Merkblatt

Aufbewahrungspflichten Inhalt 1 Einleitung

2 Aufbewahrungsfristen

2.1 Allgemeine Geschäftsunterlagen

2.2 Sozialversicherungsunterlagen

2.3 Berufsspezifische Unterlagen

3 Beginn der Aufbewahrungsfrist

4 Form der Aufbewahrung

4.1 Aufbewahrungsort

4.2 Aufbewahrung in elektronischer Form

4.3 Das richtige Speichermedium

5 Bildung von Rückstellungen

6 Checkliste: Aufbewahrungsfristen für einzelne Unterlagen

Dipl.-Kfm. Michael Schröder, Steuerberater Schmiljanstr. 7 12161 Berlin Tel. 030/ 897 29 111 Fax: 030/ 897 29 112 www.steuerschroeder.de

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1 Einleitung Geschäftsunterlagen müssen sowohl nach dem Steuerrecht als auch nach dem Handelsrecht aufbe-wahrt werden. Wie lange Sie Ihre Unterlagen aufbe-wahren müssen, hängt davon ab, um welche Unterla-gen es sich handelt. Während etwa Buchungsbelege und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gilt dies für empfangene Handelsbriefe und Duplikate von versendeten Geschäftsbriefen nur für sechs Jahre.

Von welchen Vorschriften Sie betroffen sind, welche Unterlagen genau Sie aufbewahren müssen und worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie in diesem Merk-blatt.

Sollten Sie nach Handels- oder Steuerrecht dazu ver-pflichtet sein, Bücher zu führen, oder führen Sie frei-willig Bücher, müssen Sie sich an die Grundsätze ord-nungsmäßiger Buchführung (GoB) halten. Diese erfor-dern unter anderem die Erfüllung der folgenden Punkte.

Die Buchführung muss es einem sachverständigen Dritten erlauben, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen zu können.

Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist geordnet aufbewahrt werden.

Bei Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sicher-gestellt sein, dass die Daten während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar ge-macht werden können.

Beispiel

Ein Großhändler bearbeitet seine Buchführung und erfasst

seine Belege selbst. Die relevanten Daten hat er auf seiner

Festplatte gespeichert und kann sie jederzeit aufrufen. Eine

externe Datensicherung sieht er als überflüssig an.

Nach einem Systemabsturz ist die Festplatte nicht mehr zu

retten und die Daten sind verloren. Da der Großhändler

damit auch seine Buchführungsdaten nicht mehr verfügbar

hat, verstößt er gegen die GoB.

Doch nicht nur buchführungspflichtige Unternehmer sind zur Aufbewahrung verpflichtet. Die Aufbewah-rungsvorschriften gelten auch für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Aufzeich-nungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteue-rung von Bedeutung sind. Dies betrifft beispielsweise auch Selbständige und Freiberufler, die eine Einnah-menüberschussrechnung erstellen und Aufzeichnungen für umsatzsteuerliche Zwecke vornehmen.

Mit der Steuererklärung 2017 entfällt die Belegpflicht für Privathaushalte. Dokumente müssen nur noch auf

Nachfrage des Finanzamts eingereicht werden. Auf-grund dieser Abschaffung der Belegvorlagepflicht müssen ab der Steuererklärung 2017 zum Beispiel auch Spendenbescheinigungen nicht mehr eingereicht, sondern nur noch bereitgehalten werden, falls das Fi-nanzamt sie gesondert prüfen möchte.

Sollten Aufwendungen aufgrund besonderer Lebens-umstände entstanden sein, so empfiehlt sich weiterhin eine Belegeinreichung gemeinsam mit der Steuererklä-rung. In allen anderen Fällen sollten Belege nur noch nach Anforderung durch das Finanzamt eingereicht werden (z.B. Belege über Arbeitsmittel, Nachweise über Beiträge an Berufsverbände und Beitragsbestätigungen zu Versicherungen). Stets jedoch sollten alle steuerlich relevanten Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbe-scheids für die Erledigung von Rückfragen durch das Finanzamt vorgehalten werden (sog. Vorhaltepflicht).

Die Belegvorlagepflicht gilt bei Privatpersonen aus-nahmsweise in folgenden Fällen:

Im Immobilienbereich müssen zum Kampf gegen Schwarzarbeit Handwerkerrechnungen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Private Vermieter, die Flächen umsatzsteuerpflich-tig vermieten.

Privatpersonen mit Jahreseinkünften von über 500.000 €. Diese müssen ihre Unterlagen über Ein-nahmen und Werbungskosten sechs Jahre lang auf-bewahren – entweder in Papierform oder digital.

2 Aufbewahrungsfristen Grundsätzlich müssen Sie als Unternehmer fast alle geschäftlichen Unterlagen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren. Die meisten Geschäftsunterlagen können sogar erst nach Ablauf einer zehnjährigen Aufbewah-rungsfrist vernichtet werden.

Die jeweilige Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Weite-re Informationen zum Fristbeginn erhalten Sie unter Punkt 3.

2.1 Allgemeine Geschäftsunterlagen In jedem Frühjahr kann wieder ein Jahrgang an Unter-lagen vernichtet werden. Das gilt sowohl für Geschäfts-unterlagen in Papierform als auch für elektronische Da-ten.

Unterlagen, die nach zehn Jahren vernichtet werden können:

Abschlussunterlagen wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Anhänge, Lageberichte und In-ventare. Hierzu gehören auch die Arbeitsanweisun-gen und Organisationsunterlagen, die für das Ver-ständnis erforderlich sind.

