8/6/2019 Manual 5s Miti

1/49

8/6/2019 Manual 5s Miti

2/49

2

8/6/2019 Manual 5s Miti

3/49

KATA-KATA ALUAN

Cabaran ekonomi global telah menukar perspektif budaya kerja

ke arah prestasi kerja yang lebih cemerlang denganmempraktikkan amalan-amalan yang terbaik. Salah satuamalan terbaik untuk menjadi organisasi yang berdaya saingialah dengan mengamalkan Sistem Persekitaran Berkualiti(QE).

Di organisasi yang terunggul, Sistem QE yang diamalkan telahmembawa kepada peningkatan keberkesanan operasi dan

keyakinan pelanggan terhadap organisasi mereka.

MITI, sebarang Kementerian pertama yang dipersijilkan amalanQE ini perlu meneraju dan terus menjejaki amalan-amalanterbaik secara berterusan dengan meningkatkan amalan QEsupaya menjadi lebih berkesan di dalam operasi seharian danseterusnya menjadi budaya kerja kepada setiap warga kerja diMITI.

Saya percaya, buku panduan ini akan menjadi bahan rujukanuntuk menjalankan Sistem QE dan memberi faedah kepadasemua warga MITI dalam memperbanyakkan lagi aktiviti-aktivitipenambahbaikan secara konsisten dan berterusan.

Y. BHG. TAN SRI ABDUL RAHMAN MAMATKETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA & INDUSTRI

3

8/6/2019 Manual 5s Miti

4/49

ULASAN

Usaha MITI untuk membudayakan amalan persekitaranberkualiti (QE) ini telah bermula sejak awal tahun 2006 lagi danusaha ini diberi keutamaan oleh pihak pengurusan apabilaaktiviti-aktiviti untuk meningkatkan amalan 5S dijadikan salahsatu cabang utama di dalam pelaksanaan Kempen Cekap danMesra yang dicetuskan pada tahun 2008.

Pada asasnya, MITI sentiasa memberi tumpuan kepada aktiviti-aktiviti 3S iaitu SISIH, SUSUN dan SAPU. Walau

bagaimanapun, untuk memastikan amalan 3S ini menjadi lebihberkesan dan berkekalan, amalan ini perlu diseragamkan dandiamalkan pada setiap masa.

Oleh itu akitiviti-akitiviti 3S yang sedang dijalankan perludipantau dan dinilai dengan kaedah yang sistematik. Di sinilahperanan amalan S yang keempat dan kelima iaitu SERAGAMdan SENTIASA AMAL perlu diterapkan. Dengan adanya buku

panduan ini, pengurusan QE di MITI dapat dijalankan secarasistematik ke arah kecemerlangan amalan QE dan seterusnyameningkatkan prestasi setiap pekerja di dalam organisasi.

Y.BHG. DATO KAMARUDDIN ISMAILTIMBALAN KETUA SETIAUSAHA /PENGERUSI JAWATANKUASA INDUK KUALITI MITI

4

8/6/2019 Manual 5s Miti

5/49

TUJUAN BUKU PANDUAN

Buku panduan langkah-langkah pelaksanaan QE ini adalah

bertujuan untuk menerangkan konsep QE dalam format yangmudah supaya boleh menjadi rujukan kepada pihakpengurusan dan semua pekerja.

Ia adalah mengenai pemindahan pengetahuan untukmemudahkan proses pembelajaran secara berterusan denganmemberikan anda garis panduan yang praktikal dan contoh-contoh sebenar daripada organisasi yang telah mendahului,

tentang bagaimana teknik pengurusan QE berfungsi.Buku panduan ini dapat memberikan maklumat yangmencukupi tentang bagaimana sesebuah organisasi perlumenggabungkan setiap S ke dalam fungsi tugasan merekasebagai budaya kerja organisasi untuk mendapatkanpenambahbaikan yang berterusan.

Akhirnya, cara yang paling berkesan untuk menggunakan bukupanduan ini adalah dengan membaca, membincangkan danmempraktikkannya di dalam sesi pembelajaran berkumpulandengan bimbingan daripada fasilitator5S.

