Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará · O Plano de Comunicação deve...

MANUAL DE COMUNICAÇÃO DA POLÍCIA CIVIL DO ESTADO DO PARÁ

Manual de Comunicação da Polícia Civil do Estado do Pará

Avenida Governador Magalhães Barata, nº 209. Bloco C. Sede da Delegacia-Geral da Polícia Civil. Bairro: Nazaré. Belém - Pará. CEP: 66040-903

Apresentação

A Polícia Civil, como órgão da segurança pública

voltado à preservação da ordem pública, da incolumidade das

pessoas e do patrimônio, identificou a necessidade de

regulamentar os procedimentos relativos à Política de

Comunicação Social, visando fortalecer a imagem

institucional perante a sociedade.

Diante disso, é essencial fomentar estratégias que

visem levar ao público uma visão positiva sobre as atividades

desempenhadas nas Unidades que integram a instituição

policial, quando da divulgação de suas atividades.

Este manual, portanto, norteia os rumos dos

procedimentos a serem adotados na corporação policial

voltados à normatização das condutas a serem adotadas

pelas autoridades policiais no atendimento à imprensa, com

relação ao cerimonial responsável pela organização de

eventos (solenidades) institucionais e quanto à produção de

material audiovisual (vídeos e fotos).



SUMÁRIO

O que é notícia? .............................................................................. 4

Estratégias de divulgação ............................................................... 5

As Fontes da Informação Institucional ............................................. 6

Relacionamento jornalista/fonte ...................................................... 7

Orientações para atendimento à Imprensa ...................................... 8

Notas Oficiais .................................................................................. 9

Mídias Sociais ............................................................................... 10

Atribuições do assessor ................................................................ 11

Produtos e Serviços da Assessoria de Comunicação .................... 12

Cobertura de Operações ............................................................... 13

Normatização de crises ................................................................. 16

Orientações em situações de crise ................................................ 17

Cerimonial de Eventos .................................................................. 18

Composição da mesa .................................................................... 20

Eventos normatizados ................................................................... 21

Roteiro do Cerimonial .................................................................... 21

Previsão de Imprevistos ................................................................ 22



O que é notícia?

Não está na esfera de competência do assessor de

comunicação o poder de editar e publicar matérias nos

veículos de comunicação social, como rádios, jornais e

televisores. Esse é o papel dos jornalistas e dos editores, que

trabalham nesses meios de comunicação, e depende da linha

editorial da cada veículo de comunicação. Mas o que for

relevante dentro das instituições deve chegar aos jornalistas –

esta, sim, é uma tarefa das Assessorias.

As Assessorias de Comunicação devem ter

conhecimento máximo das informações advindas da

Administração para que possam utilizá-las no momento

adequado e, principalmente, quando demandadas. Para um

melhor aproveitamento das notícias, a informação enviada às

redações deve ter boa qualidade de conteúdo e forma (texto

claro, objetivo, etc), ou seja, conter atributos essenciais da

informação jornalística. Quanto mais rica em atributos

jornalísticos (atualidade, interesse público, proximidade com a

realidade do público destinatário, etc) maior seu nível de

interesse.

A divulgação de notícias depende de conhecimento

sobre como funcionam os meios de comunicação – para

atender plenamente as exigências editoriais e operacionais de

cada veículo – e de permanente “corpo a corpo” com a

imprensa. Para desempenhar com eficiência o papel de

mediador na relação da instituição com os veículos de

comunicação, o assessor também precisa conhecer a

estrutura interna e a natureza das atribuições do órgão.

Portanto, deve ser tratada como parceira, em regime de

absoluta confiança, sendo informados das conquistas,

preocupações, riscos e cenários, de modo a participar da

visão estratégica da Polícia Civil como um todo.



Estratégias de divulgação

O trabalho prévio para o contato com a mídia é o Plano

de Comunicação. Em um Plano podem ser utilizados um ou

mais instrumentos: release, entrevista exclusiva, entrevista

coletiva, nota exclusiva para colunistas, nota oficial, etc. Cabe

ao assessor recomendar a melhor opção, de acordo com o

assunto, e a partir de uma visão estratégica que dimensione o

nível de repercussão a ser alcançado, o público-alvo,

concorrência de outros temas, etc.

