Modellprojekt zur Einführung der E-Rechnung in der ......gemeinsames Modellprojekt zur Einführung...

Modellprojekt zur Einführung der E-Rechnung in der Kommunalverwaltung im Landkreis Dahme-Spreewald Erfahrungsbericht und Umsetzungsleitfaden

Berlin, den 21.02.2017

Einführung der E-Rechnung im Landkreis Dahme-Spreewald 21. Februar 2017 Erfahrungsbericht und Umsetzungsleitfaden

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Ansprechpartner

Stefan Klein

Landkreis Dahme-Spreewald

Kämmerei und Kreiskasse

Reutergasse 12

15907 Lübben (Spreewald)

Tel.: 03546 20-1322

Fax: 03546 20-1335

E-Mail: [email protected]

Erstellung des Dokuments

Das vorliegende Dokument wurde durch PD Berater der öffentlichen Hand GmbH im Auftrag des

Landkreises Dahme-Spreewald erstellt.

Stand des Dokuments

Version: 1.0

Autoren des Dokuments

Stefan Klein, Landkreis Dahme-Spreewald

David Epp, PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH

Mathias Grudzinski, PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH


3

Zusammenfassung

Der Landkreis Dahme-Spreewald, die Gemeinde Eichwalde sowie die Städte Königs Wusterhau-

sen, Lübben (Spreewald) und Wildau haben vor dem Hintergrund der Richtlinie 2014/55/EU ein

gemeinsames Modellprojekt zur Einführung der E-Rechnung durchgeführt.

Der vorliegende Erfahrungsbericht stellt das wesentliche Projektergebnis dar. Er hat das Ziel,

Kommunen im Landkreis bzw. in Brandenburg einen praxisorientierten Einstieg in das Thema

E-Rechnung zu liefern und ein Vorgehensmodell vorzustellen, das die erfolgreiche Einführung

eines elektronischen Workflows und der E-Rechnung ermöglicht.

Kapitel 1.1 beschreibt den rechtlichen Treiber, das zugrundeliegende Projekt und die Ziele des

Erfahrungsberichtes.

Dabei stellt das im Modellprojekt entwickelte Zielbild die „E-Eingangsrechnungsfähigkeit“ in

den Mittelpunkt: In den Kommunen sollen die Voraussetzungen für den Empfang von E-Ein-

gangsrechnungen und eine möglichst durchgängig elektronisch unterstützte Rechnungsbearbei-

tung inklusive Ablage geschaffen werden.

In Kapitel 1.2 werden die Grundlagen für die „E-Eingangsrechnungsfähigkeit“, der elektronische

Rechnungsworkflow und die E-Rechnung, näher definiert und voneinander abgegrenzt.

Kapitel 1.3 beleuchtet anhand eines Standardprozesses zunächst die Herausforderungen der

derzeitigen papierbasierten Rechnungsbearbeitung. Die daraus resultierenden Optimie-

rungspotenziale von elektronischem Rechnungsworkflow und E-Rechnung sind neben den

rechtlichen Vorgaben der eigentliche Treiber für die Einführung: Die elektronisch basierte Rech-

nungsannahme und -bearbeitung senkt Durchlaufzeiten und -kosten in der Verwaltung deutlich

und ermöglicht gleichzeitig eine höhere Bearbeitungsqualität, beispielsweise durch die Beseiti-

gung von Medienbrüchen oder elektronischen Plausibilitätsprüfungen.

In Kapitel 2 – dem Hauptteil des Berichtes – wird das Vorgehensmodell für die Einführung der

E-Rechnung in der Kommunalverwaltung vorgestellt, das sich in drei Phasen unterteilt:

Analyse (Kapitel 2.1): Die erste Phase dient vor allem der Festlegung des Projektvorgehens

und der Projektorganisation sowie der Ist-Erhebung technischer und organisatorischer Rah-

menbedingungen der gegenwärtigen Rechnungsbearbeitung in den Kommunen. Unter ande-

rem sind auch Kooperations- und Fördermöglichkeiten auszuloten. In dieser Phase spielt aber

auch die Entwicklung des Zielbildes eine zentrale Rolle: Was soll mit dem Modernisierungs-

projekt erreicht werden?

Konzeption (Kapitel 2.2): Die Konzeptionsphase umfasst spezifische Planungs- und Durch-

führungstätigkeiten hinsichtlich des zu implementierenden Soll-Zustandes: Neben der Anfor-

derungsdefinition für technische Systeme bedarf es vor allem der Entwicklung eines neuen

organisatorischen Soll-Prozesses der Rechnungsbearbeitung.

Umsetzung (Kapitel 2.3): Die letzte Phase dient der Umsetzung des konzeptionierten Soll-

Zustandes, also der Implementierung der E-Rechnungslösung in der eigenen Kommunalver-

waltung und der Überführung in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Dazu zählen

unter anderem Themen wie die Pilotierung der Lösung, Roll-Out und Change Management.


4

Der Bericht ist als praxisorientierter Leitfaden konzipiert und wird durch einen Werkstattbe-

richt des Landkreises Dahme-Spreewald zur Einführung eines E-Rechnungsfähigen Rech-

nungsworkflows inklusive Berechtigungsverwaltung sowie durch zentrale Empfehlungen

der Pilotkommunen („Stimmen aus der Praxis“) hinsichtlich der Durchführung eines E-Rech-

nungsprojektes ergänzt.


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Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung ...................................................................................................................... 3

Inhaltsverzeichnis ....................................................................................................................... 5

Abkürzungsverzeichnis .............................................................................................................. 8

Abbildungsverzeichnis ............................................................................................................... 9

1. Modellprojekt E-Rechnung – Anlass, Gegenstand und Potenziale ............................... 10

1.1 Anlass und Zielstellung ................................................................................................ 10

1.2 Definition und Abgrenzung des Projektgegenstandes – Annahme und Verarbeitung

von elektronischen Rechnungen .......................................................................................... 11

1.2.1 Definition elektronischer Rechnungsworkflow im Projektkontext .................... 12

1.2.2 Definition E-Rechnung im Projektkontext ........................................................ 12

1.3 Herausforderungen der Rechnungsbearbeitung und Potenziale der E-Rechnung ..... 14

1.3.1 Herausforderungen der papierbasierten Rechnungsbearbeitung ................... 14

1.3.2 Potenziale von E-Rechnung und elektronischem Rechnungsworkflow ........... 15

2. Vorgehensmodell ............................................................................................................... 18

2.1 Phase 1: Analyse ......................................................................................................... 18

2.1.1 Projektziele und -organisation festlegen .......................................................... 19

2.1.1.1 Erfolgsbedingungen eines Projektes berücksichtigen .............................. 20

2.1.1.2 Risikomanagement aufsetzen .................................................................. 21

2.1.2 Kooperations- und Fördermöglichkeiten ausloten ........................................... 22

2.1.3 Zeit- und Vorgehensplanung erstellen ............................................................. 23

2.1.4 Ist-Prozesse und Organisation der Rechnungsbearbeitung erheben .............. 24

2.1.5 Rechtliche Rahmenbedingungen erheben ...................................................... 29

2.1.6 Technische Ausgangslage erheben ................................................................ 31

2.1.7 Richtungsentscheidungen treffen und Zielbild ableiten ................................... 32

2.1.8 Grobkonzept erstellen ..................................................................................... 34

2.2 Phase 2: Konzeption ................................................................................................... 34

2.2.1 Entwicklung des Soll-Prozess „E-Rechnung bearbeiten“ ................................ 35

2.2.1.1 Festlegung der buchhalterischen Erfassung ............................................ 36

2.2.1.2 Technische Umsetzung des Rechnungsworkflows .................................. 37

2.2.1.3 Technische Umsetzung des Rechnungsscans ......................................... 38


6

2.2.1.4 Vorschlag von organisatorischem Soll-Prozess für die teilnehmenden

Kommunen .............................................................................................................. 40

2.2.1.5 Spezifische kommunale Herausforderungen für den elektronischen

Rechnungsprozess .................................................................................................. 43

2.2.2 IT-seitige Unterstützung .................................................................................. 44

2.2.2.1 Anforderungen erheben und Lastenheft erstellen .................................... 44

2.2.2.2 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchführen ............................................. 46

2.2.2.3 Beschaffung ............................................................................................. 46

2.2.3 Erstellung Feinkonzept/ Umsetzungsplanung ................................................. 46

2.3 Phase 3: Umsetzung und Überführung in den Regelbetrieb ....................................... 47

2.3.1 Aufsetzen und Durchführung des Softwareeinführungsprojektes ................... 47

2.3.2 Organisatorische Anpassungen und begleitendes Change Management ...... 47

2.3.3 Testphase und verwaltungsspezifischer Rollout ............................................. 48

2.3.4 Überführung in den Routinebetrieb und Review ............................................. 48

3. Werkstattbericht des Projektes des Landkreises Dahme-Spreewald zur Einführung

eines E-Rechnungsfähigen Rechnungsworkflows ................................................................ 50

3.1 Einleitung .................................................................................................................... 50

3.2 Projektvorgehen .......................................................................................................... 50

3.3 Projektablauf ............................................................................................................... 51

3.4 Analyse des Ist-Zustandes .......................................................................................... 51

3.4.1 Software .......................................................................................................... 51

3.4.2 Organisation .................................................................................................... 52

3.4.3 Feststellungs- und Freigabeverfahren (§ 42 KomHKV) .................................. 52

3.4.4 Berechtigungskonzept ..................................................................................... 52

3.4.5 Anfrage beim Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK) zum Einsatz

der elektronischen Signatur ........................................................................................ 54

3.5 Zielerarbeitung ............................................................................................................ 55

3.5.1 Software .......................................................................................................... 55

3.5.2 Organisation .................................................................................................... 55

3.5.3 Der Scanprozess ............................................................................................. 56

3.5.4 Feststellungs- und Freigabeverfahren ............................................................ 57

3.6 Implementierung des Soll-Prozesses .......................................................................... 57


7

3.7 Transfersicherung und Changemanagement .............................................................. 57

3.8 Evaluation .................................................................................................................... 57

3.9 Herausforderungen beim neuen Rechnungsworkflow ................................................. 58

3.9.1 Baurechnungen ............................................................................................... 58

3.9.2 Personal- und Sozialdatenbezug ..................................................................... 58

3.9.3 Abrechnungen mittels Quittungen ................................................................... 59

3.9.4 SuR-Zeichner ohne Zugriff auf die Finanzsoftware ......................................... 59

Quellen ....................................................................................................................................... 60

Anlagen ...................................................................................................................................... 61

1. Beispiel für eine Ist-Erhebung in der Kommune ............................................................. 62

2. Herausforderungen der Umsetzung ................................................................................. 63

3. Anforderungsdefinition für technische Systeme ............................................................ 65

4. Eingangskanäle E-Rechnung ............................................................................................ 66

5. Spezifische Herausforderungen bei der Bearbeitung von E-Rechnungen .................. 67

6. Matrix zur Bewertung von Risiken .................................................................................... 68


8

Abkürzungsverzeichnis

z.B. zum Beispiel

BPMN Business Process Model and Notation

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationssicherheit

E-Rechnung elektronische Rechnung

DMS-Software Software zur Dokumentbearbeitung und -Archivierung

DLZ Dienstleistungszentrum

EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette

HKR-Software Software für das Haushalts-, Kassen-, und Rechnungswesen

IKZ Interkommunale Zusammenarbeit

IuK Information und Kommunikation

i.V.m. In Verbindung mit

KomHKV Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Ge-

meinden

KVP Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

OCR optical character recognition (optische Texterkennung)

PDF Portable Document Format (Bilddatenformat)

SGL Sachgebietsleiter

XML Extensible Markup Language (elektronisches Format)

u.a. unter anderem

ZUGFeRD Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (E-

Rechnungsformat)

In Abbildungen verwendete Abkürzungen sind unmittelbar unter der jeweiligen Abbildung erläu-

tert und werden in diesem Verzeichnis nicht aufgeführt.


9

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Gegenstand des Projektes ................................................................................... 12

Abbildung 2: Herausforderungen der papierbasierten Rechnungsbearbeitung ............. 15

Abbildung 3: Kosteneinsparpotenzial für Kommunen ........................................................ 16

Abbildung 4: Potenziale der E-Rechnung ........................................................................... 17

Abbildung 5: Vorgehensmodell ................................................................................................. 18

Abbildung 6: Projektorganisation ............................................................................................... 20

Abbildung 7: Optionen für Kooperation im Bereich Rechnungsworkflow und E-Rechnung ...... 22

Abbildung 8: Projektvorgehen ................................................................................................... 23

Abbildung 9: Vorgehensweise bei der Ist-Analyse ............................................................ 25

Abbildung 10: Kennzahlen der Rechnungserhebung ........................................................ 26

Abbildung 11: Ist-Prozess der Rechnungsbearbeitung im Landkreis Dahme-Spreewald,

Zeuthen, Wildau, Eichwalde und Lübben ...................................................... 27

Abbildung 12: Ist-Prozess Rechnungsbearbeitung der Stadt König Wusterhausen ..... 28

Abbildung 13: Zielbild zur Einführung der E-Rechnung ............................................................ 34

Abbildung 14: Vor- und Nachteile zentrale vs. dezentrale Rechnungserfassung ......... 37

Abbildung 15: Vor- und Nachteile der Optionen für die Abbildung im IT-System ......... 38

Abbildung 16: Vor- und Nachteile der Optionen für OCR-Scan / E-Invoice ................... 40

Abbildung 17: Abstrahierter Soll-Prozess „E-Rechnung bearbeiten“ .............................. 41

Abbildung 18: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess hin zum Routinebetrieb ........... 49

Abbildung 19: Projektstruktur Landkreis Dahme-Spreewald ............................................ 50

Abbildung 20: Projektablauf Landkreis Dahme-Spreewald .............................................. 51

Abbildung 21: Projektzeitraum Landkreis Dahme-Spreewald .......................................... 51

Abbildung 22: Tabelle Ist-Erhebung .......................................................................................... 62

Abbildung 23: Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung ........................ 64

Abbildung 24: Anforderungsdefinitionen für technische Systeme ................................... 65

Abbildung 25: Optionen für OCR-Scan / E-Invoice ............................................................ 66

Abbildung 26: Spezifische Herausforderung bei der Konzeptionierung des Soll-Prozesses .... 67

Abbildung 27: Risikomatrix .................................................................................................... 68


10

1. Modellprojekt E-Rechnung – Anlass, Gegenstand und Potenziale

1.1 Anlass und Zielstellung

Die Bedeutung des Empfanges, der Verarbeitung und des Versandes von elektronischen Rech-

nungen (E-Rechnungen) nimmt branchenübergreifend zu. Dennoch wird von den ca. 32 Mrd.

Rechnungen pro Jahr in Deutschland derzeit nur ein einstelliger Prozentsatz in E-Rechnungs-

Formaten versandt.1

Da Kommunen und Länder bundesweit einer der größten Rechnungsempfänger und Rechnungs-

steller sind, kommt ihnen bei der weiteren Verbreitung der E-Rechnung eine wesentliche Rolle

zu.

Der europäische Gesetzgeber hat diese Tatsache in der Richtlinie 2014/55/EU gewürdigt und

die Kommunen – als sogenannte subzentrale Auftraggeber – bis zum 27.11.2019 (30 Monate

nach Veröffentlichung) verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und digital weiterzuverarbei-

ten.2 Derzeit arbeiten Bund und Länder daran, die Richtlinie in nationales Recht umzusetzen, um

eine verbindliche Rechtsgrundlage zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnun-

gen zu schaffen.3

Dieser rechtlichen Vorgabe steht die bisher geringe Verbreitung der E-Rechnung im kommu-

nalen Bereich gegenüber. Nach einer Umfrage des Unternehmens Crossinx empfangen gerade

einmal 8 Prozent der Kommunen elektronische Rechnungen.4

Vor diesem Hintergrund haben sich der Landkreis Dahme-Spreewald, die Gemeinden Zeuthen

und Eichwalde sowie die Städte Königs Wusterhausen, Lübben (Spreewald) und Wildau ent-

schlossen, die Ergebnisse des Modellprojektes „Einführung der E-Rechnung in der Kommu-

nalverwaltung“ in Form eines Erfahrungsberichtes zu veröffentlichen.

Ziel dieses Erfahrungsberichtes ist es, anderen Kommunen einen Handlungsleitfaden für die

Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows und der E-Rechnung zu bieten so-

wie gewonnene Praxiserfahrungen zu vermitteln. Dabei werden auch Potenziale zur interkom-

munalen Zusammenarbeit im Rahmen der Rechnungsbearbeitung näher beleuchtet. Neben der

Erfüllung der rechtlichen Vorgaben können durch Digitalisierung und Vernetzung deutliche Ver-

besserungen gegenüber der papierbasierten Rechnungsbearbeitung erzielt werden: Dazu

1 Billentis (2011): E-Invoicing / E-Billing in Europe and abroad. From evolution to revolution, http://www.bil-lentis.com/marktreport_e-rechnung_DE.htm

2 Europäisches Parlament (2014): Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen Text von Be-deutung für den EWR, ABl. L 133 vom 6. Mai 2014, S. 1 ff.

3 Bundesministerium des Innern (2016): Entwurf eines Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Gesetzestexte/Entwuerfe/Entwurf_Ge-setz_elektronische_Rechnungsstellung.pdf?__blob=publicationFile?__blob=publicationFile .

4 Crossinx GmbH (2016): E-Invoicing im öffentlichen Sektor, https://www.crossinx.com/uploads/docs/cros-sinx-Whitepaper-E-Invoicing-im-offentlichen-Sektor.pdf .


11

zählen unter anderem eine Verringerung von Bearbeitungs- und Liegezeiten, die Erhöhung von

Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns, die Reduzierung von Medien-

brüchen und letztlich damit verbundene Kosteneinsparungen (siehe dazu Kapitel 1.3.1).

Schwerpunkt des Berichtes bildet der erste Umsetzungsschritt zur Nutzung der E-Rechnung,

die sogenannte „E-Eingangsrechnungsfähigkeit“ der Verwaltung: Es gilt in diesem Schritt

durch die Modernisierung des verwaltungsinternen Rechnungsbearbeitungsprozesses die Vo-

raussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Eingangsrechnungen durch Kunden

und Lieferanten zu schaffen. Dazu gehören die Etablierung eines zentralen Rechnungseingan-

ges, der Aufbau einer Scanstrecke oder eines zentralen E-Mail-Postfachs sowie die Einrichtung

eines elektronischen Rechnungsworkflows. Wie der Bericht aufzeigt, werden bereits durch diesen

ersten Umsetzungsschritt wesentliche Verbesserungen in Bezug auf Effizienz, Transparenz und

Leistungsqualität der Rechnungsbearbeitung erzielt. Durch eine in Zukunft sukzessiv steigende

Nutzung von E-Rechnungen können die positiven Effekte der Modernisierung ausgeweitet wer-

den.

Das Projekt wurde über das Investitionsberatungsprogramm des Bundesministeriums der Finan-

zen unterstützt und durch die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH begleitend beraten (zur

Projektstruktur siehe Kapitel 2.1.1).

1.2 Definition und Abgrenzung des Projektgegenstandes – Annahme und

Verarbeitung von elektronischen Rechnungen

Der Gegenstand des Projektes und dieses Berichtes ist der Prozess der Rechnungsannahme

und -bearbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen (siehe dazu auch das Paradigma

„E-Eingangsrechnungsfähigkeit“ in Kapitel 2.1.7).

Für die Durchführung dieses Prozesses sind zwei zentrale Bausteine notwendig, die im Folgen-

den definiert werden sollen:

Der elektronische Rechnungsworkflow zur Unterstützung einer möglichst durchgängigen elektronischen Rechnungsbearbeitung in der Verwaltung (siehe hierzu Kapitel 1.2.1) so-wie

die E-Rechnung (siehe Kapitel 1.2.2) als Format für die Versendung und Annahme von elektronischen Rechnungen.

Die folgende Abbildung veranschaulicht den Projektgegenstand und die zentralen Bausteine ei-

nes Musterprozesses der Rechnungsbearbeitung:


12

Abbildung 1: Gegenstand des Projektes

1.2.1 Definition elektronischer Rechnungsworkflow im Projektkontext

Als „elektronischer Rechnungsworkflow“ wird im Folgenden die elektronische Abbildung der

Arbeitsschritte der Rechnungsbearbeitung von Import, Prüfung, Buchung bis zur Auszahlung in

der Haushalts-, Kassen- und Rechnungssoftware (HKR-Software) verstanden.

Die technische Umsetzung kann in der Regel über die gängige HKR-Software wie z.B. proDop-

pik5, INFOMA6 und MACH Finanzmanagement7 erfolgen. Software zur Dokumentbearbeitung

und -archivierung (DMS-Software) wie z.B. D38 werden wie auch elektronische Signaturverfahren

und weitere Fachverfahren als unterstützende Systeme des elektronischen Rechnungsworkflows

angesehen, aber getrennt davon betrachtet.

Der elektronische Workflow ist die Voraussetzung, um die Potenziale der E-Rechnung zu heben.

Beide Gegenstände werden im Folgenden deshalb zusammenhängend betrachtet: Wenn von der

Einführung der E-Rechnung die Rede ist, wird dabei das Vorhandensein eines elektronischen

Workflows vorausgesetzt.

1.2.2 Definition E-Rechnung im Projektkontext

Der Begriff „E-Rechnung“ wird in Wissenschaft, Verwaltung und Wirtschaft auf unterschiedliche

Weise genutzt. Die Einigung auf eine gemeinsame Begrifflichkeit ist jedoch eine wichtige Ent-

scheidung, die jede Kommunalverwaltung zu Beginn eines E-Rechnungsprojektes fällen sollte,

um im Projektverlauf Unklarheiten über den Projektgegenstand möglichst zu vermeiden.

