Manual_Q-Portal_2012

MANUAL Q-PORTAL

Sehr geehrte Damen und Herren

Es freut uns sehr Ihnen das neue Q-Portal vorstellen zu dürfen! In diesem Manual finden Sie konkrete Ablaufbeispiele welche Ihnen die wichtigsten

Funktionen der neuen Datenbank aufzeigen. Zukünftig werden Sie via E-Mail über die Änderungen im Q-Portal informiert. Deswegen bitten wir Sie

höflich die E-Mail Adresse [email protected] in Ihrem Adressbuch aufzunehmen damit die Nachrichten nicht fälschlicherweise im SPAM-

Ordner landen und Sie so wichtige News und Änderungen zu Ihrem Betrieb verpassen.

Die E-Mail Nachrichten sehen so aus:

Wir wünschen ihnen viel Freude bei der Entdeckung des neuen Q-Portals und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

Ihr Q-Team

QUALITÄTS-PROGRAMM DES SCHWEIZER TOURISMUS

Anmeldung | Seite 2/24

ANMELDUNG Auf der Seite www.swisstourfed.ch/quality finden Sie in der

rechten Spalte das Login für das Q-Portal des Qualitäts-

Programms.

Halten Sie Ihren Benutzername und das Passwort bereit,

welches Sie nach dem Kursbesuch erhalten haben, und

melden Sie sich an.

Falls Sie noch über keine Login-Daten verfügen, sehen Sie auf

der nächsten Seite das weitere Vorgehen.

Registrierung | Seite 3/24

REGISTRIERUNG

Klicken Sie bitte auf „Registrieren“, falls Sie noch über keine Zugangsdaten verfügen.

Haben Sie Ihr Passwort vergessen?

Kontaktieren Sie bitte die Prüfstelle: [email protected]

Füllen Sie die Personenangaben aus und wählen Sie eine

Option zu den Betriebsangaben.

(Fortsetzung auf der nächsten Seite)


OPTION „NEUER BETRIEB ERFASSEN“

Melden Sie hier Ihren Betrieb an indem Sie alle

obligatorische Angaben (mit * kennzeichnet) ausfüllen.

Durch Klicken auf „Anmeldung

abschicken“ schliessen Sie das

Antragsformular definitiv ab und die

Angaben können nicht mehr geändert

werden.


OPTION „BESTEHENDER BETRIEB“

Geben Sie im unteren Bereich Ihren Betrieb an und klicken Sie anschliessend auf „Anmeldung

abschicken“.

Hinweis: Mit Klick auf „Anmeldung abschicken“ schliessen Sie das Formular definitiv ab und

die Angaben können nicht mehr geändert werden.

Startseite Q-Portal | Seite 6/24

STARTSEITE Q-PORTAL

Nach dem Anmelden gelangen Sie auf die Startseite des Q-Portals. Hier sind einige Angaben zum Betrieb und zu den Auszeichnungen ersichtlich (sofern

vorhanden).

Hinweis: In der linken Spalte sehen Sie die Rubrik „Info & Dokumente“, wo Sie Beispiele von branchenspezifischen Serviceketten und anderen

Instrumenten, Antworten auf häufig gestellte Fragen und viele weitere nützliche Dokumente rund um das Qualitäts-Programm vorfinden.

Um Ihren Betrieb für eine Stufe anzumelden, klicken Sie bitte auf den Namen Ihres Betriebes (siehe Pfeil oben).

Betriebsdetails | Seite 7/24

BETRIEBSDETAILS Auf dieser Seite sehen Sie die Betriebsdetails sowie die früheren

Auszeichnungen (sofern vorhanden).

Durch Klick auf das „Bearbeiten-Symbol“ (siehe Kreis) können Sie

die Angaben modifizieren und anschliessend mit Klick auf das

„Disketten-Symbol“ abspeichern.

Um Ihren Betrieb für eine Stufe anzumelden, klicken Sie bitte in der

rechten Spalte unter der Rubrik „Anmeldung“ auf „Stufe I

anmelden“.

