MPS$ Managed$Print$Service$ - off-script.com · MPS$ Managed$Print$Service$!...

MPS Managed Print Service

Eine Herausforderung mit Spareffekt!

Dr. Hans-Werner Stottmeister VP & COO, Off Script GmbH Andreas Drechsler Off Script Consultancy Solutions & Sales Unabhängiger Berater

Master(nhal,ormat bearbeiten Prin/n

g Solu/o

ns & Professiona

l Service

2 Halle 3, Stand A20 (4d)

Agenda

1.  Drucken & Kopieren: ein unterschätzter Kostenfaktor 2.  Anforderungen an die Output-‐Infrastruktur aus

unterschiedlicher Sicht 3.  Entwicklung des Marktes 4.  MPS: von der Analyse über Op(mierung zum effek(ven

Output Management 5.  Methoden und Werkzeuge für MPS 6.  IT Trends bei Applika(onen und im Device Management 7.  Prak(sches Beispiel eines Device Portals als SaaS 8.  Résumé


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


1. Drucken & Kopieren: ein unterschätzter Kostenfaktor

  Deutsche Unternehmen geben 34 Mrd.€ für Drucken aus; 22,6 Mrd. € Inhouse, 11.1 Mrd.€ Outsourcing *)

  In EMEA (23 Länder) betragen Druckosten 258 Mrd. € (mehr als Bru`oinlandsprodukt von Irland o. Finnland)

  1 bis 3 % des Umsatzes großer und mi`elständiger Firmen wird für Output ausgegeben **)

  Ursachen: o  Drucken von Web Seiten und Emails o  Beliebiger Druck in Farbe o  Wildwuchs der Druckerinfrastruktur

  mit –  passendem Output Management und –  Op(mierter Output – Infrastruktur

können Output -‐ Aufgaben schneller und Ressourcen schonender erfüllt und Einsparungen von 10% bis 30% erreicht werden *) Studie des cebr: eines bri;schen Wirtscha>sins;tutes im Au>rag von OKI **) Gartner/IDC/Printer vendors


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


2. Anforderungen an die Output Infrastruktur aus unterschiedlicher Sicht

Es liegt auf der Hand, dass zwischen den Wünschen nach Bequemlichkeit, Wechsel und Neuordnung der Unternehmensabläufe, grenzenloser Flexibilität der Nutzer sowie den Zwängen und Notwendigkeiten zur Kostenreduzierung eine Op(mierung der Output Prozesse in der Bürokommunika(onsbranche gefunden werden muss!

Dieses Modell wird durch Analyse der Outputgeräte-‐infrastruktur, Dokumenten Workflows & fortwährendem Repor(ng gefunden. Das Ergebnis ist:

Managed Print Service


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


Typische Output Umgebung als Spielwiese des MPS

Electronic forms

Document storage

Files and directories

Data centre Printer

Net

wor

k P

rinte

r

Application systems

ERP Systems

Supply Chain Systems

Financial Systems

Office Applications

Mainframe System Plotter

MFP


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


3. Entwicklung des Marktes

Im Mièlpunkt standen:

Im Mièlpunkt stehen heute:

Fortwährende Workflow-‐ und Prozessgestaltung

Service Management und Systemüberwachung sowie Kostenkontrolle

Outsourcing oder Ouàsking der Dokumentenstrategie

Sokware

Hardware

Klick -‐ Verträge

Daraus folgen die neuen Schwerpunkte:

Fleet Management,

Servicebereitstellung und Koordination, Kostenkontrolle und Auswertung

…Output-Systeme werden als Teil der IT Infrastruktur betrachtet und eingesetzt


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


Erfolgreiche Voraussetzungen für Managed Services?

gezielte Analyse der Kundenprobleme und sachkundige Beratung von

Unternehmensberatern, Anbietern & Serviceprovidern

Bereitschaft zur Konsolidierung der

Budgets...

Bereitschaft zur Zentralisierung der Verantwortung…

Kunde


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


4. MPS: von der Analyse über Optimierung zum effektiven Output Management

Regelmäßige Vorschläge zur Verbesserung der Performance aus Service-, Workflow- und Finanzgesichtspunkten

Review

Erbringen der Dienstleistung und Management der Flotte. Dauerhaftes Monitoring der Outputflotte mit unserem „Device Portal“

Manage & Support

Roll out (Technologie) und Change Management (Anwender)

Aufstellung &

Einführung

Definition eines “business case”, Vorschlag über technische Lösungen und Einsparmöglichkeiten

Design

Grundsätzliches Verständnis über Druckverhalten, IT-Umgebung und Machbarkeiten

Analyse


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


Einsparpoten(ale im MPS Prozess

Bis 20% •  technologische Standardisierung •  Konsolidierung Output-Systeme •  flexible Verträge •  Professioneller Service

"   20% - 30% •  Output-Steuerung (Software) •  Reduzierung Druckvolumen •  zentrale Vervielfältigung •  Flottenoptimierung

"   30% - 50% •  Workflow-Optimierung •  Dokumenten-Management •  Prozesskostenoptimierung •  Outtasking/ Outsourcing

Quelle: Gartner


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


5. Methoden & Werkzeuge für MPS

„Turnschuh-‐Analyse“ manuelles Erfassen aller relevanten Daten der Output-‐Umgebung durch Rundgang Vorteil: Erfassung der Nutzergewohnheiten Nachteil: hoher manueller Zeitaufwand, hohe Fehlerquote

Device Scanner Analyse lokaler SNMP Scanner zur Erfassung aller Zählerstände, Netzwerkdaten der Geräte, Standorte und Tonerfüllstand; keine Sokwareinstalla(on nö(g Vorteil: große Zeitersparnis, quasi fehlerlos Nachteil: keine Informa(onen vom Nutzer Beispiel: RAK Printaudit S(ck von OFF SCRIPT


