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    DIN 5008

    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 1

    Jochen Schubert

    Geschftsbriefe formatieren nach DIN 676 und DIN 5008 mit Microsoft Office Word 2003

    1. DIN-Normen im Briefverkehr

    Vorteile von Normen Arten von Normen

    2. Grundlegende Einstellungen

    Typografie Seitenrnder Briefkopf Falz-/Lochmarken mehrseitige Dokumente Dokumentvorlagen

    3. Bestandteile des Geschftsbriefes

    Anschriftenfeld Bezugszeichenzeile / Informationsblock Betreff / Anrede / Brieftext Unterschrift / Anlagenvermerk Geschftsangaben / Gesellschaftsrechtliche Angaben

    4. Brief- und Textelemente

    Zwischenrume Zahlengliederungen Satzzeichen Funoten Besondere Mathematische Ausdrcke und Einheiten

    5. Textgestaltung

    AutoTexte erstellen Hervorhebungen Formatvorlagen Textgliederung durch Aufzhlungen und Nummerierungen Tabellen Inhaltsverzeichnisse

    6. Vordrucke

    Form A nach DIN 676 Form B nach DIN 676 Briefblatt ohne Vordruck Briefblatt mit Informationsblock

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    DIN 5008

    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 2

    Jochen Schubert

    DIN-Normen im Briefverkehr Normen gewhrleisten die allgemeine Einhaltung bestimmter Regelungen in fast al-len Bereichen des tglichen Lebens - bei elektrischen Gerten z. B. , aber auch in vielen anderen Situationen trifft man auf Normen. Man kann nach dem Geltungsbe-reich drei verschiedene Hauptbereiche unterscheiden:

    DIN, Deutsche Industrie-Normen EN, Europische Norm ISO, International Organization for Standardization

    Auch im Briefverkehr gibt es entsprechende Normen, deren Einhaltung etliche Vortei-le mit sich bringen:

    Hauptinformationen wie Betreff, Erstelldatum befinden sich immer an gleicher Stelle und sind deshalb schnell auffindbar

    bessere Informationsaufnahme durch einheitliche Struktur aller Schreiben Gebrauch von Briefumschlgen mit Fenstern mglich durch feste Position des Anschriftenfeldes

    genormte Papierformate erleichtern Druck, Versandkosten und Ablagesyste-me

    Normen sollten bei allen Geschftsbriefen zwischen Unternehmen und ihren Kunden und Zulieferern beachtet werden. Aber auch bei Schreiben von Privatpersonen an Behrden und Betriebe wird die Einhaltung empfohlen. Beim Briefverkehr gibt es mehrere Normen, die sich mit Gestaltung und Erstellung beschftigen. Besonders wichtig sind die folgenden: DIN 5008

    Inhaltliche Gestaltung von Briefteilen Angaben zu Absender, Empfnger, Betreff und Anrede

    DIN 676

    Regelung der Mae von Einzel- und Endlosvordrucken Gre und Position Anschriftenfeld Position der Falzmarken Form A und Form B vorhanden

    DIN 678 / DIN 680

    Mae von Briefhllen und Fensterbriefumschlgen z. B. gebruchlich C5, DL

    DIN 476

    Festlegung der Papierformate DIN-A-Reihe von A0 bis A7 DIN A4 fr Geschftsbriefe

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    DIN 5008

    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 3

    Jochen Schubert

    Grundlegende Einstellungen

    Typografie und Briefstil Schriftart Um ein einheitliches Erscheinungsbild Ihres Geschftsbriefes zu gewhrleisten, soll-ten Sie gut lesbare Schriftarten wie ARIAL, COURIER NEW oder TIMES NEW ROMAN verwenden. Natrlich knnen Sie auch firmeneigene Schriften verwenden, die zum Corporate Design der Firma passen. Schriftgre Empfohlene Schriftgren fr den Geschftsbrief liegen fr Anschriften und Brieftext im Bereich von 10 bis 12 pt. (Punkten). Zusatzinformationen wie Leitwrter, Informa-tionsblock, Angaben zur Gesellschaft sowie Absenderadressen knnen zwischen 6 und 8 pt. gro sein. Zeilenabstand In Geschftsbriefen ist prinzipiell ein einfacher Zeilenabstand zu verwenden. Ledig-lich bei Gutachten, Berichten ist ein 1,5-facher Zeilenabstand mglich. Bei der Aus-richtung Ihrer Abstze gibt es keine Vorschriften der DIN. Ein linksbndig ausgerich-tet erstellter Brief wirkt individueller und lebendiger, allerdings kann natrlich auch Blocksatzausrichtung verwendet werden. Stil Gliedern Sie Ihren Brief in sinnvolle inhaltliche Abschnitte. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Aspekte und vermeiden Sie unntige Wiederholungen, Floskeln und Fllwrter. Fr den Empfnger ist es einfacher, die hauptschlichen Inhalte zu erfassen, wenn Sie kurze Stze verwenden und auf Schachtelstze verzichten. Sprechen Sie Ihren Briefpartner mglichst immer persnlich an. Bleiben Sie auch bei schwierigen Korrespondenzpartnern stets hflich und sachlich. Dazu zhlt eben-falls, dass Sie sich fr Versumnisse, Versehen oder Fehler entschuldigen. Wichtige Aussagen und Elemente Ihres Briefes sollten Sie hervorheben. Die ver-schiedenen Mglichkeiten dafr - farbliche Hervorhebung oder Einrckung sowie zu-stzliche Leerzeilen - werden spter behandelt. Verwenden Sie diese Mglichkeit aber sparsam, damit nicht der Lesefluss sowie das Gesamterscheinungsbild Ihres Briefes gestrt werden.

