I-CH M167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchfhrenModul fr die Lehrgnge Informatiker/in mit eidg. Fachausweis

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Handlungskompetenz I-CH Anforderungen fr den Einsatz von Informatikmitteln formulieren

sowie den Evaluationsprozess einleiten und durchfhren. Kundenbedrfnisse, Geschftsprozesse und Rahmenbedingungen bercksichtigen. Vorausgesetzte Kenntnisse Grundlagen der Betriebswirtschaft Grundlagen des Projektmanagements Phasenmodell fr Informatikprojekte Elemente des Projektantrags und des Projektauftrags Beschreibung von Geschftsprozessen Erhebungstechniken und deren EinsatzSeite 2

Anforderung ableiten und Evaluation durchfhren Einfhrung - Methodisches Vorgehen

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Lebenszyklen von IT-Systemen Arbeitsplatzsysteme (PCs und Terminals) Hintergrundsysteme (z.B. Server fr Arbeitsgrp.) Unternehmensweite Hintergrundsysteme Systemsoftware (Funktionalitt) Applikationssoftware (Funktionalitt) Daten, Dokumente

2 3 Jahre 3 5 Jahre 5 7 Jahre 8 15 Jahre 8 15 Jahre > 10 Jahre

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Beschaffungsgrnde Untersttzung neuer Einsatzgebiete Erhhte Kapazittsanforderungen an die IT-Systeme Ablsung wegen berkapazitten, hervorgerufen durch Outsourcing Geschftsaufgabe von Herstellern Ablsung der kostenintensiven Eigenentwicklung durch

Standardsoftware Organisatorische Grnde: Neues Produkt (Time to Market) Kosten und Nutzen berlegungen Optimierung der Prozesse Medienbrche eliminieren Bildung neuer OrganisationsstrukturenSeite 5

Anwendbarkeit der Methodik Die Evaluationsmethodik lsst sich fr verschiedenste

Ausgangslagen und Beschaffungsarten anwenden: Erst- bzw. Neubeschaffungen Ersatzbeschaffungen Ausbau bestehender Systeme Realisierung und Nutzung von Outsourcing-Lsungen Beschaffung von kompletten Lsungen oder einzelnen Lsungskomponenten Beschaffung einzelner Hardwarekomponenten Beschaffung von Standardsoftware oder Individuallsungen Bezug von DienstleistungenSeite 6

Beschaffung vs. Eigenentwicklung Personal

Funktionalitt

weniger Personal kleinere Teams weniger eigene Spezialisten gute Berater notwendig

eingeschrnkter individuelle Wnsche weniger erfllbar

Kosten

Zeitbedarf

krzere Projektzeiten kleinerer Planungsaufwand Einhaltung der Planung

gnstiger besser abschtzbar kaum berraschungen

Sicherheit

Risiko

normalerweise hoch

bei ntiger Sorgfalt kleinerSeite 7

Evaluation im Projektablauf Lebensphasen einer Informatiklsung (nach Schreiber)Anstoss Projektidee Vorstudie

Konzeption Betrieb Wartung Evaluation

Ablsung

Realisierung

Rahmenorganisation

System planen, realisieren, einfhrenImplementierung Start neues System

System betreiben, warten System ablsen, entsorgen

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Lebenszyklen von IT-Systemen (Darstellungsvariante)

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Evaluation im Projektablauf Phasenmodell ProjektAbnahme Einfhrung Betrieb

Detaillierungs- und Konkretisierungsgrad

hoch Rahmenorg. Realisierung

Entscheid? mittel Evaluation Konzeption Entscheid? tief Projektidee Vorstudie

Projektbeginn = Meilensteinentscheide

Zeitachse

Funktionsabnahme

Beginn Evaluation

Ende Evaluation

Projektende

Leistungsabnahme

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Das Phasenmodell Projekt (Darstellungsvariante)

Abgrenzung

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Phasen und Meilenstein-Ergebnisse Vorphase Idee

Projektantrag Vorstudie Machbarkeitsstudie Hauptstudie Konzept Evaluation Entscheid fr die beste Lsung. Realisierung Detailkonzept / Detailspezifikation Phase Rahmenorganisation auf die zuknftige Lsung angepasste Rahmenorganisation Implementierung installiertes und betriebsbereites System Abnahme optimierte Gesamtsystem und Abnahmeprotokoll

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Phase Projektidee Die Schritte und Arbeitsergebnisse Ideen zur Initialisierung eines Projekts werden konkretisiert.

Die anzustrebende Lsung wird skizziert: Ausgangslage Ziele Lsungsideen Auswirkungen Kostenschtzungen Nutzen Projekt wird grob geplant: zweckmssige Projektorganisation weiteres Vorgehen Resultat = ProjektantragSeite 13

Phase Vorstudie Die Schritte und Arbeitsergebnisse Die Ausgangslage bzw. Situation wird aus einem hohen

Betrachtungsniveau analysiert: Projekt abgrenzen Ziele und wichtigste Anforderungen formulieren mgliche Szenarien durchspielen Lsungsanstze aufzeigen Projekt detaillierter planen Risiken abschtzen Angaben zu Kosten und Nutzen vertiefen Resultat = Machbarkeitsstudie

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Phase Konzeption Die Schritte und Arbeitsergebnisse Diese Phase beinhaltet die folgenden Aktivitten:

Situation und Chancen analysieren Rahmenbedingungen przisieren Ziele und Anforderungen konkretisieren Lsungsvarianten entwickeln und bewerten fachliche und systemtechnische Konzepte grob entwerfen Realisierungseinheiten (Arbeitspakete) bilden Angaben zur Rahmenorganisation machen Kostenvorschau fr die Umsetzung erstellen Nutzen ermitteln Risiken bewerten Projektplan anpassen Resultat = KonzeptSeite 15

Phase Evaluation : Die ArbeitsschritteAbgrenzung

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Phase Evaluation Die Schritte und Arbeitsergebnisse (1)Arbeitsschritt Resultate

