"Neun Schritte zum Erfolg"

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40 presse 02/ 11 TEXT CAROLINE KLIEMT, BERATERIN, REICHWEITE PRÄSENTATIONSBE- RATUNG [email protected] Foto: www.wikimedia.org nen besonders wichtig erscheinen und – auch das ist legitim – Ihnen besonders leicht fallen. Widmen Sie sich weiteren Punkten erst in Zukunft, Schritt für Schritt. BOTSCHAFT Der Leitgedanke zum Aspekt Botschaft ist, mit Ihrem Thema in positiver Erinnerung zu blei- ben, langfristig bemerkenswert zu sein. Das Thema verhält sich zur Kernbotschaft wie der Apfel zum Kern: Picken Sie sich einen Kern heraus, der bei Ihrem Publikum auf fruchtbaren Boden fallen und sprießen soll. 1 Erinnerbarkeit Analysieren Sie Ihre Zielgruppe so differenziert wie möglich. Was möchten die Zuhörer an diesem Tag und zu dieser Stunde an In- formationen mitnehmen? Seien Sie realistisch: Woran werden die Teil- nehmer sich nach einer Woche, ei- Wer als Kommunikationsmanager seine sorgfältig erarbeitete PR-Strategie anderen gelungen präsentieren will, muss überzeugen. Ein einfacher Neun-Punkte-Plan hilft dabei, die eigenen Ziele zu erreichen und eine Präsentation zum Erfolg werden zu lassen. NEUN SCHRITTE ZUM ERFOLG Rechnung. Der Vortrag hat drei Eckpfeiler: die Zielgruppe (Zuhö- rer, Teilnehmer), Sie selbst (Red- ner) und das Thema. Wertschät- zend bedeutet somit: profunde Vorbereitung auf die Bedürfnisse des Teilnehmerkreises, gestärktes Bewusstsein für die eigenen Qua- litäten als Redner und optimale Aufbereitung des Themas. Zusätz- lich gibt es drei Aspekte, die zum Erfolgsrezept gelungener Präsen- tationen beitragen: Botschaft, Vi- sualisierung und Auftritt. Wenn Sie die drei Eckpfeiler mit den drei Aspekten kombinieren – kom- men Sie auf neun Punkte, die Sie bei der Präsentationsvorbereitung unterstützen. Gleichzeitig gilt es im Tagesgeschäft, den zeitlichen Aufwand im Vorlauf einer Präsen- tation realistisch zu halten. Daher der Vorschlag: Fokussieren Sie sich ab jetzt bei der Vorbereitung von Vorträgen auf einen oder zwei der neun Punkte in der Matrix, die Ih- Sie haben in Ihrem Leben ga- rantiert schon viele Präsentationen erlebt. Welche davon sind Ihnen in positiver Erinnerung geblieben? Was hat der Redner oder die Red- nerin richtig oder besser gemacht, so dass Ihnen das bis heute be- merkenswert erscheint? Bei der Präsentation eines Themas vor einer Gruppe zwischen richtig und falsch zu unterscheiden, halte ich persönlich für zu kategorisch. Ein grundlegender Ansatz hilft jedoch, wenn Sie sichergehen möchten, dass Ihre Auftritte bei den Zuhö- rern besser ankommen und positiv erinnert werden: Präsentieren Sie wertschätzend. DREI ECKPFEILER Die positive Anerkennung, die im Begriff Wertschätzung konnotiert ist, verankern Sie durch die geziel- te Vorbereitung der Präsentation in neun Schritten. Diese neun Punkte ergeben sich durch eine einfache KARRIERE UND MANAGEMENT presse spreche r 02/ 11

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TEXT CAROLINE KLIEMT, BERATERIN, REICHWEITE PRÄSENTATIONSBE-RATUNG

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nen besonders wichtig erscheinen und – auch das ist legitim – Ihnen besonders leicht fallen. Widmen Sie sich weiteren Punkten erst in Zukunft, Schritt für Schritt.

BOTSCHAFTDer Leitgedanke zum Aspekt Botschaft ist, mit Ihrem Thema in positiver Erinnerung zu blei-ben, langfristig bemerkenswert zu sein. Das Thema verhält sich zur Kernbotschaft wie der Apfel zum Kern: Picken Sie sich einen Kern heraus, der bei Ihrem Publikum auf fruchtbaren Boden fallen und sprießen soll.

