Manuskripte DEBITOREN ERPaaS IPT Unterricht

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IPT-Modul: Klassenkassenführung mit ERPaas Debitoren 1 1 Modul Debitorenmodul 1 Modul Debitorenmodul ...............................................................................................................................1 1.1 Debitoren erfassen .............................................................................................................................3 1.2 Zahlungen (manuelle Eingänge) erfassen ..........................................................................................4 1.3 Vorauszahlungen erfassen .................................................................................................................6 1.4 Debitoreneinzelkonto einsehen ....................................................................................................... 12 1.5 Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU................................................................................... 14 1.6 Grundsätzliche Überlegungen / Prozesse ....................................................................................... 16 1.6.1 Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen ........................................................ 16 1.6.2 Keine Rechnungen ohne visierte Vorgängerformulare ........................................................... 16 1.7 Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen ............................................................... 17 Abbildung 1: Debitoren erfassen............................................................................................................................................................... 3 Abbildung 2: Debitoren offene Posten ..................................................................................................... 4 Abbildung 3: Debitoren Zahlkonto wählen ................................................................................................. 5 Abbildung 4: Debitoren Buchungen in OP und FIBU ...................................................................................... 5 Abbildung 5: Menü Vorauszahlungen wählen ............................................................................................. 6 Abbildung 6: Vorauszahlungsdaten ........................................................................................................ 7 Abbildung 7: Steuerfrei! .................................................................................................................... 7 Abbildung 8: Zahlugnskonto ............................................................................................................... 8 Abbildung 9: FIBU Verbuchung der Zahlung .............................................................................................. 9 Abbildung 10: Buchungstext ............................................................................................................. 10 Abbildung 11: Buchungsvorgang und Hauptbuch ....................................................................................... 10 Abbildung 12: Ausdruck Hauptbuchjournal .............................................................................................. 11 Abbildung 13: Selektion Debitor für Kontoeinsicht ....................................................................................... 12 Abbildung 14: Debitoreneinzelkonto ..................................................................................................... 13 Abbildung 15: Postkonto wählen......................................................................................................... 14 Abbildung 16: Einblick Postkonto ........................................................................................................ 15 Abbildung 17: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto) ................................................................................ 15 Abbildung 18: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen .......................................................................... 16 Abbildung 19: Kunde wählen ............................................................................................................ 17 Abbildung 20: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen Debitors .................................................................... 18 Abbildung 21: Verrechnungstext ......................................................................................................... 18 Abbildung 22: Verrechnungsfenster ..................................................................................................... 19 Abbildung 23: Gewählte Verrechnung ................................................................................................... 20 Abbildung 24: Verrechnung in die FIBU verbuchen...................................................................................... 20 Abbildung 25: Hauptbuchauszug ........................................................................................................ 21 Abbildung 26: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile ...................................................................................... 22 Abbildung 27: Debitorenkonto (FIBU) .................................................................................................... 23 Abbildung 28: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen .......................................................................... 23

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Manuskripte Debitoren ERPaaS IPT Unterricht Schritt für Schritt Anleitung des Debitorenmoduls von Europa3000 ERPaaS

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  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 1

    1 Modul Debitorenmodul

    1 Modul Debitorenmodul ...............................................................................................................................1

    1.1 Debitoren erfassen .............................................................................................................................3

    1.2 Zahlungen (manuelle Eingnge) erfassen ..........................................................................................4

    1.3 Vorauszahlungen erfassen .................................................................................................................6

    1.4 Debitoreneinzelkonto einsehen ....................................................................................................... 12

    1.5 Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU ................................................................................... 14

    1.6 Grundstzliche berlegungen / Prozesse ....................................................................................... 16

    1.6.1 Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen ........................................................ 16

    1.6.2 Keine Rechnungen ohne visierte Vorgngerformulare ........................................................... 16

    1.7 Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen ............................................................... 17