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


5. Methoden & Werkzeuge für MPS   OFF SCRIPT -‐ MPS Analyse 2.0:

Visualisierung und Erfassung im Grundriss, automa/sche Auswertung, TCO Berechnung und Entwickeln eines Lösungsvorschlages

Digitalisierter Grundriss auf Table` PC, Einfügen der Geräte/Standorte sowie Hinzufügen der Gerätedaten vom Device Scanner RAK oder My Device Portal sowie Einfügen von Informa(onen des Nutzers

Beste Analyseform, sehr exakt, aussagefähig & schnell: Asset DB von Newfield IT zusammen mit RAK oder My Device Portal


g Solu/o

ns & Professiona

l Service



•  Universal Device Management Portal (als SaaS in der Cloud)

EigenschaUen: –  erfasst die Geräte aller Hersteller und deren wesentlichen technischen

Parameter (Zähler, Toner, Störungen, Alarme, Email-‐Informa(onen) –  keine lokale Sokwareinstalla(on und Wartung nö(g, leichte Installa(on

ferngesteuert über das Internet, –  Benutzerfreundlichkeit der Portalfunk(onen, –  Standardinterface zu Dri`anbieter Sokware, –  variables automa(sches Repor(ng –  mit Einführung können sofort die vorhandenen Printer verwaltet werden –  Installa(onen über 3 – 6 Monate als Analyse sehr effek(v für die

Beurteilung von saisonalen Schwankungen in der Output-‐Umgebung –  Im Dauerbetrieb: als Fleet – Manager der Output -‐ Flo`e zu betreiben

Produkt von OFF SCRIPT: My Device Portal


g Solu/o

ns & Professiona

l Service



  Printer Management SoUware   lokale benutzerbezogene Analyse

Middleware, erfasst alle Output Systeme im Netzwerk und an lokalen PC, erfasst alle Printjobs und deren Verursacher (Device-‐ und User Management), Administratorplatorm zur Realisierung des komple`en Printmanagement als Ziel des MPS

EigenschaUen: –  umfangreiches benutzerbezogenes Druckmanagement nach Regeln und Treibermanagement

Produkt von OFF SCRIPT:

–  Printaudit PA 6 –  Printaudit Assessor (60 Tage Lizenz von PA 6)


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


6. IT Trends bei Applika(onen und im Device Management

Die Cloud etabliert sich

  SaaS ist das bevorzugte Modell! (Befragung *) –  Sokware zur Miete: 20% –  Platorm as Service: 16% –  IT Outsourcing in Cloud: 15%

Wesentliche Gründe: -‐ Kostensenkung:22% (kein Hos(ng, keine Wartung, keine Update Probleme) -‐ bessere Skalierbarkeit und Verfügbarkeit:20% -‐ mehr Flexibilität: 19%

107 von 114 befragten IT Unternehmen schätzen, dass die Bedeutung von SaaS auch in Deutschland steigen wird **)

z.B. In den USA sind Cloud Compu4ng und SaaS weiter verbreitet!

Ist das deutsche IT Management konserva4v?

*) WOLFGANG MARTIN TEAM **) FRAUNHOFER IOA, BITKOM


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


7. Prak(sches Beispiel:“My Device Portal“ als SaaS von OFF SCRIPT powered by Print Audit

Lassen Sie sich das Device Portal bei OFF SCRIPT auf dem Stand A20 (4D) vorführen


g Solu/o

ns & Professiona

l Service


8. Resümee   MPS beherbergt für Endkunden ein erhebliches Einsparpoten(al und

ermöglicht eine bessere Anpassung von Vertriebs-‐und Serviceverträgen an neue Herausforderungen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung in Unternehmen sowie eine hochwer(ge Kosten-‐ und Inves((onskontrolle

  Vertriebsorganisa(onen der Gerätehersteller stehen bei der Preiserosion

der Hardware vor der Aufgabe, mit Value Add Geschäksmodellen für den Anwendermarkt durch komplexere Serviceleistungen, wie etwa die Übernahme des komple`en Output Managements, die Margen wieder in die Gewinnzone zu heben.

  Das Hauptaugenmerk wird schon jetzt auf Service-‐ und Workflow-‐management, Automa(sierung der Output Prozesse sowie auf eine flexible Anpassung der Service Verträge an die Kundenbedürfnisse gelegt

  Durch die Komplexität der MPS Prozesse wird der Beratungsbedarf bei Endkunden-‐ sprich Anwendern-‐ stärker zunehmen, was unabhängige Unternehmensberatung in diesem Bereich mehr als bisher erforderlich macht. Eine Grundlage dazu soll der vom BITKOM herausgegeben Lei,aden Managed Print Services schaffen.

Master(nhal,ormat bearbeiten Wir sind für Sie da! Besuchen Sie uns in Halle 3,

Stand A20 (4d)

Dr. Hans-Werner StottmeisterPrinting Solutions & Professional Services OFF SCRIPT GmbH "Maternusstraße 44, "D-41352 Korschenbroich" Tel.+49 2161 675 738, Mobil: +49 151 240 44 549 """

Andreas Drechsler"Consultancy Solutions & Sales OFF SCRIPT "Markstädter Straße 23, "D-12555 Berlin" Tel.+49 30 2630 1044, Mobil: +49 160 70 30 777 ""123

Email: info@off-‐script.com www.off-‐script.com

MPS$ Managed$Print$Service$ - off-script.com · MPS$ Managed$Print$Service$!...

Documents

Transcript of MPS$ Managed$Print$Service$ - off-script.com · MPS$ Managed$Print$Service$!...