Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

60
EINFÜHRUNG EINES LIEFERANTENPORTALS IM SAP-BASIERTEN FACILITY MANAGEMENT BEI HERAEUS Christian Pauly, Gerd Hartmann

Transcript of Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

Page 1: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

EINFÜHRUNG EINES LIEFERANTENPORTALS IM SAP-BASIERTEN FACILITY MANAGEMENT BEI HERAEUS

Christian Pauly, Gerd Hartmann

Page 2: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 2

GLIEDERUNG

Page 3: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 3

GLIEDERUNG

Page 4: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

26% 17%

Amerika

12% 38%

Deutschland

2% 1%

Afrika/Australien

42% 32%

Asien

18% 13%

Europaohne Deutschland

HERAEUS - UNSERE GLOBALE PRÄSENZ

DAS UNTERNEHMEN

Eines der größten deutschenFamilienunternehmen

Mehr als 100 Standortein 38 Ländern

Gesamtumsatz 2015: 12,9 Mrd. €

Über 12.500 Mitarbeiterweltweit

Page 5: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

UNSERE MÄRKTE

Wir sind in globalen Märkten tätig, die sich durch eine klare Differenzierung, nachhaltiges Wachstum und attraktive Renditen auszeichnen.

Unsere Ideen richten sich auf Themen wie:

DAS UNTERNEHMEN

Page 6: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

Mitarbeiter weltweit

12,477

12,591

2015

2014

Umsatz ohne Edelmetalle in Mio. €

1,929

1,759

2015

2014

12,930

Gesamtumsatz in Mio. €

10,539

2015

2014

EBITDA in Mio. €

299

312

2015

2014

KENNZIFFERN 2015

DAS UNTERNEHMEN

Page 7: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

WO WIR HERKOMMEN

1851: Chemiker Wilhelm Carl Heraeus übernimmt die väterliche Einhorn-Apotheke in Hanau

1856: W. C. Heraeus schmilzt erstmals zwei Kilogramm Platin in einer Knallgasflamme. Er macht das Edelmetall industriell verwertbar.

Über 160 Jahre Heraeus: Von der kleinen Apotheke zum weltweit tätigen Technologiekonzern

DAS UNTERNEHMEN

Wilhelm Carl Heraeus Einhorn-Apotheke um 1860

Page 8: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

MEILENSTEINE

DAS UNTERNEHMEN

1856 – Platinschmelze 1899 – Blasenfreies Quarzglas 1904 – Künstliche Höhensonne

1906 – Platin-Widerstandsthermometer 1916 – Platin-Netze 1969 – Quarzglas auf dem Mond

Page 9: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

MEILENSTEINE

DAS UNTERNEHMEN

1972 – Knochenzement 1983 – Mikrochips1982 – Herzschrittmacher

1993 – Carbon Infrarot-Strahler 2008 – Silberpasten 2010 – Clevios

Page 10: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

HERAEUS IM ALLTAG

DAS UNTERNEHMEN

Page 11: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 11

GLIEDERUNG

Page 12: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

HSM – DER STANDORTBETREIBER FÜR HERAEUS

DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)

Page 13: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

KENNZAHLEN (STANDORTE)

DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)

Page 14: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

HSM – AUFGABEN

Optimale und professionelle Unterstützung der Standortgesellschaften

Flächen und Gebäude

Energie und technische Medien

Gefahrenabwehr

Services (u.a. Gastronomie, Besucherempfang, Konferenzen)

Nachhaltiger Funktionserhalt der Immobilen

Strukturgerechte Standortentwicklung

DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)

Page 15: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnisses (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 15

GLIEDERUNG

Page 16: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

AUSGANGSSITUATION

Komplexer Geschäftsprozess der Kleinmaßnahmenabwicklung – das sind geplante Maßnahmen im Umfang von max. 5.000, - Euro – aufgrund der Interaktion von Kunde, HSM und Lieferant

Fremdfirmenanteil im Bereich der Kleinmaßnahmenabwicklung von mehr als 95%

Fremdfirmenkontrakte mit Leistungsverzeichnissen und –preisen als pdf-Dokumente in SAP-gestützter Vertragsdatenbank verfügbar, aber keine bis geringe Nutzung in der operativen Beschaffung

Nutzung der Standard-SAP-Fremdleistungsbeschaffung

Spezifikation der geforderten Leistung über Freitext

Keine Dokumentation der erbrachten Leistung in SAP in Form einer Wareneingangsbuchung

