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Machbarkeitsstudie zum digitalen Lesesaal: Ein gemeinsamer Ansatz der Staatsarchive Basel-Stadt und St.Gallen 18. Tagung des Arbeitskreises Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen 12. März 2014 – Weimar Lambert Kansy, Staatsarchiv Basel-Stadt Martin Lüthi, Staatsarchiv St.Gallen

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  • Machbarkeitsstudie zum digitalen Lesesaal:

    Ein gemeinsamer Ansatz der Staatsarchive Basel-Stadt und

    St.Gallen 18. Tagung des Arbeitskreises

    Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen 12. März 2014 – Weimar

    Lambert Kansy, Staatsarchiv Basel-Stadt

    Martin Lüthi, Staatsarchiv St.Gallen

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Ausgangslage

    Seite 2 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

    • Schwerpunkt der Entwicklung in Basel und St.Gallen im Bereich der digitalen Archivierung auf den OAIS-Funktionsbereichen Ingest, Archival Storage und Data Management

    • Access muss konsequenterweise auch realisiert werden

    • vorhandenes AIS bietet keine umfassende Access-Lösung

    • Entwicklungen wie Social Media, Linked Open Data, Big Data, Open Government Data sind zu berücksichtigen

    • gemeinsames Vorgehen Basel und St.Gallen beschlossen mit dem Ziel :

    • gemeinsame Position entwickeln

    • Benutzergruppen, Anwendungsfälle & Anforderungen klären

    • Machbarkeitsstudie digitaler Lesesaal

    • Umsetzung: modular & offen für alle mit allen AIS

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Abgrenzung / Kontext

    Seite 3

    • Es geht nicht um • digitale Langzeitarchivierung • Archivische Kernprozesse aus Vorarchiv, Übernahme,

    Erschliessung Vorausgesetzt wird: • AIS • Repository

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  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – funktionale Anforderung

    Seite 4

    • Benutzeraktionen

    • Recherchieren im Archivkatalog sowie in UGC • Stellen von Anfragen • Bestellung und Auswertung von Archivgut sowie von UGC

    • UGC-Services • Erzeugen, Verwalten und Publikation von UGC

    • Delivery-Services • Prüfung der Bestellung von Archivgut • Aufbereitung des Archivguts • Auslösung von Payment • Auslieferung DIP

    • Benutzerverwaltung: • Benutzerregistrierung, • Zuweisung, Modifikation & Entzug von Rechten • Erstellung, Aktivierung, Deaktivierung, Reaktivierung resp. Löschung von

    Benutzerkonten • System-Level-Concerns

    • Logging • Identity and Access Management (IAM) • Session Management

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  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – nichtfunktionale Anforderung

    Seite 5

    • Verfügbarkeit:

    Sämtliche Komponenten sind während 7x24 Stunden verfügbar, wobei Ausfallsicherheit während der Arbeitszeiten des Betreibers 98% beträgt.

    • Down Time: Die maximale Stillstandszeit sämtlicher Komponenten beträgt 8 Stunden.

    • Data Loss: Der maximale Verlust der durch Ausfälle oder Vernachlässigungen bei der Speicherung, Übermittlung oder Verarbeitung von Daten entstehen kann, beträgt bei der Benutzerverwaltung 1 Stunde, bei der UGC Verwaltung 8 Stunden ab dem letzten Backup.

    • Lizenzmodelle: Die verwendeten Systemkomponenten sollten nach Möglichkeit quellenoffen sein und dem Copyleft-Prinzip folgen.

    • Ownership: Der Eigentümer jeder Komponente (Container / FEs) muss festgelegt werden, ebenso seine Aufgaben im Kontext des DLS

    • Schutzwürdigkeit (IT-Sicherheit & Datenschutz): Für jede FE muss definiert werden, wie schützenswert die darin gespeicherten Daten sind.

