Mit Retrospektiven lernen - warum Lessons Learned am ... · Methode: 5 Warums § Bei jedem Problem...

Mit Retrospektiven lernen - warum Lessons Learned am Projektende nicht ausreicht

Gezieltes Lernen in Projekten

Ziel dieses Vortrags

§ Sie verstehen, warum klassische Lessons Learned nur bedingt zum Lernerfolg im Projekt beitragen

§ Sie wissen, was eine erfolgreiche Retrospektive ausmacht

§ Sie lernen Methoden und Werkzeuge kennen, um Lernerfolg mit Retrospektiven (auch im nicht agilen Umfeld) zu erreichen

Mit Retrospektiven lernen | Oliver Fischer | JBFOne 2011 | Seite 2 Copyright 2011 © Fiducia IT AG

Agenda

§ Erfahrungen mit Lessons Learned

§ Was ist eigentlich eine Retrospektive?

§ Wie macht man Retrospektiven erfolgreich?



§ Retrospektiven im Projektalltag – Fallstricke und Einsatz im nicht agilen Umfeld

§ Fünf Tipps zum Abschluss

Agenda








Ihre Erfahrungen mit Lessons Learned


Meine Erfahrungen mit klassischen Lessons Learned

Sie werden nicht gemacht! Oder zu selten …

Sie werden nicht strukturiert genug gemacht, wesentliche Punkte werden übersehen

Nur Schwachstellen werden identifiziert, positive Dinge bleiben oft unerwähnt

Identifizierte Schwachstellen liegen oft außerhalb des eigenen Verantwortungsbereichs, man kann sie nicht selbst abstellen


Verantwortungsbereichs, man kann sie nicht selbst abstellen

Das Projekt endet, Erfahrungen oder Änderungen kommen höchstens Folgeprojekten zu Gute

Agenda








Was ist eigentlich eine Retrospektive?

"... a retrospective is a meeting held by a project team at the end of a project or process (often after an iteration) to discuss what was successful about the project or time period covered by that retrospective, what could be improved, and how to incorporate the successes and improvements in future iterations or projects.“Quelle: http://en.wikipedia.org/wiki/Retrospective#Software_Development


http://en.wikipedia.org/wiki/Retrospective#Software_Development

Retrospektiven im agilen Umfeld

Retrospektiven gehören zu einem der zwölf Prinzipien des agilen Manifests

§ “At regular intervals, the team reflects on how to become more effective, then tunes and adjusts its behavior accordingly.”Quelle: http://www.agilemanifesto.org/principles.html

Retrospektiven leiten sich ab aus dem japanischen Kaizen

§ (jap. Kai = Veränderung, Wandel; Zen = zum Besseren) „Veränderung zum Besseren“


§ (jap. Kai = Veränderung, Wandel; Zen = zum Besseren) „Veränderung zum Besseren“

Retrospektiven sind integraler Bestandteil des Inspect & Adapt-Zyklus in Scrum

§ Strukturierter Rückblick: was lief gut, was sollte besser werden und wer setzt es um

§ Immer am Ende eines Sprints

§ Team und Scrum Master

Sprint Retrospektive

http://www.agilemanifesto.org/principles.html

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Eine gute Retrospektive braucht einen (neutralen) Moderator

§ Der Moderator bereitet die Retrospektive vor, hält sich aus inhaltlichen Diskussionen heraus und setzt entsprechende Hilfsmittel (Retrospektiven-Techniken, Flipchart, …) adäquat ein

Zeitrahmen festlegen und einhalten

§ Der Zeitrahmen hängt von der Länge des zu betrachtenden Zeitraums ab, für 2-Wochen-

Wie macht man Retrospektiven erfolgreich?


§ Der Zeitrahmen hängt von der Länge des zu betrachtenden Zeitraums ab, für 2-Wochen-Iterationen reicht eine Stunde, für vier Wochen etwa zwei Stunden

§ Der gewählte Zeitrahmen sollte auf jeden Fall eingehalten werden, Retrospektiven sind anstrengend, Teilnehmer verlieren bei einer Überziehung schnell die Lust

Visualisieren, visualisieren, visualisieren!

§ Alle Fakten, Zwischenergebnisse und Beschlüsse sollten für alle Teilnehmer während der Retrospektive gut sichtbar sein

§ Flipcharts, Metaplanwände, Post-Its und Whiteboards sind vollkommen ausreichend

Die fünf Phasen einer Retrospektive

Retrospektiven werden idealerweise in fünf Phasen durchgeführt1. Intro Begrüßung, Klärung der Ziele2. Daten sammeln Was ist im letzten Sprint geschehen?

Was war gut, was war schlecht? Welche harten Fakten (Anzahl Bugs, fertig gestellte Stories, etc.) sind bekannt?


gestellte Stories, etc.) sind bekannt?3. Einsichten gewinnen Warum sind die Dinge so wie sie sind?4. Maßnahmen beschließen Was soll konkret im nächsten Sprint geändert

werden?5. Abschluss Feedback der Teilnehmer zur Retrospektive

1. Intro – Ziele der Retrospektive klären und Teilnehmer einstimmen

Das Ziel einer Retrospektive sollte allen Teilnehmern klar sein

§ Idealerweise hat der Moderator bereits im Vorfeld ein Ziel für die Retrospektive identifiziert, Zustimmung dazu wird von allen Teilnehmern eingeholt

§ Mögliche Ziele: Qualitätsverbesserung, bessere Meetingkultur, Termintreue, …

Check In – die Teilnehmer einstimmen


§ Jeder Teilnehmer benennt seine Erwartungshaltung an die Retrospektive

oder

§ Jeder Teilnehmer fasst in zwei Worten das Ergebnis der letzten Iteration aus seiner Sicht zusammen

Weitere Varianten für das Intro

§ Fokus an/Fokus aus

§ Zufriedenheits-Abfrage

Beispiel Fokus an/Fokus aus


2. Daten sammeln – was ist in der letzten Iteration geschehen?

Bestehende Daten verwenden

§ Anzahl Bugs

§ Burn Down Chart

§ Grad der Testabdeckung

§ …


§ …

Methode: Team-Radar

§ Dimensionen beziehen sich auf Ziel der Retrospektive

Alternativen

§ Mad, Sad, Glad

§ Triple Nickel

3. Einsichten gewinnen – warum sind die Dinge so wie sie sind?

In dieser Phase werden die vorliegenden oder gewonnenen Daten hinterfragt

§ Warum sind die Dinge so wie sie sind?