Pflichtenheft erstellen

Pflichtenheft mit folgendem Inhalt Ausgangslage Ist-Situation Ziele Anforderungen Mengengerst Vorgaben zum Aufbau der Offerte Administratives Fragenkatalog Bewertungsdokumentation mit Kriterienkatalog Bewertungsliste Bewertungsmassstab KO-KriterienlisteSeite 17

Bewertungsdokumente erstellen

Phase Evaluation Die Schritte und Arbeitsergebnisse (2)Arbeitsschritt Resultate

Offerten einholen

Auswahlliste der Anbieter Offerten Offertstellerprofile

Grobevaluation Detailevaluation

Offerten Rangfolge Kosten pro Offerte Kosten / Nutzenverhltnis pro Offerte Evaluationsbericht Entscheidungsgrundlagen Zusammenfassung SWOT-Analyse (Strken, Schwchen, Chancen, Risiken) Risikobewertung Kosten / Nutzen-bersicht

Entscheid Vertrag

Zur Realisierung ausgewhlte Variante VertragsdokumenteSeite 18

Phase Realisierung Die Schritte und Arbeitsergebnisse Diese Phase beinhaltet die folgenden Aktivitten:

Detailkonzept und Detailspezifikationen erarbeiten modellierte Prozesse detaillierte Input- und Outputspezifikationen

Systemdesign inkl. Migrationskonzept erstellen Konstruktion der Datenbank und der Systemmodule

Programmierung und Parametrisierung (Customizing) ausfhren, inkl. Tests und Dokumentation Resultate Detailkonzept und Detailspezifikationen ausgetestete Applikationssoftware mit ihrer DokumentationSeite 19

Phase Rahmenorganisation Die Schritte und Arbeitsergebnisse Diese Phase beinhaltet die folgenden Aktivitten:

Umfeld an vernderte Prozesse, Arbeitsinhalte und Strukturen anpassen organisatorische Massnahmen bauliche und infrastrukturelle Ausfhrungen Sicherheits- und Schutzmassnahmen Ausbildungs- und Betreuungsprogramme

Betriebskonzepte und Betriebshandbcher erstellen

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Phase Impementierung (Einfhrung) Die Schritte und Arbeitsergebnisse Diese Phase beinhaltet die folgenden Aktivitten:

Einfhrungs- und Schulungskonzept erstellen Systemplattform und Softwarekomponenten installieren Schulungen durchfhren Datenbestnde migrieren und Datenaufbau bewerkstelligen Tabellen fr Systemsteuerung und Zugriffsrechte einrichten Tests durchfhren Funktionen abnehmen und produktiven Betrieb aufnehmen Resultate installiertes und betriebsbereites Gesamtsystem gengend ausgebildetes Personal Protokoll der FunktionsabnahmeSeite 21

Phase Abnahme Die Schritte und Arbeitsergebnisse Diese Phase beinhaltet die folgenden Aktivitten:

produktives System optimieren Benutzbarkeit und Leistungsvermgen verbessern Fehler und Mngel beheben Systemverhalten stabilisieren (Verfgbarkeit)

Gesamtsystem abnehmen 3 - 6 Monate nach Funktionsabnahme Resultate produktives Gesamtsystem Protokoll der Leistungsabnahme

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Anforderung ableiten und Evaluation durchfhren Phase Evaluation Ergebnisse erarbeiten

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Detailplanung Phase - Evaluationsschritte festlegen

Bewertungsdokumente Offerten einholen

Evaluation im engeren Sinne Grobevaluation Detailevaluation

Start

Pflichtenheft

Entscheid

Vertrag

Alternativen bewerten Beginn Evaluation Zeitachse Ende Evaluation

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Start: Der Phasenauftrag fr die Evaluation Projektname Ausgangslage/Problemstellung Grobziele Aufgabenstellung Gestaltungsbereich / Projektorganisation Termine / Meilensteine Budgetrahmen / Finanzielles Auskunft / Informationspflicht Genehmigung des Auftrages

Lsungsumriss, Abgrenzung Rahmenbedingungen /

Restriktionen

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Meilensteinplan erstellenDatum geplant 15.10.2003 15.12.2003 31.12.2003 31.12.2003 15.02.2004 28.02.2004 15.03.2004 15.04.2004 30.04.2004 15.05.2004 31.05.2004 Ablauf Meilenstein Evaluation ist vorbereitet Pflichtenheft ist erstellt Bewertungsdokumente sind erstellt Anbieter sind ausgewhlt Offerten sind eingetroffen Offerten sind bereinigt Grobevaluation ist abgeschlossen Detailevaluation ist abgeschlossen Evaluationsbericht ist erstellt Interner Entscheid ist gefllt Vertrag ist abgeschlossen E I I E EFunktionen A = arbeitet mit E = entscheidet alleine e = entscheiden gemeinsam P = steuert Prozess B = wird befragt I = wird informiert

PA I E I E

Verantwortlichkeiten PL KT RT BER P P P P P P P P P P P A A A A B I B B B B B I B B B B B B A A A A I B I B B B I B

BV I A A I A A A I B I

Datum erledigt

Verantwortlichkeiten PA = Projektausschuss PL = Projektleitung KT = Kernteam RT = Reviewteam BER = Beratung BV = Benutzervertretung

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Dokumentenmanagement Gliederung des Evaluationshandbuchs Auftrag und Zielsetzung Projektorganisation Projektplan Projektberichtswesen Korrespondenz Pflichtenheft Bewertungsdokumente Ergebnisse der Grob- / Detailevaluation Evaluationsbericht Antrag, weiteres Vorgehen Vertragsentwrfe Diverse UnterlagenSeite 27

Anforderungskatalog: Anforderungen spezifizieren Begriff der Anforderung Eine Anforderung ist eine Bedingung oder Fhigkeit, die von einer

Person zur Lsung eines Problems oder zur Erreichung eines Ziels bentigt wird. Eine Anforderung ist eine Bedingung oder Fhigkeit, die eine

Software erfllen oder besitzen muss, um einen Vertrag, eine Norm oder ein anderes, formell bestimmtes Dokument zu erfllen.

