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NOTAR X PERT X FIRST GENERATION

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notarXpert - die innovative Notariatssoftware für Österreich - einfach - kompetent - günstig

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  • 1. NOTARXPERTXFIRST GENERATION

2. NOTARXPERTXFIRST GENERATION Alles, was Recht ist - notarXpert untersttzt Sie dabei! Vorwort von Michael J. Meixner, Geschftsfhrer der ACP Business Solutions GmbH Der Unterschied ist grer als Sie denken - Unter diesem Motto darf ich Sie herzlich im brand- neuen Produktfolder von notarXpert willkommen heien. Wir haben uns erneut bemht, das Beste fr Sie und Ihre Kanzlei mglich zu machen: Die neue Version unserer Software ist noch effizienter in der Bedienung und kann mit noch mehr Funktionen aufwarten. Ich bin der fest- en berzeugung, dass notarXpert zum Innovativsten gehrt, was der Markt an Kanzleisoftware zu bieten hat. Aber Innovation alleine reicht nicht - Sie und Ihr Unternehmen stehen im Mittelpunkt unserer Bemhungen. Daher haben wir auch interessante Angebote fr Leasing und Miete, bieten optimale Lsungen fr Kanzleien jeder Gre und offerieren eine Software, welche individuell und modular auf Ihre Bedingungen zugeschnitten ist. Ihre Zufriedenheit liegt meinem Team und mir am Herzen! Neben einem fr Sie perfekten Produkt bieten wir auch ein freundliches und kompetentes Team an Kundenbetreuern, welches Ihnen entweder am Supporttelefon zur Verfgung steht oder auch gerne direkt zu Ihnen kommt, um fr Sie die beste und schnellste Lsung zu finden. Seminare und Pro- grammschulungen - ebenfalls perfekt auf Ihre Kanzlei abgestimmt - runden unser Angebot ab. Das gesamte notarXpert-Team sorgt in enger Zusammenarbeit mit vielen renommierten Kanzleien fr eine laufende, optimierte und kundenorientierte Weiterentwicklung der Software. Aufgrund der Wartungsvertrge profitieren alle Kunden von dieser geballten und gesammelten Kompetenz! Mein Team und ich freuen uns darauf, Ihnen und Ihrer Kanzlei auch in den kommenden Jahren tatkrftig zur Seite stehen zu drfen. Ihr Michael J. Meixner 3. Das Unternehmen Die ACP Gruppe: Gebndelte Kompetenz schafft Sicherheit Die 1993 gegrndete ACP Gruppe blickt auf eine einzigartige Erfolgsgeschichte zurck: Innerhalb weniger Jahre entwickelte sie sich zu einem fhrenden Unternehmen in der sterreichischen IT-Branche, das in seiner 15-jhrigen Geschichte ausnahmslos in der Gewinnzone bilanzierte. Im Jahr 2007 wurden ber 850 Mitarbeiter in 30 Standorten in sterreich, Deutschland, Schweiz, Rumnien und Polen beschftigt. Dabei wurde ein Jahresumsatz von 320 Mio. Euro erzielt. Die Dienstleistungen der ACP Gruppe sind breit gefchert und decken nahezu den gesam- ten IT-Bereich ab: Software, Hardware, Services, Finanzierung und Branchenlsungen. Dadurch erhalten Kunden im IT-Bereich alles aus einer Hand. Zu den Partnern zhlen renommierte Firmen wie z.B. Hewlett Packard, Fujitsu Siemens, Lenovo, Lexmark, u.v.m. Neben notarXpert realisierte die ACP Gruppe auch fr andere Sparten spezifische Lsungen. So wurde zum Beispiel jurXpert fr Rechtsanwlte entwickelt. Gleichzeitig ist ACP mittlerweile der grte Microsoft Integrator sterreichs. Der Name ACP Business Solutions steht nicht nur fr moderne Softwarelsungen im Notariatsbereich, das Unternehmen ist ebenso bestrebt, individuelle Klientenanforder- ungen in ihrer Gesamtheit zu erkennen. Arbeitserleichterung, Effizienzsteigerung und Zufriedenheit fr den Kunden mit spezifischen Gesamtlsungen auch im Server-, PC- und Druckerbereich sowie anderer Office-Facilities haben oberste Prioritt. Profitieren auch Sie von dem Vorteil, alles aus einer IT-Hand zu erhalten! 