeart

(Leistungsart)

Die Art der Vergabe richtet sich

1. bei Auftragsvergaben im innerstaatlichen Bereich unterhalb des jeweiligen EU-

Schwellenwertes

bei Bauleistungen nach § 3 des Abschnittes 1 der VOB/A in Verbindung mit § 4

SHVgVO

bei Liefer- und Dienstleistungen nach § 3 des Abschnittes 1 der VOL/A in Verbindung

mit § 2 SHVgVO

bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren

Lösung vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach Abschnitt 1

der VOL/A.

2. bei Auftragsvergaben ab Erreichung des jeweiligen EU-Schwellenwertes

bei Bauleistungen nach § 3 a des Abschnittes 2 der VOB/A

bei Liefer- und Dienstleistungen nach § 3 EG des Abschnitts 2 der VOL/A

bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren

Lösung vorab eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach § 3 EG

des Abschnittes 2 der VOL/A

bei freiberuflichen Dienstleistungen, die eine Aufgabe zum Gegenstand haben, deren

Lösung vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, nach § 3

der VOF.

3

§ 2 b

Vergabeart

(Vergabeverfahren)

Als Vergabemöglichkeiten bestehen:

1. Bei Bauleistungen nach der VOB

a) im innerstaatlichen Bereich unterhalb des EU-Schwellenwertes

Öffentliche Ausschreibung (§ 3 Abs. 2 VOB/A)

Beschränkte Ausschreibung

1. nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 4 VOB/A)

2. ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 3 VOB/A)

in Verbindung mit §4 Abs. 2 und §8a Abs. 1 Ziffer 3 SHVgVO

Freihändige Vergabe (§ 3 Nr. Abs. 5 VOB/A)

in Verbindung mit §4 Abs. 3 und §8a Abs. 1 Ziffer 4 SHVgVO

Auf die Vergabe von Baukonzessionen im innerstaatlichen Bereich, bei denen die Gegen-

leistung für die Bauarbeiten statt in einer Vergütung in dem Recht auf Nutzung der baulichen

Anlage besteht, finden die Bestimmungen der §§ 1 bis 21 des Abschnitts 1 der VOB/A ent-

sprechend Anwendung (§ 22 VOB/A).

b) ab Erreichung des EU-Schwellenwertes

Offenes Verfahren, das der öffentlichen Ausschreibung entspricht

(§ 3 a Abs. 1 Ziffer 1 VOB/A)

Nichtoffenes Verfahren, das der beschränkten Ausschreibung mit öffentlichem

Teilnahmewettbewerb entspricht (§ 3 a Abs. 1 Ziffer 2 VOB/A)

Wettbewerblicher Dialog als Verfahren zur Vergabe besonders komplexer Auf-

träge im Verhandlungsweg (3 a Abs. 1 Ziffer 3 VOB/A)

Verhandlungsverfahren, das an die Stelle der freihändigen Vergabe tritt

(§ 3 a Abs. 1 Ziffer 4 VOB/A)

Ggf. nach öffentlicher Vergabebekanntmachung (§ 3 a Abs. 1 Ziffer 4, letzter Halbsatz VOB/A)

Für die Vergabe von Baukonzessionen ab dem EU-Schwellenwert ist § 22 a VOB/A anzuwen-

den.

4

2. Bei Liefer- und Dienstleistungen nach der VOLa) im innerstaatlichen Bereich unterhalb des EU-Schwellenwertes

Öffentliche Ausschreibung (§ 3 Abs. 2 VOL/A)

Beschränkte Ausschreibung

1. nach Teilnahmewettbewerb Dies ist gem. § 3 Abs. 1 Satz 2 VOL/A der

Regelfall (§ 3 Abs. 3 VOL/A)

2. ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 4 VOL/A)

in Verbindung mit § 2 Abs. 2 und § 8 a Abs. 1 Ziffer 1 SHVgVO

3. Freihändige Vergabe mit oder auch ohne Teilnahmewettbewerb

(§ 3 Abs. 5 VOL/A) in Verbindung mit § 2 Abs. 3 und § 8 a Abs. 1 Ziffer 2

SHVgVO

b) ab Erreichung des EU-Schwellenwertes

Offenes Verfahren, das der öffentlichen Ausschreibung entspricht

(§ 3 EG Abs. 1 VOL/A)

Nichtoffenes Verfahren, das der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahme-

wettbewerb entspricht (§ § EG Abs. 2 VOL/A)

Verhandlungsverfahren

1. Mit vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmewettbe-

werb) (§ 3 EG Abs. 3 VOL/A)

2. ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 EG Abs. 4 VOL/A)

Wettbewerblicher Dialog

als besonderes Verhandlungsverfahren unter den in § 3 EG Abs. 7 VOL/A ge-

nannten Voraussetzungen

Auslobungen (Wettbewerbe),

soweit nicht VOF, nach dem in § 3 EG Abs. 8 VOL/A beschriebenen Verfahren

Dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung nach § 4 und 4 EG VOL/A muss eines der vorste-

henden innerstaatlichen bzw. EU-Vergabeverfahren vorausgehen.

3. Bei freiberuflichen Dienstleistungen nach der VOF

a) Ab Erreichung des EU-Schwellenwertes

Verhandlungsverfahren

mit Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 1 VOF)

ohne Teilnahmewettbewerb (§ 3 Abs. 4 VOF)

5

§ 3

Wertgrenzenbestimmungen

1. Für Bauleistungen nach der VOB gelten gemäß § 3 Absätze 3 und 5 (zweiter Satz) VOB/A

unter Berücksichtigung der §§ 4,6 und 8 a SHVgVO folgende Wertgrenzen:

bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer

a) Freihändige Vergabe

- nach Preisumfrage gem. Anlage 1 VergO UF unterhalb 500,00 €

- nach Einholung von drei schriftlichen Angeboten und Begründung nach § 3 Abs. 5

VOB/A unterhalb 30.000,00 €,

(gemäß § 8a SHVgVO befristet angehoben auf 100.000,00 €; Gültigkeit ist zu prüfen)

b) Beschränkte Ausschreibung

- ohne Teilnahmewettbewerb unterhalb 100.000,00 €

(gemäß § 8a SHVgVO befristet angehoben auf 1.000.000,00 €; Gültigkeit ist zu prüfen)

- mit Teilnahmewettbewerb unterhalb 200.000,00 €

c) Öffentliche Ausschreibung

unterhalb 5.000.000,00 €

d) EU-weite Ausschreibung

bei Erreichung bzw. Überschreitung des Schwellenwertes gemäß § 2 Ziffer 3 VgV und

Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1251/2011 ab 5.000.000,00 €

Für Lose von Bauaufträgen gelten die besonderen EU-Schwellenwerte nach § 2 Ziffer 6

VgV.

