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Institut für Informatik

AutomatischeSprachverarbeitung

Einführung in Content- und Wissensmanagement

Dr. Lutz MaicherUniversität Leipzig

[email protected]

Vorlesung "Wissens- und Contentmanagement" WS 2009/2010im Modul "Wissens- und Contentmanagement"


Einführung in das Content Management

2WS09/10 - VL Wissens- und Contentmanagement, Dr. L. Maicher

Historische Entwicklung




Die historischen Anfänge der Entstehung von Inhalten (Content)

• Seit den Anfängen der Verschriftlichung sind Informationen in Dokumentform kodiert und weitergegeben worden

• Verschiedene technologische Verfahren über die Jahrtausende entwickelt

• Charakteristische Eigenschaften aller Verfahren:zunehmende Flexibilität in Herstellung und Verwendung

Hieroglyphen in Ägypten (4.000 v. Chr.) Keilschrift im Reich der Sumer in Mesopotamien (3500 v. Chr. )

http://de.wikipedia.org/wiki/Sumer

http://de.wikipedia.org/wiki/Mesopotamien




Die historischen Entwicklung der Produktion von Publikationen

Buchdruck im Jahr 1568Quelle: wikicommons

Schreibender MönchQuelle:www.uni-ulm.de

Offsetdruck im Jahr 2002Quelle: pixelquelle.de

ePaper

linkedIn-Profil




Zentrale Aspekte der historischen Entwicklung

• Herstellungsverfahren– Individuelle Herstellung (Keilschrift)– Handwerklich / Manufakturen– Industriell / Massenproduktion– Digitalisierung, e-Paper

• Dokumentenformate– Einzeldokument (Papyrusrolle)– Umfangreiche homogene Dokumente (Buchdruck)– Komplexe Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen (Zeitschriften, Webseiten)– Vielzahl von Ausgabemedien (Print, Web, Handy, PDA, Phone)

• Benutzungsdauer– Ewig: Erfassung des zentralen Wissens (Hieroglyphen, Keilschrift)– Langlebig: Speicherung relevanter Informationen (Bücher)– Kurzlebig: Übermittlung von Nachrichten (Tageszeitung)

• Verwaltung von Publikationen– Bibliotheken (kirchlich, öffentlich, privat)– Suchmaschinen




Historisch: Trennung von Erstellung und Produktion der Publikationen

• Trennung der Kernprozesse– Erstellung der Inhalte für Dokumente

(z.B. Autor, Dichter)– Produktion der Dokumente

(z.B. Redaktion, Verlag, Buchdruck)• verschiedene Berufsfelder• Technologische Weiterentwicklung

führt Kernprozesse zusammen– Digitalisierung der Prozessschritte als

Schlüssel für die Verbindung der Prozesse (Inhalteerstellung → Redaktion → Herstellung)

– Vorteil: Geschwindigkeit, Flexibilität in der Erstellung der Inhalte

– Nachteil: Verschwimmen der Grenzen, komplexere Rollendefinition

klare Prozessdefinition notwendig




Gegenwart in der Produktion von Inhalten

• Früher war die Trennung der Prozesse technologiebedingt– Verschiedene Techniken für Erstellung, Redaktion und Produktion – Medienbrüche hemmten Integration der Redaktionsprozesse

• Heute laufen alle Kernprozesse digitalisiert ab– Höhere Effizienz in der Abarbeitung– Flexibilität in Bezug auf (kurzfristige) Änderungen am Inhalt– Kürzere Produktionszyklen für eine Publikation (im klassischen Printbereich), bis

hin zur Echtzeit (Nachrichtenredaktionen)– Autor auch mit einbezogen, gibt Artikel / Werke elektronisch ab– Einbeziehung von externen Dienstleistern (z.B. Satz, Druck, Übersetzung)– Beispiel: wissenschaftlicher Tagungsband bei Springer– Beispiel: Pragmatic Programmers

• Redaktionsprozess ist zentral




Beispiel: Springer und springerlink.com




Beispiel: Pragmatic Programmers




Zukunft in der Produktion von InhaltenTrends, die Einfluss auf die Produktion und die Präsentation von Inhalten haben werden

• Neue Medien– Digitalisierung im Medienbereich (Foto, Film, Musik) zeigen ähnliche Entwicklung wie der

klassische Content-Bereichähnliche Folgen für die Prozesse absehbar

– Multimediale Elemente ermöglichen neue Publikationsformen– neue Endgeräte ermöglichen neue Publikationsformen