5

PUAN HANIBAH AB WAHABKETUA PENYELARASSISTEM PERSEKITARAN BERKUALITIMITI

8/6/2019 Manual 5s Miti

6/49

Kandungan

Kata-kata aluan Ketua Setiausaha 3

Ulasan Pengerusi Jawatankuasa Induk Kualiti MITI 4

Tujuan Buku Panduan 5

Pengenalan 8

Memahami 5S 9

SISIH 9

SUSUN 10 SAPU 10

SERAGAM 11

SENTIASA AMAL 11

Kenapa 5S? 12

Apa yang bukan 5S? 12

Faedah melaksanakan 5S 12Kunci kejayaan 5S 13

Bagaimana memulakan pelaksanaan 5S 14

PLAN - DO - CHECK ACT

Pelan Pelaksanaan 5S 16

Langkah 1: Pembentukkan jawatankuasa 5S 19

Objektif, jawatankuasa 5S, tugas dan tanggungjawab

Langkah 2 : Memulakan Zon 5S 22

Langkah 3 : Latihan 5S 23

Langkah 4 : Pengumuman dan Perlancaran 5S 24

Jawatankuasa Latihan 5S 26

6

8/6/2019 Manual 5s Miti

7/49

Garis Panduan untuk latihan SISIH 27

Huraian Garis Panduan

Garis Panduan untuk latihan SUSUN 35

Huraian

Garis Panduan

Garis Panduan untuk latihan SAPU 39

Huraian

Garis Panduan

Garis Panduan untuk latihan SERAGAM 42

Huraian Garis Panduan

Garis Panduan untuk latihan SENTIASA AMAL 45

Huraian

Garis Panduan

Penilaian kendiri dan persijilan 5S 47

Objektif

Garis panduan untuk Penilaian diri

Audit Dalaman 5S

Contoh Senarai 5S Audit

7

8/6/2019 Manual 5s Miti

8/49

PENGENALAN

Pada masa ini, teknik pengurusan persekitaran berkualiti (QE)

semakin diiktiraf dari segi peningkatan keupayaan produktiviti

dan persaingan yang semakin meluas. Dalam usaha untuk

menjadi organisasi bertaraf dunia, sesebuah organisasi itu perlu

meneruskan amalan QE ini dengan cara yang sistematik bagi:

Mengenalpasti, mengurangkan dan mengelakkan

pembaziran

Membina semangat kerja berpasukan Merangsang suasana kerja yang lebih selesa

Membentuk satu sistem ke arah penambahbaikan

produktiviti dan kualiti.

Teknik Pengurusan 5S bermula dengan huruf 'S.

8

8/6/2019 Manual 5s Miti

9/49

MEMAHAMI PENGURUSAN SISTEM PERSEKITARAN

BERKUALITI (QE)

Sistem Persekitaran Berkualiti (QE) adalah salah satu kaedah

pengurusan yang diamalkan di Jepun dengan fokus untuk

mewujudkan satu suasana kualiti di sesebuah organisasi yang

mampu memastikan standard yang di tetapkan serta menerapkan

semangat untuk penambahbaikan berterusan.

Teknik pengurusan 5S yang menjadi asas kepada mana-mana

organisasi yang mempunyai inisiatif untuk bersaing.

SISIH

Menyisihkan dan membuang benda yang tidak diperlukan di

tempat kerja secara sistematik.

9

8/6/2019 Manual 5s Miti

10/49

SUSUN

Menyusun barang yang diperlukan dengan kemas dan sistematik

agar ia mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya.

SAPU

Membersih dan memeriksa tempat kerja dengan rapi agar tiadahabuk atau kekotoran di lantai, mesin dan peralatan.

10

8/6/2019 Manual 5s Miti

11/49

SERAGAM

Mengekalkan keseragaman pengurusan piawaian tempat kerja

yang baik dengan memastikan semua barangan sentiasa bersih

dan teratur.

11

8/6/2019 Manual 5s Miti

12/49

SENTIASA AMAL

Melatih individu untuk mengamalkan sistem 5S secara

berterusan agar ia menjadi suatu kelaziman dan membentuk satu

budaya dalam organisasi.

KENAPA 5S?

Konsep 5S mudah difahami kerana:

Tidak memerlukan kepada pemahaman istilah-istilah

yang sukar

Mudah, logik dan merupakan tabiat semulajadi manusia

Boleh dilaksanakan oleh industri atau organisasi yang

terdiri daripada pelbagai saiz

APA YANG BUKAN 5S?

Latihan pengemasan

Satu cara untuk menyalahkan orang lain sekiranya

berlaku sebarang kecacatan

Satu cara untuk membuat orang bekerja

Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu

(bermusim) sebagai contoh: Bulan Kualiti sahaja atauhampir dengan tarikh audit sahaja.

FAEDAH MELAKSANAKAN 5S

Pada masa kini, banyak organisasi telah melaksanakan sistem 5S

dan mendapat pencapaian yang memberangsangkan. Sebagai

12

8/6/2019 Manual 5s Miti

13/49

contoh Pengarah Urusan sebuah syarikat yang telah memenangi

Anugerah 5S di Peringkat Kebangsaan menyatakan :

Kami belum pernah melihat satu pendekatan ke arah

penambahbaikkan secara keseluruhan yang begitu MUDAH,

BERKESAN dan dapat dilaksanakan dengan KOS YANG

RENDAH.

