Leseprobe

Social Intranet

- Kommunikation fördern- Wissen teilen- Effizient zusammenarbeiten

Herausgegeben von Frank Wolf

ISBN: 978-3-446-42791-4

Weitere Informationen oder Bestellungen unter

http://www.hanser.de/978-3-446-42791-4

sowie im Buchhandel.

© Carl Hanser Verlag, München

Einleitung Einleitung 7

Einleitung

Am 6. August 1991 veröffentlichte Tim Berners-Lee die Beschreibung ei-nes Hypertext-Dienstes, den er World Wide Web nannte, und legte damit den Grundstein für das Internet, wie wir es heute kennen. Es dauerte noch vier Jahre, bis sich ab 1995 Internetpioniere wie Yahoo etablieren konnten und das neue Medium auch eine größere kommerzielle Bedeutung be-kam. Zur selben Zeit begannen verschiedene Unternehmen, neben ersten Präsenzen im Internet, auch intern die neue Technologie zu nutzen. Das Web 1.0 hatte seinen Weg als Intranet in die Unternehmen gefunden.

Der Aufstieg des Internets ging unaufhaltsam weiter. Es produzierte und produziert in atemberaubender Geschwindigkeit neue Geschäftsmodelle und Innovationen und veränderte innerhalb kürzester Zeit die Art, wie wir einkaufen, Reisen buchen, Partner fi nden, Informationen suchen oder mit-einander kommunizieren. Ab 2004 wurden Inhalte immer mehr dezentral erstellt und verteilt. Unter dem Begriff Web 2.0 entsteht damit eine neue Evolutionsstufe des Internets.

Zwei Jahre später beschrieb Andrew McAfee die Nutzung dieser neuen Plattformen und Ansätze innerhalb von Unternehmen und prägte damit den Begriff Enterprise 2.0 (McAfee 2006). Viele Unternehmen waren be-geistert von der einfachen Technologie und begannen intern mit der Nut-zung von Wikis oder Blogs zu experimentieren. Das Web 2.0 war also un-aufhaltsam dabei, wie schon sein Vorgänger, das Web 1.0, seinen Weg ins Unternehmen zu fi nden.

An dieser Stelle passierte etwas Merkwürdiges.

Wo würde man das neue Web denn am ehesten im Unternehmen erwar-ten? Doch dort, wo bereits Ideen und Technologien des Internets verwen-det wurden, also beim Intranet! Schaut man auf Intranet-Studien (McCon-nell 2010; Walters 2010) und unsere eigene Erfahrung mit vielen Kunden, kommt man zu einem anderen Schluss. Web-2.0-Anwendungen wie ein Bereichswiki oder Managementblogs werden an verschiedenen Stellen im Unternehmen benutzt, nur das Intranet selbst bleibt oft außen vor und verlinkt im besten Fall auf die neuen interaktiven Anwendungen. Man könnte die Separierung des Intranets 1.0 und der Enterprise-2.0-Ansätze gelassen sehen, wenn beide für sich große Erfolge wären. Das ist aber nicht der Fall. Das klassische Intranet ist oft nicht der erhoffte Dreh- und

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Angelpunkt für die unternehmensweite Kommunikation geworden. Viel-mehr präsentiert es sich als unübersichtlicher Ablageplatz für alles und nichts, der durch wenige Redakteure mühsam auf der Höhe der Zeit gehal-ten wird. Auf der anderen Seite kämpfen Enterprise-2.0-Anwendungen, wie ein internes Wikipedia oder Blogplattformen, mit zu geringer Beteiligung, der abschätzigen Beurteilung als nicht geschäftsrelevante Spielereien oder stehen im Erfolgsfall schnell in direkter Konkurrenz mit dem Intranet.