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Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbücher, Steuerbescheide und Lohn- und Gehaltslisten. Auch hier gehören Arbeitsanweisun-gen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Steuererklärungen und -bescheide

Einige Lohn- und Gehaltsunterlagen wie Gehaltslis-ten, Lohnbelege, Lohnsteuerjahresausgleichsunter-lagen und Urlaubslisten (für die Berechnung der Rückstellungen)

Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrtenbücher, die zwar nicht direkt aufbewah-rungspflichtig sind, aber dem Verständnis anderer Unterlagen dienen.

Kopien jeder Ausgangsrechnung sowie alle Ein-gangsrechnungen. Bei Rechnungen, die mit einer elektronischen Registrierkasse erstellt wurden, ge-nügen die Tagesendsummenbons.

Hinweis

Rechnungen und Kassenbons auf Thermopapier bleichen

nach einiger Zeit aus. Sorgen Sie dafür, dass diese Unter-

lagen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums

lesbar sind.

Am einfachsten geht dies, indem Sie die Belege nach Er-

halt kopieren und an den Originalbeleg heften.

Unterlagen, die nach sechs Jahren vernichtet wer-den können:

Erhaltene und versendete Handels- und Geschäfts-briefe

Geschäftsunterlagen wie Angebote mit Auftragsfol-ge, Auftragsbücher, Preislisten, Versand- und Frachtunterlagen

Einige Lohn- und Gehaltsunterlagen wie Überstun-denlisten, Lohnlisten, An-, Ab- und Ummeldungen bei den Krankenkassen

Internationale Frachtunterlagen wie Einfuhr- und Importunterlagen sowie Ausfuhrnachweise und Ex-portunterlagen. Zollbelege sind hingegen zehn Jah-re aufbewahrungspflichtig.

Leasing- und Mietunterlagen nach Ablauf des Ver-trags

Sollte es kürzere Fristen aus nichtsteuerlichen Geset-zen geben, sind diese für Sie in der Praxis nicht rele-vant, da Sie sich an die steuerlichen Aufbewahrungs-fristen halten müssen.

Besonderheiten bei Lieferscheinen

Mit dem sogenannten Zweiten Bürokratieentlastungs-gesetz hat der Gesetzgeber eine Änderung bei den Aufbewahrungspflichten für Lieferscheine eingeführt. Für zugegangene Lieferscheine entfällt die Aufbewah-rungsfrist bereits mit dem Erhalt der Rechnung. Analo-ges gilt für abgesandte Lieferscheine. Deren Aufbe-wahrungszeit läuft mit dem Versand der Rechnung ab.

Hinweis

Diese Regelung ist rückwirkend zum 01.01.2017 in Kraft

getreten und gilt für alle Lieferscheine, deren Aufbewah-

rungsfrist nach bisheriger Rechtslage noch nicht abge-

laufen ist.

Die Neuregelung gilt allerdings nicht, wenn Liefer-scheine im Einzelfall als Buchungsbelege herangezo-gen werden. Dann werden wie bisher zwei Fallgruppen unterschieden:

Der Lieferschein fungiert gleichzeitig als Rech-nung. Anzuwenden sind daher die Aufbewahrungs-fristen für Rechnungen, die zu einer Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren verpflichten.

Der Lieferschein ist als solcher gekennzeichnet und liegt daher auch „nur“ als Lieferschein vor. In diesem Fall wird er als sogenannter Handelsbrief angesehen. Die Aufbewahrungsfrist für Handels-briefe beträgt sechs Jahre.

Eine detaillierte Übersicht über die Aufbewahrungsfris-ten einzelner Unterlagen finden Sie unter Punkt 6 die-ses Merkblatts.

Hinweis

Sie dürfen Unterlagen trotz Zeitablaufs nicht vernichten,

wenn sie für das Finanzamt noch von Bedeutung sind.

Dies gilt beispielsweise für eine laufende Betriebsprüfung,

für anhängige Steuerstrafverfahren und noch zu stellende

Anträge beim Finanzamt. Bei vorläufigen Steuerfestsetzun-

gen läuft die Verjährungsfrist nicht ab, bevor der Sachver-

halt geklärt ist. Hierzu erforderliche Belege sollten Sie da-

her unbedingt behalten.

2.2 Sozialversicherungsunterlagen Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für jeden Beschäf-tigten Lohnunterlagen zu führen. Diese müssen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung des Renten-versicherungsträgers folgenden Jahres geordnet auf-bewahrt werden. Die steuerliche Aufbewahrungsfrist bleibt aber selbstverständlich bestehen. Die Vorschrif-ten der Sozialversicherung können also nur dafür sor-gen, dass sich die Aufbewahrungsfrist verlängert, nicht, dass sie sich verkürzt.

Dies betrifft auch die Beitragsnachweise und -abrech-nungen. Dabei haben Sie das Recht, die Unterlagen elektronisch aufzubewahren, solange die Daten inner-halb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können.

Mindestens alle vier Jahre prüft die Rentenversicherung die Beiträge der Unternehmen zur Sozialversicherung. Daher müssen Sie als Arbeitgeber Ihre Unterlagen nicht nur für die Finanzverwaltung, sondern auch für den Rentenversicherungsträger ordnungsgemäß archivie-ren.

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Die Rentenversicherungsträger prüfen dabei, ob die Unternehmen ihre Mitarbeiter ordnungsgemäß zur So-zialversicherung anmelden und die Beiträge korrekt ab-führen. Um andere Behörden wie etwa die Zollverwal-tung oder Staatsanwaltschaft in der Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigungen zu unter-stützen, werden auch regelmäßig Kontrollen durchge-führt.

