1Supply Chain Insight Transportausschreibung

MAXIMALERERFOLG BEITRANSPORTAUSSCHREIBUNGEN

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10 Tipps wie Sie Ihre Transporte mit maximalem Erfolg ausschreibenIn diesem Whitepaper finden Sie nützliche Informationen für die erfolgreiche Durchführung Ihrer Transportausschreibung. Die Hinweise und Tipps sind aus jahrelanger Erfahrung bei der Beratung und Begleitung unserer Kunden in den verschiedensten Ausschreibungsprojekten entstanden.

Dabei haben sich – so unterschiedlich und individuell die einzelnen Projekte auch sein mögen – einige allgemeine Bestandteile eines Tenders herauskris-tallisiert, die einen größeren Nutzen des Projekts garantieren.

Außerdem enthält das Whitepaper einige Tipps, Grafiken und Dokumente, die einzelne Aspekte vertiefen.

Setzen Sie klare Ziele: Was soll mit der Ausschreibung erreicht werden?

Bevor Sie den Ausschreibungsprozess starten, sollten Sie sich genau über-legen, was Sie mit dieser Maßnahme erreichen möchten:

Gehtesdarum,neueTransportdienstleisterzufinden? IsteinverändertesBeschaffungs-oderDistributionsszenarioder

Grund? BenötigenSieneueRatenfürauslaufendeKontrakte SollenvorallemdieFrachtkostenreduziertund/oder dieaktuellenMarktpreiseüberprüftwerden? WelchesonstigenGründebestehenfürdiegeplanteAusschreibung?

DieZielsetzung,dieSiemitdemProjektverfolgen,bestimmtnämlichdieweiterePlanungundGestaltungderAusschreibung.NurwennallePara-metervorherbestimmtunddurchdachtwurden,wirdderTenderdieop-timalenResultateerzielen.Denneine klare Zieldefinitionermöglicht esauchzumBeispiel,denKreisdereinzuladendenSpeditionenzubestim-menodersinnvollePaketeanRelationenzubildenundsodenRahmenfürdieAuswertungunddenVergleichdergewonnenenDatenzustrukturie-ren.

DefinierenSiedenrichtigenZeitpunkt:WannsolltenSie Ihre Ausschreibung durchführen?

AnalysierenSienachderZielsetzungsoweitvorabmöglichauchdasjewei-

ligeMarktumfeld,umAnhaltspunktefürdiePreisentwicklungimjeweili-

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genSegmentzuerhalten.SiesolltenhiereinenZeitpunktidentifizieren,der günstige Rahmenbedingungen gewährleistet. Soweit Sie nicht auf-grundauslaufenderVereinbarungenaneinenfixenZeitpunktgebundensind,könnenSiehierflexibelentsprechendderMarktsituationagieren.

Tipp:VerfolgenSiedieEntwicklungderMarktpreisemitdeneinschlägi-genMarktindizes,zumBeispielmitdemTransporeonTransportmarktra-dar(http://www.transportmarketradar.com)

Klarheitschaffen: Ist Ihre Netzwerkstruktur noch aktuell

DieWeltder Logistik ist inden letzten Jahren immerdynamischerund

schnelllebigergeworden.Dies isteineFolgedessen,wie sichdurchdieGlobalisierungauchdasSourcingundderAbsatzderProdukteschnellerverändertalsdasfrüherderFallwar.Dasbedeutetauch,dassdieBeschaf-fungs-undDistributionsprozesseimmerhäufigerüberprüftundangepasstwerdenmüssen.VoreinerAusschreibungistesdaherratsam,zunächstzuüberprüfen,obdieNetzwerkstrukturalssolcheunddiezugrundeliegen-denTransportlösungen(singletrips,roundtrips,milkrunsetc)nochpas-sen.

VielleichtmachtesSinn,einenProzesseinmalvonderQuelleherzuden-ken,stattvonderSenke,oderumgekehrt?StimmtdiederzeitigeAnzahlder eingesetzten Dienstleister pro Werk oder pro Empfangsland nochmitIhrenStrukturenüberein,liegtinderVeränderungdieserParametereventuellVerbesserungspotenzial?

LegenSiedenKreisderbeteiligtenSpeditionenfest:WelcheundwievieleDienstleisterwerdenbenötigt?

EsistsichersinnvollsichvorherGedankenüberdieAnzahldergewünsch-

ten bzw. benötigten Transportdienstleister zu machen. Dabei wird dierichtigeAnzahlderinvolviertenpotenziellenPartnerauchdurchdieein-gesetztenToolsundRessourcenbestimmt.WirddieAusschreibungmiteigenen„Bordmitteln“wieExcel-TabellenundTelefonbzw.E-Mail-Kom-munikation durchgeführt, sollte der Kreis der Beteiligten und der Aus-schreibungsumfangehergeringgehaltenwerden,damiteineBewertungundAbwicklungnochmitüberschaubaremAufwandzubewältigenist.