    Abbildung 1: Debitoren erfassen............................................................................................................................................................... 3 Abbildung 2: Debitoren offene Posten ..................................................................................................... 4 Abbildung 3: Debitoren Zahlkonto whlen ................................................................................................. 5 Abbildung 4: Debitoren Buchungen in OP und FIBU ...................................................................................... 5 Abbildung 5: Men Vorauszahlungen whlen ............................................................................................. 6 Abbildung 6: Vorauszahlungsdaten ........................................................................................................ 7 Abbildung 7: Steuerfrei! .................................................................................................................... 7 Abbildung 8: Zahlugnskonto ............................................................................................................... 8 Abbildung 9: FIBU Verbuchung der Zahlung .............................................................................................. 9 Abbildung 10: Buchungstext ............................................................................................................. 10 Abbildung 11: Buchungsvorgang und Hauptbuch ....................................................................................... 10 Abbildung 12: Ausdruck Hauptbuchjournal .............................................................................................. 11 Abbildung 13: Selektion Debitor fr Kontoeinsicht ....................................................................................... 12 Abbildung 14: Debitoreneinzelkonto ..................................................................................................... 13 Abbildung 15: Postkonto whlen ......................................................................................................... 14 Abbildung 16: Einblick Postkonto ........................................................................................................ 15 Abbildung 17: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto) ................................................................................ 15 Abbildung 18: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen .......................................................................... 16 Abbildung 19: Kunde whlen ............................................................................................................ 17 Abbildung 20: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen Debitors .................................................................... 18 Abbildung 21: Verrechnungstext ......................................................................................................... 18 Abbildung 22: Verrechnungsfenster ..................................................................................................... 19 Abbildung 23: Gewhlte Verrechnung ................................................................................................... 20 Abbildung 24: Verrechnung in die FIBU verbuchen ...................................................................................... 20 Abbildung 25: Hauptbuchauszug ........................................................................................................ 21 Abbildung 26: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile ...................................................................................... 22 Abbildung 27: Debitorenkonto (FIBU) .................................................................................................... 23 Abbildung 28: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen .......................................................................... 23

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 2

    Prozess-

    schritt

    Aufgaben / Ttigkeiten / Ziele Kapitel Status

    (erledigt/offen)

    1 Kontrolle der Debitorenkonti

    Adr.

    1.3

    2 - Gesamtbersicht gewinnen im Prozess

    Rechnungen/Debitoreneinzelkonti/ Debtito

    ren/FIBU/Zahlungen/ Debitoreneinzelkonti/

    Debtitoren/FIBU

    - Konkrete Fakturierungen vornehmen (Sprach-

    aufenthalt Brest: Reisekosten und Aufenthalt)

    - Konkrete Zahlungseingnge verbuche

    (Sprachaufenthalt Brest: Reisekosten und

    Aufenthalt)

    Fakt.

    1.1-1.4

    Deb.

    1.2

    3 - Theorieblock Revision

    4 - Debitoren Anzahlungen erfassen Deb.

    1.3

    5 - Debitorenkontrolle Deb.

    1.4

    Arbeitsschritte erledigt:

    Datum:

    Unterschriften Teammitglieder:

    Controlling:

    Datum:

    Unterschriften

    FEL: ______________________________ PLA: ______________________________

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 3

    1.1 Debitoren erfassen

    ber den Menpunkt Debitorendaten bearbeiten knnen mittels Adressen die S als Debitoren angemeldet werden. Es mssen also die Adressen vorgngig bereits erfasst sein.

    Abbildung 1: Debitoren erfassen

    Bei den Debitorendaten sind zu erfassen: Debitorenkonto: 1050 Zahlungskonditionen: 30 Tage netto MWST-Code: 5 steuerfrei

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 4

    1.2 Zahlungen (manuelle Eingnge) erfassen

    Beispiel: Der Debitor Planzer hat eine Zahlung von CHF 38.auf das Postkonto geleistet. Unter 1 Debitoren-Zahlungseingnge, 1 manuelle Eingnge kann der Debitor (anlaog Adressmodul) aufgerufen werden. Automatisch werden die offenen Posten des Debitors Planzer angezeigt.

    Abbildung 2: Debitoren offene Posten

    Es knnen nur Zahlungen erfasst werden, wenn eine offene Position vorliegt. Sonst ist ber Vorauszahlungen, Kap. 1.3, zu buchen.

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 5

    Nun kann die offene Position gewhlt werden. Es ffnen sich die Fenster gemss nach-foglender Abbildung:

    Abbildung 3: Debitoren Zahlkonto whlen

    Im nachfolgend abgebildeten Fenster ist die Verbuchung in die Offen-Posten (Debitoren-einzelkonti) und in die FIBU zu whlen.