1. Für Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL gelten entsprechend § 3 Abs. 5 VOL und

§ 8 a SHVgVO folgende Wertgrenzen:

2. bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer

a) Freihändige Vergabe

- nach Preisumfrage gem. Anlage 1 VergO UF unterhalb 500,00 €

- nach Einholung von drei schriftlichen Angeboten und Begründung gem. § 3 Abs. 5

VOL unterhalb 25.000,00 €

(gemäß § 8a SHVgVO befristet angehoben auf 100.000,00 €; Gültigkeit ist zu prüfen)

b) Beschränkte Ausschreibung unterhalb 50.000,00 €

(gemäß § 8a SHVgVO befristet angehoben auf 100.000,00 €; Gültigkeit ist zu prüfen)

6

c) Öffentliche Ausschreibung unterhalb 200.000,00 €

d) EU-weite Ausschreibung ab 200.000,00 €

bei Erreichung bzw. Überschreitung des Schwellenwertes gemäß § 2 Ziffer 2 VgV und

Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1251/2011

Für Lose von Dienstleistungsaufträgen gelten die besonderen EU-Schwellenwerte

nach § 2 Ziffer 7 VgV.

3. Für freiberufliche Leistungen nach der VOF gelten folgende Wertgrenzen:

bei einer Auftragssumme ohne Umsatzsteuer

Verhandlungsverfahren

mit vorheriger EU-Vergabebekanntmachung bei

Erreichung des Schwellenwertes gemäß § 2 Ziffer 2 VgV und

Art. 2 der EU-Verordnung Nr. 1251/2011 ab 200.000,00 €

Für Lose von Dienstleistungsaufträgen gelten die besonderen Schwellenwerte nach § 2 Zif-

fer 7 VgV.

4. Für die Wertgrenzen sind die geschätzten Auftragssummen ohne Umsatzsteuer maßge-

bend.

5. Preisumfragen gem. Abs. 1 a) und Abs. 2 a) sind grundsätzlich schriftlich durchzuführen. In

begründeten Ausnahmefällen kann eine Preisumfrage auch mündlich erfolgen; Begründung

und Angebote sind aktenkundig zu machen.

6. Laufende Lieferungen und Leistungen nach VOL (z. B. Verbrauchsmaterialien) sind mög-

lichst in zweckmäßigen Zeitabschnitten gesammelt auszuschreiben. Für diese wiederkeh-

renden Leistungen ist der Gesamtbetrag als maßgebliche Summe anzusetzen.

Dienstleistungsaufträge mit mehrjähriger Laufzeit (z. B. Versicherungs-, Wartungs-, Gebäu-

dereinigungs-, Leasing-, Mietkauf- oder ähnliche Verträge) sind in der Regel spätestens alle

fünf Jahre neu auszuschreiben.

7. Für die zur Wahl der Vergabeart erforderliche Bestimmung des Auftragswertes ist bei Leis-

tungen mit mehrjähriger Laufzeit vom Vertragswert bzw. - wo sich dieser nicht unmittelbar

aus dem Vertrag ergibt - vom geschätzten Vertragswert über die Gesamtlaufzeit auszuge-

hen.

7

Bei unbefristeten Verträgen oder bei nicht absehbarer Vertragsdauer folgt der Vertragswert

aus der monatlichen Zahlung multipliziert mit 48. Ein Vertrag gilt auch dann als unbefristet,

wenn zwar eine Laufzeit vorgesehen ist, der Vertrag sich aber ohne Kündigung automatisch

verlängert.

Bei EU-weiten Vergaben ist zusätzlich § 3 der VgV zu beachten.

8. Bei Wahlmöglichkeit zwischen Kauf und anderen Vertragsarten ist zuvor eine Wirtschaft-

lichkeitsprüfung vorzunehmen und das Ergebnis aktenkundig zu machen. Ein Mangel an

Haushaltsmitteln für Erwerb durch Kauf reicht als Begründung für das Eingehen von Dauer-

schuldverhältnissen nicht aus.

9. Reparaturarbeiten geringeren Umfangs, die sich von vornherein nicht eindeutig bestimmen

lassen und überwiegend Lohnkosten verursachen, können nach vorangegangener Stunden-

lohnumfrage freihändig im Stundenlohn vergeben werden.

10. Es ist nicht zulässig, Aufträge in der Absicht aufzuteilen, sie der Anwendung der vor-

stehenden Bestimmungen zu entziehen.

11. Bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe soll unter den in Betracht

kommenden Bewerbern / Bewerberinnen möglichst gewechselt werden. Bei der Aus-

wahl ist darauf zu achten, dass auch leistungsfähige Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb

des Landes Schleswig-Holstein haben, regelmäßig mit aufgefordert werden.

Darüber hinaus sind - soweit es die technischen und wirtschaftlichen Voraussetzungen zu-

lassen auch kleine und mittlere Unternehmen in angemessenem Umfang zur Angebotsab-

gabe aufzufordern.

Mittelständische Interessen sind vornehmlich durch Teilung der Aufträge in Fach- und

Teillose angemessen zu berücksichtigen (siehe auch § 5 und § 5 a VOB/A, § 2 Abs. 2 und §

2 EG Abs. 2 VOL/A sowie § 14 Abs. 4 MFG).

12. Das Vergabeverfahren ist laufend zu dokumentieren. Die einzelnen Stufen des Verfah-

rens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung

der einzelnen Entscheidungen sind in Textform festzuhalten (§ 20 VOB/A § 20 und § 24 EG

VOL/A sowie § 12 VOF).

8

13. In allen förmlichen Ausschreibungsverfahren sowie bei Freihändigen Vergaben ab 10.000,--

€ sind bei Bauleistungen die Formblätter aus dem Vergabehandbuch des Bundes (VHB) und

bei Lieferungen und Leistungen die Formblätter der Universität Flensburg zu verwenden.

§ 4

Abweichung von den Wertgrenzen

1. Von den Wertgrenzen der Ausschreibungs- und Vergabeordnung und der sich danach rich-

tenden Vergabeart darf nur im Rahmen der in den jeweiligen Verdingungsordnungen ge-

nannten sachlichen Ausnahmefälle abgewichen werden. Die Gründe für die Abweichung

sind in einem gesonderten Vermerk konkret darzustellen.

2. Die Begründung einer Abweichung von der vorgegebenen Vergabeart mit dem Vorliegen

einer besonderen oder zwingenden Dringlichkeit der Auftragsvergabe setzt voraus, dass

diese Dringlichkeit auf Ereignissen beruht, die der Auftraggeber nicht selbst verursacht hat

und die er nicht voraussehen konnte.

3. Die Entscheidung über Abweichungen treffen die für die Auftragsvergabe nach § 12 Zustän-

digen vor Einleitung des förmlichen Vergabeverfahrens bzw. bei freihändiger Vergabe vor

Auftragserteilung.

§ 5

Vergabebekanntmachungen

1. Im innerstaatlichen Bereich – unterhalb der EU-Schwellenwerte – sind öffentliche Ausschrei-

bungen und öffentliche Teilnahmewettbewerbe für Bauleistungen nach der VOB, Liefer- und

Dienstleistungen nach der VOL so bekannt zu machen, dass ein möglichst großer Bewer-

berkreis Zugang hat (z. B. durch Tageszeitungen, Fachzeitschriften, bundesweite Vergabe-

plattformen von Ausschreibungsdienstleistern und/oder Internetportale).

2. Bei der Veröffentlichung von Bekanntmachungen in Tageszeitungen reicht eine Kurzfassung

des Ausschreibungstextes mit Hinweis auf die parallele Veröffentlichung des vollständigen

Bekanntmachungstextes im Internet und/oder in Vergabeplattformen von Ausschreibungs-

dienstleistern.