1 ErinnerbarkeitAnalysieren Sie Ihre Zielgruppe so differenziert wie möglich. Was möchten die Zuhörer an diesem Tag und zu dieser Stunde an In-formationen mitnehmen? Seien Sie realistisch: Woran werden die Teil-nehmer sich nach einer Woche, ei-

Wer als Kommunikationsmanager seine sorgfältig erarbeitete PR-Strategie anderen gelungen präsentieren will, muss überzeugen. Ein einfacher Neun-Punkte-Plan hilft dabei, die eigenen Ziele zu erreichen und eine Präsentation zum Erfolg werden zu lassen.

NEUN SCHRITTE ZUM ERFOLG

Rechnung. Der Vortrag hat drei Eckpfeiler: die Zielgruppe (Zuhö-rer, Teilnehmer), Sie selbst (Red-ner) und das Thema. Wertschät-zend bedeutet somit: profunde Vorbereitung auf die Bedürfnisse des Teilnehmerkreises, gestärktes Bewusstsein für die eigenen Qua-litäten als Redner und optimale Aufbereitung des Themas. Zusätz-lich gibt es drei Aspekte, die zum Erfolgsrezept gelungener Präsen-tationen beitragen: Botschaft, Vi-sualisierung und Auftritt. Wenn Sie die drei Eckpfeiler mit den drei Aspekten kombinieren – kom-men Sie auf neun Punkte, die Sie bei der Präsentationsvorbereitung unterstützen. Gleichzeitig gilt es im Tagesgeschäft, den zeitlichen Aufwand im Vorlauf einer Präsen-tation realistisch zu halten. Daher der Vorschlag: Fokussieren Sie sich ab jetzt bei der Vorbereitung von Vorträgen auf einen oder zwei der neun Punkte in der Matrix, die Ih-

Sie haben in Ihrem Leben ga-rantiert schon viele Präsentationen erlebt. Welche davon sind Ihnen in positiver Erinnerung geblieben? Was hat der Redner oder die Red-nerin richtig oder besser gemacht, so dass Ihnen das bis heute be-merkenswert erscheint? Bei der Präsentation eines Themas vor einer Gruppe zwischen richtig und falsch zu unterscheiden, halte ich persönlich für zu kategorisch. Ein grundlegender Ansatz hilft jedoch, wenn Sie sichergehen möchten, dass Ihre Auftritte bei den Zuhö-rern besser ankommen und positiv erinnert werden: Präsentieren Sie wertschätzend.

DREI ECKPFEILERDie positive Anerkennung, die im Begriff Wertschätzung konnotiert ist, verankern Sie durch die geziel-te Vorbereitung der Präsentation in neun Schritten. Diese neun Punkte ergeben sich durch eine einfache

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Handlung motivieren. Daher ist es so wichtig, sich möglichst nur auf eine Kernbotschaft zu konzen-trieren, an der sich alle themati-schen Details ausrichten. Was ist wirklich wichtig im Moment der Präsentation? Welche zusätzlichen Informationen hingegen können Sie in schriftlicher Form mitgeben?

Durch die Reduktion auf das We-sentliche gestalten Sie Ihr Thema wirkungsvoller und wertiger.

VISUALISIERUNGGanz gleich, ob Sie mit einer Visu-alisierungs-Software (Powerpoint, Keynote etc.) mit klassischen Präsentationsmedien (Bilder, Flip-chart) oder mit rein sprachlichen Bildern arbeiten – hier gilt: Versu-chen Sie, in Kombination mit der gewählten Visualisierungsstrategie zu einem ansprechenden Gesamt-kunstwerk zu werden.

4 AugenweideInsbesondere bei Powerpoint-Prä-sentationen besteht die Gefahr, den oben beschriebenen Kern wie-der aus den Augen zu verlieren und statt des thematischen ‚Apfels‘ – um in der Metapher zu bleiben – einen Obstladen zu präsentieren. Entscheidend ist im Hinblick auf Ihre Zielgruppe: Was möchten die

Teilnehmer sehen und was wird als Augenweide empfunden? Stellen Sie sich kritisch die Fragen: Wie gern möchte ich mir diese Folien ansehen – und wie erinnerbar und ansprechend sind die Informatio-nen dargestellt? Nur eine Visua-lisierung, die Ihnen selbst ästheti-sches Wohlbehagen bereitet, kann anderen Menschen gefallen und diese zum Hinsehen motivieren.

5 GesamtkunstwerkJegliche Form der Visualisierung soll Sie und Ihren Wert als Redner unterstützen. Hilfreiche Fragen, damit dies gelingt: Was auf einer Folie lenkt Sie selbst beim Vortra-gen ab? Was irritiert Sie möglicher-weise sogar bei einem Probelauf mit Ihren Präsentationsfolien? Was hingegen hilft Ihnen, Ihre Kernbot-schaft besser und erinnerbarer als Geschichte zu verpacken?