O Plano de Comunicação deve apontar conjunto de

ações mais adequadas para alcançar resultados. Vale a pena

destacar que há casos que não interessam a PC se

pronunciar. Para que a área de assessoria possa atuar em

condições favoráveis, as unidades e gestores de ações

devem observar o ritmo da mídia. Horários e prazos não

constituem apenas detalhes, mas peças essenciais no

processo de produção jornalística. Enviar releases com

antecedência possibilita maiores perspectivas de inserção do

assunto no noticiário. As sugestões de pauta devem ser

encaminhadas permitindo que o veículo – caso se interesse

pelo evento/fato/assunto – possa preparar-se para a

cobertura, deslocando repórter ou equipe, reservando espaço

para a matéria na edição do dia e outros procedimentos.

Demorar a dar informações ao jornalista significa,

provavelmente, que ele publicará a informação incompleta ou

desistirá da sua matéria em favor daquela que conseguir

apurar a tempo. O repórter obedece a rígidos prazos de

apuração e edição e sempre tem pressa. Portanto, a

demanda dos veículos de comunicação é sempre urgente e

prioritária. Principalmente quando o assunto é polêmico,

negativo e merecedor de explicações.



As Fontes da Informação Institucional

Na Polícia Civil estão estabelecidos os seguintes

critérios para a representação da instituição junto aos meios

de comunicação:

O Delegado-Geral é o principal porta-voz;

Os Diretores falam e podem assumir condição de

porta-vozes, manifestando-se a respeito de temas de

suas respectivas áreas de atuação ou sobre temas

designados pelo Delegado-Geral;

Os Superintendentes Regionais são os porta-vozes

regionais. Podem, em algumas situações, indicar

outras fontes (Titulares de Delegacias que tenham

conhecimento específico sobre determinado assunto)

para atendimento à imprensa;

Técnicos que tenham domínio do assunto a ser tratado

podem assumir a posição de porta-vozes, após prévia

designação dos Diretores ou Superintendentes

Regionais;

Em situações de crise, onde a posição institucional da

Polícia Civil deva ser preservada, será determinado um

porta-voz específico capacitado para prestar

esclarecimentos aos públicos-alvos.



Relacionamento jornalista/fonte

Notícia é matéria-prima dos repórteres e para obtê-la

há um árduo trabalho de apuração. A concorrência acirrada

entre os veículos de comunicação nos dias atuais, em busca

do “furo”, ou seja, a notícia em primeira mão, faz com que os

contatos entre repórter e fonte sejam cada vez mais

presentes no cotidiano. Um dos elementos que facilitam a

vida do repórter é contar com um grupo de fontes qualificadas

e credenciadas. Assumir o papel de fonte de um repórter

significa experimentar oportunidades de divulgar ações

positivas, mas, ao mesmo tempo, assumir riscos. O

relacionamento entre fontes e jornalistas precisa ser pautado

pelo entendimento de que é importante estabelecer apoio

mútuo no desempenho dos papéis sociais de ambas as

partes. No caso da imprensa, informar corretamente o público

e, no caso das instituições, gerarem serviços e prestar contas

à sociedade.

Não se pode confundir bom relacionamento profissional

com amizade. Cada vez mais o interesse do repórter é o

“furo” da reportagem, a notícia exclusiva. Indiscrições,

informações em off (aquelas situações nas quais a fonte pede

sigilo e solicita não divulgar o nome), confidências e intrigas

de bastidores devem ser evitadas. A fonte credenciada e apta

a abordar determinado corre o risco de atender a imprensa,

prestar as informações necessárias, mas, no dia seguinte, ser

surpreendida com uma matéria jornalística negativa ou com

interpretações inteiramente equivocadas.