Konventionelle, d.h. papierbasierte Stundenzettel (Leistungsnachweise) werden vom HSM-Anforderer unterschrieben und von der Fremdfirma der Rechnung beigefügt

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

Page 17: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

AUSGANGSSITUATION: PROZESS DER FREMDLEISTUNGSBESCHAFFUNG

Bestell-anforderung

FL-Vorgangim IH-Auftrag

Normal-bestellung

Waren-eingang

Rechnungs-prüfung

• Spezifikation der zu erbringenden Leistung über Freitext

• Manuelle Umsetzung in Normalbestellung

• Unterzeichnung des Stundenzettels (d.h. Leistungsnachweis) durch den Anforderer

• Rechnungsprüfung durch SSC, Einkauf und Anforderer• Unterzeichneter Stundenzettel als Anhang zur Lieferantenrechnung

• Automatischer E-Mail-Versand der Normalbestellung an die Fremdfirma

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

Page 18: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ZWISCHENLÖSUNG

Einführung der Dienstleistungsbeschaffung des SAP-Standards

Manuelle Eröffnung eines Wertkontrakts mit Dienstleistungsposition und Leistungsverzeichnis (Leistungstext, -langtext, -preis, Preismengeneinheit)

DL-Vorgang im IH-Auftrag wird mit Bezug zu Kontrakt und Angabe eines Bestelllimits angelegt

Automatische Umsetzung der Bestellanforderung in eine Abrufbestellung

Konventionelle, d.h. papierbasierte Stundenzettel (Leistungsnachweise) mit vertraglich vereinbarten Leistungen werden vom HSM-Anforderer unter-schrieben und später von der Fremdfirma der Rechnung beigefügt

Manuelle Erfassung des Leistungserfassungsblattes auf Basis der Daten des Stundenzettels durch Anforderer unter Nutzung des SAP-Standards

Abnahme durch den Anforderer unter Nutzung des SAP-Standards

Aufgrund des Mehraufwands für die HSM wegen der Erf assung und Ab-nahme des Leistungserfassungsblatts im SAP-Standard lediglich Zwischen-lösung, um Erfahrung mit der Dienstleistungsbeschaf fung zu sammeln

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

Page 19: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ZWISCHENLÖSUNG: PROZESS DER DIENSTLEISTUNGSBESCHAFFUNG

Bestell-anforderung

DL-Vorgangim IH-Auftrag

Abruf-bestellung

Leistungs-erfassung

Leistungs-abnahme

Rechnungs-prüfung

• Vor.: Manuelle Eröffnung eines Kontrakts mit Leistungsverzeichnis• Bezug zu Kontrakt mit Leistungsverzeichnis• Definition eines Bestelllimits

• Automatische Umsetzung in Abrufbestellung

• Unterzeichnung des Stundenzettels (d.h.Leistungsnachweis) durch Anforderer

• Manuelle Erfassung des LE-Blattes auf Basisder Daten des Stundenzettels durch Anforderer

• Abnahme des LE-Blattes durch Anforderer

• Rechnungsprüfung durch SSC, Einkauf und Anforderer• Unterzeichneter Stundenzettel als Anhang zur Lieferantenrechnung

• Automatischer E-Mail-Versand der Abrufbestellung an die Fremdfirma

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

Page 20: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

HEUTIGER IST-PROZESS

Bereitstellung eines Lieferantenportals

Manuelle Eröffnung von Wertkontrakten mit einer Dienstleistungsposition und automatische Übernahme der auf Basis bepreister GAEB-Dateien importierten Leistungsverzeichnisse mit Leistungstext, Leistungslangtext, Leistungspreis und Preismengeneinheit (GAEB@SAP)

Wegfall der Leistungserfassung durch den Anforderer, stattdessen Leistungs-erfassung durch den Lieferantenbenutzer im Lieferantenportal (AVA@SAP –Leistungserfassung)

Wegfall von Wegezeiten des Fremdfirmen-Mitarbeiters (im GGS zu papier-basiertem Prozess)

Abnahme der erfassten Leistung durch den Anforderer (ebenfalls im Lieferantenportal zu beliebigem, passenden Zeitpunkt)

Information der Prozessbeteiligten über automatisch generierte E-Mails mit Querverweis im Mailtext zum direkten Aufruf des Belegs

Wegfall des Rechnungsworkflows und der Rechnungsprüfung durch Umstieg auf das Gutschriftverfahren des SAP-Standards