Doch es gibt Hoffnung. Beide Problemkinder können viel füreinander tun und gemeinsam Großes erreichen (Abbildung „Intranet 1.0 und Enterprise 2.0: Stärken und Schwächen“). Diesen gemeinsamen Weg verstehen wir als das Social Intranet. Es begreift sich als unternehmensweite Plattform für vielfältigste Kommunikations- und Kollaborationsanwendungen, die Mitarbeiter besser informiert, motiviert und zusammenarbeiten lässt. Ein Social Intranet ist eine hervorragende Plattform und Basis für verschie-denste Anwendungsfälle von Social Software im Unternehmen, die sich hier geschützt und schrittweise entwickeln können. Dabei kann der Start-punkt durchaus ein eher klassisches Intranet sein, in dem dann Schritt für Schritt interaktive Komponenten wie Kommentare, Ratings, Kollaborati-onsbereiche oder Profi le eingeführt werden. Organisationen und Mitarbei-ter werden so nicht überfordert und haben genügend Zeit, sich die neuen Möglichkeiten, aber auch die Herausforderungen in Ruhe zu erschließen.

Wir möchten mit diesem Buch die bislang weitestgehend getrennt betrach-teten Themen Intranet 1.0 und Enterprise 2.0 zusammenbringen, als ge-meinsames Konzept für ein Social Intranet darstellen und mit konkreten Beispielen greifbar machen.

Warum sind wir so zuversichtlich, dass diese Vision auch tatsächlich ein-treten wird? Frank Schönefeld stellt in seinem Beitrag im ersten Kapitel sechs Thesen zur Weiterentwicklung von Intranets auf. Seine erste These lautet:

„Zukünftige Trends im Intranet werden wie bisher durch Weiterentwicklun-gen des freien Webs vorweggenommen.“

Das Web 1.0 ist im Internet längst mit dem Web 2.0 verschmolzen. Sorg-fältig redaktionierte und kontrollierte Inhalte stehen auf Nachrichtenseiten wie Spiegel Online ganz selbstverständlich neben nutzergenerierten Kom-mentaren, Bewertungen und Empfehlungen. Persönliche Netzwerke und soziale Beziehungen sind im Internet mittlerweile einer der wichtigsten

Einleitung Einleitung 99

Intranet 1.0 Enterprise 2.0

• Etabliert bei den Nutzern• Erprobte Anwendungsfälle• Budgetiert• Organisatorische

Einbindung

• Einwegkommunikation• Redaktion oft komplex• Kommunikationslastig• Anonym

• Ziel: 100% Redakteure• Einfache Bedienung• Kommunikation +

Zusammenarbeit• Mensch im Mittelpunkt

• Oft Nischenanwendung• Anwendungsfälle häufig

unklar• Kosten / Nutzen Diskussion• Unklare Zuordnung

Intranet 1.0 und Enterprise 2.0: Stärken und Schwächen

Wege, über den wir uns Inhalte und Informationen erschließen. Wenn eine Nachricht wichtig genug ist, dann wird sie mich – über mein Netzwerk – auch fi nden. Das Prinzip des Social Intranets ist im Internet schon heute weitestgehend Realität. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis diese Realität auf breiter Front auch in den Unternehmen ankommen wird.

Der Aufbau des Buches

Ein Social Intranet mit all seinen technologischen, kulturellen oder inhalt-lichen Aspekten ist komplex und vielschichtig. Ein Einzelner ist kaum noch in der Lage, all dieses Wissen auf sich zu vereinen. Deshalb kommen in den folgenden Beiträgen verschiedene Experten und Praxisanwender zu Wort, um einen möglichst breiten und aktuellen Erkenntnisstand mit vie-len neuen Ideen darzustellen.

Das Buch gliedert sich in drei Teile. Der erste Teil hat den Titel Das Intra-net erfindet sich neu und führt von der Geschichte und Entwicklung der Intranets hin zu den aktuellsten Trends. Auf dem Weg zum Social Intra-net heißt der zweite Teil und beschreibt in acht Kapiteln eine Vorgehens-weise und wichtige Schritte bei der technischen Gestaltung und organisa-torischen Einbettung eines Social Intranets. Konkrete Beispiele und Ideen

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für eine inhaltliche Ausgestaltung liefert schließlich der dritte Teil unter der Überschrift Social-Intranet-Fallstudien.