5 H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH (2016): https://www.hh-berlin.de/pro-dukte/prodoppik.html .

6 INFOMA Software Consulting GmbH (2016): http://www.infoma.de/de/loesungen/newsystemkommu-nal/finanzwesen-doppik/ueberblick/

7 MACH AG (2016): https://www.mach.de/loesungen/software/finanzen/neues-finanzmanagement/

8 d.velop digital solutions GmbH(2016): http://d-velop-nord.de/loesungen/das_produkt/


13

In einer Studie der Goethe-Universität Frankfurt am Main wurden 14 verschiedene Varianten aus

der Praxis identifiziert, die sich aus einer unterschiedlichen Kombination von Datenformaten und

Übertragungsarten zusammensetzen9:

Bei den Datenformaten kann grundsätzlich zwischen einem reinen Sichtformat (dabei handelt

es sich um eine Bild-Datei der Rechnung im PDF-Format), einer PDF plus Kopfdaten-Datei (z.B.

Rechnungssteller, -nummer, -datum, -betrag, Konto, etc.) oder einer XML-Gesamtdaten-Datei

(z.B. zusätzlich Menge, Preis und Bestellpositionen), ggf. plus PDF, unterschieden werden.10

Momentan zeichnen sich für den öffentlichen Sektor zwei zentrale E-Rechnungsformate ab: das

bereits bestehende ZUGFeRD11, das sich aus einem XML-Datensatz und einer PDF-Bilddatei

zusammensetzt, und das im Aufbau befindliche XRechnung12, das nach derzeitigem Stand aus-

schließlich ein XML-Format nutzt. Beide definieren nicht nur die Dateiformate (z.B. PDF und XML)

einer elektronischen Rechnung, sondern auch das Datenmodell. Derzeit ist davon auszugehen,

dass beide Formate in Zukunft genutzt werden können, um die Anforderungen der EU-Richtlinie

2014/55/EU zu erfüllen.

Bei den möglichen Übertragungsarten lässt sich zwischen einer einfachen E-Mail, einem

Webportal, dem https-Versand, der DE-Mail und dem sogenannten EDI-Verfahren unterscheiden.

Bei der E-Mail wird die Rechnung im Anhang mitgegeben (unabhängig vom Datenformat). Bei

einem Webportal wird die Rechnung auf einer speziellen Internetseite des Lieferanten bereits

gestellt und muss dort abgerufen werden. Beim https-Versand wird mit Schlüsseln und speziellen

Client-Lösungen gearbeitet. Das in Zusammenarbeit mit dem BSI entwickelte DE-Mail-Verfahren

funktioniert im Grunde genommen wie eine E-Mail mit zusätzlichen Sicherheitsmechanismen

(Verschlüsselung, Authentifizierung). Eine Sonderstellung nimmt das EDI ein: Hier werden die

Daten zwischen Rechnungsversender und -empfänger direkt elektronisch ausgetauscht.13

Gemäß der Verständigung im Kernteam, wird „E-Rechnung“ im Bericht als strukturierter

elektronischer Datensatz im XML-Format (Kopf- und Gesamtdaten) sowie ggf. zusammen-

hängender PDF-Datei (Bild) verstanden. Der eingegangene elektronische Datensatz dient als

Grundlage für die weitere elektronische Verarbeitung im Workflow der HKR-Software, unabhän-

gig von seiner möglichen Visualisierung. Alle Änderungen an Daten einer E-Rechnung im Rech-

nungsbearbeitungsprozess werden protokolliert und dokumentiert. Der Originaldatensatz der E-

Rechnung bleibt unverändert.

9 Goethe-Universität Frankfurt am Main (2012): Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektroni-schen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung, http://www.ferd-net.de/upload/Hand-lungsempfehlungen-Rechnungsaustausch.pdf, S.14 ff.

10 Ebd.

11 AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (2016): http://www.ferd-net.de/front_content.php?idcat=231

12 IT Planungsrat (2016): http://www.it-planungsrat.de/DE/Projekte/Steuerungsprojekte/E-Rechnung/E-Rechnung_node.html .

13 Goethe-Universität Frankfurt am Main (2012), Ebd.


14

Die Übertragungsart ist grundsätzlich unerheblich. In der Regel wird die Übertragung per E-Mail

erfolgen.

Mit dieser allgemeinen Definition wird die Einengung auf ein bestimmtes Datenformat wie ZUG-

FeRD oder XRechnung gezielt vermieden, da davon auszugehen ist, dass die marktgängigen

HKR-Software-Lösungen für den öffentlichen Sektor alle Formate unterstützen werden.

1.3 Herausforderungen der Rechnungsbearbeitung und Potenziale der E-

Rechnung

1.3.1 Herausforderungen der papierbasierten Rechnungsbearbeitung

Die Potenziale der E-Rechnung lassen sich am besten vermitteln, wenn zunächst die Heraus-

forderungen für Kommunen bei der Bearbeitung von Papierrechnungen betrachtet werden.

Eine der häufigsten Herausforderungen – insbesondere in Kommunen mit vielen Verwaltungs-

standorten – sind lange Transport- und Liegezeiten. Eine Rechnung wird vom Lieferanten bei-

spielsweise an den falschen Standort adressiert oder bleibt aufgrund eines hohen saisonalen

Aufkommens unbearbeitet.

Wegen der hohen Anzahl manueller Prozessschritte ist die papierbasierte Rechnungsbearbei-

tung zusätzlich mit einer mittleren bis hohen Fehlerquote belastet: Es kommt beispielsweise zu

Tippfehlern oder Doppelbuchungen, weil mehrere Bearbeiter den Vorgang bearbeiten oder ein

Lieferant mittlerweile eine zweite Rechnung geschickt hat.

Die Fehlerquote hängt auch mit den häufigen Medienbrüchen bei der papierbasierten Rech-

nungsbearbeitung zusammen. Weil dies in Teilen bereits elektronisch verläuft, gilt es eine Viel-

zahl verschiedener Medien auszufüllen: Papierrechnungen, Vorkontierungsbelege für die HKR-

Software, elektronische Belege in der HKR-Software sowie zahlungsbegründende Unterlagen,

die zusätzlich archiviert werden müssen.

Die damit verbundene Mehrfacheingabe von Informationen (händische Übernahme von Rech-

nungsdaten in die HKR-Software, Eintragen der Kontierung auf Kontierungsbelegen) ist sehr zeit-

intensiv und bindet Personal. Dies verursacht, zusammen mit dem Materialaufwand (Kopier- und

Papierverbrauch, Druckkosten) und mehrjährigen Aufbewahrungspflichten (Raum- und Lager-

kosten), hohe Kosten für eine Kommune.

Insgesamt lassen sich dabei die vier wesentliche Anforderungen an die Rechnungsbearbeitung

– Fristen und Fälligkeiten (Skonto) sowie Rechtssicherheit und Auffindbarkeit – nicht durchgängig

sicherstellen.

Die folgende Grafik veranschaulicht die zentralen Anforderungen und Herausforderungen der pa-

pierbasierten Rechnungsbearbeitung, die im Projekt entlang der typischen Prozessschritte iden-

tifiziert wurden:


15

Abbildung 2: Herausforderungen der papierbasierten Rechnungsbearbeitung

1.3.2 Potenziale von E-Rechnung und elektronischem Rechnungsworkflow

Die Herausforderungen der papierbasierten Rechnungsbearbeitung können mit der durchgängi-

gen Nutzung des elektronischen Rechnungsworkflows und der durch Daten angereicherten E-

Rechnung in hohem Maße adressiert werden.

Für die teilnehmenden Kommunen stehen dabei zunächst die qualitativen Verbesserungen bei

der Rechnungsbearbeitung im Vordergrund. So gehen mit der Einführung der E-Rechnung in

der Regel Analyse, Standardisierung und Optimierung der hauseigenen Rechnungsbearbeitung

einher. Dabei wird genau festgelegt, wie Aktivitäten, Rollen, Daten und Dokumente zusammen-

spielen. Dieser klar definierte Ablauf ist notwendige Voraussetzung dafür, dass ein Rechnungs-

prozess in einen elektronischen Workflow umgesetzt werden kann.

Die Definition eines Standardprozesses ist unabhängig vom Automatisierungspotenzial auch ein

Möglichkeitenfenster zur Modernisierung der Kommunalverwaltung: Es bietet die Chance, be-

kannte Schwächen und Flaschenhälse zu analysieren und zu beseitigen sowie eine bessere Kon-

trolle und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsbearbeitung zu etablieren.

Die jederzeitige Nachvollziehbarkeit der Rechnungsbearbeitung zieht sich – insbesondere bei

kombinierten Einsatz mit einer DMS-Software (siehe dazu Kapitel 2.2.1.2) – bis zur Archivierung

durch: Dokumente werden revisionssicher abgelegt und lassen sich mit integrierten Suchanwen-

dungen leichter auffinden als Papierrechnungen in Aktenordnern.

Die durchgängige digitale Bearbeitung senkt auch die Zahl der genutzten Medien und damit Me-

dienbrüche. Eine E-Rechnung, die beispielsweise per E-Mail eintrifft, kann in der Regel in die

HKR-Software importiert werden, ohne dass zwischendurch Papierrechnungen, Hilfs- und Vor-

kontierungsbelege ausgedruckt werden müssen. Die meisten HKR-Software-Lösungen haben

außerdem Plausibilitätsprüfungen integriert, die bei der Sicherstellung der formalen (Tippfehler,

Format von Rechnungsfeldern), sachlichen (z.B. Konten- bzw. Beschaffungszuordnung) und

rechnerischen Richtigkeit (z.B. Verteilung des Gesamtbetrages auf die Rechnungspositionen)


16

unterstützen. Die HKR-Software verhindert durch Pflichtfelder, Vorgabe von Feldformaten und

Warnmeldungen etwaige Falscheingaben und reduziert die Fehlerquote bei der Rechnungsbear-

beitung nachhaltig.

Der kombinierte Einsatz von elektronischem Workflow bietet auch quantitative Verbesserun-

gen, die den Schwächen der papierbasierten Bearbeitung entgegenwirken. So können durch ei-

nen zentralen (elektronischen) Posteingang und den unmittelbaren Scan durch die Mitarbeiter

der Poststelle Liege- und Transportzeiten von Rechnungen stark verkürzt werden. Diese Zeiter-

sparnis wird durch die durchgängige digitale Verarbeitung unterstützt: elektronische Belege zir-

kulieren nicht wie Papierrechnungen durch das Haus oder verschiedene Verwaltungen, sondern

werden durch den elektronischen Workflow automatisch den passenden Feststellungs- und Frei-

gabebefugten zugewiesen.

Für die teilnehmenden Kommunen ergibt sich bereits durch die Einführung des elektronischen

Rechnungsworkflows eine spürbare Arbeitsentlastung der Verwaltung.

Mit der Einführung der E-Rechnung können langfristig deutliche Kostenentlastungen verbun-

den sein, wenn neben der Prozessmodernisierung durch die E-Rechnung auch, durch eine inter-

kommunal gebündelte Bearbeitung und das höhere Rechnungsaufkommen, Größenvorteile ge-

nutzt werden. Abhängig von der Umsetzungstiefe der E-Rechnung und der Anzahl der pro Jahr

eingehenden Rechnungen, lassen sich folgende Kosten pro Rechnung prognostizieren: 14

Abbildung 3: Kosteneinsparpotenzial für Kommunen

14 Zahlen angelehnt an Pfaff, D., Skiera, B., Wälde S. (2007) Aktueller Stand, Trends und Verbesserungs-potenziale bei Finanzprozessen in deutschen Unternehmen 2007 – Eine Potenzialanalyse vom Einkauf und Verkauf bis zur Finanzabteilung.


17

Die folgende Abbildung fasst die genannten Potenziale zusammen:

Abbildung 4: Potenziale der E-Rechnung


18

2. Vorgehensmodell

Die folgenden Kapitel führen die Ergebnisse des Modellprojektes zur Einführung der E-Rechnung

im Landkreis Dahme-Spreewald, den Gemeinden Zeuthen und Eichwalde sowie den Städten Kö-

nigs Wusterhausen, Lübben (Spreewald) und Wildau näher aus.

Für die Strukturierung und Darstellung der Projekterfahrungen wurde ein prototypisches Vor-

gehensmodell entwickelt, das als Handlungsorientierung für weitere Kommunen bei der Einfüh-

rung der E-Rechnung dienen soll.

Das Vorgehensmodell, das in Abbildung 5 dargestellt ist, gliedert sich in die drei Projektphasen

Analyse, Konzeption, Umsetzung sowie das begleitende Stakeholder- und Projektmanagement.

Diese Phasen werden in den folgenden Kapiteln näher erläutert.

Abbildung 5: Vorgehensmodell

2.1 Phase 1: Analyse

Die erste Phase dient vor allem der Festlegung des Projektvorgehens und der Projektorganisation

sowie der Ist-Erhebung technischer und organisatorischer Rahmenbedingungen der gegenwärti-

gen Rechnungsbearbeitung in den Kommunen.

Voraussetzung für den Start der Analyse-Phase ist, dass sich die Kommune über den grundsätz-

lichen Projektgegenstand (siehe hierzu Kap. 1.2) verständigt hat.


19

2.1.1 Projektziele und -organisation festlegen

Die gemeinsame Festlegung von Projektzielen und -strukturen ist die Grundvoraussetzung für

den erfolgreichen Projektverlauf.

Im Modellprojekt wurden diese grundsätzlichen Projektfestlegungen in einer initialen Kick-Off-

Sitzung getroffen.

Folgende grundsätzlichen Projektziele wurden formuliert:

1. Potenziale und Umsetzbarkeit einer Kooperation im Bereich der E-Rechnung zur Zeit- und

Kosteneinsparung ermitteln

2. Notwendige Prozessstandardisierungen und Einführung technischer Systeme prüfen

3. Geeignete Umsetzungsvarianten für die Einführung der E-Rechnung in den Kommunen iden-

tifizieren

4. Handlungsempfehlungen für weitere Kommunen zur Einführung der E-Rechnung entwickeln.

Für jedes dieser Projektziele wurden bestimmte Projektergebnisse definiert und entsprechende Fristen in Form von Meilensteinen hinterlegt (für die Projektplanung siehe Kapitel 2.1.3).

Die Projektorganisation des Modellprojektes unterteilte sich in drei Projektebenen und ist auch

für E-Rechnungsprojekte in einzelnen Kommunen übertragbar:

Lenkungskreis: Der Lenkungskreis wurde durch die Kämmerer der Pilotkommunen besetzt

und übernahm die strategische Steuerung des Projektes sowie die Kommunikation von Pro-

jektfortschritten gegenüber der politischen Ebene der beteiligten Kommunen, beispielsweise

Bürgermeistern oder Gemeinderat. Kernaufgaben innerhalb des Projektes stellten die regel-

mäßige Freigabe von Zwischenergebnissen und Planungen über das weitere Projektvorge-

hen dar.

Kernteam: Das Kernteam wurde von IT-Verantwortlichen sowie teilweise von Rechnungsbe-

arbeitern und Rechnungsprüfern aus den Kommunen besetzt und bildete die operative Ebene

des Projektes ab. Zentrale Aufgaben waren die inhaltliche Arbeit und das übergreifende Pro-

jektmanagement. Dabei übernahmen die Mitglieder des Kernteams die Rolle von operativen

Koordinatoren innerhalb ihrer Kommunen, indem sie intern Arbeitsaufträge zu Prozess-, Or-

ganisations- oder IT-Analysen vergaben und Mitarbeiter in den Kommunen im Rahmen der

Erarbeitung steuerten. Die überwiegende Besetzung des Kernteams mit IT-Leitern, die hie-

rarchisch intern Arbeitsaufträge vergeben können, ist hier positiv hervorzuheben. Die Beteili-

gung eines Datenschutzbeauftragten wurde über die Ansprechpartner des Landkreises

Dahme-Spreewald sichergestellt.

Arbeitsgruppen: Ad-hoc-Arbeitsgruppen wurden vereinzelt für spezifische Fragestellungen

wie zum Beispiel die Klärung besonderer rechtlicher Aspekte genutzt. Für den Großteil der

Projektarbeit war die zweigliedrige Projektstruktur, Kernteam und Lenkungskreis, ausrei-

chend.

Abbildung 6 zeigt die gewählte Projektorganisation inklusive den Aufgaben je Projekteebene.


20

Abbildung 6: Projektorganisation

2.1.1.1 Erfolgsbedingungen eines Projektes berücksichtigen

Die Teilnehmer des Projektes haben übereinstimmend berichtet, dass die Implementierung einer

E-Rechnungslösung als umfassendes Organisationsprojekt begriffen werden muss, welches tief-

greifend in die Arbeitsabläufe der eigenen Verwaltung eingreift (dies hat auch Konsequenzen für

die Zeitplanung, siehe Kapitel 2.1.3). Dazu ist es notwendig, eine interne Steuerungsgruppe

aufzusetzen, die nicht nur während des gesamten Prozesses für die Betreuung des Projektes

und aller Beteiligten zuständig ist (Stakeholder- und Projektmanagement), sondern auch nach

dem Rollout der Technik den Übergang in den Regelbetrieb verantwortet.

Um eine ausreichende Strategie- und Durchsetzungsfähigkeit innerhalb der Verwaltung zu erhal-

ten, ist es empfehlenswert, das Projektteam bei der Verwaltungsleitung anzusiedeln. Das Pro-

jektteam sollte aus erfahrenen Fachkräften des Haushalts- und Kassenwesens sowie der eigenen

IT bestehen. Der Projektleiter sollte über langjährige Erfahrung und Akzeptanz im Haus verfügen

und direkt an den Geschäftsleiter berichten. Neben Erfahrung im Projektmanagement und dem

fachlichen Hintergrund ist auch die Kenntnis der Methoden des Prozessmanagements hilfreich,

da diese Fähigkeiten bei der Ist- und Soll-Konzeptionierung benötigt werden.

„Die Einführung der E-Rechnung muss unserer Erfahrung nach nicht als reines Software-

projekt, sondern als tiefgreifendes Organisationsprojekt begriffen werden. Die damit ein-

hergehende Organisationsumstellung erschöpft sich nicht in der Anpassung bestehender

Regelwerke, sondern ist durch ein begleitendes Kommunikations- und Change Manage-

ment in die Arbeitsrealität der Mitarbeiter zu überführen.“


21

Sowohl für einfache Teammitglieder als auch für den Projektleiter sollten Freiräume für die Pro-

jektarbeit geschaffen werden.

Einer der zentralen Erfolgsfaktoren ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Neben dem

Kick-off-Workshop ist es empfehlenswert, für alle betroffenen Mitarbeiter eine verpflichtende In-

formationsveranstaltung zu etablieren, die im regelmäßigen Turnus über die Fortschritte des Pro-

jektes informiert. Das Projekt sollte ferner durch eine regelmäßige Kommunikation, beispiels-

weise über Newsletter oder eine eigene Website im Intranet, begleitet werden, sofern die

Ressourcen dafür vorhanden sind. Ziel der Kommunikation ist es, die Mitarbeiter von dem Mehr-

wert und dem mittelfristig geringeren Arbeitsaufwand durch E-Rechnungen zu überzeugen und

auf dem gesamten Veränderungsprozess über die Projektlaufzeit mitzunehmen.

Nicht zuletzt ist auch die frühzeitige Einbindung von Anspruchsgruppen ein zentraler Erfolgs-

faktor, um „Flaschenhälse“ zum Ende des Projektes zu vermeiden. In Bezug auf die Anspruchs-

gruppen nehmen die Führungskräfte der Dezernate, der Personalrat und der Datenschutzbeauf-

tragte eine Sonderrolle in der Kommunalverwaltung ein. Vertreter dieser Parteien sollten

regelmäßig zu Arbeitssitzungen eingeladen werden, um an von allen Beteiligten getragenen Rich-

tungsentscheidungen mitzuwirken.

2.1.1.2 Risikomanagement aufsetzen

Die Pilotkommunen empfehlen, initial zu Projektbeginn und dann fortlaufend während des Pro-

jektes Risikoanalysen durchzuführen, um beispielsweise den zeitlichen Rahmen der Einführung

der E-Rechnung nicht zu gefährden.

Ein häufiges Risiko sind zeitliche und personelle Engpässe. Beide sind in der Regel durch

das Tagesgeschäft verursacht. So sollte ein Projektschwerpunkt beispielsweise nicht in die Zeit

des Jahresabschlusses einer Kommune gelegt werden. Eng damit verbunden ist eine man-

gelnde Aufgabenabgrenzung: Wie bereits erwähnt (siehe 2.1.1.1), müssen für Projektmitglieder

auch Freiräume vom Tagesgeschäft geschaffen werden, um ein Projekt adäquat zu begleiten.

Ein weiteres mögliches Risiko ist fehlender politischer Rückhalt bzw. klare politische Kom-

munikation hinsichtlich der Ziele der Einführung der E-Rechnung. Es ist wichtig politische Ent-

scheidungsträger wie Landräte oder Bürgermeister als Sponsoren für das Projekt – z.B. im Rah-

men einer Informationsveranstaltung zu gewinnen und ihre Unterstützung für das Projekt

dauerhaft sicherzustellen.

Prinzipiell empfehlen die Pilotkommunen, zu große Projektkomplexität zu vermeiden. Bei der

Einführung der E-Rechnung sollte die gleichzeitige Einführung einer HKR- und DMS-Software

und der damit verbundenen Schnittstellen eher vermieden werden und vielmehr sequenziell er-

folgen (siehe dazu auch Kapitel 2.3.3).

In der Anlage 6 ist beispielhaft eine Risikomatrix für das Risikomanagement enthalten.