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

Page 21: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

IST-PROZESS DER DIENSTLEISTUNGSBESCHAFFUNG

Bestell-anforderung

DL-Vorgangim IH-Auftrag

Abruf-bestellung

Leistungs-erfassung

Leistungs-abnahme

Rechnungs-prüfung

• Bezug zu Kontrakt mit Leistungsverzeichnis• Definition eines Bestelllimits

• Automatische Umsetzung in Abrufbestellung

• Wegfall der Leistungserfassung durch den Anforderer, stattdessen Leistungserfassung durch Lieferantenbenutzer im Lieferantenportal (AVA@SAP – Leistungserfassung)

• Abnahme der erfassten Leistung durch den Anforderer(zu beliebigem, passenden Zeitpunkt)

• Wegfall des Rechnungsworkflows und der Rechnungs-prüfung durch Umstieg auf das Gutschriftverfahren

• Automatischer E-Mail-Versand der Abrufbestellung an den Lieferant

• Wegfall von Wegezeiten des Fremdfirmen-Mitarbeiters (im Gegensatz zu papier-basiertem Prozess)

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

Page 22: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnisse n (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 22

GLIEDERUNG

Page 23: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

SOFTWARELÖSUNG: GAEB&AVA@SAP (I)

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

AVA@SAP ist eine Beratungslösung der SAP Consulting

AVA@SAP ist eine modulare, web-basierte AVA- (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) Plattform, u.a.

� für die Erfassung von externen Dienstleistungen

� unter Einbeziehung der Lieferanten über Internet-Anbindung

� mit kompletter Datenhaltung im SAP ERP-System

� und vollständiger Integration in die SAP-Standardabläufe

Folgende Module der Lösung AVA@SAP kommen bei Heraeus zum Einsatz:

� AVA@SAP-Basis: Grundmodul

� AVA@SAP-Leistungserfassung: Modul zur web-basierten Leistungserfassung

� GAEB@SAP: Modul zur Übernahme GAEB-konformer Daten nach SAP

Page 24: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

SOFTWARELÖSUNG: GAEB&AVA@SAP (II)

Bei Heraeus kommen die Module AVA@SAP-Basis, AVA@SAP-Leistungs-erfassung sowie GAEB@SAP zum Einsatz

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

Page 25: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

SYSTEMARCHITEKTUR

Basiskomponenten

AVA@SAP-Komponenten

Legende :

SAP ERP Backend System (BE) + integrierter SAP Web Application Server (iWA)

Microsoft Internet Explorer

Benutzer im Internet(Lieferantenbenutzer)

Benutzer im Intranet(Interne Mitarbeiter)

GAEB&AVA@SAP Backend Interface

Microsoft Internet Explorer

DMZ, Firewall, HTTP-Proxy

GAEB&AVA@SAP Web Server Anwendung

GAEB&AVA@SAP Web Server Anwendung

SAP Web Application Server (Lieferanten Web Application Server; LWA)

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

Page 26: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

PROZESS AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN

Seite 26

Kontrakteröffnen

Leistungsverzeichnis importieren

Leistungsverzeichnisübertragen

Kontraktprüfen

• Import des endverhandelten (bepreisten) Leistungsverzeichnisses mit GAEB@SAP

• Manuelle Eröffnung eines Wertkontrakts mit Dienst-leistungsposition und einer Leistungszeile in SAP

• Übertragung des importierten Leistungs-verzeichnisses an die Kontraktposition mit GAEB@SAP

• Stichprobenprüfung der importierten Leistungstexte und Leistungslangtexte

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

Page 27: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

GAEB@SAP – LEISTUNGSVERZEICHNS IMPORTIEREN

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

Page 28: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

SAP – WERTKONTRAKT ANLEGEN

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

Page 29: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

GAEB@SAP – LEISTUNGSVERZEICHNIS ÜBERTRAGEN

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

Page 30: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

SAP – WERTKONTRAKT PRÜFEN

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

Page 31: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Liefera ntenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 31

GLIEDERUNG

Page 32: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ManuelleErfassung der Maßnahmen-anforderung

im Heraeus Intranet

Fremdfirmen-beauftragung

ja Lieferantmit

Kontrakt?

ja

neinnein

1

Manuelle Meldungsbearbeitung

In SAP

AutomatischeIH-Auftrags-/

Vorgangseröffnung (Steuerschlüssel

PM02)

AutomatischeIH-Auftrags-/

Vorgangseröffnung (Steuerschlüssel

PM03)

AutomatischeMeldungseröffnung

in SAP(Meldungsart MA)

Heraeus-

Mitarbeiter

(Kunde)

Objektverant-

wortlicher

(Anforderer)

Lieferant

Realisierung der

Maßnahmen-anforderung

?