AuchbeimEinsatzeineroffenenFrachtenbörsesolltenSiewennmöglichnursehreinfacheAusschreibungenplatzieren.DennSiemüssenalleein-gehendenAngebotederoffenenAusschreibungverarbeiten,auchwennSiebereitsfrüherkennen,dassdieBewerbernichtdaspassendeundvonIhnengewünschteProfilaufweisen.

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niedrig mittel hochKomplexität

Frachten-börse

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Telefon | E-Mail

E-Sourcing | E-Tender

Manuelle Ausschreibung

(Excel)

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SetzenSiefürdieDurchführungderAusschreibungaufeinegeschlosseneAusschreibungsplattformwieTicontract,habenSiedenVorteil,dassdiesemithilfedesdorthinterlegten,detailliertenundgeprüftenDienstleister-profilseineVorqualifikationderBewerberermöglicht.AlleeinschlägigenLeistungsparameter(z.B.Equipment,Firmengröße,Relationen…)sindvondenDienstleisternbereitshinterlegtworden.Deshalb–undaufgrunddereinfacherenAuswertung–könnenSiehierdenKreisdereinzuladendenDienstleisterdurchausbreiteransetzen.DamitstehtIhneneinWegoffeneinebreitereBasisangeeigneterenPartnernzufindenundsodieErgeb-nistiefezuverbessern.

WeitererVorteilderAusschreibungsplattform:Es istkeineVeränderungderDatenstrukturenmöglich.SiedefinierendieStrukturundderDienst-leisterbietetaufdieserStrukturan.NursoistVergleichbarkeitsicherge-stellt!

Tipp:LadenSienachMöglichkeit immerauchihrebestehendenDienst-leisterzurneuenAusschreibungein.DiesistnichtnureinGebotderFair-ness,sondernführtimGesprächsprozessoftauchzuneuenErkenntnissenundeinemNeustartinderPartnerschaft.

Verschiedene Arten des Frachteinkaufs im Überblick

VorgeschalteteQualifizierung:PrüfenSiedieAnforderungenandieTransportpartner?

DieKriterienundAnforderungen,dieSieandieDienstleisterstellen,soll-tenSienichtzuengdefinieren.SoerhaltenSiesicheinbreitesSpektrumangeeignetenPartnern.Einzelfragen,wieetwaZahlungszieleetc.,kön-nenspäterverhandeltwerden.

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Eventuellmachtes Sinn, in FragekommendeDienstleister vorabdurchein individuellesQualifizierungsverfahren zu identifizieren.DieskönnenSiebeispielsweisedurcheinenvorgeschaltetenRFI(RequestforInforma-tion)erreichen.BeiderNutzungeinesgeeignetenAusschreibungstoolsisteinRFIeinfachundautomatisiertdurchzuführen.HierkönnenSiefürSiewichtigeInformationenwiez.B.diefürSiezurVerfügungstehendeKapa-zitätoderdieErfahrunginderZusammenarbeitmitmeinemUnterneh-menvorabermitteln.

PlanenSieRessourcenundZeitbedarf:WelchenUmfanghatdie Ausschreibung,welcheMittelstehenzurVerfügung?

KalkulierenSierealistisch,inwelchemZeitrahmenSiedieAusschreibungdurchführenkönnen.BeachtenSiedabeiSaisonspitzenundandereEng-pässewieetwaFerien-undUrlaubszeiten.DieDauerderAusschreibunghängtwesentlichvonfolgendenFaktorenab:

Umfang(Relationen,Verkehrsträger,Komplexität,ZahlderbeteiligtenDienstleisteretc.)

Internationalität (Zahl der involvierten Länder, Lieferanten, eigeneStandorteetc.)

Durchführung(konventionellmitExcel-Listen,mitFrachtenbörse,mitAusschreibungsplattform mit umfassenden Auswertungsfunktionenetc.)

Eigene Ressourcen (Teamgröße, zur Verfügung stehende Zeitfensteretc.)

Generell gilt, dass der zeitliche Aufwandmit elektronischen Ausschrei-bungsplattformenminimiertwird.DiesgiltfürdenAusschreibendenwiefürdieteilnehmendenUnternehmen,waswiederumdieBereitschaftderSpeditionen erhöht am Tender teilzunehmen. Denn die Plattform hilftviele Prozesse zu automatisieren und Eingabefehler zu vermeiden, derKommunikationsbedarfverringertsichunddieAuswertungderAngebotewirdvereinfacht.