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Anforderungen spezifizieren - VorgehensschritteAnforderungen spezifizierenInformation

Anforderungen gewinnen

verfeinern

Anforderungen dokumentieren

korrigieren

Anforderungen prfen

Anforderungskatalog

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Anforderungen gewinnen wichtigste Beteiligte kennen und einbeziehen Problem kennen, das zum Projekt gefhrt hat wichtigste Systemziele identifizieren fr jedes Ziel festhalten, zu welchem Geschftsziel es einen Beitrag

leistet bzw. welchen Nutzen die Beteiligten daraus ziehen Schlsselbegriffe des Systems und der Anwendungsbereiche kennen und in einem Glossar dokumentieren Hauptfunktionen identifizieren Rahmenbedingungen und Risken identifizieren

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Anforderungen gewinnen Beteiligtenanalyse (stakeholder analysis) Wer hat in welcher Rolle mit dem zu erstellenden System zu tun? Wer kann oder muss die Anforderungen an das System

formulieren? Wer stellt die Anforderungen an den Projektablauf? Wer kann oder muss die Rahmenbedingungen vorgeben?

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Anforderungen gewinnen Zielanalyse (goal analysis) Welches sind die bergeordneten Ziele (Visionen, Geschftsziele)

fr das anstehende Vorhaben? Welche konkreten Ziele lassen sich daraus ableiten? Welchen Nutzen hat welcher Beteiligte von der Erreichung eines oder mehrerer Ziele? Wie wird die Zielerreichung festgestellt? Gibt es Zielkonflikte? Wenn ja, welche Ziele sind zu priorisieren?

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Anforderungen gewinnen wahrzunehmende Aufgaben Wnsche und Bedrfnisse der Projektkunden erkennen, analysieren

und darstellen den Projektkunden Mglichkeiten aufzeigen, wenn diese sie nicht selbst erkennen nur wenn notwendig den Ist-Zustand erheben zum Verstehen der Arbeit und der Bedrfnisse der Benutzer zur Ermittlung von Strken und Schwchen zur bernahme von Teilen aus dem bestehenden System bei Produktentwicklungen das Marktpotenzial klren Rahmenbedingungen erkennen, analysieren und dokumentieren

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Anforderungen gewinnen Schwierigkeiten Schwierigkeiten

Erwartungs- und Begriffsdiskrepanzen beim Projektkunden Projektkunden wissen zwar, was sie wollen, knnen ihre Vorstellungen aber nicht formulieren Projektkunden wissen nicht, was sie wollen Beteiligte verfolgen verdeckte Ziele, die sie absichtlich nicht offen legen

Anforderungsgewinnung ist also immer verbunden mit:

Aufgabenklrung Konsensbildung Konflikterkennung und -lsungSeite 34

Anforderungen gewinnen Anforderungen aus Dokumentenstudium Dokumente auf Anforderungen analysieren:

Objekte der verschiedenen Anwendungsbereiche strukturorientiert, Geschftsobjektmodell Prozesse der Anwendungsbereiche mit ihren auslsenden Ereignissen und den entsprechenden Reaktionen darauf prozessorientiert, Geschftsprozessmodell Interaktion zwischen systemexternen Akteuren und System Anwendungsflle (use cases)

Ereignis/Reaktionsanalyse:

alle auslsenden Ereignisse auflisten, welche eine Reaktion des Systems erfordern fr jedes Ereignis die erforderlichen Reaktionen festlegen das gewnschte Systemverhalten bestimmen (Prozesse)Seite 35

Anforderungen gewinnen Erhebungstechniken

Workshop Interview Umfrage, Fragebogen Auswertung von Problemmeldungen und Kundenreklamationen Beobachtung der Benutzer Rollenspiel Analyse von Beispielen Arbeit mit Prototypen Benchmarking Marktstudien

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Anforderungen prfen Abweichungen von der geforderten Qualitt erkennen und

bereinigen mglichst viele Fehler, Lcken, Unklarheiten, Mehrdeutigkeiten, etc. finden und beheben Konflikte zwischen Forderungen verschiedener beteiligter Personen erkennen und lsen verdeckte Wnsche, Erwartungen und Befrchtungen erkennen und thematisieren

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Arten von Anforderungen funktionale Anforderungen

Anforderungen nach gewnschten funktionalen Leistungen, Ablufen, Algorithmen und Daten nicht-funktionale Anforderungen Verhaltenseigenschaften, die von den Funktionen und Daten gewhrleistet werden mssen Rahmenbedingungen fr das System Vorgaben und Wnsche, die fr das ganze System gelten Projektrahmenbedingungen Bedingungen und Einschrnkungen, unter denen das Projekt durchgefhrt wirdSeite 38

Anforderungen an die Software-Qualitt Funktionalitt

Angemessenheit, Richtigkeit, Interoperabilitt, Ordnungsmssigkeit, Sicherheit Zuverlssigkeit Reife, Fehlertoleranz, Wiederherstellbarkeit Benutzbarkeit Verstndlichkeit, Erlernbarkeit, Bedienbarkeit Effizienz Zeitverhalten, Verbrauchsverhalten nderbarkeit Modifizierbarkeit, Stabilitt, Analysierbarkeit, Prfbarkeit bertragbarkeit Anpassbarkeit, Installierbarkeit, Konformitt, AustauschbarkeitSeite 39

Beschreibung der Anforderung im Katalog eindeutige Anforderungsnummer Beschreibung der Anforderung in einem ganzen Satz Prioritt der Anforderung optional: Begrndung der Anforderung bzw. der Bedeutung

derselben Prfkriterien zur Feststellung des Erfllungsgrads Quelle der Anforderung Abhngigkeiten zu anderen Anforderungen Verweise auf weitere Informationen oder Materialien, welche die Anforderung verdeutlichen

