Manuelle Bestellerfassung 1.2 · 2016. 1. 7. · Hotline 031 388 15 50 Manuelle Bestellerfassung...

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Manuelle Bestellerfassung 1.2.1

23.03.2015 G:\APH\Documents\Manuals\German\APH\01 Basissystem\!APH_1.2.1 ManuellBestellErf-NEU.doc Seite 1/23

Inhalt Bestellung erfassen ............................... ...................................................................................... 2

Registerklappe 1. Standard ........................................................................................................ 2 Registerklappe 2. Limitiert .......................................................................................................... 2 Bestellzeilen erfassen ................................................................................................................. 3 Artikel aus hospINDEX übernehmen .......................................................................................... 5

Bestellzeilen ändern/löschen ...................... ................................................................................ 7 Bestellzeilen ergänzen ............................ ..................................................................................... 7 Ersatzartikel bestellen ........................... ....................................................................................... 8 Expressartikel .................................... ........................................................................................... 9 Totale anzeigen ................................... ........................................................................................10 Bestellvergangenheit anzeigen ..................... .............................................................................11 Rabatte je Artikel ................................ .........................................................................................11 Rabatte je Lieferant .............................. .......................................................................................13 Nur offene Bestellungen eines Lieferanten anzeigen ...............................................................14 Prüfen Kleinmengenzuschlag......................... ............................................................................14 Management ........................................ ........................................................................................15 Schriftliche Bestellung ........................... .....................................................................................15 Bestellübermittlung an Galexis .................... ..............................................................................18 Bestellübermittlung an Voigt ...................... ................................................................................20 Import Densodaten ................................. .....................................................................................22

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Bestellung erfassen

Via F5 oder manueller Eingabe definieren/ändern Sie den gewünschten Artikeltyp. Es wird automatisch der in Prog. « 3.5.4.1 Benutzerdefinitionen » pro User definierte Lieferant angezeigt. Dieser Lieferant wird auf jeder Bestellzeile alternativ zum pro Artikel definierten Lieferant1 vorgeschlagen.

Optionen:

• Nur Artikel dieses Lieferanten : Sie beschränken die nachfolgende Ansicht der offenen Bestellzeilen, sowie der Artikelauswahl auf den oben eingetragenen Lieferanten.

• Betritt man die offene Bestellung ohne die Begrenzung auf Artikel eines Lieferanten, werden alle bereits erfassten Artikel aller Lieferanten angezeigt. Dies sortiert nach Lieferant/Bezeichnung.

• Nur Lagerartikel (S). Sie beschränken die nachfolgende Artikelauswahl auf Lagerartikel, bzw. schliessen „Nichtlager-Artikel (N) von der Bestellung aus.

Hier kann der Preistyp der Bestellung geändert werden. Standardmässig ist die Variante „Individueller Preistyp/Lieferant“ selektiert. Es wird also derjenige Preistyp übernommen, der in der Lieferantendatei Prog. 1.4.1.2 je Lieferant beim Parameter « Preis Rabatte“ hinterlegt ist.

Registerklappe 1. Standard

Registerklappe 2. Limitiert

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Entfernt man das Häkchen, so kann man selber via F5 einen Preistypen wählen.

Bestellzeilen erfassen Bereits erfasste Artikel werden automatisch angezeigt, der Cursor ist auf der nächstfreien Bestellzeile platziert. Um eine neue Bestellzeile zu erfassen, geben Sie die Anfangsbuchstaben des Artikels ein und drücken Sie TAB.

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Wählen Sie aus der Lagerdatei die gewünschte Artikelzeile mit ENTER, Button OK oder Doppeklick.

Bei Bedarf können Sie die Bestellvergangenheit des markierten Artikels konsultieren. Falls der gesuchte Artikel noch nicht in der Lagerdatei existiert, kann er mittels Button hospINDEX aus diesem importiert werden. Bestätigen Sie den gewünschten Lieferanten. Es besteht die Auswahl zwischen dem Standardlieferanten und dem anfangs der Bestellung festgelegten Lieferanten.

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Falls der gesuchte Artikel noch nicht in der Lagerdatei existiert, kann er mittels Button hospINDEX aus diesem importiert werden.

Prüfen und ändern Sie gegebenenfalls die Packungsgrössen STK/VE und SKT/AE und bestätigen Sie diese direkt via Button Beenden oder ESC.