Vale salientar que, cada vez mais, a sociedade vive em

um mundo em que a quantidade de informações disponíveis é

cada vez maior, graças às ferramentas de comunicação,

como as mídias sociais e aplicativos de celular. Diante disso,

manter uma imagem positiva de uma corporação da

envergadura da Polícia Civil junto à sociedade é um desafio.

Além disso, manter uma positiva na mídia é um

trabalho complexo diante do reduzido espaço disponível.

Assim é fundamental que a instituição compreenda a

importância da mídia para o estreitamento dos laços com o

público-alvo.



Orientações para atendimento à Imprensa

Para se chegar ao objetivo principal deste manual, que

é “regulamentar os procedimentos relativos à Política de

Comunicação Social, visando fortalecer a imagem

institucional perante a sociedade”, é necessário nortear

condutas dos profissionais que irão atuar com fontes da

Imprensa em entrevistas. Vamos pontuá-las:

Não são autorizadas as gravações de entrevistas sem

que a autoridade policial esteja trajando a vestimenta

adequada ao ambiente forense. Salvo em casos de

operações.

As entrevistas deverão ser concedidas, quando no

interior de Unidades Policiais, em frente a um banner

institucional, que servirá como pano de fundo para

identificação da Polícia Civil do Pará.

Não são autorizadas as participações em programas

jornalísticos sem o conhecimento prévio da Assessoria de

Comunicação ou determinação do Delegado-Geral, da

Diretoria ou do Superintendente Regional.

Materiais fotográficos e/ou cinematográficos de

operações só devem ser disponibilizados para a imprensa por

intermédio da Assessoria de Comunicação ou com o

conhecimento dela.

Não são autorizadas gravações de imagens ou fotos

por parte da Imprensa dentro das dependências – Delegacias,

Seccionais, Divisões e outras Unidades da Polícia Civil - sem

o prévio conhecimento e autorização do titular da unidade

policial. Para tanto, dependendo do assunto, a autoridade

policial deve autorizar a filmagem.

Durante as entrevistas, devem-se evitar termos

“policialescos”, “juridiquês” ou palavras depreciativas, como

“meliantes”, “elementos”, “lograram êxito”, “modus operandi”,

“incontinenti” e “tantos” anos de cadeia. Vamos adotar termos

mais adequados, como acusado, indiciado, modo de agir,

detenção, etc.

Se houver uma crise institucional e o jornalista chegar

para cobrir o fato, evite uma atitude de confronto. Qualquer

declaração mal dada nesse momento pode contribuir para

desgastar o relacionamento com a imprensa ou mesmo

endossar versões que não correspondam aos fatos. O ideal é

não prestar qualquer declaração antes de manter contato com

a Diretoria, que repassará a situação à Assessoria de

Comunicação, para traçar a melhor estratégia de

comunicação, tais como apontar um porta-voz da corporação



para gravar a entrevista ou a instituição se manifestar por

meio de nota oficial.

Procure ter uma visão global dos interesses da Polícia

Civil tendo em vista a crise em andamento. O interesse em

resolver a situação da melhor maneira demonstra

profissionalismo e respeito. São atitudes indispensáveis para

sustentar a credibilidade. Se palavras são importantes, os

atos têm forte impacto comunicativo.

Notas Oficiais

As notas oficiais emitidas pela Comunicação Social da

Polícia Civil devem ser veiculadas na Agência de Notícias do

Governo do Estado (Agência Pará), que é responsável em

difundir as ações realizadas pela instituição, através da

Imprensa. O público-alvo das notas emitidas pela PC é na sua

maioria formado por jornalistas. Desta forma, o texto deve ser

claro e objetivo, sem termos jurídicos ou policialescos.

Nas notas oficiais, vamos também evitar palavras

“policialescas”, “juridiquês” e termos depreciativos, como

“meliantes”, “elementos”, “lograram êxito” e “modus operandi”.

Os adjetivos também devem ser economizados, pois revelam

opinião pessoal e tornam o texto subjetivo. Textos longos com

muitos detalhes não são necessários em uma redação

objetiva.