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Struktur des AnforderungskatalogsRahmenbedingungen fr das System Systemzweck, Projektkunden und Betroffene, Systembenutzer, Rahmenbedingungen fr das Projekt, Namenskonventionen und Definitionen, relevante Fakten, Annahmen 2. funktionale Anforderungen Systemabgrenzung, Anforderungen an Funktionen und Daten des Systems 3. nicht-funktionale Anforderungen Oberflchenanforderungen, Benutzbarkeitsanforderungen, Performance, Durchsatz, Sicherheit, operationelle Anforderungen, Wartungs- und Portierungsanforderungen, Zugriffsschutzanforderungen, politische und gesetzliche Anforderungen 4. Projektrahmenbedingungen offene Punkte, neue Probleme, Aufgabenplanung, Inbetriebnahme und Migration, Risiken, Benutzerdokumentation, Warteraum1.Seite 41

Anforderungskatalog Basis: Systemabgrenzung (Kontextdiagramm)TeilnehmerBesttigung RechnungWerbematerial

BuchhaltungRechnungskopie

Anmeldung

Schulsekretariat

InformationsflussSeite 42

Anforderungskatalog Anforderungen - Grobstruktur Applikationsbezogene Anforderungen

Sie beschreiben das System aus Anwendersicht. Anbieterbezogene Anforderungen

Bei den anbieterbezogenen Anforderungen werden vor allem Leistungen und Einrichtungen welche die Anbieter zu erfllen resp. zu erbringen haben beschrieben. Systemtechnische Anforderungen

Wir beschreiben hier lediglich technische Standards welche einzuhalten sind wie z.B. welche Betriebssoftware oder welches Datenbanksystem untersttzt werden soll.

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Anforderungskatalog Anforderungen - Strukturierung Applikationsbezog. Anforderungen Gesamtapplikation Benutzbarkeit Datenmodell

Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3

Anbieterbezogene Anforderungen Generelle Merkmale Softwarehersteller Hardwarehersteller

Systemtechnische Anforderungen Systemkonzept Hardwarekomponenten Hintergrundsysteme Arbeitsplatzsysteme

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Anforderungen formulieren Vor- und Nachteile der natrlichen Sprache Vorteile

ist leicht zu erstellen kann von allen Beteiligten ohne Schulung gelesen werden ist ausdrucksmchtig

Nachteile

ist unbersichtlich Zusammenhnge sind schwer erkennbar ist fehlertrchtig mehrdeutig, unklar, inkonsistent, widersprchlich ist vielfach redundant sind schwierig zu prfenSeite 45

Anforderungen dokumentieren allgemeine Regeln zu jedem geforderten Resultat sind die Funktion und die

Eingabedaten zu spezifizieren mgliche Ausnahmesituationen aufzeigen Annahmen aufdecken und explizit formulieren Leistungs- und Qualittsanforderungen quantitativ spezifizieren

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Anforderungen spezifizieren Priorisierung von Anforderungen Nicht alle Anforderungen sind fr ein Unternehmen von gleicher

Bedeutung:

MUSS unverzichtbare Anforderung SOLL wichtige Anforderung, auf welche bei zu hohen Kosten verzichtet werden kann WUNSCH schn zu haben, jedoch von geringer Bedeutung

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Anforderungen spezifizieren Vorteile von guten Anforderungen zufriedenere Projektkunden krzere Durchlaufzeiten (Projektdauer) geringere Projektrisiken zuverlssigere Schtzungen fr Termine und Kosten

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Merkmale gut formulierter Anforderungen Adquatheit das beschreiben, was der Projektkunde will bzw. braucht Vollstndigkeit alles beschreiben, was der Projektkunde will bzw. braucht Widerspruchsfreiheit Anforderungen sind sonst nicht realisierbar Verstndlichkeit fr Projektkunden und Projektbeteiligte Eindeutigkeit zwecks Vermeidung von Fehlern bzw. Fehlinterpretationen Prfbarkeit feststellen, ob das realisierte System die Anforderungen erflltSeite 49

Anforderung ableiten und Evaluation durchfhren Pflichtenheft

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Detailplanung Phase - Evaluationsschritte festlegen

Bewertungsdokumente Offerten einholen

Evaluation im engeren Sinne Grobevaluation Detailevaluation

Start

Pflichtenheft

Entscheid

Vertrag

Alternativen bewerten Beginn Evaluation Zeitachse Ende Evaluation

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Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - Inhalt Ausgangslage Ist-Zustand Ziele Anforderungen Mengengerst und Verarbeitungshufigkeiten Aufbau und Inhalt der Offerte Administratives Fragenkatalog

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Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - Ausgangslageberblick ber die Organisation sowie das Umfeld geben, das vom Beschaffungsvorhaben betroffen ist Angaben zum Unternehmen

Branche und Zweck des Unternehmens, Standorte im In- und Ausland, Produkte und Dienstleistungen, Geschftspartner (Kunden, Lieferanten), Unternehmensziele, kritische Erfolgsfaktoren, Grsse, Marktstellung (Umsatz, Anzahl Beschftigte), Organisationsstruktur Organisation der Informatik Einbettung der Informatik im Unternehmen, Struktur und Grsse der eigenen Informatikorganisation, Leistungen von Outsourcing-Partnern, Verteilung von Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen, Leitbild der Informatik Anstoss fr die Beschaffung ProjektorganisationSeite 53

Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - Ist-ZustandLsung optimal auf das Kundenproblem sowie die vorhandenen Systeme und Infrastrukturen ausrichten Aufbauorganisation

