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1 MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO - SAGRLAFT

VERSIÓN: 2.0. Fecha Aprobación:

06/12/2019 Aprobado por:

Junta Directiva - Acta No. 419 Manual SARGLAFT

UNION DE ARROCEROS S.A.S.

MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO - SAGRLAFT

Versión 2.0. DICIEMBRE 2019

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Control de Cambios

Versión Fecha Aprobación Descripción

1.0. 15/01/2015 Implementación Manual SAGRLAFT

2.0. 06/12/2019 Nueva versión de Manual SAGRLAFT

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre: Norma Constanza Durán Nombre: Alvaro Hernán Ruiz Llano Nombre: Miembros Junta

Directiva

Cargo: Oficial de Cumplimiento Cargo: Representante Legal Cargo: Junta Directiva

Fecha: 25/11/2019 Fecha: 02/12/2019 Fecha: 06/12/2019

Lista de Distribución

No. Cargo

1. Todos los colaboradores de la compañía

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Contenido I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 5

II. ALCANCE ............................................................................................................................................. 5

III. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL .................. ........................................................................ 5

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL ............... ................................................................... 6

V. NORMATIVIDAD ................................................................................................................................. 7

VI. DISPOSICIONES GENERALES ....................................................................................................... 9

VII. SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE LAVADO DE ACTI VOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. ........................................................................................................................................ 13

VIII. CONSECUENCIA DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO ......................................................................................................................................... 14

IX. MEJORES PRACTICAS DE UNION DE ARROCEROS EN LA P REVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT ........................................................................................................................ 15

X. ETAPAS DEL SARGLAFT ................................................................................................................ 15

10.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SAGRLAFT .......................................................... 15

10.1.1 Junta Directiva ......................................................................................................................... 16

10.1.2. Representante Legal ............................................................................................................... 16

10.1.3. Oficial de Cumplimiento ......................................................................................................... 17

XI. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ........ 18

XII. POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVA DO DE ACTIVOS Y FINANICACIÓN DE TERRORISMO ................................................................................................... 19

12.1. Políticas del SAGRLAFT .......................................................................................................... 19

12.2. Políticas Estratégicas ................................................................................................................. 20

12.3. Políticas Operativas ................................................................................................................... 21

12.4. Política sobre consulta de Listas Restrictivas ............................................................................ 21

12.5 Política Documental .................................................................................................................... 22

12.7. Políticas para la resolución de conflictos de Interés en relación con SAGRLAFT. ................... 23

12.8. Políticas sobre modificación del Manual SAGRLAFT .............................................................. 24

12.9. Políticas aplicables a los elementos de SAGRLAFT ................................................................ 25

12.11. Medidas para el cumplimiento de las políticas ........................................................................ 26

XIII. PROCEDIMIENTO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE ... ................................................ 26

13.2. Personas Expuestas Políticamente (PEP’s) .................................................................................... 27

XIV. MECANISMOS DEL SARGLAFT ............................................................................................... 28

14.1. Formularios de vinculación ........................................................................................................... 28

14.2. Operaciones Inusuales y Sospechosas. ......................................................................................... 28

14.2.2. Operaciones Sospechosas ..................................................................................................... 29

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14.3. Señales de Alerta ........................................................................................................................... 30

14.4. Tipologías ...................................................................................................................................... 30

14.5. Programa de capacitación SAGRLAFT ........................................................................................ 30

14.6. Manejo de efectivo ......................................................................................................................... 31

14.7. Sanciones ....................................................................................................................................... 31

14.7.1. Régimen Sancionatorio Personal ............................................................................................ 31

14.7.3. Práctica Insegura ..................................................................................................................... 32

XV. ELEMENTOS DEL SISTEMA ....................................................................................................... 32

15.1. Identificación del Riesgo ............................................................................................................... 33

15.2. Medición del riesgo........................................................................................................................ 33

15.3. Control del Riesgo ......................................................................................................................... 35

15.4. Monitoreo del Riesgo .................................................................................................................... 37

15.5. Metodología de Segmentación Factores de Riesgos ...................................................................... 37

XVI. COMITÉ SAGRLAFT ................................................................................................................ 37

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I. INTRODUCCIÓN UNION DE ARROCEROS S.A.S. es una empresa dedicada a la elaboración de productos de

molinería y dada la complejidad en sus negocios, puede ser utilizada como mecanismo para el

lavado de activos y financiación del terrorismo, por tal motivo la Superintendencia de

Sociedades, como órgano supervisor a nivel nacional, ha promovido la cultura de la

administración de riesgos entre las diferentes entidades sometidas a su inspección y vigilancia,

enfatizando su importancia a través de la implementación de un Sistema de Autocontrol y

Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en adelante SAGRLAFT.

Por lo anterior, UNION DE ARROCEROS S.A.S. se une a la lucha nacional e internacional contra

este flagelo que genera tantas consecuencias negativas para la economía del país, por lo cual,

adopta el Manual SAGRLAFT, que tiene como finalidad disponer de políticas, mecanismos,

procedimientos y controles para que se proteja de ser utilizada como instrumento para dar

apariencia de legalidad a bienes derivados de actividades delictivas o para la canalización de

recursos dirigidos a la financiación de grupos terroristas.

Conforme con lo indicado, se actualiza el Manual de SAGRLAFT versión No. 02, el cual contiene

las directrices y políticas que deben ser consultadas y observadas por todos los funcionarios de

la compañía.

II. ALCANCE Este manual se rige por la normatividad expedida por la Superintendencia de Sociedades y demás

normas complementarias, aplica para todos los Accionistas, miembros de Junta Directiva,

colaboradores, clientes, proveedores y en general para todos los terceros vinculados al giro

normal del negocio, quienes deberán consultarlo para efectos de prevenir que la empresa sea

usada como medio de comisión de cualquier delito de lavado de activos o financiación del

terrorismo.

III. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL Evitar que UNION DE ARROCEROS S.A.S. en la realización de las operaciones de su objeto social sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas. 3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

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Gestionar adecuadamente el riesgo de LA/FT mediante el fortalecimiento de la cultura organizacional conforme con los lineamientos, políticas y pilares de la empresa, que permitan aplicar la debida diligencia, minimizar el riesgo de pérdida de recursos financieros por sanciones y/o multas por parte de los Organismos de Control, evitar investigaciones y sanciones administrativas, civiles y penales tanto para la sociedad como para los socios y los empleados de UNION DE ARROCEROS S.A.S. A su vez, prevenir una afectación de la reputación de la sociedad. En ese sentido, en relación con cada uno de los pilares que forman parte de la política de UNION DE ARROCEROS S.A.S., se tendrán los siguientes objetivos: • Clientes: Tener una clara y completa identificación de nuestros clientes para la comercialización de nuestros productos, así como una política definida para su vinculación. • Colaboradores: Tener un claro y completo conocimiento de nuestros colaboradores, a fin de cumplir con nuestra premisa de desarrollar y tener a los mejores talentos. • Empresa: Mantener la aplicación de los estándares nacionales e internacionales para brindar calidad y servicio. • Sociedad: Aportar al desarrollo de la sociedad con la aplicación de requisitos legales que permitan que nuestras actividades eviten todo tipo de contacto con temas relacionados con Lavado de Activos y Financiación del terrorismo. • Proveedores: Tener una clara y completa identificación de nuestros proveedores, así como una política definida para su vinculación.

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

Las políticas definidas en este documento fueron preparadas por el Oficial de Cumplimiento y

presentadas por este de manera conjunta con el Representante Legal ante la Junta Directiva y

aprobadas por este mismo y son de aplicación obligatoria para todos los socios, administradores,

empleados, contratistas, proveedores, órganos de control, entre otros, de Unión de Arroceros

S.A.S.

De acuerdo con las recomendaciones efectuadas por el GRUPO DE ACCIÓN FINANCIERA

INTERNACIONAL, las Tipologías Regionales del GAFILAT además con los parámetros y criterios

exigidos por la Superintendencia de sociedades, UNION DE ARROCEROS S.A.S. para protegerse

frente al riesgo de LA/FT se instrumenta a través de las etapas y elementos para una adecuada

administración del riesgo de LA/FT en la Empresa.

