PowerPoint Presentation

Improvement Methods Survey

Oleh : Megitta Ignacia

Program: Magang Belajar

Anak perusahaan PT. Indomobil Sukses Internasional :

• Perusahaan Manufaktur

• Perusahaan Retail Otomotif

• Perusahaan Jasa Keuangan

Business Process Excellence?

Keadaan dimana organisasi memiliki kemampuan untuk mencapai kinerja bisnis superior yg berasal dari lingkungan bisnis yg hiperkompetitif.

CONTINOUS IMPROVEMENT ?

Upaya terkordinasi & terstruktur berkesinambungan untuk memaksimalkan proses bisnis hingga mencapai business process excellence.

Proses bisnis merupakan kelompok terorganisir dari aktivitas yang saling berkaitan dalam suatu proses yang secara bersama-sama menciptakan hasil berupa nilai bagi perlanggan (customer value).

Business Process?

Sumber: Buku Bussiness Process Improvement(Vincent Gaspersz) ,2013

Profitability → kemampuan pr untuk menghasilkan laba menunjukkan bahwa bi bisnis tsb unggul (business excelent) akan meningkat jika kinerja produk sesuai/melebihi kebutuhan pasar & pelanggan (product excellence).

2. Product → b/j akan meningkatkan keunggulan kinerjanya jika kapabilitas menghasilkan prosesnya unggul (process excellence).

3. Proses → mencapai keunggulan kinerja jika peningkatan dan perbaikan proses terus menerus melalui program keunggulan kinerja.

 

4. Program (performance excellent program) →  akan berhasil jika dilakukan oleh orang2 unggul dlm perusahaan .

5. People → orang2 akan mencapai keunggulan kinerjanya (people excellence) jika meningkatkan pembelajaran dan pertumbuhan tentang konsep, alat dan metode yang dipergunakan dalam solusi masalah kinerja untuk mencapai keunggulan proses dlm bisnis (business process excelence).

 

5P

Business Process Excellence

Mengapa IMPROVEMENT ?

Setiap anak perusahaan masih menggunakan metode berbeda

“Detailed standards and regulations are useless if they are established by headquarters and specialists who do not know or do not try to know the workplace and who ignore the wishes of the people who have to use them.”

- Kaoru Ishikawa-

Kondisi Internal Saat Ini

Standarisasi Terpusat

Butuh metode improvement yang universal & sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Berdasarkan survei literatur, diketahui beberapa metode process improvement yang dapat diimplementasikan pada organisasi atau perusahaan, yaitu:

4DX

6 SIGMA

LEAN

THEORY OF CONSTRAINT

CEM

?

GABUNGAN

LEAN-6SIGMA

PDCA

QCC

TAGUCHI LOSS FUNCTION

TQM

KAIZEN

TPS

GABUNGAN

KAIZEN-LEAN

BSC

1. PDCA/ Deming Cycle

 

Keuntungan penerapan PDCA: Sederhana, Lebih Mudah dan Universal.

Perusahaan yg mengimplementasikan : PERTAMINA, PT. Indokom Primanusa

Metode sederhana untuk mengetes informasi sebelum mengambil keputusan.

Merupakan METODE sekaligus ALAT.

Dimana improvement?

Awal pemikiran tranfomatif improvement: TQM, 6 Sigma

Berikut beberapa metode yang lebih universal dan kemungkinan cocok diterapkan pada Indomobil Group, adalah :

Tambahan: Bapak Improvement

William Edwards Deming

• Mencipatkan Siklus Deming / PDCA

• Berjasa & dianggap pahlawan bagi kemajuan industri Jepang

• Pemacu peningkatkan produksi di AS selama Perang Dingin

• 14 Point Demings sebagai pedoman manajemen

• Pemikiran Deming “Mutu lebih berfokus pada bagaimana proses yang baik akan memberikan hasil yang baik pula.”

*Ishikawa translated, integrated and expanded the management concepts of W. Edwards Deming into the Japanese system.

DEMING’S 14 POINTS

Lakukan perbaikan atas produk/jasa secara konsisten.

2. Hayati filosofi baru dan tinggalkan filosofi lama bahwa kesalahan dapat ditolerir & mulai bersiaplah untuk berubah.

3. Rubah cara pencapaian kualitas dari menunggu sampai selesai dibuat menjadi bagian dari kegiatan produksi sejak awal.

4. Jangan hanya melihat harga murah saja dari barang yang akan kita gunakan dalam proses.

5.Tingkatkan sistem produksi, kualitas, produktivitas secara konsisten.