Organisationsstruktur, Personal, Strken und Schwchen Prozessorganisation und Anwendungen bersicht ber Geschftsprozesse, Detailangaben pro Geschftsprozess, Prozessablufe, Anwendung Systemplattformen IT-Standards, Hintergrundsysteme, Arbeitsplatzsysteme, Kommunikationsinfrastruktur brige technische Infrastuktur Ablage, Archive, Mikrofilm, Telefonzentralen, Verpackungsautomaten, Telefax-GerteSeite 54

Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - ZieleZiele, welche mit der Beschaffung erreicht werden sollen nutzenrelevante Ziele

Kostenreduktionen, Effizienzsteigerungen, Qualittsverbesserungen, menschlich-soziale Ziele Ertragssteigerung Systemziele Global- und Teilziele, funktionale Leistung, Parametrisierbarkeit, Systemverfgbarkeit, Verarbeitungs- und Durchlaufzeiten Vorgehensziele Etappierung, Projektmanagementverfahren, Meilensteine, Kostendach

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Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - AnforderungenAnforderungen, welche von der zu beschaffenden Lsung erfllt werden sollen Rahmenbedingungen fr das System

Systemzweck, Projektkunden, Systembenutzer, Rahmenbedingungen fr das Projekt, Namenskonventionen, Fakten, Annahmen funktionale Anforderungen Systemabgrenzung, Anforderungen an Funktionen und Daten nicht-funktionale Anforderungen Oberflchen- und Benutzbarkeitsanforderungen, Performance, Sicherheit, operationelle Anforderungen, Wartungs- und Portierungsanforderungen, Zugriffsschutz, politische Anforderungen Projektrahmenbedingungen offene Punkte, neue Probleme, Aufgabenplanung, Inbetriebnahme und Migration, Risiken, BenutzerdokumentationSeite 56

Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - MengengerstDaten und deren Mengen, welche in das System einfliessen, dort zu verarbeiten und zu speichern und spter als Output auszugeben sind Datenbewegungen Datenbestnde Anzahl der Benutzenden

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Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - MengengerstDatenbewegungenAnzahl Datenbewegungen Eingaben Offertanfragen Kundenbestellungen Artikelpositionen Abfragen Lagerbestand Lieferantenrechnungen Ausgaben Offerten Auftragsbesttigungen Lieferscheine D D D 120 1200 2200 m m m 30 150 300 t t t 200 nachmittagsSeite 58

Anzahl Spitze Periode Bemerkungen

Datenart

Mittelwert 250 2200 4 200 15

Periode

D D D D I

m m

50 300 20

t t

09.00 - 11.00 Uhr 80% vormittags

t t

100

s

10.00 - 11.00 Uhr

Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - MengengerstDatenbestndeDatenbestnde Stammdaten Kunden Artikel Office-Dokumente Korrespondenz Prsentationsunterlagen Computeroutput Rechnungen/Gutschriften Lieferscheine Externe Dokumente Lieferantenrechnungen Mutationsbelege T T 11000 600 2 1 80000 600 2 ca. 7 J. speichern 1 ca. 1 J. speichernSeite 59

Datenart

Bestand 1. Jahr Anzahl 5000 20000 2000 150 20000 8000 3 40 2 2 Seiten

max. Bestand Anzahl 8000 25000 10000 7500 140000 8000 Seiten

Bemerkungen

D D O O T T

in 2 J. Maximum bleibt stabil 3 ca. 5 J. speichern 40 ca. 5 J. speichern 2 ca. 7 J. speichern 2 ca. 3 M. speichern

Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - MengengerstAnzahl der BenutzendenApplikation Typ ERP Teilapplikation Auftragsbearbeitung Fakturierung Lagerbewirtschaftung OA Schriftguterstellung eMail Anzahl Benutzende intensiv 20 5 55 20 80 gelegentlich 5 10 5 60 insgesamt 25 15 Abfrage letzte Fak 60 80 80 Bemerkungen

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Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - OfferteOfferten sollen so aufgebaut sein, dass sie vollstndig, transparent und leicht vergleichbar sind Vorstellen des Offertstellers Management Summary applikationsbezogene Angaben Angaben zur Systemplattform anbieterbezogene Angaben Preise und Kosten Anhnge

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Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - Administrativesadministrative Angaben im Zusammenhang mit der Beschaffung zwecks Klrung des Vorgehens Vertraulichkeit, Copyright, Rckgabe der Unterlagen Evaluationsschwerpunkte (Schwerpunkte der Bewertung) Budgetrahmen Rckfragen zum Pflichtenheft (Ansprechperson) Termine im Beschaffungsablauf

Abgabetermin des Pflichtenhefts, Abgabe der Offerten, Gesprche mit Offertstellern, Besichtigung von Referenzinstallationen, Evaluationsentscheid, geplanter Vertragsabschluss Abgabe der Offerte und weiteres Vorgehen an wen Offerten einreichen, Anzahl Exemplare, besondere Ansprche an die GltigkeitsdauerSeite 62

Pflichtenheft erstellen Aufbau des Pflichtenhefts - Fragenkataloggezielte Beantwortung einzelner Fragen an Stelle eines mhsamen Zusammensuchens von Informationen8. 8.28.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4

Wartung / Untersttzung Software-WartungWerden einfache Softwarefehler sofort behoben? Wie gelangen wir in einem solchen Fall zum neuen Programm? Mit welchen Fristen mssen wir bei schwierigen Fehlern rechnen? Wird die Benutzerdokumentation immer an den neuesten Stand der Programme angepasst? [] ja [] nein [] teilweise [] ber Datentrger [] ber Datenfernverarbeitung Dauer in Tagen: ______ [] ja [] nein [] teilweise

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Bewertungsdokumente erstellen Anforderungen und BewertungsdokumenteKriterienhierarchieGesamtbewertung Kriterienbereiche

Kriterienkatalog

Anforderungen des Pflichtenhefts

Pflichtenheft

Einzelkriterien

Teilkriterien

Hauptkriterien

Bewertungsliste

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Anforderung ableiten und Evaluation durchfhren Grob- und Detailevaluation Evaluationsentscheid