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V. NORMATIVIDAD Normas y Estándares Internacionales sobre LA/FT Colombia a través de diversas leyes ha ratificado entre otras las siguientes convenciones con el fin de enfrentar las actividades delictivas relacionadas con LA/FT:

• Convención de Viena de 1988: Convención de Naciones Unidas contra el tráfico de

estupefacientes y sustancias psicotrópicas. (Aprobada por la Ley 67 de 1993 - Sentencia

C- 176 de 1994).

• Convenio de Naciones Unidas para la Represión de la financiación del terrorismo de

1999. (Aprobado por la Ley 808 de 2003 - Sentencia C-037 de 2004).

• Convención de Palermo de 2000: Convención de Naciones Unidas contra la delincuencia

organizada. (Aprobada por la Ley 800 de 2003 – Sentencia C-962 de 2003).

• Convención de Mérida de 2003: Convención de Naciones Unidas contra la corrupción.

(Aprobada por la Ley 970 de 2005 – Sentencia C-172 de 2006.

• El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) es un ente intergubernamental

establecido en 1989 cuyo objetivo es fijar estándares y promover la implementación

efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el lavado de activos,

el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de

destrucción masiva, y otras amenazas a la integridad del sistema financiero

internacional.

• El Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica (GAFILAT) es una organización

intergubernamental de base regional que agrupa a 17 países de América del Sur,

Centroamérica y América de Norte para combatir el lavado de dinero y la financiación

del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales

contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación

entre los países miembros.

Marco Normativo Colombiano

• Ley 222 de 1995, articulo 84 y Decreto 1074 de 2015, corresponde a la Superintendencia

de Sociedades ejercer la vigilancia de las sociedades comerciales, sucursales de

sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

• Ley 526 de 1999, articulo 10, modificada por la Ley 1121 de 2006, señala que las

autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control deben instruir a sus

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supervisados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la

información por reportar a la UIAF -Unidad de Información y Análisis Financiero.

• Código Penal- Artículo 323, penalización del delito del Lavado de Activos. Artículo

modificado por el artículo 11 de la Ley 1762 de 2015. El que adquiera, resguarde, invierta,

transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan

su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas,

extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico

de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos

relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o

sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la

administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados,

fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de

contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o

vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé

a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice,

oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o

derecho sobre tales bienes, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a

treinta (30) años y multa de mil (1.000) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales

mensuales vigentes.

• Código Penal - Artículo 345, Financiación de Terrorismo, modificado por el artículo 16 de

la Ley 1121 de 2006, El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba,

administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro

acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a

grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus

integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o

extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22)

años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales

mensuales vigentes.

• Ley 1708 de 2014 – Código de Extinción de Dominio.

• Documento CONPES 3793 del 18 de diciembre de 2013, aprobado por el Consejo

Nacional de Política Económica y Social-de Colombia, cuyo objetivo general es establecer

los lineamientos para la puesta en marcha de la Política Nacional contra el Lavado de

Activos y la Financiación del Terrorismo.

• Circular Externa No. 100-00005 del 22 de noviembre de 2017. Circular Básica Jurídica, de

Superintendencia de Sociedades de Colombia, Por medio de la cual se modifica la circular

externa 100-000003 del 22 de Julio de 2015 y compila las principales instrucciones

generales en materia legal societaria.

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VI. DISPOSICIONES GENERALES 6.1. DEFINICIONES Administradores: Son administradores, el representante legal, el subgerente general, los miembros de la junta directiva y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Autocontrol: Es la voluntad de la Sociedad y los administradores para detectar, controlar y gestionar de manera eficiente y eficaz los riesgos a los que está expuesta su empresa. Beneficiario Final o Beneficiario Real: Hace referencia a la(s) persona(s) natural(es) que finalmente poseen o controlan a una Contraparte o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una operación o negocio. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerce(n) el control efectivo final sobre una persona jurídica o es (son) titular(es) del 25% o más de su capital, en caso de tener naturaleza societaria. Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa. Contraparte: Hace referencia a cualquier persona natural o jurídica con la que la empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales, o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son Contrapartes, los accionistas, socios y empleados de la empresa y los clientes y proveedores de bienes o servicios. Debida diligencia (due diligence en inglés): Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe como el actuar con el cuidado que sea necesario para reducir la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido más económico y más proactivo, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas. Empresa: Las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras según la definición del Código de Comercio, las Entidades sin Ánimo de Lucro de carácter Público o Privado, las empresas vinculadas y adscritas a la administración nacional, departamental o municipal del país, las empresas unipersonales regidas por la Ley 222 de 1995, las personas jurídicas extranjeras, las sociedades por acciones simplificadas según la Ley 1258 de 2008 y las demás personas jurídicas que estén bajo vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.

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Empresa Obligada: Hace referencia a la Empresa que se encuentra obligada a darle cumplimiento a implementar un sistema de prevención y auto gestión del riesgo LA / FT, bien sea del sector real o del cualquier otro sector de la economía. Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la empresa durante un intervalo particular de tiempo. Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal, así como las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Fuentes de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en una empresa, que se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarlo en las operaciones, negocios o contratos que realiza el ente económico. De acuerdo con la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y para efectos de la política se tendrán en cuenta los siguientes: A. Contraparte: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden, es decir, accionistas, socios, empleados, clientes y proveedores de bienes y servicios. B. Productos: Bienes y servicios que ofrece o compra una empresa en desarrollo de su objeto social. C. Canales de distribución: Medios que utiliza la empresa para ofrecer y comercializar sus bienes y servicios, como por ejemplo establecimientos comerciales, venta puerta a puerta, Internet o por teléfono D. Jurisdicción territorial: Zonas geográficas identificadas como expuestas al riesgo de LA/FT en donde la empresa ofrece o compra sus productos. Funcionarios: Por funcionarios se entienden todos los Socios, Administradores, Empleados y subcontratistas de UNION DE ARROCEROS S.A.S. Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI): Organismo intergubernamental establecido en 1989, cuyo mandato es fijar estándares y promover la implementación efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación y otras amenazas a la integridad del sistema financiero. Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.

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Herramientas: Son los medios que utiliza una empresa para prevenir que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones intentadas, inusuales, intentadas o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se pueden mencionar; las señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos empresariales, entre otras. LA/FT: Hace referencia al Lavado de Activos y al Financiamiento del Terrorismo Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal o las normas que lo modifiquen o sustituyan. Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y empresas que, de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas, las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras. Listas restrictivas: Las siguientes son algunas de las listas de personas o entidades que pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo: A. Listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas restrictivas (de ahora en adelante “Lista ONU”). B. Lista OFAC y Si se determina más adelante, se consultarían otras bases de datos establecidas para la prevención del lavado de activos y/o la financiación del terrorismo. Máximo órgano social: Según el tipo societario, será la Junta Directiva o asamblea general de accionistas y está conformado por todos los socios o accionistas de una empresa. Monitoreo: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas a partir de la práctica. Oficial de Cumplimiento: Es el empleado de la empresa que está encargado de promover y desarrollar los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT. Así mismo, deberá rendir informes, tanto al Representante Legal como a la Junta Directiva con la frecuencia y periodicidad que se establezca.

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Omisión de denuncia: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, y no denunciarlos. Operación intentada: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos no permitieron realizarla. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF. Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de los clientes, o que, por su monto, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos. Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF. Órganos de Control: Por órganos de control se entiende la Revisoría Fiscal y el Área de auditoria de la empresa. Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que, por razón de su cargo, manejan recursos públicos o detentan algún grado de poder público. Esta definición también incluye a los individuos que hayan desempeñado funciones públicas destacadas o que, por su cargo, hayan manejado o administrado recursos públicos. No obstante, la calidad de PEP sólo se conservará por un periodo de 2 años con posterioridad a la fecha en que el respectivo individuo haya dejado de desempeñar las funciones públicas destacadas o haya dejado de administrar o manejar recursos públicos. También se consideran PEP´s los altos ejecutivos de empresas estatales, los funcionarios de alto rango en los partidos políticos y los jefes de Estado. Política o Manual SAGRLAFT: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la empresa. Deben hacer parte del proceso de gestión del riesgo de LA/FT. Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la empresa y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.