Seit einigen Jahren sind die Rentenversicherungsträger zusätzlich auch für die Prüfung der Unfallversicherung und Künstlersozialabgabe zuständig.

Genau wie bei den anderen Unterlagen müssen Sie als Arbeitgeber darauf achten, dass sich jederzeit ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnun-gen verschaffen kann. Dabei ist nicht nur die Vollstän-digkeit, sondern auch die Übersichtlichkeit gefragt.

Bei einer Sozialversicherungsprüfung müssen Sie so-wohl alle Unterlagen vorlegen, die für die Sozialversi-cherung relevant sind, als auch den Zugriff auf die Un-terlagen ermöglichen, wenn Sie eine elektronische Speicherung verwenden (z.B. durch Bereitstellen des EDV-Programms, mit dem die Lohnabrechnungen er-stellt wurden). Das sind beispielsweise:

Lohnunterlagen

Beitragsabrechnungen und -nachweise für die Sozi-alversicherungen

Prüfmitteilungen anderer Versicherungsträger

Prüfberichte der Finanzbehörde oder

Unterlagen aus dem Rechnungswesen, die Anga-ben zu der Versicherungspflicht oder der Beitrags-höhe enthalten.

Sollte es in Ihrem Unternehmen eine Betriebsprüfung der Finanzbehörde gegeben haben, müssen Sie den Prüfbericht auch dem Sozialversicherungsprüfer vorle-gen, der die Bescheide dann sozialversicherungsrecht-lich auswerten wird. Da die Sozialversicherungsbeiträge eng an die Einkommensteuer angebunden sind, haben die Beanstandungen des Finanzamts in der Regel auch Auswirkungen auf die Sozialversicherungen.

Hinweis

Seit einigen Jahren können Steuerprüfungen der Finanz-

verwaltung und Betriebsprüfungen der Rentenversicherung

auf Antrag auch beim Finanzamt zusammen durchgeführt

werden.

2.3 Berufsspezifische Unterlagen Es gibt jedoch nicht nur steuer-, handels- und sozial-versicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten. Es kann auch gut sein, dass Sie bestimmten Aufbewah-rungspflichten unterliegen, die nur für Ihren Beruf gel-ten.

Diese Unterlagen sollen Ihre Arbeit dokumentieren und können bei Haftungsfragen zu Rate gezogen werden.

Anwalt: Jeder Anwalt muss anhand seiner Handak-ten ein geordnetes Bild über seine Tätigkeiten ge-ben können. Die Aufbewahrungsfrist für diese Akten beträgt fünf Jahre.

Architekt: Nach der Berufsordnung gibt es zwar keine besonderen Aufbewahrungspflichten, aber aufgrund der schuldrechtlichen Verjährungsfrist (im HGB geregelt) sind Aufzeichnungen fünf Jahre lang aufzubewahren. Darüber hinaus bestehen norma-lerweise auch vertragliche Aufbewahrungspflichten für die Bauakten, die individuell vereinbart werden.

Arzt: Ärzte müssen Krankenunterlagen und andere ärztliche Aufzeichnungen nach berufsrechtlichen Vorgaben zehn Jahre lang aufbewahren. Bei eini-gen Unterlagen besteht sogar eine noch längere Aufbewahrungsfrist, wie zum Beispiel bei Aufzeich-nungen über Röntgenbehandlungen, die bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Eine Verlet-zung dieser Aufbewahrungsfristen kann für den Arzt nachteilige Folgen haben, wenn es zum Beispiel um Behandlungsfehler geht. Solche Vorwürfe lassen sich nur mit entsprechenden Unterlagen widerlegen. Gleiches gilt auch für den Nachweis ordnungsmäßi-ger Leistungsabrechnungen oder für die Darlegung, ob und inwieweit Patienten aufgrund einer Erkran-kung Rentenansprüche zustehen.

Notar: Für Notare gibt es umfangreiche Aufbewah-rungspflichten. Betroffen hiervon sind zum Beispiel Urkundenrollen, Erbvertrags- sowie Namensver-zeichnisse und Erbverträge, für die eine Aufbewah-rungsfrist von 100 Jahren gilt. Hinzu kommt die Auf-bewahrung von Verwahr- und Massenbuch, Ander-kontenlisten, Generalsakten, Nebenakten, Wechsel- und Scheckprotesten, welche bis zu 30 Jahre ver-wahrt werden müssen.

Steuerberater: Für Steuerberater besteht insbe-sondere bei allen Schriftstücken, die er von Man-danten erhalten hat und die er in Handakten sam-melt, eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Wirtschaftsprüfer: Hier besteht eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Handakten und für alle Unterlagen, die für den Nachweis der beruflichen Tätigkeit gebraucht werden. Hinzu kommen die Un-terlagen zur Dokumentierung der Qualitätssiche-rungssysteme.

3 Beginn der Aufbewahrungsfrist Als Unternehmer müssen Sie Ihre Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem letzte Eintragungen gemacht, Abschlüsse fertiggestellt bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden. Dies gilt für alle Belege, die Bestandteil einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind. Dadurch kommt es in

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der Praxis regelmäßig zu Fehlern, die schwerwiegende Konsequenzen haben können. Ab und zu werden Jah-resabschlüsse erst ein Jahr nach dem Bilanzstichtag fertig. Wenn dann im darauffolgenden Jahr noch kleine-re Eintragungen gemacht werden, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist um ein ganzes Jahr.