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Detailplanung Phase Evaluation und Entscheid

Bewertungsdokumente Offerten einholen

Evaluation im engeren Sinne Grobevaluation Detailevaluation

Start

Pflichtenheft

Entscheid

Vertrag

Alternativen bewerten Beginn Evaluation Zeitachse Ende Evaluation

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Evaluation als FiltersystemMarkt fr Informatikmittel

Vorfilter - Marktanalyse und Publikation- Marktkenntnisse - Vorausschreibung

Grobfilter

- Grobevaluation der Offerten- Vollstndigkeit, Gte der Offerte - KO-Kriterien - Erfllungsgrad Hauptkriterien - Kostenrahmen

Feinfilter

- Detailevaluation der Offerten- Nutzwertanalyse - Kostenermittlung - Kosten/Nutzen-Gegenberstellung - Risikoanalyse

optimale Lsung

- Auswahlentscheid- Antrag, Evaluationsbericht - Offerte, ev. Vertragsentwurf

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Auswahl der Anbieter fr Offertstellung Art der Anbieter

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Auswahl der Anbieter Direktes Verfahren Auswahl der Anbieter wird sehr stark durch Punkte, welche als Rahmenbedingung den Auswahlprozess beeinflussen, gesteuert. Offenes Verfahren Ausschreibung des Beschaffungsvorhaben in einschlgigen Presseorganen (Handelsamtsbltter, Tageszeitungen, Internet usw.) Selektives Verfahren Vorausschreibung (Kurzpflichtenheft abfassen Bildet ein Vorfilter fr die Evaluation Konzentration auf die erfolgsversprechensten Anbieter beim weiteren Vorgehen

Vorausschreibung

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Grobevaluation durchfhren Die VollstndigkeitskontrolleWir berprfen, in wieweit die Angaben, welche wir im Pflichtenheft unter dem Kapitel Aufbau der Offerte gefordert haben, auch vorhanden sind (Offertanalyse).

Ebenso wird die Gte der Offerte beurteilt(Klarheit, Verstndlichkeit, Darstellung der Sachverhalte usw. werden untersucht und als weiteres Selektionskriterium bewertet.

Die KO-KriterienSie bilden das Kernstck der Grobevaluation. Die Erfllung der KO-Kriterien ist fr das Weiterkommen eines Angebotes in unserem Evaluationsprozess Pflicht.

Die KostenSelbstverstndlich wird auch eine erste Kostenbeurteilung vorgenommen. Hier wird auch nur grob beurteilt, ob die Kosten den erwarteten Rahmen nicht sprengen.

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Bewertungsschema fr GrobevaluationBewertungsschema dient fr Eintragungen von Daten und Fakten sowie Kurzkommentare aus der groben Offertanalyse, um sich einen berblick zu verschaffen Gte der eingegangenen Offerten

formale Qualitt, Vollstndigkeit, Bezug zum Pflichtenheft, Darstellungsqualitt, Konsistenz Erfllung der KO-Kriterien Grobe Bandbreite der Erfllung der Hauptkriterien Kostenrahmen

Seite 71

Beispiel Grobbewertung Bewertungsmassstab (Skalierung) 4 = sehr gut, zu 100% erfllt 3 = gut, mit einigen, unwesentlichen Abstrichen erfllt 2 = ausreichend, mit sprbaren Abstrichen brauchbar 1 = schwach, mit erheblichen Abstrichen brauchbar 0 = nicht erfllt, nicht vorhanden, unbrauchbar

Ja / Nein-Entscheidungen zwingend die Werte 4 bzw. 0 vergeben

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Offerten prfen und grob vergleichen BewertungsschemaAspekte / Kriterien Gte der Offerten (formale Qualitt) Vollstndigkeit, Bezug zu Pflichtenheft Wertung Darstellungsqualitt, Konsistenz Wertung Erfllung der KO-Kriterien Lsung muss sich vollstndig auf IT-Standards absttzen Lsung muss Web-Clients untersttzen Systemverfgbarkeit muss gewhrleistet werden knnen Bandbreite der Erfllung der Hauptkriterien Globale Kriterien Applikation Systemplattform Firmenmerkmale Dienstleistungen Projektmanagement Meilensteine Vertragliche Gewhrleistungen Wertung Angaben zum Kostenrahmen Investitionen Betriebskosten Gesamtwertung Offerte 1 Offerte 2 Offerte 3

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Offerten prfen und grob vergleichen grobe OffertbeurteilungOfferten Kriterien fr Grobbeurteilung

1

2

3

4

5

6

Gte der Offerte

Erfllung der KO-Kriterien Erfllungsgrad der Hauptkriterien Kostenrahmen (Preisattraktivitt)Offerten 2,3 und 6 scheiden aus

hoch

mittel tief Offerten 1,4 und 5 verbleiben fr Detailevaluation

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Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Schritte der DetailevaluationErkenntnis- und KonkretisierungsgradErgebnisanalyse Offertnachbesserung Kostenermittlung Bewertung (Nutzwertanalyse) Kosten/ Nutzwert Risikoanalyse

vertiefte Offertanalyse Informationsaufbereitung

ZeitachseSeite 75

RangreihenverfahrenNr. 1 2 3 4 5 Lsungs variante Ford Opel Audi BMW Renault Mller 2 1 3 4 5 Meier 5 4 1 2 3 Huber Tobler Summe 3 5 2 4 1 2 4 1 5 3 12 14 7 15 12 n 2 4 1 5 3 Rang 2.5 4 1 5 2.5

