Magazin für Kunden und Interessenten 1 | 2012

BergakrobatenDie Gasser Felstechnik AG setzt Bau financials ein

Die Energiedienstleister vom NiederrheinUnternehmensgruppe Horlemann verwendet Bau für Windows, Bau financials Lohn und Gehalt sowie DMS-Lösung

Sicher auf vier SäulenDie Jean Bratengeier Bau-GmbH arbeitet mit Bau für Windows

Das ist neu in Bau financials BK 5.0.2

Michael Homscheid (Vorsitzender) und Wolfgang Götz, Geschäfts-führer der NemetschekBausoftware GmbH

Liebe Leserinnen und Leser,

Vertrauen ist die Grundlage jeder Partnerschaft, sei sie privatoder geschäftlich. Dass wir für Sie ein vertrauenswürdiger Part-ner sind, haben wir vor einiger Zeit sogar mit Brief und Siegel(siehe Abbildung) bekommen. Die namhafte unabhängigeHamburger Ratingagentur Hoppenstedt KreditinformationenGmbH hat uns nämlich mit dem Bonitätsindex 1 ausgezeichnet.Hoppenstedt bewertet jährlich die Kreditwürdigkeit der deutschenFirmen auf einer Schulnotenskala von 1-6 und hat die glatte �Eins� lediglich 4,4% von 4,7 Mio. Unternehmen zugestanden. Die Bewertung hat uns gefreut und auch ein wenig stolz ge-macht.

Unser ganz persönliches Top-Rating be-kommen die Unternehmen, die wir in dieser Ausgabe vorstellen. Die Gasser Felstechnik AG aus Lungern, die Unternehmensgruppe Horlemann aus Uedem und die JeanBratengeier Bau-GmbH sind in ihren Arbeitsbereichen schließlicheinfach spitze. Neben diesen drei Anwenderberichten bietet Ih-nen unser Magazin wieder eine Reihe nützlicher Informationenüber unsere Softwarelösungen sowie einen Hinweis auf zwei Veranstaltungsreihen im September. Sowohl die DMS-Roadshowals auch die Vorstellung des DBD-KostenKalkül können wir Ihnenwärmstens empfehlen.

Wir wünschen Ihnen einen angenehmen und sonnigen Sommer!

Michael Homscheid und Wolfgang Götz

InhaltAnwenderberichte

3 BergakrobatenDie Gasser Felstechnik AG setzt Bau financials ein

5 Die Energiedienstleister vom NiederrheinUnternehmensgruppe Horlemann verwendet Bau für Windows, Bau financials Lohn und Gehalt sowie DMS-Lösung

7 Sicher auf vier SäulenDie Jean Bratengeier Bau-GmbH arbeitet mit Bau für Windows

Update9 Nützliche Neuerungen in Bau financials BK

Version 5.0.2 ist erschienen

Information10 Erinnerung: Datenbankumstellung in Bau financials BK

... von C/SIDE zu MS SQL

Produktvorstellung11 MIS und der Kennzahlenbrowser

Einfache Integration in Bau für Windows

12 DMS - mehr als �nur� ArchivierungZusammenspiel mit Bau für Windows

14 Barcodedruck mit Bau financialsProgramm erstellt eigene Codes

Veranstaltungen15 DMS-Roadshow im September

Vorstellung des DBD-KostenKalkül

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Editorial

Einfach.Sicher.Praxisnah.

Seit Jahrzehnten sind wir zuverlässiger Partner für dasBaugewerbe. Wir entwickeln integrierte Lösungen für dieProjektabwicklung und Unternehmensführung.Praxisgerecht und bedienerfreundlich. www.bausoftware.de

Schwierige Felsarbeitensind die Stärke der GasserFelstechnik AG. Das 1922von Karl Gasser-Meier, demGroßvater des heutigen Fir-menchefs Thomas Gasser,gegründete Unternehmenwird unter anderem aktivbei drohenden Felsabbrü-chen und führt Sicherungs-maßnahmen durch. AufNummer sicher geht dieFirma aus Lungern auchbei der Unternehmenssoft-ware - seit 2002 setzt man auf Nemetscheks Bau financials.

Zu den Kernkompetenzen der Gasser Felstechnik gehören derUntertagbau, Felssicherung, Baugrubensicherung, Sprengarbei-ten und Spezialbohrungen. Zusätzlich ist das Unternehmen imHoch- und Tiefbau (auch als Generalunternehmer) tätig. Oft ge-nug finden diese Arbeiten unter schwierigen Bedingungen im na-hezu unwegsamen Gelände statt, sodass z.B. Reinigungs- oderBohrarbeiten an Steilwänden schon Zirkusakrobatik ähneln. Der Ruf der Schweizer Kletterkünstler hat zu Aufträgen rund umdie Welt geführt. So führten die Felstechniker z.B. kürzlich Reini-gungsarbeiten an einer Steilwand in Grönland durch. Hochspezia-lisiert ist die Belegschaft ohnehin: mehr als 75% der 300 Mitarbei-ter haben eine Spezialausbildung als Sprengmeister, Bohrmaschi-nist, Ankerspezialist, Tunnelfacharbeiter, Grundbauer, Bahnspe-zialist oder Bergführer erfahren. Thomas Gasser unterstreicht:�Wir sind die einzigen, die alles in dem Umfang anbieten.�

Vielseitige Nebenbetriebe des UnternehmensEinen eigenen Werkhof mit Hochregallager und Elektrowerkstattbesitzt das Unternehmen an der Firmenzentrale, ebenso ein In-genieurbüro für den Schlüsselfertigbau. Bemerkenswert sind zu-dem die diversen Nebenbetriebe und Beteiligungen der GasserFelstechnik. Dazu zählen der TechnoTunnel (eine Versuchsan-lage im Berg, wo Produkte vor der Markteinführung getestet wer-den können), ein nachgebauter Autotunnel für Feuerwehrret-tungsübungen, eine Betonanlage, eine umfangreiche Gastrono-mie sowie die weltweit einzige unterirdische Schießanlage mit300-Meter-Distanz. Das Unternehmen berät über eine Tochter-firma außerdem bei Sprengarbeiten und liefert Sprengstoff.

Besondere Anforderungen in der GeräteabrechnungIm Jahr 2001 suchte man bei Gasser Felstechnik nach einer neu-en Unternehmenssoftware, die nicht nur die Anforderungen in Fi-nanzbuchhaltung und Kostenrechnung abdecken sollte, sondernunbedingt auch eine integrierte Geräteabrechnung enthalten muss-te. Für Jürgen Zumstein, den kaufmännischen Leiter, kam nur Baufinancials infrage, denn es war das einzige ERP-Programm, des-sen Materialwirtschaft �in der Kostenrechnung die feine Struktur

BergakrobatenDie Gasser Felstechnik AG setzt Bau financials ein

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Anwenderbericht

i Gasser Felstechnik AG

Die Gasser Felstechnik AG ist spezialisiert auf komplizierte Arbeitenam Fels. Das Unternehmen mit Sitz in Lungern (Kanton Obwalden) führtweltweit Felsreinigungen, Bohrungenund Sprengungen durch.

Die Spezialisten vonGasser sind in allerWelt gefragt - hier beiSteilwandarbeiten inGrönland.

�Luftakrobatik� beiFelssicherungsarbeiten.