    Abbildung 4: Debitoren Buchungen in OP und FIBU

    Danach sind Buchungen ins Hauptbuch eintragen zu lassen. Das Hauptbuch kann als PDF-Dokument gedruckt werden.

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 6

    1.3 Vorauszahlungen erfassen

    Beispiel: Serienbrief hat zur Vorauszahlung von CHF 680.-- aufgefordert. Die Zahlung ist nun ein-gegangen (Gutschriftsanzeige Post/Bank) Unter dem Menpunkt Debitoren-Zahlungseingnge/Vorauszahlungen kann mittels F1 die Debitorenadresse gefunden werden. (Das Vorauszahlungkonto muss in den Grunddaten erstellt worden sein.) Men: Vorauszahlungen

    Abbildung 5: Men Vorauszahlungen whlen

    ber die Adresse (suche mit F1) wird die Vorauszahlung erfasst

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 7

    Nun sind Vorauszahlungsbetrag, Datum und Text einzugeben. Das Vorauszahlungskonto sollte mit 2013 automatisch eingetragen sein, wenn die Grundeinstellungen Sonstige Konti korrekt sind. Steuerfrei und dann noch das Zahlungskonto erkennen

    Abbildung 6: Vorauszahlungsdaten

    Abbildung 7: Steuerfrei!

    Der MWST-Code 05 Steuerfrei ist zu whlen.

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 8

    Nun ist das Zahlungskonto zu whlen und die Daten abzuspeichern!

    Abbildung 8: Zahlugnskonto

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 9

    Nun mssen die Zahlungen in die FIBU verbucht werden! Falls dieser Prozessteil aus Versehen ausgelassen wrde, kann er auch nachtrglich vorgenommen werden.

    Abbildung 9: FIBU Verbuchung der Zahlung

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 10

    Mittels Schnittstelle wird die Zahlung nun in der FIBU und auch im Debitoreneinzelkonto korrekt verbucht.

    Abbildung 10: Buchungstext

    Die Buchungen sind nun ins Hauptbuch einzutragen und das Hauptbuch kann als PDF gedruckt werden.

    Abbildung 11: Buchungsvorgang und Hauptbuch

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 11

    Abbildung 12: Ausdruck Hauptbuchjournal

    Die PDF-Ausdrucke sind in der Dropbox abzulegen und mit regelmssigen Backups zu sichern. Auch hier gelten die Buchhaltungsvorgaben:

    a) Ohne Beleg keine Buchung b) Fr alle Bewegungen werden mindestens PDF-Dokumente erstellt, korrekt gespei-

    chert und mittels Backup abgesichert. c) Die Dokumente sind gemss Anleitungen der LP im Ordner abzulegen.

    Nun sollten die Buchungen sowohl im einzelnen Debitorenkonto als auch in der FIBU sichtbar sein:

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 12

    1.4 Debitoreneinzelkonto einsehen

    ber den menpunkt Debitorenkonto/einzelner Kunde kann nun das Debitorenkonto einesehen werden:

    Abbildung 13: Selektion Debitor fr Kontoeinsicht

    Die Wahlmglichkeiten sind auf Debitoren und Adressnummern zu setzen. Beachte die vielfltigen Selektionsmglichkeiten, die bei sehr vielen Geschftsfllen in der Praxis sehr hilfreich sind. Die Selektionsmglichkeiten sind in allen Modulen und ber alle Menpunkte gleich aufgebaut.

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 13

    Abbildung 14: Debitoreneinzelkonto

    Das Debtorenkonto zeigt am 4.1.13 die Gutschrift der Vorauszahlung. Man sieht zudem, dass am 3.1.13 bereits eine Vorauszahlung von CHF 680. verbucht wurde und auch eine Belastung von CHF 38.- gettigt wurde. Planzer Benno hat als noch ein Guthaben von CHF 762.--. Das Guthaben ist jeweils auf der Totalzeile als Saldo ersichtlich.

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 14

    1.5 Auswirkungen der Bewegungen in der FIBU

    In der FIBU kontrollieren wir nun die folgenden Konti: 1020 Post 1050 Debitoren 2030 Vorauszahlungen Kunden

    Abbildung 15: Postkonto whlen

    Die Konto sind einfach zu selektieren und anzuzeigen. Ebenfalls kann ein Bildschirm oder PDF-Ausdruck angefertigt werden:

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 15

    Abbildung 16: Einblick Postkonto

    Das Postkonto zeigt beide berweisungen!