9

3. Bei EU-weiten Ausschreibungen sind die als Anhang der Verordnung (EG) Nr. 1564/2005

abgedruckten Standardformulare zu verwenden:

Dazu gehören:

- für die Veröffentlichung von Vorinformationen

zu Beginn des Haushaltsjahres Anhang I

- für die Bekanntmachung des Ausschreibungstextes Anhang II

- für die Bekanntmachung über vergebene Aufträge Anhang III

EU-Bekanntmachungen sind auf elektronischem oder auf anderem Weg unverzüglich dem

Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften, 2. rue Mercier, L-

2985 Luxemburg, zu übermitteln. In Fällen besonderer Dringlichkeit muss die Bekanntma-

chung mittels Telefax oder auf elektronischem Weg über enotices der Seite

www.simap.europa.eu übermittelt werden.

Der Tag der Absendung ist nach § 17 a Nr. 1 (2) VOL/A zu dokumentieren. Das Muster und

die Modalitäten für die elektronische Übermittlung der Bekanntmachungen sind unter der In-

ternetadresse www.simap.europa.eu abrufbar.

§ 6

Erklärungen und Nachweise vor Auftragsvergabe

1. Zum Wettbewerb werden nur Unternehmen mit der erforderlichen Fachkunde, Leistungs-

fähigkeit und Zuverlässigkeit zugelassen. Die zuständige Mitarbeiterin/der zuständige Mit-

arbeiter entscheidet jeweils im pflichtgemäßen Ermessen nach den Erfordernissen des Ein-

zelfalles darüber, welche Eigenerklärungen und Nachweise die Bewerber/Bieter im Rahmen

von § 6 und § 6 a VOB/A bzw. § 6 und §6 EG VOL/A sowie § 5 VOF zu erbringen haben.

Die Vorlage von Nachweisen ist möglichst in die Wertungsphase der Angebote zu verschie-

ben und auf die Bieter zu beschränken, deren Angebote in die engere Wahl gekommen sind.

Die Einholung der Nachweise hat unter einer Fristsetzung von sechs Kalendertagen mit

Hinweis auf §16 Abs. 1 Ziffer 3 VOB/A zu erfolgen. Bei VOL-Vergaben kann die Frist nach

§ 16 Abs. 2 VOL/A bzw. § 19 EG Abs. 2 VOL/A selbst bestimmt werden.

10

Im Falle eines Vergabeverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb sind die ge-

forderten Nachweise vom Bewerber bereits mit der Bewerbung /Teilnahmeantrag) vorzule-

gen.

Bei der Vergabe von Bauleistungen nach der VOB/A und von Liefer- und Dienstleistungen

nach der VOL/A ist generell eine Eigenerklärung der Bewerber bzw. Bieter entsprechend

Absatz 3 c) darüber einzuholen, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss vom Ver-

gabeverfahren nach § 21 (1) Satz 1 oder 2 des Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetzes oder

nach § 21 (1) des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder nach § 16 (1) des Mindestarbeits-

bedingungengesetzes nicht vorliegen.

Bei Vergaben von Bauaufträgen mit einem Auftragsvolumen ab 30.000,-- € ist der Auftrag-

geber zusätzlich verpflichtet, für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, einen Gewerbe-

zentralregisterauszug nach § 150 a der Gewerbeordnung beim Bundesamt für Justiz in Bonn

anzufordern.

Dies gilt nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz auch für Montageleistungen auf Baustellen,

für Gebäudereinigungsleistungen und Briefdienstleistungen nach der VOL/A.

2. Die Eignung des Unternehmens wird bei Öffentlicher Ausschreibung und Offenen Verfahren

im Rahmen der Angebotswertung nach § 16 und 19 EG VOL/A bzw. § 16 und § 16 a VOB/A

geprüft, während bei Beschränkter Ausschreibung, Freihändiger Vergabe und Nichtoffenen

Verfahren diese bereits vor Aufforderung zur Angebotsabgabe zu prüfen ist.

Bei Baumaßnahmen nach der VOB entfällt die spezielle Eignungsprüfung, wenn das Unter-

nehmen gemäß § 6 Abs. 3 Ziffer 2 VOB/A seine auftragsunabhängige Eignung durch die

vom Auftraggeber direkt abrufbare Eintragung in die allgemein zugängliche Liste des Ver-

eins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e.V. (Präqualifikationsverzeichnis unter

www.pq-verein.de) nachweist. Näheres über das Verfahren ist den „Hinweisen für Kommu-

nale Auftraggeber zur Präqualifikation für Bauunternehmen“ des Bundesministeriums für

Verkehr, Bau- und Stadtentwicklung zu entnehmen.

11

Bei VOL-Vergaben entfällt die spezielle Eignungsprüfung nach § 6 Abs. 4 und § 7 EG

VOL/A, wenn der Unternehmer in der bundesweiten Präqualifizierungs-Datenbank (www.pq-

vol.de) der Auftrags- und Beratungsstellen der IHK und HWK (www.abst-sh.de) registriert

sind.

3. Aufträge im Wert von über 10.000,-- Euro sind nur an solche Unternehmen zu vergeben, die

schriftliche Erklärungen des Inhaltes abgeben, dass sie

a) ihren gesetzlichen Pflichten zur Zahlung der Steuern und Sozialabgaben nachge-

kommen sind und die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der an-

gebotenen Leistung erfüllen und

b) keine illegalen Beschäftigten einsetzen und

c) in den letzten zwei Jahren nicht

- gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz oder

- gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz

- gem. § 16 Abs. 1 Mindestarbeitsbedingungengesetz

mit einer Geldbuße von mehr als 2.500,-- € belegt worden sind.

4. Bei allen Ausschreibungen ist von den Bietern eine Erklärung darüber zu verlangen, dass

das Unternehmen für die angebotenen Lieferungen und Leistungen keine Kartellabrede,

Preisbindungen, ähnliche Vereinbarungen oder vorbereitende Handlungen in diese Rich-

tung getroffen hat oder treffen wird.

Bei allen Lieferungen und Leistungen einschl. Bauleistungen sind nur Produkte zu berück-

sichtigen, die ohne ausbeuterische Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention 182 her-

gestellt wurden bzw. Produkte, deren Hersteller oder Verkäufer aktive, zielführende Maß-

nahmen zum Ausstieg aus der ausbeuterischen Kinderarbeit eingeleitet haben. Dies ist

durch eine Zertifizierung einer unabhängigen Organisation oder eine entsprechende Selbst-

verpflichtungserklärung des Bieters nachzuweisen.

Bereits bei der Ausschreibung von Aufträgen ist darauf hinzuweisen, dass der Zuschlag nur

Bietern erteilt wird, die die vorstehenden Voraussetzungen erfüllen.

12

5. Alle Erklärungspflichten gelten bei beabsichtigter Beauftragung von Nachunternehmen

(Subunternehmen) auch für diese. Auftragnehmer sind für den Fall der Weitergabe von Leis-

tungen an Nachunternehmer vertraglich zu verpflichten,

- bevorzugt Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft zu beteiligen, soweit es mit der

vertragsgemäßen Ausführung des Auftrages zu vereinbaren ist

- Nachunternehmen davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag

handelt

- bei der Vergabe von Bauleistungen an Nachunternehmen die allgemeinen Vertragsbedin-

gungen für die Ausführung von Bauleistungen (VOB/B) und bei der Weitergabe von Liefer-

und Dienstleistungen die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leis-

tungen (VOL/B) zum Vertragsbestandteil zu machen

- den Nachunternehmen insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise keine ungünstigere

Bedingungen aufzuerlegen als zwischen Auftragnehmer und der Universität Flensburg ver-

einbart.