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Anwenderbericht

hatte, die wir haben wollten - etwa bei der Geräteabrechnung, danahezu jedes Gerät bei uns eine Kostenstelle darstellt.� Für dieFelsarbeiten benötigt Felstechnik Gasser eine Reihe seltener Ma-schinen - viele dieser Geräte sind sogar so speziell, dass sie nichteinmal in den gängigen Listen des Schweizer Baumeisterverban-des auftauchen. Daher hat man bei Gasser einen eigenen Katalogmit Geräteansätzen geschaffen, durch den man stets die Verrech-nungspreise der Geräte (z.B. pro Kilometer oder Stunde) und dieRentabilität der Maschinen einsehen kann. Viele Geräteinforma-tionen (etwa die technischen Daten, benötigte Öle, etc.) sind mitt-lerweile in den Gerätestamm eingegeben worden - Ziel ist es, ir-gendwann keine Papiere für Gerätedaten mehr zu benötigen.Die Werkstattberichte über Reparaturen / Wartungen werden teil-weise elektronisch, teilweise in Papierform erstellt und einge-scannt. Archiviert werden sie wie alle Dokumente mit der DMS-Software DocuWare, sodass man bei Gasser Felstechnik jederzeitalle Wartungsbelege oder Reparaturrechnungen auf Knopfdruckeinsehen kann.

Spezielle LagerverwaltungDa die vielseitigen Aufgaben eine Menge verschiedener Materia-lien erfordern und viele Arbeiten sehr kurzfristig erledigt werdenmüssen (etwa das Sprengen labiler Felsen), hat Gasser Fels-technik einen umfangreichen Lagerbestand. 2008 entschied mansich beim Bau einer neuen Werkstatt, ein modernes, 25 Meterhohes, Hochregallager sowie Material-Shuttles einzurichten.Dieses Lager sollte direkt mit der Bau financials-Materialwirt-schaft verbunden sein, um Doppeleingaben zu vermeiden. Ex-perten des Lagerlieferanten KARDEX und seiner Lagerverwal-tungssoftware PowerPick sowie Mitarbeiter von NemetschekBausoftware und Gasser Felstechnik AG entwickelten daher ge-meinsam das geeignete Lagersystem und berücksichtigten dabeialle denkbaren Material- oder Gerätebewegungen im Lager. Entstanden ist eine Schnittstelle zwischen PowerPick und Baufinancials, die einen hundertprozentigen Übertrag von der Lager-

verwaltungssoftware nach Bau financials ermöglicht. Alle Lager-abgänge und -zugänge werden per Scanner erfasst und über dieSchnittstelle findet ein ständiger Austausch der beiden Software-lösungen statt. Das bedeutet, dass Artikel aus dem Lager mit Baufinancials bestellt werden können; eine zusätzliche Eingabe inPowerPick ist nicht nötig. Auf diese Weise erfasst man eine Be-wegung (und damit einen Geschäftsvorfall) nur einmal, nämlichdirekt bei der Bestellung. Die zu belastende Kostenstelle wird mitangegeben. Der Besteller erhält den gewünschten Artikel direktmit einem Lieferschein. Alle im Werkhof erfassten Daten gehen bei dem Vorgang somitdirekt in die Bau financials-Kostenrechnung sowie als Lagerwertein die Bilanz ein. Zudem ist die Buchhaltung jederzeit über denLagerbestand (Anzahl der Artikel und deren Werte) informiert.Verwaltet wird mit dem Lagersystem auch der Sprengstoffvorrat,für den Gasser Felstechnik ein eigenes Konsignationslager (d.h.dort wird Material des Lieferanten gelagert, das erst bei Bedarfgekauft wird) eingerichtet hat.

Weitere ProgrammbestandteileNeben Material- und Geräteabrechnung setzt Gasser Felstechnikdie Finanzbuchhaltung (für Erfolgsrechnung und Bilanz sowie zurVerwaltung von Debitoren und Kreditoren) und die Anlagebuch-haltung (für bilanzielle Abschreibungen sowie kalkulatorische Ab-schreibungen und Zinsen) ein. Im Rahmen der Finanzbuchhal-tung nutzt Gasser Felstechnik auch das Rechnungseingangs-buch sowie das Ausgangsbuch. Auch hier kommt bisweilen dieLagerverwaltung ins Spiel: Wenn das Unternehmen Material ausdem Lager an Dritte verkauft, wird die Rechnung mit dem Rech-nungsausgangsbuch erstellt. Mit der Kostenrechnung (Baube-triebsabrechnung) verrechnet man Gemeinkostenzuschläge, Um-lagen und interne Leistungen. Außerdem dient das CRM-ModuliPunkt zur Adressverwaltung und die Partnerlösung SwissSalaryder Prime Vision AG wird zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ge-nutzt. Damit ist die Gasser Felstechnik auch künftig in jeder Hin-sicht auf der sicheren Seite.

Bauarbeiten werden oft in schwer zugänglichem Gelände

durchgeführt. (Alle Bilder: Gasser Felstechnik)

Sprengung eines einsturzgefährdetenFelsens bei Bristen.

Damit der Strom immerzuverlässig aus derSteckdose kommt, istdie Unternehmensgrup-pe Horlemann bei Tagund (wenn nötig) Nachtaktiv. Die Gruppe ausdem niederrheinischenUedem arbeitet im Ener-gietechnik- und Lei-tungsbau. Zu ihrenArbeitsbereichen ge-hören u.a. die mobileEnergieversorgung,Beleuchtungsanlagen,Stationsbau, Prozess-leittechnik, Netzan-bindung von regenerati-ven Energien sowie Kabel- und Rohrleitungsbau. Keine lan-ge Leitung hatte die Gruppe bei der Softwareauswahl: 1998entschied man sich für Nemetscheks Bau für Windows, das2011 durch eine umfassende DMS-Lösung erweitert wurde.

Angefangen hat Horlemann ganz klein: 1933 gründete Josef Hor-lemann einen Ein-Mann-Betrieb. Knapp achtzig Jahre später ar-beiten 600 Mitarbeiter bei Horlemann - und das europaweit. EinFamilienbetrieb ist Horlemann dabei stets geblieben; in der drit-ten Generation stehen die Brüder Josef und Peter Horlemann alsGeschäftsführer der Gruppe vor. Wie gut der Ruf der Horlemann-Unternehmen ist, zeigt sich daran, dass die Unternehmensgrup-pe regelmäßig bei Großereignissen zum Einsatz kommt: ObFußball-Europameisterschaft 2008 oder der Eurovision Song

Contest - Horlemann sorgte dafür, dass der Strom floss. Ein ak-tuelles Projekt ist die Leichtathletik-Europameisterschaft in Hel-sinki; gemeinsam mit einem Partnerunternehmen versorgt mandie Veranstaltung stromtechnisch. Dazu zählt die Bereitstellungvon Aggregaten für die temporäre Stromversorgung, das ge-samte hierzu erforderliche Kabelnetz und die Vermietung vonsonstigem Equipment. Zu den aktuellen Aufträgen zählt auch die stromtechnische Erschließung der unterirdischen Unterinn-taltrasse, eines der größten (Bahn-)Bauprojekte Österreichs.

Bau für Windows in der UnternehmensgruppeBau für Windows wird bei Horlemann als integrierte kaufmän-nisch-technische Lösung eingesetzt. Die Module Finanzbuchhal-tung, Kostenrechnung, Controlling und Fakturierung werden inallen Firmen der Horlemann-Gruppe intensiv genutzt. Mit seiner

Mandantenstruktur bildet Bau für Windows diese Holding-Organi-sation ab. Die Unternehmensgruppe ist konzernberichtspflichtig.In einem speziellen Konzernmandanten unterstützt Bau fürWindows bei der Konsolidierung und beim Konzernabschluss. Anders als im kaufmännischen Bereich werden Bautechnik-Module wie Angebotserstellung und Aufmaß ausschließlich inden Firmen genutzt, die typische Bauleistungen erbringen. DieKalkulation findet aufgrund der speziellen Aufgabenbereiche Hor-lemanns insbesondere bei der Kraft- und Lichtanlagen GmbHVerwendung.