Beispiel

Ein Architekturbüro hat den Jahresabschluss für das Jahr

2003 im Dezember 2004 fertiggestellt. In der ersten Janu-

arwoche 2005 fällt der Buchhalterin noch ein kleiner Fehler

auf und sie korrigiert den Abschluss, bevor sie ihn mit der

Steuererklärung an das Finanzamt sendet.

Mitnichten darf der Jahresabschluss 2003 Anfang 2014

vernichtet werden. Denn die letzte Änderung wurde erst im

Jahr 2005 vorgenommen, so dass die Aufbewahrungsfrist

erst mit Ablauf des Jahres 2005 beginnt. Damit endet sie

auch erst Ende 2015 und der Jahresabschluss 2003 darf

erst im Frühjahr 2016 vernichtet werden.

Selbstverständlich können Unterlagen freiwillig auch länger aufbewahrt werden, es gibt jedoch keine rechtli-che Verpflichtung dazu.

4 Form der Aufbewahrung Die Finanzverwaltung besitzt ein Datenzugriffsrecht, das ihnen erlaubt, auf Ihre steuerlich relevanten Daten zuzugreifen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie Ihre Un-terlagen auch digitalisieren müssen.

Wenn Sie sich überlegen, ein Dokumentenmanage-mentsystem (DMS) anzuschaffen, sollte Ihnen bewusst sein, dass Sie dann der Finanzverwaltung im Fall einer Betriebsprüfung ein Zugriffsrecht einräumen müssen.

Faustregel

Alle Daten des Rechnungswesens, die einmal beim Steu-

erzahler auf einem maschinell verwertbaren Datenträger

gespeichert waren, sind auch in dieser Form vorzuhalten,

damit sie durch die Finanzbehörde maschinell ausgewertet

werden können.

4.1 Aufbewahrungsort Als Unternehmer haben Sie die Verantwortung, dass die geschäftlichen Unterlagen für die gesamte Aufbe-wahrungsdauer gesichert sind. Das bedeutet, dass

der Raum oder das Gebäude, in dem Ihre Unterla-gen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feu-er, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sein muss,

gewährleistet sein muss, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst,

die Aufbewahrung so erfolgen muss, dass ein sach-verständiger Dritter die Unterlagen in angemesse-ner Zeit prüfen kann; Ihr Archivsystem muss also auch von einem Dritten nachvollziehbar sein,

Ihre Datenträger lesbar sein müssen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihre elektronischen Datensiche-rungen auf Datenträgern gespeichert sind, die eine ausreichende Lebensdauer haben.

Darüber hinaus sollten Sie beachten, dass Sie alle Ihre Rechnungen im Inland (dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland) aufzubewahren haben.

4.2 Aufbewahrung in elektronischer Form

Aus den GoB ergibt sich, dass Sie in der Lage sein müssen, jede Buchung durch einen Beleg nachzuwei-sen. Dies muss entweder in Papierform oder elektro-nisch jederzeit überprüfbar sein.

Grundsätzlich sind alle Belege in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren; es gibt aber die Möglichkeit, Pa-pierbelege zu digitalisieren und anschließend zu ver-nichten. Dies können Sie tun, wenn Sie die Digitalisie-rung und Aufbewahrung in einer Verfahrensdokumenta-tion nachweisen.

Da die IT-gestützten Geschäftsabläufe immer komple-xer und unübersichtlicher werden, brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation, mit der Sie zum Beispiel bei elektronischen Dokumenten folgende Punkte dokumen-tieren:

Entstehung der Information

Indizierung

Verarbeitung

Speicherung

das eindeutige Wiederfinden

die maschinelle Auswertbarkeit

Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Re-produktion

Sie müssen also den gesamten Verarbeitungsweg Ihres Belegs verständlich darstellen können. Diese Verfah-rensdokumentation muss über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar sein.

Damit müssen Sie überall dort, wo Elektronik zum Ein-satz kommt und die Daten Einfluss auf Ihre Buchfüh-rung haben, Datensicherungen vornehmen und die Da-ten während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bereithalten.

Betroffen sind davon zum Beispiel

Kassensysteme,

Taxameter,

Zahlungsverkehrssysteme,

elektronische Waagen oder

Geldspielgeräte.

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Hinweis

Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steu-

erberaterverband e.V. haben eine „Muster-Verfahrensdoku-

mentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewah-

rung von Belegen inklusive Vernichtung der Papierbelege“

herausgegeben, die Sie sich im Internet herunterladen kön-

nen. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen sehr gerne zur

Verfügung.

4.3 Das richtige Speichermedium Bei der Wahl der Aufbewahrungsform macht Ihnen der Gesetzgeber bewusst keine Vorschriften, welche Tech-nologie oder welche Speichermedien Sie zu verwenden haben. Beim Archivieren sollten Sie aber folgende Punkte beachten:

Originär digitale Unterlagen sind während der ge-samten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unver-änderter digitaler Form bereitzuhalten. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend.

Bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen sowie bei Buchungsbelegen ist es technisch erfor-derlich, dass bei ihrer Wiedergabe eine bildliche Übereinstimmung mit dem Original gegeben ist. Bei allen anderen Unterlagen ist eine inhaltliche Über-einstimmung ausreichend.

Ausgedruckte Online-Kontoauszüge genügen nicht den Aufbewahrungspflichten. Elektronische Konto-auszüge müssen als ursprünglich digitales Doku-ment auf einem maschinell auswertbaren Datenträ-ger archiviert werden.

