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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund Managementsystem DIN EN ISO 9001:2015 Ausgabe: 08.03.2018 Änd. Stand 21 1

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Managementsystem

DIN EN ISO 9001:2015

Ausgabe: 08.03.2018

Änd. Stand 21

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Vorwort

Diese Präsentation stellt das im Unternehmen praktizierte Managementsystem vor.

Es wird die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens dargelegt. Die

dargestellten grundsätzlichen Abläufe sind für alle Mitarbeiter verbindlich. Mit der

Veröffentlichung auf der Firmenwebseite werden alle interessierten Parteien über

das Managementsystem informiert und so eine vertrauensvolle Zusammenarbeit

ermöglicht.

Es werden alle für die Firma zutreffenden Teilprozesse beschrieben. Zum besseren

Verständnis sind die Abschnitte der DIN EN ISO 9001:2015 zugeordnet.

Bezogen auf die Anforderungen wird die grundsätzliche Methodik zur Umsetzung

dargelegt. Sie ist durch dokumentierte Informationen untersetzt.

Dieses Handbuch wird durch die Geschäftsführung in Kraft gesetzt. Wenn sich die

Inhalte und Anforderungen ändern wird es aktualisiert.

Erfurt, den 08.03.2018 gez. F. Belkner

Geschäftsführer

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Inhalte nach DIN EN ISO 9001:2015

Inhaltsübersicht nach DIN EN ISO 9001:2015

4. Kontext der Organisation

4.1 Umfeld und Einflussfaktoren

4.2 Interessierte Kreise

4.3 Anwendungsbereich

4.4 QM-System und seine Prozesse

5. Führung

5.1 Führung und Verpflichtung

5.2 Politik

5.3 Verantwortlichkeiten und Befugnisse

6. Planung

6.1 Umgang mit Risiken und Chancen

6.2 Qualitätsziele

6.3 Planung von Änderungen

7. Unterstützung

7.1 Ressourcen

7.2 Kompetenz

7.3 Bewusstsein

9. Bewertung der Leistungen

9.1 Überwachung, Messung, Analyse

9.2 Internes Audit

9.3 Managementbewertung

10. Verbesserungen

10.1 Allgemeines

10.2 Nichtkonformitäten/Korrekturen

10.3 Fortlaufende Verbesserung

7.4 Kommunikation

8. Operativer Betrieb

8.1 Betriebliche Planung und Steuerung

8.2 Anforderungen an Produkte/Leistungen

8.3 Entwicklung

8.4 Externe Leistungen

8.5 Operativer Betrieb/Leistungserbringung

8.6 Freigabe von Produkten/Leistungen

7.5 Dokumentierte Informationen

8.7 Steuerung nichtkonformer Ergebnisse

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Kontext der Organisation

Umfeld des Unternehmens

Das Umfeld des Unternehmens und die daraus bedingten Einflüsse werden durch die

Geschäftsleitung laufend analysiert und bewertet. Sie werden bei strategischen

Entscheidungen berücksichtigt. Im Ergebnis erfolgen Anpassungen der Aufbau- und

Ablauforganisation. Das Umfeld ist in den nachfolgenden Grafiken dargestellt.

ISO 9001:2015 Pkt. 4.1

Die Grafik stellt in komprimierte

Form die zu betrachtenden

Themen dar.

Die vollständige Analyse und

Bewertung liegt als

Führungsdokument vor und

wird jährlich aktualisiert.

Grafische Übersicht

Kontext

Produkte/Dienstleistungen

4

Kontext

techn. und org. Beding.

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Umfeld der Organisation (Kontext)

Strategische Ausrichtung und Leistungsangebot

ISO 9001:2015 Pkt. 4.1

Firmenwebseite

5

Unter dem Dach der Thüringer Stiftung für Bildung und berufliche Qualifizierung ist der ERFURT Bildungszentrum

Unternehmensverbund als innovativer Bildungs- und Personaldienstleister im gewerblich-technischen Bereich in

Thüringen und bundesweit tätig. Zum Verbund gehören die Firmen ERFURT Bildungszentrum gGmbH und die Opti.ma

Dienstleistungs GmbH.

Als großer leistungsstarker Dienstleister in der Landeshauptstadt Erfurt arbeiten wir seit 1990 als eigenständiger

Unternehmensverbund. Dabei nutzen wir die mehr als 100-jährigen Erfahrungen in der Aus- und Weiterbildung am

Standort.

Wir begleiten junge Menschen von der Berufsausbildung über ihre Ausbildung bis zum Berufsabschluss oder auch zur

Qualifikation als Führungskraft. Weitere Schwerpunkte sind die Erwachsenenbildung, Firmenschulungen, die

Industriemeister- und Technikerqualifizierung sowie die Unterstützung durch Personalvermittlung, Beratung und

Coaching der Personalentwicklung.

Für unsere mehr als 600 Partnerunternehmen aus der Industrie erfüllen wir mit unserem herausragend qualifiziertem

Lehrkräfteteam und technischen Ausbildungsstätten auf neuestem Stand die Aufgaben der Aus- und Weiterbildung auf

höchstem Niveau.

Zu unserem Leistungsangebot gehören ebenfalls technische Dienstleistungen aus den Gebieten der Metall-, Elektro-

und Schweißtechnik, eine freie KFZ - Werkstatt für alle Arbeiten sowie Facility Management und kaufmännische

Dienstleistungen für Kunden.

