SharePointCommunity Camp28.2.+1.3.2007

SharePointCommunity Camp28.2.+1.3.2007

Michael Greth / Daniel Wessels

Aufbau einer WissensdatenbankAufbau einer Wissensdatenbank

Anforderung

Jesse MariamSharePoint Projekt TeamZuständig für die Informationsbeschaffung

„Unser Team, das über die Einführung von SharePoint in unserem Unternehmen entscheidet, hat eine Vielzahl von Informationen zu SharePoint zusammengetragen, allerdings völlig unkoordiniert. Diese sollen zunächst allen Mitgliedern des Teams, später auch in Auszügen den Anwendern bereitgestellt werden. Die Informationen sollen strukturiert werden und verlässlich sein.Für die Mitarbeiter unseres Unternehmens sollen nach der Bereitstellung der Informationen auch Trainings durchgeführt werden, die wir organisieren müssen“

Personen

Brian CoxAutor

sammelt Informationen

Jesse MariamWissensmanager

ordnet Informationen

Claus HansenAnwendernutzt Wissensdatenbank

Schritte der Reorganisation

Analyse des IST-ZustandesVereinheitlichung der ArbeitsmittelZusammenführung der DateiablagenKlassifikation der Informationen über MetadatenAufbau eines RedaktionsworkflowsZielgerichtete Präsentation von InformationenOfflineunterstützung

Ziel

Website, die allen Teammitgliedern bei Problemen oder Fragen zur SharePoint-Plattform Hilfe bietetTeammitglieder sollen gefundene Informationen und Erfahrungen einfach bereitstellen können Informationen sollen nicht nur per Volltextsuche gefunden werden, sondern auch über verschiedene Kategorien strukturiert aufbereitet werdenEinfache Prozesse zur Qualitätssicherung durch Genehmigungsworkflows sollen bereitgestellt werdenTrainings für die Mitarbeiter des Unternehmens sollen über die Site organisiert werden können

Analyse des IST-ZustandesAnalyse des IST-Zustandes

IST-Situation Jesse Mariam (KM)

Interessante Artikel kopiert er sich in sein OneNote-NotizbuchHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abWünscht sich eine strukturierte, zentrale, einfach zugängliche Wissendatenbank, an der alle Mitarbeiter in geordneter Weise mitarbeiten und partizipieren können

IST-Situation Brian Cox (Autor)

Sammelt Links zu interessanten Informationen im Intern als Favoriten in seinem BrowserHat in einem Feed-Reader verschiedene Weblogs über RSS abonniertLegt Dokumente und Dateien in einem eigenen Ordnersystem abE-Mails kopiert er in einen Exchange Ordner

IST-Situation Claus Hansen (User)

Sucht über Google oder Live SearchNutzt die Live Search Community SucheSammelt Links zu interessanten Informationen im Internet als Favoriten in seinem BrowserGut für spezielle Themen, schlecht für ZusammenhängeWünscht sich strukturierte, zielgerichtete und qualifizierte ZusammenstellungWürde eigene Informationen gerne mit anderen teilen, aber keine Plattform

Umsetzung in SharePointUmsetzung in SharePoint

Planungshilfsmittel

Projekt Brainstorming

Mindmap Sammlung der Informationen über die ProjektanforderungenStrukturierung und Zusammenfassung zu Gruppen

Inhalte PersonenAbläufe

Projektmanagement

Organisation der ProjektaufgabenEinrichtung eine ProjektaufgabenlisteVisualisierung der Timeline mit GANT-ChartOfflinesynchronisation mit in Outlook

MindmapMindmap

Umsetzung mit SharePoint

Projekt Teamsite einrichtenBerechtigungen

Vorhandene Informationsablagen konsolidierenOutlook 2007 als RSS-ReaderOneNote Notizbücher, Favoriten und Dateiablagen in SharePoint-Listen und –Bibliotheken konsolidierenPräsentationen in Folienbibliotheken

Metadaten-System aufbauenSchlagworte und Kategorien zur Klassifikation der InhalteWebsitespalten und Website-Inhaltstypen

Abläufe einrichtenGenehmigungsworkflow für neuen BeiträgeDiskussionsrunden für Feedback und Fragen

