Microsoft Access Grundkurs

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Gliederung

• Einleitung• Konzeption von relationalen Datenbanken• ER-Modell, Normalisierung• Erste Schritte in Access• Tabellenbearbeitung• Arbeiten mit Abfragen• Arbeit mit Formularen• Arbeit mit Berichten• Datenaustausch mit anderen Office Programmen

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Einleitung

Datenbanken unter Windows:

– Access (Microsoft)– FoxPro (Microsoft)– Paradox und Delphi (Borland)– dBase (Borland)– Superbase– Navision und andere

Warum Access? Weil Access die meistverbreitetste Datenbank ist, komfortabel zu bedienen und leistungsstark ist. Außerdem kann es zum Zugriff auf ODBC-fähige Datenbankserver wie Oracle, SQL-Server verwendet werden.

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Grundbegriffe 1/5DatenbankIn einer Datenbank können Daten in Tabellen eingegeben werden, diesich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen oder für einenbestimmten Zweck gedacht sind.

Karteikasten = Datenbank

Karteikarte = Datensatz

Karteikartenfeld = Datenfeld

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Grundbegriffe 2/5

Datenbank = Karteikasten = Tabelle(n)

Datensatz = Karteikarte Datenfeld = Karteikartenfeld

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Grundbegriffe 3/5

Datenbanksystem (DBS)= Datenbank / Datenbasis (DB)+ Datenbank Management System (DBMS)

Datenbank Management SystemEin System, das große Datenmengen in Tabellen speichert, verwaltet und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regelt.

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Grundbegriffe 4/5

TabelleIn einer Tabelle sind die eigentlichen Daten gespeichert. Sie besteht aus Spalten, denen jeweils ein Datentyp zugeordnet ist.

Relationales DatenbankmodellModell zur Strukturierung einer Datenbank:

- relationale Datenbanken arbeiten mit mehreren Tabellen,

- die mit Hilfe von Schlüsselfeldern miteinander verknüpft werden.

andere Datenbankmodelle sind z.B. das hierarchische

Datenbankmodell oder das objektorientierte Datenbankmodell.

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Grundbegriffe 5/5

Abfrage

Sicht (View) auf die Tabelle(n) einer Datenbank. Dabei können Einschränkungen an bestimmte Werte (filtern/suchen), Sortierung und Beschränkungen auf ein Teil der Spalten vorgenommen werden.

SQL (Structed Query Language)

Standartisierte Sprache, in der sich Abfragen und andere Datenbank-Operationen formulieren lassen.

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Warum Datenbanken einsetzen?

• um Daten zentral und einheitlich zu halten• um Daten schneller und einfacher zu finden• um Speicherplatz zu sparen• um Mehrbenutzerbetrieb zu ermöglichen• um Datensicherheit zu erhöhen

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Probleme beim DB-Entwurf beachten (1/3)

RedundanzRedundanz liegt vor, wenn (manche) Datensätze und/oder Datenfelder, die in verschiedenen Tabellen benötigt werden, auch mehrfach gespeichert sind.

Problem:

unnötig hoher Speicherplatzbedarf

Lösung:

Mehrfachspeicherungen auflösen, Tabellen verknüpfen

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Probleme beim DB-Entwurf beachten (2/3)

Datenintegrität-/ Datenkonsistenzverletzung

Datenintegrität und -konsistenz bedeutet, daß alle (mehrfach) gespeicherten Daten an allen Stellen den richtigen Inhalt haben müssen.

Problem:

bei mehrfach gespeicherten Daten führt eine Änderung an nur einer Stelle zu uneinheitlichen oder gar falschen

Informationen.

Lösung:

Mehrfachspeicherungen auflösen, Tabellen verknüpfen

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Probleme beim DB-Entwurf beachten (3/3)

Synchronisation

Auf Synchronisation muß geachtet werden wenn Daten von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden sollen.