Artikel aus hospINDEX übernehmen

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Zu den erfassten Artikeln werden verschiedene nützliche Infos angezeigt :

Ab APH11.7 wird hier ausserdem die reservierte Menge (in Stk) angezeigt:

Bei vorhandenen Lager- und Bestelltexten sowie Hinweisen sind die entsprechenden Buttons ebenfalls aktiv. Der Button Aktion bezieht sich auf die entsprechende Information im Hospindex. Der Button Drucken ermöglicht das Drucken einer Liste der erfassten Artikel, welche aktuell am Bildschirm angezeigt werden, oder das Nachdrucken einer bereits ausgelösten Bestellung. Per Default wird die letzte Bestellnummer vorgeschlagen, welche manuell übersteuert werden kann. Beim Drucken sind 2 Formate möglich: Bestellliste (A4-quer) und Bestellungen (Originalformat A4-hoch). Achtung : Der Button Drucken ersetzt nicht die Funktion „schriftliche Bestellung“. Es werden hier keine Bestellungen ausgelöst!

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Bestellzeilen ändern/löschen Erfasste Bestellzeilen können bezüglich Lieferant und Menge beliebig geändert werden. Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol am linken Rand oder drücken Sie F3.

Bestellzeilen ergänzen Solange eine Bestellung noch offen ist, kann man jederzeit Artikel anfügen. Bereits erfasste Artikel werden beim Öffnen des Bestellbildschirms automatisch angezeigt.

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Ersatzartikel bestellen Ist ein Artikel im Hospindex ausser Handel, wird beim Bestellen folgende Meldung ausgegeben:

Sie können entweder den vorgeschlagenen Ersatzartikel bestellen, den Ausser-Handel-Artikel trotzdem bestellen oder die Bestellzeile abbrechen (=Ersatzartikel nicht bestellen)

Falls Sie den Ersatzartikel bestellen, müssen Sie die Packungsgrösse kontrollieren und gegebenenfalls Ihren Gepflogenheiten anpassen:

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Expressartikel Falls für einen Lieferanten mehrere Artikel in einer offenen Bestellung erfasst sind, jedoch noch nicht alle bestellt werden sollen, so können die dringenden Artikel mit dem Express-Flag gekennzeichnet werden:

Beim Auslösen der schriftlichen Bestellungen oder bei der XML-Übermittlung an Galexis können auf Wunsch ausschliesslich diese Artikel bestellt werden. Die restlichen Artikel verbleiben in der offenen Bestellung. Option bei schriftlicher Bestellung:

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Option bei XML-Übermittlung:-

Totale anzeigen Der Button „Totale anzeigen“ zeigt das Total aller Bestellzeilen und das Total für den Lieferanten der markierten Bestellzeile:

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Bestellvergangenheit anzeigen

Rabatte je Artikel Falls Rabatte pro Artikel hinterlegt wurden, so werden diese für die in der Bestellung erfassten Artikel angezeigt. Die Rabatte können unter “Stammdatenverwaltung/ Lagerdaten 2/ Rabatte“ definiert werden (1.4.2.6) Bsp: Für Addamel wurde eine Bestellzeile mit 4 VE erfasst. Beim Klicken auf „Rabatte je Artikel“ werden die aktiven Rabatte angezeigt.

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Via Button „Liste“ wird die Liste der Artikelrabatte gedruckt. Die gewünschte Rabattstufe kann via „Vorschlag“ gewählt werden. Anschliessend wird die Mindestbestellmenge angezeigt. Sie kann bei Bedarf modifiziert werden. Mit „Bestätigen“ wird sie übernommen. Es ist zudem möglich, diese Menge als Standardbestellmenge ins Lager zu übernehmen, indem man ein Häkchen setzt.

Resultat:

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Rabatte je Lieferant Falls Rabatte pro Lieferant hinterlegt wurden, so werden diese für die in der Bestellung erfassten Artikel angezeigt. In der Spalte Differenz erscheint die fehlende Summe zum Erreichen der Rabattgrenze.

Via Button „Liste“ wird die Liste der Lieferantenrabatte gedruckt. Diese Rabatte können ebenfalls unter “Stammdatenverwaltung/ Lagerdaten 2/ Rabatte“ festgelegt werden (1.4.2.6)

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Nur offene Bestellungen eines Lieferanten anzeigen Mittels Button „Alle / XYZ“ können Sie sich ausschliesslich die offenen Bestellungen für den markierten Lieferanten ansehen. In nachfolgendem Beispiel ist eine Zeile für Lieferant 001 markiert: Wenn Sie erneut auf den Button klicken, werden wieder alle Bestellzeilen angezeigt.