22

2.1.2 Kooperations- und Fördermöglichkeiten ausloten

Zu Beginn des Modellprojektes stand die Überzeugung der teilnehmenden Kommunen, dass sich

die Einführung der E-Rechnung durch Kooperation vereinfachen lässt. Dabei bestehen un-

terschiedliche Optionen für die Kooperation. Wie bereits in Kapitel 1.3.2 erwähnt, lassen sich

durch die gebündelte Bearbeitung einzelner Prozessschritte im Rahmen einer interkommunalen

Zusammenarbeit Größen- und Spezialisierungsvorteile erreichen. Zu den möglichen Kooperati-

onsbereichen zählen beispielsweise ein gemeinsamer Posteingang und Rechnungsscan oder die

gemeinsame Bearbeitung der Zahlungsabwicklung.

Im Modellprojekt wurde in der ersten Projektphase festgelegt, dass sich die Zusammenarbeit zum

gegenwärtigen Zeitpunkt auf den gegenseitigen Erfahrungsaustausch bei der Einführung der E-

Rechnung konzentrieren sollte. Auf dieser Basis sollte zu einem späteren Zeitpunkt über eine

vertiefende Zusammenarbeit entschieden werden.

Die Möglichkeiten zur Kooperation, die für Kommunen im Rahmen der Rechnungsbearbeitung

bestehen und die im Modellprojekt gewählte Option sind in Abbildung 7 dargestellt.

Abbildung 7: Optionen für Kooperation im Bereich Rechnungsworkflow und E-Rechnung

Zudem sollten Kommunen Fördermöglichkeiten im Vorfeld des Projektes prüfen. So wurde

das Projekt aufgrund seines Modellcharakters über das Investitionsberatungsprogramm des Bun-

desministeriums der Finanzen unterstützt. Weitere Fördermöglichkeiten bestehen u.a. im Rah-

men von EU-Fördermittelzuwendungen für die Beschaffung technischer Systeme.


23

2.1.3 Zeit- und Vorgehensplanung erstellen

Das vorgeschlagene Projektvorgehen für die Einführung der E-Rechnung strukturiert sich in die

drei Phasen des Vorgehensmodells Analyse, Konzeption und Umsetzung sowie die an-

schließende Überführung von Organisation und Prozessen in den Routinebetrieb. Auf Basis

der Projekterfahrungen der Pilotkommunen sollte für jede Phase eine Dauer von etwa einem

halben Jahr vorgesehen werden.

In Summe kann der elektronische Rechnungsworkflow nach ca. 18 Monaten Vorbereitungszeit

mit dem Produktivstart in der Kommunalverwaltung eingeführt werden und die papierbasierte

Rechnungsbearbeitung ersetzen. Es hat sich aber als hilfreich erwiesen bereits zu Projektbeginn

zusätzlich mindestens fünf Monate für nachfolgende organisatorische oder technische Anpas-

sungen vorzusehen, bevor der Routinebetrieb in der Kommunalverwaltung erreicht wird.

Diese Erfahrungswerte sind in Abhängigkeit von Größe, Personal, Ausgangsbedingungen (HKR-

oder DMS-Software schon vorhanden) und politischer Unterstützung (Bereitstellung von Res-

sourcen) einer Kommune zu betrachten. Die vorliegende Zeitplanung ist vornehmlich am Land-

kreis Dahme-Spreewald ausgerichtet, kann aber nach Einschätzung der Projektteilnehmer auch

für kleinere Kommunen herangezogen werden. Je nach Bedingungen vor Ort (z.B. Lastenheft für

E-Rechnung schon vorhanden, Soll-Prozess bereits in Analysephase erarbeitet), kann die Pro-

jektlaufzeit sich auch verkürzen.

In der folgenden Abbildung wird das Projektvorgehen anhand der genannten Phasen sowie we-

sentlicher Ergebnisse in Form von Meilensteinen (siehe hierzu die folgenden Ausführungen) dar-

gestellt.

Abbildung 8: Projektvorgehen


24

2.1.4 Ist-Prozesse und Organisation der Rechnungsbearbeitung erheben

Nach der Festlegung der grundsätzlichen Projektziele, der Projektorganisation und einer groben

Zeit- und Vorgehensplanung erfolgte eine detaillierte Erhebung der aktuellen Situation der

Rechnungsbearbeitung in den beteiligten Kommunen. Diese Analyse ist zwingend erforderlich,

um eine solide Datenbasis für die Erarbeitung eines optimierten Ziel- und Soll-Prozesses (siehe

Kapitel 2.2.1.4) zu gewährleisten.

Für die Ist-Analyse der aktuellen Rechnungsbearbeitungsprozesse wurde eine dreistufige Vorge-

hensweise gewählt, die sich im Projektverlauf bewährt hat:

Erhebung zentraler Kennzahlen und organisatorischer Rahmenbedingungen

Bildhafte Darstellung des gegenwärtigen Prozessablaufes der Rechnungsbearbeitung nach

einer einheitlichen Prozessmodellierungsmethodik15

Tabellarische Prozesserhebung mit Beschreibung von verantwortlichen Rollen, Funktio-

nen, Tätigkeitsbeschreibungen, Ergebnis, genutztem Medium und Bearbeitungszeit pro Pro-

zessschritt.

Die folgende Darstellung führt das Vorgehen zur Erhebung noch einmal auf:

15 Das Kernteam verständigte sich auf die Nutzung der Methode „Business Prozess Model and Notation“ BPMN. Alternativen sind z.B. Methoden wie EPK oder Picture. Ein Beispiel für die Erhebung findet sich in der Anlage 1.

„Nach der gemeinsamen Ausarbeitung einer Zeitplanung ist dem Kernteam schnell klar

geworden: Bis 2019 bleibt nur noch wenig Zeit, um die Anforderungen aus der Richtlinie

2014/55/EU umzusetzen. Wir empfehlen anderen Kommunen deshalb, die richtigen Wei-

chen zu stellen und das Thema E-Rechnung bereits jetzt in Angriff zu nehmen.“


25

Abbildung 9: Vorgehensweise bei der Ist-Analyse

Im ersten Schritt zur Erhebung zentraler Kennzahlen und organisatorischer Rahmenbedin-

gungen wurden zunächst folgende Informationen erhoben:

Durchschnittliche Zahl der Eingangsrechnungen pro Jahr: Wie viele Eingangsrechnun-gen gehen pro Jahr – unabhängig vom Format – in einer Kommune ein?

Zentraler vs. dezentraler Rechnungseingang: Gehen die Rechnungen zentral, beispiels-weise innerhalb einer Poststelle ein oder ist auch ein direkter Empfang durch den jeweiligen Fachbereich innerhalb der Kommunalverwaltung möglich?

Elektronischer Rechnungseingang vs. postalischer Eingang: Gehen bereits Rechnun-gen elektronisch – unabhängig vom Format – ein oder werden alle Eingangsrechnungen bis-her nur postalisch empfangen?

Feststellungsbefugnis: Welcher Personenkreis im Verwaltungsaufbau nimmt die Feststel-lungsbefugnis bei der Rechnungsbearbeitung ein?

Freigabebefugnis: Welcher Personenkreis im Verwaltungsaufbau nimmt die Freigabebefug-nis bei der Rechnungsbearbeitung ein?

Zusätzliche Prüfschritte/ Genehmigung Gibt es hier, abhängig von Kriterien wie der Rech-nungssumme, weitere Prüf- und Genehmigungsinstanzen?

Erfassung in der HKR-Software: Werden die Papierrechnungen als elektronische Belege in einer HKR-Software erfasst? Erfolgt die Buchung der elektronischen Belege dezentral im je-weiligen Fachbereich oder zentral in der Buchhaltung?

HKR/DMS-Software: Welche Anbieter von HKR-Software werden genutzt? Ist bereits ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz? (Zu den technischen Voraussetzungen siehe Kap. 2.1.6)


26

Besonderheiten: Welche Besonderheiten bei der Rechnungserfassung sind sonst noch zu beachten? Gibt es beispielsweise zusätzliche Belege oder Dienstanweisungen zu beachten?

Im Zuge der Ist-Erhebung zeigte sich, dass die beteiligten Kommunen teilweise deutliche Unter-

schiede in der Personal- und Finanzausstattung sowie Prozessgestaltung, IT-Systeme und Pla-

nungsstände bei der Einführung der E-Rechnung aufwiesen. Aus den erhobenen Kennzahlen

ergab sich folgendes Bild:

Abbildung 10: Kennzahlen der Rechnungserhebung

Für die Vorgehensschritte zwei und drei (bildhafte Darstellung und tabellarische Prozesserhe-

bung) wurden die Prozesse der teilnehmenden Kommunen näher untersucht, in Tabellenform

dokumentiert sowie in grafischer Form aufbereitet. Ein Muster dieser Erhebung findet sich in der

Anlage 1.

Auf dieser Basis konnte das Kernteam folgenden groben Ist-Ablauf der Rechnungsbearbei-

tung für den Landkreis Dahme-Spreewald, die Gemeinden Zeuthen und Eichwalde sowie die

Städte Wildau und Lübben ableiten16:

1. Prozessschritt „Zentraler Posteingang“: Der zentrale Posteingang beschreibt die Annahme

der Rechnungen durch eine zentral angesiedelte Poststelle. Obwohl bereits elektronische

16 Bei der Abbildung 1 handelt es sich um eine gezielte Standardisierung: So variieren innerhalb der jeweiligen Verwaltungen insbesondere die Anzahl der Prüfinstanzen. Mehrfach sind neben Feststel-lungs- und Freigabebefugten beispielsweise zusätzliche Prüfbefugte implementiert (im Sinne eines „6-Augen-Prinzips“).


27

Rechnungen eingehen, dominiert bei den teilnehmenden Kommunen die postalische An-

nahme. Die Rechnungen werden von den Mitarbeitern mit einem Eingangsstempel versehen,

sortiert und an die Sekretariate der Fachbereiche weitergleitet oder in Postfächer gelegt.

2. Prozessschritt „Prüfung und Kontierungsvorschlag, Feststellung (SuR)“: Ein zuständiger

Sachbearbeiter (Feststellungsbefugter) versieht die Rechnung nach Erhalt aus der Poststelle

mit dem Kontierungsstempel, erfasst die Kontierungsangaben (Produkt, Konto) auf einem

Vorkontierungsbeleg, prüft die Rechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, unter-

zeichnet die Rechnung auf dem Kontierungsstempel für „sachlich und rechnerisch richtig“ und

gibt abschließend die Rechnung an seinen fachlichen Vorgesetzten.

3. Prozessschritt „Freigabe“: Der Leiter des Geschäftsbereiches prüft die Einhaltung der Fest-

stellungsbefugnis und gibt die Rechnung durch Unterschrift auf dem Vorkontierungsbeleg o-

der der Rechnung zur Buchung und Zahlung frei.

4. Prozessschritt „Kontierungsprüfung und buchhalterische Erfassung“: Die Geschäfts-

buchhaltung prüft die Kontierungsangaben auf dem Kontierungsbeleg, das Vorliegen der

Feststellung und die Freigabe der Rechnung sowie die Verfügbarkeit von Haushaltsmitteln,

klärt offene Fragen mit dem Fachbereich und bucht die Rechnung in der HKR-Software. Dabei

wird in der Regel auch ein Buchungsbeleg erzeugt. Der Buchungsbeleg wird fest mit der

Rechnung und dem Vorkontierungsbeleg verbunden.

5. Prozessschritt „Ggf. ergänzender Prüfschritt“: Anschließend wird die Rechnung inkl. Vor-

kontierungsbeleg beispielsweise an den Kämmerer weitergeleitet. In einigen Kommunen gibt

es hier noch weitere Prüfinstanzen (bei Rechnungen über 50 TEUR prüft beispielsweise zu-

sätzlich der Bürgermeister).

6. Prozessschritt „Prüfung, Zahlbarmachung und Archivierung“: Die Gemeindekasse prüft

die Vollständigkeit der Unterlagen und weist den Betrag zur Zahlung an. Abschließend wer-

den die Belege (Vorkontierungsbeleg/ Rechnung) je Haushaltsjahr, Produkt und Konto ge-

scannt/archiviert und abgelegt.

Dieser beschriebene Prozessablauf ist in Abbildung 11 als schematischer Prozessablauf aufge-

führt:

Abbildung 11: Ist-Prozess der Rechnungsbearbeitung im Landkreis Dahme-Spreewald, Zeuthen,

Wildau, Eichwalde und Lübben


28

Der Prozessablauf der Stadt Königs Wusterhausen stellte im Kontext der beteiligten Kommunen

einen Sonderfall dar. Hier erfolgt die buchhalterische Erfassung durch die Geschäftsbuchhaltung

vor der Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. Die Ursache dafür ist eine hohe

Quote vergebener Aufträge (ca. 80 Prozent), die eine frühe Zuordnung der Rechnungsdaten zu

Aufträgen durch die Geschäftsbuchhaltung ermöglicht. Der Ist-Prozess der Rechnungsbearbei-

tung in Königs Wusterhausen lässt sich deswegen auf folgende Weise erfassen:

Abbildung 12: Ist-Prozess Rechnungsbearbeitung der Stadt König Wusterhausen

Zusammenfassend lassen sich einige zentrale Ergebnisse der Erhebung festhalten. Diese sind zugleich auch zentrale Anknüpfungspunkte für mögliche Optimierungen im Rahmen der Soll-Pro-zess-Modellierung. Dazu zählen folgende Aspekte:

Die Zahl von und die Verantwortung für Rechnungsprüfungen in den Kommunen war unter-schiedlich ausgestaltet. Teilweise erfolgte eine Prüfung durch drei bis vier Personen (6-8 Au-gen-Prinzip). In den kleineren Kommunen war zudem der Kämmerer mitunter verbindlich in den Prozess der Prüfung und Freigabe von Rechnungen eingebunden. Die teilweise mehrfa-chen Prüf- und Genehmigungsinstanzen spiegeln dabei die unterschiedlichen und kommu-nalspezifischen Kontrollerfordernisse der Pilotkommunen wider.

Die Rechnungsbearbeitung erfolgte in der Regel mit Hilfe von Kontierungsbelegen. Rech-nungsdaten wurden relativ spät im Prozessverlauf in die HKR-Software überführt. Dement-sprechend stellten auch Liege- und Transportzeiten der Papierrechnungen von mehreren Ta-gen die Regel dar.

Teilweise erfolgte ein mehrfaches Versenden von Papierrechnungen und Kontierungsbele-gen zwischen Fachabteilung und Geschäftsbuchhaltung („Hin und Her der Rechnung“), was die Liege- und Transportzeiten zusätzlich erhöhte

Die Tätigkeiten Feststellung, Freigabe und zusätzliche Prüfschritte waren auch in den Dienst-anweisungen unterschiedlichen Prozessschritten und Verantwortlichen zugewiesen. Insbe-sondere bei interkommunalen Projekten sollte hier auf eine einheitliche Definition dieser Be-grifflichkeiten ein hoher Wert gelegt werden.


29

2.1.5 Rechtliche Rahmenbedingungen erheben

Die rechtlichen Rahmenbedingungen gelten im Wesentlichen für den papierbasierten und elekt-

ronischen Rechnungsempfang bzw. dessen Verarbeitung in gleicher Weise. Im Folgenden wer-

den die wesentlichen rechtlichen Rahmenbedingungen näher erläutert und abschließend die

wichtigsten rechtlichen Aspekte aus Sicht der Projektgruppe zusammengefasst.

Im Bereich der EU-Regelungen ist die E-Rechnungsrichtlinie von Bedeutung, die Kommunen

unter bestimmten Voraussetzungen zur Annahme von E-Rechnungen ab November 2019 ver-

pflichtet. Die Umsetzung in nationales Bundes- bzw. Landesrecht erfolgt derzeit.

Wesentliche haushaltsrechtliche Regelungen finden sich in der brandenburgischen KomHKV17

(Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung). Dazu zählt die erforderliche Trennung von IuK-

Administration, Fachbereich und Zahlungsverkehr (§ 33 Abs. 5 Ziff. 10 KomHKV), die Trennung

von Freigabe und Ausführung der Buchung (Trennungsgrundsatz nach § 42 Abs. 1 KomHKV)

sowie das Vier-Augen-Prinzip (§ 43 Abs. 1 iVm. § 44 Abs. 2 Ziff. 1 d KomHKV). Gemäß letztge-

nanntem Prinzip müssen die sachlich-rechnerische Feststellung und die Freigabe von zwei un-

terschiedlichen Personen mittels Unterschrift durchgeführt werden. Bei automatisierten Verfahren

ist die Feststellung und Freigabe mit fortgeschrittener elektronischer Signatur oder mit qualifizier-

ter elektronischer Signatur notwendig (§ 42 Abs. 2, Abs. 4 KomHKV). Elektronische Signaturen

müssen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sein (§ 33 Abs. 5

Nr. 9 KomHKV).

Des Weiteren sind gemäß KomHKV die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchfüh-

rungssysteme (GoBS) bei automatisierter Datenverarbeitung (§ 33 Abs. 5 KomHKV) zu beachten,

worunter auch die erwähnten Anforderungen zur revisionssicheren digitalen Aufbewahrung von

Rechnungen fallen.

Drei relevante Rechtsnormen sind im Bereich steuerlicher Vorschriften zu erwähnen, die ins-

besondere maßgebend für die Betriebe gewerblicher Art sowie für die Umsatzbesteuerung der

öffentlichen Hand gemäß § 2b UStG ab dem 1. Januar 2017 sind.

Dazu zählt zum einen die Abgabenordnung. Demnach können Bücher und die sonst erforderli-

chen Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden, soweit dies den Grundsätzen ord-

nungsmäßiger Buchführung entspricht. Dabei muss insbesondere sichergestellt sein, dass wäh-

rend der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich

lesbar gemacht werden können (§ 146 Abs. 5 AO). Die Aufbewahrung von Rechnungen auf ei-

nem Bildträger oder auf anderen Datenträgern ist demnach zulässig, wenn dies den Grundsätzen

ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass bei Lesbarmachung die Da-

ten mit den empfangenen Rechnungen bildlich übereinstimmen und während der Dauer der Auf-

bewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewer-

tet werden können (§ 147 Abs. 2 AO).

17 Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Gemeinden vom 14. Februar 2008, GVBl.II/08, S.14, zuletzt geändert durch Verordnung vom 28. Juni 2010 GVBl.II/10.


30

Zweitens sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

(BMF-Schreiben vom 7. November 1995 - GoBS) zu nennen. Demnach ist die Speicherung/ Ar-

chivierung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Dokumente) auf digitalen Datenträgern als

sog. "andere Datenträger" i. S. d. § 147 Abs. 2 AO grundsätzlich zulässig. Zur Speicherung von

analogen Dokumenten (in Papierform verkörperter Dokumente) wird weiter ausgeführt, dass ana-

loge Dokumente im Anschluss an den Scanvorgang auf digitalen Datenträgern archiviert werden

können. Der Scanvorgang bedarf allerdings einer genauen Organisationsanweisung darüber, wer

scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, welches Schriftgut gescannt wird, ob eine

bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualitätskon-

trolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat

(Tz. 8 GoBS).

Originär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf

einen digitalen Datenträger gespeichert und archiviert. Bei originär digitalen Dokumenten muss

hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das

Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Do-

kumenten zu erfolgen (Tz. 8 GoBS). Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem

zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokol-

lieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als "Kopie" zu kenn-

zeichnen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger

muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein (Tz. 8 GoBS).

Drittens sind die Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zu beachten. Hierzu zählt,

dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit

gewährleistet werden müssen. Echtheit der Herkunft bedeutet in diesem Zusammenhang die Si-

cherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die

nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Steuerpflichtige legt

selbst fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die

Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliches innerbetriebliche Kon-

trollverfahren erreicht werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leis-

tung schaffen kann. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Emp-

fängers elektronisch zu übermitteln. Auch per E-Mail übermittelte Rechnungen (ggf. mit Bilddatei

oder Textdokumentenanhang) berechtigen seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zum Vor-

steuerabzug.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt

und empfangen wird. (§ 14 Abs. 1 UStG). Bei einer elektronischen Rechnung gelten die Echtheit

der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur

oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturge-

setz oder elektronischem Datenaustausch (EDI) als gewährleistet, wenn in der Vereinbarung über

diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft

und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten (§ 14 Abs. 3 UStG). Nach dem UStG sind aus-

gestellte und erhaltene Rechnungen zehn Jahre aufzubewahren (§14b Abs. 1 UStG).


31

Sonstige relevante Vorschriften beziehen sich insbesondere auf Anforderungen an Daten-

schutz und IT-Sicherheit im Rahmen geltender Datenschutzgesetze wie das Gesetz zum Schutz

personenbezogener Daten im Land Brandenburg (Brandenburgisches Datenschutzgesetz –

BbgDSG). Ein direkter Anknüpfungspunkt an das BbgDSG, das verpflichtend von den Kommu-

nen zu beachten ist, ist nicht direkt abzuleiten. Gem. § 8 BbgDSG ist jedoch ein Verfahrensver-

zeichnis für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten zu führen – hier ist ggf.

zu prüfen, ob durch die Einführung der E-Rechnung personenbezogene Daten betroffen sind.

Doch auch in diesem Fall gelten für den elektronischen Rechnungsworkflow und die E-Rechnung

beispielsweise Anforderungen zur Datensparsamkeit bei Sozialdaten in gleicher Weise wie für

Papierrechnungen (siehe hierzu Kapitel 2.2.1.5).