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    DIN 5008

    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 4

    Jochen Schubert

    Seitenrnder Moderne Geschftsbriefe knnen im Format DIN A4 in drei Arten verwendet werden. Unterschiede bestehen in der Einstellung des oberen Seitenrandes und damit in der Positionierung der Briefelemente:

    DIN 676 Briefbltter mit Vordruck, Form A DIN 676 Briefbltter mit Vordruck, Form B Briefbltter ohne Vordruck

    Seitenrnder Form A Form B OBEN 2,7 cm 4,5 cm

    UNTEN nach Umfang Geschfts-angaben nach Umfang Geschfts-angaben

    LINKS 2,41 cm 2,41 cm RECHTS mindestens 0,81 cm mindestens 0,81 cm empfohlen 2,0 bis 2,5 cm empfohlen 2,0 bis 2,5 cm

    In den meisten Firmen werden bereits vorgedruckte Briefbgen verwendet. Um diese mit Microsoft Word beschreiben zu knnen, ist die Erstellung einer oder mehrerer Dokumentvorlagen sinnvoll. Zum Einstellen Ihrer Seitenrnder whlen Sie ber das Men DATEI den Eintrag SEI-TE EINRICHTEN Im sich ffnenden Dialogfeld legen Sie im Register SEITENRNDER die passenden Rnder fest.

    Voraussetzung fr die korrekten Einstellungen sind DIN-gerecht gefertig-te Vordrucke. Ansonsten muss man den Briefvordruck einmal vollstndig ausmessen.

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    DIN 5008

    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 5

    Jochen Schubert

    Falz- und Lochmarken Fr das Falten und Lochen von Briefen knnen Sie sich entsprechende Marken - falls nicht schon vorgedruckt - selbststndig in Ihr Dokument einfgen. Falzmarken stellen sicher, dass Ihr Anschriftenfeld in einem genormten Briefumschlag mit Fenster voll-stndig zu sehen ist. Je nachdem, ob Form A oder Form B der DIN 676 verwendet wird, verndern sich die Positionen der Falzmarken. Gemessen werden die Positionen jeweils von der oberen Blattkante (nicht Seitenrand!) aus. Die Falzmarkenhaben eine Lnge von 0,5 cm und werden ca. 0,2 cm vom linken Blattrand eingefgt.

    Legen Sie Falz- und Lochmarken in der Kopf- und Fuzeile an. So ist sichergestellt, dass Sie auf allen Seiten zur Verfgung stehen und nicht versehentlich gelscht oder verschoben werden.

    Abstand von oberer Blattkante Form A

    Abstand von oberer Blatt kante Form B

    Obere Falzmarke 8,70 cm 10,50 cm Untere Falzmarke 19,20 cm 21,00 cm Lochmarke 14,85 cm 14,85 cm ffnen Sie das Men ANSICHT und whlen KOPF- UND FUZEILE. Fgen Sie mit Hilfe der Zeichnen-Symbolleiste eine gerade Linie ein. Klicken Sie die Linie doppelt an oder rufen den Eintrag FORMAT - AUTOFORM auf. Im Register GRE knnen Sie die Lnge exakt bestimmen. Zur Positionie-rung wechseln Sie in das Register LAYOUT. ber die Schaltflche WEITERE gelangen Sie zu den er-weiterten Layouteinstel-lungen. Legen Sie die Po-sitionen in der nebenste-hend vorgegebenen Rei-henfolge fest.

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    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 6

    Jochen Schubert

    Mustervordruck DIN 676 Form A

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    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 7

    Jochen Schubert

    Mustervordruck DIN 676 Form B

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    DIN 5008

    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 8

    Jochen Schubert

    Mehrseitige Dokumente Natrlich knnen Geschftsbriefe auch mehrseitig sein. Gem DIN mssen mehr-seitige Briefe oberhalb des Brieftextes nummeriert werden. Fgen Sie Seitenzahlen als Feld in der Kopfzeile. Auf der zweiten Seite wird der Brieftext in der zweiten Zeile unterhalb der Kopfzeile fortgesetzt. Aktivieren Sie im Men Ansicht den Eintrag Kopf- und Fuzeile. Setzen Sie die Ein-fgemarke an die gewnschte Position. Richten Sie die Seitenzahlen mit Hilfe des passenden Symbols rechtsbndig aus.

    Aus der Symbolleiste fr

    Kopf- und Fuzeilen whlen Sie im Eintrag AUTOTEXT EINFGEN den Punkt SEITE X VON Y aus. Wollen Sie fr die erste und die folgenden Seiten unterschiedliche Kopf- und Fuzeilen einrichten, aktivieren Sie im Men DATEI - SEITE EINRICHTEN... die Option ERSTE SEITE ANDERS im Register LAYOUT.

    Eine neue Seite erreichen Sie, indem mit Hilfe des Mens EINFGEN ein manueller Seitenwechsel (Umbruch) einge-fgt wird. Alternativ knnen Sie diesen mit Hilfe der Tas-tenkombination + erlangen. Gestalten Sie dann die unterschiedlichen Kopfzeilen. Die Kopfzeile der ersten Seite mit eingefgter Seitennum-merierung wrde wie folgt aussehen:

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    DIN 5008

    Geschftsbriefe nach DIN 676 und DIN 5008 Seite 9

    Jochen Schubert

    Dokumentvorlagen Damit