Tipp:PrüfenSie,obdergewählteProzessRevisionssicherheitbietetbzw.wieSiedieseherstellenkönnen.InderRegelistheuteeinekompletteDo-kumentationallerAusschreibungsschritteaufgrundbestehenderCompli-ance-Richtlinien erforderlich. Elektronische AusschreibungsplattformenerfüllendieseAnforderung

StellenSieeininternesProjektteamzusammen: WerübernimmtwelcheFunktion?

AuchwennSieeineelektronischeAusschreibungsplattformnutzen:DiesereduziertzwardenAufwandgegenübermanuellerDurchführungderAus-schreibungerheblich.DennochsolltenSiedenAufwandfürdieAusschrei-bungnichtunterschätzen!Einunzureichendvorbereiteter(z.B.fehlende

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Mengenstrukturen) und durchgeführter Tenderwird auch nur entspre-chendeErgebnisseliefernkönnen.DeshalbsolltenSieunbedingteinTeammitzurVerfügungstehendenKräftenbildenundentsprechendkonkreteAufgabenvergeben.

IhrTenderbenötigtaktiveBetreuungüberdengesamtenZeitraum.LegenSiefest,werfürtenderspezifischeFragenderteilnehmendenSpediteurezurVerfügungsteht.Egal,wiegutsiedieAusschreibungvorbereiten–eswirdimmerRückfragengeben.Unddiesolltenzeitnahbeantwortetwer-den.ÜberlegenSie,werdiemöglichenFragenambestenbeantwortenkann.WennessichzumBeispielumeineneuropaweitenTenderhandelt,könnteaucheinLandesmanager,dersichgutauskennt,dergeeignetsteAnsprechpartnersein.

Wenn Sie über ein Online-Tool ausschreiben, hinterlegen Sie einen An-sprechpartnerundKommunikationsweg (Telefon,E-Mail),überdenderExperte erreichbar ist. Stellen Sie sicher, dass die Antworten in einemZeitraumvoneinbiszweiTagenerfolgen.

Tipp: Sollten Ihnen internausreichendeKapazitäten fehlen,bietenpro-fessionelle Ausschreibungsplattformen die Übernahme der gesamtenProjektabwicklungimFullServicean.

Gehen Sie erst live, wenn wirklich alles bereit ist: Sind alle Daten verfügbarundistdieAusschreibungeindeutigformuliert?

LegenSieerstlos,wennsiesicherseinkönnen,dassallesbereitistundalleDatenvollständigvorhandensind.Tender,dieunterZeitdruckentste-hen,habenerfahrungsgemäßMängel,diezusuboptimalenErgebnissenführen.

NutzenSiedieExpertisederBeteiligtenunbedingtfüreinenVorabcheckder Ausschreibung, bevor Sie sie starten.Wenn Sie eine elektronischeAusschreibungsplattformnutzen,könnenSiedieErfahrungderdortigenExpertenfüreinenCheckheranziehen.DiesekönnendasProjektaufStim-migkeit und Vollständigkeit testen. Außerdem sollten Routenangaben,Volumina, verwendete Einheiten für Währungen, Gewichte etc. unbe-dingtüberprüftwerden.

DerVorabchecklohntsichallemal:KleineFehlerkönnensonsteinengro-ßenAufwandnachsichziehen,umspäternachbearbeitet,kommuniziertundkorrigiertzuwerden.ZumBeispiel,wennderFehlererstinderlau-fendenAusschreibungentdecktwird.AuchhiersinddieelektronischenAusschreibungen im Vorteil: Spätere Korrekturen können etwa in derTicontract-PlattformdurchExportund ImportderDatenrelativeinfachdurchgeführtwerden.

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AusschreibungsmatrixEnthältdieStrukturdesRatenblattsalleInformationen,dieSieabfragenundspäterauswertenwollen?(z.B.Gewichtsbänder,Palettenstellplätze,weitere/anderePreiskomponenten,PLZ-Gebiete,Zonen,Relationen,etc.)

HabenSiedieWährung(en)definiert,indenenPreiseabgegeben werdenkönnen

SindBasispreise(Ist-Tarife)hinterlegt?SiehelfenbeiderBewertungdereingehenden Angebote

IstdiePreiseinheitfestgelegt,aufdiederDienstleisteranbietensoll(z.B.PreisproTransportoderPreisproGewichtseinheitoderPreisproPaletten,etc.)?