Kelebihannya adalah :

Tempat kerja menjadi bersih dan teratur

Tempat kerja menjadi lebih selamat Pencapaian yang boleh dilihat secara tidak langsung

yang dapat menggalakkan penjanaan idea yang lebih

banyak dan kreatif

Mengurangkan masa pencarian

Aliran operasi kerja yang cekap

Sebarang masalah dapat dikesan semasa proses

pengeluaran Mengurangkan kecacatan pada produk atau

perkhidmatan

Kaedah-kaedah dan standard yang jelas

Mengurangkan masa memproses inventori

Memaksimakan penggunaan kawasan

Mengurangkan rungutan pelanggan

KUNCI KEJAYAAN 5S

Perkara yang paling penting untuk memastikan sistem 5S ini

mencapai kejayaan adalah kerjasama dan penglibatan

menyeluruh daripada semua pihak terutama sokongan daripada

pengurusan tertinggi. Secara am, Sistem 5S perlu dijalankan

secara sistematik seperti berikut:

13

8/6/2019 Manual 5s Miti

14/49

Mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat yang menjadi

model 5S untuk penambahbaikan yang berterusan

Melatih semua pekerja untuk mengamalkan 5S Mengadakan kempen 5S

Merangka pendekatan yang sistematik dengan

menggunakan kitaran P-D-C-A(Rancang- buat- periksa-

tindakan)

Mengamalkan Penilaian Prestasi dan Sistem Ganjaran

14

8/6/2019 Manual 5s Miti

15/49

BAGAIMANA MEMULAKAN PELAKSANAAN 5S

Pendekatan yang dibincangkan dalam buku ini adalah

mudah dan menggunakan metodologi yang sistematik dan

sesuai untuk diperkenalkan dan dilaksanakan oleh pelbagai

saiz dan jenis organisasi.

Bagi memulakan 5S : Pelaksanaan Langkah Demi Langkah,

setiap fasa perlulah dikenal pasti secara menyeluruh

mengikut kitaran P-D-C-A dan pendekatan 5W1H (What-

Where, When, Who, How much) seperti berikut:

PLAN- RANCANG

Persediaan

Memberi pendidikan dan latihan kepada

semua pekerja

Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan 5S

Memulakan Zon 5S

Menentukan objektif, matlamat dan fasa

pelaksanaan

Merancang Pelan Tindakan 5S dan acara

perasmian

DO LAKUKAN

SISIH

Mengenalpasti apa yang diperlukan

SUSUN

Menentukan apa dan cara penyusunan

15

8/6/2019 Manual 5s Miti

16/49

SAPU

Mengenalpasti punca kotoran

Mengenalpasti penyebab masalah

Bertindak menyingkirkan punca kekotoran dan

penyebab masalah

SERAGAM

Siapa yang bertanggungjawab?

Apa tindakan yang perlu diambil bagi

memastikan keadaan yang ingin dipelihara?

Bila tindakan perlu diambil?

Di mana perlu dilaksanakan?

Apa prosedur yang perlu diikuti?

SENTIASA AMAL

Setiap pekerja perlu memahami, mengikuti dan

mengamalkan peraturan dan prosedur

Usaha yang berterusan bagi memastikan keadaan

yang diingini berkekalan.

CHECK PERIKSA

Penilaian

Menjalankan/melaksanakan Audit Dalaman5S

Penanda arasan sesama bahagian dan dengan

organisasi lain

Memastikan langkah 5S yang mantap diikuti

oleh semua

ACT- TINDAKAN

Penambahbaikan yang berterusan

16

8/6/2019 Manual 5s Miti

17/49

Menjadikan 5S sebagai satu budaya

Membandingkan pencapaian sebenar dengan

yang dirancang Memberikan ganjaran dan pengiktirafan atas

penglibatan pekerja

Pendaftaran Persijilan 5S

Mengambil bahagian dalam Pertandingan

Kebangsaan 5S

Membuat semakan kitaran P-D-C-A

Bagi memastikan pelaksanaan 5S ini berjaya, setiap fasa

perlulah dilaksanakan seperti yang telah dirancang dalam

PELAN PELAKSANAAN 5S.

PELAN PELAKSANAAN 5S

Peningkatan prestasi dalam sesebuah organisasi adalah satu

cabaran yang berterusan dan organisasi akan mendapat faedahyang terbaik dengan menggunakan pelbagai pendekatan.Berikut

adalah PELAN PELAKSANAAN 5S yang sangat berguna (lihat

muka surat 17). Ia memberikan satu rangka kerja yang terbaik

untuk :

Proses asas bagi peningkatan kualiti dan produktiviti

Membentuk penambahbaikan yang berterusan

Amalan-amalan yang terbaik

Kunci Petunjuk Prestasi

Fasa 1 dan Fasa 2 adalah sebagai PEMBOLEH GERAK

(ENABLERS). Fasa 3 dan Fasa 4 adalah PENCAPAIAN

SEBENAR. Selepas setiap kitaran perlulah disemak:

Fasa-fasa yang memerlukan penambahbaikan

Pendekatan yang dapat memberikan kesan ke atas hasil

17

8/6/2019 Manual 5s Miti

18/49

Penilaian kendiri untuk menilai keberkesanan tindakan

18

8/6/2019 Manual 5s Miti

19/49

19

8/6/2019 Manual 5s Miti

20/49

PLAN( rancang )

Persediaan :

Menyediakan latihan dan pengetahuan untuk semua. Membentuk Jawatankuasa 5S

Menubuhkan zon 5S

Menentukan objektif 5S, sasaran dan fasa pelaksanaan

DO ( lakukan )

SISIH :

Kenalpasti apa yang penting

SUSUN :

Tentukan apa dan bagaimana untuk menyusun

SAPU :

Kenalpasti sumber kekotoran

Kenalpasti penyebab utama

Ambil tindakan untuk mengurangkan sumber penyebab

kekotoran

SERAGAM : Siapa yang bertanggungjawab?