Im Fazit lässt sich festhalten, dass die Anforderungen an die elektronische Rechnungsbearbei-

tung nicht grundsätzlich höher sind als an die papierbasierte Rechnungsbearbeitung. Zwei As-

pekte sind allerdings für die elektronische Abbildung des Rechnungsprozesses zu beachten, da

sie auch Auswirkungen auf die organisatorische und technische Umsetzung des elektronischen

Rechnungsworkflows besitzen:

Aufgrund des Signaturerfordernisses (fortgeschrittene elektronische Signatur oder qualifi-zierte elektronische Signatur) vgl. § 42 Abs. 4 KomHKV in Verbindung mit § 2 Nr. 2, 3 bei automatisierten Verfahren, ist die Nutzung eines entsprechenden elektronischen Signaturver-fahrens im elektronischen Rechnungsworkflow erforderlich. Die Mitglieder des Kernteams fa-vorisierten hier einstimmig softwarebasierte (fortgeschrittene) Signaturverfahren vor karten-basierten (qualifizierten) Verfahren aufgrund der geringeren Einführungskosten.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen auf einem Bildträger oder auf an-deren Datenträgern (§ 33 Abs. 5 KomHKV bzw. § 147 Abs. 2 AO) sind bei einer geplanten ausschließlichen elektronischen Archivierung von Rechnungen zu beachten. Insbesondere bei der Beschaffung eines entsprechenden Dokumentenmanagementsystems sollte mög-lichst frühzeitig die Abdeckung der Anforderungen für eine revisionssichere elektronische Ab-lage (z.B. als Muss-Kriterium in der Ausschreibung eines solchen Systems) sichergestellt werden.

2.1.6 Technische Ausgangslage erheben

Im Rahmen der Erhebung der technischen Ausgangslage sollten insbesondere folgende IT-Sys-

teme erhoben werden:

Elektronisches Rechnungseingangsbuch zur zentralen elektronischen Erfassung aller ein-gehenden Rechnungen.

Bereits in Betrieb befindliche Scanner zur Digitalisierung eingehender Papierrechnungen. Geprüft wurde hierbei insbesondere, inwieweit Scanner in Nutzung sind, die während des Scanvorgangs Daten maschinell auslesen und automatisiert in die HKR-Software einspeisen können (OCR-Scan).

Das gegenwärtige HKR-Verfahren als zentrales elektronisches Verfahren, über das das kommunale Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kommunen abgewickelt wird. Für


32

die technische Abbildung des elektronischen Workflows der Rechnungsbearbeitung ist das HKR-Verfahren von zentraler Bedeutung.

Ggf. vorhandene Dokumentenmanagementsoftware als notwendige Voraussetzung für eine revisionssichere elektronische Ablage und die Möglichkeit ausschließlich digitalen Archi-vierung; im Fall einer digitalen Speicherung z.B. in der nicht-revisionssicheren Ablage der HKR-Software sind Papierbelege weiterhin notwendig.

Erfassung der Zahlungssoftware (eBanking) als informationstechnisches System, mit des-sen Hilfe Zahlungsmittel durch die Kasse transferiert werden können.

Nutzung elektronischer Signaturverfahren, die für die eindeutige Identifizierung und Au-thentifizierung von Verwaltungsmitarbeitern im elektronischen Rechnungsworkflow gemäß § 42 Abs. 4 KomHKV notwendig ist (siehe hierzu das vorangegangene Kapitel 2.1.5).

Die Ergebnisse der technischen Ausgangslage sollte ebenfalls pro Prozessschritt dokumentiert

werden (siehe hierzu Abbildung 11). Zudem sollte eine Aufstellung erfolgen, welche Schnittstellen

die Systeme zu anderen Fachverfahren aufweisen sowie welche IT-Ansprechpartner die Verant-

wortung für die jeweiligen IT-Verfahren tragen.

2.1.7 Richtungsentscheidungen treffen und Zielbild ableiten

Wie bereits in Kapitel 1.1 genannt, bezogen sich die Zielstellungen des Projektes auf eine Prüfung

der Umsetzbarkeit der elektronisch basierten Rechnungsbearbeitung und die Vorbereitung einer

Umsetzung in den jeweiligen Pilotkommunen. Dabei sollten insbesondere die Möglichkeiten für

eine verstärkte Standardisierung geprüft werden.

Im Anschluss an die Erhebungen zur gegenwärtigen Rechnungsbearbeitung zeigte sich jedoch,

dass für das weitere gemeinsame Vorgehen ein klares Zielbild für den Projektgegenstand not-

wendig war, um folgende Frage zu beantworten: In welchen Schritten und in welcher Umset-

zungstiefe soll die Einführung der E-Rechnung erreicht werden?

Diese Frage sollte jede Kommunalverwaltung vor der Konzeption eines Soll-Prozesses im Projekt

beantworten, da sich je nach Umsetzungstiefe die folgenden Projektphasen deutlich unterschei-

den.

Grundlage für die Ableitung eines Zielbildes ist es, grundlegende Richtungs- und Organisati-

onsentscheidungen auf Basis der Ergebnisse der Ist-Erhebung zu treffen.

Dazu zählen insbesondere folgende Fragestellungen (nicht abschließend):

Soll im Prozessablauf ein frühes (zur weiteren elektronischen Bearbeitung) oder spätes Scan-nen (zur elektronischen Archivierung) von eingehenden Papierrechnungen erfolgen?

Sollen im Umsetzungsprojekt Ein- und Ausgangsrechnungen betrachtet werden?

Soll bereits im ersten Schritt eine Verbindung von Beschaffungs- und Rechnungsworkflow erfolgen?


33

Soll mit dem Umsetzungsprojekt eine elektronische Archivierung erreicht werden?

Diese Entscheidungen sind in Abhängigkeit von der Ausgangslage der Kommunen eigenständig

zu entscheiden. Hierbei spielen insbesondere die bereits vorhandenen IT-Systeme, verfügbare

Personalressourcen und Projektbudgets sowie Zeitplanungen der Kommunen eine große Rolle.

Im vorliegenden Fall einigten sich die beteiligten Kommunen darauf, dass die Einführung des

elektronischen Rechnungsworkflows mit einer möglichst frühzeitigen Erfassung in der HKR-Soft-

ware auch vor dem Hintergrund einer Chancen-Risiko-Betrachtung das zentrale Projektziel dar-

stellen solle. Auf dieser Basis wurden im Rahmen der Kernteamsitzungen für das Zielbild drei

Umsetzungsstufen identifiziert, die dieses Projektziel konkretisieren und die nächsten Umset-

zungsschritte für Folgeprojekte skizzieren.

In Fokus der ersten Stufe steht die „E-Rechnungsfähigkeit“: Die technischen Vorrausetzungen

für den Empfang von E-Eingangsrechnungen und eine möglichst durchgängig elektronisch un-

terstützte Rechnungsbearbeitung inklusive Ablage sind im Zielbild geschaffen.

Im Fokus der zweiten Stufe steht die „ausgewählte Nutzung von E-Rechnungen“: Der OCR-

Scan wird eingesetzt, die elektronische Archivierung etabliert und der Rechnungsworkflow mit

weiteren Teilen der Belegkette verknüpft (z.B. Beschaffung). Durch Lieferantenansprache nimmt

das Volumen an E-Rechnungen zu. Wenn nicht bereits in der ersten Phase umgesetzt, sollte hier

die Anbindung einer DMS-Software oder eines DMS-Moduls (integrierte Lösung, siehe Kapitel

2.2.1.2) zur ausschließlich elektronischen revisionssicheren Archivierung von Rechnungsdoku-

menten angestrebt werden.

Die dritte Stufe orientiert sich an dem Ziel „digitale Transformation“: Es gilt, den Übergang von

Papierrechnung zur E-Rechnung nahezu vollständig zu vollziehen. Der Rechnungsempfang und

-versand erfolgt nun über angereicherte PDF- und XML-Dateien (z.B. über E-Mail). Der OCR-

Scan und die manuelle Nachbearbeitung entfallen größtenteils.

Dieses Projekt hatte das Ziel, die realen Gegebenheiten (bisher geringe Verbreitung der E-Rech-

nung) aufzugreifen und ein Modell zu entwickeln, das für Kommunen mit leistbarem Aufwand in

naher Zukunft umgesetzt werden kann.

Das Projekt und die nachfolgende Umsetzungsplanung orientierten sich deshalb haupt-

sächlich an der ersten Umsetzungsstufe „E-Rechnungsfähigkeit“.

Die Anschlussfähigkeit an die E-Rechnung ist nach Ansicht der Projektteilnehmer eine gute Basis

für weitere Entwicklungen und Planungen. Die weiteren Umsetzungsstufen sind zum gegebenen

Zeitpunkt ebenfalls in Form von Konzepten umzusetzen.

Abbildung 13 veranschaulicht die identifizierten Umsetzungsstufen für die Einführung der E-

Rechnung:


34

Abbildung 13: Zielbild zur Einführung der E-Rechnung

2.1.8 Grobkonzept erstellen

Die Erstellung eines Grobkonzeptes ist nicht zwingend erforderlich, sondern richtet sich nach den

Rahmenbedingungen und der Ausrichtung des Projektes. Insbesondere wenn die Inhalte des

Zielbildes mit großen Investitionen in Infrastruktur und Technik verbunden sind, empfiehlt es sich,

die bisherigen Projektergebnisse zusammenzufassen. Dies erleichtert die Kommunikation mit

den Stakeholdern in Verwaltung (wie z.B. Projektverantwortliche paralleler interner Modernisie-

rungsprojekte) und Politik (z.B. als Grundlage für die Zustimmung zur weiteren Konzeption des

elektronischen Rechnungsworkflows).

Das Grobkonzept sollte insbesondere folgende Inhalte abdecken (nicht abschließend):

Zusammenfassung der Befunde der Ist-Erhebung in Bezug auf Organisation, Prozesse, Tech-nik und rechtliche Rahmenbedingungen,

Darstellung der Projektziele sowie weiterer Planungen für das Projektvorgehen mit Kosten- und Zeitabschätzung,

Grundsätzliche Bewertung der Potenziale der Einführung von elektronischem Rechnungs-workflow, insb. auf die Wirtschaftlichkeit.

2.2 Phase 2: Konzeption

Die zweite Phase dient der Konzeptionierung des neuen Soll-Zustandes und der Vorbereitung

der sich anschließenden Umsetzungsphase.

Voraussetzung für den Start der Konzeptionierung ist, dass die Analysephase abgeschlossen

und ggf. in Form einer Ergebnisdokumentation festgehalten wurde.


35

Die Konzeptionsphase setzt auf den Ergebnissen der Analysephase auf und beinhaltet die Erar-

beitung einer kommunalspezifischen Soll-Konzeption, der Beschreibung sowie ggf. Beschaffung

notwendiger IT-Systeme und mündet in der Erstellung einer Umsetzungsplanung (zu der Zeitpla-

nung und Meilensteinen siehe auch Abbildung 8: Projektvorgehen).

Die Projektmitglieder gehen auf Basis der eigenen Projekterfahrungen von etwa sieben Monaten

für eine erfolgreiche Soll-Konzeptionierung aus. Hierbei ist wieder zu beachten, dass dieser Zeit-

raum einen Erfahrungswert darstellt, der allerdings von Kontextfaktoren wie z.B. der Größe einer

Kommune oder der anderweitigen Arbeitsbelastung der Projektmitglieder abhängt.

2.2.1 Entwicklung des Soll-Prozess „E-Rechnung bearbeiten“

Die Erstellung des Soll-Prozesses erfolgte auf Basis der erhobenen Ist-Prozesse in den beteilig-

ten Kommunen (siehe dazu Kapitel 2.1). Entsprechend des formulierten Zielbildes stand dabei

vor allem die Optimierung organisatorischer gegenüber technischer Aspekte im Vordergrund.

Die Erarbeitung eines Standardprozesses für Kommunen wurde entlang der folgenden Leitfra-

gen strukturiert:

Erfassung: Wie gestaltet sich ein optimierter elektronischer Soll-Prozess der Rechnungsbe-arbeitung? Innerhalb einer Kommune ist hier vor allem der dezentrale Verwaltungsaufbau zu würdigen: Eine Rechnung wird je nach Materie (z.B. Sozialrechnung) häufig nicht nur in der Kämmerei, sondern auch bei anderen Fachämtern (z.B. Sozialamt) bearbeitet. Idealerweise wird deshalb ein zentraler Posteingang in der Kämmerei bzw. der Finanzverwaltung ange-strebt (per E-Mail oder Post), in der Rechnungen auch zentral in einer HKR-Software ge-scannt werden. Die Kontierung, Prüfung (sachliche und rechnerische Richtigzeichnung) und Freigabe erfolgt dann im Fachamt. Anschließend werden alle dezentral bearbeiteten Rech-nungen durch zentrale Buchung, Zahlung und Archivierung in der Kämmerei wieder zusam-mengeführt (zum detaillierten Soll-Prozess siehe auch Kapitel 2.2.1.4).

Kooperation und externe Dienstleistung: Soll die Rechnungsbearbeitung vollständig in der Kommune erfolgen oder sollen Teile bzw. alles zu einem Dienstleister oder einer gemeinsa-men Organisationseinheit ausgelagert werden (siehe Kap. 2.2.1.3)? Hier spielen technische und personelle Voraussetzungen in den jeweiligen Organisationsbereichen eine bedeutende Rolle.

Anforderungen an eigene IT-Landschaft: Welche Anforderungen bestehen für das IT-Sys-tem? Wie kann die elektronische Rechnungsbearbeitung in die bestehende IT-Landschaft in-tegriert werden? Hier sind vor allem Schnittstellen zu bestehender HKR- oder DMS-Software und die Integration von PDF-Formaten zu beachten.

Archivierung: Wie bzw. wo soll die Archivierung erfolgen? Interne Archivierung (revisionssi-chere Archivierung auf internen Servern) oder bei einem externen Dienstleistern? Hier sind unter anderem verfügbare Marktangebote näher zu prüfen.


36

Im Laufe des Projektes haben sich aus diesen Fragen drei Entscheidungsdimensionen her-auskristallisiert, die bei der Einführung der E-Rechnung festzulegen sind und die Einfluss auf die Konzeptionierung des Soll-Prozesses nehmen:

Festlegung der buchhalterischen Erfassung (zentrale vs. dezentrale Erfassung, siehe Ka-pitel 2.2.1.1)

Technische Umsetzung des Rechnungsworkflows (HKR-Software vs. HKR-Software mit DMS-Software, siehe Kapitel 2.2.1.2)

Technische Umsetzung des Rechnungsscans (OCR vs. E-Invoice vs. IKZ vs. Abtippen, siehe Kapitel 2.2.1.3).

2.2.1.1 Festlegung der buchhalterischen Erfassung

Bei der Festlegung des Soll-Prozesses ist zunächst eine organisatorische Dimension zu entschei-

den: Soll die buchhalterische Erfassung der Rechnung zentral in der Kämmerei oder dezentral

im Fachamt erfolgen? Die erste Variante bedeutet, dass nach dem Rechnungsscan und der Über-

tragung in die HKR-Software zunächst die Geschäftsbuchhaltung der Kämmerei die Rechnung

kontiert. Die dezentrale Variante bedeutet, dass der Rechnungsbeleg nach dem Scan in die HKR-

Software direkt vom jeweiligen Fachamt bearbeitet wird. Die Entscheidung für „zentral“ oder „de-

zentral“ bedeutet also nicht, dass eine der Parteien aus dem Rechnungsprozess ausscheidet.

Die zentralisierte Variante stellt eine konsistente Datenqualität der Rechnungsbearbeitung sicher.

Wenn alle Rechnungen stets von erfahrenen, geübten Mitarbeitern im Rahmen einheitlicher Kon-

tierungsvorgaben bearbeitet werden, reduzieren sich Aufwände der nachgelagerten Nachbear-

beitung und Standardisierung der Rechnungsdaten, die bei dezentraler Vorerfassung durch

Fachämter zu erwarten sind. Für die Fachämter ist die zentrale Rechnungserfassung eine Dienst-

leistung, die es ermöglicht, frei werdende Ressourcen für andere Tätigkeiten aufzuwenden. Der

Nachteil dieser Variante liegt im Aufwand für die Geschäftsbuchhaltung der Finanzverwaltung.

Durch den zusätzlichen Erfassungsschritt steigt zudem in der Regel der Abstimmungsaufwand

mit den Fachämtern und der Komplexitätsgrad, unter dem ggf. die Prozesseffizienz leiden kann.

Demgegenüber verspricht die dezentrale Erfassung einen schlankeren und schnelleren Soll-Pro-

zess. Projekterfahrungen zeigen jedoch, dass in den Fachämtern höhere Fehlerquoten bei der

Kontierung bestehen und die Kontrolle der Kämmerei über die Rechnungsbearbeitung erschwert

wird.

Die jeweilige Entscheidung für eine der Optionen ist in Abhängigkeit von den spezifischen Kon-

troll- und Akzeptanzerfordernissen der Kommunen individuell zu treffen.

Die folgende Abbildung fasst die Vor- und Nachteile beider Varianten zusammen:


37

Abbildung 14: Vor- und Nachteile zentrale vs. dezentrale Rechnungserfassung

2.2.1.2 Technische Umsetzung des Rechnungsworkflows

Bei der Konzeptionierung des Soll-Zustandes haben auch technische Festlegungen Einfluss auf

die Organisation der zukünftigen Rechnungsbearbeitung. Dazu gehört zunächst die Frage, ob bei

der Einführung der E-Rechnung nur die HKR-Software (Option 1) oder zusätzlich eine DMS-Soft-

ware (Option 2) genutzt werden soll (für die prozessuale Einbindung von HKR- und DMS-Soft-

ware in einen Rechnungsbearbeitungsprozess siehe Anlage 3).

In der ersten Option wird auf die Einführung und Nutzung einer DMS-Software vorerst verzichtet.

Dies reduziert die Beschaffungskosten, die Projektaufwände (z.B. zusätzliche Konzeptions-, Im-

plementierungs- und Schulungsaufwände) als auch die nachgelagerte Softwarepflege im Betrieb

der DMS-Software (z.B. Fehlerbehebungen und Schnittstellenkomplexität). Die elektronische Ab-

lage von Rechnungsdaten und -dokumenten erfolgt in der HKR-Software, parallel erfolgt weiter-

hin eine Ablage in Papierform. Insgesamt verspricht dies ein risikoärmeres und schneller durch-

führbares Projekt. Allerdings entstehen bei einem späteren Umstieg auf eine ausschließlich

elektronische Archivierung und die dafür notwendige Einführung der DMS-Software neben ent-

sprechenden Projekt- und Beschaffungsaufwänden auch zusätzliche Aufwände für die Datenmig-

ration zwischen elektronischer HKR-Ablage und DMS-Software.

Die zusätzliche Einführung einer DMS-Software in Option 2 dagegen ermöglicht direkt die aus-

schließliche Nutzung einer revisionssicheren elektronischen Archivierung in der DMS-Software

und den Verzicht auf eine physische Archivierung für Rechnungen. Für die DMS-Software sind

dabei die rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung von Rechnungen zu

beachten (siehe dazu Kapitel 2.1.5). Grundsätzlich bringt die Kombination von Anpassung HKR-

Software und Einführung einer DMS-Software eine deutlich höhere Projektkomplexität mit sich,

da z.B. andere Fachbereiche eine DMS-Software für die Einführung der E-Akte nutzen möchten


38

und deshalb zusätzliche Anforderungen an das System stellen, die es zu berücksichtigen gilt.

Damit verbunden sind größere Projektrisiken und höhere Projekt- und Pflegeaufwände (ggf. eine

zusätzliche Ausschreibung, zusätzliche Schulungen und nachrangig größere Personalkapazität

in der technischen Fachadministration). Diese Aufwände können sich allerdings über den Zeit-

verlauf durch den Wegfall eines physischen Archivs amortisieren.

Die Entscheidung für eine Option ist in Abhängigkeit von der technischen Ausgangslage der Kom-

mune zu treffen. Bei der kompletten Neubeschaffung ist beispielsweise die kombinierte Lösung

zu empfehlen, um gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden. Eine Option ist hier auch eine

integrierte HKR-Software, die bereits eine eigene DMS-Software mitbringt.

Die folgende Abbildung dokumentiert die Vor- und Nachteile beider Varianten:

Abbildung 15: Vor- und Nachteile der Optionen für die Abbildung im IT-System

2.2.1.3 Technische Umsetzung des Rechnungsscans

Eine der wichtigsten organisatorischen Entscheidungen, die eine Kommune zu treffen hat, betrifft

die Wahl des Eingangskanals der E-Rechnung in den elektronischen Rechnungsworkflow.

Die händische Erfassung, das heißt das „Abtippen“ einer Papierrechnung durch einen Sachbear-

beiter in eine HKR-Software, ist aus technischer Sicht die umsetzungsärmste Variante, da keine

zusätzliche Hard- und Software beschafft und integriert werden muss. Sie bindet jedoch Perso-

nalressourcen und realisiert keines der Effizienzpotenziale zur Digitalisierung von Bearbeitungs-

schritten, die eigentlich durch die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows realisiert

werden sollten (siehe dazu Kapitel 1.3.2). Zudem ist die Vorgabe der EU-Richtlinie nicht erfüllt.

Demgegenüber ermöglicht der „OCR-Scan“ bereits einen wichtigen Zwischenschritt hin zur

durchgängigen Digitalisierung des Rechnungsprozesses. Bei dieser Variante wird eine Scanstre-

cke mit integrierter OCR-Software installiert, die Daten von Rechnungen lesen und in die HKR-

Software übertragen kann. Das ermöglicht auf Dauer gesehen eine schnellere und kostenärmere


39

Rechnungsbearbeitung. Durch die ggf. notwendige Beschaffung von Scannern und Software, die

Implementierung in die bestehende IT-Landschaft und insbesondere das notwendige Anlernen

der Software zum Datenauslesen durch entsprechend qualifiziertes Personal, ist zumindest mit

höherem Investitions- und Projektaufwand sowie zusätzlich erforderlichen Personalkompetenzen

zu rechnen.

