Maria Akhavan / Angelika Radatus / Annette Rampel (Hrsg.)

Handbuch Sekretariat und Office-Management

Maria Akhavan / Angelika Rodatus Annette Rompel

Handbuch Sekretariat und Office-Management Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management

3. überarbeitete und erweiterte Auflage

•GABLER

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbiblioth ek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaill ierte bibliografische Daten sind im Internet über -chttpz/dnb.d-nb.d ec- abrufbar,

3. überarbeitete und erweiterte Auf lage 2010

Alle Rechte vorbehalten © Gabler Verlag ISpringer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2010 Lektorat: Annette Rompe!

Gabler Verlag ist eine Marke von Springer Fachmedien. Springe r Fachmedien ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Seience-Business Media. www.gabler.de

Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrecht lich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zust immung des Verlags unzulässi g und strafb ar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und d ie Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen .

Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.

Umschl aggestaltung: Künke lLopka Medienentwick lung, Heidelberg Druck und buchbinderische Verarbeitung: MercedesDruck, Berlin Gedruc kt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Printed in Germany

ISBN 978-3-8349 -2108-6

Vorwort zur 3. Auflage

Zu allen Zeiten waren Menschen in Welt, Wirtschaft und Unternehmen bestrebt, voraus- schauend zu handeln, um Zukunft und Gegenwart erfolgreich zu gestalten. Doch Komplexität und Beschleunigung machen den Blick nach vorne heute ungleich schwerer als noch vor wenigen Jahren und Jahrzelmten: Das Internet bestimmt mehr denn je das untemehmerische Denken und Handeln, durch die Globalisienmg wachsen internationale Märkte zusammen, Dynamik löst Beständigkeit ab. Für den Arbeitsalltag von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfolgreich arbeitender Unternehmen hat das entscheidende Konsequenzen für den Arbeitsall- tag: Produkte und Aufgaben werden komplexer, Dienstleistungen umfassender, Strategien visionärer, Arbeitszeitmodelle flexibler.

Als Partner des Managements spüren Assistenzkräfte diese Entwicklungen besonders früh und besonders intensiv. Der Beruf der Sekretärin - in der Öffentlichkeit heute noch immer unterschätzt - erfordert hohe Flexibilität, Kreativität und in vielen Bereichen ein hohes Maß an Problemlösungskompetenz, denn nahezu jeder Tag birgt neuartige Aufgaben.

Dartiberhinaus tragen Sekretärinnen und Assistentinnen ein hohes Maß an Verantwortung: Sie sind Bestandteil des gesamten Kommunikationsprozesses der Untemehmensfühnmg - und somit durch ihre direkten Vorgesetzten in den Führungsprozess aktiv mit einbezogen. Des- halb benötigen Office-Managerinnen ein hohes Verständnis für und Kenntnisse von innero- ganisatorischen Zusammenhängen und Fakten. Zwar entscheidet das Management nach wie vor, was gemacht wird, aber wie etwas gemacht wird, darauf haben Office-Managerinnen allergrößten Einfluss. Und nicht selten ist das "Wie" entscheidender für den Erfolg als das

"Was".

Viele Chefs sehen ihre engste Mitarbeiterin als berufliche Partnerin, die Entscheidungen widerspiegelt, Menschen und ihre Motive einschätzt und Unternehmensabläufe im Kopf hat. Sie muss mitdenken, die Organisation und den Markt kennen und entscheidungsklug handeln. Auf diese Weise werden Assistenzkräfte zu Beratern ihrer Vorgesetzten, die ihre Aufgaben auf gleichem Niveau erfüllen wie das Management selbst. Das ist der Anspruch, den die modeme Arbeitswelt an sie stellt.

Nach vergleichsweise kurzer Zeit erscheint nun bereits die 3. Auflage des Werkes Handbuch Sekretariat und Office-Management in aktualisierter und erweiterter Form. Die hohe Nach- frage beweist, dass das Werk zum übergreifenden Nachschlagewerk für Sekretärinnen und Assistentinnen geworden ist. Mittlerweile 35 Expertinnen und Experten geben ihre persönli- chen Erfahnmgen in ihrem Fachgebiet weiter und beschreiben praxisnahe Problemlösungen, mit denen Office-Managerinnen ihren Arbeitsalltag noch effizienter bestreiten können. Alle

6 Vorwort zur 3. AUflage

Beiträge wurden für diese Auflage - sofern aktualisierungsbedürftig - überarbeitet und geben

Assistenzk:räften praktische Werkzeuge für jeden Arbeitsbereich mit an die Hand.

Da gibt es beispielsweise die Aufgabe der Infonnationsmanagerin, die Aktuelles sicherstellt und zielgerichtet selektieren muss. Hier lauem zahlreiche Fallen und Zeitfresser, sowohl bei der Infonnationsweitergabe als auch beim Medium selbst.