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Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Nutzwertanalyse - BewertungslisteBewertungsliste fr Offerte Kriterien 1111 Applikatorische Integration Schnittstellen zur durchgngigen Untersttzung aller Geschftsprozesse Automatischer Datenaustausch zwischen Teilapplikationen Ganzheitliches, redundanzarmes Datenmodell Koordinierte Datenbewirtschaftung 3 3 2 3 12 12 8 12 44 1112 Einheitlichkeit, Konsistenz Einheitliches "look and feel" Konsistenter Dialogaufbau Applikationsbergreifende, gleiche Handhabung 2 2 3 8 8 12 28 1121 Benutzbarkeit Klare, bersichtliche Darstellung Sofortige Plausibilittstests bei Eingaben mit Fehleranzeige Vorschau fr alle Ausdrucke Selbsterklrungsfhigkeit 2 3 2 2 8 12 8 8 36 unwichtig wichtig sehr wichtig 1 2 3 Erfllungsgrad P Erfllungsgrad P Erfllungsgrad P Gewicht G Maximale Sollpunkte Fakten, Bemerkungen Bewertung Note N GxN

nicht erfllt, nicht vorhanden schwach erfllt ausreichend erfllt gut erfllt sehr gut erfllt

0 1 2 3 4

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Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Nutzwertanalyse - KriterienkatalogKriterien 1 Applikationssoftware 11 Globale Anforderungen 111 Funktionale Leistung 1111 Applikatorische Integration 1112 Einheitlichkeit, Konsistenz 112 brige Software-Qualitt 1121 Benutzbarkeit 1122 Datenschutz / Sicherheit 1123 Wartbarkeit 12 Verkauf 121 Funktionale Leistung 1211 Stammdaten verwalten 12111 Artikel mutieren 12112 Kunden mutieren 12113 brige Daten mutieren 12114 Preise kalkulieren 12115 Stammdaten abfragen 1212 Offerten verwalten erteilen 12122 Auskunft ber Konditionen erteilen 12123 Offerten erstellen 12124 Offerten berwachen 12125 Lieferzeit ermitteln Relative Gewichte in % E1 70 E2 20 60 50 50 40 30 50 20 80 95 15 55 15 5 15 10 15 25 10 40 20 5 2.00 0.80 3.19 1.60 0.40 4.39 1.20 0.40 1.20 0.80 1.68 2.80 1.12 4.20 4.20 E3 E4 E5 Absolutes Gewicht G in % Maximale Sollpunkte S Anbieter 1 Punkte P (P/S) x G

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Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Grundsituationen bei Bewertung Idealfall

offerierte Leistung entspricht der geforderten, nmlich der maximalen Zielerfllung Bestnote vergeben absolute Nichteignung geforderte und angebotene Leistung stimmen nicht berein, minimal geforderter Grad der Zielerfllung wird nicht erreicht, Leistung ist berhaupt nicht vorhanden niedrigste Note vergeben relative Eignung offerierte Leistung liegt zwischen minimal und maximal zu erreichendem Zielerfllungsgrad Bewertung liegt zwischen der niedrigsten und der hchsten Note bererfllung angebotene Leistung bersteigt die geforderte strt das berangebot nicht, kann die Hchstnote vergeben werdenSeite 79

Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Einsatzkosten ermittelnEinsatzkosten = Investitionskosten + Betriebskosten Investitionskosten externes Entgelt interne Kosten Betriebskosten entstehen durch

System nutzen (Nutzung) Systemfunktionen aufrecht erhalten (Wartung) Lsung weiter entwickeln und ausbauen (Ausbau/Verbesserung)Seite 80

Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren KostenvergleichOfferten CHF 1'004'000 830'000 415'000 150'000 75'000 30'000 120'000 40'000 174'000 96'000 18'000 60'000 165'660 394'000 104'000 40'000 24'000 40'000 290'000 20'000 180'000 90'000 559'660 ERP AG Bemerkungen CHF 996'000 720'000 355'000 190'000 40'000 30'000 80'000 25'000 276'000 132'000 48'000 96'000 164'340 542'000 152'000 70'000 32'000 50'000 390'000 30'000 270'000 90'000 706'340 SIAG Bemerkungen Investitionskosten Externes Entgelt Applikationssoftware Systemplattform Systemsoftware Kommunikationsinfrastruktur Gesamtprojektmanagement Diverses Interne Kosten Applikationssoftware (Mitarbeit) Systemplattform, Systemsoftware Projektleitung, Rahmenorganisation Umlage der Investitionen auf 1 Jahr Betriebskosten jhrlich Externes Entgelt Applikationssoftware Systemplattform, Systemsoftware Support, Diverses Interne Kosten Operation Management Problem- und Change Management Fhrung, diverse Aufgaben Einsatzkosten jhrlich

davon 150'000 Lizenzen Windows-Server u.a. SQL-Server

davon 240'000 Lizenzen UNIX-Server u.a. Oracle-Lizenz

Datentrger, Spesen ca. 80 Arbeitstage ca. 15 Arbeitstage ca. 50 Arbeitstage Abschreibung: 8 Jahre, 8% Zins

Datentrger, Spesen ca. 110 Arbeitstage ca. 40 Arbeitstage ca. 80 Arbeitstage Abschreibung: 8 Jahre, 8% Zins

davon 27'000 Wartung Windows-Server

davon 48'000 Wartung UNIX-Server

ca. 2 Tage pro Monat eine 100%-Stelle eine 50%-Stelle

ca. 3 Tage pro Monat 2 Stellen zu insgesamt 150% eine 50%-Stelle

Seite 81

Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Kosten / Nutzwert-Diagramm A1 = hohe Kosten bei tiefem NutzwertEinsatzkosten (total cost of ownership)

Offerte ablehnenhoch

A1

A2

A2 = hohe Kosten bei hohem Nutzwert

Offerte berprfen A3 = tiefe Kosten bei hohem Nutzwerttief

A4

A3

interessante Offerte Vollstndigkeit der Kosten prfen A4 = tiefe Kosten bei tiefem Nutzwert

tief

hoch

uninteressante Offerte ev. originelle Lsung

Nutzwert (Erfllungsgrad)