Als Alternative zum OCR-Scan bietet sich das sogenannte „E-Invoicing“ an: Hier wird ein externer

Dienstleister wie beispielsweise die Bundesdruckerei mit der Annahme von elektronischen Rech-

nungen beauftragt. Die Dienstleistung besteht in der Regel in der postalischen oder elektroni-

scher Annahme, einer ersten formalen und ggf. rechnerischen Prüfung, der Umwandlung in ein

marktgängiges E-Rechnungsformat (z.B. ZUGFeRD) und der Versand (beispielsweise per E-

Mail) an den Kunden. Der Vorteil insbesondere zum OCR-Scan liegt in dem Wegfall von Investi-

tions- und Personalaufwänden, da keine eigene Soft- und Hardware beschafft und betrieben wer-

den muss (in der Regel reicht ein speziell eingerichtetes E-Mail-Postfach, das die E-Rechnungen

per Schnittstelle in die HKR-Software überträgt). Bei dieser Variante ist zu kalkulieren, ob die

Kosten für die Dienstleistung (die beispielsweise pro Rechnung abgerechnet werden) die Kosten

für eine eigene Scanstrecke übersteigen.

Die letzte Variante, die Bildung eines interkommunalen Dienstleistungszentrums (IKZ-DLZ) gibt

keine technische Lösung vor, sondern kann je nach Kooperationsmodell verschiedenartig ausge-

staltet werden. Prinzipiell ist hier mit höheren Abstimmungsaufwänden zu rechnen, da neben

technischen auch organisatorische, personelle und rechtliche Fragen, wie beispielsweise die

Ausgestaltung einer Kooperationsvereinbarung, zu klären sind. Für den Betrieb ermöglicht eine

interkommunale Lösung die Kosten- und Aufwandsteilung zwischen den beteiligten Partnern. In

der Regel umfasst die Einrichtung eines IKZ-DLZ auch weitere Pakete (beispielsweise Beschaf-

fung und Zahlung), um die Errichtungsaufwände auszugleichen.

Eine Entscheidung ist in Abhängigkeit von vorhandener Infrastruktur, Wirtschaftlichkeitserwägun-

gen und Kontrollerfordernissen zu treffen. Dabei kann die Einführung einer Scanstrecke (Option

B) als erster niedrigschwelliger Umsetzungsschritt auf dem Weg zur E-Rechnungsfähigkeit die-

nen.

Die folgende Abbildung fasst die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen zusammen:


40

Abbildung 16: Vor- und Nachteile der Optionen für OCR-Scan / E-Invoice

2.2.1.4 Vorschlag von organisatorischem Soll-Prozess für die teilnehmenden Kommunen

Die zentrale Leistung in der Konzeptionsphase ist die Aufstellung eines Soll-Prozesses: Dieser

gibt vor, wie die zukünftige Rechnungsbearbeitung innerhalb einer Kommune ablaufen wird.

Diese Konzeption des Soll-Prozesses für die Rechnungsbearbeitung stützte sich im Projektver-

lauf im Wesentlichen auf zwei Quellen:

der Analyse des Ist-Prozesses der Rechnungsbearbeitung

den technischen und organisatorischen Richtungsentscheidungen und Ausgangssituationen.

Der im Projektverlauf abstrahierte Ist-Prozess wurde bereits in Kapitel 2.1.4 erläutert. Hinsichtlich

der Richtungsentscheidungen für den Soll-Prozess sind die beteiligten Kommunen von dem Auf-

bau einer OCR-Scanstrecke ausgegangen. Über die Frage der zentralen oder dezentralen Erfas-

sung wurde keine Empfehlung vereinbart, auch wenn die meisten Kommunen aufgrund ihrer bis-

herigen Ist-Prozesse weiterhin eine zentrale buchhalterische Vorerfassung vorsehen. Auch eine

Festlegung über die Beschaffung einer separaten HKR-Software oder in Kombination mit einer

DMS-Software wurde nicht getroffen. Hier sind drei Varianten möglich: Die Dokumentablage kann

direkt in der Ablage der HKR-Software ohne DMS-Funktionalitäten erfolgen. Bei der zweiten Va-

riante sind HKR- und DMS-Funktionalitäten modulbasierend in einer Software integriert (z.B. Soft-

warelösung eines Herstellers, bei der Module auf die gleiche Datenbank zugreifen). Bei der letz-

ten Variante sind HKR- und DMS-Software getrennt (z.B. durch unterschiedliche Datenbanken),

so dass die Programmierung von Schnittstellen zur Übertragung von Rechnungsdaten notwendig

ist.


41

Das Kernteam hat auf Basis dieser Vorüberlegungen folgenden abstrahierten Soll-Prozess, „E-

Rechnung bearbeiten“, entworfen:

Abbildung 17: Abstrahierter Soll-Prozess „E-Rechnung bearbeiten“

1. Prozessschritt „Zentraler Posteingang“: Die Poststelle erhält auch weiterhin postalisch eine

Papierrechnung vom jeweiligen Lieferanten oder Kunden der Kommune. Ein zukünftiger Emp-

fang von E-Rechnungen mit Kopf- oder Gesamtdateien über ein E-Mail-Postfach ist nicht aus-

geschlossen, wurde aber im Sinne der ersten Umsetzungsstufe „E-Rechnungsfähigkeit“ noch

nicht angestrebt. Der Empfang erfolgt auch weiterhin nur zentral in der Poststelle. Ein dezent-

raler Empfang von Rechnungen (z.B. direkt im zuständigen Fachbereich) würde, nach Ansicht

der Projektteilnehmer, viele der Potenziale der E-Rechnung wieder mindern.

Die Rechnungen werden auch weiterhin von den Mitarbeitern mit einem Eingangsstempel

versehen, in Stapel vorsortiert und einer ersten Sichtprüfung unterzogen.

2. Prozessschritt „Rechnungsscan“: Die Rechnungen werden anschließend mit einem han-

delsüblichen Scanner stapelweise eingelesen und auf einem Laufwerk abgelegt. Eine pro-

grammierte Schnittstelle importiert die Rechnungsstapel anschließend in eine HKR- oder

DMS-Software der Kommune. Damit die OCR-Software des Scanners erkennen kann, wann

ein Rechnungsdokument endet und das nächste Rechnungsdokument beginnt (die Rechnun-

gen sollen als separate elektronische Belege in der Software ankommen) ist es notwendig,

einen sogenannten „Trenner“ zu konzeptionieren. In der Projektgruppe wurden dabei ver-

schiedene Varianten (z.B. weißes Blatt zwischen jedes Rechnungsdokument legen) disku-

tiert. Die beste Option ist die Nutzung des ohnehin vorhandenen Eingangsstempels in Ver-

bindung mit einer eindeutigen Zahlen- und Zeichenkombination, die immer nur einmal

vergeben wird (sogenannte eindeutige ID). Die OCR-Software erkennt dann anhand des For-

mates die nächste ID und trennt die Rechnungen dementsprechend in separate elektronische

Belege auf.

Es ist nicht zwingend notwendig, dass der Rechnungsscan von der Poststelle durchgeführt

wird. In kleineren Kommunen wird der Rechnungsempfang (inkl. Rechnungsscan und Ge-

schäftsbuchhaltung) von den gleichen Mitarbeitern wahrgenommen.


42

Die weitere Behandlung der Papierrechnung ist ebenfalls kommunenspezifisch. Es bestehen

die Alternativen, die Papierrechnung nach der jeweiligen gesetzlichen Frist zu vernichten (er-

setzendes Scannen und revisionssichere elektronische Ablage) oder weiterhin zu archivieren

(elektronische Ablage in der HKR-Software).

3. Prozessschritt „Buchhalterische Vorerfassung“: Die Projektteilnehmer sind überzeugt, dass

nach dem Scan und vor der Zuteilung des nunmehr elektronischen Beleges eine Vorkontie-

rung durch die Geschäftsbuchhaltung sinnvoll ist. Die Geschäftsbuchhaltung würde dann be-

reits die korrekten Konten, Produkte und Haushaltstellen zuweisen und eine erste formelle

Prüfung der Rechnung (z.B. Anschriften, Rechnungsadressat, Konto- und Zahldaten, Skon-

tofrist) durchführen. Häufig wird die Rechnung nach einem Scan auch in einem Aufgabenpool

abgelegt. Die formelle Prüfung der Rechnung hat dann auch den Zweck, die Rechnungsart

festzustellen und dementsprechend den richtigen Ansprechpartner für die nachfolgenden

Schritte zu bestimmen (z.B. Rechnung für Anlagenbuchhalter, Sachbearbeiter Fachamt usw.)

Die Vorkontierung und Bearbeitung der Rechnungen erfolgt bereits in der DMS- bzw. HKR-

Software. Der papierbasierende Vorkontierungsbeleg, der in vielen Kommunen momentan

noch genutzt wird, kann damit entfallen.

4. Prozessschritt „Prüfung und Feststellung (SuR)“: Nach der Vorkontierung wird der elektro-

nische Beleg über einen elektronischen Workflow der HKR-Software entweder automatisch

oder durch die Geschäftsbuchhaltung (siehe Schritt 3) dem zuständigen Sachbearbeiter aus

dem Fachbereich zugeordnet. Dieser prüft die rechnerische und sachliche Richtigkeit der Da-

ten. Bei einer Beschaffung ist beispielsweise ein Abgleich mit einem Wareneingang vorzu-

nehmen. Die Feststellung erfolgt hierbei elektronisch über eine softwarebasierte (qualifizierte)

Zertifikatslösung.

Im Falle einer fehlerhaften Kontierung der Geschäftsbuchhaltung (z.B. Kontierung auf ein fal-

sches Produkt) bietet eine HKR-Software in der Regel zwei Möglichkeiten: Der Sachbearbei-

ter kann das korrekte Produkt in dem entsprechendem Feld entweder direkt auswählen und

korrigieren oder (wenn die Bearbeitung von Feldern z.B. gesperrt ist) über einen Workflow-

Schritt zurück in die Geschäftsbuchhaltung geben (Rückschleife). Diese Workflowflexibilität

kann in der Regel auch für andere Fehlerquellen oder Abweichungen vom Standard vom

Softwarehersteller oder Fachadministrator konfiguriert werden.

5. Prozessschritt „Prüfung und Freigabe“: Der Leiter des Geschäftsbereiches prüft die Einhal-

tung der Feststellungsbefugnis und gibt die Rechnung ebenfalls elektronisch über die soft-

warebasierte (qualifizierte) Zertifikatslösung zur Buchung frei.

6. Prozessschritt „Ggf. ergänzender Prüfschritt“: Anschließend ist die Rechnung inkl. Vorkon-

tierungsbeleg und Freigabe für die Geschäftsbuchhaltung und den Kämmerer einsehbar und

wird, je nach Kontrollerfordernissen der Kommune, nochmals geprüft. In einigen Kommunen

gibt es hier noch weitere Prüfinstanzen (bei Rechnungen über 50 TEUR prüft beispielsweise

zusätzlich der Bürgermeister oder das Rechnungsprüfungsamt).


43

7. Prozessschritt „Prüfung, Zahlbarmachung und Archivierung“: Die Gemeindekasse prüft

die Vollständigkeit der Unterlagen und weist den Betrag zur Zahlung an. Abschließend wer-

den die Belege (Freigabe/ Rechnung) je Haushaltsjahr, Produkt und Konto gescannt/archi-

viert und abgelegt.

2.2.1.5 Spezifische kommunale Herausforderungen für den elektronischen Rechnungsprozess

Der erarbeitete Soll-Prozess ist ein Vorschlag für den Standardablauf der elektronischen Rech-

nungsbearbeitung. In den Kernteamsitzungen wurden verschiedene Herausforderungen disku-

tiert, vor denen die Kommunen bei der Implementierung stehen.

Dazu gehören Themen wie Abweichungen vom Standardablauf (Rechnungskorrekturen und -

ablehnungen, Fehlbuchungen o.ä.), eine geeignete technische Umsetzung des Signaturerforder-

nisses (vgl. § 42 Abs. 4 KomHKV in Verbindung mit § 2 Nr. 2, 3 SigG) sowie der Umgang mit

Bau- und Sozialrechnungen (für eine Übersicht der Herausforderungen siehe Anlage 5).

Für den Umgang mit Abweichungen vom Standardablauf gibt das Kernteam grundsätzlich die

Empfehlung, dass bei identifizierten Fehlern eine Zurückweisung der Rechnung an die entspre-

chende vorangegangene Stelle zur erneuten Bearbeitung erfolgen sollte.

Bei der elektronischen Signatur fordert die KomHKV in § 42 Abs. 4 bei automatisierten Verfahren,

anstelle der im schriftlichen Feststellungs- oder Freigabeverfahren zu leistenden Unterschriften,

die elektronische Signatur nach § 2 Nr. 2 oder 3 des Signaturgesetzes. Als geeignete Umset-

zungsvariante für das Signaturerfordernis sieht das Kernteam die softwarebasierte (qualifizierte)

Zertifikatslösung vor. Hierbei ist die Komptabilität zur HKR- und ggf. DMS-Software sicherzustel-

len.

Bei Rechnungen mit Personal- und Sozialdatenbezug besteht die Problematik in der Sensibilität

der Rechnungsinhalte (z.B. Beihilfeabrechnungen für ärztliche Behandlungen von Beamten), die

nur direkt vom zuständigen Sachbearbeiter eingesehen werden dürfen. Die Öffnung der Rech-

nung in einer zentralen Poststelle bei der Geschäftsbuchhaltung mit anschließendem Scan ist

deshalb nicht möglich. Das Kernteam teilte daher die Einschätzung, dass diese Sozialrechnun-

gen direkt beim Sachbearbeiter im Fachamt eingehen sollten. Dieser kontiert die wichtigsten

Rechnungsdaten ohne die sensiblen Informationen auf einen sogenannten Hilfsbeleg und schickt

„Vor allem unsere Erfahrungen aus dem Produktivbetrieb zeigen: Als zahlungsauslösen-

des System, das jederzeit aktuelle Partner- und Rechnungsdaten benötigt, sollte die HKR-

Software in jedem Fall als führendes System definiert werden. Das heißt, dass die Daten-

haltung- und Pflege primär auf der Datenbank der HKR-Software erfolgt und erst nach-

rangig in die DMS-Software übertragen werden sollte. Anderenfalls erhöhen sich die tech-

nische Komplexität und die Umsetzungsrisiken für den Regelbetrieb (z.B. aufgrund

fehlerhafter Schnittstellenimporte in das HKR-System).“


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diesen reduzierten Datensatz dann zur weiteren Bearbeitung an die Mitarbeiter der Geschäfts-

buchhaltung. Der Hilfsbeleg wird dann wie eine herkömmliche Rechnung gebucht und gezahlt.

Bei Baurechnungen besteht die Problematik im besonderen Modus der Bearbeitung und der kom-

plexeren Dokumentation. So liegt die inhaltliche Prüfung der Baurechnung nicht in der Geschäfts-

buchhaltung, sondern im Bauamt. Dieses prüft Baurechnungen in der Regel in mehreren Ver-

handlungsrunden gemeinsam mit einem beauftragten Planungsbüro und dem Lieferanten. Die

zahlreichen Änderungen werden bisher auf der Papierrechnung handschriftlich vermerkt und sind

deshalb nicht maschinenlesbar. Das Kernteam teilt die Einschätzung, dass hier ein zusätzlicher

Prozessschritt im Soll-Prozess notwendig sei, der durch ein „frühes“ Scannen (der Ursprungs-

rechnung) und ein zusätzliches „spätes“ Nachscannen (der korrigierten Rechnung) gekennzeich-

net ist. Die ursprüngliche Rechnung wird gescannt, um den Urzustand zu dokumentieren und ist

durch neue Scanversionen entweder zu ergänzen oder zu ersetzen.

2.2.2 IT-seitige Unterstützung

Auf Basis eines organisatorischen Soll-Prozesses ist im nächsten Schritt der Konzeptionsphase

eine geeignete technische Lösung zu beschreiben, zu identifizieren und zu beschaffen.

2.2.2.1 Anforderungen erheben und Lastenheft erstellen

Nach den Erfahrungen des Kernteams hat sich die Erarbeitung einer detaillierten Leistungsbe-

schreibung in drei Schritten bewährt.

Zu Beginn sollte eine Anforderungsaufnahme z.B. in Workshops mit Vertretern relevanter Fach-

abteilungen erfolgen, um funktionale Anforderungen an die technische Lösung, die sich aus dem

organisatorischen Soll-Prozess ableiten lassen, zu erheben. Beispielsweise ist im Bereich des

Signaturerfordernisses die Kompatibilität einer technischen Zertifikatslösung mit der HKR-Soft-

ware eine zwingende Anforderung.

Die derart gewonnen funktionalen Anforderungen ermöglichen in einem zweiten Schritt einen

Abgleich mit verfügbaren Marktlösungen, um die Anforderungen zu validieren. Es ist daher

sinnvoll, sich vor der Ausschreibung einer HKR-, DMS- oder E-Rechnungssoftware einen Über-

blick über am Markt etablierte Lösungen für technische Systeme im Bereich elektronischer Rech-

nungsworkflow und E-Rechnung zu verschaffen. Eine Variante zur Umsetzung ist es, eine grobe

Markterkundung durchzuführen. Im Projektverlauf haben die teilnehmenden Kommunen zu den

„Bei der Konzeptionierung eines neuen Rechnungsprozesses sollten zunächst die Stan-

dardfälle betrachtet werden. Erst wenn die täglichen Geschäftsvorfälle abgebildet sind,

sollten auch spezifische Rechnungsprozesse angegangen werden. Dabei gilt das Grund-

prinzip: Abweichende Prozessschritte sollten nur so weit nötig eingesetzt werden und der

spezifische Prozess anschließend direkt zum Standardprozess zurückkehren.“


45

Kernteamsitzungen neben eigener Recherche verschiedene Hersteller zur Präsentation der

hauseigenen E-Rechnungslösung eingeladen. Eine weitere Variante, die von den Projektteilneh-

mern diskutiert wurde, ist das E-Government-Labor des Institutes Frauenhofer Fokus. Dort lassen

sich Lösungen unterschiedlicher Anbieter im Kontext elektronischer Vorgangsbearbeitung und E-

Akte von interessierten Kommunen ausprobieren.

Im dritten Schritt ist eine Leistungsbeschreibung in Form eines Lastenheftes als Kernstück

einer möglichen Ausschreibung zu erstellen. Als Ergebnis dieser Sitzungen lassen sich folgende

Determinanten einer Softwareauswahl aufstellen, die in der Konzeptionsphase beispielsweise

auch in Form eines Lastenheftes weiter ausgestaltet werden können.

Generelle funktionale Anforderungen: Vor der Wahl einer E-Rechnungs-Lösung ist es not-wendig, generelle funktionale Anforderungen an eine Softwarelösung zu definieren. Dazu ge-hört neben einer Beschreibung von Ausgangssituation und Zielbild (Welcher Zustand soll mit der Einführung erreicht werden?) die genaue Definition des zu beschaffenden Gegenstandes und seiner Produktmerkmale. Im Falle einer DMS-Software ist das Zielbild beispielsweise die Abbildung des vollständigen Lebenszyklus von Dokumenten von ihrer Entstehung bis hin zur Ablage im Archiv/Langzeitspeicher. Notwendige Produktmerkmale umfassen dabei das Er-fassen und Registrieren von elektronischen Dokumenten sowie die Import-Funktion für die Übernahme von Akten, Vorgängen, Dokumenten und Verträgen.

Weitere funktionale Anforderungen, die in einem Lastenheft Niederschlag finden sollten, umfassen unter anderem folgende Themen: Rechte- und Rollenkonzept, Datenhaushalt, Er-gonomie und Bildschirmdarstellung, Schnittstellen zu anderen Systemen, Prozess- und Fach-verfahrensintegration, Fachadministration und Verwaltung, Mehrmandantenfähigkeit.

Nicht funktionale Anforderungen: Software wird in Form von Projekten eingeführt und muss im Nachgang einer fachlichen und technischen Pflege unterliegen. Neben den reinen Softwareanforderungen sollten daher unmittelbar technisch-organisatorische Anforderungen bzw. Dienstleistungen für folgende Bereiche definiert werden: Monetäre Anforderungen (in welchem Budgetrahmen kann das Projekt durchgeführt werden), allgemeine Projektanforde-rungen (wie viele Projekttage in welchem Zeitraum sind geplant), Mengenanforderungen (wie viele Benutzer müssen die Software verwenden können), Systemkonfiguration, Betriebsan-forderungen (wie wird der Support sichergestellt), datenschutzrechtliche Anforderungen, Schulungsanforderungen sowie Dokumentationsanforderungen (welchen Charakter und wel-chen Umfang hat die fachliche oder technische Dokumentation).

Ausgangs- und Zielzustand Systemarchitektur: Die vorhandene IT-Infrastruktur und deren Betrieb sind ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines neuen Systems. Zu den hier in Form eines Lastenheftes zu beschreibenden Determinanten gehören unter anderem: Bestehende Systemarchitektur, Zielsystemarchitektur, bereits bestehende Schnittstellen zu anderen Sys-temen, Fachverfahren und Softwarelösungen.


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2.2.2.2 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchführen

Für die beteiligten Kommunen standen im Projektkontext in erster Linien leistungsbezogene und

organisatorische Optimierungen im Vordergrund der Einrichtung des elektronischen Rechnungs-

workflows.

Mit diesen Verbesserungen sind allerdings auch Effizienzgewinne verbunden, die zur Wirtschaft-

lichkeit der Rechnungsbearbeitung beitragen. Diese Wirtschaftlichkeitseffekte sollten im Projekt

auch dokumentiert werden, um z.B. gegenüber Anspruchsgruppen wie politischen Entschei-

dungsträgern die Einführung von elektronischem Rechnungsworkflow auch in Form von Wirt-

schaftlichkeitsbetrachtungen zu untermauern.