Zeitnahes BaustellencontrollingBereits am zweiten Arbeitstag nach Monatsbeginn liegen beiHorlemann die Baustellenergebnisse vor. Für die Leistungsmel-dung erhalten die Bauleiter eine sehr kompakte Excel-Liste, diepro Kostenstelle die abgerechnete Bauleistung, die aktuellen

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Anwenderbericht

Die Energiedienstleister vom NiederrheinUnternehmensgruppe Horlemann verwendet Bau für Windows, Bau financials Lohn undGehalt sowie DMS-Lösung

i Unternehmensgruppe Horlemann

Die UnternehmensgruppeHorlemann aus Uedem ist

ein leistungsfähiger Energiedienstleister. Zu ihren Aufgabenbe-reichen gehören die Versorgung mit Gas, Wasser und Stromsowie der Kabel- und Rohrleitungsbau.

Administrator Sebastian Peters (links)und Prokurist Dipl.-Kfm. Norbert Pichel

Außenbeleuchtungen gehören zum Aufgabenbereich der Horlemann-Gruppe (Bild: Horlemann)

Kosten und das vorläufige Baustel-lenergebnis ausweist. Die Datenkommen aus Bau für Windows. DieBauleiter tragen nun die Leistungs-meldung, noch nicht gebuchte Kos-ten und den Lagerbestand ein. Diese aktualisierten Daten gehenzurück an das Controlling und wer-den dort insbesondere für Zweckeder monatlichen Betriebsergebnis-ermittlung weiterverarbeitet. Über-rascht werden können die Bauleitervon ihren Baustellenergebnissen al-lerdings nicht, denn über das Modul�Mitlaufende Ergebnisrechnung� ha-ben sie schließlich jederzeit auch

�unter dem Monat� Einblick in die Zahlen ihrer aktuellen Projekte.

Gerätebuchhaltung mit Lohn �gekoppelt�Eine Besonderheit ist bei der Gerätestundenerfassung zu vermer-ken: Da Horlemann auch viele kurz laufende Baustellen hat, sindGeräte oft nur wenige Stunden am selben Ort im Einsatz. Die ent-sprechenden Geräteverrechnungssätze werden daher über dieLohnrapportierung verrechnet, d.h. die Mitarbeiter schreiben aufihren Lohnzetteln die eingesetzten Geräte mit auf. Das Lohnbüroerfasst so nicht nur die Lohnstunden, sondern auch die Gerätemit. Einmal täglich findet die Verrechnung dieser rapportierten Ge-räte auf die Baustellen statt. Die Folge: Es gibt nur einen Beleg fürLohnstunden und Geräte/Fahrzeuge. Der kaufmännische LeiterDipl.-Kfm. Norbert Pichel freut sich über diese effektive Lösung:�Wir haben stets eine Übereinstimmung bei der Stundenerfassungvon Mitarbeitern und Fahrzeugen. Dass Geräte �vergessen� wer-den, kommt praktisch nicht mehr vor.�

Umfangreiche Nutzung von DMS-SoftwareNeben Bau für Windows kommt bei der UnternehmensgruppeHorlemann seit 2011 eine umfassende Dokumentenmanagement-Lösung zum Einsatz. Sie besteht aus der Archivierung, demWorkflow-System und der Freiformerkennung. �Wir wollten mitdem DMS unbedingt unsere Arbeitsprozesse und Abläufe intelli-gent automatisieren�, unterstreicht Norbert Pichel. Alle Eingangs-und Ausgangsrechnungen sowie die Tagespost werden mit ei-nem Barcode versehen, eingescannt und stehen im DocuWare-Archiv bereit. Anschließend findet die innerbetriebliche Verteilungder Post (auch an die Außenstellen) statt: mit der Workflow-Soft-ware JobRouter wird das Dokument an den verantwortlichen Be-reich geleitet. Bearbeiten verschiedene Abteilungen ein Doku-

ment, so bekommt es nacheinander in jeder dieser Abteilungenweitere Schlagwörter zugewiesen. Wird mit Bau für Windows einAngebot oder eine Ausgangsrechnung erstellt, so werden sie au-tomatisch in DocuWare abgelegt und verschlagwortet. Eine Ein-gangsrechnung durchläuft hingegen zuerst die Freiformerken-nungssoftware. Dieses Programm prüft, ob die Rechnung allewesentlichen Daten (wie etwa: Lieferantendaten, Rechnungs-kopf, Gesamtpreis, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer undSteuersatz) enthält. Danach läuft das Dokument automatisch inHorlemanns �Warenwirtschaftssystem�. Das, so erläutert Admini-strator Sebastian Peters, ist eine Auftragsprogrammierung, mitder die Rechnung auf Stimmigkeit geprüft wird, d.h. der Betragund die Warenmenge werden mit den Bestellungen und Liefer-scheinen abgeglichen. Stimmt alles, wird das Dokument automa-tisch freigegeben und geht zur Zahlung an die Finanzbuchhal-tung. Bei Unstimmigkeiten gelangt es über den JobRouter an denBauleiter bzw. Auftraggeber zur Prüfung und Klärung. Bei jedemArbeitsschritt wird das Dokument automatisch mit zusätzlichenSchlagwörtern versehen - spätestens in der Finanzbuchhaltungist es dann komplett mit allen Informationen verschlagwortet. Ein großer Vorteil der Kombination Bau für Windows/DMS: Dieaufwändige Suche nach Dokumenten gehört der Vergangenheitan. Die Mitarbeiter klicken einen Buchungssatz an und haben so-fort die zu ihren Buchungen gehörenden Dokumente griffbereit:Es gibt keine Buchung mehr ohne archivierten Beleg. Mit iPadskönnen Bauleiter die Dokumente zu ihren Projekten sogar vonüberall einsehen; es genügt die Eingabe ihrer Kostenstelle in dieDocuWare-App.

Norbert Pichelerklärt: �Wir ha-ben bewusst die-ses umfangreicheSoftwarepaket ge-wählt und es hatsich gelohnt. Wirhaben Abläufeüberarbeitet, ver-einfacht und da-durch Zeit gewon-nen. Wir nutzenheute elektroni-

sche Bauakten, elektronische Personalakten und haben elektro-nische Fahrzeug- und Geräteakten im Einsatz. Alle kaufmänni-schen und technischen Mitarbeiter greifen auf einen gemeinsa-men Dokumentenpool zu. Bau für Windows wie auch das Doku-mentenmanagement sind anwenderfreundliche, flexible Lösun-gen, die unsere wesentlichen Anforderungen ideal abdecken.�

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Anwenderbericht

Aufbau einer begeh-baren Trafostation (Bild: Horlemann)

Horlemann-Mitarbeiter beim Erstellen einerFreileitung (Bild: Horlemann)

Im Rhein-Main-Gebiet ist sie eine feste Institution: die JeanBratengeier Bau-GmbH und ihre angeschlossenen Firmen.Das Straßenbauunternehmen aus Dreieich wurde schon1888 als Handwerksbetrieb für Pflasterarbeiten gegründetund wird heute in der vierten Generation von Dipl.-Ing. Ger-hard Bratengeier (technische Leitung) und seiner SchwesterDipl.-Vw. Margit Dietz (kaufmännische Leitung) geführt. Zurfesten Institution bei Bratengeier wird allmählich auch dieFirmensoftware: Nemetscheks Bau für Windows.