Per Fax empfangene Belege gelten als elektronisch übermittelte Rechnungen. Daher ist bei solchen – auch für den Vorsteuerabzug – keine dauerhafte Aufbewahrung in Papierform erforderlich, sofern die elektronische Aufbewahrung sichergestellt ist.

E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen aufbewahrt werden. Dies gilt bei-spielsweise für Reisekostenabrechnungen, die per E-Mail übermittelt wurden. Dabei sind die E-Mails mit einem unveränderbaren Index zu versehen, un-ter dem das archivierte digitale Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann. E-Mails, die an sich keine steuerlich relevanten Inhalte enthalten, son-dern lediglich als Träger für relevante Dateien fun-gieren, müssen nicht archiviert werden.

Grundsätzlich dürfen durch die Archivierung die Strukturmerkmale des Ursprungsbelegs nicht verlo-ren gehen. Dies geschieht zum Beispiel bei der Umwandlung von PDF-Dateien in TIFF-Dateien.

Wenn Sie Kryptographietechniken verwenden, müs-sen Sie die eingesetzten Schlüssel aufbewahren.

Wenn durch die Digitalisierung von Belegen ein in-formationeller Mehrwert entsteht (beispielsweise durch eine Schrifterkennung beim Einscannen und damit eine Volltextsuchbarkeit des elektronischen Dokuments), unterliegt dieser Mehrwert ebenfalls der Aufbewahrungspflicht.

Hinweis

Für weitere und wichtige Details zur Aufbewahrung elektro-

nischer Dokumente stellen wir Ihnen gerne das Merkblatt

„GoBD: Buchführung und Belegerfassung“ zur Verfügung.

5 Bildung von Rückstellungen Bei der Jahresabschlusserstellung haben Sie in Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden.

Die künftigen Aufwendungen sind dabei nach vernünfti-ger kaufmännischer Beurteilung zu bewerten und in dieser Höhe als Passivposten auszuweisen. Das gilt für alle Unterlagen, solange sie zeitlich aufbewahrungs-pflichtig sind, und betrifft etwa

Jahresabschlüsse mit den dazugehörenden Unter-lagen, Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangs-rechnungen über zehn Jahre,

Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unter-lagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeu-tung sind, über sechs Jahre.

Eine Rückstellung für eine freiwillige längere Aufbewah-rung ist nicht erlaubt.

Erstellen Sie keine Bilanz, sondern eine Einnahmen-überschussrechnung, können Sie keine Rückstellung bilden, obwohl Sie Ihre Geschäftsunterlagen genauso lang aufbewahren müssen. Sie sind aber dazu berech-tigt, die tatsächlich entstehenden Kosten in den Folge-jahren als Betriebsausgabe abzusetzen.

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6 Checkliste: Aufbewahrungs-fristen für einzelne Unterlagen

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Unterlagen mit der jeweiligen Aufbewah-rungsfrist in Jahren auf.

Bitte beachten Sie, dass Unterlagen, die allein betrach-tet einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren unterlie-gen, möglicherweise auch zehn Jahre aufbewahrt wer-den müssen. Dies trifft immer dann zu, wenn diese Un-terlagen dem Verständnis steuerlicher Sachverhalte dienen. Im Zweifelsfall sollten Sie die Unterlagen also zehn Jahre lang aufbewahren.

