MDS-Überblick für Sie

2

KYOCERA MDS – Ihre Outputsysteme im Fokus

MDS = Managed Document Services

„Ganzheitliche Organisation aller Kundenaspekte um das Dokument“

3

Die Kostensituation

Quelle: IDC, Juli 2009

90% der Unternehmen kennen die Gesamtkosten eines Dokumentes nicht

Die Unternehmen sehen häufig nur die sichtbaren Kosten

Jedoch sind nur 30% - 40% sichtbare Kosten

MDS spürt verdeckte Kosten auf

4

Beispiele für verdeckte Kosten…

5

Sind Ihre Arbeitsplätze effektiv organisiert?

6

Kennen Sie Ihren Output?

7

Fakten um verdeckte Kosten…

34% der Befragten kennen die Größenordnung der gedruckten Seiten nicht

Quelle: IDC, Juli 2009

20% der gedruckten Seiten werden noch am gleichen Tag weggeworfen

Quelle: IDC, Juli 2009

In 19% der Unternehmen erfolgt die Beschaffung der Drucker dezentral in den Abteilungen

Quelle: Dokulife.de, 2009

8

Welche Dokumenten-Prozesse können optimiert werden?

9

Das sind Organisations-Fakten

Ca. 9,6 Stunden pro Woche verbringt ein Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten

42% der Mitarbeiter benutzen mind. 1x pro Woche falsche Informationen

Etwa 3-5% der Dokumente sind nicht wieder auffindbar. Diese zu ersetzen kostet ca. 130,- € pro Dokument.

Quelle IDC, Juli 2009

53% der Mitarbeiter glauben, dass weniger als 50% der verfügbaren Informationen richtig sind

10

Sind alle Informationen gesichert?

11

Wer managed die Output-Flotte?

12

Fakten um die IT…

20% aller Hotline-Anrufe sind Drucker bezogen

KYOCERA UK, Oktober 2009

13% des IT-Budgets wird für Innovationen ausgegeben

Quelle: IDC, Juli 2009

Nur 21% der Unternehmen haben den Service für Ausgabegeräte outgesourct

Quelle: IDC, Juli 2009

13

Ist der Einkauf von Verbrauchsmaterial effektiv organisiert?

14

Wie viele Servicepartner haben Sie?

15

Gründe für verdeckte Kosten

Quelle: Kyocera, Juli 2009

Heterogene Gerätelandschaft

Falsche Auslastung

IT-Hotline & -Support

Ineffektives Flottenmanagement

Nicht ausreichende Kostenkontrolle Quelle: Kyocera, Juli 2009

Ineffektive Beschaffung

Zu viele Lieferanten

Arbeitszeit der Mitarbeiter

Zu wenig Prozessdenken

Zu wenig Document Solutions

16

Die Lösung = KYOCERA MDS

17

KYOCERA MDS - Keine verdeckten Kosten

50% - 60% der Gesamtkosten sind verdeckte Kosten

Verdeckte Kosten entstehen zusätzlich zum Klickpreis

MDS macht verdeckte Kosten sichtbar Quelle IDC, Juli 2009

18

KYOCERA MDS – Ihr Sparpotenzial

Im Schnitt liegt das Sparpotenzial bei 20-30%!

29% der Unternehmen können keine Einsparung beziffern, weil es keine effektive Kostenerfassung gibt

Nur max. 10% Einsparung können ohne zu Hilfenahme externer Dienstleister realisiert werden Quelle: IDC, Juli 2009

19

KYOCERA MDS – Wie hoch ist Ihr Sparpotenzial?

Wie hoch ist Ihr Einsparpotenzial?

Es folgt ein Rechenbeispiel:

Quelle: IDC, Juli 2009

Zwischen 5% und 10% des Gesamtumsatzes betragen die Kosten für Erstellung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten.

Das Sparpotenzial auf Kundenseite beträgt 20% - 30% nach einer MDS-Optimierung.

20

KYOCERA MDS – Ihr Vorteil

Quelle: IDC, Juli 2009

Als Faustformel sind mind. 1% Ihres Umsatzes MDS-Sparpotenzial.

