noble praxis-tipps

Telefon- und

Webkonferenzen

25.02.2016

web- und telefonkonferenzen

Web- und Telefonkonferenzen: Richtig nutzen und davon profitieren

Telefon- und Webkonferenz sind heute Standardmittel für eine effiziente

Kommunikation. Vor allem wenn es darum geht, schnell und unkompliziert

mehrere Teilnehmer an unterschiedlichen Standorten zusammenzubringen,

sind Konferenzen per Telefon oder Internet ein kostengünstiger Weg.

Doch so einfach wie es klingt, ist es manchmal nicht. Wir verraten Ihnen,

worauf Sie achten sollten…

telefonkonferenzen

Von einer Telefonkonferenz sprechen wir, wenn mehr als zwei Leute

miteinander sprechen. Genutzt wird dabei die gleiche Leitung wie bei einem

normalen Telefonat. Andere gängige Bezeichnungen für Telefonkonferenzen

sind Telko bzw. Telkos oder auch Conference Call(s). Ein

Konferenzleiter/Moderator führt durch das Gespräch.

Klassische Telefonkonferenz: zu einem bestehenden Telefonat werden weitere

Anrufer über ein Konferenzsystem/Provider von einem der beiden Anschlüsse

aus in die Konferenz mit einbezogen. Dies gilt für Inlands- und

Auslandsverbindungen.

Je nach Anbieter unterscheiden sich die Konferenz-Funktionen, die Art der

Anmeldung und vor allem die Art der Abrechnung der Kosten. Daher empfiehlt es

sich, die Modalitäten der Telefonkonferenz-Anbieter zu vergleichen:

Checkliste für den Telefonkonferenz-Vergleich:

Wie viele nehmen an der Telefonkonferenz teil?

Nehmen Anrufer aus dem Ausland teil und gibt es abweichende Kosten für Mobilfunk?

Ist die Kostenstruktur verständlich, keine versteckten Gebühren?

Wer trägt die Kosten der Konferenz? Zahlt der Moderator die Kosten für alle

Teilnehmer? Oder sollen die Teilnehmer ihren Anteil an der Telko selbst zahlen?

telefonkonferenzen

Wie oft/wie regelmäßig nutzen Sie Telefonkonferenzen? Es gibt Angebote,

bei denen die Konferenzen minutengenau abgerechnet werden. Wie in vielen

Bereichen gibt es mittlerweile auch die Flatrate für Telkos, also konferieren

zum Festpreis.

Welche Zusatzfunktionen sind Ihnen wichtig?

Service & Sicherheit: gibt es Zertifizierungen durch TÜV

oder vergleichbare Institute?

telefonkonferenzen

Vor dem Call:

Bereiten Sie sich vor: Unterlagen heraussuchen/sichten, ggf. Protokoll vom

Vormeeting checken, schnell noch die eigenen Aufgaben erledigen

Sorgen Sie für ein ruhiges Umfeld.

Setzen Sie die Dauer der Konferenz auf max. eine Stunde an, da ansonsten die

Konzentrationsfähigkeit abnimmt und informieren Sie die Teilnehmer hierüber.

Zwei bis drei Minuten vor dem Termin einwählen; bei wichtigen Konferenzen ggf.

auch einen Tag vorher die Einwahl testen. Falls die Einwahldaten nicht funktionieren,

bleibt noch genügend Zeit für die Prüfung der Technik, des Konferenzraums oder der

Zugangsdaten.

telefonkonferenzen - tipps

Während der Konferenz:

Nennen Sie zumindest am Anfang Ihren Namen, bevor sie einen Redebeitrag leisten.

Wenn es viele neue bzw. unbekannte Teilnehmer sind, sollte auch kurz die eigene

Funktion im Unternehmen oder im jeweiligen Projekt genannt werden.

Bei späteren Beiträgen helfen Sie den Teilnehmern, wenn Sie ihnen Informationen zur

Einordnung geben, z.B. „Wir hier in der Zentrale“ oder „Bei uns in Deutschland“.