6. Für den Fall der Abgabe einer unrichtigen Erklärung nach Abs. 3 und 4 hat die Universität

Flensburg sich vorzubehalten, vom Vertrag zurückzutreten.

Ferner sind Unternehmen, die derartige unrichtige Erklärungen abgeben oder mangelhafte

Lieferungen und Leistungen (einschließlich Bauleistungen) erbracht haben, in der Regel für

zwei Jahre von Lieferungen und Leistungen für die Universität Flensburg auszuschließen.

Für den Fall einer nachweislich aus Anlass der Vergabe getroffenen Abrede, die eine un-

zulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, ist - wenn kein Schaden in anderer Höhe

nachgewiesen wird - die Zahlung von 5 v. H. der Abrechnungssumme auszubedingen, auch

für die Fälle, in denen der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt wurde.

13

§ 7

Leistungsbeschreibung/Verdingungsunterlagen

1. Die Leistungsbeschreibung als wesentliche Grundlage der Verdingungsunterlagen muss

eindeutig und so erschöpfend sein, dass sie von allen Bewerbern im gleichen Sinne ver-

standen wird, die Angebote miteinander vergleichbar sind und eine einwandfreie Preisermitt-

lung ermöglicht wird. Die Preise müssen sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten zu be-

rechnen sein.

2. Wahl- und Bedarfspositionen sind auf den jeweils unabweisbaren Mindestumfang zu be-

schränken, da sie sonst zu Manipulationszwecken missbraucht werden können. Zur Sicher-

stellung einer ordnungsgemäßen Kalkulation sind hinreichend genaue Angaben zur Ausfüh-

rung zu machen und realistische Mengenansätze auszuschreiben.

3. In den Verträgen der Universität Flensburg und seiner Einrichtungen mit den Auftragneh-

mern sind grundsätzlich die Allgemeinen Vertragsbedingungen des Teiles B der VOL für die

Ausführung von Leistungen bzw. des Teiles B der VOB für die Ausführung von Bauleistun-

gen als verbindliche Vertragsinhalte zu vereinbaren. Darauf ist bereits in den Verdingungs-

unterlagen hinzuweisen.

Darüber hinaus sind bei fachspezifischen Anforderungen auch Besondere und Zusätzliche

Vertragsbedingungen (z. B. Technische Vertragsbedingungen, Ergänzende Vertragsbedin-

gungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) zu berücksichtigen.

4. Absatz 3 gilt auch für Freihändige Auftragsvergaben, wobei die Vereinbarung Besonderer

und Zusätzlicher Vertragsbedingungen bei Auftragssummen unter 10.000,-- € netto entfallen

kann.

5. Bei der Ausschreibung von Bauleistungen sind den Verdingungsunterlagen die Formblätter

„Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation“ oder „Preisermittlung bei Kalkulation über die

Endsumme" sowie „Aufgliederung der Einheitspreise“ aus dem Vergabehandbuch des Bun-

des beizufügen, wenn die Angebotssumme 100.000,-- € netto übersteigt.

Die Formblätter Nr. 221 oder 222 (je nach Kalkulationsmethode des Bieters) sind in der Wer-

tungsphase ausgefüllt vom Bieter zurückzufordern.

14

Das Formblatt 223 (Aufgliederung der Einheitspreise) ist von der ausschreibenden Stelle vor

Ausschreibungsbeginn um die ausgewählten kostenbestimmenden Positionen zu ergänzen,

deren Aufgliederung während der Wertungsphase gefordert wird. Überschreitet die voraus-

sichtliche Auftragssumme netto 200.000,00 € sind alle Teilleistungen (Positionen) vorzuge-

ben.

Unterhalb dieser Wertgrenze von 100.000,00 € sind die bezeichneten Formblätter auch dann

ausfüllen zu lassen, wenn die Angebotssummen der in die engere Wahl kommenden Bieter

um 10 v. H. oder mehr voneinander abweichen.

In diesen Fällen sind die in den Formblättern geforderten Angaben zur Preiskalkulation

nachträglich einzuholen, um die Auskömmlichkeit der angebotenen Einheitspreise in den

Wertungsphasen prüfen zu können.

6. Die Wertungskriterien sind in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen zu nennen.

7. Im Falle der Zulassung von Nebenangeboten sind bei EU-weiten Vergabeverfahren in den

Verdingungsunterlagen die entsprechenden Mindestanforderungen anzugeben. Es dürfen

nur Nebenangebote berücksichtigt werden, die die verlangten Mindestanforderungen erfül-

len.

Für Nebenangebote gelten in der Regel die gleichen Wertungskriterien wie für Hauptange-

bote. Soweit Nebenangebote oder Angebote mit Lohngleitklausel zugelassen sind, werden

für diese gesonderte Wertungssummen ermittelt.

§ 8

Korruptionsprävention

Im förmlichen Vergabeverfahren von Bauleistungen sind zur Sicherung der Transparenz und

Korruptionsprävention Kontrollmechanismen vorzusehen, um insbesondere nachträgliche Ange-

botsmanipulationen zu verhindern.

Zu diesem Zweck ist bei Auftragsvergaben nach der VOB/A im förmlichen Vergabeverfahren

durch dezentrale organisatorische Maßnahmen eine unabhängige rechnerische Prüfung der

Angebote sicherzustellen.

15

Dabei ist zu gewährleisten, dass sowohl der Eröffnungstermin als auch die rechnerische Prüfung

der Angebote von eigenem Personal durchgeführt wird, das ansonsten mit Ausschreibungsver-

fahren und Durchführungen von Baumaßnahmen nicht befasst ist (Nr. 1 a des Runderlasses des

Innenministeriums vom 20.09.2004 – IV 665-517.21-).

Die rechnerische Prüfung gemäß § 16 Abs. 3 VOB/A ist mit allen Besonderheiten im Submissi-

onsprotokoll zu vermerken und wird Bestandteil des Vergabevermerkes.

Ausgenommen von den organisatorischen Anforderungen zur personellen Trennung der Aufga-

ben ist die anschließende technische und wirtschaftliche Prüfung der Angebote.

§ 9

Zusätzliche Aufforderung zur Angebotsabgabe

Wenn bei Öffentlichen Ausschreibungen und Offenen Verfahren vor dem Eröffnungstermin er-

kennbar werden sollte, dass die Zahl der Angebote für eine ausreichende Auswahl zu gering

sein wird, soll die ausschreibende Stelle während der Angebotsfrist zusätzlich leistungsfähige

Unternehmen zur Mitbeteiligung auffordern.

§ 10

Behandlung der Angebote und Angebotsöffnung

1. Bei jeder Ausschreibung sind in den Angebotsunterlagen Ort und Zeit für die Abgabe der

Angebote sowie eine Zuschlags- bzw. Bindefrist vorzusehen. Die Angebote sind von den

Bietern als solche zu kennzeichnen.