Problem:

gleichzeitige Änderungen

Lösung:

Zusammenfassung in einer Datenbank und Einrichtung einer Mehrbenutzerumgebung

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schlechte Beispiele (1/3)

Die Speicherung von Kunden und Bestellungen soll erfolgen:

Problem Nr. 1:Problem Nr. 1:mehrere Bestellnummern in einem Datenfeld schlecht ! z.B. Such- oder Sortieroperationen

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schlechte Beispiele (2/3)

denkbare Lösung: Mehrfachwerte in einzelne Felder auflösen

Problem Nr. 2:Problem Nr. 2:

mehrere nur feste Anzahl Bestellungen möglich

hier max. 4

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schlechte Beispiele (3/3)

denkbare Lösung: pro Bestellung einen Zeileneintrag führen

Problem Nr. 3:Problem Nr. 3:

Redundanz – gleiche Kundeninformationen mehrfach

gespeichert unnötiger Speicherverbrauch

Problem Nr. 4:Problem Nr. 4:

Inkonsistenzgefahr – was passiert wenn bei gleichem

Kundencode unterschiedliche Firmeneinträge?

Daten sind widersprüchlich und unzuverlässig

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so geht‘s richtig – das gute Beispiel

bessere Lösung: Auflösung in 2 Tabellen

Tabelle KUNDEN

Tabelle BESTELLUNGEN

Jetzt liegt keine Redundanz mehr vor, da die Tabellen KUNDEN und BESTELLUNGEN mit Hilfe des Schlüsselfeldes Kunden-Code verknüpft sind. In der Tabelle BESTELLUNGEN können beliebig viele Bestellungen zu einem Kunden gespeichert werden, die mit zusätzlichen Informationen versehen sind.

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was lernen wir daraus?

Wenn eine Datenbank neu entwickelt wird, sollte man sich die Struktur der Datenbank sehr gründlich überlegen und planen.

Die Leistungsfähigkeit einer Datenbank hängt zum größten Teil von der Vermeidung der vorgestellten Probleme ab.

Zum professionellen Gestalten einer Datenbankstruktur wird häufig das Entity-Relationship-Modell (ER-Modell) eingesetzt.

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Entity-Relationship-Modell (ERM)

Elemente des ERM:

Entitäten

Beziehungen

Attribute

Entität

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Entity-Relationship-Modell (ERM)

Mitarbeiter

Abteilung

Projekt

Entität (Entity) unterscheidbare (identifizierbare) Dingeaus der realen Weltz.B.: Objekte, Personen, Gegenstände

Entitäten unterscheiden sich durch dieAusprägung ihrer jeweiligen Eigenschaften

Entitätstyp (Entity-Typ) abstrakte Zusammenfassung aller Entitäten,die die gleiche Eigenschaftsstruktur aufweisen

Beispiele:Abteilung FiBuMitarbeiter MeyerProjekt 6487

Beispiele.

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Entity-Relationship-Modell (ERM)

Mitarbeiter Projektarbeitet ann m

Mitarbeiter Abteilunggehört zun 1

Beziehung (Relationship)Verknüpfung von Entitäten

Beziehungen unterscheiden sichdurch ihre jeweiligen Eigenschaften

Beziehungstyp (Relationship-Typ)

Beschreibung der numerischen

Zusammenhänge zwischen

den einzelnen Entitäten

Beispiele:Mitarbeiter Meyerarbeitet an Projekt 6487

Mitarbeiter Meyergehört zu Abteilung FiBu

0 keine Zuordnung1 genau eine Zuordnungn, m viele Zuordnungen

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Entity-Relationship-Modell (ERM)Attribute sind Eigenschaften einer Entität oder einer

Beziehung bzw. später verschiedene Felder eines

Datensatzes in Access.

Beispiele: Mitarbeiternummer, Mitarbeitername,

Projektnummer, Projektname, Arbeitszeit

Domäne Wertebereich einer Eigenschaft / eines Attributs

Mitarbeiter Projektarbeitet ann m

Mitarbeiternummer Mitarbeitername Arbeitszeit Projektnummer Projektname

Beispiele: Mitarbeiter:Mitarbeiternummer 1 – 9999Mitarbeitername max. 256 Zeichen /nicht leer

arbeitet an:Arbeitszeit 0 - 999

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Entity-Relationship-Modell (ERM)

Primärschlüssel ermöglicht die eindeutige Identifizierung einer Entität

setzt sich aus einem oder mehren Attributen zusammen

wird grafisch durch Unterstreichung der entsprechende Attribute gekennzeichnet

Mitarbeiter Projektarbeitet ann m

Mitarbeiternummer Mitarbeitername Arbeitszeit Projektnummer Projektname

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Entity-Relationship-Modell (ERM)

Mitarbeiter Projektarbeitet ann m

Abteilung

gehört zu

Mitarbeiternummer Mitarbeitername Arbeitszeit Projektnummer Projektname

Abteilungsnummer Abteilungsname

1

n

Gesamtdarstellung Aussagen des abgebildeten ERMs:

- ein Mitarbeiter gehört zu genau 1 Abteilung

- zu einer Abteilung gehören n Mitarbeiter

- ein Mitarbeiter arbeitet an m Projekten

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Entity-Relationship-Modell (ERM)

Vorgehensweise:

1. Zu Beginn des Datenbankentwurfs müssen die Entitäten

bzw. Entitätstypen bestimmt werden.