Seite 82

Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Risikoklassen in Informatikprojekten technische Risiken

technische Realisierbarkeit der Applikationen Systemziele und damit die geplanten Einsparungen und Effizienzverbesserungen werden nicht erreicht personelle Risiken Defizite in Fachkompetenz und Quantitt Terminrisiken zu grobe Planung, personelle Ressourcen nicht bercksichtigt Kosten-/Nutzenrisiken zu optimistische Aufwandschtzungen Partnerrisiken mangelnde Kontinuitt, GeschftsaufgabeSeite 83

Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Risikoprofil einer OfferteBewertung: W = Wahrscheinlichkeit, S = Schadensausmass, R = Risikofaktor

Risikoklassen Risikoverursacher Technische Risiken

Bewertung W S R

Kommentar

Massnahmen

Personelle Risiken

Terminrisiken

Kosten-/Nutzenrisiken

Partnerrisiken

Seite 84

Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Inhalte der Risikoanalyse Eintretenswahrscheinlichkeit (W) 0 = sehr gering, praktisch kein Risiko 1 = gering 2 = mittel Risikofaktor (R) 3 = hoch R = (W+1) x (S+1) -1 4 = sehr hoch Schadensausmass (S) 0 = kein Schaden, praktisch nicht sprbar 1 = gering, nicht stark ins Gewicht fallend 2 = mittel, durchaus sprbare Schden 3 = hoch, Projekterfolg ist gefhrdet 4 = sehr hoch, oft ProjektabbruchSeite 85

Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Auswertung RisikofaktorRisikostufen 0- 6 7 -12 13 -18 19 -24 geringes Risiko mittleres Risiko hohes Risiko sehr hohes Risiko

Seite 86

Offerten vergleichen + Ergebnisse analysieren Zuverlssigkeit des Ergebnisses berprfen Qualitt berprfen

Vollstndigkeit der Kriterien, Kosten und Informationen Wahrheitsgehalt und Richtigkeit der Informationen Korrektheit der angewandten Verfahren Rechenfehler Sensibilittsanalyse (Empfindlichkeitstests) gleichartige Kriterien zusammenfassen Kriterien neu gewichten Zielerfllung bewerten, vor allem bei Schtzungen Verzichtrangfolge der Bewertungskriterien unwichtige Kriterien weglassenSeite 87

Ergebnisse aufbereiten EvaluationsberichtEvaluationergebnisse zuhanden des Entscheiders zusammenfassen und Entscheidempfehlung abgeben Inhalte

Zielsetzung und Auftrag Ausgangslage, Ziele, Nutzen, Abgrenzung, Projektorganisation

Ablauf der Evaluation Ergebnisse der Grobevaluation Bewertungsschema mit zustzlichen Angaben

Ergebnisse der Detailevaluation Lsungsumriss, Nutzwert, Kosten, Risiken, SWOT-Analyse

Anhang Detailunterlagen, Ablagestelle der OriginaloffertenSeite 88

Ergebnisse aufbereiten Nutzwertdarstellung im EvaluationsberichtHauptkriterien Logistik Rechnungswesen Brokommunikation Systemplattform Anbieter Dienstleistungen Vertragsgestaltung Leistung / Effizienz Ergonomie60 70 80 90 100

NutzwertA1 A2 A3

Die Grsse der Kreise entspricht dem Gewicht.

Seite 89

Ergebnisse aufbereiten SWOT-Analyse im Evaluationsbericht

StrengthsInterne Ana lyse

Opportunities(Chancen)Externe Analyse

(Strken)

Wettbewerbsvorteil

Weaknesses(Schwchen)

Threats(Gefahren)

Seite 90

Ergebnisse aufbereiten Antrag an den Entscheider Empfehlung mit Begrndung zu

der gewhlten Lsung den Nutzwerten den Kosten den mglichen Risiken den Terminen den besonderen Strken

und mit Informationen zum weiteren Vorgehen

bis wann der Entscheid zu fllen ist bis wann der Vertrag abgeschlossen ist wie und bis wann die Mitbewerber benachrichtigt werden wie die Projektorganisation fr die Realisierung aussieht Meilensteine fr Installation, Einfhrung und Aufnahme der produktiven Nutzung Seite 91

Ergebnisse aufbereiten 3 Entscheidgrssen fr DiskussionNutzwertanalyse Kostenermittlung

Kosten/NutzwertanalyseA2

Kosten

A1 A3 Nutzwert

Risikobetrachtungtechnische Risiken personelle Risiken Terminrisiken Kostenrisiken Partnerrisiken

"beste" LsungSeite 92

Ergebnisse aufbereiten Risikoabwgung Kritisch zu hinterfragende Punkte

Personal Quantitt, Qualifikation, Akzeptanz Realisierungspartner Qualifikation, Referenzen, Abhngigkeiten Kosten Genauigkeit Zukunftssicherheit der Systemplattform Technologie Offenheit bzw. Flexibilitt der Lsung Systemleistungen Termine externe Einflsse Marktentwicklung, Gesetze Korrektheit des Evaluationsverfahrens vertragliche AbsicherungenSeite 93

Ergebnisse aufbereiten Regelungen nach internem Entscheid nach dem internen Entscheid zu regelnde Punkte

Rahmenbedingungen fr Vertragsverhandlungen definieren und allfllige nderungen betreffend der Inhalte der wesentlichen Vertragspunkte festhalten Projektorganisation inkl. der Verantwortlichkeiten fr das weitere Vorgehen festlegen Erfllungskontrolle mit berwachungs- und Rapportierungswesen sicherstellen Entscheid kommunizierenSeite 94

Evaluationsschritte

Seite 95

Vertragsbestandteile Rahmenvertrag und die Einzelvertrge ergnzt mit AGB Bereinigtes Pflichtenheft Bereinigte Offerte Leistungsbeschreibungen, Terminplne, Abnahmeverfahren Weitere Dokumente ( Abreden, Zusicherungen, Nachtrge)

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