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Representante Legal: Por Representante Legal, para todos los efectos relacionados con la implementación y actualización del Sistema de Auto prevención y Gestión del Lavado de Activos y / o Financiamiento del Terrorismo, se entenderá que es el Líder que se encuentra encargado de disponer las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarias y requeridas para que el Oficial de Cumplimiento pueda poner en marcha el sistema y desarrollar las labores de supervisión y cumplimiento del mismo. También se encuentra encargado de presentar, conjuntamente con el Oficial de Cumplimiento el proyecto de actualización del sistema a la Junta Directiva. Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una empresa al ser utilizada para cometer los delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo. Las contingencias inherentes al LA/FT se materializan a través de riesgos tales como el legal, el reputacional, el operativo o el de contagio, a los que se expone una empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para la estabilidad financiera de la misma, cuando es utilizada para tales actividades. Riesgo Inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad de la empresa, sin tener en cuenta el efecto de los controles. Riesgo Residual: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. Señales de alerta: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Socios: Persona natural o jurídica que se obliga a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en especie a la sociedad y que participa de las utilidades sociales. Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es una unidad administrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

VII. SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. a) Dentro de las similitudes encontramos:

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El lavado de activos y la financiación del terrorismo pueden utilizar las mismas

técnicas, canales e instrumentos para movilizar o hacer circular el dinero o los activos

adquiridos de forma ilícita o proveniente de actividades ilícitas.

El lavado de activos y la financiación del terrorismo utilizan los mismos esquemas de

colocación, ocultamiento e integración de los recursos.

b) Dentro de las diferencias encontramos:

VIII. CONSECUENCIA DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Actualmente los delincuentes buscan la mejor manera para emblanquecer sus capitales, por tal motivo, UNION DE ARROCEROS S.A.S. trabaja constantemente para evitar la materialización de ilícitos y evitar graves consecuencias, tales como:

a) Afectaciones económicas.

b) Posibilidades de contagio que lleve a pérdida total o parcial de clientes.

c) Afectación de la buena reputación.

d) Dificultades para acceder a recursos del sector financiero.

e) Inclusión en listas restrictivas internacionales (OFAC, ONU, entre otros).

Lavado de Activos – LA Financiación del Terrorismo - FT

Tiene relación con los dineros o activos provenientes de actividades ilícitas representados en los delitos fuente.

No sólo se identifica mediante la entrega de dineros, sino mediante la entrega de activos o apoyo logístico proveniente de actividades lícitas o ilícitas.

Su mayor propósito es legalizar las utilidades obtenidas por el crimen organizado.

Su mayor propósito es el mantenimiento y sostenimiento económico de una organización terrorista.

Las transacciones o negocios realizados responden a sumas altas de dinero y su estructuración resulta compleja, para evitar la obligación de reportar origen de fondos, o la identificación de los propietarios.

Los montos de las transacciones resultan ser bajos generalmente, para evitar ser percibidos.

Los criminales están organizados y operan normalmente a través de empresasfachadas.

No tienen un perfil financiero definido que permita identificarlos.

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f) Pérdida de relaciones comerciales.

g) Sanciones de tipo penal, administrativo, laboral y patrimonial.

IX. MEJORES PRACTICAS DE UNION DE ARROCEROS EN LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT Es deber de todas las contrapartes que están relacionadas con UNION DE ARROCEROS S.A.S. comprometerse en la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo – LA/FT, poniendo todos sus esfuerzos para prevenir que la empresa se vea involucrada en estos ilícitos, no sólo por razones de lealtad sino además por razones de ética y legalidad, por lo tanto, se tendrán en cuenta todas las recomendaciones dadas por los entes gubernamentales, para evitar ser víctima de estos delitos, las cuales se hace alusión a continuación:

• Absténgase de prestar su nombre como persona natural o jurídica.

• Dude siempre de los “negocios fáciles”.

• Nunca preste sus productos financieros.

• Aplique siempre mecanismos de conocimiento del cliente.

• Apóyese en la tecnología para realizar la debida diligencia a los Clientes, Proveedores,

Contratista y demás contrapartes que deseen tener vínculos con la compañía.

• Documente las transacciones que realice.

• Monitoree las operaciones de los Clientes y Proveedores.

• Conozca el mercado de sus Clientes y Proveedores.

• Siempre incluya controles en los procesos.

• Identifique señales de alerta.

• Sensibilice, capacite y entrene al equipo de trabajo.

• Actualice los manuales y procedimientos de la compañía.

• Conozca las tipologías o modalidades a través de las cuales se cometen los delitos de

lavado de activos y financiación del terrorismo.

X. ETAPAS DEL SARGLAFT

10.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SAGRLAFT Con el fin de garantizar un adecuado funcionamiento del SAGRLAFT en UNION DE ARROCEROS S.A.S., se ha definido un modelo organizacional acorde a las exigencias normativas, en el cual se incorpora a la Junta Directiva, al Representante Legal de la Sociedad, el Oficial de Cumplimiento y todas las áreas relacionadas con las principales operaciones con contrapartes.

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Es importante tener en cuenta que a pesar de designar un Oficial de Cumplimiento que se encargará de adelantar las actividades principales relacionadas con la administración del riesgo de LA/FT, la gestión de este riesgo es una función inherente a todos los funcionarios de UNION DE ARROCEROS S.A.S.

A continuación, se describen las funciones que en materia de SAGRLAFT le han sido asignadas a los diferentes órganos y áreas que conforman la estructura organizacional que lo soporta:

10.1.1 Junta Directiva Como principal órgano de la Sociedad UNION DE ARROCEROS S.A.S., la Junta Directiva tiene las siguientes responsabilidades y funciones en materia de control y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo:

1. Aprobar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de activos y

financiación del terrorismo, presentado por el representante legal y el oficial de

cumplimiento.

2. Designar al Oficial de Cumplimiento Principal y Suplente acorde con las características y

calidades requeridas para el Rol.

3. Aprobar los manuales, las políticas e instrucciones en materia de prevención y control de

LA/FT; de igual forma las modificaciones, adiciones o ajustes a los que dé lugar.

4. Analizar los informes presentados por el oficial de cumplimiento y/o representante legal.

5. Disponer de las medidas operativas económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que

sean necesarias y requeridas por el Oficial de Cumplimiento para que pueda desarrollar

sus labores.

10.1.2. Representante Legal

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Para el funcionamiento del sistema SAGRLAFT se requiere como mínimo que el Representante Legal, ejecute las siguientes funciones:

1. Presentar a la Junta Directiva la propuesta del SAGRLAFT para su estudio y aprobación,

así como las propuestas de modificaciones o adiciones posteriores.

2. Divulgar, promover y verificar el cumplimiento del sistema de prevención, autocontrol y

gestión de riesgo de LA/FT aprobado por la Junta Directiva.

3. Asignar de manera eficiente los recursos técnicos y humanos, determinados por la junta

directiva necesarios para implementar el SAGRLAFT.

4. Presentar cuando lo estime pertinentes recomendaciones a la Junta Directiva sobre el

sistema de LA/FT.

5. Brindar colaboración y apoyo al Oficial de Cumplimiento, y evaluar las recomendaciones

e informes que éste le presente.

6. Conocer de las operaciones inusuales, intentadas y sospechosas reportadas por el Oficial

de Cumplimiento.

10.1.3. Oficial de Cumplimiento

1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SAGRLAFT.

2. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al sistema.

3. Velar por la divulgación y socialización del manual y documentos anexos que constituyen

el SAGRLAFT.

4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación y campañas para generar

cultura de prevención de actividades de LA/FT.

5. Atender cualquier requerimiento o solicitud de las autoridades competentes en materia

de prevención y control de actividades delictivas.

6. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Riesgo

de LA/FT que formarán parte del Sistema.

7. Evaluar los informes presentados por el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso

frente a las deficiencias informadas.

8. Proponer al Representante Legal la actualización del manual y de las políticas en materia

de LA/FT cuando se requiera.

9. Presentar al Representante Legal los requerimientos de recursos informáticos,

tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

10. Realizar un monitoreo semestral al Sistema.

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11. Conocer de las denuncias, inquietudes o dilemas que presenten los funcionarios en

relación con el riesgo de LA/FT.

12. Reportar las operaciones sospechosas identificadas a la UIAF e informar sobre estas al

Representante Legal. Si se evidencia ausencia de operaciones sospechosas, el oficial de

cumplimiento tendrá que presentar reportes de ausencia de operaciones (AROS) dentro

de los diez días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre por medio

del sistema en línea (SIREL) de la UIAF conforme con los lineamientos establecidos para

esta plataforma.

13. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información

relativa a la gestión y prevención del Riesgo LA/FT.

14. Rendir informes al Representante Legal semestralmente haciendo referencia a los

siguientes temas:

Avance del desarrollo del SAGRLAFT.

Planes de acción o de mejora para corregir u optimizar mecanismos y

procedimientos en la gestión de riesgos y eficiencia del SAGRLAFT.

Acciones correctivas presentadas por la Junta Directiva o el Revisor Fiscal.

Operaciones inusuales y sospechosas.

Entre otras.

Para el adecuado ejercicio de sus funciones el Oficial de Cumplimiento tendrá acceso a la información y documentos necesarios para el desarrollo de sus responsabilidades, por lo tanto, las áreas de administración, gestión y órganos de control suministrarán la información que les sea requerida. Así mismo, el Oficial de Cumplimiento mantendrá el nivel de independencia que evite la aparición de conflictos de intereses incompatibles con el correcto desempeño de sus funciones.

XI. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO Las situaciones que se enuncian a continuación serán consideradas como inhabilidades o incompatibilidades que impiden al Oficial de Cumplimiento ejercer su labor con plena independencia. Por lo tanto, no podrá ostentar la calidad de oficial de cumplimiento la persona que:

a. Hayan incurrido alguna vez en delitos asociados al riesgo de Lavado de Activos o

Financiación del Terrorismo.

b. Tengan parientes hasta tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o

primero civil sobre los cuales se haya conocido algún vínculo con actividades u

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operaciones relacionadas con el Lavado de Activos o el Financiamiento del

Terrorismo.

c. No podrá ser oficial de cumplimiento un tercero que NO se encuentre vinculado

como funcionario de la compañía.

d. Las demás que determine la Junta Directiva.

Así mismo, es posible que sobrevengan situaciones respecto del oficial de cumplimiento, que una vez haya sido designado por el máximo órgano social, afecten su independencia, por esta razón, en todas las ocasiones en que sea posible verificar que el oficial de cumplimiento se encuentra en una situación que compromete su independencia y objetividad, deberá reportar tal situación al representante legal y alejarse de cualquier decisión que se tome en la empresa con respecto al particular.

XII. POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANICACIÓN DE TERRORISMO UNION DE ARROCEROS S.A.S, a través de sus políticas, ha definido criterios y lineamientos generales de actuación que orientan la gestión frente al Autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo – SAGRLAFT. Cada una de las políticas definidas una vez adoptadas, se convierte en pautas de comportamiento de obligatorio cumplimiento, las cuales se encuentran documentadas en el presente Manual.

12.1. Políticas del SAGRLAFT Corresponden a las directrices, criterios y lineamientos generales de actuación que orientan el desarrollo y la gestión del SAGRLAFT dentro de UNION DE ARROCEROS S.A.S

UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe velar por el cumplimiento de las normas,

procedimientos y políticas establecidas para prevenir y controlar el lavado de activos y

financiación del terrorismo en las operaciones desarrolladas en el giro normal del

negocio.

UNION DE ARROCEROS S.A.S, cuenta con una metodología de Autocontrol y Gestión del

Riesgo LA/FT, que permiten identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos

inherentes y riesgos residuales de la entidad.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. cuenta con un procedimiento de vinculación establecido

para el conocimiento del cliente y demás contrapartes.

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Todos los colaboradores de UNION DE ARROCEROS S.A.S. desarrollan sus actividades

dentro del cumplimiento de las normas internas de la compañía, atendiendo los

procedimientos de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y de

igual forma cumpliendo con los principios éticos establecidos.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. asegura la prevención de conflictos de interés.

Todo funcionario que detecte y considere que una operación puede catalogarse como

inusual, o tenga conocimiento por cualquier medio que un cliente, proveedor,

contratista o usuario de la empresa se encuentra incluido en alguna de las listas

restrictivas o se encuentre en un proceso administrativo o judicial relacionado con LA/FT,

debe informarlo de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento, apelando al principio

de actitud preventiva.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe contar con los mecanismos para realizar la

consolidación electrónica de sus transacciones, con el fin de identificar operaciones

inusuales y operaciones sospechosas.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. realizará los procesos de actualización de las contrapartes

como mínimo una vez al año.

12.2. Políticas Estratégicas

Definen los criterios y lineamientos generales de actuación, encaminados a generar una alineación entre el Direccionamiento Estratégico y el sistema de Autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo – SAGRLAFT. La Junta Directiva y el Representante Legal de UNION DE ARROCEROS S.A.S. reconocen el

Sistema de Autocontrol y gestión del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del

Terrorismo como una herramienta que le permitirá mantener bajo estricto control los

riesgos LA/FT.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe contar con la tecnología y los sistemas necesarios para

garantizar la adecuada administración del riesgo LA/FT y de los reportes internos y

externos requeridos por las autoridades competentes.

Cultura del SAGRLAFT: Con el fin de promover la cultura SAGRLAFT al interior de la

organización, se establece como mecanismo fundamental, la capacitación periódica de los

empleados, a través de talleres, seminarios y actualización sobre el tema, al menos una

vez al año.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. incorpora en el Código de Ética las políticas SAGRLAFT

orientando la actuación de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del mismo.

La Revisoría Fiscal, será los encargados de evaluar el sistema de Autocontrol y gestión del

Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo - SAGRLAFT.

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12.3. Políticas Operativas Las Políticas Operativas fijan las directrices que orientan eficaz y eficientemente las operaciones sobre la entidad y gestión para el logro de los objetivos del SAGRLAFT.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. cuenta con un Oficial de Cumplimiento Principal y

Suplente, quienes se encuentran posesionados por la Junta Directiva y cumplen con los

requisitos exigidos por la Superintendencia de Sociedades.

Todas las contrapartes, sin distinción alguna, desde el momento de iniciar, durante y

hasta la finalización de la relación comercial con UNION DE ARROCEROS S.A.S. serán

objeto de medidas de conocimiento o debida diligencia, donde la entidad efectuará

revisión y monitoreo periódico.

Relación directa con los clientes: Todo colaborador de la empresa, que tenga una

relación directa o indirecta con los clientes, estará obligado a aplicar las medidas de

prevención, control y los procedimientos señalados en este manual, con el fin de evitar

que, en la ejecución de las diferentes transacciones se pueda llevar a cabo cualquier

operación de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Relación comercial: Todo colaborador que tenga sospechas fundamentadas,

verificables y razonables sobre la actividad de algún cliente o cualquier contraparte,

que puedan conducir a la empresa al lavado de activos y/o financiación del terrorismo,

deben informarlo inmediatamente y deben anteponer el cumplimiento de las normas

en materia de administración de riesgo de LA/FT sobre los logros de las metas

comerciales.

Colaborar con las autoridades competentes: UNION DE ARROCEROS S.A.S. está en la

obligación de colaborar con las autoridades judiciales y demás órganos de Control que

por mandato de la Ley competa su conocimiento, suministrando la información de que

se disponga, en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

12.4. Política sobre consulta de Listas Restrictivas

UNION DE ARROCEROS S.A.S. efectuará las consultas en listas restrictivas vinculantes

para Colombia y las demás listas que sean necesaria para la debida diligencia en

verificación de información sobre Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo a

través de la herramienta tecnológica que se tenga contratada.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. se abstendrá de vincular clientes o contrapartes que se

encuentren reportados por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) o por la OFAC

(Office of Foreign Assets Control) u ostenten condenas por los delitos de Lavado de

Activos y Financiación del terrorismo.

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Colaboradores: Antes de su vinculación con UNION DE ARROCEROS S.A.S. se deberá

consultar en listas restrictivas a todos los candidatos postulantes a ser empleados,

dicha consulta deberá ser efectuada antes de suscribir contrato o formalizar el vínculo

laboral.

Todos los contratistas y proveedores de la empresa deberán ser consultados en listas

restrictivas, previo a la suscripción de cualquier contrato, orden de compra y/o servicio,

de encontrarse alguna coincidencia en las listas restrictivas con dichos proveedores el

área administrativa deberá informar al Oficial de Cumplimiento para analizar el caso y

de esta forma, poder efectuar el contrato u orden de compra de ser procedente.