2. Die eingehenden Angebote sind in förmlichen Vergabeverfahren auf dem geschlossenen

Umschlag mit einem Eingangsstempel zu versehen und unverzüglich und ungeöffnet einer

entsprechend vorzusehenden und an der Vergabe unbeteiligten Stelle zuzuleiten, die die

Angebote mit einer laufenden Nummer versieht und ungeöffnet unter Verschluss aufzube-

wahren hat.

Unmittelbar vor dem Eröffnungstermin sind die Angebote einem(r) mit der Angebotsöffnung

Beauftragten, jedoch mit der Vergabe nicht Befassten (Verhandlungsleiter oder Schriftführer)

auszuhändigen.

16

Sofort nach Eröffnung sind die Angebote in allen wesentlichen Teilen mit einem Stanzgerät,

das im Übrigen unter Verschluss zu halten ist, zu kennzeichnen, um nachträgliche Änderun-

gen und Ergänzungen zu verhindern. Alternativ können die Angebote auch mit Hilfe der EDV

verarbeitet (z.B. gescannt) und die Dateien mit einer qualifizierten elektronischen Signatur

nach dem Signaturgesetz (SigG) versehen werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass nach-

trägliche Änderungen seitens der verwendeten Software verhindert oder protokolliert wer-

den.

Die Öffnung und das Ergebnis der Angebote sind in einer Verhandlungsniederschrift festzu-

halten.

Im VOB-Bereich können anwesende Bieter oder deren Bevollmächtigte die Niederschrift mi-

tunterzeichnen.

Die Öffnung von Angeboten nach VOL ist nicht öffentlich.

3. Mitarbeiter(innen) der Abteilung Finanzen sind berechtigt, an der Eröffnung der Angebote

teilzunehmen. Zu diesem Zweck sind die Mitarbeiter mindestens eine Woche vor dem Eröff-

nungstermin Zeit und Ort der Angebotseröffnung mitzuteilen.

§ 11

Informationspflicht, Transparenz

1. In Vergabeverfahren ab den EU-Schwellenwerten nach der VOB/A (2. Abschnitt), der VOL/A

(2. Abschnitt) und der VOF sind die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sol-

len, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebotes und über

den frühesten Zeitpunkt des Vertragsabschlusses unverzüglich in Textform zu informieren

(§ 101 a Abs. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen-GWB). Dies gilt auch für Be-

werber, die keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung erhalten haben, bevor die

Mitteilung über die Zuschlagentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information geschlossen werden.

Die Frist kann durch Übermittlung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg auf

zehn Kalendertage gekürzt werden.

Ein Auftrag darf vor Ablauf der Frist oder ohne dass eine entsprechende Bieterinformation

17

erfolgt und die Frist abgelaufen ist, nicht erteilt werden. Für die Einhaltung der Mitteilungsfrist

ist der Zeitpunkt der Absendung der Mitteilung beim Auftraggeber maßgebend. Die Frist be-

ginnt am Tag der Absendung der Information durch den Auftraggeber.

Der Tag der Absendung ist in der Dokumentation festzuhalten.

2. Bei der Vergabe von Bauleistungen nach Öffentlicher oder Beschränkter Ausschreibung

unterhalb des EU-Schwellenwertes mit einem Auftragswert ab 10.000,-- € netto informiert

der Auftraggeber die erfolglosen Bieter über den Namen des Bieters, dessen Angebot ange-

nommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihrer jewei-

ligen Angebote und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsabschlusses. Er sendet diese

Information in Textform spätestens 15 Kalendertage vor dem Vertragsabschluss an die Bie-

ter ab (§14 Abs. 10 MFG). Die Frist verkürzt sich auf 10 Kalendertage bei elektronischer In-

formationsübermittlung und in begründeten und zu dokumentierenden Eilfällen auf fünf Ka-

lendertage.

3. Bei Vergabe nach VOB/A ist bei beschränkten Ausschreibungen ab einen Auftragswert von

150.000,00 € nach Zuschlagerteilung über die Vergabe auf der Homepage der Universität

Flensburg zu informieren.

Bei Vergaben nach der VOL/A ist ab einem Auftragswert von 25.000,00 € nach Zuschlagser-

teilung über die Vergabe auf der Homepage der Universität Flensburg zu informieren.

Der Informationsumfang dieser Vergabebenachrichtigungen ergibt sich aus § 8 a Abs. 2 und

3 SHVgVO. Entsprechende Vordrucke stehen in der Abt. I zur Verfügung.

Die Verwaltung muss laufend auf der Homepage der Universität Flensburg über beabsichtig-

te beschränkte Ausschreibungen von Bauleistungen ohne Öffentlichen Teilnahmewettbe-

werb ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 25.000,00 € netto informieren. Der Infor-

mationsumfang ergibt sich aus § 19 Abs. 5 VOB/A.

§ 12

Entscheidung über Auftragsvergaben

Über die Vergabe von Aufträgen als Geschäft der laufenden Verwaltung entscheiden der die

Kanzlerin / der Kanzler oder bei Delegation die entsprechend Bevollmächtigten.

Innerhalb der Fachbereiche und Stabsstellen sind Übersichten über die jeweiligen Entschei-

dungsdelegationen zu führen.

§ 13

18

Formvorschriften

1. Jeder Auftrag ist grundsätzlich schriftlich zu erteilen.

2. Soweit die Art des Auftrages nicht ein besonderes Schreiben erfordert, kann der Auftrag mit

Hilfe des Kleinauftragsformulars erteilt werden.

3. Sind aufgrund besonderer Umstände Aufträge ausnahmsweise mündlich, telefonisch oder

per Telefax erteilt worden, sind diese unverzüglich schriftlich zu bestätigen.

§ 14

Inkrafttreten

Diese Dienstanweisung tritt am 04.05.2012 in Kraft.

Zugleich wird die Ausschreibungs- und Vergabeordnung der Universität Flensburg in der Fas-

sung vom 01.08.2011 aufgehoben.

Flensburg, den 04.05.2012

gez.

Prof. Dr. Waltraud ’Wara’ Wende

Präsidentin der Universität Flensburg

19

Anlage 1

Formlose Preisumfrage (bis 500,- EUR)

Bei Freihändigen Vergaben nach § 3 Abs.1a und Abs. 2a der Aus-schreibungs- und Vergabeordnung der Universität Flensburg

(VergO UF)

VOL/ VOB

Aktenzeichen: Institut:

Ansprechpartner:

Erfüllungsort/Leistungsort:

Vorliegende Vergleichsangebote schriftlich/mündlich/fernmündlich, per Fax, per E-Mail*)

Bieter Angebotssumme (netto) EUR

v.H. MwSt.

EUR

Angebotssumme (brut-to) EUR

Auftragsentscheidung:

Auftragnehmer Auftragssumme netto

EUR

v. H. MwSt.