100.000 €Min. 20% Einsparpotenzial

500.000 €5% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet

10 Mio. €Jahresumsatz

300.000 €Max. 30% Einsparpotenzial

1 Mio. €10% des Umsatzes werden für Dokumente verwendet

10 Mio. €Jahresumsatz

21

KYOCERA MDS – Ein zentraler Ansprechpartner

Nur ein Ansprechpartner für alle Belange Ihrer Dokumente „SPOC-Konzept“

Optimale Koordination aller Prozesse

Keine Reibungsverluste

22

KYOCERA MDS – Output Management für Sie

Output Management bedeutet

Erfassung aller sichtbaren und verdeckten Kosten

Optimierung und Management von Ausgabegeräten

Umfasst Hardware, Software und Services

23

KYOCERA MDS – Output Management für effektiven Druck

74% der Firmen benötigen eine Druckstrategie mit

Geräte- & Ausfallmanagement

Optimierten Betriebskosten, Verbrauchsmaterial, Vertrag und Abrechnung

Verbesserter Bedienung und reibungsloser IT/Netzwerk Quelle: IDC, Juli 2009

24

KYOCERA MDS – Vorteile von Output Management

Der KYOCERA Partner ist der zentrale Ansprechpartner

Alle Kostenaspekte eines Dokumentes werden beleuchtet

Alle Output-Aspekte werden analysiert

25

KYOCERA MDS – Document Solutions für Sie

Document Solutions bedeutet

Ganzheitliche Betrachtung der Dokumenten-Prozesse

Verschlankte Abläufe

Optimierte Prozesse

26

KYOCERA MDS – Document Solutions für effektive Abläufe

84% der Kunden benötigen Prozess-Lösungen zur

Dokumentenerstellung

Informationsverteilung und Informationsablage

Formulardruck

Sicherheit und AuthentifizierungQuelle: IDC, Juli 2009

27

KYOCERA MDS – Vorteile von Document Solutions

Informationen stehen effektiver zur Verfügung

Prozesse werden optimiert

Beispielrechnungen für die verdeckte Kosten

29

Verdeckte Kosten Bestellwesen

Bestellungen/Monat 8

Durchschnittliche Bearbeitungszeit (in Stunden*) 1,5

Stundenlohn 70,- €

Arbeitszeit 12 Std./Monat

Verdeckte Kosten im Monat 840,- €

Verdeckte Kosten im Jahr 10.080,- €*Anforderung, Bestellung, Lieferung, Verteilen, Rechnungskontrolle

30

Verdeckte Kosten auf IT Seite

Betroffene Mitarbeiter 50

Stundenlohn 35,- €

Zusätzliche Arbeitszeit 8 Std./Monat

Verdeckte Kosten bei einem Monat Projektverschiebung 14.000,- €

Verdeckte Kosten bei drei Monaten Projektverschiebung 42.000,- €

31

Verdeckte Kosten auf IT Seite

Monatliche Arbeitszeit (38 Std. Woche) 152 Stunden

20% der Arbeitszeit 30 Stunden

Stundenlohn 70,- €

Verdeckte Kosten für Drucker Support im Monat 2.100,- €

Verdeckte Kosten für Drucker Support im Jahr 25.200,- €

32

Verdeckte Kosten Finanzen

Durchschnittliche VB Kosten/Stück 50,- €

Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Druckertyp 1.250,- €

Kosten bei Lagerhaltung von fünf Reserve-Kartuschen pro Druckertyp 6.250,- €

Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Drucker am Arbeitsplatz (200 x)

10.000,- €

Bei einem Anteil von 20% Farbdruckern (160 s/w & 40 Color-Drucker, 4 Kartuschen) 16.000,- €

33

Verdeckte Kosten Finanzen

Druckertypen 331

Durchschnittliche VBM Kosten/Stück 50,- €

Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Druckertyp 16.550,- €

Kosten bei Lagerhaltung von 5 Reserve-Kartuschen pro Druckertyp 82.750,- €

Kosten bei Lagerhaltung einer Reserve-Kartusche pro Drucker am Arbeitsplatz (3.200 x)

