Leitfaden zur Inventuraufnahme - cowis.net · Kundenreklamation Von der Kundschaft beanstandete und...

Stand / Version: 17.01.2012 / 1.0 Autor: Lothar Schneck

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Leitfaden zur Inventuraufnahme


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Inhaltsverzeichnis

Inventur mit DdD Cowis backoffice .........................................................................................................................................................4 Definition ............................................................................................................................................................................................................................ 4 Aufgaben der Inventur ................................................................................................................................................................................................ 4 Vorbereitung in den Filialen...................................................................................................................................................................................... 4 Inventurkalender (Checkliste).................................................................................................................................................................................. 5

Verbreitete Inventurzeitpunkte ........................................................................................................................................................................ 6 Inventurstichtag........................................................................................................................................................................................................ 6 Rückrechnung zum Inventurstichtag ............................................................................................................................................................ 6 Schließen der Verkaufsräume........................................................................................................................................................................... 7 Doppelte Aufnahme oder Vergessen von Waren? ............................................................................................................................... 7 Wertlose Ware ......................................................................................................................................................................................................... 7 Ware ohne Preisetikett ........................................................................................................................................................................................ 7 Schwer verkäufliche Ware.................................................................................................................................................................................. 7 Reservelager............................................................................................................................................................................................................... 7 Schaufensterware ................................................................................................................................................................................................... 7 Kommissionsware................................................................................................................................................................................................... 7 Kundenreklamation................................................................................................................................................................................................. 7 Retoure .......................................................................................................................................................................................................................... 7 Auswahlen................................................................................................................................................................................................................... 7 Zurückgelegte Waren............................................................................................................................................................................................ 8 Mitarbeiterbesprechung....................................................................................................................................................................................... 8

Inventuraufnahme......................................................................................................................................................................................................... 8 Allgemein...................................................................................................................................................................................................................... 8

Aufnahmemöglichkeiten................................................................................................................................................................................ 9 DdD Cowis backoffice manuell (mit oder ohne Tabelle) ............................................................................................................................ 9 Manuelles Erfassen der Ware in einer Größentabelle............................................................................................................................... 9 DdD Cowis backoffice per Scanner ...................................................................................................................................................................... 9 DdD Cowis pos per Scanner..................................................................................................................................................................................... 9 DdD Cowis backoffice per MDE Gerät................................................................................................................................................................ 9 Mobiles DdD Cowis backoffice................................................................................................................................................................................ 9

Behandlung von Auswahlen.....................................................................................................................................................................10 Warenbewegungen während der Inventur .....................................................................................................................................10 Die Weiterverarbeitung der erfassten Inventurpositionen...................................................................................................11

Differenzliste .................................................................................................................................................................................................................11 Soll/Ist-Abgleich...........................................................................................................................................................................................................12 Inventur exportieren/importieren ......................................................................................................................................................................12 Inventur aus dem Artikel-Stamm berechnen...............................................................................................................................................13


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FAQ – Die häufigsten Fragen ....................................................................................................................................................................14 Inventuraufnahme......................................................................................................................................................................................................14

Wie kommen die Inventurdaten von der DdD Cowis pos ins DdD Cowis backoffice? ....................................................14 Wie können die Inventurdaten aus der DdD Cowis pos und in DdD Cowis backoffice gelöscht werden?............14 Wie kann eine Inventur abgespeichert werden? .................................................................................................................................14 Wie wird eine Inventur auf den 31.12. zurückgerechnet?.............................................................................................................15 Wie kann ich eine Inventur auf ein bestimmtes Datum berechnen lassen? Wie werden Auswahlen dabei behandelt?.................................................................................................................................................................................................................15 Wie nehme ich eine Inventur über mehrere Tage auf?....................................................................................................................15 Was passiert mit Warenlieferungen und Verkäufen während der Inventuraufnahme? ..............................................15 Was ist mit Auswahlen während der Inventuraufnahme?............................................................................................................15 Wie wird die Inventur im mobilen DdD Cowis backoffice aufgenommen?............................................................................15 Inventur in mehreren Filialen..........................................................................................................................................................................15 Wie kann man falsch übernommene Bestände wieder herauslöschen?...............................................................................16 Tipps zur Erfassung mit dem MDE-Gerät ................................................................................................................................................16

Weiterbearbeitung der Inventur.........................................................................................................................................................................16 Wie werden die Altersgruppen für die Abschläge eingegeben? Wie kann automatisch oder manuell abgeschlagen werden? ......................................................................................................................................................................................16 Wie wird eine Inventur-Liste ausgedruckt (nach Filialen)? ............................................................................................................16 Abgrenzung von Kommissionsware...........................................................................................................................................................16 Wie wird eine Liste der Altersgruppen ausgedruckt?.......................................................................................................................16

Differenzliste .................................................................................................................................................................................................................17 Wie wird eine Differenzliste erstellt? Wie kann die Differenzliste auf einzelne Filialen eingegrenzt werden?.17 Was ist der Stichtag? .........................................................................................................................................................................................17 Wie arbeitet man mit unterschiedlichen Stichtagen, wenn man z.B. mehrere Filialen nacheinander an verschiedenen Tagen aufnimmt?.................................................................................................................................................................17 Bedeutung von Inventurkorrekturen für den Artikelbestand bei mehreren Filialen .........................................................17 Kann eine Inventur nur für einen Teil der Ware aufgenommen werden? .............................................................................17 Gefahr von Teilaufnahmen, nicht gezählte Artikel werden nicht auf Null korrigiert..........................................................18

Woher kommen Inventurdifferenzen ..............................................................................................................................................................18 Warum ist es so wichtig, negative Lagerbestände vor der Inventur zu bereinigen?........................................................18 Wie kommt es zu negativen Lagerbeständen kurz nach einer Bestandsübernahme? ..................................................18

Bewertung und Darstellung......................................................................................................................................................................19 Inventurliste für die Buchhaltung.......................................................................................................................................................................19

Abschreibung ..........................................................................................................................................................................................................19 Automatisches und manuelles Abschreiben .........................................................................................................................................19 Übersicht nach Altersgruppen.......................................................................................................................................................................19 Inventurliste drucken ..........................................................................................................................................................................................19


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Inventur mit DdD Cowis backoffice

Definition Unter Inventur versteht man die mengen- und wertmäßige Aufzeichnung aller in der Filiale tatsächlich vorhandenen Artikel. Der Wert des ermittelten Bestandes ist eine Basis für die Verwaltung des Unternehmens und die Steuerbehörden. Für das Finanzamt zählt die jährliche Anzahl der durchgeführten Inventuren, um die Bestandskorrekturen mengenmäßig zu überprüfen und den Bestand für den Jahresabschluss zu bestätigen. Die Bestandskorrekturen sollen den theoretischen Bestand (in DdD Cowis backoffice) an den tatsächlichen Bestand (im Ladengeschäft) anpassen. Damit wird eine Grundlage für betriebswirtschaftliche Betrachtungen des Geschäfts ermöglicht und eine Nachbestückung mit Ware vereinfacht.

Aufgaben der Inventur Die erste Aufgabe der Inventur ist ein „Soll/Ist-Abgleich“, womit Differenzen zwischen dem Warenbestand in DdD Cowis backoffice und der gezählten Ware korrigiert werden können. Solche Differenzen können entstehen durch:

• Warenschwund • Handhabungsfehler von DdD Cowis backoffice bzw. DdD Cowis pos wie z.B.:

o Umtausch, der nicht in Cowis zurückgebucht und wiederholt verkauft wurde o falsche oder „vergessene“ Filialumlagerung o fehlerhafter Wareneingang

Ein „Soll/Ist-Abgleich“ kann unabhängig von der Jahresinventur auch als Stichprobeninventur im laufenden Geschäftsjahr gemacht werden. Das Prinzip beruht darauf, alle am Tag der Inventur (siehe „Inventurstichtag“) im Bestand befindlichen Waren in die Inventurliste aufzunehmen. Diese Aufnahme kann das gesamte Warensortiment umfassen. Es ist aber ebenfalls möglich eine Teilaufnahme durchzuführen. Die zweite Aufgabe ist das Drucken einer Inventurliste für die Bilanz. In der Inventurliste kann der Warenbestand nach Altersgruppen bewertet werden, d.h. Sie können hier die entsprechenden Wertkorrekturen vornehmen.