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Umfeld der Organisation (Kontext)

Interessierte Parteien

ISO 9001:2015 Pkt. 4.2

Organisationen, die Interesse am Unternehmen haben und Einfluss auf das Unternehmen und

seine Leistungen nehmen können, werden erfasst und unter Berücksichtigung von Risiken und

Chancen bewertet. Anforderungen und Erwartungen, die für das Managementsystem relevant

sind, werden unter Berücksichtigung der zutreffenden nationalen und internationalen

regulatorischen Anforderungen berücksichtigt.

Die vollständige Analyse liegt als Führungsdokument vor und wird jährlich aktualisiert.

Analyse interessierte

Parteien.

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Umfeld der Organisation (Kontext)

Anwendungsbereich des QM-Systems

ISO 9001:2015 Pkt. 4.3

Das Managementsystem bildet die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens

ab. Die einbezogenen Teilprozesse sind in einer Prozessübersicht dargestellt.

Bei der Festlegung des Anwendungsbereiches wurden das Umfeld, die Anforderungen

interessierter Parteien sowie die angebotenen Leistungen berücksichtigt.

Der Anwendungsbereich umfasst alle Anforderungen der Norm.

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ISO 9001:2015 Pkt. 4.4

Umfeld der Organisation (Kontext) Das QM-System und seine Prozesse

Prozessübersicht

8

Unter Berücksichtigung des Kontext wurden die erforderlichen Teilprozesse ermittelt und in

einer Prozessübersicht erfasst. Zu den aktiven Teilprozessen des QM-Systems wurden die

Risiken bewertet und Steuerungsgrößen festgelegt.

ISO 9001:2015 Pkt. 4.4

Umfeld der Organisation (Kontext) Das QM-System und seine Prozesse

Prozessübersicht

8

Unter Berücksichtigung des Kontext wurden die erforderlichen Teilprozesse ermittelt und in

einer Prozessübersicht erfasst. Zu den aktiven Teilprozessen des QM-Systems wurden die

Risiken bewertet und Steuerungsgrößen festgelegt.

hru

ng

s-

pro

zess

e

Befugnisse

und

Verant-

wortung

PB

Strategie

Leitbild

Q-Politik

Führungs-

dokument

Unter-

nehmens-

organisation

Geschäfts-

planung und

System-

bewertung

Personal-

management

Anlagen-

management

Dokumenten-

management

Internet-

portal

Ver-

besserungs-

prozesse

Führungs-

dokument PB PB PB PB PB PB

Leis

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gs-

pro

zess

e

Un

ter-

st

ütz

un

gs-

p

roze

sse

Auftragsvorbereitung

Auftrags-

vorbereitung

Projekt-

Mangement/

-entwicklung

PB PB

Auftragsdurchführung

Beschaffung

Auswahl LK und

Praktikums-

betriebe

PB PB

Lieferanten-

mangement

Ergänzungs-

Lehrgänge

TMWTA

PB

Auftragsnachbereitung

Leistungs-

Erfassungs-

bogen

Archiv-

ordnung

PB PB

Kennzeichn.

digitaler

Lehrgangs-

mappen

PB

Arbeitsschutz-

mangement-

anweisungen

Datenschutz

Aus- und

Weiter-

bildung

IT-Manage-

ment

Nutzung

Kommuni-

kations-

systeme

Risiko-

Management

Fehler-

und

Beschwerde-

management

Interne

Audits

PB PB PB PB PB PB PB

Prüfmittel-

management

PB

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ISO 9001:2015 Pkt. 4.4

Umfeld der Organisation (Kontext) Das QM-System und seine Prozesse

Zu allen Prozessen wurden die Einflussfaktoren erfasst. In den Prozessbeschreibungen sind

die Prozessdaten festgelegt.

Grundprozess als Turtle-Modell

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Übersicht Leistungsprozesse

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ISO 9001:2015 Pkt. 4.4

Umfeld der Organisation (Kontext) Das QM-System und seine Prozesse

Mit Prozessbeschreibungen wurden die erforderlichen Ressourcen, die Abfolge und

Wechselwirkung, Kriterien für die Überwachung, Verantwortlichkeiten und Befugnisse sowie

die Prozesssteuerungsmerkmale definiert.

10

Prozessbeschreibungen

Au

ftra

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or-

be

reitu

ng

Au

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g

Log

istik

Au

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ng

Interner

Auftrag Entwicklung

Curriculum

Auswahl

Lehrkräfte

und

Räume

Arbeitsmittel

bereitstellen

Einladung

der

Teilnehmer

i.O. ?

Prozess-

dokumen-

tation

Seminar-

durch-

führung

Prüfung i.O. ?

Bewertung der

Teilnehmer-

leistung

Teilnahme-

bescheinigung

erstellen

Curriculum

bereit-

stellen

Schulungs-

reflexion

Prozessdoku

fertigstellen

Auftrag

vollst.?

Lehrgangs-

abrechnung

durchführen

Zustellung

kaufmän-

nische

Verwaltung

Zuarbeit

Rechnungs-

legung

nein

ja

ja

nein

ja

nein

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

ISO 9001:2015 Pkt. 4.4

Umfeld der Organisation (Kontext) Das QM-System und seine Prozesse

Das Managementsystem ist

prozessorientiert aufgebaut. Es

integriert auch die zutreffenden

Anforderungen angrenzender

Managementsysteme wie z.B.

