Ausgezeichnet mit dem

Innovationspreis 2008 der

Initiative Mittelstand in der Kategorie

"DMS und Datenmanagement".

®

Mit MailStore Server erhalten Sie

eine zertifizierte Lösung, die eine

revisionssichere Archivierung aller

E-Mails ermöglicht.

MailStore Server ist das führende E-Mail-Archiv

für kleine und mittelständische Unternehmen

Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers

Reduzierung von Speicherkosten und Verwaltungsaufwand

Unabhängigkeit von PST-Dateien

Einfaches und schnelles Backup

Effektiver Schutz vor Datenverlusten

Schneller und intuitiver Zugriff für alle Anwender

Archivierungsmethoden

E-Mails können aus den Postfächern von E-Mail-Servern

wie Microsoft Exchange Server, aber auch aus den lokal

installierten E-Mail-Clients und PST-Dateien der

Anwender heraus archiviert werden. Zusätzlich können

auch alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch

archiviert werden.

Archivierung von Microsoft Exchange Server 2003/2007

Archivierung bestehender Postfächer, öffentlicher

Ordner und automatische Archivierung aller ein- und

ausgehenden E-Mails möglich

Vom Anwender angelegte Ordnerstrukturen werden

bei der Archivierung übernommen

E-Mails können auf Wunsch nach der Archivierung

regelbasiert aus den Postfächern gelöscht werden

Die Installation und der Betrieb von MailStore Server

nehmen keine Änderungen an der Konfiguration des

Microsoft Exchange Servers vor

Kompatibel mit Hosted Exchange-Postfächern

Archivierung von verteilten E-Mail-Clients und

PST-Dateien

Kompatibel mit Outlook 2000, XP, 2003, 2007, Outlook

Express 6.0, Windows Mail, Windows Live Mail und

Mozilla Thunderbird

Archivierung beliebiger E-Mail-Server über IMAP/POP3

Beispiele: AVM KEN! 4.0, Tobit David, Novell

GroupWise, Kerio MailServer

Import von E-Mail-Dateien

PST

MSG

EML

MBOX

Zugriff auf das Archiv

Jeder Anwender kann auf die für ihn archivierten E-Mails

selbst zugreifen und diese in bis dahin nicht gekannter

Geschwindigkeit durchsuchen. Der Zugriff kann z.B.

direkt über Microsoft Outlook oder über einen beliebigen

Internet-Browser erfolgen.

Zugriff über intuitive MailStore Client-Software

Zugriff über Microsoft Outlook Add-in

Zugriff über den Internet-Browser

E-Mails über die ursprüngliche Ordnerstruktur finden

MailStore Server übernimmt bei der Archivierung die

ursprüngliche Ordnerstruktur der Quelle. Das heißt in der

Praxis, dass beispielsweise in Microsoft Outlook oder im

Exchange Postfach angelegte Ordner nach der

Archivierung unverändert im Archiv wiedergefunden

werden können.

Volltextsuche über E-Mails und Dateianhänge

Jeder Anwender kann seine E-Mails und beliebige

Dateianhänge innerhalb von Sekundenbruchteilen

durchsuchen. Komplexe Suchabfragen können

gespeichert und wiederverwendet werden.

Teamwork

Je nach Rechtevergabe ist es möglich, dass einzelne

Anwender auch auf die Archivbereiche anderer

Anwender zugreifen können.

Wiederherstellung von E-Mails per 1-Klick-Restore

Einzelne E-Mails oder ganze Postfächer können per

Mausklick aus dem Archiv wiederhergestellt werden.

Archivierte E-Mails exportieren und wiederherstellen

MailStore Server bietet zahlreiche Funktionen zum

Export der archivierten E-Mails. Dies macht Ihr

Unternehmen auch über viele Jahre hinweg unabhängig

von spezifischen Formaten und Technologien und

ermöglicht eine vielseitige Nutzung der archivierten

Daten.