Das Vier-Säulen-KompetenzmodellEine neue Ausrichtung hat man sich 2009 mit dem �Vier-Säulen-Kompetenzmodell� gegeben. Dazu wurden die bestehenden Ge-schäftsbereiche auf die vier Hauptarbeitsfelder (�Säulen�) kon-zentriert: den klassischen Straßenbau mit hohem Asphaltanteil(etwa Autobahnbau), den innerstädtischen Straßenbau, denFlughafenbau, insbesondere für den Frankfurter Flughafen (woBratengeier eine Niederlassung besitzt) sowie das Bauen in derRhein-Neckar Region mit dem Schwerpunkt Wirtschaftsbau, dendie Mannheimer Niederlassung durchführt. Der Unternehmens-gruppe mit ihren 200 Mitarbeitern gehören als Logistikzentraleund Dienstleister die J.B. Maschinen-Service, der GaLaBau-Fach-betrieb Wichmann ARBOR und als Joint Venture das Asphalt-mischwerk Büttelborn an. Zu den anspruchsvollen langlaufendenProjekten Bratengeiers zählt auf jeden Fall die Frankfurter Fla-niermeile Zeil. Aufgrund des �gebogenen� Verlaufes der Zeil undder Anforderungen an Technik und Gestaltung wurde eine Son-derbauweise gewählt. Diese umfasste die Verlegung sowohl von200 kg schweren, passgenau zugeschnittenen Magnumplattenals auch filigranem Natursteinpflaster. Wichtig für das Unterneh-men war schon immer der Frankfurter Flughafen - bereits an denVorarbeiten in den dreißiger Jahren war Bratengeier beteiligt. Bei

aller Tradition ist man offen für technische Neuerungen: dazuzählt etwa der Einbau von modernem, Auto-Lärm reduzierendenSplitt-Mastix-Asphalt (�Flüsterasphalt�) auf der Autobahn A661.

Nutzung von Bau für Windows in den letzten Jahren stark gestiegenBeim Einsatz moderner Software hielt man sich hingegen langeetwas zurück. Zwar hat das Unternehmen schon seit 1997 dieBau für Windows-Bautechnik im Einsatz, seit 1999 auch die kauf-männischen Module, aber in allen Feinheiten wurde die Softwarenicht genutzt. Das änderte sich mit der Einführung des �Vier-Säu-len-Modells�. Als man bei Bratengeier die Strukturen reorganisier-te, befasste man sich auch intensiv mit den Möglichkeiten der be-stehenden Unternehmenssoftware. Die Gruppe überarbeiteteihre Kontenpläne und stellte von der Vollkostenrechnung aufDeckungsbeitragsrechnung um, um die Niederlassungen separat

Am Frankfurter Flughafen sindBratengeier-Fahrzeuge keineSeltenheit.

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Anwenderbericht

Sicher auf vier SäulenDie Jean Bratengeier Bau-GmbH arbeitet mit Bau für Windows

i Jean Bratengeier Bau-GmbH

Die Jean Bratengeier Bau-GmbH ist spezia-lisiert auf Bau und Sanierung von Straßenund Flugbetriebsflächen. Das Unternehmenaus dem hessischen Dreieich feiert im kom-

menden Jahr sein 125-jähriges Bestehen.

Asphaltarbeiten gehören zu den Stärken Bratengeiers.

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Anwenderbericht

auswerten zu können. Heute finden in der Buchhaltung die fol-genden Bau für Windows-Bereiche Verwendung: das kompletteRechnungswesen, die Kostenrechnung, die Angebotserstellung,die Anlagenbuchhaltung, die Offene-Posten-Buchhaltung, derEinkauf, Lieferscheinerfassung, Rechnungseingangsbuch, Ver-waltung von Arbeitsgemeinschaften, Liquiditätsauswertungen so-wie die Forderungsbewertung. Letztere dient dazu - im Rahmender Liquiditätsplanung - die voraussichtlichen Zahlungseingängeterminlich und betragsmäßig zu bewerten.

Übersicht über laufende ProjekteZudem weiß man in Dreieich nun auch zu schätzen, dass Bau fürWindows eine integrierte Lösung ist. Früher lief die Bautechnikauf einem Server, die Buchhaltung auf einem anderen - eine Inte-gration war damit nicht gegeben.Allzu häufig versuchte man daherumständlich, Excel als Über-sichtswerkzeug zu verwenden.Das ist Vergangenheit; heute läuftdie Software auf einem einzigenServer und mit der �MitlaufendenErgebnisrechnung� hat man einnützliches Controllingwerkzeugfür die Bauleiter eingeführt. Voneiner kompakten Kosten- undLeistungsdarstellung der Baustel-le kann der Bauleiter bis auf jedeeinzelne gebuchte Rechnungschauen; sogar die erfassten,aber noch nicht gebuchten Rech-nungen sind als vorläufige Wertebereits sichtbar. Margit Dietzunterstreicht: �Für die Bauleiter istdas eine große Hilfe, denn sie ha-ben den Stand ihrer Projekte immer aktuell unter Beobachtung.Nachfragen bei der Buchhaltung sind nicht mehr nötig. Außerdemkann man sogar nachsehen, was auf die gestellten Abschlags-rechnungen gezahlt wurde. Da man im Programm �blättern� kannund die eingescannten Rechnungen unter der entsprechendenBelegnummer archiviert sind, erkennt man schnell, wenn es ir-gendwo Probleme gibt.�

Rechnungslegung mit Bau für Windows angedachtDie Bautechnik wird bislang nur eingeschränkt - vorwiegend inder Kalkulation - genutzt. Für diese findet Gerhard Bratengeierfreilich nur lobende Worte: �Bei uns wird die Kalkulation in derRegel von den Bauleitern durchgeführt. Uns ist es wichtig, dass

möglichst viele Mitarbeiter im Unternehmen die Kalkulation lesenund kalkulieren können. In Bau für Windows kann man sich gutund zügig einarbeiten - die Software ist schnell beherrschbar.Selbst wenn man sich nicht in allen Programmdetails auskennt,kann man damit leicht eine saubere Kalkulation erstellen.� Dertechnische Geschäftsführer schätzt es weiterhin, zeitgleich mitmehreren Personen in einem Projekt arbeiten zu können. Geplantist, künftig auch die Rechnungslegung mit Bau für Windowsdurchzuführen. Zum einen lassen sich dann Bauakte und Bauta-gebuch einfach mit der Abrechnung verbinden, zum anderenschlägt die Software Zeitpunkt und Anzahl der nächsten Ab-schlagsrechnungen vor. Margit Dietz erläutert: �Wenn wir mit Baufür Windows schon ein Werkzeug zur zeitnahen Rechnungsstel-lung haben, dann wollen wir es auch nutzen. Das ist für uns auch

wichtig im Hinblick auf Effizienz und Produktivität, denn damit ge-winnen wir Zeit.� Dass man bei Bratengeier mit Elan dabei ist, sei-ne softwaregestützten Geschäftsprozesse zu ändern, belegtenaußerdem die Einführung von Bau financials Lohn und Gehalt imvergangenen Jahr für die gesamte Firmengruppe sowie der Ein-satz der Anlagenbuchhaltung bei der J.B. Maschinen-ServiceGmbH. Nemetschek-Software entwickelt sich nun nach und nachzur fünften Säule des Unternehmens. Gerhard Bratengeier schmun-zelt: �Wir wussten lange gar nicht, dass man so viel mit Bau fürWindows machen kann. Heute haben wir eine hohe Akzeptanz fürdie Software im Unternehmen. Man könnte sagen, zwischen unsund Bau für Windows war es �Liebe auf den zweiten Blick�.

Aus dem Stoff sind die besten Liebesgeschichten.

Umfangreiche Arbeiten am Flughafen. (Alle Bilder: Bratengeier)

Im Frühjahr erhalten unsere Kunden immer das �große� Up-date von Bau financials BK. Im April war es wieder soweit.Einige der Neuerungen in unserer Version 5.0.2 möchten wirIhnen auf dieser Seite kurz vorstellen.