Arbeitssicherheit, Umweltschutzes,

Compliance sowie Daten- und

Informationssicherheit.

Das praktizierte Managementsystem

setzt das Prozessmodell der DIN EN

ISO 9001:2015 unter

Berücksichtigung des PDCA-Zyklus

um.

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Führung Führung und Verpflichtung

ISO 9001:2015 Pkt. 5.1

Aufgabenverteilung im QMS

Die Geschäftsleitung ist für die Führung des Managementsystems verantwortlich und

verpflichtet sich zu dessen Umsetzung. Dazu gehören:

- Sicherstellen, dass das Qualitätsmanagementsystem die regulatorischen

Anforderungen erfüllt;

- Sicherstellen, dass die Prozesse die beabsichtigten Ergebnisse liefern;

- Erstellung von Berichten über die Leistung des Qualitätsmanagementsystems und über

Verbesserungsmöglichkeiten;

- Sicherstellen der Förderung der Kundenorientierung innerhalb der gesamten

Organisation;

- Sicherstellen, dass die Funktion und Leistung des Qualitätsmanagementsystems auch

bei Änderungen aufrechterhalten bleibt.

Aufgaben die anderen Funktionseinheiten oder Personen zugeordnet wurden, sind in

arbeitsrechtlich verbindlicher Form dokumentiert.

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Führung

Kundenorientierung

ISO 9001:2015 Pkt. 5.1

Durch die Geschäftsleitung wird gewährleistet, dass die Anforderungen der Kunden,

der anerkannten interessierten Parteien und alle sonstigen zutreffenden

regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.

Die Risiken und Chancen zur Konformität der Produkte und Leistungen werden

laufend bewertet und bei allen Aktivitäten berücksichtigt.

Alle verfügbaren Informationen über das Verhalten der Produkte im Einsatz werden

im Rahmen der Regelkommunikation erfasst und ausgewertet.

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Führung Qualitätspolitik

ISO 9001:2015 Pkt. 5.2

Mit der Qualitätspolitik werden die perspektivischen Zielstellungen des Unternehmens

festgelegt. Sie wird bei Bedarf den Erfordernissen angepasst und bietet die Grundlage für

die operativen Qualitätsziele. Nachfolgende Leitsätze wurden definiert:

Wir verpflichten uns, das Unternehmensleitbild und die Qualitätspolitik des ebz Unternehmensverbundes in allen

Ressorts umzusetzen. Unser seit 23 Jahren angewendetes Qualitätsmanagementsystem wird konsequent genutzt,

regelmäßig auf seine Wirksamkeit überprüft und kontinuierlich weiterentwickelt.

Anpassung des QMS an die Normenanforderung der DIN EN 9001:2015

Erfassung und Überwachung der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

Analyse und Bewertung von Risiken zur Verringerung unerwünschter Auswirkungen

Überarbeitung der Dokumente und der Dokumentenstruktur

Erarbeitung/ Aktualisierung der Forderungs- und Nachweisdokument

Wir sind ein seriöser und innovativer Partner für unsere Kunden, der sich durch Zuverlässigkeit, Kompetenz und

Fairness auszeichnet!

Insbesondere werden:

Kundenanfragen innerhalb von 24 Stunden fachgerecht beantwortet,

Verträge und Vereinbarungen werden qualitäts- und termingerecht erfüllt,

innovative Anforderungen unserer Kunden werden in die Bildungsdienstleistungen integriert

Weiterer Ausbau der Vertragsausbildung mit unseren Kunden in Hinblick auf eine stabile und langfristige

Zusammenarbeit

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Führung Qualitätspolitik

ISO 9001:2015 Pkt. 5.2

Weiterentwicklung und Schaffung von Ressourcen im Bereich der internationalen Qualifizierung, Realisierung der

Maßnahmen im Ausland und am Standort des ebz Unternehmensverbundes

Weiterentwicklung der unternehmensweiten Software „Phoenix“ zur Verbesserung der Effizienz in den Planungs-,

Durchführungs- und Auswertungsprozessen.

Entwicklung und Umsetzung einer wirksamen Personalstrategie für eine zukunftsorientierte Ausrichtung des ebz

Unternehmensverbundes und zur Absicherung der Leistungsprozesse

Kompetenzentwicklung durch bedarfsgerechte Weiterbildung der Führungskräfte, Lehrkräfte und Mitarbeiter des ebz

Unternehmensverbundes und Überwachung der Qualifizierungsmaßnahmen durch den Qualifizierungsplan

Vorbereitung der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 und nach AZAV - Verordnung im April 2018.

Qualitätspolitik

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

ISO 9001:2015 Pkt. 5.3

Stellenbeschreibung Organigramm

Führung

Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse

Aufbauorganisation

Die prinzipielle Aufbauorganisation mit Darlegung der Leitungsebenen erfolgt mit dem

Organigramm. Dieses wird laufend den Erfordernissen angepasst.

Das Organigramm liegt als Führungsdokument vor und wird jährlich aktualisiert.

Aufgabenzuordnung

Im Unternehmen sind Verantwortlichkeiten und Befugnisse für alle Stellen, die

Einfluss auf die Qualität der Produkte und Leistungen haben, festgelegt. Die

betroffenen Mitarbeiter sind darüber informiert.

