Microsoft® Lync™ 2010Stellvertretungen – Schulung

Zielsetzungen

In diesem Kurs wird Folgendes vermittelt:

• Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Outlook

• Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Lync

• Planen einer Onlinebesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten

• Anberaumen einer Sofortbesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten

• Starten einer Telefonkonferenz im Namen Ihres Vorgesetzten

Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Outlook 2007

1. Klicken Sie auf Extras, und klicken Sie dann auf Optionen.

2. Klicken Sie auf Optionen. 3. Klicken Sie im Fenster Optionen auf

die Registerkarte Stellvertretungen.4. Klicken Sie auf Hinzufügen, und

geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertretung festlegen möchten.

5. Klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf OK.6. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung unter der Option Kalender die Berechtigungen unter Bearbeiten aus.

7. Wenn Sie eine Nachricht senden möchten, um die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen in Kenntnis zu setzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

8. Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Diese Schritte müssen vom Vorgesetzten unternommen werden.

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Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Outlook 2010

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken

Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretungen.

3. Klicken Sie auf Hinzufügen.4. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als

Stellvertretung festlegen möchten.5. Klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann

auf OK.6. Wählen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der

Stellvertretungunter der Option Kalender die Berechtigungen unterBearbeiten aus.

7. Wenn Sie eine Nachricht senden möchten, um die Stellvertretung überdie geänderten Berechtigungen in Kenntnis zu setzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

8. Klicken Sie auf OK.Hinweis: Diese Schritte müssen vom Vorgesetzten unternommen werden.

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Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Lync

1. Öffnen Sie Microsoft Lync.

2. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil neben der Schaltfläche Optionen, klicken Sie auf Extras, und klicken Sie dann auf Einstellungen für die Anrufweiterleitung.

3. Klicken Sie auf Stellvertretungen bearbeiten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um die Stellvertretungen auszuwählen.

Hinweis: Diese Schritte müssen vom Vorgesetzten unternommen werden.

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Planen im Namen Ihres Vorgesetzten

1. Öffnen Sie Outlook, und suchen Sie den Kalender Ihres Vorgesetzten.

2. Wählen Sie eine Uhrzeit aus, und klicken Sie dann auf der Outlook-Symbolleiste auf Neue Onlinebesprechung (in Outlook 2010) oder auf Onlinebesprechung (in Outlook 2007).

3. Nachdem die Einladung geöffnet wurde, sehen Sie, dass die Besprechungs-URL den Alias Ihres Vorgesetzten enthält.

4. Darüber hinaus sehen Sie, dass der Name Ihres Vorgesetzen am Fuß der Einladung unter In freigegebenem Ordner angegeben wird.

5. Geben Sie nun einen Betreff ein, und fügen Sie die einzuladenden Personen hinzu.

Alias des Vorgesetzten

Freigegebener Ordner

Wählen Sie eine Uhrzeit aus.

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Anpassen der Besprechungsoptionen

So ändern Sie die standardmäßigen Besprechungsoptionen

1. Klicken Sie im Outlook-Menüband auf Besprechungsoptionen, um die Zugriffsebene, die Referenten und die Optionen für Audio anzupassen.

2. Aktivieren Sie im Fenster Besprechungsoptionen das Kontrollkästchen neben Zugriff und Referenten für diese Besprechung benutzerdefiniert anpassen.

3. Wählen Sie unter Zugriff und Referenten die geeigneten Optionen aus.

TIPP: Sie können auf Einstellungen speichern klicken, um die Optionen als Standard für Ihren Vorgesetzten zu speichern.

4. Wenn Sie mit der Planung der Besprechung fertig sind, senden Sie die Einladung an die Teilnehmer.

Referenten auswählen

Einladung an Teilnehmer

Hinweis: Die Einladung enthält Ihren Namen, den Namen Ihres Vorgesetzten und die Besprechungsinformationen, einschließlich des Besprechungslinks und der Audioinformationen.

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Sofortbesprechung im Namen Ihres VorgesetztenGehen Sie zum Starten einer ungeplanten Besprechung mithilfe des Befehls Jetzt besprechen folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie Microsoft Lync, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, und klicken Sie dann auf Jetzt besprechen. Sie können auch in der Menüleiste auf Jetzt besprechen klicken.

2. Wählen Sie Für <Name Ihres Vorgesetzten> aus.

3. Damit wird eine Onlinebesprechung für Ihren Vorgesetzten geöffnet.

4. Klicken Sie auf das Menü Personen, und laden Sie Ihren Vorgesetzten und alle anderen Kontakte ein.

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Teilnehmen an einer Sofortbesprechung

Die Personen, die Sie zu der Besprechung eingeladen haben, erhalten eine Benachrichtigung und können teilnehmen, indem sie auf die Benachrichtigung klicken.

Popupbenachrichtigung

Verbindung zur Besprechung herstellen Verbundene Teilnehmer

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1. Öffnen Sie Microsoft Lync, und wählen Sie die Kontakte aus, die an der

Telefonkonferenz teilnehmen sollen.

Hinweis: Halten Sie die STRG-Taste gedrückt, während Sie mehrere Kontakte

auswählen.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl, und zeigen Sie auf

Telefonkonferenz beginnen.

3. Wählen Sie Für <Name Ihres Vorgesetzten> aus.

4. Wählen Sie Lync oder die Telefonnummer aus, von der aus die

Telefonkonferenz begonnen werden soll.

Starten einer Telefonkonferenz im Namen Ihres Vorgesetzten

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Zusammenfassung

Dieser Kurs befasste sich mit folgenden Themen:

• Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Outlook

• Einrichten der Zugriffsrechte für Stellvertretungen in Lync

• Planen einer Onlinebesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten

• Anberaumen einer Sofortbesprechung im Namen Ihres Vorgesetzten

• Starten einer Telefonkonferenz im Namen Ihres Vorgesetzten

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