2. Die Beziehungen bzw. Beziehungstypen zwischen den

Entitäten müssen bestimmt und ihre Kardinalitäten

(0, 1, n) müssen festgelegt werden.

3. Die Attribute zu jeder Entität und jeder Beziehung müssen festgelegt werden. Dazu die zugehörigen Domänen.

4. Für jeden Entitätstypen muß ein Primärschlüssel festgelegt werden.

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Relationenmodell

vom ER-Modell zum Relationenmodell

Form TABELLENNAME (Primärschlüssel, Attribut2, Attribut3, ...)

Vorgehensweise zur Transformation

1. Aus jedem Entitätstypen kann eine Tabelle mit dem Namen desEntitätstypen abgeleitet werden.

2. Jede 1: n-Beziehung schlägt sich nieder als identischeDatenfelddefinition in den zugehörigen Tabellen.

3. Jede n: m-Beziehung ergibt eine zusätzliche Tabelle, die aus den Primärschlüsseln der zugehörigen Tabellen im ER-Modell und Attributen der Beziehung besteht. Ihr Name muß sinnvoll neu gewählt werden.

4. Beziehungen zwischen Tabellen werden notiert.

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Relationenmodell

Mitarbeiter Projektarbeitet ann m

Abteilunggehört zu

Mitarbeiternummer Mitarbeitername Arbeitszeit Projektnummer Projektname

Abteilungsnummer Abteilungsname

1

n

ABTEILUNG (Abteilungsnummer, Abteilungsname)

MITARBEITER (Mitarbeiternummer, Mitarbeitername, Abteilungsnummer)

PROJEKTARBEIT (Projektnummer, Mitarbeiternummer, Arbeitszeit)

PROJEKT (Projektnummer, Projektname)

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Normalisierung von Daten

Frage Wie komme ich zum guten relationalen

Datenbankdesign?

Antwort durch Normalisierung

(3 Normalformen einhalten)

Resultat keine Redundanz

keine Inkonsistenzen

Integrität in und zwischen den Tabellen

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1. Normalform

Regel Lösung / Transformation

Jedem Datenfeld eines Daten-satzes darf höchstens ein Wertzugewiesen sein. D.h. es dürfen keine Mehrfacheinträgein einem Datenfeld vorliegen.

Mehrfacheinträge Auflösen durchDuplizieren des Datensatzes so, daß ein Datensatz für jeden Wert des Mehrfacheintrages existiert.

Jeder Datenwert muß durchSchlüsselfelder ermittelt werdenkönnen.

Es sind zusätzlicheSchlüsselfelder einzufügen.

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1. Normalform

Normalisierung

Normalisierung

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2. Normalform

Regel Lösung / Transformation

Tabelle erfüllt die 1. Normalform zuvor anhand 1.NF normalisieren

Eine Tabelle enthält nur Daten eines Themen- bzw.Informationsbereiches.

Aufteilung in mehre Tabellen nach Themen/ Informations-gebieten.

Jedes Nicht-Schlüsselfeld mußdurch ein Schlüsselfeld identi- fizierbar sein und vom gesamtenSchlüssel abhängen.

Überprüfen und ggf. neue Schlüsselfelder hinzufügen oder zusammengesetzte Schlüssel definieren.

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2. Normalform

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3. Normalform

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Integritätsregeln

Integrität auf DatenfeldebeneDurch die Wahl von passenden Datenfeldtypen und durch dieAngabe von Gültigkeitsregeln im Tabellenentwurf von Accesssowie durch Nachschlagelisten (z.B. können die möglichen Werte mit Kombinationsfeldern in Formularen eingegeben werden) kann die Beschränkung auf Werte der zugehörigen Domäne erfolgen.

Integrität auf DatensatzebeneDurch den Normalisierungsprozeß ist die Datenintegrität aufDatensatzebene weitgehend sichergestellt.