Prüfen Kleinmengenzuschlag Hier werden die Lieferanten angezeigt, bei denen aufgrund zu geringer Bestellmenge ein Kleinmengenzuschlag zu erwarten ist:

Sie können die Bestellung ergänzen via Button „Bestellung XYZ“ (nur die Bestellungen dieses Kunden anzeigen) oder via Button „Alle Bestellungen“. Auch nach Klicken auf „Beenden“ können Sie die Bestellungen beliebig erweitern.

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Die Kleinmengenzuschläge werden in der Lieferantentabelle Prog.1.4.1.2 vordefiniert:

Management Reserveoption, hat aktuell noch keine Funktion. Stand April 2014

Schriftliche Bestellung

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Die schriftliche Bestellung führt die offenen Bestellungen aus und weist diesen eine eindeutige Bestellnummer zu. Danach können falsch erfasste Mengen im Wareneingang korrigiert werden. Wareneingänge können nur für ausgeführte Bestellungen gemacht werden. Gewünschten Artikeltyp und Lieferanten eingeben. Die Eingabe des Lieferantenkürzels ZZZ ermöglicht es, die offenen Bestellungen aller Lieferanten gleichzeitig auszuführen/auszudrucken. Dabei kann man den Ausdruck der Bestellungen welche per Modem/Fax übermittelt werden auf Wunsch unterdrücken, in dem man die Fragen "Lief. mit Modem Übertragung / Fax Übertragung inbegriffen?" mit "N" für nein beantwortet. Mit „OK“ wird die Bestellung ausgedruckt. Bei Bedarf kann die schriftliche Bestellung auf die Express-Artikel begrenzt werden.

Beim Ausführen der Bestellung für einen einzelnen Lieferanten öffnet sich folgendes Fenster:

Die vier Bemerkungszeilen können 2 Ursprünge haben:

1. Im Programm “Lieferanten“ (1.4.1.2, Default Text) können sie für jeden einzelnen Lieferanten individuell hinterlegt werden. Der Eintrag beträgt maximal 4 Zeilen, wobei die

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erste und die zweite Zeile getrennt von der dritten und der vierten Zeile zu betrachten sind (Bedeutung siehe weiter unten).

2. Für Lieferanten, die keinen spezifischen Bestelltext haben besteht die Möglichkeit, einen allgemeingültigen Default Text zu kreieren, der dann automatisch vorgeschlagen wird. Er wird direkt bei der schriftlichen Bestellung eingefügt und durch Anklicken des Buttons „Als Standard Text“ abgespeichert. Wird der neu erfasste Bestelltext lediglich durch „OK“ bestätigt, so gilt er nur für diese eine Bestellung.

Auf Wunsch können die Bemerkungen auf dem Dokument und die Anzahl der auszudruckenden Kopien temporär geändert werden. In diesem Fall nach der Textänderung direkt auf "ESC" drücken und nicht auf „Als Standard Text“. Durch klicken auf "OK" wird die Anzahl Kopien und der Bestelltext für diese Bestellnummer gespeichert: Nachträgliche Ausdrucke dieser Bestellung sind in der Anzahl Kopien und im Bestelltext identisch. Wird für einen Lieferanten der Default-Text nur für Zeile eins und zwei oder Zeile drei und vier definiert, so werden die fehlenden zwei Zeilen bei einer Bestellung automatisch mit dem allgemein Defaulttext ergänzt. Ist dies nicht erwünscht, so muss in die fehlende Zeile im Lieferanten- spezifischen Text ein Zeichen z.B ein Punkt gesetzt werden. Sobald ein Text auf einer der vier Zeilen erfasst wird, gilt in jedem Fall die dort angegebene Anzahl Kopien. Ist kein lieferantenspezifischer Text vorhanden, gilt die im allgem. Defaulttext angegebene Anzahl Kopien. Das Feld „Bestellkennung“ kann mit einer frei wählbaren 3-stelligen Kennung versehen werden. Diese Kennung wird mit den übrigen Bestelldaten abgelegt und auf gedruckten Belegen (Bestellung, Bestellliste, offene Bestellung usw.) ausgewiesen. (Beispiele im Handbuch „Bestellkennung“) Bemerkung : Nachträgliche Änderungen der Bestellmengen sind auch möglich unter Prog.1.3.1.15 Anpassen Bestellmenge. Dies jedoch nur, solange noch keine erhaltenen Mengen im Wareneingang eingetragen wurden.