Stufe I | Seite 8/24

STUFE I

ANMELDUNG

Wählen Sie bitte den Umfang der Auszeichnung aus und laden Sie die

Instrumente für die Erlangung der Stufe I hoch. Die obligatorischen Instrumente

sind mit einem * kennzeichnet. Die Vorlagen sehen Sie in der rechten Spalte.

Bestätigen Sie, dass Sie die Informationen zu Ihrem Betrieb überprüft und

aktualisiert haben und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“.

Hinweis: Nach dem Anmelden können die Angaben nicht mehr geändert

werden.

Die Prüfstelle wird Ihren Antrag sowie die Instrumente überprüfen und sich

anschliessend mit Ihnen in Kontakt setzen.


ERNEUERUNG

In der rechten Spalte sehen Sie die früheren Auszeichnungen.

Klicken Sie auf „Auszeichnung beendet“ um die Dokumente

anzusehen, die Sie bei der letzten Erarbeitung eingereicht

haben.


NACHBESSERUNGEN EINREICHEN

Falls eines oder mehrere Instrumente nicht vollständig oder korrekt sind, wird Sie die Prüfstelle bitten einige Nachbesserungen einzureichen.

Nachdem Sie die News-Mail erhalten und sich mit Ihren Zugangsdaten angemeldet haben, erscheint auf der Startseite des Q-Portals die Meldung

„Überarbeitung der Instrumente erforderlich“. Mit Klick darauf gelangen Sie auf die nächste Seite.

Sollten keine Nachbesserungen nötig sein, erscheint die Meldung „Betrieb ausgezeichnet“. Durch Klick auf die Meldung gelangen Sie auf die Seite, wo Sie

das QI-Logo in verschiedenen Formaten herunterladen können.

Nach einem Jahr werden Sie aufgefordert die Ergebniskontrolle sowie den neuen Aktionsplan einzureichen.


ABLAUF DES Q-GÜTESIEGELS NACH 3 JAHREN

Die Auszeichnung ist drei Jahre gültig. 3 Monate vor Ablauf des Q-Gütesiegels werden Sie von der Prüfstelle daran erinnert die Stufe I zu erneuern oder die

Erarbeitung der Stufe II zu starten. Mehr zur Stufe II erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Stufe II | Seite 12/24

STUFE II


vorhanden).





ANMELDUNG

Auf dieser Seite sehen Sie die Betriebsdetails sowie die früheren

Auszeichnungen (sofern vorhanden).

Durch Klick auf das „Bearbeiten-Symbol“ (siehe Kreis) können Sie

die Angaben modifizieren und anschliessend mit Klick auf das

„Disketten-Symbol“ abspeichern.

Um Ihren Betrieb für eine Stufe anzumelden, klicken Sie bitte in der

rechten Spalte unter der Rubrik „Anmeldung“ auf „Stufe II

anmelden“.


AUSWAHL DER INSTRUMENTE

Wählen Sie bitte die gewünschten Instrumente (Eigenes oder Q-Instrument)

sowie die Mystery-Checklisten aus, die Sie für die Erarbeitung der Stufe II

verwenden möchten.

Sobald Sie alle Angaben erfasst haben, bestätigen Sie bitte, dass Sie die

Informationen zu Ihrem Betrieb überprüft und aktualisiert haben und klicken Sie

auf „Anmelden“.

Hinweis: Nach dem Anmelden können die Angaben nicht

mehr geändert werden.


INSTRUMENTE BEARBEITEN

Sobald sie die Rechnung der Prüfgebühr bezahlt haben, werden die QII-Instrumente freigeschaltet. Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und

klicken Sie auf die Meldung „Instrumente bearbeiten“ (siehe Pfeil oben).


Auf dieser Seite können Sie die Druckvorlagen der Instrumente

herunterladen oder die einzelnen Fragebögen online eingeben (1).

Bitte denken Sie daran, dass Sie die Option für die Erfassung der

Fragebögen bereits bei der Anmeldung angeben.

Beim Führungs- und Basisprofil können Sie am Ende entweder auf

„Änderungen speichern“ oder „Absenden“ klicken (2).