6. Lakukan pelatihan yang tepat sesuai kebutuhan.

7. Upayakan meningkatkan perhatian pimpinan untuk membantu bawahan melaksanakan kerja yang lebih baik.

8. Jangan menyalahkan bawahan jika masalahnya jutstru berasal dari nnsistem yang ada.

9. Hilangkan sekat antar satuan organisasi, jangan terkotak-kotak.

10. Jangan menggunakan slogan yang ingin meningkatkan produktifitas nnn tanpa pemberitahuan cara mencapainya.

11. Hilangkan standar-standar, atau apa saja yang menjadi kendala nnnuntuk meningkatkan kualitas.

12. Hilangkan hambatan yang menyebabkan nnnbawahan tidak bangga dengan apa yang nnndikerjakannya.

13. Tumbuh kembangkan keinginan belajar nnnseumur hidup dan peningkatan nilai diri nnnseluruh pegawai.

14. Ciptakan suatu struktur manajemen nnnpuncak yang akan mendorong setiap nnnhari dari ke-13 program diatas.

DEMING’S 14 POINTS

2. Kaizen

Proses peningkatan bertahap yang hasilnya bersifat jangka panjang.

Kaizen VS Inovasi negara Barat

Tujuan: meningkatkan business excellence

a. Meningkatkan kualitas SDM bukan jumlah.

b. Kemampuan menghilangkan pemborosan 8 Waste nnnnniyang terjadi di dalam proses.

c. 5S (seiri, seiton, seiso,seiketsu, shitsuke)

Jenis training berbeda

Syarat :

Perlu menghilangkan GAP masalah dengan SDCA, lalu baru dapat ditingkatkan dengan PDCA.

Contoh :

5 GOLDEN RULES OF

KAIZEN MANAGEMENT

Ketika menemukan masalah/ketidakwajaran, pergi ke Genba

Genba = tempat dimana karyawan bekerja, tempat nnnberlangsungnya proses pengembangan.

Periksa keadaan Gembutsu (uncomfortable product).

Penanggulangan secara langsung (sesaat).

Cari akar masalah utama. (dengan 5W)

Lakukan standarisasi untuk mencegah kejadian yang sama.

9 Waste

Waste adalah semua kegiatan yang tidak meningkatkan nilai tambah pada produk / jasa. Hal-hal yang perlu dihilangkan karena memboroskan sumber daya perusahaan.

Waste ke 9: opportunity, energy,& accident

Sumber: chohmann.free.fr/lean/9types_wastes.

5S → 5 steps of good maintenance.

5S → Metode penataan & pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal dari Jepang.

5 S

Kaizen Building

Keuntungan Kaizen

Kaizen meningkatkan kualitas dan attitude SDM bukan jumlah, sehingga lebih ‘ tahan lama knowledge dan skillnya daripada mesin.

Mengurangi waste inventory, waktu tunggu, transportasi, worker motion, employee skills, over production, dan excess quality.

Biaya rendah, tetapi perlu perhatian.

Kaizen meningkatkan penggunaan, kualitas produk, penggunaan modal, komunikasi, kapasitas produksi and employee retention.

Pengalaman anak perusahaan.

Daftar Peran Kaizen

Menurut Masaaki Imai peran kaizen untuk tingkat yang berbeda dalam manajemen:

1. Posisi manajemen puncak:

Menentukan cara memperkenalkan kaizen sbg strategi perusahaan

Memberi dukungan & arahan

Menetapkan kebijakan &sasaran mutu melalui penyebaran dan audit kebijakan

Membangun sistem prosedur yg kondusif bagi perkembangan kaizen

2. Manajemen menengah dan staf:

Menyebarluaskan & menerapkan kaizen seperti yang diarahkan oleh manajemen puncak melalui penyebaran kebijakan dan manajemen lintas fungsional;

Menggunakan kaizen dalam fungsi fungsional;

Daftar Tugas Kaizen

Membuat karyawan kaizen-consciuous melalui program pelatihan intensif

3. Supervisor:

Menggunakan kaizen sbg alat dlm bekerja & problem solving

Memformulasikan sistem kerja dengan menggunakan pendekatan kaizen

Meningkatkan komunikasi, memberikan bimbingan kepada pekerja

Mendukung kegiatan kelompok kecil (seperti QCC) dan sistem saran individu

4. Pekerja (operator):

Terlibat aktif dalam menggunakan kaizen melalui sistem saran dan aktivitas grup kecil

Mempraktekkan sikap kerja disiplin

Melakukan pengembangan diri terus-menerus untuk menjadi pemecah masalah yang lebih baik

Sumber: Buku Indonesian Top CEO Wisdom Precious Lesson

.,2009

GarudaFood dengan tagline “Leading in innovation” menggunakan rule of thumb

#1 Menempatkan change leader

#2 Merumuskan visi dan rencana strategis

#3 Mengembangkan pribadi-pribadi unggul (noble people)