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Bestellübermittlung an Galexis

XML-Übermittlung der erfassten Galexis-Bestellungen.

Zur Bestellübermittlung die betreffende Zeile markieren und F5 drücken. Im Anschluss erhalten Sie eine Bestellbestätigung :

Bei Wunsch um Rückruf oder Übermittlung von „nur Expressartikeln“ ankreuzen.

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Sie finden hier die gesamte Bestellung aufgelistet und sehen, welche Artikel sofort, welche mit Verzögerung und welche gar nicht geliefert werden können. Artikelzeilen in schwarzer Farbe werden (ev. mit zeitlicher Verzögerung, wenn in Nota) ausgeliefert; diese Artikel sind alle in der Spalte „Akzept. ?“ mit true markiert. Artikelzeilen in roter Farbe werden nicht ausgeliefert; ein erläuternder Kommentar findet sich in der Spalte „Meldung“ oder links am unteren Bildschirmrand. Diese Artikel sind in der Spalte „Akzept.?“ mit false markiert. Am unteren rechten Bildschirmrand finden Sie die Zusammenfassung der übermittelten und ignorierten Bestellzeilen. Die Spalten „Bestellt“, „Fakt.“ Und „Gelief.“ geben die bestellten, fakturierten und gelieferten Mengen wieder. Im Falle eines Bonus ist die Anzahl gelieferter Artikel grösser als die Anzahl bestellter bzw. fakturierter Artikel. Die Spalte „Verfügbar“ gibt an, ob ein Artikel umgehend oder erst später (=later) geliefert werden kann. Ist die Bestellübermittlung erfolgreich, so sind die Bestelldaten unter Prog. 1.3.1.3 laufende Bestellungen einsehbar und der Lagereingang kann via Wareneingang verbucht werden. Ggf. nicht lieferbare Artikel, die in der Bestellung figurieren, sind mit „0“ in der Spalte „erhaltene Menge“ im Wareneingang zu quittieren. Verhalten bei Übermittlungsfehlern: Sollte die Übermittlung aus irgendwelchen Gründen (z.B. Serverproblem bei Galexis) nicht möglich sein, so erscheint eine Fehlermeldung am Bildschirm. Durch Drücken des Buttons OK kehren Sie ins Menü zurück.

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Bitte senden Sie uns einen Printscreen mit der genauen Fehlermeldung, falls die Übermittlung nicht geklappt hat:

Die Übermittlung kann unter Basissystem/Bestellwesen/Übermittlungswiederholung XML (Galexis) wiederholt werden:

War die Übermittlung erfolgreich, so erfolgt wie oben geschildert die Bestellbestätigung. Andernfalls würde wieder eine Fehleranzeige erfolgen.

Bestellübermittlung an Voigt Diese Übermittlungsart erstellt aus einer Lieferantenbestellung eine Textdatei. Dazu muss beim Parameter „Modemübermittlung“ in der Lieferantendatei (Prog. 1.4.1.2) ein V gesetzt sein.

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Zur Bestellübermittlung die betreffende Zeile markieren und F5 drücken. Es öffnet sich folgendes Editor-Fenster:

Der Dateiname besteht aus der Bezeichnung „VoigtOrder“ plus Datum und Uhrzeit“. Das Textfeld enthält pro Ziele einen Pharmacode plus die dazugehörende Bestellmenge. Der Inhalt des Testfeldes kann mit Hilfe der Standard Windows Kopierfunktionen in die Internet-Onlinebestellung von Voigt eingefügt werden. Die .txt Datei wird im PUSER-Verzeichnis des APH-Laufwerkes automatisch bis zum Erstellen der nächsten Bestellung gespeichert. Die darauf folgende Voigt-Bestellung überschreibt diese Datei. Bei diesem Vorgang wird das Bestellformular nicht automatisch ausgedruckt. Es wird lediglich im Hintergrund erstellt und kann bei Bedarf nachgedruckt werden.

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Import Densodaten Die Artikel einer mittels Barcodeleser erfasste Kundenbestellung können nach dem Einlesen in die offenen Lieferantenbestellungen importiert werden: Die letzten importieren Kundenbestellungen werden zur Auswahl angezeigt:

Durch Doppelklick wird die gewünschte Bestellung ausgewählt:

Mittels Button „Importieren“ werden die Artikel in die offene Lieferantenbestellung eingelesen. Falls nicht alle Artikel importiert werden können, lässt sich das Fehler-Log anzeigen:

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Bemerkung für APH-Support 14.04.14: Matrix 9198 open.

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