Bedeutend ist auch der Auftrag der Entscheidungsvorbereitung für den Chef. Als Motor für kluge und sclmelle Entscheidungen muss die Assistentin wissen, welche Entscheidungen notwendig sind, um dem Chef zeitnah die wirklich relevanten Informationen vorzulegen.

Um die Vorgesetzten in der Fühnmgsarbeit zu unterstützen, benötigen Assistentinnen eine fundierte Wissensgnmdlage in der Mitarbeiterführung und im Bereich Arbeitsrecht. Assis- tenzkräfte müssen mit ihren Chefs außerdem genau besprechen, wie welcher Mitarbeiter "angepackt" werden sollte. Gemeinsame Überlegungen können den Vorgesetzten in diesem Aufgabenbereich enorm entlasten. Denn letztendlich führt jeder Chef seine Mitarbeiter in hohem Maß auch über das Sekretariat.

Und weil wir immer mehr und immer präzisere Arbeit in immer kürzerer Zeit leisten, müssen wir unseren gegebenen Zeitrahmen möglichst effektiv ausnutzen. Die Lösung ist ein profes- sionelles Zeitmanagement, das vor allem im Sekretariat vonnöten ist, wo täglich ein hoher Anteil unplanbarer Aspekte den Arbeitsablauf bestimmt.

Der wertvolle Umgang mit Zeit und den eigenen Ressourcen spielt übrigens nicht nur wäh- rend der Arbeitszeit eine Rolle. Das erweiterte Kapitel .Beyond work" informiert detailliert über gesundheitliche und finanzielle Vorsorge für berufstätige Frauen und über Weiterbil- dungsmöglichkeiten und Konzepte für lebenslanges Lernen. Neu in der 3. Auflage sind neben den Literaturempfehlungen auch Linktipps zu denjeweiligen Themen- und Arbeitsbereichen.

Der Inhalt dieses Buches zeigt, dass die Herausforderungen an Office-Managerinnen nach wie vor spannend sind und immer wieder neue Entwicklungsmöglichkeiten bergen. Es soll

engagierten und begeisterten Assistenzkräften dabei helfen, ihre Tätigkeit immer wieder neu zu definieren, um mit den sich verändernden Stellenanfordenmgen mitzuwachsen und uner- müdlich dazuzulernen.

Viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft wünschen Ihnen

MariaAkhavan, Angelika Rodatus und Annette Rompel

Wiesbaden und München im April 2010

Inhaltsverzeichnis

Vorwort zur 3. Auflage 5

Teil I Büroorganisation

Aufgaben- und Arbeitsplatwrganisation 13 Jutta R. Buchwald

Beschaffungsmanagement 35 Alexandra Kreuzpointner / RalfReißer

Informations- und Ablagemanagement 48 Martina Müll-Schnurr

Intranet Office-Handbuch 67

Irmtraud Schmitt

Weiterführende Quellen 82

Teil 11 Korrespondenz

Die neue Geschäftskorrespondenz - professionell, kundenorientiert,

abwechslungsreich 85 Jutta Sauer

Korrespondenz und Corporate Identity 120 WolfScholz

8 Inhaltsverzeichnis

E-Mail-Management 133

Margret Degener

Protokollfüluung 145 Christa Waltenberger

Weiterfülrrende Quellen 165

Teil 111 Chefentlastung

Tenninmanagement mit Microsoft Office Outlook 169 BIke Vender

Teamarbeit 185 Sibylle May

Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend 200 Anita Hermann-Ruess

Travel-Management 221 Andrea Zimmermann

Event-Management 251 Melanie von Graeve

Entscheidungsvorbereitung für den Chef 273 Susanne Westphal

Weiterfülrrende Quellen 287

Teil IV Kommunikation

Telefonkommunikation im Sekretariat 291 Ursula Mahler

Informationsmanagement 311 VaIentinaAIbers

Inhaltsverzeichnis 9

Konfliktmanagement 321 Carolin Fey

Moderierte Meetings gewinnen immer 337 Denise Maurer

Gesprächsfüluung 351 Birgit Preuß-Scheuerle

Interkulturelle Kompetenz 365 utu Wilken

Weiterführende Quellen 376

Teil V Assistenz im Management

Projektmanagement 379 Margit Gäljens-Reuter

Fühnmgswissen im Sekretariat 400 Matthias Siebert

Rechtswissen im Sekretariat 419 Stephanie Kaufmann

Controlling-Wissen für Sekretärinnen 451 Enrico Karl Heim

Managementwissen im Sekretariat 460 Petra Lumblatt

Weiterführende Quellen 473

Teil VI Selbstmanagement

Zeit, Ziele, Zuversicht 477 Brigitte Jahn

10 Inhaltsverzeichnis

Kreativitätstechniken 493

Thorsten Schildt

Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen 508 Oliver Geisseihart

Stil & Etikette im Büro 528

Gabriele Krisehel

Selbst ist die Power-Frau 545

Judith Przibill

Selbstmarketing für Assistentinnen 556

Isabel Nitzsche

We