HabenSiedieSendungsstrukturIhrerhistorischenDatenhinterlegt?SiehilftdenDienstleistern,validePreisezukalkulieren.DieSendungsstruk-tursolltefolgendeAngabenenthalten: n Abgabeort(Land,PLZ,Ort) n Empfangsorte(Land,PLZ,ORT) n Sendungsnummer n ggf.AnzahlderEntladeortejeTransport n Sendungsgewicht n Abmessungen(Lademeter,Kubikmeter) n Sendungsdatum

SpeditionenListenSieIhregegenwärtigenPartnerauf,welcheanderAusschreibung teilnehmensollen,inklusive n Unternehmensname n Anschrift n AnsprechpartnermitKontaktdaten

TicontractstelltIhnendieerforderlicheDateizurSammlungderDienst-leistungsdatenzurVerfügung

Vorabbedingungen(Optional) VerfassenSieeineGeheimhaltungsvereinbarungzwischenIhremUnter-nehmenunddenSpeditionen

HinterlegenSieAllgemeineGeschäfts-undEinkaufsbedingungen,Trans-portvertrag,fallsdieseVertragsbestandteilseinsollen

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Tipp: WennSieinderinternenOrganisationnurmitgroßemAufwandandiebenötigtenDatenüber TransporteundVolumina gelangen können:FragenSiebeidenbisherigenDienstleisternan.SieverfügeninderRegelperKnopfdrucküberalleAuftragsdaten.LassenSiedieDienstleisterüberdenZweckderAnfragenichtimDunkeln,spielenSiemitoffenenKarten.

Checkliste Ausschreibung

ChecklistewichtigerThemen,diebeimErstelleneinesTenderbeachtetwerden sollten

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Informieren Sie alle, die es angeht: Wer muss wann was wissen?

DiesorgfältigeKommunikationmitallenBeteiligtenisteinweitererwich-

tigerErfolgsfaktorfürdieAusschreibung.StellenSiesicher,dassalle in-tern involvierten Stellen und Niederlassungen Bescheid wissen. LokaleDienstleister werden bei ihren Ansprechpartnern vor Ort nachfragen.Diesesolltenwissen,dassausgeschriebenwirdundwerAuskunftgebenkann.InformierenSiedieTransportpartnerüberdenGrundunddasZielderAusschreibung.Hierzu können Sie zumBeispiel zuBeginnderAus-schreibungeinWebinardurchführen,zudemSieallemöglichenPartnereinladen.

SehenSieesalsIhrePflichtimSinneeinesfairenUmgangsmitIhrenTrans-portpartnernanalleFragenzeitnahzubeantworten.BereitenSiedeshalbsoviel Informationenvorwiemöglich.MachenSiealleDokumenteundVerträgeverfügbar,zumBeispieldurchHinterlegeninderverwendetenAusschreibungsplattform.InkludierenSieSendungsdaten,Mengen,Volu-minaundalleweiterenbenötigtenDaten.

KommunizierenSieauchklardiegesamteZeitschienefürdenAusschrei-bungsprozess,inklusivedervorgesehenenEinzelschritte(RFI,RFQ,weite-reVerhandlungsrunden).

GebenSienachjederVerhandlungsrundeallenBewerberneineRückmel-dung, auchdenen, die sie nichtweiter berücksichtigenwollenundbe-gründenSiedieAbsage.SchreibenSieübereineelektronischePlattformaus, so ist dies automatisiert praktisch per Knopfdruck möglich. AuchkönnenSiehäufiggestellteFrageninderPlattformsammelnundfüralleTeilnehmersichtbarmachen.

Transparenzschaffen: WelchesistdasrichtigeVergabeszenario?

AmEndegrößererAusschreibungen liegt IhneneineVielzahl aneinzel-

nenPreisenvor.DiesekönnenimRahmenderAusschreibungsanalysezuunterschiedlichstenSzenarienkombiniertunddiesegegeneinanderver-glichenwerden.HabenSieIhreAusschreibungmiteinerprofessionellenE-SourcingPlattformdurchgeführt,profitierenSienunvonderstandardi-siertenStrukturundkönnen„ÄpfelmitÄpfeln“vergleichen.

ZudembietenAusschreibungsplattformenintegrierteAnalyseinstrumen-te,dieIhnenhelfen,IhreSzenariendeutlichschneller,einfacherundfeh-lerfreizubauen.ManchePlattformenliefernIhnenohneZusatzaufwandvordefinierteStandard-Reports,dieinvielenFällenbereitszurEntschei-dungsfindungausreichen.

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TICONTRACTGmbHHeisingerStr.12DE-87437Kempten

Tel:+49(0)8315758333sales.europe@ticontract.comwww.ticontract.com

BeisehrgroßenodersehrkomplexenTendern,werdenSieinderRegelzusätzliche Szenarien untersuchenwollen, denn hunderttausende odergarMillionenvonPreisfeldernbietennahezuunendlichenSpielraumfürVergabeoptionen.

Tipp: Um die Ausschreibungsdaten optimal bewerten zu können, kannesbeihoherKomplexitätsehrvorteilhaftsein,mithilfemathematischerKombinatorik die eingegangenen Angebote in bestimmten SzenariennachvorgegebenenRegelnautomatischoptimierenzulassen.TicontractbietetdafürbeispielsweiseeinenspeziellenServicemitdem„Kombinato-rikSolver“an.

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