Vorbereitung in den Filialen Grundsätzlich kommt der rechtzeitigen Vorbereitung der Inventur besondere Bedeutung zu. Eigentlich sollte die Vorbereitung schon gleich nach Beendigung der letzten Inventur beginnen. Nach jeder Inventur sind alle Fehler und Mängel, die sich eingeschlichen haben, schriftlich festzuhalten, um zu vermeiden, dass dieselben Fehler bei der nächsten Inventur noch einmal vorkommen. Die eigentliche Vorbereitung aber sollte spätestens zwei Monate vor der Inventuraufnahme beginnen. Je besser und sorgfältiger die Vorbereitung, desto schneller geht die Warenaufnahme vonstatten und umso zuverlässiger ist die Inventuraufnahme. Grundlage für die Vorbereitungs- und Aufnahmephase ist ein Inventurkalender.


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Inventurkalender (Checkliste)

Ganzjährig Ständige Kontrolle der Warenannahme. Ständige Kontrolle des Kassenwesens / Verkauf. Negative Warenbestände im Auge behalten. Fehlende und in den Verkaufsräumen gefundene Etiketten sofort klären.

Filialumbuchungen konsequent durchführen und ständig überwachen.

Laufende Überwachung von Auswahlen.

2 Monate vor Inventur Festlegung des Inventurtermins. Bestimmung der verantwortlichen Mitarbeiter für die Inventuraufnahme - und Vorbereitung.

4 Wochen vor Inventur Personaleinsatzplanung. Mitarbeiterschulung Inventur. Klären offener Kundenreklamationen. Für Ware, die zur Klärung einer Kundenreklamation

zum Lieferanten eingeschickt wurde, soll bis zur Inventuraufnahme mindestens eine Stellungnahme des Lieferanten vorliegen.

Klären offener Lieferantenretouren. Für zurückgesendete Ware soll bis zur Inventurerfassung eine Gutschrift vorliegen. Sonst ist die Ware noch im Bestand und muss in der Inventur erfasst werden.

Test der Inventuraufnahmegeräte um defekte Geräte auszuschließen.

Defekte Geräte ggf. zur Reparatur einschicken bzw. Ersatz beschaffen.

2 Wochen vor Inventur Plakataushang Verkauf (Hinweis an Kunden) . falls das Ladengeschäft für die Inventur geschlossen

wird. Ware komplett mit Etiketten versehen, ggf. Ersatzetiketten erstellen.

Formulare für Inventur-Orte erstellen Siehe Anhang Seite 20. Klären offener Personalauswahlen Auswahlbestände sollen bis zur Inventuraufnahme

entweder gekauft oder wieder im Laden sein Negativbestände abgleichen

1 Woche vor Inventur Aufnahme der Lager bzw. verpackter Waren (Sommer / Winterware)

Natürlich nur dann, wenn diese Ware nicht mehr im Verkauf ist

Letzte Retouren an Lieferanten, Kommissionsware Überprüfung offener Kundenauswahlen, Personalkauf, Gutschriften, usw.

Keine Filialumlagerungen mehr durchführen. Ware, die z.B. per Paketdienst unterwegs ist, kann zu Inventurdifferenzen führen.

2 Tage vor Inventur Nochmals prüfen, ob Ware ohne Etikett in den Verkaufsräumen liegt.

Ggf. Ersatzetiketten drucken.

Testinventur um Geräte und Handhabung zu testen. Abgrenzung von Kommissionsware.

1 Tag vor Inventur Dekoration, Schaufensterartikel. Etiketten überprüfen, eventuell diese Ware schon

erfassen. Festlegen und kennzeichnen der Inventur-Orte. Die Kennzeichnung kann z.B. mit den Formblättern im

Anhang erfolgen. Keine Wareneingänge und Filialumlagerungen mehr buchen.


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Inventuraufnahmetag Datensicherung von DdD Cowis backoffice erstellen und auf separatem Datenträger speichern.

Die Sicherung dient zur späteren Nachvollziehbarkeit der Inventur.

Inventur-Orte in den Verkaufsräumen kennzeichnen und manuelle Kontrollzählung vornehmen.

Gleichzeitig Waren zur Zählung vorbereiten - leere Bügel entfernen - Etiketten zum Scannen gut sichtbar positionieren

Inventuraufnahme in den Verkaufsräumen. Differenzliste erstellen und ggf. auf Aufnahmefehler kontrollieren

Wenn Aufnahmefehler festgestellt wurden, diese Artikel nochmals sorgfältig zählen.

max. 2 Monate nach der Inventur Erstellen der Inventurlisten für das Finanzamt. Export der Inventur und externe Speicherung. Damit kann, zusammen mit der Datensicherung vor

der Inventur, die Bestandssituation zum Inventurzeitpunkt nachvollzogen werden.

Verbreitete Inventurzeitpunkte

• Saisonschluss • 30.September (Ende der Sommersaison) • zum Zeitpunkt des geringsten Warenlagers • Zeitpunkt des ruhigsten Geschäftsganges

Inventurstichtag

Die Inventur ist eine Momentaufnahme, die aber länger als einen Moment dauert. Deshalb muss für diesen Moment ein Zeitpunkt festgelegt werden. In DdD Cowis backoffice ist als Zeitpunkt der Morgen des „Inventurstichtages“ festgelegt. Alle Teile, die sich zu diesem Zeitpunkt im Laden befinden, müssen in der Inventur erfasst werden. Beispiele für den Inventurstichtag:

• Die Inventuraufnahme erfolgt nach Geschäftsschluss. Als Stichtag wird der Morgen des nächsten Tages festgesetzt, da die gezählte Ware dem Anfangsbestand des folgenden Tages entspricht.

• Die Inventuraufnahme erfolgt während des normalen Verkaufsbetriebes von Dienstag früh bis Mittwochabend. Als Stichtag wird Dienstag festgesetzt. Damit die gezählte Ware dem Bestand von Dienstagmorgen entspricht, müssen Sie Ware, die an den beiden Tagen verkauft wird in die Inventur aufnehmen. Diese Ware war am Dienstagmorgen im Bestand. Ware, die an den beiden Tagen geliefert wird, darf nicht in die Inventur aufgenommen werden, da diese Ware am Dienstagmorgen nicht im Bestand war.

Rückrechnung zum Inventurstichtag

Sie können Ihre Inventur mit DdD Cowis backoffice auch nach dem letzten Tag des Geschäftsjahres (meist der 31. Dezember) aufnehmen und den Warenbestand später auf dieses Datum zurückrechnen lassen. Wichtig:Wichtig:Wichtig:Wichtig: Die „körperliche“ Aufnahme dient somit zur Berichtigung Ihres COWIS-Bestandes („Soll-/Ist-Abgleich“) und die berechnete Inventur aus dem Artikelstamm wird für die Bilanz hinzugezogen. Allgemein funktioniert diese „Rückrechnung“ so, dass alle Warenbewegungen - beispielsweise zwischen dem 31.12. und dem eigentlichen Tag der Inventuraufnahme (Inventurstichtag) - zurückverfolgt und umgewandelt werden.

• Verkäufe, die während dieser Zeitspanne vom Bestand abgezogen wurden, werden wieder zum Bestand addiert

• Warenlieferungen, die zum Bestand hinzu gekommen sind, werden wieder abgezogen.

In DdD Cowis backoffice wird jedes Teil mit einer eigenen „Artikel-Historie“ verwaltet. In diesen Historien werden alle Bewegungen (z.B. Warenlieferungen, Verkäufe, etc.) der Ware aufgezeichnet. Unter anderem sind dort die Artikel-Bezeichnungen, EK- und VK-Preise, Mengen, sowie auch das Datum der jeweiligen Bewegung (Buchung) aufgelistet. Somit kann DdD Cowis backoffice anhand des Datums in den „Artikel-Historien“ und dem eingegeben Stichtag ausrechnen, welcher Warenbestand zum Stichtag vorhanden war.