Zur besseren Übersicht und einfachen Einordnung der einzelnen Beiträge benutzen wir ein Social-Intranet-Vorgehensmodell (Abbildung „Das Social-Intranet-Vorgehensmodell“) jeweils vor den einzelnen Beiträgen als ord-nenden Rahmen.

Initialisierung Grobkonzept Kontinuierliche Verbesserung

Feinkonzept + Umsetzung

Strategie und Change Management

Inhalt und Governance

Technische Plattform

Freigabe für Grobkonzept Freigabe für Umsetzung Betaphase/Go-Live Das Social-Intranet-Vorgehensmodell

Das Modell wird im Kapitel 3 „Zwischen Planung und Improvisation – der Weg zum Social Intranet“ eingehender beschrieben. Das Vorgehensmodell beruht auf den drei übergreifenden Arbeitspaketen „Strategie und Change Management“, „Inhalt und Governance“ sowie „Technische Plattform“. Die Beiträge aus dem zweiten Teil „Auf dem Weg zum Social Intranet“ konzen-trieren sich vor allem auf die Arbeitspakete „Strategie und Change Ma-nagement“ sowie die „Technische Plattform“. Die „Social-Intranet-Fallstu-dien“ in Teil 3 veranschaulichen hauptsächlich die Ausgestaltung des Arbeitspaketes „Inhalt und Governance“.

Einleitung Einleitung 11

Danksagung

Wir haben viel Zeit darauf verwendet, die richtigen Themen und Autoren für dieses Buch zu fi nden. Deshalb hat es uns besonders gefreut, dass fast alle unserer Wunschkandidaten spontan für dieses Projekt zugesagt haben. Ein großes Dankeschön an alle Autoren dieses Buches, die jeweils trotz vielfältigster anderer Verpfl ichtungen die Zeit für ihre Beiträge gefun-den haben. Vielen Dank an Lisa Hoffmann-Bäuml und Thomas Gerhardy vom Carl Hanser Verlag für die vertrauensvolle Zusammenarbeit bei der Abstimmung und Veröffentlichung dieses Buches, an Karl-Heinz Maget für die Korrektur der Texte, an unseren Arbeitgeber die T-Systems Multimedia Solutions GmbH (T-Systems MMS) und die dort aktiven Unterstützer die-ses Buches: Peter Klingenburg, Dr. Frank Schönefeld, Christine Rogge, Ju-lia Kuhnert, Thomas Köplin, Jan Kochta und für die Layoutgestaltung Pa-trick Schönfeld und Franziska Richter. Besonderer Dank geht an Simone Happ für die fachliche Beratung und Betreuung der Autoren und Fanny Schreiter, ohne deren unermüdlichen organisatorischen Einsatz das Buch nicht hätte realisiert werden können.

Alle Einnahmen aus dem Verkauf des Buches kommen einem Bildungs-projekt für Computergrundkenntnisse in Nicaragua zugute. Wir haben die-ses Projekt gewählt, weil unser Mitarbeiter Bernd Appelhans selbst über ein Jahr in Nicaragua vor Ort war und wir so eine optimale Verwendung der Mittel sicherstellen können. Das Projekt wird am Ende des Buches kurz von Bernd vorgestellt.

Und nun wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen und viele neue Einsich-ten für Ihr Social Intranet!