Integrität auf BeziehungsebeneEine relationale Beziehung besteht automatisch, wenn die Tabellennach den Grundsätzen der relationalen Datenbank erstellt wurden.Das Einfügen oder Löschen von Datensätzen kann zu uner-wünschten Ergebnissen führen, vor allem zu Datensätzen, denenentsprechende in einer verknüpften Tabelle fehlen. Eine Problem-lösung wird durch referentielle Integrität erreicht.

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IntegritätsregelnDas Aktivieren der referentiellen Integrität alleine bewirkt schon, dassDatensätze nicht versehentlich geändert oder gelöscht werden wenn dieIntegrität dadurch verletzt würde. Es erfolgen dann Meldungen und diedurchgeführte Änderung oder Löschung läßt sich nur dann ausführen,wenn zuvor alle verknüpften Daten ebenfalls geändert bzw. gelöschtwurden.

Zusätzliche Optionen zur referentiellen Integrität bewirken eine Automatisierungdieser Vorgänge:

„Aktualisierungsweitergabe an Detailfeld“ bewirkt eine automatische analoge Änderung der verknüpften Felderim Detaildatensatz

Beispiel: würde die Projekt-Nr in der Tabelle Projekte für Projekt 2 auf 7 geändert, wird in allen Datensätzen der Tabelle Projektauswertungebenfalls die Projektnummer 2 auf 7 geändert.

„Löschweitergabe an Detaildatensatz“ bewirkt das automatische Löschen von verknüpften Detaildatensätzen

Beispiel: wird in der Tabelle Projekt das Projekt mit der Projekt-Nr 22 gelöscht, werden in

der Tabelle Projektarbeit alle Datensätze mit Projekt-Nr 22 ebenfalls gelöscht.

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Objekttypen in Access

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Datentypen in Access (1/2)

Einstellung BeschreibungDezimale

GenauigkeitSpeicher-

größe

Byte Speichert Zahlen von 0 bis 255 (keine Bruchzahlen). Keine 1 Byte

Dezimal Speichert Zahlen von –10^38–1 bis 10^38–1 (ADP) 28 12 Byte

IntegerSpeichert Zahlen von -32.768 bis 32.767 (keine Bruchzahlen).

Keine 2 Bytes

Long Integer(Voreinstellung) Speichert Zahlen von -2.147.483.648 bis 2.147.483.647 (keine Bruchzahlen).

Keine 4 Bytes

Single

Speichert Zahlen von-3.402823E38 bis –1.401298E–45 für negative Werte und von1.401298E–45 bis 3.402823E38 für positive Werte.

7 4 Bytes

Double

Speichert Zahlen von–1.79769313486231E308 bis–4.94065645841247E–324 für negative Werte und von 4.94065645841247E–324 bis 1.79769313486231E308 für positive Werte.

15 8 Bytes

Numerische Typen

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Datentypen in Access (2/2)

Einstellung BeschreibungSpeicher-

größe

Text(Voreinstellung) Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen und auch Zahlen, die keine Berechnungen erfordern, z.B. Telefonnummern.

Bis zu 255 Zeichen.

Memo Langer Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen.Bis zu 65,535 Zeichen.

Hyperlink Alphanumerisches, interaktives Feld.Für Internet-adressen bis zu 2048 Zeichen.

Zeichenketten Typen

DatumUhrzeit

Datums- und Zeitwerte für die Jahre 100 bis 9999. 8 Byte.

Ja/NeinJa- und Nein-Werte und -Felder, die nur einen von zwei Wertenenthalten (Ja/Nein, True/False oder Ein/Aus).

1 Bit.

OLE-Objekt

Ein Objekt (wie z.B. eine Microsoft Excel-Tabelle, ein Microsoft Word-Dokument, Grafiken, Klänge oder andere binäre Daten), das mit einer Microsoft Access-Tabelle verknüpft oder darin eingebettet ist.

Bis zu 1 Gigabyte (durch den verfüg-baren Festplatten-speicher begrenzt).

Sonstige Typen

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Leere Datenfelder

Datenbanken können (physikalisch) keine leeren Felder enthalten.

Es existiert daher der (virtuelle) Wert „Null“, der ein leeres Feld repräsentiert.

Dieser Nullwert ist ein symbolischer Wert und ist nicht mit demnumerischen Wert Null gleichzusetzen.