6 DeutlichkeitDas Thema liegt sowohl Ihnen als auch Ihren Zuhörern am Herzen. Deshalb soll ihm in der bildhaften Umsetzung ebenfalls Wertschät-zung entgegengebracht werden: Wie werden Sie der Kernbotschaft visuell gerecht? Wie wird sie be-sonders deutlich? Denken Sie an den Kern des Themas/Apfels – geht er eventuell im Informations-Obst-salat Ihrer Folien unter? Dann re-duzieren und verschlanken Sie die Visualisierung.

AUFTRITTAuch bei Ihrem Auftritt auf einer wie auch immer gearteten ‚Bühne‘ vor anderen ist Wertschätzung von Bedeutung: Wenn Sie sich gut füh-len, werden Sie auch gut aussehen.

nem Monat oder einem Jahr noch erinnern können? Wenn Sie nur eine Minute reden dürften: Was wäre der erinnerbare und wertvol-le Kern, der auch später noch in den Köpfen Ihrer Zuhörer keimt und gedeiht?

2 LeidenschaftEin entscheidender Faktor sind auch Sie selbst: Wofür brennen Sie? Welche Emotionen haben Sie in Bezug auf das Thema? Auf wel-che Ihrer allgemeinen Stärken kön-nen Sie bauen, um der Zielgruppe Ihre Haltung zu vermitteln? Je kla-rer Sie sich darüber sind, wie Sie selbst zu Ihrem Thema stehen, um so präziser können Sie eine Kern-botschaft formulieren und sich Ihre emotionale Einstellung zunut-ze machen oder – falls dem Kon-text nicht angemessen – diese auch zügeln. Je mehr Leidenschaft Sie jedoch zeigen können und wollen, desto menschlicher wirken Sie und umso lieber hört man Ihnen zu.

3 BedeutungZu dem von Ihnen präsentierten Thema möchten Sie – je nachdem, wie viel Zeit Ihnen zur Verfü-gung steht – so viele Informatio-nen wie möglich kommunizieren. Möglicherweise möchten Sie Ihre Zuhörer darüber hinaus zu einer

Durch die Reduktion auf das Wesentliche gestalten

Sie Ihr Thema wirkungsvoller und wertiger.

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PRÄSENTATIONSPLANUNG

Botschaft

Visualisierung

Auftritt

Zielgruppe

1. Erinnerbarkeit

4. Augenweide

7. Interaktion (Dialog)

Redner (sich selbst)

2. Leidenschaft

5. Gesamtkunstwerk

8. Freude

Thema

3. Bedeutung

6. Deutlichkeit

9. Emotionalisierung

Wertschätzung für

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alle an der Präsentation Beteilig-ten verbindet, sind Emotionen – geteilte und widersprüchliche. Fragen Sie sich deshalb im Hin-blick auf Ihr Thema und dessen Wertschätzung: Welche Informa-tionen verdienen im ‚Moment der Begegnung‘ die Aufmerksamkeit genau dieser Menschen? Wie viel emotionale Inszenierung kann das Thema vertragen, damit die Kern-botschaft alle gleichermaßen an-spricht und erinnerbar bleibt? Sie an diesem Tag gehört zu haben, kann und soll ein Erlebnis werden und im besten Fall neugierig auf zusätzliche schriftliche Informati-onen machen.

Die Zielgruppe, Ihr Thema und sich selbst zu würdigen und zu wertschätzen und gleichzei-tig Botschaft, Visualisierung und Auftritt zu einem runden Erlebnis zu gestalten – das ist die Neun-Punkte-Erfolgsformel für bessere, wenn nicht sogar ‚richtige‘ Prä-sentationen. Einen 10. Punkt gibt es auch noch: Zeit. – Überlegen Sie für jede Präsentation, wie viel Vorbereitungszeit Ihnen dieser Vortrag wert ist, und dass die Teilnehmer Ih-nen ihre Zeit schenken, Le-benszeit.