Os detalhes podem ser divulgados numa coletiva ou ao

telefone pelo comunicador. A nota não tem como pretensão

esgotar o assunto em questão. As perguntas básicas: “O

que?” “Como?” “Onde?” “Quando?” “Quem?” “Por quê?”

devem ser respondidas no texto, preferencialmente no lide -

no primeiro parágrafo da nota.

É preciso ter cuidado para divulgar apenas o que é

realização da PC. Ações da PRF, PM ou outro órgão só

interessam se a PC tiver participado diretamente da ação. O

comunicador deve zelar para que a Polícia Civil seja uma só.

Destacar delegacias específicas como Fluvial, Repressão a

Entorpecentes ou Meio Ambiente não é informação relevante

para a imprensa, que deve enxergar a Polícia Civil como uma

só. Também não devem ser destacados nomes de

coordenadores ou chefes de operações, a PC trabalha

sempre em equipe, não tem um rosto.

Quando receber informação para realização de nota, o

assessor deve estar atento aos nomes sugeridos às

operações. Alguns chefes gostam de dar nomes a qualquer

ação da polícia, mesmo as de rotina. O comunicador deve

aconselhar a reserva de nomes apenas para as operações de



destaque, aquelas com motivo e planejamento especial e

grande número de policiais.

Mídias Sociais

A principal função da Assessoria de Comunicação é

compreender, valorizar e maximizar as oportunidades de

comunicação. No atual contexto, a Internet quebrou o

paradigma de que a produção de conteúdo era restrita a

indivíduos ou reduzida a conglomerados midiáticos com poder

para dominar uma tecnologia específica e impor pautas

jornalísticas. O conteúdo e as ideias compartilhadas nas

redes sociais começam a contrapor essa hegemonia dos

meios tradicionais de comunicação e já representam fonte de

insegurança estatal, uma vez que possibilitam rápida difusão

de informação a público altamente qualificado.

Assim sendo, urge a utilização das mídias sociais por

órgãos públicos para que possa ser gerada informação ao

público que a consumirá naturalmente. A utilização desta

informação representa o conceito da chamada "cauda longa",

ou seja, a difusão de informações disponibilizadas pelo órgão

público aos cidadãos que compartilhariam entre si sem a

interveniência da imprensa. No mesmo sentido, a versão

dada pela instituição a fatos demandados pelos meios de

comunicação passa a ganhar relevância, tendo em vista que

pode ser colocada à disposição da sociedade através de

meios próprios de divulgação.

Entretanto, este espaço requer atenção. Nessa toada,

as mídias sociais devem ser integradas às estratégias de

comunicação organizacional já utilizadas. Não há substituição

das formas tradicionais de comunicação, mas

complementação. O que se procura atingir é uma lacuna de

público. Faz-se necessário construir um ambiente de

confiança e credibilidade. De outro modo, a comunicação

interna também se faz de extrema importância, a partir da

conscientização de que cada servidor é a imagem

exteriorizada da instituição, ou seja, é a própria instituição

corporificada. Diante dessa constatação, o corpo de

servidores precisa estar ciente do maior número possível de

informações, desde que não haja segredo sobre as mesmas.

A partir dessa postura, o corpo de servidores passa a ser um

difusor natural de notícias positivas.



Atribuições do assessor

Conforme previsto no Regimento Interno da Polícia

Civil, o assessor de Comunicação Responsabilidades

do assessor tem como principais atribuições:

Articulação dos processos de Comunicação Social da

instituição policial em consonância com o Delegado-

Geral e a Secretaria de Estado de Comunicação do

Governo do Pará.

Propor, desenvolver, coordenar e executar atividades

relacionadas à comunicação institucional (interna e

externa) da Polícia Civil.

Organizar e manter atualização diária do portal

institucional na Internet.

Desenvolver ações de orientação, informação e de

utilidade pública, bem como, promover a divulgação de

ações positivas da instituição.