Copyright © 2006-2009 deepinvent Software GmbH

Technische Vorteile

Unbegrenzte Kapazitäten

Eine hochoptimierte Speichertechnologie ermöglicht die

Archivierung beliebig großer Datenmengen.

Keine Lizenzkosten für Microsoft SQL Server

Mit MailStore Server können Sie hohe Ausgaben für

Microsoft SQL Server-Lizenzen oder andere

Datenbankserver vermeiden. MailStore verwendet eine

100% integrierte Speichertechnologie.

Hohe Performance und Skalierbarkeit

MailStore Server ermöglicht die Anlage beliebig vieler

neuer Datenbanken im laufenden Betrieb. Auf diese

Weise kann das gesamte Archiv grenzenlos skaliert

werden. Mit der Anlage einer neuen Datenbank werden

automatisch auch neue Suchindexe angelegt. Dies

garantiert eine konstant hohe Suchgeschwindigkeit.

Reduzierung des Speicherbedarfs

Durch Single-Instance-Speicherung und eine intelligente

Komprimierung von Dateianhängen kann der

Speicherbedarf deutlich reduziert werden.

Unabhängigkeit von PST-Dateien

Fehleranfällige, verteilte und schwer kontrollierbare PST-

Dateien können einfach und zentral archiviert werden.

Einfache und flexible Datensicherung

Das Backup des gesamten Archivs kann zum Beispiel

problemlos über eine bereits vorhandene Backup-

Software erfolgen. Im Schadensfall kann eine

vorhandene Datensicherung innerhalb kürzester Zeit

wiederhergestellt werden.

Wirtschaftliche Vorteile

Reduzierung von Speicher- und Verwaltungskosten

Der Einsatz von MailStore führt zu einer deutlichen

Entlastung der IT-Verantwortlichen und senkt die Kosten

für Datenhaltung, Sicherung und Wiederherstellung.

Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Anwender werden nicht länger gezwungen, wertvolle Zeit

für die Verwaltung ihrer Postfächer verwenden zu

müssen.

Steigerung der Produktivität

Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen sind in

E-Mails gespeichert. Der schnelle und komfortable Zugriff

auf die archivierten E-Mails steigert die

Mitarbeiterproduktivität.

Vollständige und sichere Archivierung

Alle E-Mails im Unternehmen können vollständig,

langfristig und ohne Informationsverlust archiviert

werden.

Datenverluste verhindern

Das absichtliche oder unbeabsichtigte Löschen von

E-Mails durch Mitarbeiter kann vollständig unterbunden

werden.

Rechtliche Vorteile

MailStore Server ermöglicht die vollständige, revisionssichere und nachvollziehbare Archivierung ihrer E-Mails

Der MailStore Server wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfolgreich geprüft und zertifiziert.

Auf diese Weise können Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sicherstellen, dass mit MailStore

Server die Einhaltung der rechtlich relevanten Vorschriften möglich, und eine zuverlässige Unterstützung bei der

Realisierung der IT-Compliance gegeben ist.

Die Prüfung fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW)

"Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigte alle Teilaspekte der

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), welche die Archivierung betreffen.

Zu den bei der Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit von MailStore Server einbezogenen Anforderungen

zählen unter anderem die Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung

(§§ 238 ff. und § 257 HGB sowie §§ 140 ff. AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

(GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

MailStore Server ist das führende E-Mail-Archiv für kleine und mittelständische Unternehmen.

Microsoft® Outlook®, Microsoft® Outlook® Express, Microsoft®

Windows® Mail, Microsoft® Exchange Server und Microsoft® Internet

Explorer® sind registrierte Marken und Markenzeichen der Microsoft

Corporation in den USA und anderen Ländern. Mozilla® Thunderbird™,

Mozilla® Seamonkey® und Mozilla® Firefox® sind registrierte Marken

bzw. Markenzeichen der Mozilla Foundation, USA. Google™, Google

Mail™ und Google™ Chrome sind Markenzeichen der Google Inc, USA.