    Abbildung 17: Debitorenkonto (FIBU, nicht Einzelkonto)

    Im Debitorenkonto sehen wir fr die Kundenbelastung die Buchung. Die Vorauszahlung hat in diesem Konto nichts verloren. Das Debitoreneinzelkonto ist fhig die Positionen aus mehreren FIBU-Konti korrekt anzuzeigen.

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 16

    Abbildung 18: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen

    Die Kundenanzahlungen sind im Konto 2013 sichtbar. Aus unserer Sicht sind es ja Schul-den, die die Klassenkasse gegenber den S/Eltern hat (Vorauszahlungen der S/Eltern). Wir geben ja keinen Kredit!!

    1.6 Grundstzliche berlegungen / Prozesse

    1.6.1 Vorauszahlungsaufforderungen sind keine Rechnungen

    Die Debitorenverwaltung fhren wir manuell, da wir mittels Serienbriefen zu den Voraus-zahlungen auffordern. Weil wir fr die Vorauszahlungen keine Rechnungen im System erstellen, fhren wir das Mahnwesen nicht automatisch. Manuell kontrollieren wir aber den Zahlugnseingang der Vorauszahlungen und mahnen gemss den im Unterricht festgee-legten Mahnstufen strikte. Ziel: Kein Debitoreneinzelkonto weist einen Minussaldo auf. Sobald die Saldo abnehmen sind weitere, klassenweise oder Bezugsgruppenweise Vo-rauszahlungen einzufordern.

    1.6.2 Keine Rechnungen ohne visierte Vorgngerformulare

    Es werden gelieferte Artikel oder bezogene Dienstleistungen in Rechnung gestellt. Die Bezugsscheine oder Lieferscheine sind von den Schlern zu visieren und werden von uns als Beweisstcke und Buchungsbelege fr die Fakturierung genutzt.. (Es knnten Rechnungen fr Aktonozahlungen erstellt werden. Dies macht aber nur fr projektorientierte Positionen sind: Z.B. Sprachaufenthalte mit Fremdwhrungsverrechnun-gen.)

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 17

    1.7 Rechnungen manuell mit Vorauszahlungen verrechenen

    Im Modul Debtioren Debitorenzahlungseingnge/Manuelle Eingnge kann der Schler ausgewhlt werden, fr den wir eine bezogene und fakturierte Leistung/Artikel mit seinen Vorauszahlungen verrechnen wollen. ber die Adressnummer wird der Debitor ausge-whlt.

    Abbildung 19: Kunde whlen

    .

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 18

    Dann werden die offenen Positionen gezeigt:

    Abbildung 20: Anzeige aller offenen Posten des jeweiligen Debitors

    Die zu verrechnende Position ist zu whlen. Und dann ber das kleine Men oder F2 das Verrechnungsfenster zu erzwingen:

    Abbildung 21: Verrechnungstext

    Mit der Weitertaste kommt man zum folgenden Fenster:

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 19

    Abbildung 22: Verrechnungsfenster

    Auf der offenen Position mit der Tap-Taste das Verrechnungsfenster erzwingen und dann dort die Vorauszahlungsposition, mit der man verrechnen will, whlen (Hckchen setzen):

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 20

    Abbildung 23: Gewhlte Verrechnung

    Belege abspeichern lassen und danach verbuchen:

    Abbildung 24: Verrechnung in die FIBU verbuchen

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 21

    Abbildung 25: Hauptbuchauszug

    Die Positionen wurden richtig verbucht. Der Einzelkontoauszug zeigt, dass von den Anzahlungen noch CHF 341.20 fr zuknftige Verrechnungen zur Verfgung stehen. Siehe Saldo auf der Totalzeile im nachfolgenden Einzeldebitorenkonto-Auszug.

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 22

    Abbildung 26: Debitoreneinzelkonto mit Totalzeile

  • IPT-Modul: Klassenkassenfhrung mit ERPaas Debitoren 23

    Das Debitorenkonto zeigt, dass keine Debitorenausstnde vorhanden sind.

    Abbildung 27: Debitorenkonto (FIBU)

    Die Vorauszahlungsguthaben des S Planzer werden mit CHF 341.20 korrekt ausgewie-sen.

    Abbildung 28: Vorauszahlungen auf dem Konto Anzahlungen