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Hinweis:Hinweis:Hinweis:Hinweis: Haben am Stichtag Verkäufe stattgefunden, so geben Sie bitte als „Berechnungsdatum“ den Folgetag des Stichtages ein. Damit erhalten Sie den Warenbestand nach Tagesabschluss des Stichtages.

Schließen der Verkaufsräume

Für einen ungestörten, reibungslosen Ablauf sollten die Verkaufsräume für die Kundschaft geschlossen bleiben. Deshalb wird die Inventur häufig am Wochenende durchgeführt.

Doppelte Aufnahme oder Vergessen von Waren?

Um das mehrfache Aufnehmen derselben Ware oder das Vergessen von Warenbeständen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die einzelnen Fächer, Regale, Ständer usw. zu nummerieren.

Wertlose Ware

Wertlose Ware gibt es nicht. Jede Ware ist prinzipiell aufzunehmen. Diese Ware sollte jedoch nach Aufnahme sofort aussortiert werden, damit ohne erneute Lagerdurchsicht über den Verbleib dieser Bestände entschieden werden kann.

Ware ohne Preisetikett

Im Verkaufsraum sollte keine Ware ohne Etikett vorhanden sein (siehe Checkliste). Wird dennoch Ware ohne Etikett gefunden, so ist die betreffende Ware beiseite zu legen und erst nach erneuter Auszeichnung nachträglich in die Inventur zu erfassen.

Schwer verkäufliche Ware

Ähnlich wie bei wertloser Ware empfiehlt es sich auch alle Waren, die beim nächsten „Schlussverkauf“ verkauft werden müssen, bei Aufnahme auszusortieren.

Reservelager

Die Ware in den Reservelagern sollte vor der Inventuraufnahme im Ladengeschäft aufgenommen und entsprechend gekennzeichnet werden.

Schaufensterware

Die in den Schaufenstern ausgestellte Ware wird am besten gleich zu Inventurbeginn gezählt, aufgenommen und gekennzeichnet, damit Sie nicht vergessen wird.

Kommissionsware

Die von den Lieferanten auf Kommission zur Verfügung gestellte Ware ist Eigentum des Lieferanten. Diese sollte, für die Abrechnung mit dem Lieferanten, gesondert aufgenommen werden. Diese Listen gehören jedoch nicht zum Bestand des Geschäftes. Anders ist dagegen dann zu verfahren, wenn die Kommissionsware vom Lieferanten zunächst fest in Rechnung gestellt wurde, jedoch mit dem Recht, sie nach gewisser Zeit wieder zurückzuschicken. In diesem Fall wird die Rechnung als Wareneingang gebucht. Diese „unechte“ Kommissionsware wird ganz normal in der Inventur erfasst.

Kundenreklamation

Von der Kundschaft beanstandete und zurückgenommene Ware. Hat der Kunde eine Gutschrift erhalten oder gar den Kaufpreis zurückerhalten und befindet sich die Ware noch am Lager, so muss sie aufgenommen werden. Wurde die Ware dagegen nur unter Vorbehalt zur Prüfung der Reklamation angenommen, so ist sie noch Eigentum des Kunden, darf also nicht aufgenommen werden.

Retoure

Beim Lieferanten beanstandete und zurückgeschickte Ware. Wurde die Ware über eine COWIS-Retoure dem Lieferanten belastet, darf sie nicht aufgenommen werden. Wurde sie dagegen nur zur Prüfung eingeschickt, so ist diese noch im Bestand und muss deshalb aufgenommen werden.

Auswahlen

Ware, die Kundschaft oder dem Personal zur Auswahl zur Verfügung gestellt wird, gehört zum Warenbestand. Wenn die Auswahl über eine DdD Cowis backoffice-Auswahl verwaltet wird, so braucht diese nicht in der Inventur erfasst zu werden. Das Programm „weiß“ um diese Artikel und zählt die Artikel in der Auswahl automatisch zum Bestand dazu. Hinweis:Hinweis:Hinweis:Hinweis: Offene Auswahlen vom Personal sollten zur Inventuraufnahme nicht vorhanden sein!


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Zurückgelegte Waren

Der Kundschaft zurückgelegte Waren sind in der Regel noch nicht verkauft und müssen deshalb aufgenommen werden. Eine Ausnahme gilt dann, wenn bereits ein Verkaufsbeleg ausgeschrieben und der Betrag dem Kunden belastet wurde.

Mitarbeiterbesprechung

Weil das Ergebnis der Inventur nicht zuletzt von der sorgfältigen Arbeit des Aufnahmepersonals abhängt, ist zu empfehlen, kurz vor Beginn der Warenbestandsaufnahme die Bedeutung der Inventur und den Ablauf zu erörtern.

Inventuraufnahme

Allgemein

• Wir empfehlen Ihnen als Übung vor der Aufnahme der „echten“ Inventur eine „Teilinventur“ (z.B. über eine Warengruppe) zu machen. Bitte vergessen Sie nicht diese „Teilinventur“ nach dem „Soll/Ist-Abgleich“ zu löschen.

• Bitte führen Sie vor und nach der Inventuraufnahme eine Datensicherung (z.B. auf eine zweite Festplatte, CD, Laptop oder Datensicherungsbändern) durch, denn wo Technik im Einsatz ist kann auch Technik ausfallen. Besonders wenn Sie bei der Inventurerfassung stark beansprucht wird. Datenverlust hat immer zwei Seiten:

o Es ist immer sehr ärgerlich und teuer. o Es ist durch Datensicherung vermeidbar.

• Bei Erfassung mit MDE-Geräten kleine überschaubare Bereiche erfassen und dann in DdD Cowis backoffice übernehmen. Aufnahmefelder werden so zeitnah erkannt.


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Aufnahmemöglichkeiten • DdD Cowis backoffice manuell (mit oder ohne Tabelle) • DdD Cowis backoffice per Scanner • DdD Cowis backoffice per MDE Gerät (keine Online-Prüfung beim Scannen) • DdD Cowis pos per Scanner • Mobiles DdD Cowis backoffice • Notebook, Texteditor und Scanner (keine Online- Prüfung beim Scannen)

Die einzelnen Aufnahmeverfahren werden im Folgenden näher beschrieben:

DdD Cowis backoffice manuell (mit oder ohne Tabelle) Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt „Inventur“ aus, damit Sie in die Inventurliste gelangen. Um hier die Inventurpositionen aufnehmen zu können, drücken Sie bitte die Taste [F5] oder klicken auf „Neu“. Wenn Sie mit einer Filialverwaltung arbeiten, erscheint zuerst die Übersichtsliste aller Filialen. Hier können Sie die Filiale auswählen, für die Sie die Ware aufnehmen möchten. Nach dem Auswählen der Filiale erscheint das Eingabefenster „Inventur-Neuanlegen“. Hier werden die einzelnen Inventurpositionen aufgenommen. Im Feld „Menge“ wird als Stückzahl „1“ vorgeschlagen. Das Erfassen der Positionen im Feld „Artikel-ID“ kann auf verschiedene Arten erfolgen.

Manuelles Erfassen der Ware in einer Größentabelle. Hier gilt als Voraussetzung, dass unter dem Menüpunkt „Einstellungen/Standardvorgaben“ im Feld „Aufnahme mit Größentabelle“ ein „J“ eingetragen wird. Wenn diese Funktion in den „Einstellungen“ aktiviert ist, erhalten Sie nach der Auswahl der Filiale das Fenster „Tabellenaufnahme“. Hier können Sie den Punkt „mit Tabelle“ bestätigen. Danach öffnet sich eine Übersichtsliste aller Artikel. Wenn Sie den gewünschten Artikel bestätigt haben, kann die Menge anhand der Größentabelle eingegeben werden. Die Einträge werden mit [F2] oder „Speichern“ abgespeichert.