Apakah tindakan yang diambil untuk mengekalkan

keadaan yang diidamkan?

Bilakah tindakan ini akan diambil?

Di mana mereka perlu memohon?

Apakah prosedur yang perlu diikut?

SENTIASA AMAL : Menerapkan amalan 5S kepada RUTIN

Membandingkan sasaran semasa dengan sasaran yang

yang ditetapkan.

Memberi ganjaran dan meghargai usaha-usaha setiap

pekerja.

Menerima KPI ( Indeks Prestasi Utama )

Merujuk kitaran PDCA

20

8/6/2019 Manual 5s Miti

21/49

LANGKAH 1: PENUBUHAN JAWATANKUASA 5S

Objektif:

Mendapatkan kerjasama daripada semua pekerja di setiap

peringkat bagi dan membentuk satu budaya penambahbaikan

kerja yang berterusan dan semangat kerja berpasukan yang

cemerlang.

JAWATANKUASA 5S

Badan 5Smeliputi yang berikut:

Jawatankuasa induk 5S MITI

Timbalan Ketua Setiausaha (Industri)

Pengarah Kanan/Pengarah sebagai Ahli

( atau sesiapa yang telah dilantik oleh Pengerusi)

Pengarah Pentadbiran sebagai Penyelaras

Jawatankuasa Latihan 5S

Jawatankuasa Promosi 5S

Jawatankuasa Audit 5S

Jawatankuasa Induk 5S bertanggungjawab untuk menyediakan

satu pelan pelaksanaan dan melaksanakan pemantauan bagi

memastikan aktiviti 5S itu dilaksanakan secara berkesan di

seluruh organisasi. Fungsi Jawatankuasa Latihan, Jawatankuasa

Promosi dan Jawatankuasa Audit adalah seperti yang dinyatakandi muka surat 20 dan 21.

Tanggungjawab bagi melaksanakan 5S boleh diagihkan kepada

semua pekerja di dalam organisasi. Setiap ahli perlu tahu

tanggungjawab 5S masing-masing dan mengamalkannya.

Adalah menjadi tugas pengerusi untuk mentadbir dan

mendorong setiap pihak yang di pertanggungjawabkan seperti

berikut:

21

8/6/2019 Manual 5s Miti

22/49

Melantik:

Koordinator 5S Fasilitatordari setiap jabatan

Ketua 5S bagi setiap zon

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB:

Pengerusi 5S:

Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi

Menyokong semua aktiviti dalam perlaksanaan 5S

Mentadbir kebertanggungjawaban pada setiap pihak

yang dipertanggungjawabkan

Koordinator 5S:

Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan

Memberikan motivasi dan mengawasi aktiviti

pelaksanaan

Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi

Bertindak sebagai sumber pemberi maklumat

Fasilitator 5S:

Menyokong pelaksanaan 5S

Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

Memberikan motivasi dalam kumpulan

Memastikan pelan pelaksanaan pekerja

Mengawasi sistem pengukuran

22

8/6/2019 Manual 5s Miti

23/49

Ketua 5S:

Turut serta dalam proses pelaksanaan kerja berkumpulan

Berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat

Mengawasi perkembangan kerja berkumpulan

Tanggungjawab pekerja:

Memberikan komitmen yang sepenuhnya dalam gerak

kerja kumpulan

JAWATANKUASA LATIHAN 5SFungsi

Mengenal pasti latihan 5S untuk semua

Menjadualkan semua jenis latihan 5S

Latihan Kesedaran 5S

Pelaksanaan langkah demi langkah 5S untukfasilitator

Pelaksanaan langkah demi langkah Audit

Dalaman 5S

JAWATANKUASA PROMOSI 5SFungsi

Mempromosikan 5S

Mengenalpasti semua jenis latihan 5S Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan

kepada individu/kumpulan yang turut serta atau memenangi

aktiviti-aktiviti promosi

Menilai semula keberkesanan kempen promosi

23

8/6/2019 Manual 5s Miti

24/49

LANGKAH 2: MEMULAKAN ZON 5S

Pasukan Penyelaras 5S akan membuat pembahagian zon.

Fasilitator 5S akan menyerahkan tanggungjawab, dan

mengagihkan aktiviti dalam bentuk tugasan mudah. Ini

melibatkan:

Memperoleh susun atur tempat kerja secara keseluruhan

dan membahagikan setiap kawasan kepada zon-zon yang

lebih kecil

Membahagikan kumpulan mengikut kawasan,menentukan bilangan peserta dalam satu kumpulan, dan

mempamerkan nama individu-individu yang terlibat

dalam setiap kumpulan dan kawasan yang

dipertanggungjawabkan

Memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua dan

sekurang-kurangnya seorang ahli dalam setiap seksyen

Memastikan saiz seksyen dan kekuatan kumpulan adalah

selaras

Penentuan tanggungjawab bagi kawasan yang dikongsi

Fungsi Koordinator 5S/ Fasilitator / Ketua 5S adalah penting

dalam mengaplikasikan 5S agar aktiviti 5S berjalan dengan

lancar seperti yang dirancang.