Neuerungen in Finanzbuchhaltung und AnlagenbuchhaltungEine nützliche neue Auswertung lässt sich mit dem Modul �Zah-lungsverhaltenanalyse� anfertigen. In dieser �Forderungsanalyse�erfolgt eine Auswertung der überfälligen offenen Posten und derdaraus bereits entstandenen Zinsverluste. Bei der Auswertungkann festgelegt werden, ob lediglich die überfälligen offenenRechnungen oder alle Posten (also auch die offenen Gutschriftenund Zahlungen) ausgewertet werden sollen. Außerdem lassensich Toleranztage und / oder akzeptierte Überschreitungstagehinterlegen. Auch zur E-Bilanz gibt es etwas Neues: Für die�Überleitungsbuchungen� zwischen der Handels- und Steuer-bilanz wurde analog zu den virtuellen Abschlussbuchungen ein�Überleitungsbuchungen-Kontenplan� erstellt. Mit diesem könnendie Unterschiede zwischen der Handels- und Steuerbilanz ge-bucht und wahlweise in den Bereichen Hauptabschlussübersicht,Bilanz, GuV und Saldenliste ausgewertet werden.

Im Bereich der Anlagenbuchhaltung haben wir den Anlagenspie-gel verändert. Dieser kann nun nach gesetzlichen Vorgaben(Bruttoausweis von Anschaffungskosten und Abschreibungen mitoder ohne Umbuchungen) und mit flexiblen Zusatzinformationenwie etwa Kostenstelle oder Gerät ausgegeben werden. Die Aus-gabe kann ein- oder mehrzeilig erfolgen. Wichtig für das Control-ling: Eine Vorschau der Abschreibungen kann für das laufendeJahr erstellt werden, ebenso eine Fünfjahresvorschau.

Neues KennzahlenmodulKomplett überarbeitet ist auch das Kennzahlenmodul. Die Kenn-

zahlen können mandantenübergreifend (einzeln und summiert)angezeigt werden. Dabei kann nach Mandant mit Auflistung dergewünschten Kennzahlen oder nach Kennzahl mit Auflistung dereinzelnen Mandanten sortiert werden. Die Kennzahlen werdenfarblich (grün, gelb, rot - wie bei einer Verkehrsampel) aufgrundfrei vom Anwender definierten Grenzwerten dargestellt. Außer-dem können die Kennzahlen im Tachoformat auf einem mobilenEndgerät oder einem HTML5-fähigen Webbrowser (Safari oderChrome) angezeigt werden.

Schnelle Ansicht mehrerer Berichte mit der JoblisteEin praktisches Werkzeug in der Kostenrechnung ist die neueJobliste. Falls man mehrere Berichte nacheinander in einer be-stimmten Reihenfolge einsehen will, kann man sie in der Joblistezusammenstellen. Die Jobliste wird dann gestartet und arbeitetalle enthaltenen Berichte selbstständig ab. Neu ist weiterhin dieMöglichkeit, BBA-Berichte unmittelbar nach dem Ausführen alsExcel-Dateien zu speichern. Dadurch werden Tabellensperrenbeim Erstellen der Berichte und das Datenvolumen in der Daten-bank reduziert. Außerdem gibt es Neuerungen bei der Kompri-mierung: So können beim Komprimieren von KSt-Ist-Werten

Feldinhalte an- und abge-wählt werden, die in kompri-mierten Sätzen beibehaltenwerden sollen. Möglich sind:Herkunft, Vorgang BAS, Kos-tenträger, Projekt, Gerät, BALund Menge. Das Wiederher-stellen der komprimierten

KSt-Ist-Werte ist für alle oder nur für ausgewählte Kostenstellenoder Kostenarten möglich.

Zentrale RechnungsschreibungIm Einkauf ermöglicht es die neue Form AUTAR (= automatischeAusgangsrechnung) Kopf, mit einem zentralen Aufruf Ausgangs-rechnungen für Verkaufslieferungen, Materiallieferungen und ge-buchte Eingangsrechnungen zu erzeugen (eine Mehrfachaus-wahl ist möglich). Damit gebuchte Einkaufszeilen aus einer Ein-gangsrechnung zur Erzeugung einer Ausgangsrechnung genutztwerden können, haben wir die neuen Felder VK-Lieferung, VK-Preis, VK-Debitor und VK-Rabatt % in die Einkaufszeile mit auf-genommen.

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Update

Nützliche Neuerungen in Bau financials BKVersion 5.0.2 ist erschienen

Auswertung in der Forderungsanalyse.

Wie wir bereits mehrfach mitgeteilt haben, steht für Baufinancials BK eine Umstellung der Datenbanksoftware an.Bau financials basiert auf dem branchenneutralen ERP-Sys-tem Dynamics NAV (ehemals Navision) von Microsoft. Esläuft bei vielen von Ihnen noch mit C/SIDE (Client / ServerIntegrated Development Environment). Darunter verstehtman zum einen die Microsoft Navision eigene Entwicklungs-umgebung mit der Programmiersprache C/AL, aber auch die�native� C/SIDE-Datenbank.

Die aktuell für Bau financials verwendete Datenbank C/SIDE wirdvon Microsoft nicht mehr vollumfänglich unterstützt und nichtmehr weiter entwickelt. Konkret: der sogenannte Microsoft �main-stream support� endete am 10.4.2012. Bau financials wird daherbereits seit 2010 nur noch auf dem moderneren MS SQL Serverausgeliefert und nicht mehr auf der Datenbank C/SIDE. Im Sinnevon Zukunftssicherheit und Innovation ist daher der Schritt zurDatenbanksoftware MS SQL Server wichtig und unverzichtbar!Für alle Bau financials Kunden, die noch nicht auf dem MS SQLDatenbankserver arbeiten, bedeutet das, dass bis zum 31.12.2013eine Datenbankumstellung erfolgen muss.

Im kommenden Jahr mit �Role-Tailored Client�Ab 2013 wird Bau financials den neuen �rollenbasierten Client�enthalten. Diese Innovation setzt zwingend den Microsoft SQLServer 2005 (oder höher) voraus. Dieser so genannte Role-Tailo-red Client (RTC) bietet jedem Anwender eine genau auf die je-weilige eigene Arbeit ausgerichtete Arbeitsoberfläche - jeder ar-beitet mit �seiner/ihrer� ganz persönlichen Oberfläche. Damitsorgt der RTC für effektiveres Arbeiten und größere Anwender-akzeptanz. Über den Role-Tailored Client hinaus bietet aberschon heute der Einsatz von Bau financials auf dem MS SQL Da-tenbankserver zahlreiche Vorteile. Ein beachtlicher Vorteil ist dasunbegrenzte Datenvolumen, das MS SQL bietet, wohingegen C/SIDE auf eine Datenbankgröße von 128 bzw. 256 GB limitiert ist.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die schnellere und einfachereSicherung und Wiederherstellung von Daten mit dem MS SQLServer. Diese Funktionen bietet die C/SIDE-Datenbank nur ein-

geschränkt. Nachteil der oftmals auch als �native Datenbank�oder neuerdings als �Microsoft Dynamics NAV Classic Server�bezeichneten Navision eigenen C/SIDE-Datenbank ist, dass die-se nicht oder nur eingeschränkt mit SQL-Befehlen angesprochenwerden kann. Hingegen erlaubt die MS SQL Datenbank eineneinfachen Zugriff über die ODBC-Schnittstelle (Open DatabaseConnectivity). Mit der üblichen Microsoft-Standardsoftware, etwaMS Excel, können Sie damit leicht auf die in Bau financials erzeug-ten Daten zugreifen und sie auswerten. Mit der neuen Datenbankist es außerdem einfacher, beliebige BI- und MIS-Systeme anzu-binden. Ebenfalls für viele unserer Kunden nicht unerheblich ist derVorteil, dass das System bei Verwendung des MS SQL Serversstärker skalierbar ist - sprich, dass mehr User bzw. eine größereMenge Hardware an die Datenbank angeschlossen werden kann.Das System wächst also mit Ihren Anforderungen.