• komplexe Publikationen– Setzen sich aus vielen „Einzelteilen“ zusammen

(Content Aggregation / Content Syndication)– Höhere Prozesskomplexität (viele Zulieferer, viele Redaktionen, viele Kunden)

• Flüchtigkeit von Publikationen (Möglichkeitsraum von Publikationen)– Fast-Food Charakter: Schnell und billig?– Klassischer Print als „Wissensbewahrer“

• reflektiver Charakter / Kommentare– Wie kann dieser „Möglichkeitsraum“ bewahrt / archiviert werden

• Social Media

long tail




Content als Wirtschaftsfaktor

• Content Creation– ist das Erstellen von inhaltlichen Basiskomponenten.

• Beschreibung einer Methode, eines Prozesschritts, eines Produkts, …

• Content Aggregation– ist das Sammeln und kontextspezifische Integrieren von

Basiskomponenten aus verschiedenen Quellen zu komplexen Content.• Rekombination von Inhalten schafft Mehrwert• Mehrwert liegt in der kontextspezifischen Kombination von Bausteinen

• Content Syndication– ist die Mehrfachverwendung von Content

• basiert auf Handel und Austausch von Content.• Mehrwert wird durch Management von Angebot und Nachfrage• Mehrwert durch technische Integration




Kommunikationsmodell

information supplier

(humans)

information customer (humans)

context

information supplier

(machines)

information customer

(machines)

information supply

com

mun

ity

(org

anis

atio

n) comm

unity(organisation)

information demand

n m

matching processes

Dokumentenorientierung: statisches Informationsangebot

Contentorientierung: dynamisches Informationsangebot




Content ist das Gedächtnis unserer Zeit

„Das kulturelle Gedächtnis um 1900 ist ein «Bibliotheksphänomen» (Foucault). Dieses Gedächtnis ist auf die Alphabetschrift und die Druckkultur gegründet, auf deren Basis im Medium von Bibliothek und Kanon die Vision eines stabilen Gedächtnisraums entstanden ist. Das kulturelle Gedächtnis um 2000 hingegen ist diffus geworden. Dieser Strukturwandel hat mediale und soziale Voraussetzungen.“[Aleida Assmann in NZZ, 6.11.2001]

• Contenttechnologien als Kulturtechnik – Digitalisierung im Medienbereich fördert medialen und technologischen

Strukturwandel– Konsum und Produktion von Content ist Teil der Gegenwartskultur

• Handhabung von Content impliziert kulturelle Verantwortung – Langlebigkeit, Quellentreue, Nachvollziehbarkeit … Content als Kulturtechnik

muss sich diesen Fragen stellen Möglichkeitsraum– Dokumentieren wir unsere kulturelle Leistung ausreichend?

• Reicht uns Google Cache?




Zusammenfassung

• Technologische Entwicklung ist der Treiber der Veränderung bei der Erstellung und Nutzung von Content– Digitalisierung

• Redaktionsprozesse sind zentrale Elemente des Contentmanagements

• Content ist Gedächtnis unserer Zeit – Handhabung des „Möglichkeitsraums von Publikationen“ ist eine zu

erlernenden uns sich entwickelnde Kulturtechnik




Content als zentraler Begriff




Dokumenten- vs. Contentorientierung

• Dokumentenorientierung– Erstellung von Inhalten mit einen bestimmten Einsatzzweck– Realisierungsform im Produkt „Dokument“, in dem Struktur, Inhalt und

Layout untrennbar miteinander verschmilzt– Wiederverwendbarkeit nur begrenzt möglich– Rechtliche Einheit (etymologische Nähe zu Urkunde, Beweisstück)

• Bsp.: Rechnung als automatisch erstelles PDF-Dokument aus Transaktionsdaten

• Contentorientierung – Inhaltserstellung im Hinblick auf Mehrfachverwendung– Modularer Aufbau– Getrennter Entwurf von Inhalten und Repräsentationsform– Höhere Anforderungen an Autoren und Redakteure – Contentobjekte sind Bausteine für Erzeugung (temporärer) Publikationen




Contentobjekte - Trennung von Inhalt, Layout, Struktur und Legende

Was sind Contentobjekte? (ein Contentobjekt kann eine Teilmenge hiervon sein)

• Inhalte– Die eigentliche Rohinformation abgebildet in Datenelementen

• Strukturspezifikation– inhaltliche Strukturierung komplexerer Einzelinformationen– Abfolge / Verschachtelung