PROZESSARCHITEKTUR „KLEINMAßNAHMENABWICKLUNG MIT LIEFERANTENPORTAL (I)“

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 33: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

PROZESSARCHITEKTUR „KLEINMAßNAHMENABWICKLUNG MIT LIEFERANTENPORTAL (II)“

Manuelle Limiterfassung

Automatische BANF-Generierung

AutomatischeBANF-Generierung

AutomatischeBestellumsetzung

AutomatischeBestellumsetzung

Aufmaßabnahme

Rechnungs-prüfung

ManuellerMeldungsabschluss

Aufmaßerfassungmit

Bestellbezug

1

Automatische Wareneingangs-

abrechnung (Gutschrift-verfahren)

Lieferantenportal

Heraeus-

Mitarbeiter

(Kunde)

Lieferanten-

benutzer

Listanzeige allerBestellungen

zum Lieferant

Objektverant-

wortlicher

(Anforderer)

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Mail an Lieferant:Bestelldruck

Page 34: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

BESTELLDRUCK

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 35: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ANMELDUNG AM LIEFERANTENPORTAL –https://leistungserfassung.heraeus.com/ava/start

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 36: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

MEINE BESTELLUNGEN –LISTANZEIGE ALLER BESTELLUNGEN ZUM LIEFERANT

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 37: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

MEINE BESTELLUNGEN –ANZEIGE DER BESTELLPOSITION

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 38: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

MEINE BESTELLUNGEN –AUFMAßERFASSUNG MIT BESTELLBEZUG – KOPFDATEN

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 39: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

MEINE BESTELLUNGEN –AUFMAßERFASSUNG MIT BESTELLBEZUG – LEISTUNGSDATEN

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 40: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

MEINE BESTELLUNGEN –AKTION: AUFMAß ZUR ABNAHME SENDEN

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 41: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

BELEGFLUSS NACH LEISTUNGSERFASSUNG

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

Page 42: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferanten portal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 42

GLIEDERUNG

Page 43: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

PROZESSARCHITEKTUR „EINSTUFIGE ABNAHME IM LIEFERANTENPORTAL“

AutomatischeBestellumsetzung

Aufmaßerfassungmit

Bestellbezug

Automatische Wareneingangs-

abrechnung (Gutschrift-verfahren)

Lieferantenportal

Aktion: „Aufmaß

zur Abnahme senden“

Mail:„Aufmaß steht zur

Freigabe an“

Mail:„Aufmaß wurde abgenommen“

Aktion: „Aufmaß

ablehnen“

Mail:„Aufmaß wurde

abgelehnt“

Aufmaß-korrektur

nein

ja

ggfs.Aufmaß-

druck

Aktion: „Aufmaß

freigeben“

Einkäufer

Objektverant-

wortlicher

(Anforderer)

Lieferanten-

benutzer

Abnahme?

LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)

Page 44: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

AKTION: AUFMAß ZUR ABNAHME SENDEN –AUTOMATISCHER E-MAIL-VERSAND AN ANFORDERER

LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)

Page 45: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

MEINE AUFMAßE –AKTION: AUFMAß FREIGEBEN

LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)

Page 46: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

BELEGFLUSS NACH LEISTUNGSABNAHME

LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)

Page 47: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

AKTION: AUFMAß FREIGEBEN –AUTOMATISCHER E-MAIL-VERSAND AN LIEFERANT

LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)

Page 48: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

AUFMAßDRUCK DURCH LIEFERANTENBENUTZER NACH ERFOLGTER ABNAHME

LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)

Page 49: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

PROZESSARCHITEKTUR „ZWEISTUFIGE ABNAHME IM LIEFERANTENPORTAL“

AutomatischeBestellumsetzung

Aufmaßerfassungmit

Bestellbezug

Automatische Wareneingangs-

abrechnung (Gutschrift-verfahren)

Lieferantenportal

Aktion: „Aufmaß

zur Abnahme senden“

Mail:„Aufmaß wurde abgenommen“

Aktion: „Aufmaß

ablehnen“

Mail:„Aufmaß wurde

abgelehnt“

Aufmaß-korrektur

ja

ggfs.Aufmaß-

druck

Aktion: „Aufmaß

freigeben“

Einkäufer

Objektverant-

wortlicher

(Anforderer)

Lieferanten-

benutzer

Mail:„Aufmaß steht zur 2.

