LISUM Agentur für Prozessberatung 1 PROJEKTMANAGEMENT Baustein 4.

LISUM Agentur für Prozessberatung

1

PROJEKTMANAGEMENT

Baustein 4


2

Standortbestimmung

Planung und

Umsetzungkonkreter

Maßnahmen

Zieleformulieren

Auswahl von Maßnahmen

Leitbild

Bestandsaufnahme

Interne Evaluation


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Übersicht

Was ist ein Projekt ?

Was ist Projektmanagement ?

Projektzielformulierung

Netzplan (NP)Arbeitspläne

ProjektstrukturplanControlling


4

Was ist ein Projekt ?

Ein Projekt ist ein zeitlich befristetes Vorhaben, das keine Routinetätigkeit ist.

Kennzeichen von Projekten:

� Klare Zielsetzung

� Zeitlich klare Abgrenzung [Anfang und Ende stehen fest]

� Hoher Grad an Komplexität

� Beteiligung mehrer Personen/Gruppen

� Projektspezifische Organisation


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Phasen eines Projekts

Die vier Phasen eines Projekts:

Definition Planung Aktion Abschluss

Zielklärung

Rahmen definieren

Voraussetzungen klären

Aufgaben strukturieren

Aktivitäten koordinieren und zeitlich planen

Aufgaben und Rollen im Projektteam klären

Steuerung

Kommunikation

Information

Auswertung


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Phasen eines Projekts

Die Praxis sieht häufig so aus:

Definition Planung Aktion ?Je mehr Zeit Sie in die ersten beiden Phasen der Definition und der

Planung investieren, desto größer ist die Erfolgschance Ihres Projekts.

„Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon“


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Was ist

Projektmanagement ?

Projektmanagement bedeutet, die Elemente eines Planungsprozesses in eine angemessene Reihenfolge zu bringen.

Vorgehen

Zeitaufwand

Kosten

TerminePersonal

Kontrolle

Ziele


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Was ist

Projektmanagement ?

Die Stärken der Methode liegen darin, dass die richtigen [notwendigen] Fragen zur richtigen Zeit gestellt werden.

Außerdem in der� Überschaubarkeit [durch Visualisierung]� Möglichkeit der Kontrolle� Zielorientierung� Abwägbarkeit hinsichtlich des Aufwandes� Transparenz [und damit möglichen Akzeptanz]� Selbsttragfähigkeit [macht inhaltliche Schwächen offenbar und korrigierbar]


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Wie funktioniert

Projektmanagement ?

Thema/Problem

Netzplan (NP)

Projektziel-formulierung

2. Terminabstimmung

Arbeitspläne

Projektstruktur-plan (PSP)

1. Aufbaulogik

Controlling

2. Ordnen

4. Zeit und Kosten schätzen

3. Markieren

1. Brainstorming


10

Wie funktioniert

Projektmanagement ?

Thema/Problem

Netzplan (NP)


2. Terminabstimmung

Arbeitspläne


1. Aufbaulogik

Controlling

2. Ordnen


3. Markieren

1. Brainstorming


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Projektthemen auswählen

1. Möglichkeit [deduktiv]:

2. Möglichkeit [induktiv]:

Leitbild Konkrete Ziele [unter Beachtung der Bestandsaufnahme]

Bestandsaufnahme Konkrete Ziele [unter Beachtung des Leitbildes]


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Wie funktioniert

Projektmanagement ?

Thema/Problem

Netzplan(NP)


2. Terminabstimmung

Arbeitspläne


1. Aufbaulogik

Controlling

2. Ordnen


3. Markieren

1. Brainstorming


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Was ist ein Ziel ?

Ein Ziel ist die gedankliche Vorwegnahme eines gewünschten Zustandes, der in der Zukunft liegt.

