Mit einem Social Intranet die Interne Kommunikation

verbessern12. November 2020

16:30 – 17:30

Mit Strategie zum kommunikativen Erfolg: Wie Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit den

richtigen Inhalten abholen

Mag. Julia Kaufmann, MAHerzberg Consulting GmbH

Best Practices & erfolgreiche Social Intranet& Digital Workplace Referenzbeispiele

DI Wolfgang KleinhapplACP Business Applications GmbH

wolfgang.kleinhappl@acp.at +43 664 60187 18100 1

Foto Sissi Furgler Foto Carolin Bohn

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Portfolio ACP Gruppe

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https://blog.enterprise-digital.net/2018/12/digital-workplace-as-engagement-hub-for-the-employee-experience-strategy-in-2019/

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6

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Change-Management Prozess

A KD A R

Praxis-Beispiele

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✓

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Erfolgsfaktoren eines Intranets

✓

15

Erfolgsfaktoren eines Intranets

HERZBERG Consulting GmbH

− Verfolgen Sie eine klare Strategie in der internen Kommunikation? Gibt es Arbeitgeber-Werte, eine Employer Value Proposition oder formulierte Zielsetzungen?

− Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter*innen? Gibt es einen Dialog? Ist der Wissensstand ausgeglichen? Welche Benefits bieten Sie?

− Gibt es messbare Ziele, klar definierte Maßnahmen & eine entsprechende Tool-Landschaft?

− Überwachen Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen? Gibt es Evaluierungs-Workflows?

STRATEGIE

Integrierte Strategie

Analyse & AuswertungInterviews, Datenerhebung &

Best Practices

Vision, Ziele, Maßnahmen & KPIs

Monitoring & Anpassungen der Strategie

LEISTUNGEN KENNEN SIE DIE ANTWORTEN AUF FOLGENDE FRAGEN?

INTERNE KOMMUNIKATION

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Mit einem Social Intranet die Interne Kommunikation

verbessern12. November 2020

16:30 – 17:30

Mit Strategie zum kommunikativen Erfolg: Wie Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit den

richtigen Inhalten abholen

Mag. Julia Kaufmann, MAHerzberg Consulting GmbH

Best Practices & erfolgreiche Social Intranet& Digital Workplace Referenzbeispiele

DI Wolfgang KleinhapplACP Business Applications GmbH

wolfgang.kleinhappl@acp.at +43 664 60187 18100 2 1

Foto Sissi Furgler Foto Carolin Bohn

Wie Sie Ihre Mitarbeiter*innen mit den richtigen Inhalten abholen

MA-zentriert datenbasiert

Stützen Sie Ihre Strategie auf Daten? Wissen Sie, was

gut funktioniert & was nicht?

ganzheitlich

Nicht in den Kategorien

„Kommunikation“, „HR“, „IT“ denken, sondern das Thema

ganzheitlich betrachten.

Analyse, Strategie, begleitende Kommunikation

& Evaluierung geben der internen Kommunikation ein

Fundament

Kennen Sie Ihre Mitarbeiter*innen und

deren Needs?

strategisch

4 Attribute, die der internen

Kommunikation Rückgrat geben

Vorbereitungsphase1

Umsetzungsphase2

Evaluierungs-Phase, kontinuierlich

3

1. Wo liegen die Stärken &Schwächen der momentaneninternen Kommunikation?

2. Welche Bedürfnisse haben dieMitarbeiter*innen und welcheZiele hat dieUnternehmensführung?

3. Wie soll die Einführung neuerTools kommunikativ begleitetwerden (Was ist die ChangeStory?)

…, die sich jedes Unternehmen stellen sollte…

Vorbereitungsphase1

1. Wo liegen die Stärken &Schwächen der momentaneninternen Kommunikation?

2. Welche Bedürfnisse haben dieMitarbeiter*innen und welcheZiele hat dieUnternehmensführung?

SWOT

Content Audits, messbare Zugriffe

Qualitative Interviews Employee

Personas

Fokusgruppen-Gespräche, Befragungen

Guter Content steht und fällt mit dem Wissensgrad über die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen, deren Arbeitsprozesse & -Umfeld (Employee Experience).

Vorbereitungsphase1

• Verbessertes Wissensmanagement– Auffindbarkeit& einheitliche Verwendung von Templates,Formularen, Manuals, Kontakten, etc. unabhängigvom Standort & Device

• Community Building – Mitarbeiter*innen selbstkommunizieren lassen

• Automatisierung von Prozessen – Standardprozesse(z.B. Onboarding) über das Intranet abwickeln

• Höhere Transparenz – Hürden für die interneInformationsweitergabe beseitigen

• Förderung der Unternehmenskultur – Botschaftenkönnen gezielt an die Mitarbeiter kommuniziertwerden

• Digitale Projekträume schaffen & Zusammenarbeitverbessern

• …

• Fehlende Strategie & Zielformulierungen– viel Aufwand und wenig Outcome

• Fehlende Ownership – keine definiertenVerantwortlichkeiten für Intranet-Bereiche

• Komplizierte Struktur/Navigation –schlechte Auffindbarkeit

VORTEILE RISIKEN

Klare Strategie Klare Ownership

userfreundliche Informationsarchitektur

Vorbereitungsphase1

Content Design

− Editorial Strategy: Dialoggruppen, Botschaften, Voice & Tone,Employer Branding & Values, etc.