Freigabe an“

Aktion: „Aufmaß

ablehnen“

nein

Aktion: „Aufmaß

freigeben“

Kauf-männischeAbnahme

?

ja

Tech-nische

Abnahme?

nein

Mail:„Aufmaß wurde

abgelehnt“

Mail:„Aufmaß steht zur

Freigabe an“

LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)

Page 50: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 50

GLIEDERUNG

Page 51: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG (I)

Bei der automatischen Wareneingangsabrechnung (engl.: Evaluated ReceiptSettlement, ERS; dt.: Gutschriftverfahren) in der klassischen Material-beschaffung werden Wareneingänge ohne den Eingang einer Rechnung vom Lieferanten mit Hilfe der Informationen aus der Bestellung und aus den Waren-eingängen direkt abgerechnet

Der Lieferant kann über die Nachrichtenfindung per Druck, Fax, EDI oder E-Mail über die abgerechneten Wareneingänge in Form einer Gutschriftsanzeigeinformiert werden

Voraussetzung für die Automatische Wareneingangsabrechnung mit einem Lieferanten ist

zum einen, dass das Kennzeichen „Auto WEAbr Lieferung“ im Kreditorenstammsatz des entsprechenden Lieferanten markiert ist und

Anmerkung: Dieses Kennzeichen kann nur in Verbindung mit dem Kennzeichen „WE-bez. RechnPrüfung“ gesetzt werden

zum anderen, dass das Kennzeichen „Auto WEAbrech“ an der Bestellposition gesetzt ist

BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN

Page 52: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

KENNZEICHEN IM KREDITORENSTAMMSATZ

BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN

Page 53: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN

KENNZEICHEN AN DER BESTELLPOSITION

Page 54: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG (II)

Die Abrechnung kann abgegrenzt werden, unter anderem nach den Buchungs-terminen der Wareneingänge, nach dem Lieferanten oder nach Bestellungen

Für die Erstellung der Rechnungsbelege sind folgende Möglichkeiten einstellbar:

Ein Rechnungsbeleg pro Lieferant

Ein Rechnungsbeleg pro Bestellung

Ein Rechnungsbeleg pro Bestellposition

Ein Rechnungsbeleg pro Leistungserfassungsblatt

Grundlage sind dabei die abgenommenen Leistungserfassungsblätter (Waren-eingänge) und die Bestellungen

BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN

Page 55: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG –GUTSCHRIFTSERSTELLUNG ÜBER TRANSAKTION MRRL

BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN

Page 56: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

GUTSCHRIFTVERFAHREN – GUTSCHRIFTSANZEIGE

BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN

Page 57: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

BELEGFLUSS NACH GUTSCHRIFTSERSTELLUNG

BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN

Page 58: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 58

GLIEDERUNG

Page 59: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

LESSONS LEARNED

Zwei Systemlandschaften (SAP ERP Backend System und Lieferanten Web Application Server) zur Realisierung der Lösung erforderlich

Systemübergreifende Prozessabwicklung erfordert umfangreiches Basis-Customizing (RFC-Verbindungen, WebServices, WebService-Aliase, Rollen und Berechtigungen für Service- und Produktivbenutzer, …)

Frühe Einbeziehung der Lieferanten (z.B. Forderung nach „Referenznummer Lieferant“ im Aufmaß)

Abwicklung im Gutschriftverfahren birgt steuerrechtliche Risiken, d.h. eine Ausfallrisiko-Bewertung der involvierten Lieferanten ist erforderlich

Vereinbarung über Anwendung des Gutschriftverfahren zwischen Besteller und jedem Lieferanten ist erforderlich

Hochintegrativer Prozess erfordert intensive Abstimmungen zwischen den Bereichen Instandhaltung, Einkauf, Kreditorenbuchhaltung, Steuerabteilung, Rechtsabteilung und den involvierten Lieferanten

ERFAHRUNGEN

Page 60: Lieferantenportal im SAP basierten Facility Management bei Heraeus

Über oxando

Die oxando GmbH ist ein Soft-ware- und Beratungshaus, das sich auf die Bereiche Instand-haltung, Service Management, Mobile Business und IT Service Management auf Basis von SAP-Lösungen und -Technologien spezialisiert hat mit• Erfahrung aus über 200

Projekten in mehr als 20 Jahren

• Best Practices in Instand-haltung und Service Management

• Ausgezeichnete Prozess-und SAP-Expertise

Kontakt

oxando GmbHKonrad-Zuse-Ring 1268163 Mannheim

Telefon: 0621 / 860 860 - 0E-Mail: [email protected]

www.oxando.com

PARTNER BEI DER UMSETZUNG