DdD Cowis backoffice per Scanner Durch Einlesen der Barcode-Etiketten mit einem Scanner (Barcodeleser). Hinweis:Hinweis:Hinweis:Hinweis: Falls der Barcode bei einzelnen Teilen nicht lesbar wäre oder das Etikett verloren gegangen ist, können diese Teile auch durch die Eingabe der „Artikel-ID“, ggf. mit Merkmalen (z.B. Größe, Farbe), erfasst werden.

DdD Cowis pos per Scanner Durch Einlesen der Barcode-Etiketten an der DdD Cowis pos.

• Tippen Sie auf die Button „Funktion“ und danach auf der Registerkarte „Daten“ und anschließend auf den Button „Inventur erfassen“

Hier kann die Ware durch das „Einscannen“ der Etiketten oder durch die Eingabe der „Artikel-ID“ (ggf. mit Größe, Farbe, etc.) eingelesen werden. Nach der Inventuraufnahme an der Kasse werden die Daten per Datenfernübertragung im Zuge eines ganz normalen Datenaustausches an die „COWIS-Zentrale“ übergeben. Die übertragenen Inventurpositionen werden an der Kasse durch einen Stern gekennzeichnet. Damit wird vermieden, dass Inventurpositionen versehentlich doppelt übertragen werden. Wenn Sie in DdD Cowis backoffice die Inventur abgeschlossen haben, d.h. nach dem „Soll/Ist-Abgleich“, können die erfassten Inventurpositionen an der Kasse (Menüpunkt „Funktion/Daten/Inventur erfassen/Inv. löschen“) wieder gelöscht werden.

DdD Cowis backoffice per MDE Gerät Dabei werden die Barcode-Etiketten mit einem MDE eingelesen. Nach erfolgter Aufnahme werden die gesammelten Daten an das System übergeben. Bitte sprechen Sie uns bezüglich Fabrikaten, Preisen und Handhabung der „MDE’s“ an.

Mobiles DdD Cowis backoffice Hierbei kann im Bereich Inventur auf die gleiche Weise, wie an der „COWIS-Zentrale“, Ware aufgenommen werden. Im Anschluss an die Aufnahme werden die Daten per Datenabgleich vom Laptop an die „COWIS-Zentrale“ übergeben.


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Behandlung von Auswahlen Auswahlen, die in DdD Cowis backoffice verwaltet werden (z.B. durch „Zahlart Auswahl“ an der DdD Cowis pos), brauchen nicht in die Inventur aufgenommen werden. Diese Auswahlen werden in der Inventur beim „Soll/Ist-Abgleich“ automatisch berücksichtigt. Das folgende Beispiel verdeutlicht das Vorgehen: Bestand in DdD Cowis backoffice 9 Teile Auswahl DdD Cowis backoffice 1 Teil Gesamtbestand 10 Teile Inventurliste (gezählt) 9 Teile Berücksichtigte Auswahl 1 Teil ⇒ Inventurdifferenz keine Auswahlen, die nicht mit DdD Cowis backoffice, sondern manuell verwaltet werden und die zum Inventurstichtag beim Kunden sind, müssen in die Inventur aufgenommen werden. Statt den 9 gezählten Teilen müssen 10 Teile in der Inventurliste stehen. Hierzu wieder das Beispiel: Bestand in DdD Cowis backoffice 9 Teile Auswahl in DdD Cowis backoffice 0 Teile Manuell verwaltete Auswahl 1 Teil Gesamtbestand 10 Teile Inventurliste 9 Teile Auswahl +1 Teil (wird nachträglich in die Inventur aufgenommen) ⇒ Inventurdifferenz keine Wenn Sie eine Inventurliste für die Bilanz drucken möchten, müssen die mit Wenn Sie eine Inventurliste für die Bilanz drucken möchten, müssen die mit Wenn Sie eine Inventurliste für die Bilanz drucken möchten, müssen die mit Wenn Sie eine Inventurliste für die Bilanz drucken möchten, müssen die mit DdD Cowis backofficeDdD Cowis backofficeDdD Cowis backofficeDdD Cowis backoffice verwalteten verwalteten verwalteten verwalteten AuswahlenAuswahlenAuswahlenAuswahlen nach dem „Soll/Istnach dem „Soll/Istnach dem „Soll/Istnach dem „Soll/Ist----Abgleich“ nachträglich in der InveAbgleich“ nachträglich in der InveAbgleich“ nachträglich in der InveAbgleich“ nachträglich in der Inventurliste erfasst werden oder Sie lassen sich eine nturliste erfasst werden oder Sie lassen sich eine nturliste erfasst werden oder Sie lassen sich eine nturliste erfasst werden oder Sie lassen sich eine Inventur aus dem Artikelstamm berechnenInventur aus dem Artikelstamm berechnenInventur aus dem Artikelstamm berechnenInventur aus dem Artikelstamm berechnen.

Warenbewegungen während der Inventur WichtigWichtigWichtigWichtig:::: wenn Sie die Inventur über mehrere Tage aufnehmen möchten, müssen Sie folgendes beachten:

• Ware, welche die Filiale verlässt (Verkäufe, Umtausch, Filialausbuchungen oder Auswahlen), muss in die Inventurliste aufgenommen werden (die Ware war am Morgen des Inventurstichtages bereits im Bestand).

• Ware, die in die Filiale hereinkommt (Warenlieferungen, Filialeinbuchungen), darf nicht aufgenommen werden (die Ware war am Morgen des Inventurstichtages nicht im Bestand).

Während einer Inventur kann der normale Betrieb weitergeführt werden. Ware kann wie gewohnt verkauft und umgebucht, Lieferungen können aufgenommen werden. Hierbei ist eine Sache zu beachten, alle Teile die am ersten Inventurtag, also am Stichtag, vorhanden sind müssen auch gezählt werden. Entscheidend ist die Eingabe des „Inventurstichtages“. Beim Erzeugen der Differenzliste vergleicht DdD Cowis backoffice den tatsächlichen (gezählten) Warenbestand mit dem, zum eingegebenen Datum („Inventurstichtag“).


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Die Weiterverarbeitung der erfassten Inventurpositionen

Differenzliste Sind alle Teile gezählt und in die COWIS-Inventur aufgenommen, wird eine Differenzliste erzeugt. Beim Erstellen dieser Liste werden die gezählten Teile mit dem Warenbestand, der in DdD Cowis backoffice aufgeführt ist, verglichen. Danach erhalten Sie eine Übersicht der Teile, bei denen der gezählte Inventurbestand nicht mit dem Warenbestand von DdD Cowis backoffice übereinstimmt. Die Differenzliste wird vor dem „Soll/Ist-Abgleich“ des Warenbestandes erzeugt. Somit haben Sie eine Kontrollmöglichkeit der Inventuraufnahme. Wenn Sie den Punkt „Extras /Differenzliste erzeugen“ bestätigen, erhalten Sie zuerst das Fenster „Selektion“, das folgende Felder beinhaltet:

• Stichtag Tragen Sie hier den Inventurstichtag ein. Dieser Eintrag ist immer dann erforderlich, wenn der Tag der Inventuraufnahme vom aktuellen Datum abweicht und in der Zwischenzeit Warenbewegungen stattgebunden haben.

• Selektionsfelder Artikel-ID ... Filialnummer: Hier können Sie eingrenzen, wenn Sie nur von einem Teil der Inventurpositionen eine Differenzliste erzeugen möchten. Dies kann z.B. eine Filiale, Warengruppe oder auch ein Lieferant sein. Wenn Sie eine Komplettaufnahme durchgeführt haben und diese mit dem Warenbestand in DdD Cowis backoffice vergleichen wollen, können Sie diese Felder frei lassen.