24

8/6/2019 Manual 5s Miti

25/49

LANGKAH 3: LATIHAN 5S

Objektif:

Untuk menyebarkan metodologi 5S dan menyediakan tenaga

kerja yang dapat memberikan kerjasama yang bermakna dalam

aktiviti 5S.

Program latihan ini, yang mana merupakan langkah permulaan

pelaksanaan amalan 5S. Pelaksanaan langkah demi langkah,

merangsang pekerja untuk melibatkan diri dalammengaplikasikan usaha 5S. Program ini merupakan

tanggungjawab jawatankuasa latihan 5S. (Lihat muka surat 20)

Setelah selesai sesi latihan persediaan awal, setiap individu akan

mendapat pengetahuan asas dan diberi tanggungjawab bagi

tindakan yang akan dilaksanakan. Rancangan pelaksanaan fasa

5S perlulah disediakan dan diumumkan semasa pengisytiharaan

Pelaksanaan Amalan 5S.

Kesilapan yang paling utama dilakukan apabila hendak

melaksanakan sistem 5S adalah gagal untuk memberikan latihan

yang secukupnya pada peringkat permulaan. Latihan perlulah

merangkumi:

Kesedaran tentang 5S pada peringkat pengurusantertinggi

Kesedaran tentang 5S pada peringkat pekerja

Pemahaman Langkah Demi Langkah untukFasilitator

Langkah Demi Langkah Audit Dalaman 5S

25

8/6/2019 Manual 5s Miti

26/49

LANGKAH 4 : PENGUMUMAN / PELANCARAN 5S

Objektif:

Mengumumkan rancangan promosi adalah semata-mata untuk

mempromosikan aktiviti 5S.

Garis Panduan untuk melancarkan aktiviti 5S

Pada tahap ini, pihak pengurusan perlu mengesahkan Rancangan

5S, menetapkan sasaran, polisi dan matlamat PelaksanaanLangkah Demi Langkah 5S.

Mengumumkan Polisi, Objektif dan Matlamat 5S

Mengumumkan Zon 5S

Mengumumkan Slogan 5S

Selepas pelancaran 5S dibuat dengan jayanya, pelaksanaan

Langkah Demi Langkah 5S diteruskan mengikut apa yang telah

dirancang.

26

8/6/2019 Manual 5s Miti

27/49

27

DASAR 5S

8/6/2019 Manual 5s Miti

28/49

28

OBJEKTIF 5S

8/6/2019 Manual 5s Miti

29/49

JAWATANKUASA LATIHAN 5S

Fungsi-fungsi

Mengenalpasti latihan 5S untuk pekerja.

Menjadualkan semua jenis latihan

Latihan Kesedaran 5S

Pelaksanaan Langkah Demi Langkah untuk Fasilitator

Pelaksanaan Langkah Demi Langkah Audit Dalaman 5S

JAWATANKUASA PROMOSI 5SFungsi-fungsi

Mempromosikan kempen 5S.

Mengenalpasti dan mencadangkan aktiviti promosi

Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan kepada

individu / kumpulan yang turut serta atau memenangi aktiviti-aktiviti

semasa promosi

Menilai semula keberkesanan kempen promosi5S AUDIT COMMITTEE

JAWATANKUASA AUDIT 5S

Fungsi-fungsi

Membina kriteria penilaian 5S, garis panduan dan

Pelekat Peningkatan 5S.

Membantu dalam mengekalkan aktiviti 5S melalui Audit Dalaman

Menghantar Laporan Audit pada setiap bulan kepada pihak

pengurusan.

Menyediakan garis panduan untuk mengukur impak audit.

29

8/6/2019 Manual 5s Miti

30/49

Garis Panduan untuk latihan SISIH

Huraian:

S yang pertama merujuk kepada penyisihan bahan-bahan yang

tidak digunakan atau diperlukan lagi di tempat kerja.

Garis Panduan:

Ia adalah langkah-langkah untuk menyimpan mengikut:

Apa yang diperlukan

Kuantiti yang diperlukan

Bila ia diperlukan

Untuk melaksanakan S yang pertama, Proses Red-Tag sering

digunakan. Strategi Red-Tag membantu untuk mengenalpasti

barangan yang tidak diperlukan dan tahap keperluan sesuatu barang.

Terdapat 6 langkah yang perlu dipatuhi bagi memastikanProsesRed-Tagdapat dilaksanakan dengan jayanya.

Langkah 1: Melancarkan Projek Red-Tag

Kebiasaannya dilakukan oleh Jawatankuasa Induk yang mewujudkan

kawasan simpanan dan merangka cara-cara pelupusan bagi barangan

yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan BorangRed-Tag.