A

Ablaufdiagramm – beim Konzernabschluss 10

Abrechnungsunterlagen 10

Abschlussbuchungsbelege, -konten, -rechnungen 10

Abtretungserklärungen 6

AfA-Unterlagen 10

Anhang Jahresabschluss 10

Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10

Akkreditive 10

Aktenvermerke – soweit Buchungsbeleg 10

Angebote 6

Anlagenvermögensbücher und -karteien 10

Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10

Auftragsbücher 6

Ausfuhrunterlagen 6

Ausgangsrechnungen 10

Außendienstabrechnungen – soweit Buchungsbeleg 10

B

Bankbelege 10

Bankbürgschaften 6

Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10

Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10

Belege für die Offene-Posten-Buchhaltung 10

Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10

Bestandsermittlungen – Inventur 10

Bestell- und Auftragsunterlagen 6

Betriebsabrechnungsbögen 10

Betriebskostenrechnungen 10

Betriebsprüfungsberichte 6

Bewertungsunterlagen 10

Bewirtungsunterlagen 10

Bilanzen 10

Buchungsbelege und -anweisungen 10

C

Codierungslisten 10

D

Darlehensunterlagen – nach Ablauf des Vertrags 6

Datensicherungsregeln 10

Daueraufträge – soweit Buchungsbeleg 10

Debitorenliste als Bilanzunterlage 10

Depotauszüge 10

E

EDV-Dokumentation 10

Einfuhrunterlagen 6

Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10

Eingangsrechnungen 10

Einheitswertunterlagen 10

Einnahmenüberschussrechnung 10

Eröffnungsbilanz 10

Exportunterlagen – Ausfuhrnachweise 6

F

Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10

Finanzberichte 6

Frachtbriefe 6

G

Gehaltslisten, -quittungen, -vorschusskonten 10

Geschäftsberichte 10

Geschäftsbriefe 6

Geschenknachweise 6

Gewinn- und Verlustrechnung 10

Grundbuchauszüge 10

Grundstücksverzeichnis 10

Gutschriften 10

H

Haftungsverhältnis – Bilanzunterlage 10

Handelsbriefe 6

Handelsbücher 10

Handelsregisterauszüge 6

Hauptabschlussübersicht 10

I

Importunterlagen 6

Inventurunterlagen 10

Investitionszulage, Unterlagen 6

J

Jahresabschluss – inklusive Erläuterungen 10

Jahreslohnnachweis für Berufsgenossenschaft 10

Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10

K

Kalkulationsunterlagen 6

Kassenberichte, -bücher und -blätter 10

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Kassenzettel 10

Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10

Kontenregister 10

Kontoauszüge 10

Konzernabschlüsse 10

Krankenkassenunterlagen 10

Kreditunterlagen – soweit Buchungsbeleg 10

Kurzarbeitergeld – Antrag, Personenlisten 10

L

Lagebericht 10

Lagerbuchführungen 10

Leasing – soweit Buchungsbeleg 10

Lieferscheine – soweit Buchungsbeleg 10

Lohnbelege 10

Lohnlisten 10

Lohnsteuerjahresausgleich – Unterlagen 10

M

Mahnbescheide 6

Mietunterlagen – soweit Buchungsbeleg 6

N

Nachkalkulationen 6

Nachnahmebelege 10

Nebenbücher 10

O

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10

P

Pachtunterlagen – soweit Buchungsbeleg 10

Pensionsrückstellung – Unterlagen 10

Portokasse – Buch 10

Preislisten 6

Programmablaufbeschreibungen 10

Protokolle 6

Provisionsabrechnungen, -gutschriften 10

Prozessakten 10

Q

Quittungen 10

R

Rabatt – Berechnungsunterlagen 10

Rechnungen 10

Rechnungsabgrenzung – Ermittlung 10

Reisekostenabrechnung 10

Repräsentationsaufwendungen – Unterlagen 10

S

Sachkonten 10

Saldenbilanzen 10

Scheckunterlagen – soweit Buchungsbeleg 10

Schriftwechsel 6

Spendenbescheinigungen 10

Steuererklärungen, -bescheide (Unternehmer) 10

Systemhandbücher 10

T

Telefonkostennachweise – soweit Buchungsbeleg 10

U

Überstundenliste 6

Überweisungsbelege 10

Umbuchungslisten 10

Umsatzsteuer-Voranmeldungen 10

Urlaubsliste (für Rückstellung) 10

V

Verbindlichkeiten – Zusammenstellung 10

Verkaufsbücher 10

Vermögensverzeichnis 10

Vermögenswirksame Leistungen – Unterlagen 6

Versand- und Frachtunterlagen 6

Versicherungspolicen 6

Verträge – soweit kein Buchungsbeleg 6

W

Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10

Wechsel 10

Z

Zahlungsanweisungen 10

Zollbelege 10

Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10

Zwischenbilanz – Gesellschafterwechsel, Umstellung

Wirtschaftsjahr, Konzernabschluss 10

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: Juli 2017

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-

Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt.

Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine

individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

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Berufskleidung

Berufskraftfahrer

Berufsschule

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Beschuldigter

Beschuldigter - Mitwirkung

Besondere Veranlagung

Betreuer

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Betriebliche Altersversorgung

Betriebliche Altersversorgung - Entgeltumwandlung

Betriebliche Altersversorgung - Vervielfältigung

Betriebsausgaben

Betriebseinnahmen

Betriebsveräußerung und Betriebsaufgabe

Bewertung des Betriebsvermögens

Bewertung des Betriebsvermögens - Kapitalgesell.

Bewertung des Betriebsvermögens-Personengesell.

