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  • Information Kommunikation Administration

    KorrespondenzMindmap

  • Korrespondenz

    2

    Inhaltsverzeichnis Mindmaps

    bersicht 3

    Geschftsbrief Definition 4

    Zweck 4

    Anforderungen 5

    Kommunikationsumfeld 5

    Form 6

    Sprache 7

    Praxis Informationen beschaffen und vermitteln 9

    Geschftspartner gewinnen und berzeugen 11

    Konflikte meistern 13

    Kontakte pflegen 15

    Stellensuche und Bewerbung 16

    Anstellung und Kndigung 17

    Beispiel Geschftsbrief 19

    Beispiel Lebenslauf 20

  • Korrespondenz

    3

    Korrespondenzbersicht

    KorrespondenzGeschftsbrief

    Wirtschaftssprache und Korrespondenz

    Geschftsbrief

    Praxis

    Geschftsbrief

    Definition

    Zweck

    Anforderungen

    Kommunikationsumfeld

    Form

    Sprache

  • Korrespondenz

    4

    Definition

    Sekretariatskorrespondenz

    Sachmitteilungen mitwerbendem Charakter

    Personalkorrespondenz

    interne Korrespondenz

    Behrdenkorrespondenz

    GeschftsbriefDefinition

    GeschftsbriefZweck

    Zweck

    Informationstrger

    Werbemittel

    Verkaufsargument

    Bindeglied zwischen Menschen

  • Korrespondenz

    5

    GeschftsbriefAnforderungen

    Anforderungen

    Inhalt

    sachlich korrekt

    rechtlich unanfechtbar

    inhaltlich vollstndig

    psychologisch geschickt aufgebaut

    Formulierung

    fehlerfrei

    knapp

    flssig

    Darstellung

    sauber

    bersichtlich

    zweckmssig

    ansprechend

    GeschftsbriefKommunikationsumfeld

    Kommunikationsumfeld

    Korrespondenzleitbild Corporate Identity

    Erwartungshaltung des Empfngers

    Autorenrolle des Verfassers

    Betreuer

    Fachberater

    Problem- / Konfliklser

    Vermittler

    Partner

    Zielsetzung

    informieren

    fr ein Vorhaben, Ware oderDienstleistung gewinnen

    betreuen

    umstimmen / vershnlich stimmen

    wiedergewinnen

  • Korrespondenz

    6

    Form

    Typografie

    leicht zu lesende Standardschrift

    11- oder 12-Punkt-Schrift

    nur eine Schriftfamilie

    keine ausgefallenen Gestaltungsmittel

    grafische Gliederung

    bersichtlichkeit

    Abstze

    Zwischenberschriften

    Einzge

    Aufbau

    Rahmentext 1

    Absender

    Empfngeradresse

    Betreff

    Anrede

    Hauptteil

    Kontakt- oder Anknpfungsbotschaft

    einleitender Briefabschnitt

    Interesse wecken

    Kernbotschaftsachbezogene Inhalte

    psychologische Feinheiten

    Fortsetzungs- oder Schlussbotschaft

    anregend

    gewinnend

    Rahmentext 2

    Grussformel

    Absenderangaben

    Unterschrift

    Anlagen

    Postskriptum

    Werbung

    organisatorische Hinweise

    persnliche Mitteilungen

    GeschftsbriefForm

  • Korrespondenz

    7

    Sprache

    Wortwahl

    kein Nominalstil: Verben statt Substantive

    keine Modalverben: mssen, sollen, drfen

    keine Partizipien: beiliegend, bezugnehmend

    keine Fremdwrter: Change-Prozess, Office-Manager

    keine Supperlative: hchste, beste

    keine veralteten Briefformeln

    Vorsicht vor Sprachfallen

    Pleonasmen

    schiefe Wendungen

    nicht eindeutige Bezge

    Ausdrucksweise

    keine Vorreiter / Einleitungswendungen:es ist wichtig, zu Ihrer Information teilen wir mit

    keine Fllwrter oder Floskeln:hiermit, offenbar

    keine langen, verschachtelten Stze

    Stilebene

    Sachstil

    Wirkungsstil

    beeinflussen

    berzeugen

    gewinnen

    Partnerbezogenheit

    Aktiv statt Passiv

    Indikativ statt Konjunktiv

    Prsens statt Futur

    Stze ohne dass

    Ton

    Der Ton macht die Musik

    ruhiger, hflicher Tonfall

    positive Formulierungen

    keine Gefhlsausbrche

    persnliche Note

    einfhlsam, partnerschaftlich

    Sonderflle

    Faxwenn Dokumente / Zeichnungen nicht elektronisch zur Verfgung stehen

    Email

    aussagekrftige Headline:Neugier wecken

    individuelle Ansprache

    Stil

    kurz

    prgnant

    informativ

    umfangreiche Dokumente / Infos als Attachment

    Umgangsformen beachten

    Emails sind Visitenkarten

    Vorsicht mit Humor und Ironie

    berzeugender Schluss:Dialog aufrecht erhalten

    vor dem Versand:Text korrigieren!

    SMS nur zur privaten Kommunikation

    GeschftsbriefSprache

  • Korrespondenz

    8

    KorrespondenzPraxis

    Praxis

    Informationen beschaffenund vermitteln

    Geschftspartner gewinnen und berzeugen

    Kontakte pflegen

    Konflikte meistern

    Stellensuche und Bewerbung

    Anstellung und Kndigung

  • Korrespondenz

    9

    CD 5

    Informationenbeschaffen

    und vermitteln

    Anfragen fr Warenlieferungen /Dienstleistungen

    bestimmt

    Ziel

    Information ber die Leistung

    detailliertes Angebot

    unbestimmtZiel

    verschiedene Prospekte, Kataloge, Preislisten, ...