• Teilaufnahme: Mit der Eingabe von „J/N“ oder durch Anklicken dieses Kästchens geben Sie an, ob es sich um eine Teil- bzw. Komplettaufnahme handelt. Bei einer Teilaufnahme berücksichtigt COWIS beim Erzeugen der Differenzliste nur Ware, von denen in der Inventur mindestens 1 Teil erfasst wurde. Handelt es sich also um eine Teilaufnahme muss hier auf jeden Fall ein „J“ eingetragen werden.

Eingabemaske für die Differenzliste Treten bei der fertigen Differenzliste unerklärlich hohe Differenzen auf, dient sie als Grundlage für eine nochmalige Überprüfung der Inventurerfassung (es könnten Teile vergessen worden sein). Werden noch einige Teile gefunden (in Kartons verpackte Saisonware, Ware im Saisonlager, nicht mit DdD Cowis backoffice verwaltete Auswahlen, etc.) können diese jetzt noch zur Inventurliste hinzugefügt und eine neue Differenzliste erstellt werden. Die Liste kann zur besseren Kontrolle auch direkt nach dem Erstellen ausgedruckt werden.


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Soll/Ist-Abgleich Sind alle Inventurpositionen anhand der Differenzliste kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert, wird der Inventurbestand als Warenbestand übernommen. Hierfür wählen Sie bitte den Punkt „Extras/Bestände übernehmen“ aus. Erst mit diesem Schritt werden die endgültigen Bestandskorrekturen vorgenommen. Diese Korrekturen erscheinen in der jeweiligen Artikelhistorie als Buchungsart „IK“, d.h. in der Historie wird je nach Differenz eine positive oder negative Buchung erzeugt. Das Buchungsdatum der automatisch erzeugten IK-Buchungen liegt 1 Tag vor dem eingegebenen Inventurstichtag beim Erstellen der Differenzliste. Hinweis:Hinweis:Hinweis:Hinweis:

• Nur direkt nach dem Erzeugen der Differenzliste ist der Punkt „Bestände übernehmen“ aktiv. Wenn Sie also DdD Cowis backoffice beenden und neu starten, muss zuerst nochmals eine Differenzliste erzeugt werden. Diese Funktion dient zur Sicherheit, damit nicht unbeabsichtigt falsche Bestände übernommen werden.

• Nur Ware, die in der Differenzliste angezeigt wird, wird auch beim „Bestände übernehmen“ berücksichtigt. Wenn Sie z.B. eine Differenzliste auf eine bestimmte Filiale eingegrenzt haben, dann werden auch nur die Differenzen dieser Filiale korrigiert.

Inventur exportieren/importieren Unter dem Menüpunkt „Extras/Sonstiges/Inv. exportieren/importieren“ können Sie eine bestehende Inventur unter einem frei wählbaren Dateinamen (z.B. c:\cowis\inv2011.txt) abspeichern (exportieren) bzw. eine abgespeicherte Inventur in DdD Cowis backoffice wieder einlesen (importieren). Wenn Sie eine abgespeicherte Inventur in DdD Cowis backoffice einlesen möchten und sich in der Inventur noch Daten befinden erhalten Sie eine Abfrage, ob Sie die bestehende Inventur löschen möchten oder die Daten dort angehängt werden sollen. Die Option „Inventur exportieren für Excel“ erzeugt eine Textdatei, die im Programm „Excel“ geöffnet werden kann.

D i e se D a te i k a n n D i e se D a te i k a n n D i e se D a te i k a n n D i e se D a te i k a n n n i c h tn i c h tn i c h tn i c h t w i e d e r i n C O W I S i m p o r t i e r t we r d e n ! w i e d e r i n C O W I S i m p o r t i e r t we r d e n ! w i e d e r i n C O W I S i m p o r t i e r t we r d e n ! w i e d e r i n C O W I S i m p o r t i e r t we r d e n !

Auswahldialog Inventur exportieren\importieren


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Inventur aus dem Artikel-Stamm berechnen Eine weitere Möglichkeit, die Inventurliste mit Daten zu füllen, bietet DdD Cowis backoffice mit der Methode „Inventur aus dem Artikel-Stamm erstellen“. Dabei wird die Ware nicht gezählt, sondern der Warenbestand aus der Warenwirtschaft übernommen. DdD Cowis backoffice überträgt alle Bestände in die Inventurliste. Auf Abfrage können Sie hier angeben, ob auch Auswahlen in diese Berechnung übernommen werden sollen oder nicht. Diese Funktion bietet Ihnen DdD Cowis backoffice, da der Fiskus nur alle 3 Jahre eine körperliche Inventur verlangt. (Stichwort: permanente Inventur) Vorgehensweise:Vorgehensweise:Vorgehensweise:Vorgehensweise:

• Bestätigen Sie im Hauptmenü den Punkt „Inventur“ • Sie befinden sich jetzt in der Inventurliste, die leer sein sollte. Falls noch alte Inventurdaten vorhanden

sind, erhalten Sie vor dem Berechnen der Inventur eine Abfrage, ob diese Daten gelöscht werden sollen oder nicht.

• Danach wählen Sie den Punkt „Extras/Sonstiges/Inventur aus Stamm berechnen“ aus. • Nach der Bestätigung dieses Menüpunktes erhalten Sie ein Infofenster und nach dem Bestätigen erfolgt

eine Abfrage nach dem Berechnungsdatum (Stichtag). Wird dieses Feld freigelassen, übernimmt DdD Cowis backoffice als Berechnungsdatum den gegenwärtigen Zeitpunkt, d.h. es wird die Menge der momentan im Bestand befindlichen Ware übernommen. Wenn Sie dagegen ein Datum eingeben, werden die Bestände, die sich am Morgen dieses Tages in COWIS befanden, aufgelistet.

• Nach dem Erzeugen der Inventurliste können die Teile (Positionen), bewertet und abgeschlagen werden.

Hinweis:Hinweis:Hinweis:Hinweis: Beim Berechnen einer Inventur werden gegebenenfalls entstandene Inventurkorrekturen vom „Soll-/Ist-Abgleich“ nicht berücksichtigt


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FAQ – Die häufigsten Fragen

Inventuraufnahme

Wie kommen die Inventurdaten von der DdD Cowis pos ins DdD Cowis backoffice?

Die Daten werden mit dem „ganz normalen Datenaustausch“ an COWIS übertragen. Ob alle Daten übertragen wurden können Sie am Feld „Status“ innerhalb der Inventurerfassungsmaske der Kasse sehen.

Inventurerfassung an der Kasse

Wie können die Inventurdaten aus der DdD Cowis pos und in DdD Cowis backoffice gelöscht werden?

Sowohl in DdD Cowis backoffice als auch an der DdD Cowis pos können die „alten“ Inventurdaten gelöscht werden.

• In der DdD Cowis pos erfolgt die Inventuraufnahme unter „Funktion“ im Registerblatt „Daten“ über die Schaltfläche „Inventur erfassen“. Hier können vorhandene Inventurdaten über die Schaltfläche „Inv. löschen“ gelöscht werden.

• In DdD Cowis backoffice gibt es hierfür im Bereich Inventur den Menüpunkt „Extras/Inventurdaten löschen“.

Wie kann eine Inventur abgespeichert werden?

Unter dem Menüpunkt „Extras/Sonstiges/Inv. exportieren/importieren“ können Sie eine bestehende Inventur unter einem frei wählbaren Dateinamen (z.B. c:\cowis\inv2011.txt) abspeichern (exportieren) bzw. eine abgespeicherte Inventur in DdD Cowis backoffice wieder einlesen (importieren).


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Wie wird eine Inventur auf den 31.12. zurückgerechnet?

Vorgehensweise:Vorgehensweise:Vorgehensweise:Vorgehensweise: • Bestätigen Sie im Hauptmenü den Punkt „Inventur“ • Sie befinden sich jetzt in der Inventurliste, die leer sein sollte. Falls noch alte Inventurdaten vorhanden

sind, erhalten Sie vor dem Berechnen der Inventur eine Abfrage, ob diese Daten gelöscht werden sollen oder nicht.