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Stellenbesetzung

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ISO 9001:2015 Pkt. 5.3

Führung

Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Planung Umgang mit Risiken und Chancen

ISO 9001:2015 Pkt. 6.1

PB Risikomanagement

Alle Aktivitäten und Maßnahmen zur Umsetzung der geplanten Leistungen erfolgen unter

Berücksichtigung der ermittelten Risiken und Chancen.

Die Prinzipien des Prozess- und Risikomanagements werden bei der Prozessplanung und

Prozessdurchführung berücksichtigt:

Analyse der Prozesse und deren Risiken,

Bewertung der Risiken und Festlegung von Maßnahmen zur

Risikovermeidung bzw. –minderung,

Ermittlung erforderlicher Überwachungsaktivitäten an kritischen

Arbeitsschritten,

Kontinuierliche Überwachung aller Maßnahmen

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Planung Qualitätsziele

ISO 9001:2015 Pkt. 6.2

Aktuelle Qualitätsziele

Aus der Qualitätspolitik werden jährlich die operativen Qualitätsziele abgeleitet. Sie

berücksichtigen die internen und externen Anforderungen.

Zur Umsetzung werden die erforderlichen Aktivitäten festgelegt.

- Was wird getan?

- Welche Ressourcen sind erforderlich?

- Wer ist verantwortlich?

- Wann ist der Realisierungstermin?

- Wie ist die Wirksamkeit?

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

Planung Planung von Änderungen

ISO 9001:2015 Pkt. 6.3

Aktionsplan

Berichtserstellung über die

Leistungen des QMS an die

Geschäftsleitung mit

Vorschlägen zu Änderungen

Qualitätsmanagementsystem

und seine Prozesse

Management-

systembewertung

Festlegung von

Änderungen

Regelmäßige

Überwachung im

operativen Betrieb

Erfassung von

Abweichungen in den

Prozessen und

Ergebnissen

Interne Audits,

Regelkommunikation,

Berichtswesen,

Prozesssteuerung und

-überwachung

Abweichungen von der

Konformität der Prozesse und

Ergebnisse, Fehler- und

Beschwerdemanagement,

Datenanalyse

Kontinuierlicher

Verbesserungsprozess

durch Korrektur und

Vorbeugungsmaßnahmen

Überwachung von

Änderungen

Änderungen am QM-System werden

systematisch geplant und durch-

geführt.

Nachfolgende Faktoren werden

berücksichtigt:

- Verfügbarkeit von Ressourcen,

- Zweck der Änderung incl. der

Konsequenzen,

- Integrität des Management-

systems, sowie

- Auswirkungen auf Verantwort-

lichkeiten und Befugnisse.

Aufzeichnungen darüber werden in

der Managementbewertung und in

Aktionsplänen geführt.

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Sitzungsprotokolle

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Unterstützung Ressourcen

ISO 9001:2015 Pkt. 7.1

PB Personalmanagement

Ressourcenplanung

Die Geschäftsleitung ermittelt im Rahmen der Qualitäts- und Prozessplanung die

erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und

die fortlaufende Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems und stellt diese bereit.

Dabei werden Risiken erfasst und bewertet.

Qualifikationsmatrix

21

Personal

Die erforderlichen personellen Ressourcen und deren Kompetenz werden aus den

Prozessanalysen abgeleitet. Sie werden im Rahmen der:

- Personalplanung

- Personalführung

- Personalentwicklung

bestimmt und bereitgestellt.

Einzelheiten sind in der Prozessbeschreibung „Personalmanagement“ festgelegt.

Dozentenprofil

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Unterstützung Ressourcen

ISO 9001:2015 Pkt. 7.1

Infrastruktur

Die erforderliche Infrastruktur für die Durchführung der Prozesse wird bestimmt und

bereitgestellt. Dazu gehören:

Gebäude und zugehörige Versorgungseinrichtungen,

Ausrüstung, incl. Hard- und Software,

Transporteinrichtungen

Informations- und Kommunikationstechnik

Prozessumgebung

Mit der Prozessplanung und –analyse werden die Anforderungen an die Prozessumgebung

ermittelt. Dabei werden physikalische, soziale, psychologische und andere zutreffende

Faktoren berücksichtigt. Wenn regulatorische Anforderungen bestehen oder die Umsetzung

von Kundenwünschen vertraglich zugesichert wurden, werden diese einbezogen.

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Faktoren der Prozessumgebung, die bei der Analyse von Prozessen berücksichtigt werden.

Raumkataster Gefährdungsanalysen Brandschutzordnung

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ISO 9001:2015 Pkt. 7.1.5

PB Prüfmittelmanagement

Unterstützung Ressourcen zur Überwachung und Messung

Für die bei der Prozessplanung als erforderlich betrachteten Überwachungstätigkeiten

werden die erforderlichen technischen, organisatorischen und personellen

Voraussetzungen geschaffen.

Dazu gehören:

Prüfplanung

Prüfmittelüberwachung

Prüfnachweise

Einzelheiten sind in den Prozessbeschreibungen und den Prüfplänen festgelegt.