• Layoutspezifikiation– formale Beschreibung zur Repräsentation der Inhalte– Einheitliche Vorlagen (Stylesheets)

• Anweisungen für Formatierung und Positionierung des Inhalts• Legende (aka Metadaten)

– Organisatorische Zusatzinformationen (z.B. Erstellungsdatum, Autor …)– Inhaltliche Zusatzinformationen (Bedeutung / Aussagegegenstand)




Vom Contentobjekt zur Publikation (1/3)

• Contentobjekte





• Contentobjekte in "Shape"





• Publikation – Nachfragespezifische Kombination von Contentobjekten in "Shape"




Content Engineering

• Aufgabe des Content Engineering ist die Produktion (temporärer) Publikationen bzw. Publikationsangebote durch die Kombination von Inhalten, Struktur- und Layoutspezifikationen und Legenden einzelner Contentobjekte.

• Content Engineering ist das– kontinuierliche Erstellen bzw. Erwerben von Contentobjekten,– die Konzeption des Möglichkeitsraums der Publikationen und– die Bereitstellung konkreter Angebotsschnittstellen für diese Publikationen.




Zusammenfassung

• Contentobjekte bestehen aus:– Inhalt– Strukturspezifikation– Layoutspezifikation– Legende

• Publikationen sind nachfragespezifische Kombination von Contentobjekten in "Shape"– Content Engineering– Antizipation des Kommunikationsmodells




Entwicklung vom Content zum Asset




Zum Assetbegriff

Quelle Abbildung: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/0/06/Schema_wcms_aufbau.png

AssetsIn economics an asset is any form in which wealth can be held.

In business and accounting an assetis anything owned which can produce future economic benefit, whether in possession or by right to take possession, by a person or a group acting together, e.g. a company, the measurement of which can be expressed in monetary terms. Asset is listed on the balance sheet.

Intangible assetsIntangible assets lack physical substance and usually are very hard to evaluate. They include patents, copyrights, franchises, goodwill, trademarks, trade names, etc.Quelle: http://en.wikipedia.org/wiki/Asset

http://en.wikipedia.org/wiki/Economics

http://en.wikipedia.org/wiki/Wealth

http://en.wikipedia.org/wiki/Business

http://en.wikipedia.org/wiki/Accounting

http://en.wikipedia.org/wiki/Possession

http://en.wikipedia.org/wiki/Types_of_companies

http://en.wikipedia.org/wiki/Balance_sheet

http://en.wikipedia.org/wiki/Patent

http://en.wikipedia.org/wiki/Copyright

http://en.wikipedia.org/wiki/Franchising

http://en.wikipedia.org/wiki/Goodwill

http://en.wikipedia.org/wiki/Trademark




• wörtlich übersetzt: Aktivposten / Vermögenswert– verwertbarer Content unter Berücksichtigung existierender

Rechtsverhältnisse

• Assets sind Vermögenswerte– für (interne) Bilanzierung ist Wertermittlung sinnvoll– Liquidität: wie leicht und schnell kann Besitzer gewechselt werden– Wert = Erstellungskosten oder Wert = Marktwert bzw. Kurswert

Was ist ein Asset?Zum Assetbegriff




Zum Assetbegriff

• Ein Asset ist aus Sicht eines Content Management Systems eine Publikation bzw. Publikationsklasse, mit folgenden Eigenschaften:

– es existiert eine Schnittstelle, an der ein potenzieller Interessent seine Nachfrage nach diesem Dokument formulieren kann (z. B. ein Link, ein Formular, eine Faxabrufnummer, eine SMS-Nummer, eine Telefonnummer),

– es existiert eine Schnittstelle, über die Publikation an den Interessenten ausgeliefert werden kann und

– es muss aus dem bestehenden Zustand des CMS produziert werden können bzw. bereits in diesem existieren.