160.000,- €

34

Verdeckte Kosten Geschäftsleitung

Betroffene Mitarbeiter 200

Durchschnittlicher Stundenlohn 30,- €

Zusätzliche Arbeitszeit 4 Std./Monat

Verdeckte Kosten pro Quartal 72.000,- €

Verdeckte Kosten pro Jahr 288.000,- €

35

Verdeckte Kosten Geschäftsleitung

Betroffene Mitarbeiter 50

Durchschnittlicher Stundenlohn 25,- €

Arbeitszeit, die mit „Suchen“ verbracht wird 9,6 Stunden/Woche

Verdeckte Kosten pro Jahr 144.000,- €

Davon ca. 30% mit KYOCERA-Lösungen zu beseitigen 43.200,- €

Quelle IDC, Juli 2009

36

Verdeckte Kosten für Mitarbeiter

Betroffene Mitarbeiter 50

Durchschnittlicher Mehraufwand 4 Stunden

Durchschnittlicher Arbeitslohn bei Überstunden 40,- €

Mehraufwand pro Monat 8.000,- €

Mehraufwand pro Quartal 24.000,- €

Mehraufwand pro Jahr 96.000,- €

37

KYOCERA MDS Kreislauf – Ihre Schritte zum Erfolg

Kurzüberblick über die MDS-Bausteine

39

Baustein INVENTUR 1/2

Inventur USB

Momentaufnahme an zwei Zeitpunkten im Netzwerk, anschließend Erzeugung einer Zählerdifferenz

Schnelle Erfassung der Systeme ohne viel Aufwand

Erfassung aller relevanter Zählerstände als Analysegrundlage

40

Baustein INVENTUR 2/2

Inventur Online

Sammlung aller Gerätedaten & Zählerstände über DCA (Data Collector Agent)

Meldung aller Systemzustände über eine gesicherte Internetverbindung

Basis für späteres Flotten-Management

Geringer IT-Aufwand

41

Baustein INVENTUR-REPORT

Basis für alle weiteren Kalkulationen

Auflistung der Systeme und deren Volumen

Kosten-Hochrechnung auf 36 Monate

Grundlage für alle weiteren Konzepte

Report im Word-Format

Funktions-gruppe Anzahl

S/W-Volumen

Farb-Volumen

Gesamt-Volumen

Kopierer 4 200.000 0 200.000

Fax 2 5.000 0 5.000

MFP 6 130.000 20.000 150.000

Drucker 9 97.000 15.000 112.000

21 432.000 35.000 467.000

42

Baustein OPTIMIERUNG

Basic Optimierung nach 1:1 Umstellung auf moderne KYOCERA Systeme

Business Zusätzlich Konsolidierung anhand von Raumplänen

Enterprise Begehung vor Ort erfasst alle Optionen. Ferner werden alle kaufmännischen

Daten, sowie Servicevereinbarungen berücksichtigt

43

Baustein ROLLOUT SERVICE

Vor-Konfiguration der Systeme

Installation

Netzwerkeinbindung

Transport der Systeme

Einweisung der Anwender

Entsorgung von Verpackungsmaterial

Abholung und Entsorgung der Altsysteme

44

Baustein SOLUTION CONSULTING

Kostenkontrolle & Kostentransparenz

Prozessoptimierung im Dokumentenmanagement

Verbesserte Sicherheit im Output-Management

45

Baustein SOLUTION CONSULTING

Einführung von Druckregeln

Sicherheitsaspekte Druckrechtevergabe

Print and Follow Druck

Mail-/Scanrechte Vergabe

Dokumentenverteilung

DMS-Anbindung mit KYOcapture Automatisierte Datenübergabe

Barcodeerkennung

Inhaltsabhängige Dokumentenablage

46

Baustein SOLUTION IMPLEMENTIERUNG

Pflichtenheft

Vertragspartner

Ziel des Projektes

Beteiligte Abteilungen

Definition/Preis der Dienstleistungen

Terminierung

Betroffene Systeme

Kunden-Voraussetzungen

Definition der Systemumgebung

Zusatzvereinbarungen

47

Baustein FLOTTEN-MANAGEMENT

Effektives Flottenmanagement vertreibt Zeitdiebe

Wirtschaftliches Betreiben einer Geräteflotte

Freisetzung interner IT-Ressourcen

Beseitigung verdeckter Kosten

Berichtswesen

Aktive Benachrichtigungen

48

Baustein SERVICE-MANAGEMENT

Zentrale Steuerung von Reparatur/Serviceeinsätzen

Ein Ansprechpartner

Zentrale Abrechnung

Optimierte Kosten

Definierter Servicelevel

Überregionale Abwicklung

Betreuung von Fremdsystemen

49

Baustein VBM-MANAGEMENT

Lieferung vor Ort möglich

Keine Falschlieferung

Proaktive Lieferung

Kein Systemstillstand

Verringerte Kapitalbindung

Einbindung von Fremdsystemen

Gesenkte Verwaltungskosten

Optimierte Flotte

50

KYOCERA MDS – Ein starker Partner

KYOCERA wird als ein führender MDS-Anbieter gesehen!

Ergebnis der umfassenden Betrachtung der Kundensituation

Unser Know-how ist Ihre StärkeQuelle: IDC, Juli 2009

51

And the winner is….