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ISO 9001:2015 Pkt. 7.1.6

Unterstützung Wissen der Organisation

Das Wissen der Organisation ist eine wichtige Ressource zur erfolgreichen und effizienten

Leistungserbringung. Das erforderliche Wissen, welches zur Durchführung der Prozesse

benötigt wird ermittelt. Dieses Wissen wird aufrechterhalten und in ausreichendem Umfang

vermittelt, damit die Konformität von Produkten und Dienstleistungen gewährleistet ist. Alle

verfügbaren Quellen sind einbezogen.

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ISO 9001:2015 Pkt. 7.2

Schulungsplanung

Unterstützung Kompetenz

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Die für die Durchführung der Arbeitsaufgaben

erforderliche Kompetenz wird mit der der

Prozessplanung festgelegt und laufend durch

Prozessanalysen angepasst.

Durch gezielten Personaleinsatz, die Teilnahme

an branchenbezogenen Fachveranstaltungen

und durch Studium der Fachliteratur wird die

erforderliche Kompetenz sichergestellt.

Erforderliche Anpassungen werden im Rahmen

der Personalentwicklung und Schulungsplanung

eingeleitet und wirksam umgesetzt.

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ISO 9001:2015 Pkt. 7.3

Unterstützung Bewusstsein

Mit einer umfassenden Information der

Mitarbeiter und ihrer aktiven Einbindung in

die Schaffung und Erhaltung einer

Qualitätskultur wird das Bewusstsein für

die Ziele und Werte der Organisation

gestärkt. Dazu gehören:

- Kenntnis und Verstehen der

Qualitätspolitik und der abgeleiteten

Qualitätsziele,

- Bedeutung des eigenen Beitrages zur

Wirksamkeit des QM-Systems,

- Kenntnis der Folgen von Abweichungen

gegenüber Anforderungen.

Die Einflussfaktoren auf das Bewusstsein

werden bei der strategischen Planung

sowie der Personalentwicklung

berücksichtigt.

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ISO 9001:2015 Pkt. 7.4

Unterstützung Interne Kommunikation

Leitungssitzungen

Arbeitsberatungen

Mitteilungen, Aushänge

Workshops und Schulungen

Belegschaftsversammlungen

Mailsystem

Die Entgegennahme, Bewertung und ggf. Dokumentation relevanter Informationen aus

externen interessierten Kreisen ist im Rahmen der internen Kommunikation geregelt. Die

Grundsätze zur Kommunikation werden in Unterweisungen vermittelt.

Die interne Kommunikation ist durch die praktizierte Regelkommunikation sichergestellt:

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ISO 9001:2015 Pkt. 7.4

Unterstützung Externe Kommunikation

Allgemeine der Öffentlichkeit zugängliche Informationen über die Firmen und ihre

Geschäftstätigkeiten sind auf den Webseiten der Firmen veröffentlicht.

Informationen über die Arbeitsaufgabe und Leistungen im Aufgabengebiet werden nur

im Rahmen der zugewiesenen Befugnisse weitergegeben.

Der Umfang von Informationen, die im Rahmen von Projekten ausgetauscht werden,

wird im Rahmen der Projektorganisation und Projektplanung festgelegt.

Informationen, für die über die Arbeitsaufgaben hinaus keine Befugnis besteht, dürfen

an interessierten Kreisen nur auf Anfrage und nach Genehmigung durch die

Geschäftsleitung weitergegeben werden.

Zur Veröffentlichung bzw. Weitergabe vorgesehene Informationen werden durch die

Geschäftsleitung genehmigt.

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ISO 9001:2015 Pkt. 7.5

Unterstützung Dokumentierte Informationen

Alle Informationen, die zur Leistungserbringung erforderlich sind, werden in der jeweils

aktuellen und gültigen Fassung in dokumentierter Form bereitgestellt. Diese

dokumentierten Informationen beziehen sich auf das Managementsystem und seine

Prozesse, Informationen die für den Geschäftsbetrieb erforderlich sind sowie Nachweise

über erreichte Ergebnisse.

Der Bedarf an dokumentierten Informationen ist aus den Anforderungen dieser Norm,

aus dem Bedarf im Ergebnis von Prozessanalysen, den geforderten Nachweisen aus

regulatorischen Forderungen und den Nachweisen aus sonstigen Verpflichtungen

abgeleitet.

PB Dokumentenmanagement Dokumentenlisten

29

Die grundlegenden Anforderungen sind durch die folgenden Dokumente erfüllt:

- Qualitätspolitik,

- Qualitätsziele,

- Interne Anweisungen zu allen Teilprozessen,

- Nachweise, die mit internen Anweisungen festgelegt oder aus regulatorischen

Anforderungen abgeleitet wurden.

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Unterstützung Dokumentierte Informationen

30 ISO 9001:2015 Pkt. 7.5

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ERFURT Bildungszentrum Unternehmensverbund

ISO 9001:2015 Pkt. 8.1

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Betriebliche Planung und Steuerung

Alle Prozesse, die wir für unsere Leistungserbringung benötigen, werden sorgfältig

analysiert und die erforderlichen Rahmenbedingungen geplant.

Die Prozesskennwerte sowie Leistungs- und Steuerungsparameter werden ermittelt und

festgelegt. Sie sind Bestandteil der Prozessdokumentation.

Im Rahmen der betrieblichen Planung werden auch alle Änderungen in den eigenen sowie

bei ausgelagerten Prozessen erfasst und bewertet.