Halten Sie sich an die festgelegte Rollenverteilung und das, was der

Moderator sagt. Unterbrechen Sie nicht, sondern lassen Sie die

Sprechenden grundsätzlich ausreden.

Mitschreiben, aber klassisch: Machen Sie Notizen und vermeiden

Sie Tippgeräusche.

telefonkonferenzen - tipps

Während der Konferenz:

Sprechen Sie bei Telefonkonferenz deutlicher und langsamer und verwenden

Sie kürzere Sätze, als Sie es in einem Präsenzmeeting tun würden. Damit

gleichen Sie einen Teil der reduzierten Sprachqualität aus.

Audiokonferenzsysteme sind sehr empfindlich: Stellen Sie daher ihr Telefon mit

der Tastenkombination *6 vorsorglich auf stumm.

Ansonsten gilt: Telkozeit ist Fastenzeit. Kein Essen, kein Kaugummi, nicht

einmal das Trinken ist zu empfehlen. Alle Geräusche werden übertragen – also

auch Schluckgeräusche. Dasselbe gilt fürs Rauchen.

telefonkonferenzen - tipps

webkonferenz

Von einer Webkonferenz sprechen wir, wenn verschiedene Teilnehmer via Internet

virtuell zusammenkommen. Es müssen jeweils ein Computer und eine

Internetverbindung vorhanden sein. So können Menschen auf der ganzen Welt in

einen Dialog treten.

Webkonferenzen können mit Hilfe verschiedener

Anbieter umgesetzt werden.

webkonferenz

In einer Webkonferenz sehen die Teilnehmer normalerweise dasselbe auf ihren

Bildschirmen: In der Regel ist dies der Desktop des vorher festgelegten Moderators.

Häufig wird die Webkonferenz mit Hilfe einer Powerpoint-Präsentation visualisiert

(hier gelten – noch strenger als sonst – die Powerpoint-Regeln: nicht zu viel Text!)

Neben dem Moderator sind auch anderer für die Kamera

freigeschaltete Teilnehmer, wie z.B. andere Referenten zu

sehen.

webkonferenz - tipps

Vor der Webkonferenz:

Vor dem Start einer Webkonferenz mit der Technik vertraut machen: Equipment,

Software und Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-

Konferenz.

Auf den über die Webcam übertragenen Hintergrund achten. Dies gilt insbesondere

für die Hauptakteure der Konferenz.

Zu empfehlen ist ein Headset-Mikrofon, denn mit Raummikro kommt es zu Hall-

Effekten.

Weniger ist mehr: Die Zahl der aktiven Teilnehmer sollte auf sechs bis

sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein.

webkonferenz - tipps

Vor der Webkonferenz:

Auch Webkonferenzen sollten in einer ruhigen Umgebung stattfinden -

Hintergrundgeräusche sind störend.

Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien - beispielsweise Bilder, Videos oder

Texte - sollten vorher zusammengestellt werden.

Wie bei der Telefonkonferenz sollte auch, wer sich in einem Online-Meeting ohne

Webcam zu Wort meldet, seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können

Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen.

webkonferenz - tipps

Wie schon erwähnt werden Webkonferenzen häufig mit einer Präsentation

zu den wichtigsten Inhalten hinterlegt. Bei der Erstellung sind diese Punkte

zu beachten:

Möglichst wenig Text auf einer Folie - maximal sechs Bullet-Points

Große, klare Schrifttypen

Klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen

Nummerierte Folien

Kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken

Keine komplexen Animationen

Ganz wichtig: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem

Mauszeiger auf den Folien „herumkurven“.

tipps für moderatoren

Für den Moderator gelten ganz besondere Regeln während der Telefon- oder

Webkonferenz. Er hat die Aufgabe und die Verantwortung, den Termin zu

moderieren und die Teilnehmer so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein

positives Ergebnis steht.

Hier finden Sie Tipps wie dies gelingt:

tipps für moderatoren

Vorbereitung:

Beim Ansetzen des Termins sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage

achten. Eine Einladung über Outlook-Kalender zu verschicken ist empfehlenswert.