• Danach wählen Sie den Punkt „Extras/Sonstiges/Inventur aus Stamm berechnen“ aus. • Nach der Bestätigung dieses Menüpunktes erhalten Sie ein Infofenster und nach dem Bestätigen erfolgt

eine Abfrage nach dem Berechnungsdatum. Nehmen Sie hierzu den 01.01. des Jahres, damit alle Buchungen die am 31.12. noch erzeugt worden sind, beinhaltet sind. Wird dieses Feld freigelassen, übernimmt DdD Cowis backoffice als Berechnungsdatum den gegenwärtigen Zeitpunkt, d.h. es wird die Menge der momentan im Bestand befindlichen Ware übernommen. Wenn Sie dagegen ein Datum eingeben, werden die Bestände, die sich am Morgen dieses Tages in DdD Cowis backoffice befanden, aufgelistet.

• Nach dem Erzeugen der Inventurliste können die Teile (Positionen), bewertet und abgeschlagen werden. Hinweis:Hinweis:Hinweis:Hinweis: Beim Berechnen einer Inventur werden gegebenenfalls entstandene Inventurkorrekturen vom „Soll-/Ist-Abgleich“ nicht berücksichtigt.

Wie kann ich eine Inventur auf ein bestimmtes Datum berechnen lassen? Wie werden Auswahlen dabei behandelt?

Eine Inventur kann zu jedem beliebigen Datum aus dem Artikelstamm berechnet werden. Rufen Sie hierfür den Menüpunkt „Extras/Sonstiges/Inventur aus Stamm berechnen“ auf. Sie werden im Anschluss nach einem Berechnungsdatum gefragt. Danach können Sie noch angeben, ob Auswahlpositionen zu diesem Datum mit in die Inventur übernommen werden sollen.

Wie nehme ich eine Inventur über mehrere Tage auf?

Wenn Sie eine Inventur nicht an einem Tag komplett aufnehmen können, ist der Inventur-Stichtag ausschlaggebend. Alles was sich bei Beginn der Inventur in ihrem Geschäft befindet, muss in die Inventur aufgenommen werden. Auch wenn die Inventur über mehrere Tage läuft gilt immer der Bestand, der bei Beginn der Inventur vorhanden war. D.h. Ware die verkauft wird und noch nicht in die Inventur aufgenommen wurde, muss manuell erfasst werden.

Was passiert mit Warenlieferungen und Verkäufen während der Inventuraufnahme?

Alle Teile, die während der Inventur verkauft werden, müssen aufgenommen werden. Es gilt: was bei Beginn der Inventur im Geschäft/Lager ist, gehört in die Inventur. Demzufolge dürfen Warenlieferungen, die Sie nach Beginn der Inventur erhalten haben, nicht in die Inventur. Hinweis:Hinweis:Hinweis:Hinweis: Wenn Sie diese Warenlieferungen einbuchen und auszeichnen, könnten Sie die Etiketten z.B. mit einem farbigen Punkt kennzeichnen, damit Sie diese Teile von den Anderen unterscheiden können.

Was ist mit Auswahlen während der Inventuraufnahme?

Wenn Sie während der Inventur Auswahlen mitgeben, müssen diese zuvor in die Inventur aufgenommen werden, da diese Teile bei Beginn der Inventur in ihrem Bestand vorhanden waren. Auswahlen, die in dieser Zeit zurück kommen gehören nicht in die Inventur, da Sie bei Beginn der Inventur nicht im Geschäft/Lager waren. Bitte beachten Sie hier auch die Frage auf der vorherigen Seite „Wie kann ich eine Inventur auf ein bestimmtes Datum berechnen lassen und wie werden Auswahlen dabei behandelt?

Wie wird die Inventur im mobilen DdD Cowis backoffice aufgenommen?

Die Inventuraufnahme im mobilen DdD Cowis backoffice (Laptop) läuft genau gleich wie an der COWIS-Zentrale ab. Die Daten werden mit dem normalen Datenabgleich vom Laptop an die Zentrale überspielt.

Inventur in mehreren Filialen

Differenzen durch falsche oder fehlende „Filialverschiebung“ der Ware. Sollte hiefür nachträglich eine „Filialumbuchung“ statt einer Inventurkorrektur vorgenommen werden? Eigentlich sollte diese Frage mit „Ja“ beantwortet werden, da die Umbuchungen auch in den Statistiken wieder zu finden sind. Aber natürlich bedeutet dies bei mehreren Filialen über einen längeren Zeitpunkt einen zu großen Aufwand. Hier sollten Sie schon im Vorfeld durch Stichprobeninventuren ihr Verkaufspersonal auf Fehler aufmerksam machen und zu mehr Gewissenhaftigkeit „erziehen“.


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Wie kann man falsch übernommene Bestände wieder herauslöschen?

Mitunter kommt es vor, dass falsche Bestände von der Inventur in den Artikelbestand übernommen werden. Zum Herauslöschen dieser Korrekturen müssen Sie zuerst in den Artikelstamm wechseln und dort den Menüpunkt „Extras/Buchen/Einzeln buchen“ aufrufen. Drücken Sie nun die Tastenkombination „Shift-F9“. Sie befinden sich nun in der „Bewegungshistorie“, d.h. hier sind alle Buchungen nach ihrem Entstehungsdatum bzw. – Uhrzeit nacheinander aufgelistet. Suchen sich hier die Inventurkorrekturen (Buchungsart „IK“) des entsprechenden Tages heraus, markieren Sie diese und löschen Sie diese Buchungen mit der Taste „F8“ oder unter „Datensatz/Löschen“ heraus.

Tipps zur Erfassung mit dem MDE-Gerät

Wird die COWIS-Inventur mittels MDE-Gerät erfasst so beachten Sie bitte die folgenden Hinweise: • Das MDE-Gerät „kennt“ die Barcodes nicht, die Sie von den Artikeln abscannen. Sie können also auch einen

beliebigen Barcode mit dem MDE einscannen. Es erfolgt beim Scannen keine Fehlermeldung, sondern das MDE-Gerät akzeptiert den Barcode. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Hersteller-Barcodes arbeiten. Fehlerhafte oder ungültige Codes werden erst erkannt, wenn Sie die Daten in DdD Cowis backoffice einlesen. Deshalb empfehlen wir das folgende Vorgehen:

o Teilen Sie die Inventur-Orte in kleine überschaubare Einheiten auf. o Verwenden Sie für jeden Inventur-Ort den Vordruck „COWIS Inventur-Ort“ aus dem Anhang und

zählen Sie VOR dem Erfassen der Ware die Stückzahl als Kontrolle. Tipp: Die Kontrollzählung beim Festlegen der Inventur-Orte sollte nicht von der gleichen Person durchgeführt werden, wie die anschließende Erfassung mit dem MDE-Gerät. Die Wahrscheinlichkeit, dass 2mal der gleiche Artikel übersehen wird ist sonst zu hoch.

o Erfassen Sie die Artikel mit dem MDE-Gerät. o Nehmen Sie das Formular „Inventur-Aufnahmeort“ mit zu der Einlese-Station und lesen Sie die

Daten vom MDE-Gerät in DdD Cowis backoffice ein. Sie erhalten ein Einleseprotokoll mit der Anzahl der „gültigen Barcodes“ mit der manuell gezählten Kontrollsumme.

o Bei Differenzen sollten Sie die Daten nicht in DdD Cowis backoffice verarbeiten lassen, sondern die Erfassung dieses Inventur-Ortes gewissenhaft wiederholen.

Weiterbearbeitung der Inventur

Wie werden die Altersgruppen für die Abschläge eingegeben? Wie kann automatisch oder manuell abgeschlagen werden?