Accionistas de UNION DE ARROCEROS S.A.S. previo a la venta de acciones por parte de

la empresa, los potenciales accionistas deberán ser consultados en las listas restrictivas,

Adicional a lo anterior, el área de cumplimiento consultará al representante legal y a los

socios si se trata de una persona jurídica.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. dará por finalizada cualquier relación y/o vínculo existente

con contrapartes relacionadas con las listas vinculantes y se debe realizar

inmediatamente el reporte a UIAF.

Reporte de Operaciones Sospechosas: El Oficial de Cumplimiento debe hacer el

respectivo reporte a la autoridad competente, cuando se presente un posible caso de

LA/FT.

12.5 Política Documental

UNION DE ARROCEROS S.A.S. documenta y actualiza las políticas, procesos y

procedimientos SAGRLAFT, garantizando su integridad, oportunidad y confiabilidad.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. garantiza la debida conservación de los documentos que

componen el SAGRLAFT.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. Difundirá y exigirá a todos los empleados de la Empresa,

incluyendo a los nuevos, el conocimiento y acatamiento estricto al presente Manual,

razón por la cual, en ningún caso su desconocimiento, lo exime de responsabilidad.

Por ningún motivo los colaboradores divulgaran a las contrapartes la información

arrojada en las consultas de las listas restrictivas y demás fuentes de información, se

preservará la neutralidad de actuación tendiente a impedir la divulgación del uso de

información privilegiada.

La información y documentos relacionados con el SAGRLAFT estarán bajo la custodia del

Oficial de Cumplimiento.

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12.6. Políticas en relación con la Capacitación

UNION DE ARROCEROS S.A.S. incluye una sección especifica en el programa de inducción

de los nuevos colaboradores sobre el SAGRLAFT.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. a través del oficial de cumplimiento debe desarrollar un

programa de capacitación anual sobre el SAGRLAFT dirigido a los colaboradores que se

estimen relevantes para cumplir con los lineamientos de prevención y control del riesgo

de LA/FT.

El Oficial de Cumplimiento impulsará de manera permanente a nivel institucional la

cultura en SAGRLAFT cumpliendo con lo establecido en la circular Básica jurídica de la

Superintendencia Sociedades.

12.7. Políticas para la resolución de conflictos de Interés en relación con SAGRLAFT. UNION DE ARROCEROS S.A.S. deberá prevenir y resolver los conflictos que surjan en desarrollo de su actividad entre sus propios intereses y de sus clientes, velando porque siempre prevalezca el interés de la empresa en cumplir con el Sistema de Autocontrol y gestión del Riesgo LAFT. Se consideran situaciones relacionadas con el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo que dan lugar a Conflictos de Interés, las siguientes: 12.7.1. En el análisis de operaciones inusuales o sospechosas. Se entiende que hay conflicto de interés en el análisis de operaciones inusuales cuando éstas han sido realizadas por cónyuges o compañeros permanentes, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil a la luz de los artículos 37,47 y 50 del Código Civil, o de aquellas operaciones en las que la persona encargada de realizar el análisis tenga algún interés personal o busque el favorecimiento de otra persona. 12.7.2. En reportes Se entiende que hay conflicto de interés cuando en la toma de la decisión de realizar el reporte se encuentren involucradas situaciones personales de quien hace el reporte o se trata de operaciones con cónyuges o compañeros permanentes, parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. 12.7.3. En la consulta de listas de restrictivas

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Los funcionarios de UNION DE ARROCEROS S.A.S que realicen las consultas de las listas restrictivas, deberán mantener confidencialidad sobre su uso, las contrapartes que consultan y obrar sin interés personal y sin buscar ningún tipo de favorecimiento, para lo cual, dichos funcionarios deberán firmar el Anexo No. 9 – Acuerdo de confidencialidad Sagrlaft.

12.7.4. En la atención de consultas de información por parte de las autoridades competentes La persona encargada de atender consultas relacionadas con información solicitada por autoridades competentes deberá obrar sin interés personal y/o sin buscar el favorecimiento de otra persona. Adicionalmente y de conformidad con los principios y normas de conducta establecidas por el Código de Ética de la Empresa, así como por la legislación vigente; los directivos, funcionarios y demás contrapartes de UNION DE ARROCEROS S.A.S respecto al SAGRLAFT deberán:

1. Abstenerse de participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la Ley y

a los intereses de UNION DE ARROCEROS S.A.S. que puedan perjudicar el

cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la

compañía.

2. Toda contraparte de UNION DE ARROCEROS S.A.S con acceso a información

privilegiada deberá abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a

conflicto de interés.

3. Los directivos y funcionarios de la empresa no podrán recibir remuneración, dádivas

o cualquier otro tipo de compensación en dinero o en especie por parte de cualquier

persona natural o jurídica, en razón al trabajo o servicio prestado a la sociedad.

4. Los funcionarios de UNION DE ARROCEROS S.A.S. que se encuentren frente a un

posible conflicto de interés o consideren que pueden encontrarse frente a uno,

deberán informar inmediata y oportunamente a su superior jerárquico.

5. Los empleados evitarán incurrir en potenciales conflictos como violar la

confidencialidad debida a los clientes para obtener provecho personal; así como

realizar operaciones sobre la base de amistad o relación familiar o cualquier otra que

perezca.

12.8. Políticas sobre modificación del Manual SAGRLAFT

El Manual SAGRLAFT será diseñado y propuesto a la Junta Directiva por el Oficial de

Cumplimiento.

El Manual debe ser actualizado de acuerdo con las necesidades de la empresa, las

modificaciones deben ser aprobadas por la Junta Directiva.

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Las normas de la Superintendencia de Sociedades se entenderán automáticamente

incorporadas al presente Manual sin que se requiera aprobación de la Junta Directiva.

Las ampliaciones o modificaciones a los formatos y procedimientos previstos en el

manual podrán introducirse sin aprobación previa de la Junta Directiva, pero con el visto

bueno del Representante Legal y del Oficial de cumplimiento.

12.9. Políticas aplicables a los elementos de SAGRLAFT Las siguientes son las políticas adoptadas por UNION DE ARROCEROS S.A.S. para el adecuado manejo del SAGRLAFT, las cuales son de estricto cumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, adicional al cumplimiento de las normas legales que deben ser atendidas en el desarrollo de sus actividades. 12.10.1. Políticas del elemento de Identificación:

UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe identificar los factores de riesgo a la cual está

expuesta y establecer la metodología para segmentarlos.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe establecer las causas de los eventos del riesgo, así

como los riesgos asociados (reputacional, legal, operacional y de contagio).

12.10.2. Políticas de los elementos de Medición:

Una vez concluida la etapa de identificación, el sistema debe permitirle a UNION DE

ARROCEROS S.A.S. medir la probabilidad y el impacto; lo cual, debe ser calculado para

cada evento de riesgo.

UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe establecer el perfil de riesgo inherente al que está

expuesta y tomar las medidas necesarias para minimizarlos.

12.10.3. Políticas de los elementos de Control:

UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe establecer un control para cada riesgo, como

resultado de la aplicación de los controles, se determina el perfil de riesgo residual de

LA/FT.

la Revisoría Fiscal son los encargados de analizar y evaluar los controles ya existentes, y

aquellos que deban establecerse para disminuir la probabilidad y /o el impacto de

materialización de cada evento de riesgo.

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12.10.4. Políticas de los elementos de Monitoreo:

UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe asegurar que los controles comprendan todos

los riesgos y que los mismos estén funcionando en forma oportuna, efectiva y

eficiente.

UNION DE ARROCEROS S.A.S, mantendrá monitoreo permanente a todos los

factores de riesgo, apoyado en desarrollos tecnológicos que le permitan cruzar los

clientes contra las listas restrictivas, así mismo detectar las operaciones que se

salgan de los parámetros normales.

Los funcionarios encargados de esta etapa son responsables de conocer y

monitorear los riesgos a los que la empresa está expuesta en materia de LA/FT.