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  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Benutzungsprozess (big picture)

    Seite 6 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

    UGC-Services Benutzerverwaltung

    UGC-Management

    Delievery Services

    Benutzeraktionen

    System-Level-Concerns

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Prozesse: Benutzerverwaltung

    Seite 7 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Prozesse: Benutzeraktionen

    Seite 8 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Prozesse: UGC Services

    Seite 9 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Prozesse: Delivery Services

    Seite 10 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Prozesse: UGC Management

    Seite 11 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Prozesse: System Level Concerns

    Seite 12 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – User Roles

    Seite 13

    Benutzertyp 1 «anonymous» • Status: Kein Arbeitsvertrag mit einem Aktenbildner resp. Archiv • Zugriff: Via Internet • Mögliche Anwendungsfälle: AF1 Benutzungstyp 2 «internal stuff» • Status: Angestellt beim Archiv • Zugriff: Via Internet / internem LAN • Mögliche Anwendungsfälle: AF1, AF2, AF3, AF4

    Benutzungstyp 3 «private» • Status: Arbeitsvertrag mit einem Aktenbildner, exkl. Archiv • Zugriff: Via Internet / internem LAN • Mögliche Anwendungsfälle: AF1, AF2, AF3, AF4

    Benutzungstyp 4 «external» • Status: wie anonymous; aber: eindeutig identifizierte Person • Zugriff: Via Internet • Mögliche Anwendungsfälle: AF1, AF2, AF3, AF4

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  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Use Cases I

    Seite 14

    Anwendungsfall 1 (AF1) • DIPs, die sofort, ohne Einschränkung und ohne Registrierung

    benutzt werden können Anwendungsfall 2 (AF2) • DIPs, die nach erfolgter Registrierung ohne Einschränkung

    benutzt werden können Anwendungsfall 3 (AF3) • DIPs, die nach erfolgter Registrierung, mit Einschränkungen

    durch bestehende Schutzfristen benutzt werden können. Die fragliche VE ist sichtbar

    Anwendungsfall 4 (AF4) • In DIPs, die nach erfolgter Registrierung, mit Einschränkungen

    durch bestehende Schutzfristen benutzt werden können. Die fragliche VE ist nicht sichtbar

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  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Use Cases II

    Seite 15 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

    Eigenschaften AF1 AF2 AF3 AF4

    Sofort verfügbar JA NEIN NEIN NEIN

    Zugriff muss

    ausgehandelt

    werden

    NEIN NEIN JA JA

    Via externer

    Suchmaschine

    verfügbar

    JA JA JA NEIN

    DIPs integral

    verfügbar JA JA U.U U.U

    DIPs direkt

    bestellbar JA JA JA NEIN

    Archiv verwaltet

    die Benutzer NEIN JA JA JA

    Archiv bereitet die

    DIPs auf NEIN NEIN U.U U.U

    Personalisierter

    Zugriff NEIN JA JA JA

    Personalisierte

    Auswertung

    möglich

    NEIN JA JA JA

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Hauptaufgaben – Funktionale Einheiten (FE)

    Seite 16

    • FE Benutzerverwaltung • FE Benutzer-Portal/Shop • FE Retrieval • FE UGC-Services • FE Aufbereitung • FE Auslieferung • FE ePayment/eBilling • FE Authentisierung • FE Reporting/Auswertung/Statistik

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  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Lösungsvariante 1 – ohne Delegation FEs

    Seite 17 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Lösungsvariante 2 – mit Delegation von FEs

    Seite 18 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Fazit und Ausblick

    Seite 19 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

    • Stand heute

    • wie geht’s weiter

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Fragen

    Seite 20 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

    http://olinuris.library.cornell.edu/sites/default/files/user3/deanroom2.jpg

    http://www.worksona.com/wp-content/uploads/2013/07/cozy-reading-room-in-library-of-elegant-office.jpg

  • Kanton Basel-Stadt Staatsarchiv

    Koordinaten

    Seite 21 Kanton St.Gallen Staatsarchiv

    Lambert Kansy Leiter Informatik / Archivinformatik Staatsarchiv Basel-Stadt Martinsgasse 2

    CH-4001 Basel [email protected] +41 61 267 86 98

    Martin Lüthi Leiter Aktenführung und

    elektronische Archivierung Staatsarchiv St.Gallen Regierungsgebäude

    CH-9001 St.Gallen [email protected] +41 58 229 32 09

    mailto:[email protected]:[email protected]

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