Apple®, iPhone™, iPod® und Safari® sind registrierte Marken bzw.

Markenzeichen der Apple Inc. in den USA und anderen Ländern. Alle

anderen Markenzeichen oder registrierte Marken sind Eigentum der

jeweiligen Inhaber. MailStore Server® und MailStore Home® sind

registrierte Marken der deepinvent Software GmbH in den USA.

MailStore™ E-Mail-Archivierung ist ein Markenzeichen der deepinvent

Software GmbH, Deutschland.

Leistung und Markterprobung

Der MailStore Server ist die ideale Lösung für kleine und

mittelständische Unternehmen. In über 1.500

Unternehmen mit 10 bis weit über 1.000 Postfächern

bzw. Benutzern wird die in Deutschland entwickelte

Software bereits eingesetzt.

Der MailStore Server verfügt über ein grenzenlos

skalierbares Speichersystem, das beliebige

Datenmengen aufnehmen kann. E-Mails werden dabei

nicht in einer einzigen Datenbank abgelegt, die mit der

Zeit ihre Leistungsgrenzen erreichen würde.

Das MailStore Server Archiv kann aus einzelnen

Archiveinheiten mit jeweils eigenen Datenbanken und

Suchindexen zusammengesetzt werden. Diese Einheiten

können vom Administrator (oder auch automatisch) in

beliebiger Anzahl und im laufenden Betrieb aus- bzw.

eingehängt werden. Aufgrund dieser Architektur wird die

Archivgröße lediglich durch den zur Verfügung

stehenden Festplattenspeicher begrenzt, welcher

preisgünstig und beliebig erweiterbar ist.

Systemanforderungen

Installation auf bereits vorhandenem Server möglich

Installation parallel zum Microsoft Exchange Server

möglich (aber keine Voraussetzung)

Microsoft SQL Server ist nicht erforderlich

Microsoft Internet Information Server (IIS) ist

nicht erforderlich

Alle für den Betrieb erforderlichen Komponenten sind

im Setup bereits integriert

Installation in VMware-, Virtual Server- und Terminal

Server-Umgebungen möglich

Unterstützte Betriebssysteme

Windows 2000 Service Pack 3 oder höher

Windows XP Service Pack 2 oder höher

Windows Server 2003

Windows Server 2008

Windows Vista

Windows Vista 64-bit Edition

Windows Small Business Server 2003

Windows Small Business Server 2003 R2

Windows Small Business Server 2008

Windows Essential Business Server 2003

Unterstützte Internet-Browser

Apple Safari 3 oder höher

Google Chrome

Microsoft Internet Explorer 6 oder höher

Mozilla Firefox 3 oder höher

Opera 9 oder höher

Kontakt und Beratung

1. Erfüllen Sie rechtliche

Vorschriften und vermeiden

Sie Sanktionen

Der Gesetzgeber hat der E-Mail praktisch die gleiche

rechtliche Bedeutung zugeschrieben, wie sie Dokumente

in Papierform besitzen. Dies trifft auf alle Handels- und

Geschäftsbriefe sowie auf alle Dokumente mit

steuerrechtlich relevantem Inhalt zu.

Die Notwendigkeit zur E-Mail-Archivierung ergibt sich

unter anderem aus den Vorschriften des Handels- und

Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der

Buchführung (§§ 238 ff. und § 257 HGB sowie §§ 140 ff.

AO), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter

Buchführungssysteme (GoBS) und aus den Grundsätzen

zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

(GDPdU).

Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle relevanten

E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig

aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar

vorhalten zu können. Zudem muss sichergestellt werden,

dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden

können.

Werden diese Archivierungspflichten nicht beachtet,

drohen empfindliche Strafen bis hin zur persönlichen

Haftung durch die Unternehmensleitung.