Langkah 2: Mengenalpasti sasaran Red-Tag

Menspesifikasikan jenis-jenis benda atau barang dan kawasan kerja

fizikal yang perlu dinilai semula.

Langkah 3: Menentukan Kriteria Red-Tag

30

8/6/2019 Manual 5s Miti

31/49

Tiga Soalan yang perlu disoal untuk menentukan keperluan sesuatu

barangan.

Adakah ia berguna ? Kekerapan penggunaan ?

Kuantiti penggunaan ?

Langkah 4 : MelekatkanTag

Kerja-kerja melekatkan tag ini perlu dilakukan dengan cepat dan

muktamad.Skop sasaran adalah diselesaikan sebelum Perasmian 5S.

Langkah 5 : Penentuan barangan yang di Red-Tag

Putuskan mana yang perlu dibuang dan tindakan yang perlu diambil

seperti yang ditunjukkan dalam jadual 1.

BARANG YANG

TIDAK PERLU

Barang tiada nilai dan

senang untuk di

lupuskan

Barangan yang tiada

nilai dan

pembuangannya

memerlukan kos yang

tinggi

Barangan yang ada nilai

dan boleh di jual

Cari cara yang

paling mudah dan

selamat untuk

dilupuskan

Mencari pembeli

yang menawarkan

harga yang tinggi

Buang serta-merta

TINDAKAN

YANG PERLU DI

AMBIL

Jadual 1: Pelan Tindakan S Pertama

31

8/6/2019 Manual 5s Miti

32/49

Langkah 6: Dokumenkan Hasil Red-Tag

Semua perkara yang dilakukan perlu dilaporkan sebagai salah satu prosedur perakaunan. Dengan ini, sesebuah organisasi dapat

mengukur sebarang penambahbaikan dan penjimatan sepanjang

proses dilaksanakan.

Apabila kerja-kerja Red-Tag selesai dijalankan mengikut Pelan

Tindakan seperti dijadual 1, tatacara kerja dapat dikurangkan,

komunikasi antara pekerja menjadi bertambah baik dan produktivitidapat ditingkatkan.

Kata kuncinya dalam penerangan ini adalah untuk melupuskan

barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Sisih adalah

satu teknik yang terbaik untuk mengubah struktur tempat kerja yang

lama kepada satu kawasan kerja yang lebih efektif untuk

mempertingkatkan kecekapan dan keselamatan di tempat kerja.

Impak Jangkaan:

Mengenalpasti barangan yang perlu dan menyusunnya di

tempat dan lokasi yang betul

Barangan yang tidak perlu dilupuskan

Menjimatkan masa mencari barang

Penambahbaikan suasana tempat kerja Memaksimumkan penggunaan ruang

32

8/6/2019 Manual 5s Miti

33/49

33

8/6/2019 Manual 5s Miti

34/49

SOP OF RED

MINTA KEBE

MASING-MASI

YANG TIDAKMAKLUM

34

8/6/2019 Manual 5s Miti

35/49

*LENGKA

SOP OF RE

BAGI BAHAGI

BARANG TEBORA

DIISI.KEMBALI

35

8/6/2019 Manual 5s Miti

36/49

Prosedur Operasi Standard ( SOP ) - Red-Tag

Borang yang perlu diisi semasa meletakkan barang di kawasanRed-Tag

Barang-barang yang telah didaftarkan dilekatkan denganRed-Tag

Contoh barang-barang yang diletakkan di kawasan Red-Tagsetelah aktiviti Penyisihan 1S menggunakan Borang Red-Tag

36

8/6/2019 Manual 5s Miti

37/49

Garis Panduan untuk mengamalkan SUSUN

Huraian:

S yang kedua ini sesuai dengan satu kenyataan yang sangat

popular: Satu tempat untuk semua barangan dan semuanya di

tempat yang betul. Ia menekankan aspek keselamatan, kecekapan

dan keberkesanan cara penyimpanan dan secara tidak langsung dapat

menambahbaik keadaan tempat kerja.

Garis Panduan:

Apabila S yang pertama dapat dilaksanakan dengan jayanya, apa

yang tertinggal perlu diatur supaya memudahkan penggunaan dan

penyimpanan seperti dalam gambarajah di bawah.

Proses yang ditunjukkan dalam Jadual 2, menyingkir bahan buangan

dalam proses pengeluaran atau dalam kerja-kerja perkeranian dan

BARANGAN YANGPERLU

Barang yang kerap di

gunakan

Benda yang tidak di

gunakan

Benda yang jarangdigunakan

Disimpan berasingan dan

diberi pengenalan yang

jelas mengenainya.

Boleh disusun jauh sedikitdari pekerja

Disusun di tempat yang

paling dekat dengan

pekerja

TINDAKAN YANG

PERLU DI AMBIL

Jadual 2: Pelan Tindakan S Kedua 37

8/6/2019 Manual 5s Miti

38/49

dapat memastikan semua barangan perlu disimpan di tempat yang

terangkum dalam S yang kedua ini adalah:

Antara aktiviti yang terangkum dalam S yang kedua ini adalah:

Membuat tanda yang jelas agar sebarang kesilapan dalam

menyusun barangan dapat dikesan dari jauh

Memberikan nama atau nombor pada setiap barangan dan

alatan.