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Information

Erinnerung: Datenbankumstellung in Bau financials BK... von C/SIDE zu MS SQL

Melden Sie sich bitte möglichst kurzfristig bei uns, damit wir Ihnenein individuelles Migrationsangebotunterbreiten können. Bei Fragen hilft Ihnen unser KeyAccount Manager Kerstin Meyergerne. Sie erreichen sie unter:

Kerstin Meyer , E-Mail: my@bausoftware.de, +49 4202 989 181

Die Vorteile der MS SQL-Datenbank auf einen Blick:� Unlimitierte Datenbankgröße (bisher 128 bzw. 256 GB)� Bessere Ausnutzung der Hardware (Skalierbarkeit)� Standardisierte Datenbankschnittstellen - einfachere Zugriffsmög-

lichkeiten für Drittanwendungen� Hochverfügbarkeit (server based backup/restore)� Die Datensicherung läuft schneller und ist auch im laufenden Be-

trieb möglich.� Die Anwendung wird in Summe schneller (wirkt sich besonders bei

großen Installationen aus).� Die Pflege und Weiterentwicklung des Programms ist langfristig

sicher gestellt.� Zahlreiche Innovationen werden in den Updates ab 2013 zur Ver-

fügung stehen, d.h. Innovationen, die wir ohne die Datenbankum-stellung nicht realisieren könnten.

Zur Planung und Steuerung IhresUnternehmens sind aussagefähigeKennzahlen und Informationen aufjeder Ebene - Firma, Sparte, Ge-schäftsbereich, Verantwortlicherund Kostenstellen - essenziell.

Das neue Bau für Windows Modul -MIS Kennzahlenbrowser - gibt Ihnenzeitnah Auskunft über Ihr Unterneh-men auf jeder gewünschten Organi-sationsebene. Wählen Sie den Be-richtszeitraum Monat, Quartal oder Jahr und die Kennzahlen wer-den Ihnen wertmäßig und in grafischer Form als Tacho und Ver-laufskurve präsentiert. So erkennen Sie schnell Fehlentwicklun-gen und können entsprechende Maßnahmen einleiten. Geradebei der Baustellensteuerung sind ergebnisrelevante Kennzahlen,die nicht nur gebuchte Werte berücksichtigen, sondern auch Ob-

ligos - Lieferscheine, nicht gebuchte Eingangsrechnungen odererfasste Lohnstunden - wichtig, um eine zeitnahe Bewertung si-cherzustellen.

Alle Kennzahlen lassen sich mithilfe frei definierbarer Kenngrößenauf Basis der Buchhaltung, der Kostenrechnung sowie der Bau-

stellen definieren und zusammenge-fasst darstellen. Mit dem Hierarchie-explorer verzweigen Sie auf jede ge-wünschte Detailebene bis hin zurBaustelle. Die wichtigsten Kennzah-len lassen sich im sogenanntenKennzahlenpanel zusammenfassen,im dem diese Werte übersichtlichgrafisch dargestellt werden.Die Kennzahlen können Sie auch auf mobilen End-geräten mithilfe der�Nemetschek Web AppSuite� abrufen.

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Information/Produktvorstellung

Umstellung als Gelegenheit zur DatenbankbereinigungEinige der Kunden, die bereits die Umstellung der Datenbanksoft-ware vorgenommen haben, nutzen die Umstellung gleichzeitig zurDatenbankbereinigung und Restrukturierung. Selbstverständlichkann dieser Schritt auch völlig unabhängig von der eigentlichen Mi-gration erfolgen. Kleinere, �aufgeräumte� Datenbanken sorgen inder Regel für deutliche Performanceverbesserung. Ein Beispiel fürRestrukturierung wäre die Vereinheitlichung bzw. Veränderung des

Schlüsselaufbaus von Kostenstellen, Kostenarten, Personenkonten,Adressen, etc. über verschiedene / alle Mandanten der Unterneh-mensgruppe. Strukturveränderung könnte aber auch bedeuten, dasseinzelne Mandanten in eigene Datenbanken aufgetrennt werden. Aber auch die Verschmelzung von mehreren Man-danten zu einem (Fusion) oder die Aufteilung eines Mandan-ten in mehrere (Unternehmensspaltung) kann im Rahmeneiner Restrukturierung der Datenbanken abgebildet werden.

MIS und der KennzahlenbrowserEinfache Integration in Bau für Windows

Den Begriff DMS, kurz für Dokumentenmanagementsysteme,setzen viele sofort mit der Archivierung elektronischer Doku-mente gleich. Im engeren Sinne ist das richtig; im weiterenSinne steht DMS für viel mehr - da ist die Archivierung nurein, wenngleich bedeutender, Bereich bei der Bearbeitungund Verwaltung von Dokumenten. Im folgenden Artikelmöchten wir Ihnen zeigen, dass es neben der reinen Archi-vierung eine Menge nützlicher DMS-Werkzeuge gibt, mit de-nen Sie Arbeit und Zeit sparen können. Wie eine Integrationdieser DMS-Lösungen in ERP-Software aussieht, wollen wiraußerdem am Beispiel Bau für Windows verdeutlichen.

Archivierung mit DocuWareBasis der DMS-Anwendungen ist natürlich Software zur Archivierung, in unserem Fall das bewährte DocuWare. Diese Software orientiert sich an der gewohnten Büroumgebung. Eingescannte Dokumente kommen zunächst in elektronische Briefkörbe. Dort werden sie sortiert, auf Wunsch auch zusammengeheftet. Von den Briefkörben aus werden die Dokumente in Archi-ven abgelegt. Diese Archive bilden den sogenanntenDokumenten-Pool, in dem sämtliche Informationen sowohl fürden laufenden Zugriff als auch für einen Workflow zur Verfügungstehen. Selbst erstellte Belege wie Ausgangsrechnungen oderBerichte archiviert DocuWare automatisch. E-Mail-Archivierungist mit DocuWare ebenfalls möglich - das Programm wird mit MSOutlook verbunden. Über die �Regeln und Benachrichtigungen� inOutlook lässt sich bestimmen, welche E-Mails archiviert werdensollen (z.B. anhand des Betreffs).

Das Modul �DocuWare Connect to Bau für Windows� sorgt für die Integration von DocuWare in Bau für Windows. �DocuWareConnect� ermöglicht einerseits den Abruf archivierter Informatio-nen direkt aus der Branchen-lösung heraus, anderseitsauch die Archivierung undVerschlagwortung von Do-kumenten unmittelbar bei der Erstellung des Doku-mentes mit Bau für Windows -

und zwar ohne Umwege oder aufwändige Nachbearbeitung. Ar-chivierte Dokumente lassen sich mit Bau für Windows leicht ein-sehen: Mit dem Aufruf �Dokument anzeigen� erscheint auf demBildschirm genau die archivierte Rechnung, die zum gerade be-arbeiteten Vorgang gehört. Ohnehin lassen sich eingehende undausgehende Dokumente in zahlreichen Bau für Windows-Pro-grammbereichen anzeigen (z.B. Kontenanzeige, Kostenstellen-Buchungsinformationen, OP-Anzeige, OP-Lieferanten, Objekt-Leitdaten, etc.). Die Verschlagwortung der Dokumente erfolgt

manuell (�Vor-Verschlagwortung�) und automatisch beim Verarbeiten des Buchungsstoffes. Der Doku-

mentenfluss (z.B. bei einer Eingangsrech-nung) kann mit dem Workflowprogramm �JobRouter� erfolgen.