Keseimbangan antara employee idan kontribusi ke perusahaan

Memacu semua dept. untuk berlomba-lomba berpikir kreatif & bertindak inovatif

Melakukan Management Improvement

Menerapkan Knowledge Management

Developing Competency Base Competitive Strategy persaingan bisnis

Inovasi & Kaizen

GarudaFood dengan tagline “Leading in innovation” menggunakan rule of thumb

#1 Menempatkan change leader

#2 Merumuskan visi dan rencana strategis

#3 Mengembangkan pribadi-pribadi unggul (noble people)

Keseimbangan antara employee satisfaction dan kontribusi ke perusahaan

Memacu semua dept. untuk berlomba-lomba berpikir kreatif & bertindak inovatif

Melakukan Management Improvement

Menerapkan Knowledge Management

Developing Competency Base Competitive Strategy persaingan bisnis

Tujuan: semua karyawan terlibat dlm proses berpikir kreatif & bertindak inovatif.

Dua kategori:

1. Individu → Sumbang Saran

2. Kelompok → SGA (Small Group Activities) & CFT (Cross Funtional Team)

Persaingan bisnis = kompetensi SDM,

Jadi mengarahkan penerapan KM untuk membangun kompetensi SDM untuk menciptakan competitive advantage.

Melalui kemampuan berinovasi pada akhirnya menciptakan nilai tambah secara berkesinambungan & konsisten kpd target pasar sbg proses yg kontinu (KAIZEN)

Inovasi & Kaizen

Kaizen Blitz/ Event

Kaizen Blitz/ Event

Product langsung lolos ke seksi berikutnya (0 DEFECT & REWORK)

Tidak ada waste movement, problem diatasi segera & selesai

Tidak ada waktu tunggu dan flexible dalam pemenuhan permintaan pelanggan

Menampilkan nilai perilaku kerja mandiri dalam menopang kinerja tim yang efektif

Tidak ada penumpukan inventory & WIP (JUST IN TIME)

Utamakan tindakan

Low effort & high impact

Kaizen Blitz Problem Solving

Kaizen Blitz Problem Solving

Penerapan kaizen di Toyota :

Dengan menginternalisasi pemahaman tentang kemajuan yang diraih bukanlah hasil satu atau dua lompatan besar. Kemajuan menurut Kaizen dapat diraih karena perbaikan kecil tanpa henti dalam beratus-ratus bahkan beribu-ribu kali perubahan dalam menghasilkan produk atau jasa, ide tentang perbaikan biasanya berasal dari karyawan.

Asumsi dasar KAIZEN :

Tidak ada kemajuan produk, hubungan, sistem atau struktur yang sempurna. Kaizen selalu berusaha meningkatkan apa yang pernah dicapai dan pasti selalu ada orang lain yang menemukan ruang untuk mengadakan peningkatan.

3. Six Sigma - 6σ

6 standard deviasi → kecacatan produk 1 : 3.400.000

Evolusi dari basic quality improvement dan PDCA

menfokuskan pengukuran & metode statistik untuk eliminasi kecacatan & variance.

Metode DMAIC adalah kerangka kerja terstruktur yang berbasis kepada

data serta fokus kepada pelanggan untuk

melakukan perbaikan proses dan problem

problem solving.

• Six Sigma adalah konsep yang sangat fleksible, dapat digunakan oleh statistical engineer untuk kualitas produksi, untuk customer service, CEO, bahkan bisa merepresentasikan corporate culture.

• Software statistik sudah sangat umum dan user friendly

• Berhasil digunakan di perusahaan manufactur, retail dan financial service.

• Six Sigma tidak mengerti jika kualitas pada modern-day lebih ke arah planning-oriented activity daripada appraisal activity

• Kualitas modern-day quality juga lebih fokus pada optimalisasi sumber daya daripada hanya memikirkan defects saja.

• Walaupun menggunakan metode Six Sigma contohnya training SDM untuk mengoperasikan alat spesifik, hasilnya belum tentu akan baik , jika personil tersebut tidak berkompeten.

Kritik untuk 6σ

Keuntungan 6σ

Digunakan oleh: Bank Mandiri & PLN

4. Lean Thinking

• Evolusi konsep just in time

• Menggabungkan antara merubah mindset people dan merubah lingkungan kerja.  

• Mindset dalam Lean Go to Zero.

• Tools Lean 5S, SMED (Single Minutes Exchange Die) , problem solving tools, visual management, non-value-add analysis, autonomous maintenance, small group activity, standard work, autonomous maintenance, value stream mapping, just in time, kanban system, multiskill matrix, dll.