0 ≠ Null ≠ “ “

(“ “ ist eine leere Zeichenkette, d.h. eine mit Länge 0)

Beim Datenbankentwurf:

Die Eigenschaften Eingabe erforderlich verbietet bzw. erlaubt Null-Werte, d.h. leere Felder.

Die Eigenschaft Leere Zeichenfolge verbietet bzw. erlaubt „“

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Tabellenstrukturen

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Tabellenstrukturen

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Begriffe zum Tabellenentwurf 1/2

Indizierung:Ein Index mit den Inhalten eines bestimmten Feldes

wird erzeugt. Optimiert Suchen und Sortieren

deutlich, benötigt u.U. aber viel Speicherplatz.

Schlüsselfeld:

Ein Schlüsselfeld enthält Daten, die

- den Datensatz eindeutig identifizieren Primärschlüssel)

- ein Verweis auf einen Datensatz in einer verknüpften

Tabelle darstellen (Fremdschlüssel)

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Begriffe zum Tabellenentwurf 2/2

BeziehungVerknüpfung von mehreren Tabellen

Referentielle IntegritätFür eine Beziehung kann referentielle Integrität verlangtwerden• damit Schlüsselfelder nicht auf einen nicht vorhandenen Datensatz in einer verknüpften Tabelle verweisen• ein Datensatz nicht verändert oder gelöscht werden kann solange Verweise in Schlüsselfeldern einer ver- knüpften Tabelle dadurch unrichtig werden

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Beziehungen

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Abfragen verstehen (1/2)

Erstellen von Abfragen:

• Eine Abfrage speichert keine Daten, sondern nur die Vorschrift, welche Daten wie angezeigt und ausgewertet werden sollen.

• Abfragen können Daten nicht nur aus einer Tabelle enthalten, sondern auch aus mehreren Tabellen und auch aus anderen Abfragen.

• Abfragen können auch direkt mit SQL erstellt werden. Hierzu läßt sich die SQL-Ansicht benutzen.

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Abfragen verstehen (2/2)

Mit einer Abfrage kann man

• … Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und bearbeiten

• … eine Auswahl an Feldern und Daten treffen, die man sich ansehen möchte

• …Datensätze sortieren

• …Berechnungen durchführen bzw. Gesamtsummen ermitteln

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Abfragen-Grundlagen (1/3)

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Abfragen-Grundlagen (2/3)

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Abfragen-Grundlagen (3/3)

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Ausdruck definieren

Ein Ausdruck ist eine beliebige Verkettung von

• Zahlen (z.B. 123)• Texten (in Anführungszeichen, z.B “ABC“)• Feldreferenzen ([Tabellenname].[Feldname])• Platzhalter• Access-Funktionen, die zum Teil wiederum Ausdrücke als

Parameter erhalten. z.B.Wie(Ausdruck)Jetzt()Jahr(Zahl)

die man durch Operatoren(+, –, /, *, &, Und, Oder, Nicht) ergänzen kann.

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Platzhalter verwenden

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Ausdrucks-Generator

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Verknüpfungseigenschaften

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Aggregatfunktionen (1/2)

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Aggregatfunktionen (2/2)

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Aggregatfunktionen - Beispieldaten

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Aggregatfunktionen - Beispiel (1/3)

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Aggregatfunktionen - Beispiel (2/3)

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Aggregatfunktionen - Beispiel (3/3)

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Abfragetypen

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Standardformulare

Vorteile von Formularen• Individuelle graphische Oberflächengestaltung

• Einfache, unkomplizierte Dateneingabe und

Datenmanipulation

• Vermeidung von fehlerhaften Eingaben

Standardformulare können erstellt werden:

• in der Entwurfsansicht

• mit dem Formular Assistenten

• als Auto Formular (Einspaltig, Tabellarisch, Datenblatt)

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Steuerelemente

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Standardberichte

Vorteile von Formularen• Individuelle Gestaltung durch Graphiken, OLE-Objekte …• Übersichtliche Datenauswertung• zusätzliche Möglichkeiten zur Gruppierung und Sortierung

Standardberichte können erstellt werden• in der Entwurfsansicht• mit dem Bericht Assistenten• als Auto Bericht (Einspaltig, Tabellarisch)

Adressetiketten – besonders nützliche Form (assistentengestützt)

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Exporte

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Importe

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Serienbriefe mit MS Word

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Serienbriefe mit MS Word

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Quellen

• Vladislav Richterhttp://www.uni-koeln.de