12.11. Medidas para el cumplimiento de las políticas

Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene UNION DE ARROCEROS S.A.S de prevenir y

controlar el riesgo de LA/FT, sus órganos de administración y de control, así como el Oficial de

Cumplimiento y demás colaboradores, deben tener en cuenta, entre otras, las siguientes

premisas:

a. Conocimiento del cliente y demás contrapartes.

b. Métodos para la consecución y actualización de la información de las

contrapartes.

c. Conocimiento y segmentación del mercado.

d. Análisis cuidadoso de las operaciones inusuales.

e. Reporte de operaciones sospechosas a la Unidad de Información y Análisis

Financiero.

f. Programas de capacitación continua.

g. Funciones y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento

h. Determinación de "Señales de Alerta".

i. Régimen sancionatorio ante incumplimiento de los procedimientos del

SAGRLAFT.

XIII. PROCEDIMIENTO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE 13.1. Procedimiento de vinculación: El conocimiento del cliente y demás contrapartes se inicia con el adecuado diligenciamiento de los diferentes formularios de vinculación (físicos o virtuales) que utiliza la empresa, así como con

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el cumplimiento de los requisitos de información y documentación que determine UNION DE ARROCEROS S.A.S. UNION DE ARROCEROS S.A.S. ha adoptado medidas especiales para el cumplimiento de los requisitos legales exigidos por la Superintendencia de Sociedades. Por lo cual, ha diseñado y establecido al interior de la sociedad el Anexo No. 1. PRO-UA-GA-011 - Procedimiento de

vinculación de contrapartes SAGRLAFT, el cual hace parte integral del presente manual. Para tomar la decisión de crear o rechazar una contraparte se tendrán en cuenta como

elementos de juicios, entre otros aspectos, los siguientes:

La veracidad y certeza de la información consignada en el formato de vinculación.

El resultado de las consultas en listas restrictivas.

El perfil social y las referencias comerciales que se tengan de la contraparte.

Los recursos que manejen las contrapartes (ingresos y egresos detallados en el

formulario de vinculación y/o documentos anexos).

El lugar donde el cliente desarrollará sus operaciones.

La exigencia de la información adicional requerida para cada una de las contrapartes.

13.2. Personas Expuestas Políticamente (PEP’s)

Hace referencia a los individuos que desempeñan funciones públicas destacadas o que, por su

cargo manejan o administran recursos públicos. Esta definición también incluye a los individuos

que hayan desempeñado funciones públicas destacadas o hayan manejado o administrado

recursos públicos. No obstante, la calidad de PEP sólo se conservará por un periodo de dos años

con posterioridad a la fecha en que el respectivo individuo haya dejado de desempeñar las

funciones públicas o haya dejado de administrar recursos públicos.

Se consideran PEP’s a las siguientes personas:

a) Personas expuestas políticamente

b) Representantes legales de organizaciones gubernamentales, funcionarios militares y

judiciales.

c) También se consideran PEP’s los altos ejecutivos de empresas estatales, los funcionarios de

alto rango en los partidos políticos y los jefes de Estado.

Las instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación

del terrorismo robustecen las exigencias en debida diligencia para la identificación de los PEP’s,

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por lo tanto, el Oficial de Cumplimiento diligenciará el Anexo No. 8.Formato de Relación PEP´S

con los clientes identificados, actualizando cualquier novedad relevante.

Proceso de Vinculación: Sera el mismo procedimiento de vinculación de todos los demás clientes de la empresa. Sin embargo, una vez identificado como PEP´s, deberá ser el Oficial de Cumplimiento quien se encarguen de aprobar dicha vinculación. 13.3. Excepciones en el procedimiento de vinculación: La vinculación de entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la superintendencia Financiera de Colombia, entidades vigiladas por la superintendencia de salud y los organismos multilaterales y Entidades del Estado de orden nacional, departamental y municipal se encuentran exceptuadas de la realización del procedimiento de conocimiento de cliente.

XIV. MECANISMOS DEL SARGLAFT

14.1. Formularios de vinculación

Los mecanismos del SARGLAFT para el conocimiento de los clientes y demás contrapartes deben

permitir a UNION DE ARROCEROS S.A.S. obtener un conocimiento amplio de cada uno de los

ellos, para este efecto se han diseñado los respectivos formatos de vinculación, con la

información necesaria de acuerdo con su clasificación (Persona Natural y Jurídica) El diseño de

estos formatos corresponde al Oficial de Cumplimiento y se tendrá especial atención en que

dichos formatos cumplan con la información mínima establecida por la Superintendencia de

sociedades en las circulares que rigen el SARGLAFT.

14.2. Operaciones Inusuales y Sospechosas. 14.2.1. Operación inusual Una transacción se considera inusual siempre que no guarde relación con la actividad económica del cliente, o se salga de los parámetros fijados por la empresa o cuando no se encuentre explicación o justificación razonable.

1. Fuentes de detección:

a). Operaciones o transacciones inusuales detectadas por cualquier funcionario de la

Entidad, en el desempeño normal de su función.

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b). Situaciones inusuales derivadas de la presencia de una señal de alerta interna, de

conocimiento público o informado por algún organismo autorizado o autoridad

competente.

c). Monitoreo de personas que se encuentran en listas de control o en procesos

administrativos o judiciales asociados al lavado de activos, financiación del terrorismo o

delitos fuentes de los mismos.

El funcionario de Unión de Arroceros S.A.S. que detecte una operación inusual debe informar y

diligenciar el Anexo No. 2. Formato Reporte de Operaciones Inusuales al oficial de cumplimiento,

con los documentos soporte si los hay.

14.2.2. Operaciones Sospechosas Una operación sospechosa es aquella operación no usual que por sus características conlleva a presumir razonablemente que su objeto puede ser el de ocultar o encubrir el origen ilícito de bienes o el de servir como medio en la ejecución de cualquier delito, que por su cuantía y demás características no guardan relación con el nivel económico, la actividad y demás características del cliente. El Oficial de Cumplimiento es el encargado de analizar los reportes de inusuales que envían las diferentes dependencias y que podrían conllevar a reportar una operación como sospechosa, por lo tanto, deberá reportar a la UIAF dicha operación, dejando de evidencia los soportes que permitan verificar el proceso por el cual se llegó al reporte y diligenciar el Anexo No. 3. Formato

Reporte de Operación Sospechosa. El Oficial de cumplimiento deberá custodiar los documentos del reporte - ROS y conservar de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la ley 962 de 2005 o la norma que lo modifique o lo sustituya, por un periodo de diez años. Queda totalmente prohibido poner en conocimiento de terceros, salvo a las autoridades competentes, el hecho de que una operación ha sido suministrada o reportada como sospechosa, o que se está analizando o investigando por su posible vinculación al lavado de activos. El Oficial de Cumplimiento deberá enviar reporte de ausencia de operaciones sospechosas. - AROS, dentro de los diez días calendario siguiente al vencimiento del trimestre si no existiese un ROS positivo. Se podrá determinar si una operación es sospechosa o no, luego de efectuar el siguiente análisis:

• Evaluación de operaciones inusuales realizadas por los colaboradores.

• Evaluación de la información entregada por la contraparte (coherencia y autenticidad).

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• Análisis de la actividad desarrollada por la contraparte.

• Ausencia de soportes adecuados que permitan sustentar la operación realizada.

• Entre otras.

14.3. Señales de Alerta Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, y demás información que UNION DE ARROCEROS S.A.S., determine como relevante, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y efectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad en desarrollo del SARGLAFT, determina como normal. Las "Señales de Alerta" ayudan a identificar o detectar comportamientos, conductas, actividades, métodos o situaciones atípicas que pueden encubrir operaciones de lavado de activos. Las señales de alerta deben ser analizadas por el Oficial de Cumplimiento y los funcionarios de las áreas dueñas del proceso, con el fin de identificar la existencia de operaciones inusuales o sospechosas, las señales de alerta determinadas por UNION DE ARROCEROS S.A.S. se detallan en el Anexo No. 5.

14.4. Tipologías Para el cubrimiento de señales de alerta UNION DE ARROCEROS S.A.S. aplicara las recomendaciones efectuadas por el GRUPO DE ACCIÓN FINANCIERA INTERNACIONAL, las VIII recomendaciones especiales del GAFI sobre financiamiento del terrorismo y las Tipologías Regionales del GAFILAT.