EUR

Auftragssumme (brutto)

EUR

Begründung/Bemerkungen:

preisgünstigstes Angebot

wirtschaftlichstes Angebot unter Berücksichtigung folgender Kriterien:

Flensburg, den

____________________________ _____________________________ ______________________________

( Name ) ( Unterschrift ) ( Funktion )

*) Nichtzutreffendes streichen

Verfassung (Satzung) der Universität Flensburg

vom 30. Oktober 2008

Tag der Bekanntmachung im NBL. MWV. Schl.-H. 2008, S. 192 Tag der Bekanntmachung auf der Internetseite der UF, 12. Dezember 2008

Aufgrund des § 7 des Gesetzes über die Hochschulen und das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (Hochschulgesetz - HSG) vom 28. Februar 2007 in der Fassung der Bekanntmachung vom 30. März 2007 (GVOBl. Schl.-Holst. S. 184) hat der Senat der Uni- versität Flensburg am 28. Mai 2008 nachfolgende Verfassung der Universität Flensburg als Satzung erlassen.

Die Genehmigung des Ministeriums für Wissenschaft, Wirtschaft und Verkehr des Landes Schleswig-Holstein wurde am 10. Oktober 2008 erteilt.

Präambel

Die Universität Flensburg dient der Wissenschaft in freier Forschung, freier Lehre und frei- em Studium. Sie nimmt ihre Aufgaben im nationalen und internationalen Verbund wahr und pflegt dabei insbesondere die Beziehungen zur ihren skandinavischen Partnern, vor allem zur Syddansk Universitet.

§ 1Rechtsstellung, Sitz

Die Universität Flensburg ist als wissenschaftliche Hochschule des Landes Schleswig- Holstein eine Körperschaft des öffentlichen Rechts ohne Gebietshoheit. Sie führt den Na- men „Universität Flensburg“; ihr Sitz ist Flensburg.

§ 2Autonomie

Die Universität erfüllt ihre Aufgaben im Rahmen der Gesetze eigenverantwortlich. Sie wahrt diese Autonomie als wesentliche Voraussetzung für die Verwirklichung der Freiheit von Forschung, Lehre und Studium nach innen und außen.

§ 3Rechte und Pflichten der Mitglieder

Die Mitglieder der Universität haben Mitwirkungs- und Nutzungsrechte. Sie sind verpflich- tet, dazu beizutragen, dass die Universität ihre Aufgaben erfüllen kann. Sie haben insbe- sondere die Ordnung der Universität und ihrer Veranstaltungen zu wahren und ehrenamt- liche Tätigkeiten im Rahmen der Selbstverwaltung zu übernehmen.

§ 4 Gliederung der Universität

(1) Die Universität gliedert sich in Fachbereiche (FB I, FB II, FB III). Bis zur Bildung der Fachbereiche gehen gemäß § 18 Abs. 2 Satz 3 HSG die Aufga- ben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Dekanin oder des Dekans auf das Präsidium und die des Konvents auf den Senat über.

(2) Die innere Gliederung der Fachbereiche ist in den Satzungen der Fachbereiche geregelt.

(3) Die Universität kann durch das Präsidium des Weiteren zeitlich befristete For- schungsschwerpunkte einrichten, die der Schärfung des Forschungsprofils der U- niversität dienen.

(4) Die Gliederung der Universität und ihre Grundsätze sind durch das Präsidium in angemessenen Abständen zu evaluieren.

§ 5Einrichtungen der Fachbereiche

(1) Der Fachbereich kann Lehr- und Forschungseinrichtungen (Institute) bilden. (2) Die an einer Einrichtung des Fachbereichs ausschließlich oder überwiegend tätigen

Professorinnen und Professoren werden vom Präsidium zu Direktorinnen oder Di- rektoren bestellt.

(3) Die Einrichtung wird von einem Vorstand kollegial geleitet, dem die Direktorinnen und Direktoren der Einrichtung angehören.

(4) Der Vorstand wählt aus seiner Mitte für die Dauer von zwei Jahren das geschäfts- führende Vorstandsmitglied auf Vorschlag der Dekanin/des Dekans.

§ 6Organe der Universität

(1) Zentrale Kollegialorgane der Universität sind:

- Der Hochschulrat

- der Senat - das Präsidium

(2) Organe der Fachbereiche sind:

- die Konvente - die Dekanate

Sie sind zugleich Organe der Universität.

§ 7Wahlen zu den Organen der Universität

Die Wahlen zum Senat und den Konventen der Fachbereiche werden durch eine beson- dere Satzung (Wahlordnung) geregelt. Die Wahl der in den Universitätsrat entsandten Mit- glieder erfolgt durch den Senat und wird durch die Geschäftsordnung des Senats geregelt. Die Wahlzeit beträgt für Studierende ein Jahr, für die übrigen Mitglieder zwei Jahre.

§ 8 Wahlrechtsgrundsätze für die Wahl der Mitglieder des Präsidiums

(1) Der Senat wählt in allgemeiner, freier, gleicher und geheimer Wahl die Mitglieder des Präsidiums. Jede und jeder Stimmberechtigte hat in jedem Wahl- gang eine Stimme.

(2) Die Wahlen der Präsidentin oder des Präsidenten, der beiden Vizepräsidentinnen oder Vizepräsidenten und der Kanzlerin oder des Kanzlers werden jeweils in ge- trennten Wahlgängen durchgeführt.

(3) Gewählt ist, wer die absolute Mehrheit der Stimmen der anwesenden stimmberech- tigten Mitglieder des Senats erhalten hat. Hat nach zwei Wahlgängen keine Bewer- berin oder kein Bewerber die absolute Mehrheit der Stimmen der Anwesenden er- halten, so findet eine Stichwahl zwischen den Kandidatinnen oder Kandidaten statt, die im 2. Wahlgang die meisten Stimmen erhalten haben. Im 3. Wahlgang ist die re- lative Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreichend. Liegt auch nach dem dritten Wahlgang Stimmengleichheit vor, so wird die Wahl auf die nächste Senatssitzung vertagt, die innerhalb von einem Monat stattzufinden hat. Liegt auch hier nach dem dritten Wahlgang Stimmengleichheit vor, entscheidet das vom Wahlleiter zu ziehende Los. Die Amtszeit beträgt sechs Jahre. Wiederwahl ist zulässig.

(4) Das Nähere regelt eine Wahlordnung.

§ 9Das Präsidium

(1) Das Präsidium besteht aus 1. der hauptberuflichen Präsidentin oder dem hauptberuflichen Präsidenten2. zwei Vizepräsidentinnen oder Vizepräsidenten

Eine Vizepräsidentin oder ein Vizepräsident kann auch aus dem Kreis derübrigen Hochschulmitglieder gewählt werden.

3. der Kanzlerin oder dem Kanzler(2) Das Präsidium kann im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben Beauftragte und Be-

ratungsgremien bestellen.

§ 10Gleichstellung von Frauen und Männern gem. § 3 (5) HSG

Die Hochschule setzt sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben für die verfassungsrechtlich gebotene Chancengleichheit von Männern und Frauen ein und ergreift Maßnahmen zur Beseitigung bestehender Nachteile. Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen

1. zur Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen, in denen weibliche Mitglieder derHochschule unterrepräsentiert sind,

2. zur Vereinbarkeit von Familie mit Studium, Erwerb wissenschaftlicher Qualifikationund Beruf

3. zur Förderung der Frauen- und GenderforschungBei allen Vorschlägen und Entscheidungen sind die geschlechtsspezifischen Auswirkun- gen zu beachten. Näheres regelt der Gleichstellungsplan der Hochschule.