Bei der Enladung sollte die Zeitzone angegeben werden, sofern ausländische

Teilnehmer dabei sind.

Einwahldaten an die Teilnehmer verschicken.

Bestandteile der Einladung: Datum, Uhrzeit und voraussichtliche Dauer sowie die

Themen des Gesprächs. So erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit sich in Hinblick auf

das Thema und die Redezeit vorzubereiten.

Strukturieren des Konferenzablaufes mit einer Agenda und Versand an die Teilnehmer.

Protokolle zu vorangegangenen Meetings sollten den Teilnehmern zur Verfügung

gestellt werden.

tipps für moderatoren

Zu Beginn der Konferenz:

Kulanz: Auch Nachzügler sollten während der ersten fünf Minuten die Möglichkeit

haben, sich noch einzuwählen. Leichter Smalltalk zu Beginn schafft gleichzeitig eine

angenehme Gesprächsatmosphäre für alle Teilnehmer.

Kommunikation der wichtigsten Regeln und Festlegen des Protokollführers, wenn

benötigt.

Bei kleineren Telefonkonferenzen: Begrüßung aller Teilnehmer und Vorstellung, bei

welcher Namen, Abteilung und Position sowie Funktion bzw. Grund der Teilnahme an

dem Meeting genannt werden sollten.

Vorstellung der Agenda und des geplanten Zeitrahmens sowie Verweis auf das Ziel

des Termins.

tipps für moderatoren

Während der Konferenz:

Während einer Session sollte der Moderator in regelmäßigen Abständen bei

allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise

kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer "abdriften".

Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich

gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und

gegensteuern. Bestenfalls werden die Teilnehmer vorab auf

Redezeitbeschränkungen hingewiesen.

Bei der Webkonferenz mit einer größeren Zahl an Teilnehmern, sollte der Ton

nicht für alle freigeschaltet sein. Für Fragen und Kommentare

sollte die Chat-Funktion zur Verfügung gestellt werden

tipps für moderatoren

Während der Konferenz:

Bei Punkten, zu denen der Moderator mehrere Wortmeldungen erwartet, ist dies in

die Runde zu fragen und eine Reihenfolge festzulegen.

Teilnehmer sollten immer mit Namen angesprochen werden, wenn sich direkt auf

einen Beitrag dieses Teilnehmers bezogen wird.

Konzentration: Sind Ablehnungen, Ärger etc. aus dem Gesprochenen

herauszuhören? Ist dies der Fall, muss der Moderator dies ggf. ansprechen.

Zwischenstände festhalten und wiederholen, so wird für alle Teilnehmer das Erreichte

nochmals verdeutlicht.

tipps für moderatoren

Ende & Nachbereitung:

Zusammenfassen aller wichtigen Erkenntnisse aus dem Termin.

Wiederholen der Aufgaben, die sich im Termin ergeben haben (und den jeweils

Verantwortlichen).

Prüfen, ob die Punkte der Agenda abgearbeitet wurden.

Verabschiedung aller Teilnehmer und Verweis auf ggf. Folgetermine zum Thema.

Versand des Konferenzprotokoll an alle Teilnehmer.

Aufzeichnungsfunktion: Interessierte können sich die Webkonferenz

ansehen, auch wenn sie nicht teilnehmen konnten. Auch der

Link zur Powerpoint-Präsentation kann zur Verfügung gestellt

werden.

aus der praxis

Neben Telefonkonferenzen mit Kunden, Kollegen und Partnern nutzen wir Webcons für

die Medien-Kommunikation und engagieren uns bei den regelmäßigen Webcons der

Vereinigung Deutscher Reisejournalisten (VDRJ).

vielen dank für Ihre aufmerksamkeit.

noble kommunikation GmbH

luisenstr.7, 63263 neu-isenburg, germany

fon +49 (0) 6102-36660, fax +49 (0) 6102-366611

follow us on twitter: @noblehaps,

like us on facebook: noblehaps

infos, background, photos and sound: www.noblekom.de