14.5. Programa de capacitación SAGRLAFT UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe brindar la capacitación necesaria para desarrollar las competencias de los funcionarios en relación con el Autocontrol y gestión del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, a través de cualquier mecanismo que le permita llevar a cabo dicha gestión. El Oficial de Cumplimiento encargará de actualizar e ilustrar a todos los empleados en relación con el contenido de este manual, las Resoluciones y Decretos que al respecto expidan las entidades competentes mediante capacitaciones que se realizarán cada vez que surja una actualización al Manual, o se modifiquen las normas que rigen el SARGLAFT.

En caso de no haber modificaciones las capacitaciones se realizarán por lo menos una vez en el

año, por parte del Oficial de Cumplimiento, con el fin de garantizar el cubrimiento de

capacitación para la totalidad de empleados para lo cual dejarán evidencia escrita con la firma

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de cada una de las personas que asista a los programas y capacitaciones realizadas, estas

capacitaciones se pueden efectuar por las diversas herramientas como son el correo electrónico,

cartillas, intranet, entre otros.

Se determina que UNION DE ARROCEROS S.A.S. incluye una sección especifica en el programa de

inducción de los nuevos colaboradores sobre el SAGRLAFT.

14.6. Manejo de efectivo

• UNION DE ARROCEROS S.A.S. recibirá todos los pagos o abonos a través de sus cuentas

bancarias.

• En caso de recibir pagos en efectivo iguales o superiores a diez (10) millones de pesos el

encargado de la caja debe hacer firmar el Anexo No.4 Declaración de operaciones en

efectivo, por el cliente y entregarlo al oficial de cumplimiento.

14.7. Sanciones

14.7.1. Régimen Sancionatorio Personal

UNION DE ARROCEROS S.A.S. tomará las medidas necesarias para que se sancione administrativa

y hasta penalmente a los colaboradores que directa o indirectamente faciliten, permitan o

cooperen en la utilización de la entidad como instrumento para realizar operaciones de lavado

de activos.

Son consideradas faltas las siguientes:

Mantener las relaciones o vínculos con un cliente, luego de haber recibido la orden de

suspender dichas relaciones.

Informar a las contrapartes que la consulta en listas restrictivas ha generado al tipo de

coincidencia con Lavado de activos o financiación del terrorismo.

Informar a las contrapartes que han sido reportados a la UIAF.

Anteponer la observancia de los principios contenidos en el código de ética y en los manuales

internos, al logro de las metas comerciales.

Pasar por alto la solicitud de algún documento de los descritos en el presente manual,

siempre y cuando entorpezca el desarrollo de las operaciones.

Omitir el proceso establecido por el presente manual en cualquiera de sus puntos.

No reportar al oficial de cumplimiento, o a su superior jerárquico sobre el indicio de una

operación inusual o sospechosa.

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La responsabilidad de cumplimiento de las normas de prevención de lavado de activos y

financiación del terrorismo es de todos los colaboradores, y por ello cualquier violación será

sancionada como falta grave conforme a lo previsto en el Código Sustantivo del Trabajo.

El incumplimiento de los procedimientos específicos para la prevención del lavado de activos y

financiación del terrorismo es sancionado por la Superintendencia de Sociedades como práctica

insegura y no autorizada, con grandes sanciones económicas y administrativas para la empresa,

sin perjuicio de las demás sanciones civiles o penales que señale la Ley y de las medidas que

conforme a sus atribuciones pueda imponer la Superintendencia.

14.7.2. Régimen Institucional

Cualquier ente regulador, después de pedir explicaciones a los administradores o al

representante legal de UNION DE ARROCEROS S.A.S. se cerciore de que éstos han violado una

norma o reglamento, o cualquier otra norma legal a que deba estar sometida en materia de

prevención de conductas delictivas, podrá imponer una multa, graduándola a su juicio, según la

gravedad de la infracción.

14.7.3. Práctica Insegura UNION DE ARROCEROS S.A.S. es una entidad sometida a inspección, vigilancia y control por la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con lo descrito en la Circular Básica Jurídica Capitulo X. Por consiguiente, para UNION DE ARROCEROS S.A.S. el incumplimiento de este Manual se considera una práctica insegura.

XV. ELEMENTOS DEL SISTEMA La administración de riesgos se define como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la identificación y análisis de los riesgos a que está expuesta la compañía, con el propósito de definir una respuesta apropiada que permita eliminarlos, minimizarlos o retenerlos, la gestión inadecuada se refleja en la toma de decisiones erróneas y en la posible materialización del riesgo. Por lo anterior, la Sociedad definió el siguiente esquema de gestión de riesgos de LA/FT con el fin de mitigar dichos riesgos:

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15.1. Identificación del Riesgo Para cada factor de riesgo debe procederse a la identificación de los eventos de riesgo. Para estos efectos, la empresa tiene diseñada una matriz de riesgos que se construyó con base en los riesgos identificados en las diferentes áreas y operaciones de la empresa, la cual podrá ser actualizada periódicamente. La empresa UNION DE ARROCEROS S.A.S. debe definir “¿qué puede suceder en materia de LA/FT?”, para identificar una lista de eventos de riesgo. Así mismo, debe definir “¿cómo y por qué puede suceder?” para determinar las causas. o las circunstancias que podrían materializar el riesgo. Esta etapa tiene como principal objetivo medir el riesgo inherente o riesgo originado por la propia naturaleza o características de las contrapartes, productos, canales y jurisdicciones.

15.2. Medición del riesgo El análisis de riesgos de LA/FT involucra medir la probabilidad o posibilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT de cada uno de los eventos de riesgo, así como el impacto en caso de materializarse. El impacto y las probabilidades se combinan para producir el nivel de riesgo. De acuerdo con esto, la empresa definió la siguiente metodología para determinar el nivel de riesgo inherente:

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Probabilidad: Es la posibilidad de que las fuentes potenciales de riesgo lleguen realmente a materializarse. Las escalas definidas por la empresa se resumen en el siguiente gráfico:

Impacto: Definido como Nivel de pérdida o daño que podría resultar en el caso de materializarse el riesgo de LA/FT. Las escalas definidas por la empresa se resumen en el siguiente gráfico:

Riesgo inherente: Resulta de multiplicar los niveles de probabilidad y el impacto. El cálculo del riesgo inherente corresponderá a la siguiente fórmula:

ESCALA NIVEL POSIBILIDAD FRECUENCIA PROBABILIDAD

MUY ALTA 5 Que ocurra todas las veces Diario Mayor al 90%

ALTA 4 Que ocurra la Mayoria de veces Mensual Entre el 60% y 90%

MODERADA 3 posiblemente ocurra varias veces Semestral Enrtre el 40% y 60%

BAJA 2 Alguna posibilidad de que el evento ocurra Anual Entre el 10% y 40 %

MUY BAJA 1 Insignificante posibilidad de que el evento ocurra Cada 2 años Igual o menor al 10%

PROBABIIDAD DE OCURRENCIA

LEGAL AFECTACIÓN ECONOMICA REPUTACIONAL CONTAGIO OPERACIONAL

CATASTROFICO 5Cancelación de Matricula /cierre permanente de actividades y operaciones del negocio por decisión de las entidades reguladoras

Multas, Gastos júridicos e indemnizaciones por una cuantía igual o superior a

25.000 SMMLV

Cobertura de Medios de Comunicación a nivel

Nacional e Internancional . Daño importante a la empresa

Efecto contagio que lleve a perdida total de

clientes

Imposibilidad de contar con procesos, recursos o

infraestructura para continuar con la operación

CRITICO

4Suspención o cierre parcial de actividades, y remoción de los administradores del negocio

Mutas, Gastos juridicos e indemnizaciones por

cuantías entre 2.000 a 24.9999 SMMLV

Cobertura de medios a nivel nacional y perdida importante

de clientes

Efecto contagio que lleve a perdida de

clientes

Afectacion temporal de los procesos, recursos o


MODERADO

3Suspención e inhabilitación del

Representante Legal , Oficial de Cumplimiento

Multas, Gastos júridicos e indemnizaciones por

cuantías entre 200 y 1.999 SMMLV

Coberturas de medios a nivel regional y perdida de importantes clientes

Efecto contagio que lleve a perdida parcial

de clientes

Afectacion parcial de los procesos, recursos o


MENOR

2 AmonestaciónMultas, gastos jurídicos e indemnizaciones por una

cuantía inferior a 199 SMLV

Cobertura de medios a nivel local, Mala imagen pero no

causa pérdida de clientes o disminución de ingresos

Puede producir efecto entre línea(s) de

servicio(s) relacionadas con la

Compañía.