§ 11 Gleichstellungsbeauftragte und ihre Stellvertretung

(1) Der Wahlvorschlag für die Gleichstellungsbeauftragte der Hochschule wird von einer vom Senat eingesetzten Wahlkommission erarbeitet. Diese umfasst 6 Mitglieder, be- steht mehrheitlich aus Frauen und soll alle Mitgliedergruppen repräsentieren. Ihr ge- hört ein Senatsmitglied an. Der Wahlvorschlag soll mindestens 2 Personen umfas- sen. Die Gleichstellungsbeauftragte wird von maximal zwei Frauen vertreten. Die Gleich- stellungsbeauftragte der Hochschule schlägt der Wahlkommission ihre Stellvertrete- rin bzw. Stellvertreterinnen vor. Die Wahlkommission berät den Vorschlag und legt ihn dem Senat zur Wahl vor. Die Amtszeit der hauptberuflichen Gleichstellungsbeauftragten der Hochschule be- trägt 5 Jahre, die der Stellvertreterin oder Stellvertreterinnen, der Fachbereiche und deren Stellvertreterinnen in der Regel 3 Jahre.

(2) Zwischen Gleichstellungsbeauftragten und Beschäftigten ist der Dienstweg nicht ein- zuhalten.

(3) Die Organe der Hochschule bzw. die Dekanate informieren die Gleichstellungsbeauf- tragten über alle Entscheidungen die § 3 Abs. 5 HSG tangieren. Diese können Ent- scheidungen schriftlich unter Darlegung der Gründe binnen zwei Wochen widerspre- chen, wenn sie nach Auffassung der Gleichstellungsbeauftragten gegen den Gleich- stellungsauftrag gemäß § 3 Abs. 5 verstoßen. Das Organ bzw. das Dekanat kann dem Widerspruch abhelfen. Andernfalls hat das Organ bzw. das Dekanat die Gleich- stellungsbeauftragte schriftlich über die Nichtabhilfeentscheidung und deren Gründe zu unterrichten. Das Organ oder das Dekanat kann die Maßnahme frühestens eine Woche nach erfolgter Unterrichtung ausführen. Dringende Maßnahmen kann das Organ bzw. das Dekanat sofort ausführen. Die Gründe dafür sind bei Maßnahmen des Dekanats dem Präsidium mitzuteilen.

§ 12Gleichstellungsausschuss gemäß § 21 Abs. 2 HSG

Der Gleichstellungsausschuss unterstützt den Senat bei der Wahrnehmung der Aufgaben gemäß § 3 (5) HSG und § 10 dieser Verfassung. Er hat insbesondere die Aufgabe, den Gleichstellungsplan gem. § 12 Abs. 1 Satz 4 HSG zu erarbeiten. Die Gleichstellungsbeauf- tragte gehört dem Gleichstellungsausschuss als Vorsitzende an. Darüber hinaus soll der Gleichstellungsausschuss geschlechterparitätisch besetzt werden.

§ 13Haushaltsrechnung

(1) Das Haushaltsjahr der Universität entspricht dem Haushaltsjahr des Landes Schleswig-Holstein. Mit Beschluss über den Haushaltsplan und Stellenplan kann der Senat unter Beachtung der Landeshaushaltsordnung (LHO) Regelungen über die Haushaltsführung und Bewirtschaftung vorsehen.

(2) Die Haushaltsrechnung der Hochschule einschließlich der erforderlichen Nach- weise und die Vermögensübersicht erstellt das Präsidium nach den Vorschriften §§ 80 ff.LHO. Das Präsidium leitet sie unverzüglich dem Senat und dem Lan- desrechnungshof zu.

(3) Das Präsidium erstellt für die von ihm wahrzunehmenden Landesaufgaben die erforderlichen Verzeichnisse entsprechend §§ 80 ff. LHO.

(4) Ein vom Senat im Einvernehmen mit dem für die Hochschulen zuständigen Mi- nisterium und dem Landesrechnungshof bestellter Angehöriger der buchprüfen- den Berufe prüft die nach Absatz 2 vorgelegte Rechnung gemäß § 109 Abs. 2 LHO.

Diese Prüfung erstreckt sich auf die Einhaltung der für die Haushalts- und Wirt- schaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze des Landes, insbesonde- re auch darauf, ob

1. die Haushaltssatzung und der Haushaltsplan der Universität eingehaltenworden sind,

2. die Einnahmen und Ausgaben begründet und belegt sind und die Haushalts- rechnung sowie die Übersicht über das Vermögen und die Schulden ord- nungsgemäß aufgestellt sind,

3. Verwahrungen und Vorschüsse ordnungsgemäß gebucht und belegt sind.

(5) Das Ergebnis der Prüfung der Haushaltsrechnung wird von der prüfenden Stelle dem Senat zugeleitet. Der Senat erteilt gemäß § 109 Abs. 3 Satz 2 LHO die Ent- lastung spätestens bis zum 30. September des auf den Abschluss folgenden Jahres. Für das Haushaltsjahr 2006 erteilt der Senat die Entlastung spätestens bis zum 30.06.2008.

(6) Abs. 4 Satz 1 und Absatz 5 gelten nicht für das Körperschaftsvermögen der Hochschule (§ 8 Abs. 5 HSG). Die Fristen des Absatzes 5 Satz 2 und 3 sind für die Entlastung des Präsidiums nach § 8 Abs. 5 Satz 2 HSG anzuwenden.

(7) Das Präsidium holt unverzüglich nach Erteilung der Entlastungen die erforderli- chen Genehmigungen nach § 109 Abs. 3 LHO ein.

§ 14Verleihung akademischer Grade

Die Fachbereiche haben das Recht, folgende akademische Grade zu verleihen. Der Hochschulgrad wird Frauen in der weiblichen Form verliehen.

Bachelor.... Master..... Diplom Magister/Magistra Doktor (Dr.) / Doktorin (Dr.) Dr. ....honoris causa (h.c.) Dr. ....habilitatus (habil.) / habilitata (habil.)

Die Fachbereiche sind berechtigt, weitere akademische Grade zu verleihen, sofern der Universität das Recht von der Landesregierung verliehen ist und die von den Fachberei- chen hierfür zu erlassenen Prüfungsordnungen durch das Präsidium genehmigt sind.

§ 15 Ehrenbürgerinnen/Ehrenbürger und Ehrensenatorinnen/Ehrensenatoren

Zu Ehrenbürgerinnen oder Ehrenbürgern und Ehrensenatorinnen oder Ehrensenatoren der Universität kann der Senat Persönlichkeiten ernennen, die sich um die Universität in hervorragender Weise verdient gemacht haben.

Der Senat entscheidet über die Ernennung mit einer Dreiviertelmehrheit seiner Mitglieder. Die Ehrenbürgerinnen oder Ehrenbürger, die Ehrensenatorinnen oder Ehrensenatoren sind im Personal- und Vorlesungsverzeichnis aufzuführen.

§ 16Privatdozentinnen oder Privatdozenten

Die Fachbereiche geben die Möglichkeit zur Habilitation. Das Nähere über die Vorausset- zungen und das Verfahren regelt die Habilitationsordnung des jeweiligen Fachbereichs nach den vom Senat zu erlassenden Grundsätzen.