Die Altersgruppen zum automatischen Abschlagen der Ware werden unter dem Menüpunkt „Datei/Abschläge nach Wareneingang“ eingetragen. Hier können Sie den Zeitraum und die Prozente eingeben. Dabei gilt z.B. bei der Eingabe von 1 Monat / 5% und 2 Monaten / 10 %, dass alle Artikel die vom Berechnungsdatum (können Sie beim Aufruf von „Extras/Abschreiben automatisch“ eingeben) ihren letzten Wareneingang zwischen ein bis zwei Monaten hatten mit 5% abgeschlagen werden. Alle Artikel, deren letzter Wareneingang länger als 2 Monate zurück liegt, werden dann mit 10% abgeschlagen. Beim manuellen Abschlagen sollten Sie vorher die gewünschten Artikel (z.B. einer Warengruppe) in der Inventur-Liste selektieren, markieren und dann den Menüpunkt „Extras/Abschreiben manuell“ aufrufen. Hier können Sie dann entweder einen Abschlag in Prozent (alle Teile werden mit diesen Prozentsatz abgeschlagen) oder ein Summe nach Abschlag (die Summe wird prozentual auf alle Teile umgelegt) eintragen.

Wie wird eine Inventur-Liste ausgedruckt (nach Filialen)?

Die Inventurliste kann durch Aufrufen des Menüpunktes „Drucken/Inventurliste“ erstellt werden. Sie erhalten dann eine Maske, in der Sie angeben können ob die Liste auf eine Filiale eingegrenzt werden soll. Durch die Eingabe von Warengruppenstellen können Sie angeben, wie genau die Auflistung der Artikel nach Warengruppen sein soll.

Abgrenzung von Kommissionsware

Damit Kommissionsware in DdD Cowis backoffice in der Inventur besonders berücksichtigt werden kann (z.B. beim Ausdruck der Inventurliste) müssen die Artikel in DdD Cowis backoffice besonders gekennzeichnet sein, z.B. durch ein spezielles Stichwortfeld. Damit kann dann erreicht werden, dass für diese Ware eine gesonderte Differenzliste erstellt werden kann (Selektion nach diesem Stichwortfeld). Zur wertmäßigen Abgrenzung der Ware in der Buchhaltung kann für diese Ware eine Artikelliste erstellt werden.

Wie wird eine Liste der Altersgruppen ausgedruckt?

Eine Liste der Altersgruppen (Abschlagssätze) erhalten Sie unter dem Menüpunkt „Drucken/Spezielles/Übersicht nach Altersgruppen“.


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Differenzliste

Wie wird eine Differenzliste erstellt? Wie kann die Differenzliste auf einzelne Filialen eingegrenzt werden?

Zum Erstellen der Differenzliste bestätigen Sie den Menüpunkt „Inventur/Extras/Differenzliste erzeugen“. In der anschließenden Maske „Selektion“ muss im Feld „Stichtag“ das Datum des ersten Inventurtages eingetragen werden. Wenn Sie eine Differenzliste von einer bestimmten Filiale erstellen möchten müssen Sie diese im Feld „Filiale“ eingeben oder auswählen. Nach dem Erstellen der Differenz-Liste ist der Menüpunkt „Bestände übernehmen“ aktiv. Bitte beachten Sie, dass sich der Punkt „Bestände übernehmen“ immer auf die zuvor erstellte Differenz-Liste bezieht. Dies gilt zur Sicherheit aber nur solange DdD Cowis backoffice geöffnet ist. Nach einem Neustart müssen Sie zuerst nochmals eine Differenz-Liste erstellen.

Was ist der Stichtag?

Eine Inventur ist immer eine Momentaufnahme Ihres Warenbestandes. Dieser verändert sich aber im Laufe der Inventurerfassung, sofern der Geschäftsbetrieb weitergeht. Der Moment der Bestandsbetrachtung ist für DdD Cowis backoffice der Morgen des Inventurstichtages. D. h. alle Artikel, die am Morgen des Inventurstichtages in Ihrem Bestand sind bzw. waren, müssen in die Inventur aufgenommen werden. Beginnen Sie also die Inventur morgens, ist die Sache ganz einfach: Der Stichtag ist der Morgen des Tages, an dem Sie mit der Inventuraufnahme begonnen haben. Beginnen Sie die Inventur aber beispielsweise am Abend nach Geschäftsschluss, dann ist der Stichtag der Folgetag, da der Bestand am Abend mit dem Bestand am Morgen des Folgetages übereinstimmt.

Wie arbeitet man mit unterschiedlichen Stichtagen, wenn man z.B. mehrere Filialen nacheinander an verschiedenen Tagen aufnimmt?

Wenn Sie die Inventur in mehreren Filialen an verschiedenen Tagen aufnehmen gibt es natürlich mehrere Stichtage. Hier müssen Sie besonders darauf achten an welchem Tag Sie in welcher Filiale angefangen haben, damit beim Erstellen der Differenzlisten für die verschiedenen Filialen der richtige Stichtag eingegeben wird.

Bedeutung von Inventurkorrekturen für den Artikelbestand bei mehreren Filialen

Bein Einzelhandelsgeschäften mit mehreren Filialen ist es wichtig, die Inventur in möglichst kurzen Zeiträumen in allen Filialen durchzuführen. Bitte beachten Sie, dass die Bestandsinformationen über das Gesamtunternehmen während einer Inventurphase vom tatsächlichen Bestand abweichen können. Hierzu ein Beispiel: Sie haben 5 Filialen mit den folgenden Beständen und effektiv keine Inventurdifferenzen aber viele fehlerhafte Filialumlagerungen. Bestand COWIS vor

Inventur Bestand tatsächlich Bestand COWIS

nach Inventur Gesamtbestand

COWIS Gesamtbestand

tatsächlich 100.000 111.000 111.000 511.000 500.000 100.000 104.000 104.000 515.000 500.000 100.000 98.000 98.000 513.000 500.000 100.000 92.000 92.000 505.000 500.000 100.000 95.000 95.000 500.000 500.000 Es ist also wichtig, nach der Bestandsübernahme aller Filialen zeitnah eine Inventur aus dem Stamm berechnen zu lassen wenn Sie eine Gesamtinventurliste aller Filialen in COWIS drucken möchten.

Kann eine Inventur nur für einen Teil der Ware aufgenommen werden?

Die Aufnahme der Ware kann komplett oder in Teilen erfolgen. Hier ist wichtig, dass Sie DdD Cowis backoffice bei der Erstellung der Differenzliste auch „mitteilen“, dass es sich nicht um eine Komplettinventur handelt (standardmäßig geht DdD Cowis backoffice von einer Komplettinventur aus). Dazu können Sie beim Erstellen der Differenzliste entweder mit einer Selektion arbeiten, oder den Schalter „Teilaufnahme“ aktivieren. Weitere Details entnehmen Sie bitte der Dokumentation unter „Differenzliste – Teilinventur“.


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Gefahr von Teilaufnahmen, nicht gezählte Artikel werden nicht auf Null korrigiert.

Führen Sie mit DdD Cowis backoffice eine Inventur durch und aktivieren beim Erstellen der Differenzliste den Schalter „Teilaufnahme“ so hat das zur Folge, dass Artikel die keinen Bestand mehr haben, in DdD Cowis backoffice aber einen Bestand größer Null haben und deshalb bei der Aufnahme nicht gezählt wurden (weil der Artikel z.B. gestohlen wurde) im Bestand nicht verändert werden. Bei der Teilaufnahme werden nämlich nur die Artikel berücksichtigt, die mindestens einmal in die Inventurliste aufgenommen wurden. Wenn Sie diese Artikel definitiv korrigieren wollen, so müssen Sie DdD Cowis backoffice die Möglichkeit geben, diese auch zu erkennen. Dies kann z.B. über eine Teilinventur eines (oder mehrerer) Lieferanten, oder einer (oder mehrerer) Warengruppen sein. Bei der Erzeugung der Differenzliste können Sie dann in der Selektionsmaske nach den erfassten Warengruppen oder Lieferanten selektieren und den Schalter „Teilaufnahme“ deaktiviert lassen.

Woher kommen Inventurdifferenzen

Warum ist es so wichtig, negative Lagerbestände vor der Inventur zu bereinigen (bzw. die Fehler zu klären)?