• Assets generieren Werte– es liefert einen Beitrag zu den Zielen der Organisation– Interne Betrachtung: Publikation das einen Beitrag zu den betrieblichen

Kernprozessen leistet (z.B. Intranet, QM-Handbücher) -> EffizienzsteigerungWertschöpfung ist hier nach innen gerichtet

– Externe Betrachtung: Publikation als handelbare Objekte mit denen Umsätze erzielt werden können (z.B. Verlage, Content-Syndication).Wertschöpfung ist hier nach außen gerichtet




Wertkette nach Porter – Assets generieren WerteWertschöpfung nach innen gerichtet

Wertschöpfung nach außen gerichtet




Herausforderungen

• Klassische CMS konzentrieren sich auf Erstellungs- und Redaktionsprozesse

• Herausforderung: Definition der Assets– Definition der Angebotsschnittstellen

• Herausforderung: Verwertung der Assets – Lizenzen– (schnittstellenspezifische) Abos– per View/Click– Werbung

• Herausforderung: neuartige Geschäftsmodelle / Abrechnungsmodelle– zwischen Redakteuren / Erstellern und Auftraggebern– zwischen Auftraggebern und dessen Kunden

• Herausforderung: Rechte an Assets (DRM)




Zusammenfassung Content, Publikation, Asset

• Contentobjekte sind Informationseinheiten zu Inhalt, Struktur, Layout und Legende

• Publikationen sind austauschbare Kombinationen von Contentobjekten in "Shape"

• Assets sind Publikationen bzw. Publikationsklassen, – generieren/sind Werte für Organisationen – für die klare Schnittstellen für Nachfrage und Angebot spezifiziert sind und – welche zum aktuellen Zustand des Systems produziert werden können (bzw.

vorhanden sind)




Contentmanagement




Notwendigkeit für die systematische Verwaltung von Inhalten

• Publikationen sind komplexe Produkte– bestehen aus unterschiedlichen Contentobjekten (Inhalt, Struktur,

Layout, Legende) in Shape aus verschiedenen Quellen

• Publikationen sind nicht mehr nur Informationsträger, sondern (erfolgskritische) Produkte (siehe Assets)

• Prozessorientierte Produktion von Assets: Contentmanagement– Abbildung aller Prozesse für die Erstellung, Redaktion und Produktion

von Inhalten für die Bereitstellung von Assets– Unterstützung der beteiligten Akteure (Personen, Unternehmen) bei der

Realisierung der entsprechenden Produktionsprozesse




Definition Contentmanagement

„Content Management (CM) is about gaining control over the creation and distribution of information and functionality. … More than anything else, CM is a process of getting organized about creating your publications.“ [Boiko, 2005, p.65]

Definition: Contentmanagement ist das Planen, Modellieren, Durchführen und Überwachen von Redaktionsprozessen.

Definition: Contentmanagementsysteme sind IT-Systeme, die das Planen, Modellieren, Durchführen und Überwachen von Redaktionsprozessen unterstützen.




Einflussgrößen für Redaktionsprozesse

• Geschäftsziele:Verteilung der [inhaltbasierten] Geschäftswerte

• Politik innerhalb der Organisation:Ausbalancierung der organisatorischen Kräfte

• Fachkompetenzen des UnternehmensKombination contentbezogener Disziplinen

• Prozesse des UnternehmensSammeln, Verwalten und Publizieren von Inhalten

• Technik des Unternehmenstechnische Infrastruktur




Zusammenfassung

• Contentmanagement ist das Planen, Modellieren, Durchführen und Überwachen von Redaktionsprozessen

• Einflussgrößen auf Redaktionsprozesse– Geschäftsziele– Politik– Fachkompetenzen– Prozesse– Technik




Abgrenzung zum Dokumentenmanagement




Bedarfe und Enabler für Dokumentenmanagementsysteme

• Ursachen für den Einsatz von DMS:– 2,6 Mrd. Seiten Papier pro Tag (Tendenz stark steigend)– Dezentralisierung, Notwendigkeit für standortübergreifenden Zugriff

• Nachvollziehbarkeit im Umgang mit dem Dokumenten– längere Suchzeiten durch Wachstum der Archive– zeitnahe Bereitstellung von Dokumenten als Anforderung von Kunden

und überwachenden Organisationen– Verkürzung der Entscheidungswege durch Kopplung von DMS und

betrieblichen Abläufen (z.B. Genehmigungsworkflows)– Medienbrüche innerhalb eines Vorgangs– Mehrfachablage von Dokumenten vermeiden

• Enabler:– Preisverfall für digitale Speicher macht umfangreiche Archive möglich– Internettechnologien ermöglichen den system-, technologie- und

ortsübergreifenden Zugriff auf Dokumente




Dokumentenorientierung (document related technologies – DRT)

• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind document related technologies (DRT) mit folgenden Eigenschaften:

