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Neue Compliance-‐Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar, 10.12.2013

Dr. Ulrich Kampffmeyser | Markus Hartbauer

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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Isestr. 63 20149 Hamburg 1

Die Nutzung der Präsenta1on und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gesta<et


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Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014

Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Markus D. Hartbauer, SER

Webinar

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SER Webinar 10.12.2013 Dr. Ulrich Kampffmeyer

Dr. Ulrich Kampffmeyer Berater & Geschäftsführer

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Hamburg

http://bit.ly/PC-Kff

http://bit.ly/WP-UKff

Markus D. Hartbauer Lösungsarchitekt

SER Solutions Deutschland GmbH

[email protected]







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Agenda

Fragen von PROJECT CONSULT: •  Was ändert sich bei GoBS und GDPdU? •  Verkürzung der Aufbewahrungsfristen in Deutschland? •  Wie sollen Unternehmen mit konkurrierenden Fristen umgehen? •  Muss man beim Scannen wirklich elektronisch signieren? •  Hat ZUGFeRD eine Chance? •  Wie sieht die E-Akte im neuen Organisationskonzept der

öffentlichen Verwaltung aus? •  Ist ein Archiv nur für die Erfüllung von Compliance wirtschaftlich?

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Thema 1

Die GoBD am Horizont Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Was ändert sich zu den GoBS und GDPdU?







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GoBD

Kritisiert von der Wirtschaft: •  BITKOM lehnt den Alleingang der Finanzverwaltung bei der

elektronischen Buchführung ab und sieht zusätzliche Kosten und neue Bürokratie auf die Unternehmen zukommen

•  Wirtschaftsprüfer sehen die Rechtslage deutlich verschärft und dies einseitig zu Lasten des Steuerpflichtigen

•  Steuerberater fordern eine umfassende Überarbeitung des Entwurfs

•  Zweiter Entwurf Juni 2013: http://bit.ly/GoBD2

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GoBD

•  Bringt die Ansätze von GoBS (1996) und GDPdU zusammen (2001)

•  Bereinigt Missverständnisse und aktualisiert auf Basis des „State-of-the-Art“

•  Betont IKS und Verfahrensdokumentation •  „Es gibt keine Produkt-Zertifikate“!







Doxis4 ECM →  Elektronische

Archivierung seit über 25 Jahren

→  Standards kommen und gehen, Archive bleiben Doxis4 Storage Service

SAN

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EMC Celerra

IBM TSM

Optional Doxis4 SafeLock

IBM

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EMC

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FLR

Gutachten, Zertifikate und Testate







Testat erhalten

Dokumen-tation

Organisation für die Verwendung (User)

IT-Lösung

Organisation für den IT-Betrieb (Operatoren, Admins)

Audit und Testat

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Thema 2

Das JStG 2013 lässt auf sich warten Jahressteuergesetz 2013 Verkürzung der Aufbewahrungsfristen in Deutschland?







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Jahressteuergesetz 2013 •  Mehrfach in 2013 abgelehnt (jedoch nicht wegen der Verkürzung

der Aufbewahrungsfristen) •  Aufbewahrungsfristen

•  ab 2013 auf 8 Jahre •  ab 2015 dauerhaft auf 7 Jahre

•  Betrifft Rechnungen und Belege nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14 b UStG

•  Ausnahmen Abweichend von der Aufbewahrungsfrist von 8 bzw. 7 Jahren macht das HGB Einschränkungen. Sofern bestimmte Unterlagen handels- und gesellschaftsrechtlich bedeutend sind, gilt für diese auch nach 2013 eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

•  Erneuter „Anlauf“ in 2014

JStG 2013

Doxis4 ECM

→ Umfangreiches Retention Management Service zur Steuerung von Aufbewahrungsregeln

→ Regel = Basisdatum + minimale/maximale Frist + Aktion → Je Datenbestand und Dokumentklasse steuerbar → Damit flexibel an geänderte Rahmenbedingungen zu

adaptieren







Doxis4 ECM

Doxis4 ECM







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Thema 3

Aufbewahrungsfristen in Europa sind ein Wirrwarr Studie mit allen Aufbewahrungsfristen in Europa von Iron Mountain, 2013 http://bit.ly/AufbewahrungsFristen Wie sollen Unternehmen mit konkurrierenden Fristen umgehen?

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Konkurrierende Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsbedingungen •  In Deutschland:

Handelsrecht, Steuerrecht, Datenschutz, Zivilrecht, Umweltrecht, Gesundheitsrecht, Zivilprozessrecht usw.

•  In Europa und der Welt: Von Staat zu Staat und von Branche zu Branche verschieden

Darf es in einer globalisierten Wirtschaft überhaupt unterschiedliche Fristen geben? Wie unterschiedliche Fristen managen? Oder nimmt man einfach immer die längste Frist und die schärfsten Aufbewahrungsbedingungen?