Frank Wolf

LiteraturMcAfee, Andrew (2006): „Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration“. http://www.wikiser-vice.at/upload/ChristopheDucamp/McAfeeEntrepriseDeux.pdf

McConnell, Jane (2011): „Global Intranet Strategies Survey 2011“. http://www.digital-workplace-trends.com/ (16.08.2011)

Walters, Tim (2010): „SMBs Lag Behind Enterprises In Intranet Use And Maturity“. Forrester Re-search Report, http://www.forrester.com

12 Das Intranet erfi ndet sich neu

Das Intranet erfi ndet sich neu

Social-Intranet-Fallstudi-en

Wer die Zukunft noch besser verstehen will, dem hilft oft ein Blick auf die Wurzeln. Ob Intranet 2.0, Social Intranet oder Digital Work-place: Es bestehen noch Unklarheiten darüber, welche Bezeichnun-gen sich am Ende durchsetzen werden. Sicher ist nur, dass die neu-en Intranets kommen. Wie sie sich entwickeln, zeigen ein Blick zurück sowie die aktuellsten Intranet-Trends.

14 Das Intranet erfi ndet sich neu

Frank SchönefeldMitglied der Geschäftsleitung und verantwortlich für Innovation und Technologieentwicklung derT-Systems MMS

Der Beitrag von Frank Schönefeld hilft vor allem in der ersten Phase eines Intranet-Projektes, die Positionierung und strategische Ausrichtung eines Social Intranets zu entwickeln.

Kapitel 1

Initialisierung Grobkonzept Kontinuierliche Verbesserung

Feinkonzept + Umsetzung

Strategie und Change Management

Inhalt und Governance

Technische Plattform

Freigabe für Grobkonzept Freigabe für Umsetzung Betaphase/Go-Live

Grobkonzept Kontinuierliche Verbesserung

Feinkonzept + Umsetzung

Strategie und Change ManagementStrategie und Change ManagementStrategie und Change ManagementStrategie und Change ManagementStrategie und Change ManagementStrategie und Change ManagementStrategie und Change ManagementStrategie und Change ManagementStrategie und Change ManagementStrategie und Change Management

Inhalt und GovernanceInhalt und GovernanceInhalt und GovernanceInhalt und GovernanceInhalt und GovernanceInhalt und GovernanceInhalt und GovernanceInhalt und GovernanceInhalt und GovernanceInhalt und Governance

Technische PlattformTechnische PlattformTechnische PlattformTechnische PlattformTechnische PlattformTechnische PlattformTechnische PlattformTechnische PlattformTechnische PlattformTechnische Plattform

Freigabe für GrobkonzeptFreigabe für Grobkonzept Freigabe für UmsetzungFreigabe für Umsetzung Betaphase/Go-Live

Social Intranet Social Intranet 1515

Social IntranetDie neue Rolle des Intranets für den digitalen Arbeitsplatz

1.1 Einführung – Zusammenarbeit in der Prä-Internet-ÄraKönnen Sie sich vorstellen, die Zusammenarbeit von 400.000 Mitarbeitern koordinieren zu müssen – ohne Intranet und ohne E-Mail? Sie sagen, das sei gar nicht möglich?

Und doch ist es im Apollo-Projekt gelungen, die Arbeit von über 400.000 Menschen (Timmesh 2006) zwischen 1961 und 1969 auf ein Ziel auszu-richten und erfolgreich abzuschließen:

„… that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the Moon and returning him safely to Earth …“ (Kennedy 1961)

Aus heutiger Sicht erscheint die Leistung in der Tat noch größer, wenn wir die technischen Möglichkeiten zur Unterstützung eines derartigen Groß-projektes betrachten:

Es gab seit etwa 1943 Computer, sie dienten allerdings vorrangig für wissenschaftlich-technische Berechnungen und nicht für Dokumentati-on geschweige denn für Kommunikation.

Obwohl 1962 das verteilte Buchungssystem SABRE durch IBM einge-führt wurde, was eine verteilte Buchung von Flügen von über 50 Orten gleichzeitig ermöglichte, gab es keine elektronisch unterstützten Work-fl ows oder Kalenderabstimmungen (Koordination, Transaktion).