Dabei bilden nach den Erfahrungen der Projektteilnehmer zwei aufeinander aufbauende Nach-

weise eine gute Argumentationsgrundlage:

Ersparnis je Rechnung: Auf Basis einer Analyse der Effizienzsteigerungen des Rechnungs-bearbeitungsprozesses und z.B. einer Vollkostenrechnung lässt sich aufzeigen, wieviel jeder an der Rechnungsbearbeitung beteiligte Bereich durch die Umsetzung einsparen kann.

Rentabilität der Investition: Die Ersparnis je Rechnung sollte mit den Anschaffungs- und Pflegekosten der relevanten IT-Systeme für mindestens fünf Jahre abgeglichen werden, um die Rentabilität der Investition und die Wirtschaftlichkeit des Vorhabens nachzuweisen.

2.2.2.3 Beschaffung

Die Pilotkommunen konnten durch Softwareupdates bzw. -erweiterungen die Einführung des

elektronischen Rechnungsworkflows über die bestehende HKR-Software sicherstellen.

Ggf. bedarf es zur Abdeckung der funktionalen Anforderungen des Lastenheftes einer Ausschrei-

bung und Beschaffung von Softwarekomponenten am Markt. Hierfür sind nach Erfahrungswerten

der Kommunen ca. 4-5 Monate an zusätzlicher Projektlaufzeit für die Beschaffung vorzusehen.

Nach Übereinkunft im Projekt erfolgte keine nähere Betrachtung des Ausschreibungsprozesses.

2.2.3 Erstellung Feinkonzept/ Umsetzungsplanung

Äquivalent zur Analysephase sind die Ergebnisse und Festlegungen der Konzeptionsphase zu

dokumentieren und im Rahmen eines Feinkonzeptes zu konkretisieren. Zu den notwendigen In-

halten des Feinkonzeptes, die teilweise bereits in den vorherigen Kapiteln angesprochen wurden,

zählen:

Festlegung der technisch-organisatorischen Richtungsentscheidungen,

Ausdifferenzierter Soll-Prozess der Bearbeitung von E-Rechnungen, der auch Sonderfälle der

Rechnungslegung (Baurechnungen, Sozialrechnungen, usw.) berücksichtigt,

Leistungsbeschreibung in Form eines Lastenheftes für die E-Rechnungslösung und ggf. dar-

aus erwachsende Beschaffungs- und Ausschreibungsunterlagen,

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung,

Verknüpfung des organisatorischen Soll-Prozesses mit den technischen Systemen,


47

Zeitliche und inhaltliche Projektplanung für die Umsetzungsphase.

2.3 Phase 3: Umsetzung und Überführung in den Regelbetrieb

Die letzte Phase dient der Umsetzung des konzeptionierten Soll-Zustandes, also der Implemen-

tierung der E-Rechnungslösung in der eigenen Kommunalverwaltung und der Überführung in den

kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Die Umsetzung setzt auf die Ergebnisdokumentation der Konzeptionsphase auf, beinhaltet die

Durchführung von Organisationsmaßnahmen und mündet im Produktivstart der E-Rechnungslö-

sung (zu der Zeitplanung und Meilensteinen siehe auch Abbildung 8: Projektvorgehen).

Die Projektmitglieder gehen auf Basis der eigenen Projekterfahrungen von etwa 7 Monaten für

die Umsetzung aus. Im Anschluss daran sind ca. 5 Monate für die sukzessive Überführung in den

Routinebetrieb vorzusehen.

Für die Implementierungsphase werden im Folgenden die grundsätzlichen Tätigkeiten skizziert:

2.3.1 Aufsetzen und Durchführung des Softwareeinführungsprojektes

Die Implementierung der E-Rechnungslösung wird auf Projektbasis und idealerweise in enger

Abstimmung mit dem Hersteller durchgeführt. Dazu zählt z.B. die gemeinsame Vereinbarung ei-

nes Phasen- und Arbeitsplans.

Aus den Erfahrungen der beteiligten Kommunen sollten dabei folgende Arbeitspakete geplant

werden:

Festlegung der Organisationsstruktur zur Zusammenarbeit mit dem IT-Anbieter sowie der Verantwortlichkeiten für das Projektmanagement,

Zeitliche und inhaltliche Planung der Installation und des Erstbetriebs der Hard- und Software (Echt- und Testumgebung),

Programmierung der Schnittstellen zu anderen IT-Systemen und relevanten Fachanwendun-gen,

Definition der Inhalte und Aufbau des Berichtswesens zur regelmäßigen Fortschrittskontrolle,

Aufstellung eines Berechtigungskonzeptes mit entsprechenden Rollenkonzepten,

Planung von Schulungen und Erstellung der technisch-fachlichen Dokumentation (siehe auch Kapitel 2.3.4) sowie

die Umsetzung des Soll-Prozesses E-Rechnung in der HKR-Software.

2.3.2 Organisatorische Anpassungen und begleitendes Change Management

Das Softwareprojekt schafft nur die technische Basis für die Umsetzung des Soll-Prozesses. Der

neue Prozess muss auch organisatorisch in der Verwaltung verankert werden.


48

Dazu gehört zunächst, Dienstanweisungen zur Rechnungserfassung auf die neuen Gegebenhei-

ten anzupassen. Entlang des Soll-Prozesses sind folgende Tätigkeiten inhaltlich festzuschreiben:

Neue Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten gemäß Soll-Prozess (Partnerdatenpflege, Zeichnungs-, Freigabebefugnisse, Zahlungsabwicklung),

Ggf. neue Prüfschritte gemäß Soll-Prozess (Einbindung von Visakontrollen, RPA, Bürger-meister ab bestimmten Schwellenwerten),

Neue Regelungen zum Posteingang (zentralisiert, elektronische Erfassung),

Anforderungen und Regelungen zur Archivierung von rechnungsbegründenden Unterlagen.

Die Organisationsumstellung erschöpft sich nicht in der Anpassung bestehender Regelwerke,

sondern muss natürlich auch in die Verwaltungs- und Arbeitsrealität der eigenen Mitarbeiter um-

gesetzt werden (siehe Kapitel 2.1.1.1).

2.3.3 Testphase und verwaltungsspezifischer Rollout

Vor der Produktivsetzung ist es unbedingt notwendig, eine längere Testphase in wenigen

Fachämtern einzuplanen, in denen sowohl die neuen technischen als auch organisatorischen

Abläufe anhand eines Testfallkatalogs mit Use Case-Szenarien (wichtigste Geschäftsvorfälle bei

der Rechnungsbearbeitung) geprüft werden. Der Softwarehersteller sollte hierzu eine Testdaten-

bank zur Verfügung stellen und den Test begleiten.

Es empfiehlt sich auch, die E-Rechnungsbearbeitung phasen- und stufenweise auszurollen. Von

den Papierrechnungen sollten zu Beginn beispielsweise nur etwa 20 Prozent eingescannt und

als E-Rechnungen bearbeitet werden. Die Geschwindigkeit des Änderungsprozesses sollte an

die Gegebenheiten der eigenen Verwaltung ausgerichtet werden. So empfiehlt es sich beispiels-

weise, die Änderungen erst innerhalb der Geschäftsbuchhaltung und einem ausgewähltem Fach-

amt zu testen und dann in anderen Organisationsbereichen zu implementieren.

Eine zentrale Rolle (auch im Sinne des Change Management) spielen hier Schulungen und Do-

kumentationen. Die Schulungen sind eine gute Gelegenheit, Berührungsängste mit der neuen E-

Rechnungslösung abzubauen und Informationen zu den geplanten Änderungen zu platzieren.

2.3.4 Überführung in den Routinebetrieb und Review

Mit der Produktivsetzung der Soft- und Hardware ist das Projekt nicht beendet. Im Arbeitsalltag

wird sich in der Regel zeigen, dass noch Feinjustierungen und Anpassungen am Soll-Prozess

notwendig sind, weil beispielsweise nicht alle Abweichungen vom Standard berücksichtigt wur-

den.

Das Projekt tritt nach der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows in die Phase des

kontinuierlichen Verbesserungsprozesses über, der in regelmäßigen Zeitabständen einem Re-

view unterzogen wird. Dazu sollten die bereits aufgebauten Strukturen, wie die Steuerungsgruppe

und das entsprechende Berichtswesen, fortgeführt werden, wenn auch in geringerer Frequenz.


49

Softwareseitig wird der Hersteller die weitere Pflege in der Regel an den hauseigenen Support

übergeben. Bereits im Vorfeld dazu sollten Service Level Agreements (SLAs) zur Einhaltung von

Leistungs- und Qualitätsvorgaben ausgehandelt werden.

Für den Routinebetrieb sollten nach Erfahrungen der Projektmitglieder außerdem technische Do-

kumentationen (für die eigene Fachadministration) sowie Anwenderleitfäden (für die Endbenut-

zer) beim jeweiligen Softwarehersteller beauftragt werden. Ein Anwenderleitfaden beschreibt tex-

tuell und grafisch den genauen „Klickpfad“ für den Soll-Rechnungsprozess in der HKR-Software

für die eigene Verwaltung. Im Gegensatz zu technischen Dokumentationen, die mit zum ausge-

lieferten „Bordwerkzeug“ gehören, sind Anwenderleitfäden deshalb in der Regel separat zu be-

auftragen.

Nach den bisherigen Praxiserfahrungen wird der Übergang in den Routinebetrieb des elektroni-

schen Rechnungsworkflows ca. fünf Monate in Anspruch nehmen, um das anvisierte Ziel der

ersten Umsetzungsstufe, die „E-Eingangsrechnungsfähigkeit“ zu erreichen (siehe Abbildung 13).

Auf dieser Basis kann anschließend – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungspro-

zesses – die zweite Umsetzungsstufe in Angriff genommen werden.

Abbildung 18: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess hin zum Routinebetrieb


50

3. Werkstattbericht des Projektes des Landkreises Dahme-Spreewald

zur Einführung eines E-Rechnungsfähigen Rechnungsworkflows

3.1 Einleitung

Parallel zum Modellprojekt beabsichtigte die Kreisverwaltung des Landkreis Dahme-Spreewald,

seine Buchungssoftware auf einen vollautomatisierten, webbasierenden und E-Rechnungsfähi-

gen Rechnungsworkflow der MACH AG umzustellen. Darin wurde ein wichtiger Schritt hinsichtlich

der Bearbeitung von E-Rechnungen gesehen.

So sollen künftig Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen weitestgehend papierlos elekt-

ronisch und dezentral bearbeitet werden.

In einer frühzeitigen Umstellung sieht der Landkreis den Vorteil, dass zum Zeitpunkt der gesetz-

lichen Einführung der E-Rechnung die Arbeitsabläufe bereits voll in die Verwaltungsarbeit inte-

griert sind.

3.2 Projektvorgehen

Die Einführung eines E-Rechnungsfähigen Rechnungsworkflows und die damit verbundene Um-

stellung der Buchungssoftware erfolgte unter Nutzung einer projektspezifischen Organisation.

Es wurde entschieden, dass für die Dauer des Projektes keine eigene Organisationseinheit ge-

bildet wird, sondern die Projektmitglieder für die Dauer des Projektes in ihren bisherigen Berei-

chen verbleiben und nur temporär für projektspezifische Aufgaben zur Verfügung stehen. Der

Vorteil bestand darin, dass die Projektmitglieder nicht aus ihrer eigentlichen Tätigkeit herausge-

rissen werden mussten. Somit waren für die Projektdurchführung keine zusätzlichen personellen

Ressourcen erforderlich. Die eigentliche Abarbeitung von Projektaufträgen fand insofern in den

beteiligten Fachbereichen statt.

Es wurde folgende Projektstruktur festgelegt:

Abbildung 19: Projektstruktur Landkreis Dahme-Spreewald


51

Das Projektteam traf sich während des gesamten Projektes monatlich unter Beteiligung des

MACH-Beraters.

3.3 Projektablauf

Der Projektablauf lässt sich wie folgt skizzieren:

Abbildung 20: Projektablauf Landkreis Dahme-Spreewald

Für die Durchführung wurde folgende Projektlaufzeit festgelegt:

Abbildung 21: Projektzeitraum Landkreis Dahme-Spreewald

3.4 Analyse des Ist-Zustandes

Zu Beginn des Projektes waren sowohl die systemtechnischen Voraussetzungen innerhalb der

Software als auch die organisatorischen Prozesse bei der Bearbeitung von Eingangs- und Aus-

gangsrechnungen (Belegfluss) zu erfassen und zu analysieren.

3.4.1 Software

Der Landkreis arbeitet bisher überwiegend mit einer Client-Server (c/s) – Version der Firma

MACH AG aus Lübeck (MACH c/s). Es wurde festgestellt, dass E-Rechnungen mit dieser Version

nicht bearbeitet werden können und insoweit neue Funktionalitäten erforderlich sind.


52

3.4.2 Organisation

Bei der Analyse des Belegflusses war unter anderem zu klären, welche Rechnungen, Bescheide

oder ähnliche Dokumente in den Fachämtern eingehen und wie Papierbelege weitergegeben und

angeordnet werden.

Es wurde festgestellt, dass für die elektronische Bearbeitung und Anordnung von E-Rechnungen

die Arbeitsabläufe in den Fachämtern und in der Geschäftsbuchhaltung angepasst werden müs-

sen.

3.4.3 Feststellungs- und Freigabeverfahren (§ 42 KomHKV)

Zum schriftlichen Feststellungs- und Freigabeverfahren (§ 42 KomHKV) von Buchungen wurden

folgende Bedingungen identifiziert.

Sämtliche Buchungen müssen nach § 42 Abs. 2 1.HS KomHKV sachlich und rechnerisch festge-

stellt werden (SuR-Zeichnung). Feststellungsbefugt sind nur diejenigen Mitarbeiter, die den Ge-

schäftsvorfall umfangreich beurteilen können (§ 44 Abs. 1 lit. d KomHKV). Im Landkreis wird bis-

her die SuR-Zeichnung mittels eigenhändiger Unterschrift auf dem Beleg/ Kontierungsaufkleber

bestätigt.

Nach der SuR-Zeichnung sind Buchungen und ggf. damit zusammenhängende Zahlungen von

einem Berechtigten freizugeben (§ 42 Abs. 2 2.HS KomHKV). Die Freigabe wird beim Landkreis

durch den Freigabeberechtigten ebenfalls mittels eigenhändiger Unterschrift erteilt (§ 43 Abs.

1Ziff. 6 KomHKV).

§ 43 Abs. 1 Ziff. 6 KomHKV enthält hierzu die Vorgabe, dass mit der Zahlungsanweisung zu

bestätigen ist, dass die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit vorliegt. Der

Freigabebefugte übernimmt damit die Verantwortung, dass eine sachliche und rechnerische Prü-

fung überhaupt erfolgt ist.

Überdies regelt § 42 Abs. 5 KomHKV, dass bei automatisierten Verfahren anstelle der im schrift-

lichen Feststellungs- oder Freigabeverfahren zu leistenden Unterschriften eine elektronische Sig-

natur (fortgeschrittene bzw. qualifizierte elektronische Signatur) eingesetzt werden kann.

In der Verwaltung des LDS sind ca. 420 Mitarbeiter feststellungsbefugt, um zu gewährleisten,

dass jede Rechnung genauestens auf ihre Richtigkeit und von einem kompetenten Mitarbeiter

geprüft werden kann. Eine Freigabeberechtigung besitzen derzeit ca. 100 Mitarbeiter.

3.4.4 Berechtigungskonzept

Das HKR-System des Landkreises (MACH AG) ist zertifiziert und die Ordnungsmäßigkeit der

Buchführung wurde bescheinigt. Prüfungsgrundlagen waren u.a.:

Vorschriften der GoB und GoBS,

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU),


53

International Public Sector Accounting Standards

Um die gesetzlich vorgegebene Trennung von Verantwortungsbereichen, wie

die Trennung von IuK-Administration, Fachbereich und Zahlungsverkehr, § 33 Abs. 5 Ziff. 10 KomHKV,

das Vier-Augen-Prinzip, § 44 Abs. 2 Ziff. 1d KomHKV und

die Trennung von Freigabe und Ausführung der Buchung, § 42 Abs. 3 KomHKV

zu gewährleisten, werden im HKR-System die einzelnen Verfahrensfunktionen (z.B. „Buchen“,

„Zahlen“) den jeweils zuständigen Mitarbeitern bzw. Mitarbeiterinnen über die programmtechni-

sche Zugriffsberechtigungssteuerung zugewiesen (Berechtigungsverwaltung)18.

Darin wird sichergestellt, dass in keinem Fall ein Mitarbeiter in der Software in einem Buchungs-

vorgang gleichzeitig die Berechtigung für die Feststellung und die Freigabe erhält.

Mitarbeitern der Kasse wird die Berechtigung für die Freigabe verwehrt. Umgekehrt erhalten nur

Kassenmitarbeiter die Berechtigung, Buchungen auszuführen bzw. Auszahlungen vorzunehmen.

Die Erteilung von Berechtigungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Feststellung,

Freigabe und dem Zahlungsverkehr stehen, ist nur auf schriftlichen Antrag möglich. Dabei werden

nur so vielen Mitarbeitern wie unbedingt erforderlich Zugriffsberechtigungen auf die einzelnen

Anwendungen erteilt. An diese Mitarbeiter wird nur der Umfang an Berechtigungen vergeben,

den sie zwingend für die Aufgabenerledigung benötigen.

Jeder Benutzer hat einen persönlichen Zugang und ein dazugehöriges Passwort. Eine Weiter-

gabe des Passwortes ist unzulässig. Das Passwort kann nur von Berechtigungsverwalter und in

Abwesenheit dessen vom stellvertretenden Berechtigungsverwalter zurückgesetzt werden.

Es ist den Freigabeberechtigten nicht möglich, elektronisch festgestellte Belege zu verändern, so

dass nach Weitergabe eines elektronisches Beleges an den nachfolgenden Verantwortlichen

(Freigabe, Zahlung) die Inhalte dem zu Grunde liegenden Dokument (Rechnung Papier, E-Mail,

E-Rechnung) entsprechen und unverfälscht sind. Nach Feststellung und Freigabe der Buchung

in der Software ist der Datensatz und das mit ihm verknüpfte Dokument unveränderlich. Durch

die Software wird für jeden gebuchten Beleg eine Historie angelegt, aus der ersichtlich ist, wel-

cher Mitarbeiter wann und was im Rahmen des Rechnungsworkflows bearbeitet hat.

Zusätzliche Sicherheit eines unbefugten Eingriffs in den Belegfluss ist die Trennung der Berech-

tigungsverwaltung von der fachlichen Sachbearbeitung. Es wird auf eine Trennung der Berechti-

gungsverwaltung von dem der fachlichen Sachbearbeitung und dem der Erledigung der Kassen-

aufgaben geachtet. Der Berechtigungsverwalter wird nicht gleichzeitig im Rahmen seiner

sonstigen Aufgaben Finanzvorgänge im Verfahren abwickeln, da er als Berechtigungsverwalter

18 Siehe dazu die Anlage „Richtlinie Berechtigungsverwaltung“ des Landkreis Dahme-Spreewald


54

durch seine Tätigkeit bereits schon allumfassende Zugriffsrechte besitzt bzw. dass er sich selber

(ohne weitere programmtechnische Freigabemechanismen) weitere Rechte zuteilen kann.

Die Tätigkeit der Berechtigungsverwaltung ist grundsätzlich weder der Buchhaltung noch der

Kasse zugeordnet. In Vertretungsfällen übernimmt ein Mitarbeiter der Buchhaltung die Berechti-

gungsverwaltung, keinesfalls ein Mitarbeiter der Kreiskasse. Es werden im Falle der Vertretung

Kontrollen durch den Berechtigungsverwalter durchgeführt, die ausschließen, dass durch den

Mitarbeiter der Kämmerei unberechtigt Berechtigungen vergeben werden. Der Berechtigungsver-

walter und deren Stellvertreter haben keine Buchungsrechte in der Software.

3.4.5 Anfrage beim Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK) zum Ein-

satz der elektronischen Signatur

Hierzu wurde beim Ministerium des Innern und für Kommunales Folgendes angefragt;

1. Muss eine der Kreiskasse erteilte Zahlungsanweisung zwingend eine handschriftliche Unter-

zeichnung des Feststellungsbefugten (SuR-Zeichners) enthalten?

2. Wäre insofern eine im HKR-System vorgenommene Feststellung (SuR-Zeichnung) ausrei-

chend?

3. Ist es denkbar, im automatisierten Verfahren anstatt über die elektronische Signatur die Ein-

haltung der in der KomHKV enthaltenden hohen Sicherheitsanforderungen (§§ 42 ff

KomHKV) über eine programmtechnische Zugriffsberechtigungssteuerung (Berechtigungs-

verwaltung) zu realisieren, wenn sichergestellt wird, dass

a. die elektronische Feststellung (SuR-Zeichnung) und Freigabe eindeutig und un-

verwechselbar dokumentiert wird sowie unverfälscht sind und

b. festgestellte bzw. freigegebene Buchungsbelege/Zahlungsanweisungen nicht un-

bemerkt veränderbar sind?

4. Ist vorgesehen, die KomHKV dahingehend zu ändern, dass im Rahmen der Einführung der

E-Rechnungslegung gänzlich auf Signaturerfordernisse (anstelle der im schriftlichen Feststel-

lungs- oder Freigabeverfahren zu leistenden Unterschriften) verzichtet werden kann?

Das MIK hat hierzu wie folgt geantwortet:

Zu den Fragen 1-3

Gemäß § 42 Abs. 3 KomHKV dürfen Zahlungen nur auf Grund einer schriftlichen oder bei auto-

matisierten Verfahren auf elektronischem Wege übermittelten, den Anforderungen dieser Verord-

nung entsprechenden Zahlungsanweisung angenommen oder geleistet werden. § 42 Abs. 4

KomHKV konkretisiert die Vorschrift dahingehend, dass bei automatisierten Verfahren anstelle

der im schriftlichen Feststellungs- oder Freigabeverfahren zu leistenden Unterschriften die elekt-

ronische Signatur nach § 2 Nr. 2 oder 3 des Signaturgesetzes eingesetzt werden kann.