Avaliar e aprovar os materiais gráficos, audiovisuais e

de web produzidos por todos os setores do Governo

para fins de divulgação interna e externa.

Contato direto com os profissionais dos órgãos de

imprensa, para atendimento das demandas

jornalísticas.

Atuação nos processos de aproximação da instituição

com a mídia, fornecendo notícias e pautas,

recepcionando e preparando notícias das unidades da

Polícia Civil para divulgação na mídia.

Subsidiar os meios de comunicação com informações

das ações desenvolvidas pela instituição.

Agendamento de entrevistas – individuais ou coletivas

– de representantes da instituição policial com

jornalistas.



Produtos e Serviços da Assessoria de

Comunicação

Sugestão de Pauta: Informe sucinto enviado aos

veículos de comunicação a respeito de determinado

assunto de interesse para o veículo e à sociedade.

Press Release: Ferramenta que a Assessoria usa para

organizar as informações que está divulgando. Trata-

se de um texto, cuja essência é a informação.

Mailing list de Jornalistas: Listagem atualizada com

nome, editoria, telefone, e-mail e Whatsapp de

jornalistas.

Contato com a Imprensa: Normalmente feito por

telefone para aprofundar informações enviadas por e-

mail ou confirmar presenças em coletivas, marcar

encontros com assessorado, etc.

Entrevista Exclusiva: São oferecidas a um único

veículo de comunicação. A iniciativa costuma valorizar

a informação e conquistar espaços mais qualificados

de mídia espontânea. Trata-se de ação que deve ser

evitada, somente sendo utilizada em casos

excepcionais.

Entrevista Coletiva: Convocada quando o assessorado

tem informações importantes para todos os veículos.

Só deve ser organizada quando o assunto for muito

relevante para o setor representado e/ou de interesse

público. Geralmente utilizada quando da ocorrência de

operações policiais ou assuntos de alta relevância.

Para tanto, alguns rituais deverão ser seguidos:

o As entrevistas coletivas deverão contar com as

presenças dos representantes de cada órgão

envolvido na ação quando for concedida no

auditório da Delegacia-Geral.

o A posição de cada integrante se dará do centro

para as laterais. No Centro, ficará o delegado-

geral, se for participar, ou representante

indicado pelo DG, e os demais diretores da

Polícia Civil e convidados.

o Quando houver pessoas presas, primeiramente,

serão prestadas as informações aos jornalistas

e, após as entrevistas, poderá ocorrer ou não a

apresentação de presos, desde que os

indiciados concordem com suas apresentações

aos repórteres.



o Em entrevistas coletivas fora da Delegacia-

Geral, o banner com o brasão institucional da

instituição ao fundo do entrevistado é

obrigatório, para fortalecer a imagem da

instituição policial.

Sinopse: Resumo das notícias veiculadas nos jornais e

revistas de maior circulação. Também se faz resumo

de publicações específicas da área de interesse do

assessorado.

Vídeos e Filmes Institucionais: O assessor deve definir

o conteúdo das peças junto com o assessorado e

organizar o briefing a ser passado para o produtor.

Deve, ainda, acompanhar e aprovar o roteiro e a

edição da peça.

Informativos: Esses produtos são de cunho jornalístico

e voltados para o segmento no qual o assessor atua e

que serão distribuídos para um público específico.

Esses veículos informam as ações da

entidade/empresa e os conceitos e opiniões afeitos ao

público leitor.

Cobertura de Operações

Para que a divulgação das operações ocorra de forma

eficaz e eficiente é necessário observar alguns procedimentos

básicos. É importante estar atento a alguns cuidados típicos

da divulgação de ações policiais:

As operações policiais, via de regra, principalmente as

que irão gerar maior repercussão na mídia, devem

contar sempre com acompanhamento da Assessoria

de Comunicação e recebendo informações em tempo

real dos resultados no andamento da operação.



Para tanto, a Assessoria de Comunicação deverá ser

informada sempre que uma grande operação for

realizada para viabilizar a melhor forma de divulgação

possível dos resultados.

