Liebe Leserin, lieber Leser,

in vielen Bereichen zählt der Kampf gegen wach-sende Aktenberge und überlaufende E-Mail-Post-fächer bereits zum alltäglichen Geschäft. Einige Un-ternehmen können es sich heute gerade noch leis-ten, etwas längere Bearbeitungs-, Reaktions- und Antwortzeiten zu akzeptieren. Der Kunde setzt in Zeiten der E-Mail-Kommunikation und des Web 2.0 jedoch einen immer schnelleren Service voraus. Die Bearbeitungs- und Antwortzeit – und damit die Just-in-time-Informationslogistik – wird zum Wett-bewerbsfaktor. Der vielbeschworene Zukunftstraum vom »papierlosen Büro« ist bis heute eine Vision geblie-ben: Rund 90 Prozent aller geschäftlichen Informa-tionen liegen heute auf Papier, auf Festplatten oder in E-Mails vor. Dies führt dazu, dass derzeit nur etwa 10 Prozent aller Informationen strukturiert, also für das Unternehmen und die Mitarbeiter auswertbar, in Datenbanken und operativen Systemen zur Ver-fügung stehen. Lange Suchzeiten, unzureichende Informationsversorgung und unzufriedene Mitar-beiter und Kunden sind die Folge. Eine Studie von AIIM und Accenture bestätigt dies: 47 Prozent der befragten Mitarbeiter vertrauen den vorliegen-den Informationen nicht. 42 Prozent nutzen min-destens einmal pro Woche falsche bzw. überholte Informationen. 59 Prozent liegen wichtige Informa-tionen, die sie benötigen, nicht vor und nur 37 Pro-zent der befragten IT-Chefs glauben, genügend Informationen zu besitzen, um den Betrieb zu leiten. Der rasante Aufstieg des Internets, die Etablie-rung der E-Mail in der Geschäftsabwicklung und nicht zu vergessen die soziale Kommunikation, das Web 2.0, zwingen die Unternehmen, nach Techno-logien und Arbeitsmethoden Ausschau zu halten, mit denen sie der wachsenden Dokumenten- und Informationsfl ut Herr werden.

Vorwort

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zu Hause oder an wechselnden Arbeitsplätzen im Unternehmen. Daher wird die Ablage von Unterlagen und Akten in Zukunft nicht mehr in Regalen und Rollcontainern erfolgen, sondern eher in der Cloud. Der Büroarbeitsplatz und die Anforderungen an die Mitarbeiter eines Unternehmens haben sich in den vergangenen Jahren insbesondere durch den Einsatz von Computern, den Einzug der E-Mail in den Büroalltag und die mobile Verfügbarkeit von wichtigen Informationen mittels Smartphones und Tablet-PCs bereits grundlegend verändert. Wir arbeiten heute deutlich mobiler, fl exibler und vernetzter als noch vor wenigen Jahren. Diese Ent-wicklung wird sich in den kommenden Jahren fort-setzen, sie ist nicht planbar und stellt Unternehmen vor eine große Herausforderung. Die Veränderung von Organisationsformen sowie neue Wertschöp-fungsmodelle aufgrund sich verändernder Märkte zwingen Unternehmen, immer schneller zu han-deln. Moderne Wissensarbeitsprozesse und Ar-beitsumgebungen bergen ein enormes Potenzial und helfen, diesen Wandel aktiv mitzugestalten – auch um sich als Unternehmen zukunftssicher zu positionieren. Just-in-time-Informationslogistik als zentrales Informationsmanagement hilft Ihrem Unternehmen dabei, Ihren Mitarbeitern einen modernen, ortsun-abhängigen Arbeitsplatz zu schaff en. Just-in-time-Informationslogistik strukturiert und vernetzt alle Informationen in Ihrem Unternehmen. Just-in-time-Informationslogistik verbindet Informationen mit Prozessen und Menschen. Und Just-in-time-Infor-mationslogistik macht Ihr Unternehmen fi t für die Zukunft. Wie sie auch aussehen mag.

Der gezielte und systematische Umgang mit Informationen spielt daher heutzutage eine Schlüsselrolle in nahezu allen Marktsegmenten. Informationsmanagement – Scannen, automa-tische Belegverarbeitung, Archivierung, Dokumen-tenmanagement, elektronische Akten, Workfl ow und Output Management – gibt Unternehmen aller Branchen die Möglichkeit, ihre Prozesskosten zu senken, die Auskunftsfähigkeit zu optimieren, ihre Transparenz zu erhöhen und damit ihren Service zu verbessern. Während die Rationalisierung in den produkti-ven Bereichen der Unternehmen so gut wie abge-schlossen ist (in manchen Bereichen ist es aufgrund der höheren Flexibilität schon wieder billiger, Men-schen statt Roboter einzusetzen), fängt die Rationali-sierung in der Verwaltung erst an. Da die Verwaltung in den meisten Unternehmen ein unproduktiver Bereich ist, lohnt sich hier eine Kosteneinsparung doppelt. Die Investitionskosten für eine Lösung im Bereich Informationsmanagement amortisieren sich allein durch die Personaleinsparungen meist schon im ersten Jahr. Bei der Einführung eines Infor-mationsmanagements geht die Kostenreduktion aber gleichzeitig mit einer neuen Qualität der Dienst-leistungen einher. Durch die Schnelligkeit der elek-tronisch unterstützten Verwaltungsabläufe kann jedes Unternehmen eine neue Servicequalität errei-chen. Falls ein Kunde Auskünfte zu einer Bestellung, Rückfragen zu einem Versicherungsantrag oder Be-schwerden zu einer Rechnung hat: Auf Knopfdruck erscheint auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters der gesamte Vorgang und alle Auskünfte können am Telefon sofort erteilt werden. Moderne Büros erhöhen die Leistung der Mitar-beiter. Wer sich am Arbeitsplatz wohl fühlt, ist nach Angaben des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirt-schaft und Organisation (IAO) um bis zu 54 Prozent produktiver. Die Zusammenarbeit in Projektteams wird künftig noch wichtiger. Wer alleine arbeitet, bringt nach Angaben des US-Wissenschaftsmaga-zins »Nature« bis zu 60 Prozent weniger Leistung. Schon heute sitzen nach Angaben des Fraunhofer-Instituts IAO nur 39 Prozent der Arbeitnehmer im-mer am selben Schreibtisch. 22 Prozent arbeiten von

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