    Inhalt undAufbau

    Grund fr Interesse

    Beschreibung

    Marke

    Typ

    Ausfhrung

    Farbe

    Form

    Grsse

    Art und Umfang

    Zeitpunkt / Zeitdauer

    Sonderwnsche

    Rahmenbedingungen

    Angaben

    Menge

    Lieferzeit

    Lieferart

    Preis

    Hinweise

    Konkurrenzofferte

    Beeinflussung

    Aussicht auf langfristigeGeschftsbeziehung

    Bitte umAngebot

    Lsungsvorschlag

    Besprechungs- und Aktennotizen

    Inhalt und Aufbau

    Absender

    Verfasser

    Verteiler

    Art

    Telefonrapport

    Besuchsrapport

    Aktennotiz

    Besprechungsnotiz

    Ort und Datum

    beteiligte Personen

    Inhalt

    Resultat undVerantwortlichkeiten

    Auftrag

    Termin

    Verpflichtung

    Aufgabe

    Ort der Archivierung

    Kurzberichte

    Protokolle

    PraxisInformationen beschaffen und vermitteln

  • Korrespondenz

    10

    Informationenbeschaffen

    und vermitteln

    Anfragen fr Warenlieferungen /Dienstleistungen

    Besprechungs- und Aktennotizen

    Kurzberichte

    Inhalt und Aufbau

    Titel

    Inhalte

    Wer?

    Was?

    Wo?

    Wann?

    Wie lange?

    Namen

    Verfasser

    Leiter / Fachreferent

    Kosten pro Teilnehmer

    Gruppeninfo

    Eindrcke

    Erfahrungen

    Stimmung

    Zusammenfassung,ev. Empfehlungen

    Ort, Datum und Verteiler

    Protokolle

    Arten

    Vollprotokoll

    Verhandlungsprotokoll

    Kurzprotokoll

    Beschlussprotokoll

    Inhalt und Aufbau

    Bezeichnung

    Ort, Datum und Zeit

    Personen

    Vorsitzender

    Protokollfhrer

    Anwesende

    Abwesendeentschuldigt

    unentschuldigt

    Traktanden

    Beschreibung des Sitzungsverlaufs

    Inhalt

    Auftrge

    Verantwortlichkeiten

    Termine

    Uhrzeit Ende der Sitzung

    Ort und Datum

    UnterschriftenSitzungsleiter

    Protokollfhrer

    Verteiler

    PraxisInformationen beschaffen und vermitteln

  • Korrespondenz

    11

    Geschftspartnergewinnen undberzeugen

    Angebote

    Antwort auf konkrete Anfrage

    Mglichkeitenverbindlich / unverbindlich

    befristet / unbefristet

    Inhalt und Aufbau

    Dank

    Angebot

    Menge

    Preis

    Lieferfrist

    Zahlung

    Rabatte

    Garantien

    Verpackung

    Werbung

    Zusicherungen

    Beilagen

    Prospekte

    Kataloge

    Preislisten

    WerbeinfosSonderaktionen

    Neuheiten

    Werbebriefe

    Bezug zur Zielgruppe

    Inhalt und Aufbau

    Adressat

    Kaufmotiv

    Aufmerksamkeit gewinnen / Interesse wecken

    Botschaft

    Argumente

    Gefhle

    Ziel

    Bestellungen / Auftrge

    Inhalt undAufbau

    Wer bestellt was bei wem?

    Wer beauftragt wen womit?

    Details

    Zeitpunkt

    Menge

    Preis

    Lieferbedingungen

    Zahlungsbedingungen

    Auftragsbesttigung

    Inhalt undAufbau

    Dank

    Besttigung der wichtigsten Vereinbarungen

    EinzelheitenLieferung

    Zahlung

    Zusicherung einer gewissenhaften Ausfhrung

    Widerruf einer Bestellung / eines Auftrages

    Inhalt undAufbau

    Bezugnahme

    Widerruf

    Begrndungpraxisgerecht

    stichhaltig

    Ankndigungzuknftiger Auftrag

    Ersatzauftrag

    Bitte um Entgegenkommen, falls Widerruf versptet erfolgt

    Dank fr Verstndnis

    Antwort auf einen Widerruf

    Annahmebei glaubhafter Begrndung

    hherer Gewalt

    Ablehnungbei verspteter Stornierung

    Spezialanfertigung

    Extrabestellung

    Ablehnung einer Bestellung / eines Auftrages

    Gegenangebot und Antwort auf Gegenangebot

    Gesuche an Behrden / Einsprachen

    PraxisGeschftspartner gewinnen und berzeugen

  • Korrespondenz

    12

    PraxisGeschftspartner gewinnen und berzeugen

    Geschftspartnergewinnen undberzeugen

    Angebote

    Werbebriefe

    Bestellungen / Auftrge

    Auftragsbesttigung

    Widerruf einer Bestellung / eines Auftrages

    Antwort auf einen Widerruf

    Ablehnung einer Bestellung /eines Auftrages

    Fehlen eines verbindlichen Angebotes

    Ablauf der Bestellfrist

    Bestellung anders als vereinbart

    Verbindliche Bestellungen drfennicht abgelehnt werden!

    Gegenangebot undAntwort auf Gegenangebot

    Hinweis auf Konkurrenzofferte

    Beschaffenheit / Ausfhrung entsprichtnicht den Erwartungen

    unvorteilhafte Liefer- oderZahlungsbedingungen

    Inhalt undAufbau

    Dank

    Einwand

    Ablehnung

    Begrndung

    Gegenvorschlag

    verbindlicher, beeinflussender Schluss

    Antwort

    Dank

    Stellungnahme

    Begrndung

    Bitte um Verstndnis