Weiterbearbeitung der Rechnung im Prozess (Workflow) mit dem �JobRouter�

Sobald die Dokumente im zentralen DocuWare-Archiv verfügbar sind, be-

ginnt ein Workflow (etwa aus Rechnungsprü-fung, Freigabe und Verbuchung). Zuerst wird der für die Vertei-lung der Belege verantwortliche Mitarbeiter per E-Mail informiert.Dieser ergänzt ggf. nicht auf dem Beleg vorhandene, aber not-wendige Daten im Workflowformular (z.B. die Kostenstelle) undleitet das Dokument an den nächsten Bearbeiter weiter. Wenndieser Bearbeiter in den Bau für Windows-Stammdaten hinterlegtist (beispielsweise ein Bauleiter), erfolgt die Weiterleitung sogarautomatisch.

Der Workflow besteht aus mehreren Schritten: nach der Erfas-sung nimmt der verantwortliche Mitarbeiter eine sachliche (�Istdie Rechnung berechtigt?�) und (bei nicht eingesetztem Freiform-system erforderliche) rechnerische (�Stimmt der Rechnungsbe-trag?�) Prüfung vor. Diese Prüfungen können nacheinander oderauch parallel erfolgen, wenn mehrere Prüfer (Bauleiter) eineRechnung begutachten müssen. Wenn die Rechnung freigege-ben wurde, bekommt die Buchhaltung den Vorgang abschließendfür den �Kontierungsabschluss�. Bei diesem letzten aktiven Ar-beitsschritt im Workflow werden alle Korrekturen im laufendenProzess an Bau für Windows übergeben. Die Kontierung aufmehrere Kostenstellen geschieht danach aus dem Workflow her-

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Produktvorstellung

DMS - mehr als �nur� ArchivierungZusammenspiel mit Bau für Windows

Autor: Dipl.-Bw. (FH)Thorsten Sprenger, DMS-Experte der Nemetschek Bausoftware

aus im Bau für Windows-Rechnungseingangs-buch. So lassen sich alle Daten korrekt für diedanach folgende Buchung erfassen. Nach der inBau für Windows erfolgten Buchung und späterfolgenden Zahlung erhält das Workflowpro-gramm eine Information über den abgeschlos-senen Prozess. Falls gewünscht erhält dieRechnung automatisch als Anhang ein Prozess-Protokoll, in dem alle Schritte festgehalten sind,als internen Beleg für den Rechnungslauf. Die-sen Anhang kann man selbstverständlich auchin Bau für Windows, über den DocuWare-Client /WebClient sowie über mobile Endgeräte (Smart-Phones / iPad) einsehen.

Prüfung von Eingangsrechnungen mit OCR-SoftwareArchivierungssoftware erleichtert die Arbeit, daalle Dokumente sofort zur Verfügung stehen. Mitein wenig Aufwand ist die Archivierung allerdings verbunden, fallsdie eingescannten Dokumente mit zusätzlichen Schlagwortenversehen werden sollen. Diese Arbeit können so genannte OCR-Programme (OCR = Optical Character Recognition) übernehmen- sie prüfen eingescannte Dokumente und stellen sie für Folge-systeme zur Verfügung. Als Beispiel soll die Bearbeitung einereingescannten Eingangsrechnung dienen: Auf einem einge-scannten Dokument werden alle relevanten Informationen desKreditoren automatisch erkannt und mit den Bau für Windows-Stammdaten verglichen. Erst bei hundertprozentiger Überein-stimmung werden die Informationen automatisch zur Weiterver-arbeitung bereitgestellt. Darüber hinaus ist die Software aberauch in der Lage, spezielle Prüfungen vorzunehmen (z.B. ob dieUSt-IdNr. / Steuernummer vorhanden ist). Auch Zahlungsbedin-gungen, etc. werden mit den Stammdaten abgeglichen. Wenn die

Daten übereinstimmen, geht das Dokument weiter in den Work-flow. Nur falls das System Unterschiede erkennt oder Datennicht eindeutig zuordnen kann, erhält ein Mitarbeiter das Doku-ment zur möglichen Nachbearbeitung (etwa zum Abgleich vonKontodaten). Wenn diese Nachbearbeitung stattgefunden hat,werden die Belege an das Folgesystem (Archivsoftware Docu-Ware und Workflowprogramm JobRouter) übergeben.

Fazit: DMS ist weit mehr als �nur� die elektronische Archi-vierung von Dokumenten. Mit den hier vorgestellten Hilfs-mitteln kommen Sie dem �papierlosen� Büro ein ganzesStück näher. Wenn Sie mehr über die Integration von DMS-Lösungen in Bau für Windows (oder Bau financials) erfah-ren möchten, wenden Sie sich einfach an den Autor unter:Telefon +49 4202 / 989-231 bzw. sprenger@bausoftware.de.

Kein Papierchaos mehr - dafür sorgen DocuWare und Co. (Bild: DocuWare AG)

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Produktvorstellung

So äußerten sich Bau für Windows-Kunden zu ihrer Arbeit mit unserenDMS-Lösungen:

�Die DocuWare-Einführung mit der Integra-tion zu Bau für Windows ist im Mai 2007 inallerkürzester Zeit und quasi �nebenher�erfolgt. Seit wir die Rechnungseingangs-prüfung mit DocuWare durchführen, habenwir die Laufzeiten deutlich verkürzt.Außerdem sind die Vorgänge viel transpa-renter geworden.� (Roland Weiss, Geschäftsführer WeissGmbH Tief- und Straßenbau, Baden-Baden)

�Wir haben ein umfangreiches Paket ausDocuWare, JobRouter und der Freiformer-kennung RecSolution gewählt und es hatsich gelohnt. Damit haben wir Abläufe über-arbeitet, vereinfacht und dadurch Zeit ge-wonnen.� (Norbert Pichel, Prokurist der Unternehmens-gruppe Horlemann, Uedem)

"Durch die Einführung eines DMS schaffenwir mehr Transparenz, eine noch bessereVerfügbarkeit sowie einen durch Workflow gestützten und teilweise automatisierten

Eingangsrechnungsprozess. Auch organi-satorische, im Laufe der Zeit und durchwechselnde Mitarbeiter entstandeneSchwächen wurden erkannt und behoben. Die Auswahl des richtigen Systems sowiedes betreuenden Partners ist sicherlichmaßgebend für den Erfolg eines solchenProjektes. Das Potenzial der einzelnen Komponentenist sicher noch lange nicht erschöpft."(Steffen Hollenbach, IT-Leiter, Unterneh-mensgruppe Schneider, Öhringen)

Erstmalig in dieser Ausgabe des �Magazin� finden Sie sog.QR-Codes. QR-Code steht für Quick-Response-Code. EineApp auf einem Smartphone scannt diesen QR-Code und lei-tet Sie dann direkt auf eine Website, auf der Sie detailliertereInformationen zum jeweiligen Thema finden. Bei einem QR-Code handelt es sich um einen zweidimensionalen �Barcode�(2-D-Code). Viel vertrauter sind uns aber die eindimensiona-len Barcodes.

Diese treffen wir regelmäßig an der Supermarktkasse an, aberauch, wenn der Arzt eine Blutprobe ins Labor schickt oder wennder Paketdienst eine Warensendung ins Haus bringt. Fast könnteman glauben, Barcodes seien überall!