− Experience Design: User-Bedürfnisse, User Journey und Content-Format, Content-Ökosystem, Content-Design (für Mobile, etc.)

Systems Design

− Structure (oder Content Engineering): beschäftigt sich damit, wieContent organisiert wird, sodass er auffindbar ist, wie Tags &Kategorien zum Einsatz kommen & definiert z.B. Anforderungenan dynamischen, personalisierten Content.

− Process Design: Content Lifecycle, Workflows, Tools, Managementder Inhalte, messbare Größen für Content-Auswertungen

Quelle: https://www.braintraffic.com/blog/new-thinking-brain-traffics-content-strategy-quad

Vorbereitungsphase1

Kollaboration

Social Intranet, MA-Apps,

Wikis, Virtuelle Projekträume, Communities,

Ideen-schmieden etc.

Dialog

Team-Meetings, Chat- &

Messenger-Systeme,

Feedback-Tools,

Gespräche etc.

Information

Blog, Newsletter,

MA-Magazin, News-Feeds, Podcasts etc.

Vorbereitungsphase1

ZU ZEITINTENSIV?

KEINE RESSOURCEN?

HERZBERG Consulting GmbH

EJ s:, l

"t;;;;_ �""'.'-<

"What if we don't change at all ...

and something magical just happens?"

8

Erstellung, Design &

Management des Contents entsprechend der Strategie

Workflows, Rollen,

Content-Plan für die kommunikative Begleitung

Requirements für das Social Intranet (Inhalte, Design,

Informationsarchitektur, etc.)

Projektplan

(zeitlich, inhaltlich, personell)

Effiziente Implementierung

x

Hohe Involvierung

Hoher Nutzungsgrad

Workload-Reduzierung

???Implementierung mit Hürden

Unsicherheit

Frustration

Angst vor mehrWorkload

x x

akkordierte Strategie

basierend auf Analyse-Ergebnissen inkl. klarer

Zielsetzungen für messbare Erfolge

Kommunikationsplan, Maßnahmen

Klare Verantwortungen & Rollen Change

Ambassadors

Transparenz & Involvierung

Laufende Kommunikation stiftet Konsens, garantiert einen hohen Involvierungsgrad und schafft nachhaltig funktionierende Systeme (Employee Engagement).

3. Wie soll die Einführung neuerTools kommunikativ begleitetwerden (Was ist die ChangeStory?)

Projekt Branding

Umsetzungsphase2

Emotion Benefits

Evaluierungs-Phase, kontinuierlich

3

Feedback proaktiv einsammeln, auswerten & reagieren (Feedback-Tools)

Zugriffe, Clicks, enstehende Communities, Reaktionen, Kommentare

Weitere Kennzahlen, z.B. Rückgang der E-Mail-Anfragen, Projektzusammenarbeit, Reduktion der Admin-Workload etc.

Anfragen zu neuen Bereichen, neuen Features und Ausbau bestehender Funktionalitäten

Workflows evaluieren, optimieren & Content-Audits durchführen

Interviews, Datenerhebung, SWOT-

Analyse, Employee Personas

Ziele & Maßnahmen, Planung der Inhalte, Tools,

der Rollen & Workflows

Change Story, Voice & Tone, Botschaften,

Involvierung

Content-Erstellung, Management &

Governance

Content & System Design, Employer Values,

Unternehmenskultur

Evaluierung & Feedback, kontinuerliches KPI-

Tracking

Julia Kaufmann

Mag., MA

Corporate Identity, Brand Development▪ Markenentwicklung & -Positionierung▪ Entwicklung Leitbild, Unternehmenswerte & Slogans▪ Unternehmensweite Vorgaben, Manuals & Templates▪ Unternehmensdrucksorten & professionelles Texten

Marketing on- & offline▪ Content Strategy, Content Audits & Dialoggruppen-Analyse▪ B2B & B2C Marketing on- & offline▪ Social-Media-Strategien & -Umsetzung▪ Online-Ads, SEO & Newsletter▪ Projektmgmt. Website-Launches & Relaunches

Interne Kommunikation & Employer Branding▪ Datenerhebung - & Auswertung▪ Strategie-Entwicklung▪ Content-Erstellung & Projektkoordination▪ Monitoring▪ Change Kommunikation

Leitung Marketing & Kommunikation

IHRE ANSPRECHPARTNERIN

PR & Medienbeobachtung▪ Pressemitteilungen & Pressekonferenzen▪ Vorbereitung Interviews, Diskussionen & Events▪ Aufbau von JournalistInnen-Netzwerken▪ PR- & Content-Pläne▪ Reporting & Medienbeobachtung

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julia.kaufmann@herzberg.at

+43 664 350 77 69

www.herzberg.atFoto: Carolin Bohn