Dokumente wurden mit (elektronischen) Schreibmaschinen erfasst und das Originaldokument wurde mühsam kopiert (Dokumentation, Abbil-dung 1.1). Kopierer waren seit den 50er-Jahren im Einsatz (Chavis 2011). Der Abschlussbericht der Apollo-8-Mission lag drei Monate nach Abschluss der Mission vor (Kooperation) (Woods/O’Brien 2009).

Allgegenwärtiges Kommunikationsinstrument waren das Telefon und die dazugehörige Infrastruktur (Kommunikation). 1962 wurde der erste Tele-kommunikationssatellit in die Umlaufbahn gebracht (Wilkerson 2004).

16 Das Intranet erfi ndet sich neu

1829Erste Schreib-

maschine (patentiert durch

William Austin Burt)

1907Erster photo-

mechanischerKopierapparat -als Rectigraph

bezeichnet(Georg C. Beidler)

1941Computer: erster

funktionsfähiger & praktisch

einsetzbarer programm-gesteuerter

elektromecha-nischer

Digitalrechner der Welt (Konrad Zuse)

1969Erstes Hypertext

Redaktionssystem (Wiki)

1975Erstes Open

Source Verwaltungs-

system (SCCS)

1995Erste

Office-Version

Vorstufe der elektronischen

Textverarbeitung

Entstehung eines druckähnlichen

Schriftbildes

Schnelle Reproduktion vonDokumenten mgl.

Text für Mengenanferti-gungen wiederverwendbar

(programmierte Korrespondenz)

Beginn der elektronischen Textverarbeitung. Setzt

Standard für alle folgenden Textverarbeitungs-

programme. Zugänglichkeit für jedermann.

1964IBM - erste elektrische

Schreibmaschine mit elektronischem

Textspeicher (Magnetband)

1901Erste für

den Handelproduzierteelektrische

Schreibmaschine (Thaddeus Cahill)

1941IBM „Executive“ -

elektrische Schreibmaschine mit angepasster

Buchstabenbreite

1949Erster Farbkopierer

der Welt (Xeros)

1978/79Word Star 1.0

Abbildung 1.1 Zeitlinie zur Herausbildung elektronischer Textverarbeitung

Owen Morris, Chefi ngenieur der Mondlandefähre, bringt die Herausforde-rungen des Apollo-Projektes auf den Punkt (Logsdon/NASA History Divisi-on 1999, S. 15): „I think the biggest challenges that we had, or at least that I, from where I saw the program, was one of communication and coordina-tion. … And trying to get communication and organization set up so that everybody understood how the program worked was probably the biggest challenge.“

Die NASA setzte zur Beherrschung dieser komplexen Aufgabe Strategien ein, die auch heute noch zur Strukturierung von Komplexität verwendet werden:

Defi nition von weitgehend unabhängigen Teilprojekten, Matrixstruktur zur Verwaltung und Zusammenführung der Teilprojekte (Malonis 2006),

extensive Programmmanagementstrukturen, unabhängige Auftragsvergabe an Industriepartner bei Wahrung von eigenständigem Wissen in den NASA-Zentren,

feste, regelmäßige Termine zur Kommunikation.

Social Intranet Social Intranet 17

Aus der vorangegangenen historischen Betrachtung können allerdings die auch heute noch wesentlichen Bestandteile von Zusammenarbeit (Kollaboration) abgeleitet werden. Ohne eine feste Defi nition anzustre-ben, kann festgehalten werden: Wer zusammenarbeiten will, muss fol-gende Fähigkeiten besitzen (Abbildung 1.2):

Kommunizieren (von zwei oder mehr Personen via Sprache, Bewegt-bild, Text, synchron, asynchron),

Koordinieren (Termine, Arbeitsabläufe, Prozesse, auf Ereignisse reagieren),

Kooperieren, Ergebnisse (unter anderem Dokumente, materielle Ergebnisse) erzeugen, bewahren und (ver)teilen,

Sozialisieren (Feedback, Zusammenhänge herstellen, Wichtiges verstärken … Teilen, Verankern, Ausrichten).