Negative Lagerbestände sind ein Indiz für Fehler im Arbeitsablauf mit DdD Cowis backoffice . Die häufigsten Ursachen für negative Bestände sind: • fehlerhafte Filialumlagerungen (nicht oder in die falsche Filiale gebucht). • Falsches Vorgehen bei Umtausch oder Reklamation an der Kasse. • Falsche Definition „mit Warenbewegung“ bei Retouren. • Schlecht aufgenommene Inventur vom Vorjahr (damals wurden Teile nicht oder nicht komplett in die Inventur

mit aufgenommen). • Wareneingänge wurden in die falsche Filiale gebucht (z.B. ins Lager anstatt direkt in die Verkaufsfiliale). Vor der Inventur sollten Sie auf jeden Fall die Negativbestände in den Filialen klären und ggf. korrigieren (Filialumlagerungen nachholen, Retouren und Wareneingänge kontrollieren)

Wie kommt es zu negativen Lagerbeständen kurz nach einer Bestandsübernahme?

Wenn direkt nach einer Inventuraufnahme und Bestandsübernahme negative Artikelbestände vorhanden sind, wurden diese Teile wahrscheinlich vergessen in die Inventur aufzunehmen. Der Artikelbestand wurde somit nach unten korrigiert und wenn diese Teile im Anschluss verkauft werden geht der Bestand ins Negative. Hier sollten Sie dann entweder eine manuelle Bestandskorrektur vornehmen oder (wenn Sie die entsprechende Berechtigung besitzen) die zuvor erzeugten Inventurkorrekturbuchungen löschen. Im folgenden Beispiel wurde ein Artikel am 18.12.2011 in 2 Größen (XL und L) geliefert und in der Inventur wurde die Größe L vergessen zu zählen. Die Bestände wurden am 01.01.2012 (IK-Buchung wird von DdD Cowis backoffice einen Tag früher, also auf den 31.12.2011 erstellt) übernommen und danach wurden beide Größen am 05.01.2004 verkauft. Daraus resultiert dann natürlich ein Negativbestand in Größe L, denn dieser Artikel wurde verkauft, obwohl er regulär gar nicht im Bestand war.

SPSPSPSP FiFiFiFi MeMeMeMe BABABABA VNVNVNVN DatumDatumDatumDatum InfoInfoInfoInfo EKEKEKEK VK regVK regVK regVK reg VK effVK effVK effVK eff MerkmaleMerkmaleMerkmaleMerkmale 1 VR 05.01.2012 20 45 L, rot 1 VR 05.01.2012 20 45 XL, rot -1 IK 31.12.2011 20 45 L,rot 1 WL 18.12.2011 20 45 XL, rot 1 WL 18.12.2011 20 45 L, rot In diesem Fall kann jetzt entweder eine BK-Buchung auf den 05.01.2012 erstellt werden, damit der Bestand mit „0“ angezeigt wird oder die IK-Buchung vom 31.12.2011 gelöscht werden (was ja auch richtig ist, denn wenn der Artikel an der Inventur sorgfältig gezählt worden wäre, hätte COWIS die IK-Buchung nicht erstellt)


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Bewertung und Darstellung

Inventurliste für die Buchhaltung

Abschreibung

Was bedeutet eigentlich „Abschreiben“ der Ware? Beim „Abschreiben“ werden Wertkorrekturen der Ware, aufgrund des Alters vorgenommen. In DdD Cowis backoffice können Sie diese Wertkorrekturen, nach dem „Soll/Ist-Abgleich“, in der Inventurliste durchführen. Die Wertkorrekturen in der Inventurliste lassen sich auf verschiedene Arten realisieren. Für diese Möglichkeiten sollten Sie Ihren kompletten Warenbestand aufgenommen haben (körperliche Aufnahme oder aus dem „Artikel-Stamm“ berechnen lassen), da Teilaufnahmen lediglich zur Überprüfung des „Soll/Ist-Bestandes“ sinnvoll sind. Wichtig:Wichtig:Wichtig:Wichtig: Bitte beachten Sie, dass vor dem Abschreiben der Ware, zuerst die mit DdD Cowis backoffice verwalteten Auswahlen in die Inventurliste aufgenommen werden (manuell oder durch Berechnung aus dem Artikelstamm).

Automatisches und manuelles Abschreiben

Als Möglichkeiten zur Bearbeitung der Inventurliste für die Bilanzbuchhaltung stehen Ihnen in DdD Cowis backoffice unter dem Menüpunkt „Extras“ die Funktionen „Abschreiben (automatisch und manuell)“ zur Verfügung: • Automatisch:

Zuerst muss unter „Datei/Abschläge nach Wareneingang“ eine Liste der Altersgruppen angelegt werden. Dort können Sie das „Alter (Wareneingang)“ in Monaten und die dazugehörigen „Abschläge“ in Prozent eingeben. Beim Ausführen des Punktes „Extras/Abschreiben (automatisch)“ errechnet DdD Cowis backoffice anhand der Wareneingänge in der Inventurliste und den eingegebenen Werten die Abschläge der einzelnen Teile automatisch aus. Bevor dieser Punkt ausgeführt wird, werden Sie dazu aufgefordert ein Bezugsdatum einzugeben. Lassen Sie dieses Feld leer nimmt DdD Cowis backoffice als Bezugsdatum das aktuelle Systemdatum.

HINWEIS:HINWEIS:HINWEIS:HINWEIS: • Wenn Sie in der Liste der Abschläge z.B. 1 Monat = 2% und 2 Monate = 4% eintragen so bedeutet das, dass

DdD Cowis backoffice Artikel die 1-2 Monate alt sind mit 2% und alle 2 Monate und älter sind mit 4% abschlägt.

• Möchten Sie auch Ware abschlagen die noch keinen Monat alt ist, so lassen Sie bitte das Feld „Monat“ in der Liste „Abschläge nach Wareneingang“ leer und tragen dahinter die gewünschte Prozentzahl ein.

• Manuell: Diese Funktion wird auf den jeweils aktuellen bzw. die markierten Artikel angewendet. Da „Abschläge“ in der Regel mit demselben Wert auf ganze Warengruppen angewendet werden, ist es sinnvoll diese vorher zusammenzufassen. Die Artikel- oder Warengruppen, die mit demselben Prozentsatz abgeschlagen werden sollen, können Sie vorher zusammenfassen, indem Sie diese mit der Leertaste markieren. Danach bestätigen Sie bitte den Punkt „Abschreiben (manuell)“. Dabei öffnet sich das Fenster „Abschläge Inventur“. Dort können Sie entweder einen „Abschlag in %“ oder eine „Summe nach Abschlag“ eintragen. Bei der Eingabe eines Wertes in eines der beiden Felder, rechnet sich das jeweils andere Feld automatisch mit.

Übersicht nach Altersgruppen

Unter dem Menüpunkt „Drucken/Spezielles/Übersicht nach Altersgruppen“ können Sie sich die abgeschlagene Ware aufsummiert ausdrucken lassen.

Inventurliste drucken

Wenn alle Wertkorrekturen vorgenommen wurden, können Sie den Druck der Inventurliste unter dem Menüpunkt „Drucken/Liste“ starten.


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Inventur – Aufnahmeort Manuelle Zählung:Manuelle Zählung:Manuelle Zählung:Manuelle Zählung:

Datum:

Uhrzeit: Aufgenommen durch: Gezählt:

Aufnahme in Aufnahme in Aufnahme in Aufnahme in DdD Cowis backofficeDdD Cowis backofficeDdD Cowis backofficeDdD Cowis backoffice

Datum:


Inventur – Aufnahmeort Manuelle Zählung:Manuelle Zählung:Manuelle Zählung:Manuelle Zählung:

Datum:


Aufnahme in Aufnahme in Aufnahme in Aufnahme in DdD Cowis backofficeDdD Cowis backofficeDdD Cowis backofficeDdD Cowis backoffice

Datum:


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Leitfaden zur Inventuraufnahme - cowis.net · Kundenreklamation Von der Kundschaft beanstandete und...

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