Einzelheiten sind in den zutreffenden Prozessbeschreibungen festgelegt.

Dokumentenübersicht

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.2

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen

PB Auftragsvorbereitung

Mit den Kunden erfolgt eine umfassende Kommunikation über unsere Produkte und

Dienstleistungen, um alle vertraglichen Anforderungen umzusetzen. Bei Anfragen werden

die Anforderungen und Wünsche erfasst und bewertet. Dabei werden auch zutreffende

regulatorische Anforderungen einbezogen. Bei allen Auftragsanfragen bzw.

Auftragseingängen wird eine umfassende Bewertung durchgeführt. Einbezogen sind

mindestens:

- vertragliches Risiko

- kommerzielles Risiko

- technisches Risiko

- rechtliches Risiko

Dabei werden insbesondere die nachfolgenden Kriterien berücksichtigt:

- Können die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Firma umgesetzt werden?

- Entspricht der Auftrag dem angebotenen Leistungsspektrum?

- Ist der Auftrag wirtschaftlich realisierbar?

- Ist der Auftrag im erforderlichen Zeitrahmen zu realisieren?

- Steht das benötigte Material zur Verfügung?

- Stehen die personellen Ressourcen zur Verfügung?

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.3

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen

PB Projektmanagement

Neu- und Anpassungsentwicklungen werden im Rahmen unseres Leistungsangebotes

durchgeführt, wenn die Spezifikation durch unsere Auftraggeber nicht festgelegt wurde

oder angepasst werden müssen. Geringfügige Anpassungen werden auch im Rahmen der

Arbeitsvorbereitung durchgeführt.

Entwicklungen, die wir unter unserer Verantwortung durchführen, durchlaufen die

zutreffenden Arbeitsschritte im Projektmanagement. Dazu gehören:

- Projektplanung mit Zeitvorgaben und Zuständigkeiten

- Definition der Entwicklungsziele unter Berücksichtigung aller regulatorischen

Anforderungen

- Planung der erforderlichen materiellen und personellen Ressourcen

- Überwachung der Meilensteine durch Projektcontrolling

- Umfassende Projektdokumentation

- Verifizierung und Validierung der Entwicklungsergebnisse

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.4

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen

PB Beschaffung

Wir stellen sicher, dass extern bereitgestellte Prozesse, Produkte und Dienstleistungen den

festgelegten Anforderungen entsprechen. Es sind Kriterien für die Beurteilung, Auswahl,

Leistungsüberwachung und Neubeurteilung festgelegt. Die Ergebnisse der Beurteilungen,

der Leistungsüberwachung und der Neubeurteilungen der externen Anbieter liegen als

dokumentierte Informationen vor.

In Abhängigkeit des Risikos externer Leistungen auf Erfüllung aller vertraglichen und

regulatorischen Anforderungen wird der Überwachungsumfang im Rahmen der Prüfplanung

festgelegt. Dabei wird die Wirksamkeit der bei externen Partnern durchgeführten Kontrollen

berücksichtigt.

Den vertraglich gebundenen Auftragnehmern werden alle erforderlichen Informationen und

die für den ausgelagerten Prozess zutreffenden Anforderungen bereitgestellt. Das betrifft

neben den technischen Anforderungen auch Anforderungen an die Organisation und das

Personal.

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.4

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen

Bei kritischen Prozessen, Produkten und Geschäftspartnern wird eine Risikobewertung vor

Vertragsabschluss durchgeführt. Die Ergebnisse werden bei der Lieferantenbewertung

berücksichtigt.

Checkliste Risikobewertung

Im Rahmen der Auswahl und Überwachung von externen Leistungserbringern wird die

Einhaltung aller Anforderungen regelmäßig überwacht.

Lieferantenbewertung

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.5

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Produktion und Dienstleistungserbringung

Dokumentenübersicht

Steuerung der Produktion und der Dienstleistungserbringung

Mit der Planung werden die Anforderungen an Prozessbeherrschung in allen

Prozessstufen ermittelt und festgelegt. Die Prozessbeschreibungen enthalten alle

erforderlichen Informationen. Dazu gehören:

Prozesskenngrößen und deren Überwachung,

Anforderungen an das Personal

Anforderungen an die Prozessumgebung

Anforderungen an die zu führenden Nachweise.

Einzelheiten sind in den Prozessbeschreibungen festgelegt:

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Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit

Die Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit ist durchgängig über die

Prozessaufzeichnungen, die Kennzeichnung der Produkte sowie Lagerflächen

sichergestellt. Werden besondere Anforderungen durch den Auftraggeber oder durch

regulatorische Festlegungen gestellt, werden diese im Rahmen der Auftragsbearbeitung

erfasst und umgesetzt.

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Produktion und Dienstleistungserbringung

Eigentum der Kunden oder der externen Anbieter

Material, Dokumente, Prüfmittel, Werkzeuge und andere Mittel die vom Auftraggeber

zur Realisierung des Auftrages bereitgestellt (beigestellt) wurden, werden sorgsam

behandelt und vor Beschädigung bzw. Verlust geschützt. Treten Probleme zur Qualität

von Zulieferungen, der bearbeiteten Produkte bzw. der bereitgestellten Technik auf,

wird der Eigentümer unverzüglich informiert. Zum Kundeneigentum zählen wir auch

geistiges Eigentum sowie sonstige Informationen und Daten über Kunden und Partner.