Afectacion de un proceso especifico, recurso o


INSIGNIFICANTE1 Requerimiento No se presentan multas

No afecta la reputación por desprestigio, mala imagen o

No produce efecto contagio

No produce afectacion

FACTORES DE RIESGOSESCALA NIVEL

IMPACTO

Riesgo Inherente (RI) = Valor Probabilidad * Valor Impacto

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Los valores serán ubicados en una matriz 5 x 5 y cada uno de los cuadrantes tendrá asignado un nivel de riesgo inherente de acuerdo con el resultado obtenido:

De acuerdo con el resultado de los valores obtenidos en la ecuación anterior, los riegos serán ubicados en la matriz de riesgo inherente, donde se evaluará el nivel de riesgo de cada uno de los factores. Dicho nivel de riesgo se clasifica a través de unas escalas de criticidad, de acuerdo con las combinaciones obtenidas en la siguiente matriz de clasificación:

15.3. Control del Riesgo Los controles dentro del sistema SAGRLAFT están definidos como las políticas, procedimientos, instructivos, para mitigar los riesgos para el cumplimiento de prevención de LA/FT. La identificación de los controles se realizará de acuerdo con su tipo según las siguientes clasificaciones, entre otras: Por su naturaleza:

• Control preventivo: Se aplica sobre la causa del riesgo y su agente generador, con el fin

de disminuir la posibilidad de ocurrencia.

Muy Alta 5 10 15 20 25

Alta 4 8 12 16 20

Moderada 3 6 9 12 15

Baja 2 4 6 8 10

Muy Baja 1 2 3 4 5

Insignificante Menor Moderado Critico Catastrófico

MATRIZ PROBABILIDADES VS IMPACTO

Probabilidad

Impacto

MIN MAX RANGO

PERFIL DEL RIESGO

(IMPACTO +

PROBABILIDAD)0 2,99 INSIGNIFICANTE 0 - 2,99

3 4,99 MENOR 3 - 4,99

5 9,99 MODERADO 5 - 9.99

10 16,99 CRITICO 10- 16.99

17 25 CATASTROFICO 17 - 25

TABLA DE CRITICIDAD

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• Control detectivo: Es una medida que se ejecuta frente a una situación anormal, como

por ejemplo las señales de alerta de actividades de LA/FT.

• Control correctivo: Es una medida que se identifica una vez materializado el riesgo y se

toman acciones para evitar nuevamente la ocurrencia.

Por su forma:

• Control manual: Acción que realizan los colaboradores responsables de un proceso o

actividad.

• Control automático: Acción o procedimiento aplicado desde un computador en una

aplicación tecnológica (software) para prevenir, detectar o corregir errores o

deficiencias.

Los controles del SAGRLAFT se calificarán de acuerdo con los tipos y formas de control frente al estado de su implementación, acorde con la siguiente escala:

Con la determinación del riesgo inherente y la aplicación de los controles, se calcula el riesgo residual de LA/FT, definido como el riesgo al cual se encuentra expuesta la Sociedad luego de la ejecución de los controles: Riesgo residual: La siguiente fórmula muestra el cálculo para la determinación del riesgo residual:

LIMITE INFERIOR LIMITE SUPERIOR CALIFICACION DEL CONTROL PUNTO MEDIO

10% 20% EFICAZ 10,50%

21% 40% EFECTIVO 30,50%

41% 60% EFICIENTE 50,50%

61% 80% INEFECTIVO 70,50%

81% 100% SIN CONTROL 90,50%

LIMITE INFERIOR LIMITE SUPERIOR EFECTIVIDAD PUNTO MEDIO

10% 20% MUY BAJO 10,50%

21% 40% BAJO 30,50%

41% 60% MEDIO 50,50%

61% 80% ALTO 70,50%

81% 100% MUY ALTO 90,50%

TABLA CALIFICACIONES DE CONTROL

EFICIENCIA DEL CONTROL

DISEÑO DEL CONTROL

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De acuerdo con los valores resultantes del cálculo anterior se determina la exposición al riesgo de los diferentes factores de riesgo, la cual debe ser ubicada nuevamente en la matriz de riesgo residual. Allí se observará el desplazamiento de los riesgos por el efecto que ejercen los controles sobre los mismos.

15.4. Monitoreo del Riesgo El Oficial de cumplimiento es el responsable de realizar el seguimiento al funcionamiento del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT. Los resultados de su evaluación se documentarán y se presentarán al Representante Legal y a la Junta Directiva. De acuerdo con lo anterior la UNION DE ARROCEROS S.A.S. definió los siguientes mecanismos de monitoreo:

Consulta en listas restrictivas

Análisis de señales de alerta e inusualidades

Revisión semestral de los riesgos definidos en el sistema para determinar si su impacto

y probabilidad siguen siendo los identificados y si existen nuevos riesgos no incluidos.

15.5. Metodología de Segmentación Factores de Riesgos UNION DE ARROCEROS S.A.S. Segmenta cada factor de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, como se describe en el Anexo No. 6 – Segmentación de Factores

de Riesgos.

XVI. COMITÉ SAGRLAFT UNION DE ARROCEROS S.A.S., creará un comité, el cual estará integrado por lo menos por dos (2) funcionarios de la empresa, con el objetivo de brindar el apoyo suficiente y requerido al oficial de cumplimiento en el ejercicio de sus funciones de prevención y Autogestión del riesgo, de acuerdo a la metodología de expertos propuesta en materia de LA/FT, el cual es presidido y dirigido por la persona que haya sido designada como oficial de cumplimiento por parte de la Junta de Directiva de la compañía. Las funciones del comité son las siguientes:

Riesgo Residual (RR) = Nivel Riesgo Inherente * Nivel de Calificación del Control

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Apoyar en la elaboración de los informes que el Oficial de Cumplimiento debe presentar

al Representante Legal y a la Junta de Directiva en forma semestral en materia de

prevención de LA/FT.

Apoyar al oficial de cumplimiento en la generación de nuevas ideas y estrategias para

presentarlas al Representante Legal y a la Junta Directiva, frente a alternativas que surjan

con respecto a la actualización del manual y de las políticas en materia de LA/FT cuando

se requiera o se evidencien situaciones por corregir.

Velar por la divulgación a los funcionarios del manual y de las políticas en materia de

LA/FT, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Oficial de Cumplimiento.

Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación para generar cultura de

prevención de actividades de LA/FT en la Sociedad, de acuerdo con las instrucciones

impartidas por el Oficial de Cumplimiento.

Informar y documentar al Oficial de Cumplimiento sobre los requerimientos de recursos

informáticos, tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus

funciones.

Realizar monitoreo semestral al Sistema, en coordinación con las directrices que señale

el oficial de cumplimiento.

En compañía con el Oficial de Cumplimiento, conocer de las denuncias, inquietudes o

dilemas que presenten los funcionarios en relación con el riesgo de LA/FT.

Evaluar los informes presentados por el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso

frente a las deficiencias informadas.

Este comité deberá reunirse por lo menos 2 veces en el año, dejando constancia de los

temas y decisiones abordados en cada una de las sesiones en un acta.

Las actas de las reuniones del comité SARGLAFT, deberán contener como mínimo, el

nombre de los asistentes a la misma, fecha y hora de la reunión, puntos del día y

desarrollo de cada uno de temas y un número de consecutivo que permita identificar

cada una de las actas.

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DOCUMENTOS ANEXOS

• Anexo No. 1. Procedimiento de Vinculación de Contrapartes

• Anexo No. 2. Formato reporte de operación inusual

• Anexo No. 3. Formato reporte de operación sospechosa

• Anexo No. 4. Declaración de operaciones en efectivo

• Anexo No. 5. Formato reporte Representante Legal

• Anexo No. 6. Formato relación PEP´S

• Anexo No. 7. Señales de Alerta

• Anexo No. 8. Segmentación de los factores de riesgo

• Anexo No. 9. Acuerdo de confidencialidad

DOCUMENTOS RELACIONADOS

• Formulario de vinculación persona natural

• Formulario de vinculación persona Jurica

• Matriz de riesgos

• Código de Ética y conducta

• Compendio de normas

• Tipologías relacionadas con la actividad del arroz

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