Bewertung des Grundvermögens

Bilanzänderung

Bilanzanalyse - Vorbereitung Kennzahlenanalyse

Bilanzberichtigung

Bilanzenzusammenhang

Bilanzgliederung

Bilanzkontrollgesetz

Bilanzkorrekturen

Buchführungspflicht - Beginn

Buchführungspflicht - Ende

Buchführungspflicht nach § 140 AO

Buchführungspflicht nach § 141 AO

Buchführungssysteme

Bundesfreiwilligendienst

Bundesschatzbriefe

Bußgeldrecht

Bußgeldverfahren

Bußgeldverfahren - Überleitung

Bußgeldverfahren - Verfahrensabschluss

Bußgeldverfahren - Verjährung

Computer

Dauerfristverlängerung

Dauerwohnrecht

Debitoren

Degressive Abschreibung

Dienstreise

Differenzbesteuerung

Direktversicherung

Direktversicherung - Pauschalierung

Direktversicherung - Steuerfreiheit

Dividenden

Doppelte Buchführung

Doppelte Haushaltsführung

Einnahmenüberschussrechnung

Steuerlexikon online

4-III-Rechnung - Amtlicher Vordruck

4-III-Rechnung - Anlagevermögen

4-III-Rechnung - Aufrechnung

4-III-Rechnung - Betriebsausgaben

4-III-Rechnung - Betriebsausgaben-Abzugsverbot

4-III-Rechnung - Betriebseinnahmen

4-III-Rechnung - Betriebsvermögen

4-III-Rechnung - Diebstahl und Verluste

4-III-Rechnung - Durchlaufender Posten

4-III-Rechnung - Einlagen

4-III-Rechnung - Entnahmen

4-III-Rechnung - Forderung und Verbindlichkeit

4-III-Rechnung - Personenkreis

4-III-Rechnung - Tauschvorgänge

4-III-Rechnung - Überschussrechnung

4-III-Rechnung - Umsatzsteuer - Vorsteuer

4-III-Rechnung - Umsatzsteuervorauszahlung

4-III-Rechnung - Wahlrecht

4-III-Rechnung - Zu- und Abflussprinzip

Ehegattensplitting

Ehegattenunterhalt

Ehegattenveranlagung

Einfache Buchführung

Einheitswert

Einkommen

Einkommensteuererklärung

Einkommensteuerermittlung

Einkommensteuervorauszahlungen

Einkünfte

Einlagen

Einlagen - Bewertung

Einsatzwechseltätigkeit

ELENA-Verfahren

ELStAM

ELSTER

Elterngeld

Elterngeld - Progressionsvorbehalt

Elterngeld - Steuerklassenwechsel

Entfernungspauschale

Entlassungsgeld

Entnahmen

Entschädigungen

Entsendung - Reisekosten

Erbschaftsteuerreform

Erbschaftsteuerreform - Anrechnung auf Einkommensteuer

Erbschaftsteuerreform - Bewertung des Betriebsvermögens

Erbschaftsteuerreform - Bewertung des Grundvermögens

Erbschaftsteuerreform - Inkrafttreten und rückwirkende Anwendung

Erbschaftsteuerreform - Lebensversicherungen

Erbschaftsteuerreform - Nießbrauch

Erbschaftsteuerreform - Steuerbefreiung Betriebsvermögen

Erbschaftsteuerreform - Steuersätze / Freibeträge

Erbschaftsteuerreform - Zugewinnausgleich

Erbschaftsteuerreform - Zusammenrechnung und Mindesterbschaftsteuer

Erd- und Seebebenkatastrophe Japan

Erhaltungsaufwand

Erhöhung des allgemeinen Umsatzsteuersatzes

Erholungsbeihilfe

Erlass von Säumniszuschlägen

Ermäßigter Umsatzsteuersatz

Ermäßigter Umsatzsteuersatz - Filmvorführungen

Ermäßigter Umsatzsteuersatz - Personenbeförderung

Ermäßigter Umsatzsteuersatz - Pflanzenlieferungen

Ermäßigter Umsatzsteuersatz - Urheberrechte

Ermäßigter Umsatzsteuersatz - Zahnärzte

Erstattung von Lohnsteuer

Erstattungszinsen

Ertragsanteil

Erwerbsminderungsrenten

Steuerlexikon online

Erwerbsschwellen

Erziehungsgeld

EU-Erweiterung

Existenzgründer

Existenzgründungsbeihilfen

Existenzminimum

Expedientenrabatte

Fachliteratur

Fahrgemeinschaft

Fahrtätigkeit

Fahrtenbuch

Fahrtkosten

Faktorverfahren für Ehegatten

Familienleistungsausgleich

Familienleistungsausgleich - Wahlrecht

Familienleistungsausgleich - Zuschlagsteuern

Ferienwohnung

Fernseh-Quizshows

Firmenwagen

Firmenwagen - Einzelbewertung

Firmenwagen - Home Office

Firmenwagen - Poolfahrzeuge

Folgeobjekt

Fortbildungskosten

Freiberufler

Freibeträge

Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte

Freibetrag Betreuung/Erziehung/Ausbildung

Freibetrag für Alleinerziehende

Freistellungsauftrag

Garage

Gartengestaltung

Gebäudeabschreibung

Geburtsbeihilfe

Gehaltsumwandlung

Gehaltsverzicht

Geldwäsche - Ablauf

Geldwäsche - Begriffsbestimmung

Geldwäsche - Einbindung der Finanzbehörden

Geldwäsche - internationale/nationale Maßnahmen

Geldwäsche - Pflichten

Geldwäscheanzeige - Allgemeines

Geldwäscheanzeige - anfällige Wirtschaftszweige

Geldwäscheanzeige - gesetzliche Grundlage

Geldwäscheanzeige - Pflichten

Geldwäscheanzeige - Risikoländer

Geldwäscheanzeige - Verdachtsanzeige

Geldwäscheanzeige - Verdachtsgründe

Geldwäscheanzeige - verdächtige Transaktionen

Gemeinschaftsgebiet

Gemischte Aufwendungen

Geringfügige Beschäftigung

Geringfügige Beschäftigung - Privathaushalt

Gesamtumsatz

Geschenke

Gesellschafter

Gesellschafterfremdfinanzierung

Gesetz zur steuerlichen Förderung von energetischen Gebäudesanierungen

Gesetz zur Umsetzung der Beitreibungsrichtlinie

Gewerbebetrieb - Abgrenzung Vermögensverwaltung

Gewerbebetrieb - Beteiligung Wirtschaftsverkehr

Gewerbebetrieb - Gewinnerzielungsabsicht

Gewerbebetrieb - Nachhaltigkeit

Gewerbebetrieb - Selbstständige Tätigkeit

Gewerbebetrieb - Vorrang der §§ 13 und 18 EStG

Gewerbeertrag

Gewerbeertrag - Kapitalgesellschaften

Gewerbeertrag - Mitunternehmerschaften

Gewerbesteuer

Gewerbesteueranrechnung

Gewerbesteueranrechnung - Mitunternehmer

Steuerlexikon online

Gewerbesteueranrechnung - Thesaurierungsbegünstigung

Gewerbesteuererklärung

Gewerbesteuervorauszahlungen 2008

Gewerblicher Grundstückshandel

Gewinnausschüttung

Gewinnausschüttung - offen

Gewinnausschüttung - verdeckt

Gleitzone

GoB