L

E

I

T

B

I

L

D

PROJEKTZIEL

I

S

T

M

E

I

L

E

N

S

T

E

I

N

M

E

I

L

E

N

S

T

E

I

N

30.04.05 30.06.0830.06.05 30.9.05 30.10.05

Bestands-aufnahme

Projekt-

zielOrganisations

ziel


14

Projektziele formulieren

S

M

A

R

T

PEZIFISCH

ESSBAR

KZEPTIERT

EALISTISCH

ERMINIERT

Ziele sind grundsätzlich schriftlich zu fixieren!


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Ziele formulierenCheckliste

Kriterium Ja Nein

Spezifisch, Konkret [kein Spielraum für Interpretationen] O OMessbar, überprüfbar O OAkzeptiert, wertvoll, von allen mitgetragen O ORealistisch, erreichbar O OTerminiert O OMit eigener Leistung erreichbar, unter eigener Kontrolle O O


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Wie funktioniert

Projektmanagement ?

Thema/Problem

Netzplan (NP)


2. Terminabstimmung

Arbeitspläne


1. Aufbaulogik

Controlling

2. Ordnen


3. Markieren

1. Brainstorming


17

Wie entwickelt man einenProjektstrukturplan (PSP) ?

1. Phase: Brainstorming


18


2. Phase: Ordnen

Verschiedenheit

zergliederung


19


3. Phase: Markieren

?bedeutet:

unklarbedeutet: umstritten


20


4. Phase: Zeitbedarf und Kosten schätzen

6

4

2

31

6

1

3

2

5


21


5. Phase: Projektstrukturplan


22

Wie funktioniert

Projektmanagement ?

Thema/Problem

Netzplan (NP)


2. Terminabstimmung

Arbeitspläne


1. Aufbaulogik

Controlling

2. Ordnen


3. Markieren

1. Brainstorming


23

Wie entwickelt man einenNetzplan (NP) ?

1. Phase: Aufbaulogik

Ziel

zeitgleich

nacheinander


24


2. Phase: Termine abstimmen

Ziel

April Mai Juni Juli August September Oktober November


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3. Phase: Personen zuordnen

A+K+L

A+K

N

A+K

L+B

A

R+L+SL+B

K+RZiel

N

April Mai Juni Juli August September Oktober November


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4. Phase: ArbeitsübersichtApril Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Summe

A 4 6 4 9 7 4 6 40

K 4 6 4 11 7 4 6 42

L 4 9 6 10 5 6 9 49

B 9 6 10 25

N 7 12 8 5 3 35

R 11 5 6 9 31

S 5 6 9 20Summe 12 37 32 51 0 37 31 42 242


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Wie funktioniert

Projektmanagement ?

Thema/Problem

Netzplan (NP)


2. Terminabstimmung

Arbeitspläne


1. Aufbaulogik

Controlling

2. Ordnen


3. Markieren

1. Brainstorming


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Arbeitsplan

Wer? Wann? Was? Geplante Zeit

Gebrauchte Zeit

A

K

L

B

N

R

S


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Wie funktioniert

Projektmanagement ?

Thema/Problem

Netzplan (NP)


2. Terminabstimmung

Arbeitspläne


1. Aufbaulogik

Controlling

2. Ordnen


3. Markieren

1. Brainstorming


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ControllingPhasenkonzept

Auswahl der sinnvollsten Maßnahmen – Planung revidieren

Durchführung bis zum nächsten Meilenstein

Ziele, Projektplanung, Meilensteine erstellen

Kontrolle: SOLL-/IST-Vergleich: Abweichungen feststellen

Beurteilung der Bedeutung der Abweichung

Daten und Fakten abweichungsbezogen zusammentragen

Analyse der Ursachen für die Abweichung

Lösungs- und Steuerungsmöglichkeiten erarbeiten

Hilfsfragen

Gibt es Abweichungen?

Welchen Einfluss hat die Abweichung?

Was sind die Fakten ?

Warum trat die Abweichung auf ?

Was könnten wir tun ?

Was werden wir tun ?

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