  Contoh perusahaan yg mengimplementasikan: Unilever, Kalbe Farma,GM

Keuntungan penerapan Lean:

• Lean bertujuan untuk menciptakan efisiensi di segala lini.

 

Contoh perusahaan yg mengimplementasikan: Unilever, Kalbe Farma,GM

Continuous Improvement Method ImplementedPercentage Of Respondents745 personsLean manufacturing40.5%Lean and Six Sigma12.4%Total quality management9.9%Agile manufacturing3.8%Toyota Production System3.1%Six Sigma3.1%Theory of Constraints3.0%Other5.2%No Methodology19.1%

• Telah dibuktikan oleh berbagai macam industri baik untuk industri otomotif, industry electronik, packaging, industri makanan, industri perbankan, telekomunikasi, dan perhotelan.

• Tidak hanya terbatas di perusahaan Jepang, tetapi perusahaan di US, Eropa, dan Asia telah mengambil keuntungan yang sangat besar dengan menerapkan Lean.

Survey Industry Week

General Motors

• GM mengimplementasikan metode Lean pada bagian administrasi back office di departemen purchasing, untuk efisiensi proses administratif.

 

•  Program Purchased Input Concept Optimization with Suppliers (PICOS).

Mengubah proses RFQ (surat permintaan penawaran) kepada sistem yang berbasis elektronik. menyelamatkan GM dari berbagai biaya tambahan dan waste yang ditimbulkan.

Contoh gabungan Lean - Kaizen

“4 P” Model of Toyota Way

Ke 14 nilai Toyota dikelompokkan dalam model 4P Toyota Way

Filosopi: pemikiran jangka panjang mencakup nilai 1

Proses: eliminasi pemborosan, nilai 2-8

People & Patners (respect, challenge, grow them): nilai 9-11

Problem Solving (contonous improvement & learning): n.12-14

5. Lean-Six Sigma

Keuntungan penerapan Lean-Six Sigma

Sudah terbukti dapat diaplikasikan pada perusahaan manufacturing maupun non manufacturing, contoh adalah Astra, Frina Lestari.

“Kecepatan” Lean dan “kualitas” Six Sigma, tidak perlu fokus untuk saja memikirkan proses yang paling efektif sama tapi bisa dijalankan besamaan agar kualitas produk atau jasa yang baik.

Mengurangi biaya dan waktu proses secara signifikan, menurunkan waktu siklus order-to-delivery, mengeliminasi variasi proses dan waste di organisasi

Lean-Six Sigma

Implementasi Lean-6 Sigma

• Astra menerapkan metode Lean-Six Sigma, dg kegiatan penunjang lomba tahunan “InnovAstra”

Kategori Suggestion System atau Sistem Saran (SS)

Quality Control Circle (QCC)

Quality Control Project (QCP)

Business Performance Improvement (BPI)

Value Chain Innovation (VCI)

Hasil: proyek improvement ,inovasi , meningkatkan sinergi pada seluruh perusahaan di dalam Grup Astra.

Implementasi Lean-6 Sigma

• Astra juga membuat kegiatan CEO Insight Forum for Innovations untuk menunjang proses improvement Lean-Six Sigma

6. Quality Control Circle (QCC)

Quality Control Circle adalah sejumlah karyawan terdiri dari 3-7 orang dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu (7 tools).

Mutu usaha secara keseluruhan meliputi :

a. Kualitas produk, biaya dan waktu penyediaan.

b. Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja.

c. Dampak terhadap lingkungan disekitarnya.

Alat QCC:

Check Sheet

Histogram

Fishbone Digram

Control Chart

Scatter Plot

Stratification

BMW

• Kaizen, Lean Transformations dan Lean-Six Sigma-DMAIC

• Merasa belum ada metode yang sesuai

• Melibatkan associate, program reminder email

• 3 indikator: tingkat kecepatan implementasi, persentase partisipasi karyawan dan impact dari improvement.

Poin-poin utama yang dilakukan oleh Toyota yang dapat diterapkan di proses back office, adalah:1. Mengeliminasi aktivitas non-value-added.

2. Menekankan partisispasi karyawan pada proses improvement. 3. Menjaga agar inventory selalu rendah seperti menggunakan sistem JIT . Menggunakan teknologi.

5. Menghargai karyawan sebagai asset perusahaan, mengembangkan para karyawan tersebut.

STAGES

Sumber: http://www.pharmamirror.com/pharmaceutical-articles/six-sigma-in-pharmaceutical-manufacturing-industry/

Menerapkan metode improvement manapun membutuhkan waktu, niat, kerja sama seluruh anggota perusahaan, dan tidak mudah.

Tetapi hasilnya sangat bermanfaat bagi perusahaan.