Der MailStore Server wurde durch eine unabhängige

Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erfolgreich geprüft

und zertifiziert. Auf diese Weise können

Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der

Schweiz sicherstellen, dass mit MailStore Server die

Einhaltung der rechtlich relevanten Vorschriften

möglich, und eine zuverlässige Unterstützung bei der

Realisierung der IT-Compliance gegeben ist.

2. Steigern Sie die

Produktivität und

Informationsverfügbarkeit

Viele Informationen wie Angebote, Preisabsprachen und

Verträge liegen oft nur noch in Form von E-Mails und

deren Anhängen vor. Aus diesem Grund ist es für die

Sicherheit und Produktivität eines Unternehmens

entscheidend, dass diese Informationen zu jeder Zeit

vollständig und schnell abgerufen werden können.

Mit Hilfe von MailStore Server können Sie allen

Anwendern einen komfortablen Suchzugriff in bis

dahin nicht gekannter Geschwindigkeit zur Verfügung

stellen.

3. Führen Sie zusammen, was

zusammen gehört

Oft verteilen sich die E-Mails in einem Unternehmen über

zahlreiche Rechner, Softwaresysteme und Dateien. Dies

erschwert die Verwaltung, aber auch die Nutzung der E-

Mails durch die Mitarbeiter.

Mit MailStore Server können Sie alle E-Mails in einem

zentralen Archiv zusammenführen.

Warum E-Mail-Archivierung?

Sieben gute Gründe kurz vorgestellt.

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Copyright © 2006-2009 deepinvent Software GmbH

4. Verhindern Sie das Löschen

von E-Mails durch Mitarbeiter

Mitarbeiter können für das Unternehmen wichtige E-Mails

jederzeit löschen. Dies kann aus Versehen oder gezielt

erfolgen. Nicht selten werden auch ganze Postfächer

beim Verlassen des Unternehmens durch einen

Mitarbeiter unwiederbringlich gelöscht.

Durch die E-Mail-Archivierung mit MailStore Server

können Sie das Löschen von E-Mails durch

Mitarbeiter vollständig unterbinden. Die E-Mails

stehen dem Unternehmen so zuverlässig und

langfristig zur Verfügung.

6. Schützen Sie sich vor

Datenverlusten

Neben dem Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter

können diese auch durch technische Probleme oder

Fehler verloren gehen. Dazu zählen zum Beispiel defekte

Microsoft Outlook PST-Dateien und unvollständige

Datensicherungen.

Mit MailStore Server können Sie beliebig große

Datenmengen sicher und risikofrei aufbewahren. So

werden Sie auch in Zukunft auf das steigende E-Mail-

Aufkommen vorbereitet sein. Zudem ermöglicht

MailStore eine einfache und schnelle

Datensicherung.

5. Reduzieren Sie IT-Kosten

und Aufwand

Die Wartung überlasteter E-Mail-Server, die Verwaltung

unsicherer PST-Dateien und die Durchführung von

aufwändigen Datensicherungs- und

Wiederherstellungsvorgängen kosten Zeit und Geld.

Durch den Einsatz von MailStore Server können

diese Kosten vermieden oder deutlich reduziert

werden.

7. Schaffen Sie

Postfachbegrenzungen ab

Nicht selten soll durch die Begrenzung von

Postfachgrößen die Überlastung des E-Mail-Servers

reduziert werden. In der Praxis zwingt dies die Anwender

jedoch zur zeitaufwändigen Verwaltung ihrer Postfächer

und zum Löschen von E-Mails.

Durch MailStore Server machen Sie die Begrenzung

von Postfachgrößen überflüssig.

Über MailStore Server

Der in Deutschland entwickelte MailStore Server zählt zu

den beliebtesten E-Mail-Archivierungslösungen. Bereits

tausendfach im Einsatz, teilweise mit weit über 1.000

Benutzern und Postfächern, zeichnet sich die Software

durch einen geringen Einstiegspreis und geringe

Systemanforderungen aus. Nicht zuletzt macht auch die

einfache Installation den MailStore Server zur idealen

Lösung für alle kleinen und mittelständischen

Unternehmen.

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