Daraus ergibt sich eindeutig, dass im schriftlichen Verfahren Unterschriften zu leisten sind. Eine

im HKR-System vorgenommene Feststellung ist damit grundsätzlich nicht ausreichend, es sei

denn, diese erfüllt in einem automatisierten Verfahren die Vorschriften des Signaturgesetzes. Im


55

Übrigen bezieht sich diese Kann-Regelung insoweit nur darauf, dass die erforderlichen Unter-

schriften im elektronischen Verfahren entweder mittels fortgeschrittener oder mittels qualifizierter

Signatur geleistet dürfen. Ein vollständiger Verzicht auf die elektronische Signatur ist gemäß den

geltenden Bestimmungen nicht zulässig.

Zu Frage 4

Eine Änderung der KomHKV in Bezug auf die Signaturerfordernisse wird hier derzeit nicht vorbe-

reitet. Denkbar könnte eine sog. Experimentierklausel sein. Die vom Bundesgesetzgeber mit Ge-

setz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften vom

25.07.2013 (BGBl. I S. 2749) getroffenen Regelungen bieten hier auch keine andere rechtliche

Grundlage oder konkrete Lösungsansätze für alternative interne Zeichnungsregelungen.

Vor diesem Hintergrund ist jedoch eine Änderung der bestehenden rechtlichen Regelungen zu

dem beabsichtigten Zeitpunkt der Umstellung der Buchungssoftware auf den vollautomatischen

Rechnungsworkflow (01.01.2017) nicht zu erwarten.

3.5 Zielerarbeitung

Der Soll-Prozess entspricht weitestgehend dem im Rahmen des Modellprojektes entwickelte Pro-

zess (Vgl. Abbildung 17: Abstrahierter Soll-Prozess „E-Rechnung bearbeiten“).

3.5.1 Software

Vor dem Hintergrund, dass die vorhandene Basisinfrastruktur, die Datenbank und die Bedienlogik

unverändert bleiben sollten, wurde das Angebot der Firma MACH AG genutzt, die bestehende

Software umfassend zu erweitern.

So wurde zum 01.07.2016 zunächst die Software auf eine webbasierte Oberfläche umgestellt

(MACH Web 2.0). Stammdaten- und Grunddatenänderungen waren nicht erforderlich.

Über MACH Web 2.0 stehen auch alle anderen Anwendungen (Zahlungsabwicklung, Kosten- und

Leistungsrechnung, Anlagenbuchhaltung) zur Verfügung.

So müssen die Anwender nicht zwischen MACH c/s und MACH Web 2.0 wechseln. MACH c/s

blieb weiterhin in Betrieb, so dass alle Anwendungen im Einführungsprozess parallel bedient wer-

den können. Mit dieser Verfahrensweise sollte sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter ausrei-

chend Zeit haben, sich mit der neuen Benutzeroberfläche und den damit verbundenen Erleichte-

rungen in der Bedienung Vertraut zu machen.

3.5.2 Organisation

Aufbauend auf den Ist-Prozess wurde ein Soll-Prozess erarbeitet, der ohne größere Anpassun-

gen des Arbeitsablaufes und der Organisation in den einzelnen Fachämtern umsetzbar sein

sollte.


56

Dabei war zu berücksichtigen, dass der papierbezogene Belegfluss in den einzelnen Fachämtern

so unterschiedlich organisiert ist, dass der Soll-Prozess flexibel zu gestalten ist. Des Weiteren

musste geklärt werden, welche Mitarbeiter in welcher Reihenfolge am Prozess zu beteiligen sind.

Überdies sollen durch den künftig vollständig elektronisch gestalteten Belegfluss zu buchende

Belege nur an die verantwortlichen Mitarbeiter geleitet werden.

Es wird davon ausgegangen, dass derzeit nur sehr wenige E-Rechnungen beim Landkreis ein-

gehen und bearbeitet werden. Um zu vermeiden, dass für die Bearbeitung von E-Rechnungen

und die Bearbeitung von Belegen/Rechnungen, die in Papierform vorliegen, unterschiedliche Ver-

fahrensabläufe gelten, wurde ein einheitlicher Rechnungsworkflow festgelegt.

Danach sollen alle Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Bescheide durch ein Scan-

verfahren (Stapelscannung) in die Software übertragen werden. Eine noch zu erarbeitende Scan-

richtlinie wird den Scanprozess, den Einsatz der Hard- und Software und den organisatorischen

Ablauf regeln.

Der Landkreis wird mittels selbsterstellten Barcodeaufklebern die erste Seite des Dokuments

markieren. Ein spezielles Tool der Scanner erkennt diesen, trennt den Stapel in einzelne Doku-

mente und legt diese auf einem Laufwerk ab, aus dem sie dann in die Software übertragen wer-

den. Es ist weiterhin geplant, eine OCR-Software mit einzubinden, die die eingescannten Doku-

mente mit einer XML-Datei in ZUGfeRD-Format anreichert.

3.5.3 Der Scanprozess

Der Prozess für das Scannen von Eingangsrechnungen beginnt grundsätzlich bei der Kämmerei

und Kreiskasse.

Der externe Posteingang wird unter Beachtung der Vollständigkeit von der Poststelle gesichtet

und nach den organisationsinternen Vorgaben mit einem Posteingangsstempel versehen und

vorsortiert. Eingangsrechnungen werden sodann an die Kämmerei und Kreiskasse weitergege-

ben.

Explizit vom Scanprozess ausgeschlossen sind Dokumente mit datenschutzrelevanten perso-

nenbezogenen Angaben, die ausschließlich zur Verarbeitung in den jeweiligen Fachämtern be-

stimmt sind.

Dafür werden sie ausgesondert und geordnet archiviert. Für diese Dokumente erfolgt eine pa-

pierbasierte Aufbewahrung des Originaldokuments in den jeweiligen Fachämtern nach den ent-

sprechenden Regelungen der Organisation.

Der Prozess für das Scannen von Ausgangsrechnungen beginnt grundsätzlich in dem Fachamt,

in dem die Ausgangsrechnung erstellt wird. Hierbei sind die unterschriebenen Ausgangsrechnun-

gen vor dem Postausgang zu scannen.

Ausgehende Dokumente, die maschinell erstellt wurden und ohne Unterschrift rechtsgültig sind,

werden nicht gescannt, sondern zur Übertragung in die Software in elektronischer Form an die

Kämmerei und Kreiskasse gegeben.


57

3.5.4 Feststellungs- und Freigabeverfahren

Die Integration eines Signaturprogramms und die Umsetzung der digitalen Signatur kann beim

Landkreis derzeit nicht erfolgen (geplant 2018). Insofern unterschreiben die Feststellungs- und

Freigabebefugten auch weiterhin handschriftlich auf einem Formular (Zahlungsanweisung), wel-

ches nach Eingabe der Rechnungsdaten in der Software generiert und gedruckt wird.

3.6 Implementierung des Soll-Prozesses

Der Soll-Prozess wurde den einzelnen Fachämtern im Rahmen von Workshops vorgestellt und

diskutiert. Dabei wurden Hinweise und Änderungswünsche weitestgehend berücksichtigt.

Im Anschluss wurde der Soll-Prozess mit Unterstützung der Firma Mach AG zunächst in eine

Prozessmodellierungssoftware und infolge in MACH Web 2.0 übertragen; wobei die Funktions-

weise des elektronischen Rechnungsworkflows nochmals angepasst wurde.

Der neue Rechnungsworkflow wurde dann für den Zeitraum von sechs Wochen durch die Mitar-

beiter der Kämmerei und Kreiskasse umfangreich auf einer Testdatenbank mit fiktiven Belegen

getestet.

3.7 Transfersicherung und Changemanagement

Für die erfolgreiche Umstellung der Buchungssoftware sowie die Einführung eines neuen Rech-

nungsworkflows war es erforderlich, alle Beteiligten über die Art und den Umfang der Verände-

rungen rechtzeitig zu informieren und ggf. zu beteiligen.

Vor diesem Hintergrund wurden die Amtsleiter, der Personalrat, der Datenschutzbeauftragen so-

wie das Rechnungsprüfungsamt über die veränderten Abläufe informiert. Dabei wurde der erar-

beitete Prozess der neuen Rechnungsbearbeitung in der Software demonstriert

Zeitnah wurden ca. 200 Mitarbeiter in kleinen Gruppen (7-8) in den neuen Rechnungsworkflow

eingewiesen. Ihnen wurden Prozessleitfäden sowie auf der Testdatenbank Testrechnungen zur

Verfügung gestellt.

Die Einweisung in die grundlegende Funktionsweise der Webanwendung erfolgte mittels Multi-

plikatorenschulungen und Benutzerleitfäden. Hierzu wurden insgesamt 4 Schulungseinheiten

durchgeführt, bei denen die Haushaltssachbearbeiter eingewiesen wurden.

3.8 Evaluation

Der neue Rechnungsworkflow wurde am 01.02.2017 auf den Echtbetrieb umgestellt.

Es ist nunmehr im Rahmen der Erfolgskontrolle vorgesehen, zum Ende des 1. Quartals 2017 die

Funktionsweise des neuen Rechnungsworkflows zu evaluieren.


58

3.9 Herausforderungen beim neuen Rechnungsworkflow

Im Rahmen der Erarbeitung des Soll-Prozesses, aber auch während der mit den Fachbereichen

durchgeführten Workshops wurden die nachstehenden Sonderfälle und deren Bewältigung her-

ausgearbeitet (Vgl. Umsetzungsleitfaden; Pkt. 2.2.1.5 Spezifische Herausforderungen für den

elektronischen Rechnungsprozess).

3.9.1 Baurechnungen

Rechnungen, die Baumaßnahmen betreffen (Baurechnungen), werden grundsätzlich durch das

hiesige Gebäude- und Immobilienmanagement (Fachamt) in mehreren Verhandlungsrunden ge-

meinsam mit einem beauftragten Planungsbüro und dem Lieferanten geprüft. Erforderliche Än-

derungen werden bislang auf der Papierrechnung handschriftlich vermerkt und sind deshalb nicht

maschinenlesbar.

Insofern wurde festgelegt, dass abweichend vom Musterprozess sämtliche Baurechnungen un-

mittelbar nach Eingang dem Fachamt zugeordnet und von diesem gescannt werden. Die Rech-

nungen werden dann zunächst im Original in den Rechnungsworkflow eingebracht. Nach der

Prüfung der Baurechnungen (ggf. durch externe Dritte) kann weiterhin eine erforderliche hand-

schriftliche Korrektur der Rechnung vorgenommen werden.

Die korrigierte Rechnung soll durch zusätzliches „spätes“ Nachscannen dem Prozess in der Soft-

ware als neue Scanversionen hinzugefügt werden. Die ursprüngliche Rechnung würde dann nicht

ersetzt werden, um den Urzustand zu dokumentieren.

Wird durch das Fachamt eine neue Rechnung vom Lieferanten oder Dienstleister angefordert,

wird die sich bereits im Prozess befindende Rechnung nicht weiter bearbeitet, sondern „stillge-

legt“.

3.9.2 Personal- und Sozialdatenbezug

Rechnungen mit Personal- und Sozialdatenbezug dürfen nur direkt vom zuständigen Fachbereich

eingesehen und weiterverarbeitet werden. Die Öffnung dieser Rechnung in der Poststelle mit

anschließendem Scan ist deshalb nicht möglich.

In Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten wurde insofern festgelegt, dass sämtliche Post,

die auch Rechnungen mit datenschutzrelevanten oder personenbezogenen Angaben enthalten

könnte, ungeöffnet beim zuständigen Fachbereich eingehen soll.

Die Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen erfolgt dann mithilfe von Hilfsbelegen. Dabei

wird durch den Sachbearbeiter ein Hilfsbeleg gefertigt, welcher nur die Partnerdaten, das Fällig-

keitsdatum und den Grund, warum ein Hilfsbeleg gefertigt werden musste, enthält. Dieser Hilfs-

beleg wird digital an die Kämmerei und Kreiskasse gegeben, in den Rechnungsworkflow einge-

bracht und -wie alle herkömmlichen Rechnungen- im System vollständig weiterverarbeitet.


59

3.9.3 Abrechnungen mittels Quittungen

Die Abrechnung von Quittungsbelegen wird auch durch einen Hilfsbeleg erfolgen. Die Quittungen

sind als Anlage dem Hilfsbeleg beizufügen. Das Scannen erfolgt im Fachamt. Das Fachamt muss

in diesem Fall die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten und die Aufbewahrung der Quit-

tungen gewährleisten.

3.9.4 SuR-Zeichner ohne Zugriff auf die Finanzsoftware

Beim Landkreis haben wenige Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Finanzsoftware (z.B. Hausmeis-

ter oder Schulsekretäre/-innen). Ist eine SuR-Zeichnung durch diese Mitarbeiter nötig, erfolgt

diese auf dem Papier - bei Lieferungen oder Leistungen im besten Falle auf dem Liefer- oder

Dienstleistungsnachweis, dem die Rechnung zu Grunde liegt. Liegt kein Nachweis vor, wird der

SuR-Zeichner auf einem Formular die SuR-Zeichnung vornehmen. Die SuR-Zeichnung wird im

Laufe der Bearbeitung der Rechnung im Rechnungsworkflow angefügt. Mit der SuR-Zeichnung

in der Software bestätigt der Mitarbeiter, dass die Rechnung von einem verantwortlichen Mitar-

beiter geprüft wurde.


60

Quellen

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der Gemeinden Vom 14. Februar 2008, GVBl.II/08, S.14, zuletzt geändert durch Verordnung

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ment/ .

Pfaff, D., Skiera, B., Wälde S. (2007) Aktueller Stand, Trends und Verbesserungspotenziale bei

Finanzprozessen in deutschen Unternehmen 2007 – Eine Potenzialanalyse vom Einkauf und

Verkauf bis zur Finanzabteilung.


61

Anlagen

1. Beispiel für eine Ist-Erhebung in der Kommune ............................................................. 62

2. Herausforderungen der Umsetzung ................................................................................. 63

3. Anforderungsdefinition für technische Systeme ............................................................ 65

4. Eingangskanäle E-Rechnung ............................................................................................ 66

5. Spezifische Herausforderungen bei der Bearbeitung von E-Rechnungen .................. 67

6. Matrix zur Bewertung von Risiken .................................................................................... 68


62

1. Be isp ie l für e ine Is t -Erhebung in der Kommune

Abbildung 22: Tabelle Ist-Erhebung


63

2. Herausforderungen der Umsetzung

Die Implementation von E-Rechnungen und elektronischen Workflows stellt Kommunen auch vor

vielfältige Herausforderungen.

So sind die Einführung und der Betrieb dieser Systeme zunächst eine organisatorische Heraus-

forderung, denn sie fordern nicht nur die Beschaffung und den Betrieb neuer Technik, sondern

auch tiefgreifende Umstellungen der internen Abläufe, die bis in die eigene Buchhaltung und das

Kassenwesen hineinreichen. Es gilt beispielsweise zu klären, ob der zukünftige Rechnungsein-

gang in einer Poststelle oder dezentral in den Dezernaten angesiedelt wird und welche Mitarbeiter

diese Aufgabe zukünftig ausführen. Die damit einhergehende Soll-Neustrukturierung von Rech-

nungsprozessen hat zur Folge, dass sich Verantwortungsbereiche, Aufgaben, Rollen verändern

können. Um Frustration und Spannungen innerhalb der eigenen Verwaltungen zu vermeiden,

sollte der damit einhergehende Änderungsprozess frühzeitig kommuniziert werden.

In einigen Fällen ist der bisherige papierbasierte Rechnungsbearbeitungsprozess auch noch nicht

einheitlich definiert oder wird von den Beteiligten unterschiedlich wahrgenommen (Je nach Sach-

bearbeiter läuft der Prozess unterschiedlich ab). Vor der Beschaffung der Technik ist es deshalb

notwendig, sich in Form einer womöglich zeit- und kostenintensiven Ist-Analyse mit den eigenen

Geschäftsprozessen auseinanderzusetzen.

Diese Konzeptions- und Umsetzungsleistung ist für das Stammpersonal neben dem Tagesge-

schäft zu stemmen. Eine weitere Entscheidungsdimension ist deshalb, inwiefern hier bereits ex-

terne Dienstleister oder andere Kommunen als Kooperationspartner hinzugezogen werden. Auch

die Schaffung eines Dienstleistungscenters oder eines Stabes außerhalb der Linienorganisation

ist eine mögliche Lösung, Doppelstrukturen zu vermeiden und einen Teil des Aufwandes auszu-

lagern.

Eine weitere Hürde bei der Einführung neuer elektronischer Lösungen ist die Einbettung in die

bereits bestehende – häufig sehr heterogene – IT- und Softwarelandschaft von Kommunalver-

waltungen. Nahezu jede Kommune nutzt bereits Programme zum Scannen und zur Dokumentbe-

arbeitung und -archivierung. In vielen Fällen wird vor allem das Finanzmanagement (z.B. Buch-

haltung) bereits über modulare HKR-Software abgebildet. Bei der Auswahl eines E-Rechnungs-

Anbieters muss deshalb sichergestellt werden, dass die Übertragung und Weiterbearbeitung von

E-Rechnungen in die bestehende Softwarelandschaft (z.B. über Schnittstellen) problemlos mög-

lich ist. E-Rechnungssysteme müssen nicht nur installiert, sondern auch vom IT-Personal admi-

nistriert und in Betrieb gehalten werden. Eine Kommunalverwaltung befindet sich damit bereits

wieder in dem Spannungsfeld „Eigenleistung vs. Fremdleistung“: Soll lokal eigenes technisches

Personal und Ausrüstung vorgehalten werden, oder ist die Auslagerung an einen externen

Dienstleister (beispielsweise die Bundesdruckerei) die richtige Lösung?

Schließlich ist die E-Rechnung ein mittlerweile stark regulierter Bereich: Es gilt Vorgaben der EU-

Kommission sowie bundes-, landes- und kommunalrechtliche Rahmenbedingungen zu beachten.

Das gilt nicht nur für die Gegenstände „E-Rechnung“ und „elektronischer Workflow“ sondern auch

für die unmittelbar angrenzenden Komplementär- und Ergänzungsthemen. Die Signatur und Ar-


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chivierung von Dokumente, die Revisions- und IT-Sicherheit bei der Rechnungsbearbeitung so-

wie der Datenschutz – all das sind Felder mit eigenen gesetzlichen Vorgaben, die beachtet wer-

den müssen. Die folgende Abbildung fasst die Herausforderungen zusammen:

Abbildung 23: Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung


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3 . Anforderungsdef in i t ion für technische Systeme

Abbildung 24: Anforderungsdefinitionen für technische Systeme

Elektronisches Rechnungseingangsbuch: Zentrale elektronische Erfassung aller eingehen-den Rechnungen

Scanner: Beschaffung von leistungsfähigen Scannern zur Digitalisierung eingehender Papier-rechnungen

Ggf. OCR-Scan/E-Invoicing: Zu prüfen ist die Nutzung von Scannern, die während des Scan-vorgangs Daten maschinell auslesen und automatisiert in die HKR-Software einspeisen kön-nen; E-Invoicing bezeichnet demgegenüber die Konvertierung eines einfachen PDF- oder Scan-Dokumentes in ein maschinenlesbares Dateiformat

HKR-Software: Automatisiertes Verfahren über das das kommunale Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kommunen abgewickelt wird und für die technische Abbildung des elektronischen Workflows der Rechnungsbearbeitung genutzt werden kann; bei einer Koope-ration ist die Einführung einer webbasierten HKR-Software zu prüfen, da hierdurch eine orts-unabhängige Bearbeitung sichergestellt werden kann.

DMS-Software: Dokumentenmanagementsystem als Voraussetzung für eine revisionssichere Ablage und die Möglichkeit ausschließlich digitaler Archivierung; im Fall einer digitalen Spei-cherung z.B. in der nicht-revisionssicheren Ablage der HKR-Software sind Papierbelege wei-terhin notwendig

Authentifizierungssysteme: Für die Abdeckung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (siehe Kap. Rechtliche Rahmenbedingungen) sind technische Systeme für Zertifikats- oder digitale Signaturlösungen notwendig. Andernfalls ist eine physischen Unterschrift und ein da-mit verbundener Medienbruch notwendig


66

4. E ingangskanäle E-Rechnung

Die folgende Abbildung zeigt die im Projektverlauf diskutierten Eingangskanäle für E-Rechnun-

gen:

Abbildung 25: Optionen für OCR-Scan / E-Invoice


67

5 . Spez i f ische Herausforderungen be i der Bearbe i tung von

E-Rechnungen

Die folgende Abbildung zeigt die im Projektverlauf diskutierten spezifischen Herausforderungen

bei der Rechnungsbearbeitung in Kommunen:

Abbildung 26: Spezifische Herausforderung bei der Konzeptionierung des Soll-Prozesses


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6. Matr ix zur Bewer tung von Ris iken

Die folgende Abbildung beinhaltet Determinanten, die bei der Bewertung von Projektrisiken her-

angezogen werden können:

Abbildung 27: Risikomatrix

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Beschreibung der

Auswirkungen

Beschreibung der Maßnahmen

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Letzte Aktuali-sierung

1

2

3

4

5

Richtlinie

Berechtigungsverwaltung

Seite 2

Inhalt

1. Allgemeine Bestimmungen .................................................................................................................. 3

1.1. Geltungsbereich ......................................................................................................................... 3

1.2. Zuständigkeiten .......................................................................................................................... 3

1.3. Informationsaustausch ................................................................................................................ 3

2. Arten von Rechten und Systematik der Rechteverwaltung in der MACH Software .................................... 4

2.1. Anwendungsrechte ..................................................................................................................... 4

2.2. Satzrechte ................................................................................................................................. 5

2.3. Bildung von Struktureinheiten ...................................................................................................... 5

2.4. Vorrang der Zuordnung zu Struktureinheiten ................................................................................. 5

3. Berechtigungen .................................................................................................................................. 5

3.1. Grundsatz .................................................................................................................................. 5

3.2. Berechtigungen Berechtigungsverwalter/Stellvertreter.................................................................... 6

3.3. Berechtigungen Sachbearbeiter ................................................................................................... 6

3.4. Kontrollen .................................................................................................................................. 7

3.5. Passwort ................................................................................................................................... 7

4. Pflege der Struktureinheiten ................................................................................................................ 7

4.1. Änderung von Struktureinheiten ................................................................................................... 7

4.2. Personalwechsel, Aufgabenänderung ........................................................................................... 8

5. Dokumentation, Protokollierung, Auswertungen ..................................................................................... 8

5.1. Dokumentation des Berechtigungssystems ................................................................................... 8

5.2. Protokollierung ........................................................................................................................... 8

5.3. Auswertungen ............................................................................................................................ 8

6. Aufbewahrung von Unterlagen ............................................................................................................. 8

Seite 3

Richtlinie für die Berechtigungsverwaltung in der HKR-Software MACH

1. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für die Einrichtung und Pflege von Berechtigungen in der HKR-Software MACH, die es dem Anwender erlauben, auf für ihn relevante Programmteile zuzugreifen und/oder Programmfunktionen auszuführen.