Sempre que possível, a Assessoria de Comunicação

deve ser incluída no planejamento operacional, para

que todos os agentes envolvidos na ação estejam

cientes da presença do assessor de comunicação, no

acompanhamento da operação.

O ideal é que a Assessoria de Comunicação

acompanhe a operação, registrando imagens, do

andamento do trabalho policial, para se ter imagens de

qualidade e que rendem uma melhor divulgação do

trabalho por meio dos veículos de comunicação,

principalmente, para televisões e portais de notícia.

As fotos oficiais da operação deverão contar sempre

que banners institucionais, ao fundo, com a marca

institucional da Polícia Civil, para fortalecer a imagem

da instituição, no caso da apresentação de objetos

apreendidos, como armas e drogas. No caso da

apresentação de presos, as imagens deles somente

serão feitas mediante consentimento do indiciado.

Outras imagens, como fotos e vídeos de operações

policiais, só serão divulgadas após passar por

avaliação da coordenação da operação e da

Assessoria de Comunicação.

Antes de qualquer divulgação, as imagens registradas

passarão por uma avaliação do assessor de

comunicação e autoridades responsáveis pela

operação, diante da necessidade de ser editar partes

dos vídeos que possam comprometer o trabalho

policial, como áudios com palavras obscenas, pessoas

suspeitas deitadas no chão algemadas ou não.

Em alguns casos, o momento da prisão do suspeito

também não será divulgada para preservar a imagem

de pessoas, já que, entre o suspeito, poderão estar

outras pessoas que nada têm a ver com o caso.

Em determinadas operações, serão preservadas as

imagens e nomes de empresas e instituições públicas

ou privadas, dependendo da natureza da operação e

mediante a orientação da coordenação da ação

policial. Em operações muito direcionadas a

determinadas instituições, como Prefeituras, órgãos

estatais, cujo foco são servidores públicos envolvidos

em crimes contra a administração pública, a divulgação

do nome do órgão faz-se necessária, em prol do bem



público. Por exemplo, uma operação iniciada com

investigação sobre desvio de carteiras de motoristas

por servidores públicos dentro do Departamento

Estadual de Trânsito, por exemplo, a divulgação do

nome do órgão público faz necessária, para mostrar a

transparência da investigação policial. Para tanto,

sempre será importante a presença de um

representante oficial do órgão durante a entrevista

coletiva.



Normatização de crises

Em meio ao cotidiano de ocorrências de crimes

diversos, os profissionais que integram a Polícia Civil se

deparam rotineiramente com situações de crises,

representadas por fatos do dia-a-dia, que geram repercussão

na sociedade e que podem até comprometer não só a

imagem institucional como a do Estado como um todo.

As crises podem ser de natureza interna, quando

ocorrem dentro de instituições ou envolvem servidores

públicos, ou de natureza externa, quando não ocorrem dentro

das instituições, mas acabam por gerar uma mobilização mais

acentuada da corporação policial. Uma rebelião em massa

em presídios, por exemplo, gera uma maior mobilização das

instituições de segurança pública, como Sistema

Penitenciário, Polícia Militar e Polícia Civil.

Uma crise interna pode, muitas vezes, torna-se uma

crise externa, e vice-versa, e até gerar novas crises. Nesses

momentos, é preciso que os gestores da Polícia Civil estejam

bem orientados e a Assessoria de Comunicação esteja

acompanhando de perto, para definir de forma a Polícia Civil

vai se manifestar e que será o porta-voz oficial da instituição

policial perante a imprensa.

Muitas vezes, a prevenção de crises institucionais é

possível, o que pode atenuar as consequências, ou mesmo

evitar uma crise, com planejamento e ações comunicativas

eficientes. Para tanto, é fundamental monitorar situações de

risco que podem gerar uma crise.



Orientações em situações de crise

Para que os discursos sejam unificados, é fundamental

que todos os integrantes da diretoria e a Assessoria de

Comunicação estejam afinados, para que não haja

desencontros de informações durante o contato com a

imprensa. Para tanto, algumas orientações são básicas:

Em via de regra, as entrevistas devem ter a supervisão

e orientação da Assessoria de Comunicação.