Aufbewahrungsfristen-Chaos







minimale Frist maximale Frist

minimale Frist maximale Frist

Retention Management in Doxis4

Zeit

trigger event Regel & Bezugsdatum bekannt

Löschen möglich (jedoch nicht automa1sch)

AuTewahrungsfrist = Eventdatum + reten1on period

destroy, logical delete (review), long term preserva1on

Default: Objekt geschützt, solange keine Regel bekannt ist

disposiMon acMon

Hinweis: minimale Frist = maximale Frist möglich

Default: Objekt nicht geschützt, solange keine Regel zugeordnet („Objekt nicht als Record deklariert“)

Löschen nicht möglich

Verhalten in einem „Archiv-‐Datenbestand“ (retenMon mode = strong)

Zeit

trigger event Regel & Bezugsdatum bekannt

Löschen möglich (jedoch nicht automa1sch)

AuTewahrungsfrist = Eventdatum + reten1on period

destroy, logical delete (review), long term preserva1on

disposiMon acMon

Löschen nicht möglich

Verhalten in einem „DMS-‐Datenbestand“ (retenMon mode = opMonal)

Löschen möglich

Komplexität von Regeln

→ Vererbung über Dokumentklassen → Vererbung Akte auf Dokumente → Variante: Aktenfrist übersteuert Dokumentfrist → Variante: Dokumentfrist bleibt unangetastet

→ Auto-Dokumentation derAbhängigkeiten







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Thema 4

BSI TR-30138 Resiscan Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zum rechtssicheren und beweissichernden Scannen mit anschließender Vernichtung der gescannten Dokumente. Muss man beim Scannen wirklich elektronisch signieren?

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Ersetzendes Scannen: BSI TR 03138

BSI TR-03138: Ersetzendes Scannen (RESISCAN) BSI Statement: "Mit der Technischen Richtlinie zum ersetzenden Scannen wird ein Handlungsleitfaden mit Anforderungen technisch-organisatorischer Art an Scanprozesse zur Verfügung gestellt, deren Einhaltung das Erstellen und die Anwendung möglichst rechtssicherer Scanlösungen ermöglicht“

•  Ersetzendes Scannen = Scannen mit anschließender Vernichtung des Papiers

•  Einsatz elektronischer Signaturen in bestimmten Bereichen der öffentlichen Verwaltung und des Gesundheitswesens

•  Verankert im neuen E-Government Gesetz (verabschiedet am1.8.2013) für Bundesbehörden







DOXiS4 Capture Signaturoption

→ Qualifizierter Zeitstempel → Erzeugung über Trustcenter und Timeserver → garantiert, dass ein gescanntes Dokument zum Zeitpunkt

des Scannens durch den Scanner-Benutzer genau so und nicht anders aussah

→ Voraussetzung für die Vernichtung von Papieroriginalen in etlichen Anwendungsfällen (zB Kliniken, Sozialversicherung, ...)

→ Aber eben NICHT in der „freien Wirtschaft“

Gefahr: Signatur suggeriert Sicherheit

→ Signatur alleine → beweist zwar allfällige Veränderung eines Dokuments → kann aber das Original nicht wiederbringen!

→ Revisionssicheres Archivsystem → Garantiert Unveränderbarkeit und Unverändertheit über die

gesamte Aufbewahrungsdauer







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Thema 5

Die elektronische Rechnung wird im Bund in Österreich Standard. In Deutschland wird das ZUGFeRD-Format entwickelt. Auf Ebene der OECD gibt es bereits weltweit gültige Formate. Hat ZUGFeRD in Deutschland eine ähnliche Chance?

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Elektronische Rechnung: ZUGFeRD

ZUGFeRD = ein Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“

•  Hrsg. von FeRD „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ Dezember 2012 / aktuelle Version September 2013

•  Versendung von standardisierten Rechnungen als PDF/A-3 mit integriertem XML-Datensatz für die automatische Verarbeitung

•  Ergänzt EDI-Standards wie EANCOM® •  Soll auch auf europäischer Ebene verankert werden Ein deutscher Sonderweg?







E-Rechnung an den Bund

→ Vorgaben an Format (Inhalt) und Übermittlung (Transport)

→ PEPPOL.eu eingearbeitet: Pan-EuropäischerStandard für elektronische Rechnungs-legung an öffentliche Verwaltung

→ GUI und Webservices stehenzur Verfügung

Ab 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen ausschließlich elektronisch in strukturierter Form einzubringen. Ab diesem Zeitpunkt werden von Bundesdienststellen keine Papierrechnungenmehr akzeptiert.

E-Rechnung an den Bund

→ Vorgaben an Format (Inhalt) und Übermittlung (Transport)

→ PEPPOL.eu eingearbeitet: Pan-EuropäischerStandard für elektronische Rechnungs-legung an öffentliche Verwaltung

→ GUI und Webservices stehenzur Verfügung







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Thema 6

Jenseits von DOMEA Das DOMEA-Konzept wurde 2012 offiziell für beendet erklärt. Stattdessen wurde ein neues Konzept (das sich vielfach aber auf DOMEA 2.0 bezieht) eingeführt. Wie sieht die E-Akte im neuen Organisationskonzept aus?