Menyusun alatan yang berkaitan berdekatan dengan mesinagar mudah digunakan .

Menyusun fail dan menyimpan mengikut kod warna agar ia

mudah dikenal sekali imbas.

Simpan barangan yang mempunyai fungsi dan rekabentuk

yang serupa bersama.

Simpan barangan yang berlainan di tempat yang berasingan.

Jangan simpan semua barangan di satu tempat, gunakan rakatau almari.

Gunakan bekas kecil untuk menyimpan barangan yang kecil.

Gunakan warna untuk memudahkan pengenalan barangan

Label setiap barangan dan tempat penyimpanan (kawalan

visual)

Menggunakan bekas yang lutsinar untuk memudahkan

pencarian

Menggunakan kereta sorong yang direka khas untuk

menyusun peralatan, kelengkapan dan alat penyukat

mengikut jenis mesin.

Mewujudkan papan peralatan ( tool boards ).

Kata kunci dalam penerangan ini adalah semua orang.Label perlu

bagi memudahkan proses pencarian barangan sekiranya pemiliknya

tiada di tempat kerja. Faedah dapat dilihat melalui masa adalah masa

38

8/6/2019 Manual 5s Miti

39/49

pencarian yang dapat dijimatkan. Dengan adanya sistem yang teratur

ini, maka tidak berlaku pembaziran tenaga manusia atau inventori

yang berlebihan.

Impak Jangkaan:

Barangan mudah disimpan ditempatnya selepas digunakan.

Memudahkan pencarian, penyimpanan dan pencarian semula

barangan.

First-In First-Out(FIFO) dipraktikkan.

Mengurangkan masa pencarian barangan 4R diamalkan.

Right Item,Right Place,Right Quantity danRight Method

39

8/6/2019 Manual 5s Miti

40/49

SISTEM FAIL DAN INDEKS DI PEJABAT

Sistem Fail yang jelas, menggalakkan kerja yang lebihberdisiplin dan mengurangkan masa untuk pencarian

Borang-borang yang di gunakan disusun dengan kemas dan mengikut

nombor agar mudah diambil.

Susunan yang teratur dan kemas untuk meningkatkan disiplin kerja

40

8/6/2019 Manual 5s Miti

41/49

Garis Panduan untuk melatih SAPU

Huraian :

S yang ketiga menekankan aspek kebersihan kerana ia dapat

menjamin tempat kerja menjadi lebih selesa dan selamat,

termasuklah penyimpanan yang lebih jelas yang mana dapat

mengurangkan masa pencarian dan menjamin kualiti kerja, produk

dan perkhidmatan yang tinggi.

Garis Panduan:

S yang ketiga merujuk kepada kebersihan di tempat kerja. Rutin

harian membersih adalah penting untuk mengekalkan persekitaran

yang kita inginkan dan tidak berselerak. Semua orang suka bekerja

dalam suasana kerja yang bersih yang mana ini dapat meningkatkan

semangat dan produktiviti.

Untuk memastikan S yang ketiga dapat dilaksanakan dengan

jayanya sebagai aktiviti harian yang berfaedah, langkah berikut

perlulah diamalkan:

Langkah 1: Tugasan kerja-kerja Pembersihan

Kebersihan adalah tanggungjawab SETIAP pekerja dalam sesebuah

organisasi dan ia perlulah dibahagikan mengikut kawasan kebersihan

yang berbeza, seperti:

Zon 5S :

Mewartakan semua kawasan kebersihan dan nama orang

yang bertanggungjawab ke atas kawasan tersebut.

Jadual 5S :

41

8/6/2019 Manual 5s Miti

42/49

Menerangkan dengan lebih terperinci kelainan kawasan dan

nama pekerja yang telah ditugaskan termasuklah jadual

tugasan harian mereka

Langkah 2: Mengenalpasti apa yang perlu di bersihkan.

Tentukan sasaran dan kategorikan agar mudah digunakan.

Langkah 3: Mengenalpasti kaedah yang akan di gunakan.

Mengenalpasti alatan dan bahan yang diperlukan dan apa yang perlu

dibersihkan di setiap kawasan. Kerja-kerja pembersihan perlu

dilakukan mengikut keperluan dan kesesuaian tanpa mengambil

masa yang agak lama. Satu standard pembersihan perlu diwujudkan

dan ditanamkan pada setiap pekerja bagi memastikan pekerja

melakukan kerja-kerja pembersihan dengan lebih efisien.

Langkah 4: Menyediakan Alatan dan Bahan Pembersihan

Menyediakan alatan mencuci dan bahan yang diperlukan agar ianya

mudah digunakan apabila diperlukan.

Langkah 5: Perlaksanaan Kebersihan.