Beachten Sie, dass die beiden Profile erst mit Klick auf „Absenden“ an

die Prüfstelle übermittelt werden.

Sobald Sie alle Instrumente abgeschlossen haben, klicken Sie bitte auf

„Erarbeitung abschliessen“ (3).

Die Prüfstelle wird anschliessend die Instrumente überprüfen und

einen entsprechenden Auswertungsbericht erstellen, welchen Sie

auch im Q-Portal vorfinden werden. Sie werden informiert sobald

Sie den Bericht herunterladen können.


AUSWERTUNGSBERICHT

Sobald die Prüfstelle den Auswertungsbericht erstellt hat, erhalten Sie eine E-Mail Nachricht wie oben abgebildet. Anschliessend können Sie sich mit

Ihren Zugangsdaten anmelden und den Bericht herunterladen und ausdrucken.


AKTIONSPLAN & PROZESSE EINREICHEN

Melden Sie sich bitte mit Ihren Zugangsdaten an und klicken Sie auf die Meldung „Aktionsplan & Prozesse einreichen“ (siehe Pfeil oben).


Laden Sie bitte den Aktionsplan und die Prozesse

hier hoch und klicken Sie anschliessend auf die

Schaltfläche „Aktionsplan und Prozesse einreichen“.

Die Prüfstelle wird die Dokumente überprüfen und die

Richtigkeit bestätigen. Dieser Vorgang wiederholt sich auch für

das zweite sowie dritte Jahr.

Falls eines oder mehrere Dokumente nicht vollständig oder korrekt sind, wird Sie die Prüfstelle bitten einige Nachbesserungen einzureichen.

Nachdem Sie die News-Mail erhalten und sich mit Ihren Zugangsdaten angemeldet haben, erscheint auf der Startseite des Q-Portals die Meldung

„Überarbeitung der Instrumente erforderlich“. Mit Klick darauf gelangen Sie auf die nächste Seite wo Sie die überarbeiteten Dokumente einreichen

können.


AUSZEICHNUNG

Die Prüfstelle wird Sie informieren sobald Ihr Betrieb ausgezeichnet wurde. Sie können anschliessen das QII-Logo herunterladen. Nach einem Jahr

reichen Sie bitte fristgerecht den neuen Aktionsplan sowie die Prozesse ein.

ABLAUF DES Q-GÜTESIEGELS

Sie werden mit obengenannter Nachricht informiert, dass Ihr Q-Gütesiegel bald abläuft. Auf der Seite der Betriebsdetails können Sie sich für die

Erneuerung der Stufe II oder die Wiederholung der Stufe I anmelden.

Stufe III | Seite 21/24

STUFE III


vorhanden).





Auf dieser Seite sehen Sie die Betriebsdetails sowie die

früheren Auszeichnungen (sofern vorhanden).

Durch Klick auf das „Bearbeiten-Symbol“ (siehe Kreis)

können Sie die Angaben modifizieren und anschliessend

mit Klick auf das „Disketten-Symbol“ abspeichern.

Um Ihren Betrieb für eine Stufe anzumelden, klicken Sie

bitte in der rechten Spalte unter der Rubrik „Anmeldung“

auf „Stufe III anmelden“.


ANMELDUNG

Laden Sie bitte das Zertifikat und den Auditbericht hoch um den

Betrieb für die Stufe III anzumelden.

Sobald Sie alle Angaben erfasst haben, bestätigen Sie bitte, dass Sie die

Informationen zu Ihrem Betrieb überprüft und aktualisiert haben und

klicken Sie auf „Anmelden“.

Hinweis: Nach dem Anmelden können die Angaben nicht

mehr geändert werden.


AUSZEICHNUNG

Sie erhalten eine Meldung sobald Ihr Betrieb ausgezeichnet wurde. Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten angemeldet haben, klicken Sie bitte auf die

Meldung „Betrieb ausgezeichnet“ wo sie anschliessend das QIII-Logo in verschiedenen Formaten herunterladen können.

Das folgende Jahr reichen Sie bitte den neuen Auditbericht ein.

Manual_Q-Portal_2012

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