Alle Mitarbeiter sind diesbezüglich unterwiesen und werden laufend belehrt.

ISO 9001:2015 Pkt. 8.5

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.5

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Produktion und Dienstleistungserbringung

Erhaltung

Der Umgang mit Material, Produkten und Geräten während der Erbringung der

Bildungsdienstleistung einschließlich Lagerung erfolgt so, dass keine Qualitätsverluste

eintreten. Die Lagerbereiche sind zugeordnet. Die Annahme- und Ausgabebefugnisse aus

den Lagerbereichen obliegen den Lagerverantwortlichen.

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Tätigkeit nach Lieferung

Wenn Aktivitäten nach Erbringung der Bildungsdienstleistung vertraglich vereinbart oder

diesbezüglich regulatorische Anforderungen bestehen, werden Festlegungen in den

zutreffenden internen Anweisungen und Auftragsunterlagen getroffen.

Überwachung von Änderungen

Ungeplante Änderungen, die für die Leistungserbringung Bedeutung haben, werden

erfasst, beurteilt und überwacht. Wenn erforderlich, werden die internen Festlegungen

korrigiert.

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.6

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Freigabe von Produkten und Dienstleistungen

Checkliste

Durch Prüfungen in den Phasen der Durchführung wird sichergestellt, dass die

Bildungsdienstleistung den Soll-Ist-Vorgaben entspricht und Abweichungen rechtzeitig

erkannt werden. Dadurch können Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen eingeleitet

werden.

Die Prüfungen erfolgen zur:

- Ausstattung des Seminarraumes

- Überprüfung des Equipments (Ausrüstung Lehrmittel)

- Inhaltliche und zeitliche Durchführung gemäß Curriculum

- Seminarvorbereitung- und -nachbereitung

- Aufgabenbewertung

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.7

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Steuerung nichtkonformer Ergebnisse (1)

PB Fehlermanagement

Interne Fehler

Prozessergebnisse, die den Anforderungen nicht entsprechen, werden gekennzeichnet und

gesteuert.

Es wird dadurch sichergestellt, dass ein unbeabsichtigter Gebrauch, die Auslieferung, bzw.

die Erbringung der Bildungsdienstleistung verhindert wird.

Einbezogen sind nachfolgende Abweichungen, die in den nachfolgenden Prozessstufen

festgestellt werden:

- beim Lieferant für Produkte und externe Dienstleistungen,

- in der Wareneingangsprüfung für Produkte und externe Dienstleistungen,

- während der Durchführung der Bildungsdienstleistung,

- bei der Lehrgangsauswertung,

- beim Umgang mit Produkten,

- beim Kunden.

Maßnahmeplan

Einzelheiten sind in der Prozessbeschreibung „Fehlermanagement“ festgelegt.

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ISO 9001:2015 Pkt. 8.7

Operativer Betrieb (Leistungserbringung) Steuerung nichtkonformer Ergebnisse (2)

Reklamationen

Kundenreklamationen werden entgegengenommen, erfasst und an die Geschäftsleitung

zur Analyse und Bearbeitung weitergeleitet. Nach Eingang der Reklamation erfolgt eine

Ursachenanalyse mit den betroffenen Ressorts. Kunden werden über eingeleitete

Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen informiert. Intern werden erforderliche Korrektur-

und Vorbeugungsmaßnahmen festgelegt, dokumentiert und deren Durchführung

überwacht.

Beschwerden

Beschwerden durch interessierte Kreise werden durch die zuständigen

Prozessverantwortlichen der Ressorts aufgenommen und bearbeitet. Wenn Beschwerden

nicht im Rahmen der allgemeinen Geschäftsprozesse bearbeitet werden können, erfolgt

die Weiterleitung an die Geschäftsleitung. Das betrifft insbesondere Beschwerden im

Rahmen rechtlicher nationaler sowie regulatorischer internationaler Anforderungen.

Maßnahmeplan

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ISO 9001:2015 Pkt. 9.1

Bewertung der Leistungen Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung (1)

Allgemeines

Im Ergebnis der Prozessanalysen und Risikobewertungen wird festgelegt, welche

Prozesskenngrößen festgelegt, gemessen und überwacht werden. Dazu gehören Parameter

zum:

Nachweis der Konformität mit zutreffenden regulatorischen Anforderungen,

Nachweise der Einhaltung interner Anweisungen,

Nachweis der Einhaltung der Konformität von Produkten und Dienstleistungen,

Nachweis der geforderten Kompetenz des einbezogenen Personals,

Nachweis der Einhaltung von Kundenanforderungen,

Mit der Prozessplanung werden die erforderlichen Festlegungen getroffen.

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ISO 9001:2015 Pkt. 9.1

Bewertung der Leistungen Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung (2)

Kundenzufriedenheit

Durch die ständigen Kundenkontakte im Rahmen der Vertriebstätigkeit, der

Projektbearbeitung und der Auftragsrealisierung werden alle Informationen über den

Eindruck des Kunden und dessen Meinung über die Organisation und deren Leistungen

erlangt.

Dokumentierte Informationen dazu können sein:

- Lieferanteneinstufungen durch den Kunden,

- Ergebnisse von Kundenaudits und sonstigen Kundenreaktionen,

- Protokolle über Kundenbesuche,

- Reklamationsvorgänge und Kundenbeschwerden,

- Gesprächsnotizen aus Kundenkontakten.