Informationsrecherche einrichtenNach Metadaten gefilterte Ansichten

OneNote Notizbücher vereinheitlichen

OneNoteEinfache Clipping von InformationenStrukturierte persönliche Ablage

Freigegebenes Notizbuch erstellenin der SharePoint Bibliothek OneNoteLokale Notizbücher hochladenEmaileinladungen versendenBerechtigungen

ExportSeite als Worddokument speichernSeite als PDF speichernSeite per Email versenden

OneNote

Funktionales Notizbuch zum Speichern von Informationen für die eigene NutzungEinfaches Cut/Paste bzw. Importieren aus diversen Anwendungen (Browser, Outlook, Printer usw)Ordnung der Information in Notizbüchern, Abschnitten und SeitenGemeinsamer Zugriff auf Notizbücher über zentrale Ablage auf File-System oder SharePoint-Bibliotheken mit lokaler Kopie und Synchronisation

OneNote 2007OneNote 2007

OneNote

VorteileVollständige Texte werden mit Quelle gespeichertBuch zum Thema der InformationssammlungVolltextsuche und Markierung/KategorisierungOffline verfügbarExport nach Word oder PDF/XPS

NachteileProprietäres Format und AnwendungNichts für externe Bereitstellung von Informationen

Migration DateiablagenDateisystem

Klassische Dateiablage besteht aus Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und UnterebnenVorteile:

Es funktioniert meist besser als erwartetNutzer haben die Ordnerstruktur verinnerlichNutzer sind es gewohnt, darin zu navigieren

NachteileEindimensionale GliederungNavigation über Suche durch die gesamte Struktur oder sukzessives Öffnen aller Ordner und Unterordner

Filesystem

StrukturVersion

1.0, 2.0, 3.0

ProduktSTS, WSSv2, WSSv3SPS2001, SPS2003, MOSS

ThemaPortalPlattformSuche…

Migration Dateiablagen SharePoint-Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken als Container für DateienMetadaten zur Beschreibung der DokumentinhalteBerechtigungen auf Bibliothek-, Ordner und DateiebeneMetadaten müssen nicht mehr in Dokument- oder Ordnernamen eingebaut werdenOhne das Dokument zu öffnen lässt sich erfassen, um welches Thema es sich handeltNach Metadaten können die Dokumente einer Bibliothek ausgewertet, gefiltert, gruppiert und sortiert werden

Dokumentbibliotheken

InhaltsgenehmigungVersionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen erstellen

Beispiel: 1, 2, 3, 4

Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) Beispiel: 1.0, 1.1, 1.2, 2.0

Grenzwert für die Anzahl von Versionen

Erzwungenes AuscheckenPapierkorb

Migration DateiablagenSharePoint-Bibliotheken

NachteilePflege der Attribute ist aufwendiger als Ablage in OrdnerNutzer bevorzugen die gewohnten Ordnerstrukturen Nutzer sind wenig begeistert von der Pflege der AttributeOrdner sind nur eindimensional auswertbar

VorteileMetadaten können auf verschiedene Arten kombiniert und ausgewertet werdenAlle Dokumente können nach Metadaten gefiltert werdenMehrere Bibliotheken können auf einer Seite anzeigt und über WebPart-Verbindungen gleichzeitig gefiltert werdenDie Attribute vereinfachen die Suche und ArchivierungFür eine mögliche Workflow-Unterstützung sind Attribute – vor allem der Status- eine wichtige Voraussetzung.

Migration DateiablagenDrag und Drop Migration

Kopieren der Dateien vom File-SystemDokumenten-Bibliothek angelegt und der komplette Inhalt des Netzlaufwerkes wird über die Explorer -Ansicht in die neue Bibliothek kopiertVorteile

Bekannte Strukturen bleiben erhalten

NachteileMehrwert von Sharepoint wird nicht genutztGleiches Ablagen-Chaos auf technische höherem Niveau

Migration DateiablageSharePoint Migration

Strukturierung der zu verwaltenden Inhalte nach ihrer Gleichartigkeit in Sites und BibliothekenUmsetzung der Anforderungen an BerechtigungenDifferenzierung zwischen wichtigen und weniger wichtigen Dokumenten auf Basis von entsprechenden Bibliotheken.Definition von Ordnern und ggf. Metadaten für Bibliotheken mit weniger wichtigen Dokumenten.Definition von Ansichten oder alternativer Filter-Möglichkeiten für die Bibliotheken mit Metadaten