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OkeVa

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit •  Mai 2012 als Nachfolger und Ablöser von DOMEA

veröffentlicht •  Komponenten: •  Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der

elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung •  Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische

Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren.

•  Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut.







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OkeVa

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit Die folgenden Bausteine sind verfügbar:

•  Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte •  Grundlagen und Bedarfsanalyse •  E-Akte •  E-Vorgangsbearbeitung •  E-Zusammenarbeit •  Projektleitfaden

Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung: •  E-Langzeitspeicherung (in Arbeit) •  E-Poststelle und Signatur (in Arbeit) •  Scan-Prozess (in Arbeit) •  Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung) •  E-Fachverfahren (in Planung)

Doxis4 für Behörden

→ 2/3 des Umsatzes machen wir mit Doxis4 Standardlösung

→ Flexible E-Akten und Vorgangsbearbeitung

→ Intelligente Erweiterungen zB mobiler Workflow (Funktionäre!)







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Thema 6

Exkurs: das neue E-Government-Gesetz •  Verabschiedet am 1.8.2013. •  Verankert De-Mail, Resiscan und weiterhin qualifizierte

elektronische Signatur. •  Betrifft auch die elektronische Vorgangsbearbeitung und die

elektronische Akte nach dem neuen Organisationskonzept.

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Thema 7

Ein Archiv nur aus Compliance-Gründen: Ist das denn wirtschaftlich?







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Archivierung

•  Archivsysteme müssen wirtschaftlich sein und die Compliance-Anforderungen quasi „nebenbei“ erfüllen.

•  Archivsysteme sind nur dann wirtschaftlich, wenn sie ihre Inhalte in Prozessen und als Wissen zur Verfügung stellen.

Blitzumfrage!

Wirtschaftlichkeit von Doxis4

→ Quantifizierbare Werte Einsparungspotenzial ECM Enterprise Content Management Analyse

Parameter - Arbeitsplatz Zeit pro Mitarbeiter Effizienz-Steigerungen durch ECM in % Zeit pro Mitarbeiter in Minuten pro Tag Dok./Akten Vorgänge Summe effizienzbereinigt 40,0 Recherche 75 0 75 10,0 10,0 Ablage -50 0 -50 15,0 15,0 Vervielfältigung 90 0 90 1,5 10,0 Urgenz, aktiv 0 80 80 2,0 10,0 Urgenz, passiv 0 80 80 2,0 85,0 Summe | Bearbeitung "Papierablage" 30,5 Summe | Bearbeitung "ECM"

Parameter - Unternehmen 300 Anzahl der Mitarbeiter mit PC Arbeitsplätzen 30 Ø Stundensatz dieser Mitarbeiter in EUR 60 % Deckungsgrad ECM (Abteilungen, Dokumente, Akten, Vorgänge) (maximal) 215 Arbeitstage pro Jahr








→ Quantifizierbare Werte Einsparungspotenzial ECM Enterprise Content Management Analyse

Parameter - Arbeitsplatz Zeit pro Mitarbeiter Effizienz-Steigerungen durch ECM in % Zeit pro Mitarbeiter in Minuten pro Tag Dok./Akten Vorgänge Summe effizienzbereinigt 40,0 Recherche 75 0 75 10,0 10,0 Ablage -50 0 -50 15,0 15,0 Vervielfältigung 90 0 90 1,5 10,0 Urgenz, aktiv 0 80 80 2,0 10,0 Urgenz, passiv 0 80 80 2,0 85,0 Summe | Bearbeitung "Papierablage" 30,5 Summe | Bearbeitung "ECM"

Parameter - Unternehmen 300 Anzahl der Mitarbeiter mit PC Arbeitsplätzen 30 Ø Stundensatz dieser Mitarbeiter in EUR 60 % Deckungsgrad ECM (Abteilungen, Dokumente, Akten, Vorgänge) (maximal) 215 Arbeitstage pro Jahr

0

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

0 1 2 3 4 5 6 7 8 Potenzial 0 26 92 210 394 605 841 1.091 1.354

Potenzial - Entwicklung | Diagramm Werte in Tsd. EUR


→ Wettbewerbsvorteil 1:Sekundenschneller Zugriff im FrontOffice/Call Center steigert die wahrgenommene Auskunftsbereitschaftè Kundenzufriedenheit

→ Wettbewerbsvorteil 2:Mitarbeiter werden von stupiden Routinetätigkeiten entlastet und haben Zeit- und Hirnressourcen freiè Innovationsbereitschaft








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War uns ein Vergnügen!

Ulrich Kampffmeyer E-Mail: [email protected]

Markus D. Hartbauer [email protected]

www.ser.de/kontakt

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