– eingescannte Papierdokumente• elektronische Akte

– keine Trennung von Struktur, Layout und Inhalt (max. Metadaten) – single source, single media– Verfügbarkeit zur weiteren Verarbeitung (selten automatisch)– Rechtliche Einheit (etymologische Nähe zu Urkunde, Beweisstück)

• Bsp.: Rechnung als automatisch erstelles PDF-Dokument aus Transaktionsdaten




DMS

• Ziel: Dokumente am Arbeitsplatz „auf Knopfdruck bereitstellen“ • ausgereifte Technologie• technologische Aspekte:

– Umwandlung in elektronische Dokumente– Archivierung und Verwaltung– Verteilungsfunktionen – Recherche (Indexieren + Suche)– Workflowunterstützung




Techniken im Dokumentenmanagement (Digitalisierung)

• Digitalisierung von Dokumenten (auch Capturing)

– Erfassen der Originalvorlagen (Scannen)– Erkennen des Inhaltes mit automatischen Verfahren

OCR – Optical Character Recognition– Überführen in ein digitales Format (Rasterbild,

Bitmap), das mit den erkannten Texten verbunden ist (z.B. Plain-Text, PDF)




Techniken im Dokumentenmanagement (Indexierung)

• Indexierung von Dokumenten – Grundlage für das Wiederauffinden von Dokumenten– ermöglicht Einteilung in Kategorien und Cluster– Referenzierung von Dokumenten (z.B. Verweis auf Anlagen)

• Berücksichtigung typischer Identifikationsmerkmale:– Datum, – Autor, – Dokumenttypen (z.B. Rechnungen etc.)– laufende Nummern (Posteingangsnummern, Rechnungsnummern)

• Arten der Indexierung:– Manuell: Benutzer kategorisiert vorliegende Dokumente anhand von Taxonomien

oder Schlagworten– Automatisch: Aufbau eines Volltextindex mit automatischen Verfahren, Extraktion

typischer Merkmale und Kategorisierung von Dokumententypen




Techniken im Dokumentenmanagement (Speicherung/Archiv)

• Speicherung von Dokumenten kritisch für dauerhafte Verwendung– Systeme sind jedoch kommerziell verfügbar

• Unterscheidung nach Art des Mediums:– Magnetische Medien: Festplatten, Bandlaufwerke– Optische Medien: CD, DVD, WORM

• Unterscheidung nach Geschwindigkeit des Zugriffs:– Optisch – langsam, aber dauerhaft– Magnetisch – schneller Zugriff, Veränderungen möglich

• Verwaltung oft in Datenbankmanagementsystemen – gemeinsam mit den Dokumenten (BLOB)– Nur für die Zusatzinformation mit Verweis auf den (externen)

Dokumentenlagerort• Verwaltung der verschiedenen Speichermedien wird als

Information Management Lifecycle bezeichnet– kurz- mittel und langfristige Speicherung (Archivierung)




Techniken im Dokumentenmanagement (Suchen)

• Suchen und Finden von Dokumenten zentral für den Zugriff auf gespeicherte und archivierte Dokumente

• zwei Zielstellungen:– Wiederauffinden von Dokumenten auf dem „eigenen Schreibtisch“– Wiederauffinden von Dokumenten irgendwo im System bzw. der Organisation

(also auch auf „anderen Schreibtischen“ und im Archiv)

• zwei Aspekte:– Arbeitsorganisation: strukturiertes Ablegen und Wiederauffinden (Analogie zu

traditionellen Ablagesystemen)– Recherche: Auffinden der entsprechenden Dokumente durch Formulierung einer

Suchanfrage (Analog der Internetrecherche)

• zwei Verfahren:– Volltextsuche (Indexbasiert, Boolsche Verknüpfungen)– strukturierte Suche auf der Basis von Metadaten (Erstellungsdatum, Autor …)




Das papierlose Büro – ein Traum?

• ursprüngliche Vision:– Einsparung von Kosten (Porto, Personal, Platz, Material)– Beschleunigung der Abläufe

• war so nicht umsetzbar– datenschutzrechtliche Gründe für (private) postalische Post– Widerstände des Managements– Wechselwirkungen des Unternehmens mit der Umwelt (Austausch von

Papierdokumenten mit Kunden und Partnern)

• ABER:– Digitalisierung der Kommunikation (E-Mail) ist ein starker

Akzeptanztreiber für elektronische Dokumente– Effizienz der Abläufe bei digitaler Dokumentenverarbeitung (Electronic

Banking, Steuererklärungen, Produktdaten, e-Goverment) ist erkennbar

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