1.2. Zuständigkeiten

Für die Berechtigungsverwaltung ist der Amtsleiter der Kämmerei und Kreiskasse verantwortlich.

Die Aufgabe des Berechtigungsverwalters kann durch den Fachadministrator der Kämmerei und Kreiskasse wahrgenommen werden. Der Berechtigungsverwalter darf keine finanzwirksamen Buchungen im Verfahren abwickeln und auszahlungsrelevante Stammdaten (z. B. Bankverbindungen) ändern.

Der Amtsleiter bestimmt für den Verhinderungsfall einen Mitarbeiter aus dem Sachgebiet Kämmerei als Stellvertreter des Berechtigungsverwalters. Im Rahmen seiner Tätigkeit in der Kämmerei hat der Stellvertreter seine Aufgaben ausschließlich mit seinem Zugang als „Sachbearbeiter-User“ abzuwickeln. Dessen Einrichtung erfolgt durch den Berechtigungsverwalter.

Der Amtsleiter kann einen weiteren Mitarbeiter aus dem Sachgebiet Kämmerei bestimmen, der für die Ersteinrichtung von Benutzern zuständig ist.

1.3. Informationsaustausch

Das Fachamt1 informiert den Berechtigungsverwalter bei personellen Veränderungen, wie

- Wechsel von Aufgabengebieten der Sachbearbeiter,

- Zu- oder Abgang eines Mitarbeiters,

- Änderung der Zeichnungsbefugnis eines Mitarbeiters.

1 Fachämter im Sinne dieser Richtlinie sind Ämter und Bereiche der Kreisverwaltung, die nach dem Geschäftsverteilungsplan ihre Fachaufgaben eigenständig unter der Leitung eines Amtsleiters bzw. Bereichsleiters erfüllen.

2. ArteSoft

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2.2. Satzrechte

Satzrechte schützen Datensätze vor unberechtigtem Zugriff. Da in der MACH Software auf Datensätze immer nur über den Aufruf einer Anwendung zugegriffen werden kann, setzt der Zugriff auf Datensätze neben dem Satzrecht ein Anwendungsrecht voraus.

Bei der Zuordnung von Satzrechten zu Datensätzen wird zwischen Schreib- und Leserechten unterschieden. Ein Schreibrecht ermöglicht die Neuerfassung bzw. Veränderung eines Datensatzes, z. B. kann mit dem Schreibrecht ein neuer Partnerdatensatz in der Software eingerichtet werden. Ein Leserecht ermöglicht den lesenden Zugriff auf einen Datensatz.

2.3. Bildung von Struktureinheiten

Die Bündelung von einzelnen Berechtigungen in der MACH Software erfolgt mittels Struktureinheiten, wobei die Anwendungsrechte im Funktionsbaum und die Satzrechte im Organisationsbaum strukturiert werden. Die Struktur des Organisationsbaums ist ähnlich des Aufbaus der Organisation der Kreisverwaltung, wobei die kleinste Struktureinheit das jeweilige Fachamt ist. Die Mitarbeiter werden demnach entsprechend ihrer Zugehörigkeit im Organigramm dem Organisationsbaum zugeordnet und erhalten zusätzlich für Auswertungs- und/oder Erfassungszwecke eine Zuordnung im Funktionsbaum (z.B. Haushaltssachbearbeiter). Die Struktureinheiten und Rollen sind ausreichend und fortlaufend zu dokumentieren.

2.4. Vorrang der Zuordnung zu Struktureinheiten

Soweit Struktureinheiten eingerichtet sind, dürfen aus Gründen der Transparenz Einzelberechtigungen nur in begründeten Ausnahmefällen vergeben werden.

3. Berechtigungen

3.1. Grundsatz

Jeder Mitarbeiter hat einen MACH-Zugang, der mit der Berechtigung zur KLR-Zeiterfassung vorbelegt ist. Darüber hinaus erfolgen Berechtigungen auf weitere Anwendungen oder Funktionen nur auf Antrag. Durch das Fachamt sind Personalabgänge und Stellenwechsel innerhalb des Fachamtes an den Berechtigungsverwalter zu melden. Der Berechtigungsverwalter hat dem Nutzer die Zugriffsrechte zu entziehen, wenn ihm bekannt ist, dass ein Stellenwechsel vollzogen wurde oder ein Mitarbeiter ausgeschieden ist.

Der einfache Zugang berechtigt zum Zugriff auf die Standardanwendungen. Diese sind der Anlage 1 zu entnehmen. Erweiterte Zugriffsrechte werden je nach Funktion grundsätzlich nur an Feststellungs- und Freigabebefugte, Haushaltssachbearbeiter, sowie an die Mitarbeiter der Kämmerei und Kreiskasse vergeben.

Der Umfang der Berechtigungen in der Finanzsoftware hat sich, unter Berücksichtigung der Bestimmungen zum Datenschutz, der Wahrung des Steuer- und Abgabengeheimnisses und der haushalts- und kassenrechtlich vorgegebenen Trennung von Verantwortungsbereichen, am jeweiligen Aufgabengebiet auszurichten. Dabei sind der Aufbau und die organisatorischen Abläufe in der

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Verwaltung zu berücksichtigen. Insbesondere sind Vertretungen innerhalb der Organisationseinheiten zu beachten.

3.2. Berechtigungen Berechtigungsverwalter/Stellvertreter

Dem Berechtigungsverwalter werden alle Berechtigungen, die für die Einhaltung dieser Richtlinie notwendig sind, zugeordnet. Dies sind insbesondere:

- Erstellung und Pflege der Struktureinheiten

- Anlegen von Benutzern, Pflege von Stammdaten und Zurücksetzen von Passwörtern

- Zuordnung und Entfernung der Benutzer zu einer Struktureinheit

- Rechteverwaltung, Bearbeitung von Vertretungsregeln

Der stellvertretende Berechtigungsverwalter nimmt seine Aufgaben bei Urlaub, Krankheit und längeren Dienstreisen des Berechtigungsverwalters (Verhinderungsfall) wahr.

Der Stellvertreter darf ausschließlich

- Benutzer anlegen und Stammdaten pflegen

- Benutzer Struktureinheiten zuordnen und entfernen

- Passwörter zurücksetzen

- Vertretungsregeln bearbeiten.

Das Passwort des Berechtigungsverwalters ist nur in Abstimmung mit dem Amtsleiter der Kämmerei und Kreiskasse zurückzusetzen.

Die Berechtigungen des stellvertretenden Berechtigungsverwalters werden ausschließlich durch den Berechtigungsverwalter vergeben.

Der Berechtigungsverwalter und dessen Stellvertreter dürfen sich keiner anderen Struktureinheit zuordnen.

Beim Wechsel des Berechtigungsverwalters übergibt dieser den Zugang zur Finanzsoftware seinem Nachfolger. Dieser entzieht dem bisherigen Berechtigungsverwalter sodann die Zugriffsmöglichkeit durch Änderung des Passworts.

3.3. Berechtigungen Sachbearbeiter

Es dürfen nur die Berechtigungen an den Anwender (Sachbearbeiter) vergeben werden, die zur Aufgabenerledigung notwendig sind.

Die Vergabe von erweiterten Berechtigungen erfolgt nur auf schriftlichen Antrag.

Hierzu ist das in Anlage 2 beigefügte Formular auszufüllen und an den Berechtigungsverwalter per Mail oder Hauspost zu senden.

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Der Antrag ist nach fachlicher Prüfung durch den Leiter des Fachamtes zu unterzeichnen und dem Berechtigungsverwalter zuzuleiten (Trennung von fachlicher Entscheidung über die Berechtigungsvergabe und ihrer technischen Umsetzung).

Der Berechtigungsverwalter ordnet den Sachbearbeiter der entsprechenden Struktureinheit zu.

3.4. Kontrollen

Der Amtsleiter der Kämmerei und Kreiskasse führt regelmäßige Kontrollen der Berechtigungsvergabe durch. Hierbei hat er auch zu prüfen, welche Berechtigungen der Berechtigungsverwalter seit der vorhergehenden Kontrolle vergeben hatte.

3.5. Passwort

Die Finanzsoftware ist vor unbefugtem Zugriff durch ein Passwort zu schützen.

Der Berechtigungsverwalter teilt dem Sachbearbeiter bei der erstmaligen Zulassung das von ihm vergebene vorläufige Passwort mit. Dieses ist vom Sachbearbeiter unverzüglich zu ändern. Passwörter sind geheim zu halten. Sie sind verdeckt einzugeben und dürfen insbesondere nicht auf Funktionstasten hinterlegt oder unverschlüsselt auf Rechnern gespeichert werden.

Das Verfahren ist so zu konfigurieren, dass spätestens nach fünfmaliger Falscheingabe der Zugang gesperrt wird. Die Sperre ist nur durch den Berechtigungsverwalter oder dessen Stellvertreter aufhebbar. Der Sachbearbeiter hat sein Passwort regelmäßig zu ändern.

Das Passwort muss folgende Voraussetzungen erfüllen.

das Kennwort darf nicht gleich dem Benutzernamen sein das Kennwort darf nicht aus sich wiederholenden 2-er Gruppen bestehen (z. B. ABAB..) die Länge des Kennworts muss zwischen 8 und 30 Zeichen liegen das Kennwort muss aus mindestens 6 verschiedenen Zeichen bestehen das Kennwort muss mindestens ein Sonderzeichen oder eine Zahl enthalten das Kennwort darf nicht in 3 oder mehr Zeichen aufsteigend oder absteigend sein (z. B. ABC...) das Kennwort darf nicht mehr als 2 gleiche Zeichen hintereinander enthalten (z. B. AAA..) die letzten 5 Kennworte dürfen nicht wiederverwendet werden

Der Sachbearbeiter hat sein Passwort geheim zu halten. Hat der Sachbearbeiter Grund zu der Annahme, dass sein Passwort bekannt geworden ist, muss er es unverzüglich ändern.

Die gemeinsame Nutzung eines Login- Namens mit Passwort durch mehrere Sachbearbeiter ist nicht gestattet.

4. Pflege der Struktureinheiten

4.1. Änderung von Struktureinheiten

Die Änderungen an bestehenden Struktureinheiten unterliegen ausschließlich dem Berechtigungsverwalter. Soweit sich Auswirkungen auf den Berechtigungsumfang der Sachbearbeiter ergeben können, ist der zuständige Leiter des Fachamtes informiert. Dieser überprüft die Auswirkungen auf die Berechtigungen seiner Mitarbeiter. Im Übrigen gilt das weitere Verfahren nach Ziffer 3.2.

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4.2. Personalwechsel, Aufgabenänderung

Bei Personalwechsel oder Änderungen im Aufgabenumfang des Sachbearbeiters gilt das Verfahren nach Ziffer 3.2 entsprechend. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist dieser unverzüglich aus der bisherigen Struktureinheit zu entfernen.

5. Dokumentation, Protokollierung, Auswertungen

5.1. Dokumentation des Berechtigungssystems

Der Aufbau des Berechtigungssystems ist zu dokumentieren. Dabei ist insbesondere zu beschreiben

welche dv-technischen (Einzel-)Berechtigungen das Verfahren bietet und welche auszuführenden Tätigkeiten (Aufgaben) damit verbunden sind;

welche Struktureinheiten eingerichtet sind und welche (Einzel-)Berechtigungen in welchen Struktureinheiten gebündelt werden;

ob und ggf. welche Konflikte bei der Vergabe von Zugriffsrechten (z. B. aus technischen oder organisatorischen Gründen) aufgetreten sind.

5.2. Protokollierung

Die Vergabe der Berechtigungen muss grundsätzlich durch eine systemseitige Protokollierung dokumentiert sein. Soweit keine systemseitige Protokollierung der Berechtigungsvergabe erfolgt, sind vom Berechtigungsverwalter sonstige geeignete historisch lückenlos nachvollziehbare Nachweise (z. B. Bildschirmausdrucke) anzufertigen. Die Protokolle müssen jederzeit durch den Amtsleiter der Kämmerei und Kreiskasse und das Rechnungsprüfungsamt abrufbar sein und regelmäßig auf Einhaltung der Richtlinie geprüft werden. Diese Prüfung ersetzt nicht die Kontrolle des Amtsleiters der Kämmerei und Kreiskasse nach Punkt 3.4.

5.3. Auswertungen

Durch Auswertungen muss jederzeit feststellbar sein, welche Berechtigungen dem einzelnen Sachbearbeiter zugeordnet sind („Nutzer-Berechtigungs-Zuordnung“). Die Vergabe der Berechtigungen ist vom Berechtigungsverwalter regelmäßig (mindestens jährlich) auszuwerten und zu kontrollieren.

6. Aufbewahrung von Unterlagen

Die Dokumentation des Aufbaus des Berechtigungssystems (Ziffer 5.1) ist dauernd aufzubewahren. Die Systemprotokolle oder die sonstigen Nachweise zur Berechtigungsvergabe (Ziffer 5.2) sowie die Auswertungen nach Ziffer 5.3 sind bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher und Belege aufzubewahren. Der Antrag auf erweiterte Berechtigung ist nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters 10 Jahre aufzubewahren.

27.12.2016

Stefan Klein (Amtsleiter der Kämmerei und Kreiskasse)

Anlage 1

Standardanwendung MACH Web Cockpit Umgebung

Container Bearbeiten Benutzereinstellungen Mit Hilfe dieser Anwendung können Sie Einstellungen für Ihren eigenen MACH Software Benutzer hinterlegen und ändern. Container Ausführen Favoriten verwalten Mit dieser Anwendung kann der Benutzer die Objekte verwalten, die er während seiner Systembenutzung als Favorit angelegt hat. Kennwort ändern Mit Hilfe dieser Anwendung können Sie als Anwender Ihr eigenes Kennwort ändern. Cockpit KLR

Zeiten erfassen Mit Hilfe der Auftragszeiterfassung wird eine auftragsbezogene Abrechnung von Arbeitszeiten unterstützt. Mit dieser Anwendung werden die täglichen Arbeitszeiten der an einem Auftrag beteiligten Mitarbeiter festgehalten, den Auftragspositionen zugeordnet. Dadurch wird eine Gegenüberstellung von erzielten Erlösen und entstandenem Aufwand ermöglicht.

Anlage 1

Erweiterte Standardanwendungen nach Antragstellung (Leserechte) Cockpit Anlagenbuchhaltung

Container Auswerten Anlagen Mit Hilfe dieser Anwendung kann der Benutzer Informationen zu einzelnen Anlagegütern kumulieren und bei Bedarf detailliert abrufen. Die Anwendung dient zur Information. Die Daten können an dieser Stelle nicht modifiziert werden. Der Benutzer kann die Informationen zu den Anlagegütern abrufen, sofern er über das Leserecht der jeweiligen Anlage verfügt. Werte aus Buchungsbelegen, wie sie die jeweiligen Anschaffungs‐ und Herstellkosten, Buchwerte und Abschreibungswerte darstellen, können nur aus den Belegen angezeigt werden, für die der Benutzer das Leserecht besitzt. Die Werte für AKH, Buchwert Anlage, Sonderposten und Buchwert Sonderposten werden in der Tabellendarstellung aufsummiert. Der Wert in der Spalte "Sonstiges" nicht, da hier sehr unterschiedliche Werte stehen können (z.B. gemischt Kennzahlen und Euro‐Werte). Container Berichte Anlageneinzelberichte Hier kann der Benutzer für eine oder mehrere Anlagen eine Liste der Kontoumsätze für einen ausgewählten Zeitraum erstellen. Cockpit Buchhaltung

Anlage 1

Container Auswerten Belege Diese Anwendung ermöglicht dem Benutzer, das Belegarchiv an Hand verschiedener Kriterien nach Belegen zu durchsuchen. Die Belegdaten können in beliebiger Detailierung eingesehen werden. Konten Diese Anwendung ermöglicht dem Benutzer die Jahresverkehrszahlen der Sachkonten auszuwerten. Nach Auswahl eines oder mehrerer aufeinanderfolgender Geschäftsjahre kann je Geschäftsjahr in eine nach Rechnungswesenperioden und anschließend nach Mandanten differenzierte Darstellung gewechselt werden. Auch die umgekehrte Reihenfolge, also erst eine Differenzierung nach Mandanten und anschließend nach Perioden ist möglich, die Reihenfolge steuert der Benutzer über eine entsprechende Auswahl im Feld Baumstruktur. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Kontenumsätze nach einer Reihe von Kriterien zu suchen. Mittelbindung Diese Anwendung ermöglicht dem Benutzer, das Belegarchiv für Mittelbindungen aus dem Rechnungswesen an Hand verschiedener Kriterien nach Belegen zu durchsuchen. Die Belegdaten können in beliebiger Detailierung eingesehen werden. Summen‐ / Saldenlisten Mit Hilfe dieser Anwendung betrachtet (und/oder druckt) der Benutzer Auswertungen mit Kontensalden. Die Auswertungen können bezüglich der Bilanzwährung und des Rastertyps eingeschränkt werden.

Anlage 1

Cockpit KLR

Container Auswerten Abrechungsobjekte

Diese Anwendung verwendet der Benutzer, wenn er sich einen Überblick über die Werte der Abrechnungsobjekte (z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Projekte etc.) verschaffen möchte. Das System stellt die Plan‐ und Istzahlen der Abrechnungsobjekte unter Auswahl einer gewünschten Baumstruktur für einen ausgewählten Zeitraum dar. Die Darstellung der Werte erfolgt in Tabellenform, wobei eine Zeile einer BABZeile entspricht. In den Spalten Planung, Vorbindung, Festlegung, Buchung und Zahlung kann sich der Benutzer die zugehörigen Einzelbelege anzeigen lassen.

Kostenarten

Die Anwendung liefert einen Überblick über die Buchungsvorgänge je Kostenart. Die Darstellung erfolgt jeweils für eine ausgewählte Währung und ein Periodenraster. In der Regel wird auch die betrachtete Kostenrechnungssicht ausgewählt. Die MACH Software zeigt die Summe der gebuchten Belege je Kostenart an

Container Berichte Abrechnungsobjekte Einzelberichte

Mit Hilfe der Anwendung kann der Benutzer Standardberichte der KLR definieren und erzeugen. Dazu sind der gewünschte Rastertyp sowie der gewünschte Zeitraum zu hinterlegen. Außerdem kann auf ein Abrechnungsobjekt oder auf mehrere Abrechnungsobjekte eingeschränkt werden. Werden keine genauen Abrechnungsobjekte angegeben, so erhält der Benutzer einen leeren Bericht. Zusätzlich kann der BABTyp und gegebenenfalls eine Einschränkung der BABZeilen angegeben werden. Ist kein BABTyp hinterlegt, wird für jedes Abrechnungsobjekt der Standard‐BAB für die Berichtserzeugung herangezogen.

Planmaßnahmen

Mit dieser Anwendung kann der Benutzer für einen ausgewählten Zeitraum die Planmaßnahmen für beliebige Abrechnungsobjekte drucken. Der Benutzer kann die Konten, deren Planmaßnahmen ausgewertet werden sollen, auswählen. Hierdurch wird gewährleistet, dass in der Auswertung nur die Kostenarten erscheinen, die für den Betrachter von Bedeutung sind. Optional kann die

Anlage 1

Auswertung mit der Anzeige von Zwischensummen erfolgen. Pro Abrechnungsobjekt kann eine separate Seite ausgegeben werden. Das System stellt Zwischensummen und eine Gesamtsumme dar.

Cockpit Übergreifend

Keine Anwendungen im Cockpit Kontokorrent

Anlage 2

Berechtigungen in MACH Finanzsoftware*

Name:.

Vorname:

Amt:. ggf. ehemaliges Amt: Amt

Zeiterfassung

Kostenträger:

Gültig ab:

Gültig bis:

Erweiterte Zugriffsrechte in der Finanzsoftware MACH (siehe Anlage 1 RL Berechtigungsverwaltun)

☐Ja ☐nein

Gültig ab:

Gültig bis:

Datum:

Unterschrift Mitarbeiter Unterschrift Vorgesetzter

Von ‐20‐ auszufüllen

Zuordnung zur Struktureinheit:

erfasst am erfasst am z.K. Datum

Unterschrift KLR Unterschrift Berechtigungsverwalter Unterschrift AL

*wenn keine Zeichnungsbefugnisse erteilt oder wenn Zeichnungsbefugnisse entzogen werden.

Modellprojekt zur Einführung der E-Rechnung in der ......gemeinsames Modellprojekt zur Einführung...

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