Barcodeerstellung mit Bau financialsViele Arbeitsabläufe können mit Hilfe von Strichcodes sicherer,schneller und effizienter gestaltet werden. So gibt es auch in Baufinancials eine Reihe von Anwendungsfällen für Barcodes: Baufinancials kann für Artikel, Geräte, Kostenstellen, Debitoren, Per-sonal, Lagerorte/Lagerfächer und Document-ID Barcodes drucken.Ein Beispiel: Für einen bestimmten nummerierten Lagerartikelkann schnell ein Code erstellt werden. Bei der Entnahme im Lager wird einfach der Code eingelesen und der Vorgang ist im System gespeichert. Mit den vom Super-markt bekannten EAN-Codes des Her-stellers darf man die Bau financials-Codes allerdings nicht verwechseln. Der gedruckte Code ist für den Ei-genbedarf im Unternehmen. Er entspricht nicht dem Hersteller-code. Der Datenträger für den Strichcode ist in den meisten Fällen einEtikett. Barcodes können zwar mit praktisch allen Druckern er-stellt werden, aber am besten nutzt man dafür spezielle Etiketten-drucker, die zumeist mit Etiketten auf Rollen arbeiten. Je nachVerwendungszweck kommen dabei unterschiedliche Etiketten-typen und Materialkombinationen zum Einsatz - vom einfachenVersandetikett bis zum hitze-, kälte- und abriebfesten Etikett. Dieals Barcode gedruckten Nummern können nun bei der Lieferschein-erfassung (Artikel, Lagerort, Lagerfach) und im Modul �Werkstatt-aufträge� (Artikel, Gerät, Personal, Debitor) eingelesen werden.Für die DMS-Integration (mit DocuWare), also das Zusammen-

spiel von Dokumentenmanagement und Bau financials spielt derBarcode zudem eine zentrale Rolle. Er repräsentiert die Docu-ment-ID. Dokumente (etwa Eingangsrechnungen), die mit einemBarcode versehen wurden, sind im DocuWare-Archiv gespeichertund können jederzeit über diesen Code aufgerufen werden.

Einlesen des BarcodesDas Einlesen der Barcodes in die Programmanwendung ge-schieht über einen Scanner. Hiervon gibt es die unterschiedlich-sten Gerätetypen, vom einfachen (fehleranfälligeren) Lesestift,über die klassischen verschiedenen Arten von Laserscannern bishin zur neuesten Generation von Kamerascannern (Imager).Welcher Scanner auch immer eingesetzt wird, er übersetzt dieBarcodes in alphanumerische Zeichenketten und gibt diese übereine Schnittstelle (oder eine Tastatureinschleifung) an das Com-putersystem weiter. Und das geht in aller Regel wesentlichschneller als das Lesen einer Ziffernfolge und Abtippen durchden Programmanwender - ganz zu schweigen von der Fehler-quote, die beim Scannen extrem niedrig ist: Ein richtig konfiguriertes Barcodesystem hat nämlich eineFehlerwahrscheinlichkeit von ca. 1 zu 6 Milliarden.

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Produktvorstellung

Barcodedruck mit Bau financialsProgramm erstellt eigene CodesAutor: Dipl.-Ing. (FH) Wolfgang Götz, Geschäftsführer der Nemetschek Bausoftware GmbH

Etikettenherstellung mit Bau financials.

In der vorliegenden Ausgabe unseres �Magazin� haben wir Ihnenviel über die Arbeitserleichterungen mit einem Dokumentenmana-gement-System erzählt. Wir sind davon überzeugt, dass der eineoder andere von Ihnen die verschiedenen Lösungen nun gerneeinmal in Aktion sehen möchte. Aus diesem Grund geht unserDMS-Experte Thorsten Sprenger im September auf eine deutsch-landweite Rundreise und kommt bestimmt auch in Ihre Nähe.

Geplant sind im Moment acht Veranstaltungen, auf denen er dieArchivierung mit DocuWare, den Workflow mit dem JobRoutersowie Software zur Freiformerkennung präsentieren wird. Angedacht sind im Moment die folgenden Termine:03.09.2012: Kassel, Best Western Grand City Hotel04.09.2012: Dortmund, Best Western Parkhotel Wittekindshof06.09.2012: Hamburg-Norderstedt, Best Western Hotel

Schmöker-Hof

10.09.2012: Nürnberg, Best Western Hotel Nürnberg City West11.09.2012: Mainz, Best Western Hotel17.09.2012: Leipzig, Best Western Hotel Windorf19.09.2012: München, Best Western Hotel Cristal20.09.2012: Stuttgart-Filderstadt, Best Western Plazahotel

Wir sind noch in der Planung - Termine und Orte sind daher ohneGewähr. Die Roadshow ist für alle Teilnehmer selbstverständlichkostenlos und besteht aus zwei Teilen: Bau für Windows-An-wendern stellen wir unsere Lösungen jeweils von 9.30 Uhr bis12.30 Uhr vor; Bau financials-Kunden können nachmittags von13.30 Uhr bis 16.30 Uhr mehr über das DMS-System erfahren.

In den nächsten Wochen werden wir Sie über unsere Roadshownoch genauer informieren. Wir freuen uns auf Sie.

Ebenfalls im September laden wir Kunden ein, sich das vielseitigeDBD-KostenKalkül unseres Partners Dr. Schiller & Partner GmbHvorführen zu lassen. Die Kostenermittlung findet hier auf Basis ei-ner grafischen Mengenermittlung statt. Als Vorlage dafür könnendigitalisierte Skizzen, Pläne und Fotos aller Art dienen. Mit wenigen,äußerst einfachen Funktionen wird auf deren Basis ein kostenori-entiertes Gebäudemodell erzeugt. Es enthält raum- und bauteil-orientiert alle kostenrelevanten Bauteile. Letztere werden mit deninhaltlichen Beschreibungen der DBD-KostenElemente verknüpft.Ebenso ist es möglich, die Kostenelemente auf Basis eigenerTexte, die per GAEB importiert werden können, zu bilden oderauch auf das STLB-Bau zuzugreifen.Mengen, Qualitätsbeschreibungen und Kostendaten werden sozu einer gesamten Kostenermittlung zusammengeführt. Alle er-zeugten Informationen können über verschiedene interne Berich-te ausgegeben werden und natürlich per GAEB-Austausch in die

Kalkulation zur weiteren Verwendung übergeben werden. Mankann ohne langwierige Vorarbeiten mit der Arbeit beginnen, daDBD-KostenKalkül eine umfangreiche integrierte Datenbank ent-hält. Der Gebrauch der Software ist einfach: Man muss nur eineinziges Referenzmaß festlegen und kann dann mit derMaus die wesentlichen Einheiten definieren (z.B. Wän-de, Türen, Dächer). Praktisch ist die Einzelkostendar-stellung: DBD-KostenKalkül zeigt auf Wunsch in jederDetaillierung, worauf die ermittelten Kosten basieren.

Neugierig geworden? Kommen Sie doch einfach zu unserenkostenfreien Kundenveranstaltungen. Sie finden an unserenFirmenstandorten statt - jeweils von 14.00 Uhr bis 16.00 Uhr:

05.09.2012: Dortmund, Emil-Figge-Straße 76, 44227 Dortmund12.09.2012: Achim, Im Finigen 3, 28832 Achim26.09.2012: Karlsruhe, Am Sandfeld 17a, 76149 Karlsruhe

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Veranstaltungen

DMS-Roadshow im September

Vorführung des DBD-KostenKalkül

Die Vorteile des DBD-KostenKalkül. (Bild: Dr. Schiller & Partner GmbH)

Nemetschek Bausoftware ist Mitglied derNemetschek Construction Group.

Effizient planen - erfolgreich realisieren

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