GoB - Aufzeichnung des Warenein- und -ausgangs

GoB - Bilanzierung

GoB - Geldverkehr

GoB - Geordnete Buchungen

GoB - Kassenbuchführung

GoB - Mängel der Buchführung

GoB - Ort der Buchführung

GoB - Schätzung der Besteuerungsgrundlagen

GoB - Sprache

GoB - Überblick über die Geschäftslage

GoB - Unveränderlichkeit

GoB - Verfolgbarkeit der Geschäftsvorfälle

GoB - Vollständige und richtige Buchungen

GoB - Zeitgerechte Buchungen

GoBS

Gründungszuschuss

Grunderwerbsteuer

Grundfreibetrag

Grundsteuer

Gruppenunfallversicherung

GuV-Gliederung - Gesamtkostenverfahren

GuV-Gliederung - Umsatzkostenverfahren

Haftung

Halbeinkünfteverfahren

Halbteilungsgrundsatz

Handwerkerleistungen

Haushaltsbegleitgesetz 2011

Haushaltsfreibetrag

Haushaltshilfe

Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse

Haushaltsnahe Dienstleistungen

Haushaltsscheckverfahren

Heimunterbringung

Heiratsbeihilfe

Hinzurechnungen - Ausländische Steuern

Hinzurechnungen - Komplementäre von KGaA

Hinzurechnungen - Renten und dauernde Lasten

Hinzurechnungen - Spenden

Hinzurechnungen - Verlustanteile

Hinzurechnungsbetrag - Freibetrag Lohnsteuer

Höchstbetragsberechnung

Ich-AG - Überbrückungsgeld

Inkongruente Gewinnausschüttung

Innenumsätze

Innergem. Güterbeförderung - Nebenleistungen

Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte

Innergemeinschaftliche Güterbeförderung

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Innergemeinschaftliche Lohnveredelung

Innergemeinschaftliche Versendungslieferungen

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Innergemeinschaftlicher Erwerb neuer Fahrzeuge

Innergemeinschaftlicher Fahrzeuglieferer

Innergemeinschaftlicher Reiseverkehr

Innergemeinschaftliches Verbringen

Istbesteuerung

Jahresabschluss - Fristen

Jahressteuergesetz 2010

Kammerbeiträge

Kapitaleinkünfte

Kapitaleinkünfte - EU-Informationsaustausch

Kapitalertragsteuer

Kaufmann

Kinder

Steuerlexikon online

Kinder - arbeitslos

Kinder - Au-pair-Tätigkeit

Kinder - Behinderte

Kinder - Berufsausbildung

Kinder - Ehegattenunterhalt

Kinder - Einkünfte und Bezüge

Kinder - freiw. soziales o. ökologisches Jahr

Kinder - ohne Ausbildungsplatz

Kinder - Übergangszeit

Kinder - Vollzeiterwerbstätigkeit

Kinder - Zweitausbildung

Kinderarbeitsverhältnis

Kinderbetreuungskosten

Kinderbetreuungszuschlag

Kinderbonus

Kinderfreibetrag

Kinderfreibetrag - Übertragung

Kindergarten

Kindergeld

Kindergeld - Ausländer - Anspruch

Kindergeld - Ausländer - Höhe

Kindergeld - BKGG

Kindergeld - Festsetzung

Kindergeld - Sozialversicherungsbeiträge

Kinderzulagen

Kirchensteuer - Arten

Kirchensteuer - Beginn und Ende der Kirchensteuerpflicht

Kirchensteuer - Hebesatz

Kirchensteuer - Mindestbetrags-Kirchensteuer

Kirchensteuer - Sonderausgabenabzug

Kleinunternehmer

Kleinunternehmer - EU

Konjunkturpakete

Kontenabruf

Kontenabruf - Außersteuerliche Zwecke

Kontenrahmen

Kontenrahmen - GKR

Kontenrahmen - IKR

Krankengeld

Krankenversicherungsbeiträge

Krankenversicherungsbeiträge 2010

Krankheitskosten - Nachweis

Kundenkarte

Kurzfristige Beschäftigung

Ländergruppeneinteilung

Lebensversicherungen

Leichtfertige Steuerverkürzung

Leistungen

Leistungsaustausch

Leistungsaustausch - ABC

Leistungsaustausch - Arbeitnehmer

Leistungsaustausch - Gesellschafter

Leistungsaustausch - Mitgliedervereinigung

Lektoren

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Lieferschwellen

Lieferung

Lohn- und Einkommensteuerdaten 2007 - 2010

Lohnsteueranmeldung

Lohnsteuerbescheinigung

Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2010

Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2011

Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2012

Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber

Lohnsteuerkarte

Lohnsteuertabellen

Mahlzeiten

Maßgebender Gewerbeertrag

Mehrfachbeschäftigung

Mehrwertsteuerpaket 2010

Mietverhältnis zwischen nahen Angehörigen

Mindest-Ist-Besteuerung

Mindestbemessungsgrundlage

Steuerlexikon online

Mobilitätshilfen

Nachforderung von Lohnsteuer

Nachgelagerte Besteuerung

Nichtveranlagungsbescheinigung

Nichtvorlage der Lohnsteuerkarte

Ökosteuer

Opfergrenze

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Organschaft - Gewerbesteuer

Organschaft - Umsatzsteuer

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Ort der sonstigen Leistung

Ort der sonstigen Leistung - Katalogleistung

Ort der sonstigen Leistung - Prüfschema

Park and Ride

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Pauschalierung - Sachzuwendungen

Pauschalierung der Lohnsteuer

Pauschalierung der Lohnsteuer - Fahrtkostenzuschüsse

Pauschalierung der Lohnsteuer - Mini-Jobs

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Pensionskasse

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Persönliche Steuerpflicht - Gewerbesteuer

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Pflegegeld

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Pflichtveranlagung

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Raucherentwöhnungskur

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Rechnung - Inhalt - Übergangsregelung

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Rechnung - Sonderfälle

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Reiseleistungen - Überblick

Reiseleistungen - Umfang

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