Os discursos devem ser coordenados e uniformizados,

mediante orientação da administração superior da Polícia

Civil.

Os discursos devem ser corporativos, em situações de

crise. A fala do gestor é a fala do Governo.

Portanto, deve se definir o porta-voz da instituição com

a imprensa. Alguém vai ter que falar com a imprensa;

As falas têm de transmitir segurança e sinceridade

tanto ao repórter quanto ao público, para que não gerem

desconfianças nos gestores públicos;

As informações a serem repassadas aos repórteres

devem ser previamente conversadas para que somente seja

repassado o que for necessário dentro do contexto da crise.

A entrevista coletiva deve se pautar não só nas

providências adotadas para se resolver o problema posto em

questão, mas também deve conter informações sobre

resultados de ações positivas;

A fala do gestor, em hipótese alguma, deve

menosprezar a crise, e sim se pautar em dados concretos e

completos, apontando previsões para resolução dos

problemas e mostrando os caminhos que devem ser feitos

para chegar à solução, passando assim credibilidade à

sociedade.



Cerimonial de Eventos

Tão importante quanto trabalhar a imagem positiva da

Polícia Civil perante os veículos de comunicação é trabalhar a

imagem institucional internamente, de modo a também

fortalecer os serviços prestados pela instituição, valorizar e

reconhecer pessoas, entidades e organizações, como

parceiras fundamentais na busca dos resultados satisfatórios

à Instituição Policial.

Dessa forma, trabalhar as solenidades oficiais da

corporação, mostrando o grau de organização corporativa, é

indispensável para estreitar ainda mais os laços de integração

com as demais entidades públicas, privadas ou do terceiro

setor, e com o público em geral.

De acordo com o Regimento Interno da Polícia Civil, o

Cerimonial de Eventos é uma das funções do Centro de

Relações Públicas, da Assessoria de Comunicação.

Conforme o artigo 12, do mesmo Regimento, cabe ao Centro

de Relações Públicas:

Organizar o cerimonial dos eventos promovidos

pela Polícia Civil;

Estabelecer contatos com os demais setores da

Instituição com fins na organização de eventos;

Manter permanente contato com o Gabinete do

Delegado Geral para acompanhamento de sua

agenda de trabalho;

Acompanhar o Delegado Geral em solenidades

oficiais;

Desempenhar outras atividades correlatas e/ou

atribuídas, de acordo com a missão e funções

do órgão.

Assim, para que o Cerimonial de Eventos resulte no

sucesso pleno, é necessário adotar algumas medidas

importantes:

Planejar o evento antes de tudo. Levantar

necessidades, definir o público-alvo do evento e

levantar orçamento para cobrir as despesas da

solenidade.

Os convites terão formato padrão da Polícia Civil

e serão enviados via E-Mail com o cuidado

necessário para confirmar o recebimento. No

convite deverá constar a definição do tipo de

traje para o evento.



O menu do coquetel a ser servido deve ser

padrão a todos os eventos solenes da

corporação.

A ornamentação e escolha do local do evento

devem ser adequadas à solenidade.

O Cerimonial deve ser atinar à elaboração e à

lista de convidados.

A recepção das autoridades é fundamental para

o êxito do evento.

A elaboração dos discursos é fundamental. Deve

se procurar tomar conhecimento do discurso dos

representantes da Polícia Civil no evento.

Antes de anunciar nomes de convidados,

procurar confirmar as presenças dos mesmos ou

de representantes dos convidados no local do

evento, para serem formalmente anunciados.

Antes de iniciar o evento, orientar e direcionar as

ações, desde os recepcionistas, mestre-de-

cerimônias, pessoal de apoio, etc, e verificar

funcionamento dos recursos materiais (data-

show, computador, retro-projetores, microfones,

caneta, bloco, entre outros) a serem usados no

evento.

Ao final do evento, o Cerimonial fará a avaliação,

por meio de relatório, para prestação de contas.