Alle Informationen werden in der Geschäftsleitung ausgewertet und geeignete Maßnahmen

zur Verbesserung der Produkt- und Prozessqualität festgelegt. Zusammenfassend sind die

Ergebnisse mit der jährlichen Systembewertung dokumentiert.

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ISO 9001:2015 Pkt. 9.1

Bewertung der Leistungen Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung (3)

Analyse und Beurteilung

Das Unternehmen erfasst, analysiert und beurteilt Daten und Informationen, die sich aus

der Überwachung und anderen Quellen ergeben.

Die Festlegung der zu überwachenden Daten erfolgt mit den Prozessbeschreibungen.

Ausgewählte Daten werden in die Qualitätsberichterstattung und die Datenanalyse

einbezogen.

Eine zusammenfassende Bewertung erfolgt mindestens mit der jährlichen

Managementsystembewertung.

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ISO 9001:2015 Pkt. 9.2

Bewertung der Leistungen Interne Audits

Auditaufzeichnungen PB Interne Audits

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Durch interne Audits wird die Wirksamkeit und Angemessenheit des Managementsystems

bewertet.

Audits werden als systematische und unabhängige Untersuchungen im Auftrag der

Geschäftsleitung auf der Grundlage eines Auditprogrammes durchgeführt.

Aus den Auditberichten werden Maßnahmen für den ständigen Verbesserungsprozess

abgeleitet.

Einzelheiten sind in der Prozessbeschreibung „Interne Audits“ festgelegt.

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ISO 9001:2015 Pkt. 9.3

Bewertung der Leistungen Managementbewertung

Die Bewertung der allgemeinen Geschäftslage und aller sonstigen relevanten

Informationen erfolgt kontinuierlich in der Geschäftsleitung.

Zusätzlich wird auf Grundlage vorangegangener Bewertungen, von Auditaus-

wertungen, der Rückmeldungen durch Kunden, des Status von Maßnahmen, von

Änderungen die sich auf das Managementsystem auswirken und sonstiger

Betriebsergebnisse mindestens einmal jährlich eine zusammengefasste Bewertung der

Wirksamkeit und Angemessenheit des Managementsystems durchgeführt.

Dabei wird die Umsetzung der Unternehmenspolitik und der daraus abgeleiteten Ziele

dargestellt.

Sie wird durch die Statusberichte der Beauftragten vorbereitet.

Im Ergebnis der Bewertung werden ggf. Maßnahmen zur Verbesserung der

Wirksamkeit des Managementsystems, seiner Prozess und zum Bedarf an Ressourcen

festgelegt.

PB Managementbewertung aktuelle Managementbewertung

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ISO 9001:2015 Pkt. 10.1 / 10.2

Verbesserung Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen

Die Organisation ergreift alle Chancen um die gestellten Anforderungen umfassend zu

erfüllen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Maßnahmen dazu können z.B. auf

Korrekturen, erkannten Schwachstellen und organisatorischen Umstellungen basieren.

Wenn Prozesse und erbrachte Leistungen nicht die Anforderungen erfüllen, oder wenn

Beschwerden interessierter Kreise vorliegen, Wurden Verfahren zur Bearbeitung und

Behebung der Abweichungen bzw. des Mangels festgelegt. Diese beinhalten

nachfolgende Arbeitsschritte:

- Erfassung und Bewertung

- Analyse der Ursachen

- Ableitung von Korrekturmaßnahmen

- Überwachung von Maßnahmen

- Bewertung der Wirksamkeit

- Festlegung von Folgeaktivitäten

Einzelheiten sind in der Prozessbeschreibung „Fehlermanagement“ festgelegt.

PB Fehlermanagement Maßnahmeplan

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ISO 9001:2015 Pkt. 10.3

Verbesserung Fortlaufende Verbesserung

Einzelheiten sind in der Prozessbeschreibung „Verbesserungsprozess“ festgelegt.

PB Verbesserungsprozesse Maßnahmeplan

Das Unternehmen hat einen fortlaufenden Verbesserungsprozess eingeführt. Alle

Mitarbeiter sind verpflichtet, systematisch auf Schwachstellen zu achten und ggf.

Vorbeugemaßnahmen zu veranlassen. Alle Mitarbeiter sind aufgefordert, Vorschläge zur

Verbesserung der Prozessabläufe einzubringen. Das Modell der ständigen Verbesserung

durch Planung, Umsetzung, Überwachung und Realisierung von Maßnahmen (PDCA) wird

bei allen Aktivitäten umgesetzt.

Dazu gehören:

Bearbeitung von Korrekturmaßnahmen

Ermittlung von Verbesserungspotentialen

Analyse der Ursachen

Verfolgung aller Maßnahmen

Bewertung der Wirksamkeit von Maßnahmen

Zur Ermittlung von möglichen Notfallsituationen und Unfällen, die Auswirkungen auf die

Umwelt haben können, wurden auf Basis von Risikobewertungen die Verfahren festgelegt.

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ISO 9001:2015 Pkt. 10.3

Verbesserung Fortlaufende Verbesserung

Das PDCA-Modell wird in allen Teilprozessen des Unternehmens umgesetzt.

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