Den Habilitierten erteilt der Fachbereich auf Antrag die Lehrbefugnis. Sie begründet das Recht, die akademische Bezeichnung „Privatdozentin“ oder „Privatdozent“ zu führen und verpflichtet zur Lehre. Die Lehrverpflichtung beträgt zwei Semesterwochenstunden.

Die Lehrbefugnis kann auch einer Wissenschaftlerin oder einem Wissenschaftler erteilt werden, die oder der sich an einer anderen Hochschule habilitiert hat. Der Fachbereich kann dabei einzelne Habilitationsleistungen erlassen. Das Nähere über das Verfahren in- nerhalb des Fachbereichs regelt die Habilitationsordnung.

Die Privatdozentin oder der Privatdozent ist verpflichtet, innerhalb eines Jahres nach Ertei- lung der Lehrbefugnis eine öffentliche Antrittsvorlesung zu halten.

Die Verleihung der Lehrbefugnis kann vom Fachbereich nach Anhörung der oder des Be- troffenen widerrufen werden, wenn die Lehrbefugnis ohne hinreichenden Grund zwei auf- einanderfolgende Semester lang nicht wahrgenommen worden ist. Die Verleihung kann auch aus Gründen widerrufen werden, die bei einer Beamtin oder Beamten zur Entfernung aus dem Dienst führen.

§ 17Emeriti und Professorinnen und Professoren im Ruhestand

Emeriti und Professorinnen und Professoren nach ihrem Eintritt in den Ruhestand bleiben zur Lehre berechtigt. Die Universität kann sie mit ihrem Einverständnis an Prüfungen beteiligen und ihnen Einzelaufgaben in Lehre und Forschung geben. Ein Anspruch auf einen Arbeitsplatz oder eine Vergütung besteht nicht.

§ 18 Bekanntmachungen

Satzungen der Universität werden gemäß § 95 Abs. 2 des Hochschulgesetzes bekannt gemacht. Sonstige Bekanntmachungen der zentralen Organe tragen die Bezeichnung „Bekanntma- chung der Universität Flensburg“.

Bekanntmachungen sind an den amtlichen Anschlagtafeln des Präsidiums zur Verkün- dung drei Wochen auszuhängen. Die verkündeten Bekanntmachungen können bei der Zentralen Verwaltung eingesehen und bezogen werden.

Die Universität unterrichtet ihre Mitglieder des Weiteren durch ein Mitteilungsblatt.

§ 19Änderung der Verfassung

Änderungen dieser Verfassung bedürfen einer Mehrheit von zwei Dritteln der Mitglieder des Senats.

§ 20Inkrafttreten

Diese Verfassung tritt am Tage nach der Bekanntmachung in Kraft.

Alle zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verfassung geltenden Satzungen der Univer- sität bleiben wirksam, soweit sie dieser Verfassung nicht widersprechen. Soweit sie dieser Verfassung entgegenstehen, bleiben sie höchstens zwei Jahre wirksam; sie sind innerhalb von zwei Jahren nach dem Inkrafttreten dieser Verfassung anzupassen.

Die Verfassung der Universität Flensburg vom 8. Februar 2000 ( NBl. MBWFK. 2000 S. 220) tritt mit dem Inkrafttreten dieser Verfassung außer Kraft.

Flensburg, den 30. Oktober 2008

Universität Flensburg Der Rektor Prof. Dr. Heiner Dunckel

Satzung zur Änderung der Verfassung (Satzung) der Universität Flensburg

vom 4. Dezember 2012

Tag der Bekanntmachung im NBl. MBW. Schl.-H. 2013, S. 17

Tag der Bekanntmachung auf der Internetseite der UF: 19. November 2012

Auf der Grundlage des § 7 des Hochschulgesetzes (HSG) vom 28. Februar 2007 (GVOBI.

Schl.-H. S. 184), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 4. Februar 2011

(GVOBI. Schl-H. S. 34, ber. GVOBI. Schl.-H. S. 67), wird nach Beschlussfassung des Senats

der Universität Flensburg vom 14. November 2012 nachfolgende Änderung der Verfassung

(Satzung) der Universität Flensburg erlassen. Die Zustimmung des Universitätsrates wurde am

30. November 2012 erteilt. Die Genehmigung des Ministeriums für Bildung und Wissenschaft

des Landes Schleswig-Holstein wurde am 4. Dezember 2012 erteilt.

Artikel 1

Die Verfassung (Satzung) der Universität Flensburg vom 30. Oktober 2008 (NBl. MWV.

Schl.-H. S. 192), zuletzt geändert durch Satzung vom 27. August 2012 (NBl. MBW. Schl.-H.,

S. 59) wird wie folgt geändert:

1. § 8 wird wie folgt geändert:

Absatz 2 wird wie folgt geändert:

In Satz 1 wird das Wort „beiden“ durch „bis zu drei“ ersetzt.

2. § 9 wird wie folgt geändert:

Absatz 1, Punkt 2 wird wie folgt geändert:

In Satz 1 wird das Wort „zwei“ durch „zwei oder drei“ ersetzt.

3. § 14 wird wie folgt geändert:

Absatz 5 wird wie folgt geändert:

In Satz 2 wird das Datum ‚…bis zum 30. September…‘ in ‚…bis zum 30. November…‘

geändert.

Artikel 2

Diese Änderungssatzung tritt am Tage nach der Bekanntmachung in Kraft.

Flensburg, den 4.Dezember 2012

Universität Flensburg

Prof. Dr. Werner Reinhart

Präsident

ZIMT Universität Flensburg Zentrum für Informations- und Medientechnologien

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Zugriff auf das Portal „SHIP“ des Landes Schleswig-Holsteins

Hinweise:

Jeder Beschäftigte der Uni Flensburg hat Zugriff auf das Portal SHIP

Der Zugriff ist aus dem Arbeitsnetz der Verwaltung und der Dozenten möglich

Der Zugriff erfolgt über den Internetbrowser über die URL http://intranet

Zu berücksichtigen sind ggf. die Einstellungen der Internetoptionen des Computers

(nähere Beschreibung im nachfolgendem Abschnitt)

Ansprechpartner für Beschäftigte der Uni Flensburg ist bei technischen Fragen der

ZIMT-Service ( http://www.uni-flensburg.de/?6299# )

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Einstellungen der Internetoptionen

Der Zugriff auf das Portal SHIP ist mit nachfolgenden Internetoptionen möglich

a.) Ohne Proxy

b.) Mit Proxy und der Ausnahme „Intranet“

Wie stelle trage ich die Ausnahme „Intranet“ unter Windows 7 ein:

1. Start -> Systemsteuerung -> Internetoptionen -> Reiter Verbindungen -> LAN Einstellungen ->

Erweitert

Und dort im Feld „Ausnahmen“ das Wort „intranet“ hinzufügen

und

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2. Im Internetbrowser (hier Firefox)

unter Extras -> Einstellungen -> Register „Erweitert“ -> Register „Netzwerk“ -> Einstellungen

„Proxy-Einstellungen des Systems verwenden“ auswählen

beim Microsoft Internet Explorer Browser findet man die entsprechende Einstellung unter

dem Menü Extras –> Internet Optionen -> Register „Verbindungen“ -> LAN Einstellungen ->

Erweitert

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