Composição da mesa

A composição da mesa oficial do evento deve seguir a

seguinte regra:

Colocam-se as autoridades à direita ou à esquerda da

autoridade máxima, que ficará ao centro. Será

obedecida a ordem de precedência.

A abertura das solenidades oficiais deve contar com a

exibição do Hino Nacional do Brasil e o fechamento

com o Hino do Pará ou da Polícia Civil, dependendo da

natureza do evento.

A maior autoridade presente é que vai presidir a

cerimônia. É ele quem abre com a fala de abertura e

encerra o evento com a fala final. Cada um que for

falar no evento, deve se referir à mesa oficial, citando

os nomes e cargos das autoridades presentes, ou

citando uma delas, geralmente a maior autoridade

presente, para se referir em seu nome para dirigir a

palavra às demais.

O número de componentes na mesa oficial é relativo à

natureza do evento, mas, via de regra, o Cerimonial

deve evitar exageros com o número de pessoas. Em

média sete pessoas com o mínimo de três deverão

compor a mesa oficial.

A ordem de chamada para composição de mesa

sempre é da maior para a menor autoridade. A ordem

de chamada para os pronunciamentos segue a ordem

inversa, isto é, fala por último a maior autoridade. A

ordem de citação é da maior para a menor autoridade.

Antes da composição da mesa, todos os presentes

deverão ficar de pé e só sentarão novamente após a

execução do Hino Nacional do Brasil.



Eventos normatizados

Na Polícia Civil, as solenidades que deverão seguir as

orientações do Cerimonial do Evento são:

Solenidades em geral, como a de entrega de

comendas alusivas ao Dia da Polícia Civil.

Seminários em geral.

Ciclos de Palestras.

Os demais eventos podem seguir roteiros livres,

dependendo da natureza de cada evento, como Workshops,

festas de aniversários, reunião de planejamento operacional,

entre outros.

Roteiro do Cerimonial

O roteiro do Cerimonial é um item importante para o

bom andamento do evento. Para tanto, algumas medidas

devem ser adotadas para tal fim:

O Mestre de Cerimônias é quem conduz as fases da

solenidade, desde o antes, o durante e pós.

O roteiro deve ser objetivo. O início deve conter a

saudação inicial, com um bom dia, se for de dia, e o

anúncio do evento, sempre com: A Polícia Civil do Pará

agradece a presença de todos para a solenidade que

se inicia.

Em seguida, chamam-se os integrantes da mesa oficial

na ordem já orientada anteriormente.

Pede-se que todos os presentes fiquem de pé para

execução do Hino Nacional do Brasil.

Após o Hino todos se sentam.

Anuncia-se o início com a convocação do Delegado-

Geral para a fala de abertura.

Por conseguinte, são chamadas outras autoridades

presentes e seguem as demais atividades previstas na



solenidade, como entregas de medalhas e placas,

entre outras.

Previsão de Imprevistos

O planejamento do Cerimonial de Evento deve trabalhar

com a possibilidade de imprevistos, para assim adotar as

medidas necessárias para equacionar o problema tão longo

aconteça. Entre os itens que devem ser avaliados com

antecedência, para evitar imprevistos, estão:

Local do Evento: Os acessos devem ser facilitados aos

convidados. Para tanto, deve-se verificar, com

antecedência, meios para facilitar a chegada das

pessoas ao local. Se for um auditório, verificar locais

de estacionamento, com acesso fácil, e se possível,

com vagas reservadas para cada convidado. Da

mesma forma, os assentos no auditório deverão estar

previamente com as indicações de vagas reservadas

aos convidados.

Infraestrutura do local: O espaço deve contar com

banheiros suficientes ao público convidado e ter área

de recepção. O local é arejado, com refrigeração

interna. Está devidamente higienizado, com ambiente

sem cheiro de mofo e com sonorização em

funcionamento normal.

Tenha em mãos sempre um contato de buffet, por

exemplo, para atender possível imprevisto.



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