Semua peralatan yang tidak berfungsi atau yang rosak perlu di

perbaiki supaya sentiasa dalam keadaan yang baik. Matlamat utama

di sini adalah untuk memastikan tempat kerja dan segala-galanya

dalam keadaan bersih dan boleh berfungsi dengan baik. Ini dapat

diperolehi melalui kombinasi aktiviti membersih dan mengenalpasti

sebarang kerosakan sebelum ia berlaku.

42

8/6/2019 Manual 5s Miti

43/49

Sistem perlabelan yang kemas dan mengikut sistem yang tersusun dengankod warna tertentu

Impak Jangkaan : Kualiti kerja dan produk yang tinggi.

Persekitaran kerja yang lebih selesa dan selamat

Mudah dilihat dan mengurangkan masa pencarian

Mengurangkan kos penyelenggaraan

Memberikan gambaran yang positif kepada pelanggan

43

8/6/2019 Manual 5s Miti

44/49

Garis Panduan untuk mempraktikkan SERAGAM

Huraian:Penerapan 3S yang pertama secara berterusan dapat menjamin

kelancaran proses kerja yang berkesan.

Garis Panduan:

Sekiranyan 3S yang pertama telah dilaksanakan, langkah

seterusnya adalah memberi tumpuan terhadap amalan keseragamankerja yang terbaik. Pelan ini mestilah merangkumi prosedur dan

senarai semak harian yang perlu dipamerkan di setiap tempat kerja.

Senarai semak ini perlu sebagai panduan untuk memberi gambaran

yang jelas bagi memastikan 3S diamalkan ditempat kerja secara

berterusan. Contoh-contoh garis panduan seperti:

Tanggungjawab dalam kerja yang merangkumi: Siapa yang bertanggungjawab? (Ownership)

Langkah yang perlu diambil bagi memastikan

keadaan yang diinginkan dapat dikekalkan.

Bila sesuatu tindakan perlu diambil?

Kawasan mana perlu diberi penekanan?

Prosedur yang perlu dipatuhi untuk menjamin

kesungguhan pekerja? Kerja-kerja yang sedang dijalankan/ peraturan inventori

Prosedur pembersihan.

Jadual Penyelenggaraan.

Aktiviti harian yang bersangkut paut dengan tugas 3S

Kata kuncinya adalah untuk memperkukuhkan 3S dengan

mengadakan prosedur dan piawaian. Aktiviti ini dilaksanakan untuk

44

8/6/2019 Manual 5s Miti

45/49

mengenalpasti cara kerja yang terbaik dan memastikan setiap orang

menjalankan tugasan yang telah diberikan di tempat kerja.

Impak Jangkaan:

Standard tempat kerja yang baik

Sistem Kawalan Visual yang baik

Memperkukuhkan peraturan dan Standard Operation

Prosedur(SOP)

Perkongsian maklumat dalam standard yang diperlukan Penambahbaikan operasi dan aliran kerja

Diatur dengan lebih tersusun supaya lebih mudah digunakan

45

8/6/2019 Manual 5s Miti

46/49

Contoh kod warna untuk setiap bahagian dalam syarikat

Garis Panduan untuk mempraktikkan SENTIASA AMAL

Huraian:

Memastikan kesemua 5S seperti dijelaskan sebelum ini sentiasa

dapat diamalkan dan dikekalkan secara berterusan dengan

menggunakan P-D-C-A secara efektif.

Garis Panduan:

STORE

46

8/6/2019 Manual 5s Miti

47/49

8/6/2019 Manual 5s Miti

48/49

Penilaian Kendiri 5S dan Persijilan 5S

Objektif:

Memastikan organisasi dapat menggunakan kekuatan yang ada

dalam membuat penambahbaikan yang perlu disamping

menunjukkan dimana kedudukan sesebuah organisasi dalam

pergerakan 5S.

Garis Panduan untuk Penilaian Kendiri 5S

Aktiviti dalam Fasa 2 sepatutnya telah dapat menunjukkan kemajuan

dalam momentum 5S. Penilaian kendiri 5S perlu di awasi dan

didokumenkan melalui metodologi Audit Dalaman.

AUDIT DALAMAN 5S

Audit Dalaman 5S dalam sesebuah organisasi adalah bahagian yang

terbaik untuk membuat Penilaian Kendiri 5S. Organisasi yang telah

mempunyai aktiviti 5S yang berjaya, mengaudit prestasi mereka

melalui audit secara mingguan atau bulanan dengan menggunakan

Senarai Semak 5S, Lembaran Ringkasan Audit dan Pelekat

Penambahbaikan 3S.

Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit perlulah dipamerkan di

setiap sudut 5S setiap bahagian.Ini secara tidak langsung dapat

mewujudkan persaingan secara sihat sesama bahagian dan

menimbulkan rasa bangga pada kumpulan terbabit.

Penilaian dan persaingan ini perlulah disusuli dengan sistem

ganjaran. Kebanyakan organisasi yang berjaya, menawarkan

48

8/6/2019 Manual 5s Miti

49/49

ganjaran secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam

pelbagai kategori.