Kooperation Kommunikation

SozialisationKoordination

Zusammenarbeit /Collaboration

Abbildung 1.2 Elemente und benötigte Fähigkeiten für Zusammenarbeit

Das Argument, dass der Aspekt der Sozialisierung in den anderen drei Aspekten beinhaltet ist oder sich automatisch ergibt, ist berechtigt. Eine Analyse von Problemen der Zusammenarbeit (Hansen 2009) zeigt aller-dings, dass insbesondere Probleme der „Sozialisierung“ (Not-Invented-Here-Syndrom, Bunkermentalität, Entdecken von Möglichkeiten, Transfer von Ergebnissen) die wahren Showstopper erfolgreicher Zusammenarbeit sind. Daher wird diese Fähigkeit explizit erwähnt.

18 Das Intranet erfi ndet sich neu

Wir fassen noch einmal die (elektronischen, Abbildung 1.3) Möglichkeiten zur Unterstützung von Zusammenarbeit zur Zeit des Apollo-Projektes bis zur ersten Mondlandung 1961 bis 1969 zusammen:

Kommunikation: Telefon, Rundschreiben, Memoranden; keine E-Mail; keine Verwendung von Videoconferencing (zumindest nicht in Form standardisierter Zusammenarbeit in Meetings etc.) zur Zusammenar-beit (obwohl 1964 das Bildtelefon kommerziell eingeführt wurde, siehe Abbildung 1.3).

Koordinieren: Telefon zur Terminkoordinierung; keine elektronische Unterstützung durch Methoden wie Gantt-Diagramme und Critical-Path-Darstellungen, die zum Aufzeigen von Projektstrukturen und Abhängig-keiten von Arbeitspaketen verwendet wurden.

Kooperieren: elektronische Schreibmaschine; keine Möglichkeiten, gleichzeitig gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten; Dokumentenaus-tausch und -zusammenführung über den normalen Postweg.

Sozialisieren: Video- und Fernsehansprachen, Telefonate; Präsenz-meetings; keine Möglichkeiten für asynchrones Feedback; kein systemi-sches Feedback.

Dahin gehend kann spekuliert werden, ob das Vorhandensein von E-Mail und Intranets das Gelingen des Apollo-Projektes beschleunigt oder im Ge-genteil gar gefährdet hätte?

1831Erster Telegraph

1880Erstes Funksprech-

gerät (Bell & Tainter)

1909Übertragung von 4 Telefongesprächen auf einer einzigen

Leitung mittels Hochfrequenz (Ernst Ruhmer)

1971Erste E-Mail vom

Erfinder Ray Tomlinson verschickt

1977- erste öffentliche

Glasfaser-Telefonleitung- Telefonkonferenz mit

15 Teilnehmern eingeführt (Deutsche

Bundespost)

1991Erfindung des

World Wide Web

Originalgetreue Übertragung von

Schriftstücken etc. über das öffentliche Fernsprechnetz

Beginn der Trägerfrequenz-

technik

Beginn des öffentlichen Mobilfunks

1964Erster

Videotelefon-anruf „Mod 1“

durch AT&T durchgeführt

1876Erster für den praktischen

Telefonverkehr brauchbarer

Fernsprecher (Bell)

1904Beginn der

Bildtelegrafie mit Einführung des Lichtstrahls als

abtastendes Mittel (Korn)

1926Funktelefondienst

in fahrenden Zügen durch

Deutsche Reichsbahn angeboten

1985Einführung der Videokonferenz

durch die Deutsche

Bundespost

1979Einführung des Telefaxes durch

die Deutsche Bundespost

1978Erstes

Mobiltelefon erhältlich

Abbildung 1.3 Zeitlinie zur Herausbildung elektronischer Kommunikationsdienste