§ Was ist die tiefergehende, eigentliche Ursache für entdeckte Schwachstellen?

§ Was missfällt uns daran?


§ Was missfällt uns daran?

Das Gewinnen von Einsichten ist wichtig, um nicht nur an den Symptomen zu arbeiten

Methode: 5 Warums

§ Bei jedem Problem ungefähr fünfmal "Warum" fragen, bis man die eigentliche Ursache entdeckt

4. Maßnahmen beschließen – was soll konkret geändert werden?

Beschlossene Maßnahmen sollten dem nachfolgenden Prinzip genügenSpezifisch Die Maßnahme ist so charakteristisch und kennzeichnend wie

möglich beschrieben

Messbar Kriterien werden definiert, anhand derer festgestellt werden kann, ob die Maßnahme umgesetzt wurde

Akzeptiert Alle von der Maßnahme betroffenen Personen akzeptieren die


Akzeptiert Alle von der Maßnahme betroffenen Personen akzeptieren die Maßnahme

Realisierbar Die Maßnahme soll vom Team selbst umgesetzt werden können

Terminiert Für die Maßnahme existiert ein Termin, bis zu dem sie abgeschlossen sein wird

Beispiele für SMARTe Maßnahmen

Beispiel 1

§ Die Maßnahme „Wir wollen mehr Pair Programming machen“ wird sehr wahrscheinlich nicht erfolgreich umgesetzt werden

§ Besser: „Wir werden im kommenden Sprint mindestens 2h täglich in Paaren programmieren. Dazu haben wir einen Plan erstellt, in dem festgelegt ist, wer mit wem wann ein Paar bildet. In der nächsten Retrospektive prüfen wir die Einhaltung.“


Beispiel 2

§ „Unser Daily Scrum Meeting muss wieder kürzer werden“

§ Besser: „Das Saily Scrum Meeting soll nicht länger als 15 Minuten dauern. Im nächsten Sprint wird der Scrum Master die Zeit überwachen und in der nächsten Retrospektive dazu berichten“

5. Abschluss – die Retrospektive zur Retrospektive

Ziel: Feedback zur Retrospektive abholen und Teilnehmern danken

§ Auch die Durchführung einer Retrospektive bietet Raum für Verbesserungen

§ Der Moderator der Retrospektive dankt den Teilnehmern für ihre konstruktive


den Teilnehmern für ihre konstruktive Mitarbeit

Methode

§ Return On Time Invested

§ + / Delta-Abfrage

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Typische Fallstricke bei (ersten) Retrospektiven

Die Anderen sollen was ändern!Verbesserungspotential wird zu aller erst bei anderen Personen/Einheiten erkannt

Eine Runde MitleidNur die negativen Punkte werden adressiert, es wird „gejammert“

Es passt doch allesDas Team findet keine Verbesserungsmöglichkeiten,


Das Team findet keine Verbesserungsmöglichkeiten, Schwachstellen werden als nicht veränderbar akzeptiert

Wir ändern die WeltDie beschlossenen Maßnahmen sind zu umfangreich, sie haben wenig Chance auf Umsetzung

Niemand will es machenEs findet sich niemand, der beschlossene Maßnahmen umsetzen will

Wischi waschiMaßnahmen sind zu unspezifisch formuliert, sie werden nicht umgesetzt

Lassen sich Retrospektiven auch in klassischen, phasenorientierten Projekten sinnvoll einsetzen?

Zum Beispiel immer dann, wenn

§ ein Meilenstein erreicht oder eine Phase abgeschlossen wurde– Termine und Zeit dafür im Vorfeld fest

einplanen

§ sich größere Änderungen in der


§ sich größere Änderungen in der Projektorganisation oder im Projektverlauf ergeben

Zeit für die Umsetzung der Maßnahmen muss im Projektaufwand bereits im Vorfeld berücksichtigt werden

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Fünf Tipps zum Abschluss

Störungen und Ablenkungen vermeiden

§ Besprechungsräume nutzen

Maßnahmen einplanen

§ Das Team braucht Zeit für deren Umsetzung


Kleine, wenige Maßnahmen

§ Erfolge werden schneller sichtbar

Teamverantwortung

§ Das Team, nicht der Moderator ist für die erfolgreiche Umsetzung verantwortlich

Retrospektivendurchführung variieren

§ Gewöhnungseffekte vermeiden

Literatur

Agile Retrospectives: Making Good Teams Great (Pragmatic Programmers) Esther Derby, Diana Larsen


Fazit/Zusammenfassung

§ Retrospektiven helfen Teams zu lernen und sich zu verbessern

§ Erfolgreiche Retrospektiven bedürfen einer geeigneten Vorbereitung, eines Moderators und der richtigen Hilfsmittel

§ Ihr Einsatz sollte auch in nicht agilen Projekten erfolgen


Fragen? – Diskussion?


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