Vergleich Filesystem - SharePointFilesystem SharePoint

Navigation Schwierig bei tiefer Verschachtelung Sehr leistungsfähig mit Ansichten und Filterung

Office Integration Ordner werden direkt angezeigt: Bessere Übersicht

Attribute können editiert werden, können beim Öffnen und Speichern jedoch nicht zur Verbesserung der Übersicht genutzt werden

Suche Nur Volltext bzw. Standardattribute, wie Dateityp oder Autor

Basis für qualifizierte, attributierte Suche

Zugriff Nur eindimensional Mehrdimensional über Filterung undGruppierung

Verlinkung Direkt Nur auf Ansichten

Archivierung Nachträgliche Attributierung erforderlich

Gute Voraussetzung

Filesystem MigrationFilesystem Migration

Metadaten Management

WebsitespaltenSpaltendefinitionen von EigenschaftenUnabhängig von individueller Liste oder Bibliothek

WebsiteinhaltstypenContainer für Typen von InformationenUnabhängig von individueller Liste oder BibliothekMetadaten werden zentral erstellt und gepflegtInhalte

Metadaten (Websitespalten)DokumentvorlagenWorkflowsFormulare zum Anlegen, Ändern und Anzeigen

Metadaten / Contenttypes

Metadaten haben einen Geltungsbereich (Scope)Site-Collection oder Site

VerwaltungErstellen/Ändern im Webbrowser über die Websiteeinstellungen->GalerienWebsitesspalten und Inhaltstypen lassen sich nicht aus einer Site exportierenErstellen/Ändern/Verteilen als Features

Metadaten

Website-Spalten

ThemenfeldPlattformZusammenarbeitPortal…

AufgabenbereichPlanungAnpassungAdministration…

…

Website-Inhaltstypen

ArtikelTitelThemenfeldAufgabenbereichSpracheBeschreibungURL

Artikel Contenttype

Artikel MetadatenpaltenTitel, Themenfeld, Aufgabenbereich, BeschreibungSpracheURL

WorkflowGenehmigung neue Artikel -> Jesse MariamWiedervorlage 3 Monate nach Änderung -> Brian Cox

VorlageArtikel Worddokument

Websitespalten und InhaltstypenWebsitespalten und Inhaltstypen

Informationsarten

Links

Websites

Weblogs

Dokumente

WhitePaper

Artikel

Nachrichten

Dateien

Webparts

Tools

Präsentationen

Folienvorträ

ge

Multimedia

Webcasts

Podcasts

Ressourcen Artikel Downloads Folien Medien

Liste Bibliothek Bibliothek Bibliothek Bibliothek

Wiki mit SharePoint

SharePoint Wiki als Liste und WebsitevorlageWiki

Webseiten, die mit einen RichText/HTML-Editor im Browser bearbeitet werden könnenVerknüpfung der einzelnen Seiten über Wiki-Links [[link]]Automatische Versionierung und Änderungsprotokoll

SharePoint WikiBasis: Dokumentbibliothek mit HTML SeitenJede Wikiseite ein Dokument in der BibliothekSharePoint-Funktionen wie Workflow, Berechtigungen, Metadaten usw. können genutzt werdenWikiSeite kann Webparts enthalten

WikiWiki

Wiki mit SharePoint

VorteileEinfach einzurichten und zu bedienenTeammitglieder können aktiv mitarbeiten

Geeignet fürRelative feste StrukturenGlossar

NachteileEinzelne Objekte gehen in der Wikiseite aufMetadaten nur auf Seitenebene

Diskussionsforum

Diskussionsrunde einrichtenMit InhaltstypenBerechtigungen für alle TeammitgliederEmail-Eingang

Verbindung mit Outlook herstellenGruppierte Ansicht in Outlook

Incoming E-Mail

SharePoint Listen die E-Mail empfangen könnenDiskussionsrunde (Threading, HTML E-Mails)KalenderAnkündigungenDokumentbibliotheken

Speichern Anhänge als Dokumente

Darstellung von Inhalten

Daten-Ansichts-Webpart mit SharePoint DesignerZeigt Informationen aus anderen Sites

Content Query Webpart (MOOS)Zeigt Informationen aus anderen Bereichen im Webpart anUmfangreiche Filter- und SortiermöglichkeitenKonfiguration und Anpassung der Darstellung über Browser

Filterwebpart (MOOS)Stellt Filterwerte für Webpartverbindungen aus verschiedenen Quellen bereit