rüchig erscheinen. Aber bedenken Sie auch hier: Wenn Sie ausstrah-len, dass Sie gerne vor genau die-sen Menschen zu genau diesem Thema sprechen – haben alle Be-teiligten und Ihre Informationen gewonnen. Wie Sie die Freude am Präsentieren steigern, hängt natürlich von Ihren bisherigen Erfahrungen ab. Tun Sie alles, um den Asuftritt für sich selbst so angenehm wie möglich zu ge-stalten. Fangen Sie erst an, wenn die Technik funktioniert, wenn Sie so stehen können, wie es sich für Sie gut anfühlt, und wenn Sie sich für einen Moment sammeln konnten. Und um das größte Hin-dernis auf dem Weg zum ‚lustvol-len‘ Präsentieren – Lampenfieber und Nervosität – zu überwinden, helfen nur gute Vorbereitung und üben, üben, üben. Erfragen Sie nach jeder Präsentation positives Feedback in Zweiergesprächen. So wissen Sie um Ihre Stärken

Und diese positive Ausstrahlung macht es dem Publikum leichter, sich ganz auf Sie und Ihr Thema einzulassen. Der gesamten Präsen-tation wird somit die Aufmerk-samkeit zuteil, die sie verdient. Um noch einmal das Bild des Apfelker-nes respektive der Kernbotschaft aufzugreifen: In der Präsentation möchten und müssen Sie so fokus-siert sein, dass Sie wie Wilhelm Tell genau auf den Kern zielen – und auf keinen Fall daneben treffen.

7 Interaktion (Dialog)So ungewohnt es für eine Präsen-tation klingen mag: Je mehr und je eher Sie den Teilnehmern offene, positiv lenkende Fragen stellen, desto weniger können – z.B. bei einem kritischen Thema – Irrita-tionen aufkommen. Anstatt am Ende einer Präsentation zu fra-gen: „Haben Sie noch Fragen?“, fühlen sich die Teilnehmer mit ihrer Meinung ernster genommen, wenn Sie als Redner beispielswei-se schon nach erstem inhaltlichem Input und wenigen Minuten fra-gen: „Welche Fragen haben Sie zu Stufe 1 unseres Maßnahmenpla-nes?“ oder „Welche Maßnahmen in Stufe 1 unseres Planes werden für Sie besonders wichtig sein?“ Selbstverständlich sind dann Ihre Qualitäten als Moderator gefragt, um diese Fragen zuzulassen, zu be-antworten und den Faden zu Ihrer vorbereiteten Präsentation wieder aufzunehmen. Die Vorteile sind jedoch eindeutig: Erstens lösen Sie selbst die Fragen aus dem Pu-blikum gezielt aus. Zweitens fühlt sich der Fragesteller mit seinem Anliegen ernst genommen – sein Beitrag wurde wertgeschätzt. Und das sogar besonders dann, wenn durch Ihren Appell, Fragen zu stel-len, vorab Punkte angesprochen werden, zu denen Sie erst später in Ihrer Präsentation etwas sagen wollten. Solche Stichworte nehmen Sie dann auf, wenn die Teilnehmer sie einbringen, und wiederholen sie später nur kurz noch einmal.

8 FreudeDass Sie beim Präsentieren selbst Spaß haben sollen, mag fast an-

Überlegen Sie für jede Präsentation, wie viel Vorbe-

reitungszeit Ihnen der Vortrag wert ist, und dass die Teilnehmer Ihnen ihre Zeit schenken, Lebenszeit.

und jene Eigenschaften, die Sie für Ihre Bühnenpräsenz nutzen können. Schreiben Sie sich auch auf, was Sie an sich selbst schät-zen – wenn Sie andere für sich und Ihr Anliegen gewinnen möch-ten, müssen Sie sich Ihres eigenen Wertes bewusst sein.

9 EmotionalisierungEine Präsentation als Auftritt oder Event unterscheidet sich grundlegend von einer schrift-lichen Präsentation oder Dar-stellung. Im Raum befindet sich zum Zeitpunkt des Vortrags das wichtigste Medium überhaupt - der Mensch: also jeder einzelne Teilnehmer im Publikum und Sie selbst als Präsentierender. Was

Caroline Kliemt ist Präsentationsbe-raterin und unterstützt seit 2007 mit ihrem Unternehmen reichweite Prä-sentationsberatung von Berlin aus Einzelpersonen und Unternehmen bei der Vorbereitung, Erstellung und Durchführung von Präsentationen. Nach einem Studium der Anglistik, Romanistik und Musikwissenschaft an der Universität Köln und der Uni-versity of Reading/England arbeitete sie zunächst als Redakteurin und Übersetzerin. Kliemt hat einen Mas-ter of Business Training absolviert und ist seit 2004 Präsentations-Coach an der Bayerischen Akademie für Werbung und Marketing, München, sowie seit 2009 Lehrbeauftragte an der Humboldt Universität, Berlin.

CAROLINE KLIEMT

Vortrag wert ist, und dass die Teilnehmer Ih-nen ihre Zeit schenken, Le-

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