4. NOTARXPERTXFIRST GENERATION Inhaltsverzeichnis 06 Aktenverwaltung 24 Buchhaltung & Anderkonto 08 Personenverwaltung 26 webERV 10 Leistungserfassung 28 Schnittstellenmodul 12 Dokumentenmanagement 30 Workflowmodul 14 Terminverwaltung 32 OutlookSync & Telefonie 16 Beglaubigungen 34 Volltextsuche 18 Tools 36 Statistik Pro & CRM 20 Vertragsmodul allgemein 38 Literaturverwaltung 22 Gerichtskommission B A S I S M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E B A S I S M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E B A S I S M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E B A S I S M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E B A S I S M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E B A S I S M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E B A S I S M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E S P E Z I A L M O D U L E Z U S A T Z M O D U L E 2009 APC Business Solutions GmbH, v1.0 - Februar 2009. In der Beschreibung der Funktionalitt einzelner Programmodule wird manchmal auf andere Programmodule verwiesen. Es kann vorkommen, dass dieser Verweis vor allem bei unbedeutenderen Funktionen in manchen Fllen nicht angefhrt wird. Alle Angaben ohne Gewhr. Druckfehler vorbehalten. 5. fakten Alles auf einen Blick Die Struktur der Akten wurde so gewhlt, dass alle wesentlichen Informationen auf einen Blick ein- sehbar sind. Die Struktur orientiert sich dabei an den jeweiligen Rechts- gebieten bzw. Abteilungen Ihrer Kanzlei. notarXpert erlaubt das gleichzeitige ffnen beliebig vieler Akten. Ist ein schneller Zugriff auf einen anderen Akt notwendig, muss der aktuell geffnete Akt nicht geschlossen werden. Durch frei skalierbare Abmessungen der Akten erfllt notarXpert auch die Anforderungen moderner Flach- bildschirme. Mit grtmglicher Flexibilitt knnen auch Daten zwi- schen einzelnen Akten problemlos per Drag & Drop verschoben oder kopiert werden. Durch einen bersichtlichen Men- baum knnen Bereiche des Aktes per Klick direkt angewhlt werden. Dadurch lassen sich smtliche Routinen schnell und komfortabel abarbeiten. Ein Informationssystem zeigt neben Notizen auch den letzten Sachbearbeiter des Aktes an. Auf einen Blick sehen Sie, welche Arbeitsschritte schon abgearbeitet wurden und welche Schritte noch offen sind. Die Kopiermglichkeit von Akten und Subakten ist eine zustzliche Erleichterung beim Arbeiten mit notarXpert. Umfangreiche Suchfunktionen Die Datenbank kann mittels indivi- duell einstellbaren Suchroutinen nach verschiedensten Kriterien und Parametern durchsucht werden. Auch die Darstellung des Such- ergebnisses lsst sich punktgenau den individuellen Bedrfnissen Ihrer Kanzlei anpassen. Durch die Vergabe von Favoriten und einen Schnellzugriff auf zuletzt bearbeitete Dokumente lassen sich aktuelle Akten rasch aufrufen. Verschiedenste Funktionen ver- knpfen in notarXpert den elektro- nischen Akt mit dem abgelegten Papierakt beispielsweise ein Barcode-Etikettendruck oder die knftige Einbindung von RFID-Chips. All dies erleichtert bei Bedarf das rasche Auffinden des physischen Aktes. Durch die Einbindung verschieden- ster Datenquellen, wie Telefon- anlage, Internet, Dokumentenscans oder Emails, ist es mglich, Akten auf Wunsch automatisch mit relevanten Daten zu ergnzen. Die Einbindung fallrelevanter Daten ermglicht eine lckenlose Dokumentation. Diese Zusatzdaten werden auch bei Suchanfragen bercksichtigt und angezeigt. So knnen z.B. Inhalte von beliebigen Dokumenten per Volltextindex rasch gefunden wer- den (Zusatzmodul Volltextsuche). Aktenverwaltung Stichworte: Elektronischer Akt, Aktinformationssystem, Aktsuche, Akthistorie 6. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 07 | 40 Ihre Kerninformationen sind nur einen Mausklick entfernt notarXpert bringt Ordnung und Struktur in den Kanzleialltag Nicht der Kunde muss sich notarXpert anpassen, sondern notarXpert passt sich den Wnschen des Kunden an. Jede Kanzlei hat je nach Gre, Spezialisierung und Klientenzahl individuelle Anforderungen an eine Software. Das geballte KnowHow in notarXpert lsst sich punktgenau an diese Anforderungen anpassen und sorgt dafr, dass Sie besser, schneller und lustvoller arbeiten. Es bleibt mehr Zeit fr das Wesentliche. Dieses Credo spiegelt sich insbesonders in der Nachbildung des Papieraktes und des Ablagesystems der Kanzlei wider. Ein Akt-Farbleitsystem markiert einzelne Rechtsgebiete bzw. zustndige Juristen. Im Akt erfolgt einerseits eine historische Ablage, andererseits kann diese durch abgegrenzte Bereiche (nach dem Prinzip von Akttrennblttern) ber- sichtlich strukturiert werden. Ein leistungsfhiges Suchsystem liefert auch bei riesigen Aktarchiven rasch die gewnschten Ergebnisse. Im Suchergebnis werden smtliche relevanten Details zusammengefasst und jene Mitarbeiter, die zuletzt im Akt gearbeitet haben, angezeigt. notarXpert belastet nicht durch unntige Dateneingabe den Kanzleibetrieb, sondern hilft durch schnelles Auffinden des elektronischen Akts, die Effizienz der Kanzlei deutlich zu steigern! 7. fakten Die Personenanlage Die einheitliche Grundstruktur fr die Erfassung smtlicher Personen (Klienten, Mitarbeiter, Ansprech- partner, Funktionstrger etc.) ermglicht den Zugriff auf eine zentrale Personendatenbank mit umfassender Kollisionsprfung. Automatismen - z.B. bei Vornamen und Rechtsformen - ermglichen eine rasche Eingabe. Die inkremen- telle Suche und Anlage von Personen erfolgt zeitsparend und bersichtlich ber eine benut- zerfreundliche Datenmaske. Auch eine direkte Zuordnung von Ansprechpartnern, Beteiligten und Firmenstrukturen ist mglich. Das integrierte laufend aktualisierte Notariats-, Anwalts- und Gerichts- verzeichnis, lsst sich jederzeit mit den Stammdaten abgleichen und ist daher immer auf dem aktuellen Stand. Dabei kann auf Anlagen aus Herold.at , Daten aus der Zwischen- ablage (beispielsweise Outlook- signatur, alte Vertrge), Firmenbuch und Grundbuch zurck gegriffen werden. Die Daten von Liegenschaften mit Eigentmerstrukturen und Buch- berechtigten knnen auf direktem Weg als solide Grundlage fr Vertrge und als Basis fr das webERV-Grundbuch verwendet werden. Vielfltige Anwendungen Natrlichen Personen knnen neben den Ausweisdaten auch weitere Personen in der Rubrik Familienstand zugeordnet werden. Allen Personen knnen mehrere Dokumente - wie eingescannte Ausweisdokumente oder z.B. der aktuelle Firmenbuchauszug - auto- matisch zugeordnet werden. Diese Zuordnungen bilden mit den Stammdaten die Basis jeder Be- glaubigung und der Notariatsakte. Daten knnen problemlos in Word- Dokumente bernommen werden, wobei unterschiedliche Schreib- formen fr natrliche und juristi- sche Personen vorgegeben und auch in bereits bestehenden Ver- trgen eingesetzt werden knnen. Die Synchronisation mit Outlook ist in Echtzeit mglich (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie). Pro Mit- arbeiter kann definiert werden, welche Personen abgeglichen wer- den sollen dies ermglicht einen optimalen Einsatz der Daten am Handy oder PDA. Die Abgleichs- mglichkeit mit der Ediktsdatei markiert automatisch insolvente Personen und betroffene Akten (Zusatzmodul Schnittstellenmodul). Die CRM-Funktionalitt kann ber frei definierte Felder in beliebigen Strukturen erzielt werden auch diese Felder knnen als Such- kriterien bei der Personensuche ver- wendet werden (Zusatzmodule Vertragsmodul und Statistik Pro). Personenverwaltung Stichworte: Zentrale Datenbank, Kommunikation, Organigramm, Kollisionsprfung 8. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 09 | 40 notarXpert gibt Menschen Profil Viel mehr als eine reine Stammdatenverwaltung Die Personenverwaltung ist das Herz jeder Kanzlei. Bislang scheitern viele Lsungen an der konsequenten und einfachen Erfassung in einer zentralen Datenbank. Oft sind Personendaten auf verschiedene Datenbanken in der Kanzlei verteilt, sodass Mehrfacheingaben und der laufend notwendige Abgleich dieser Datenbanken die Kanzlei unntig belasten. notarXpert hingegen dient als zentrale Datenbank, die z.B. mit Outlook in Echtzeit abgeglichen werden kann. Auch andere Datenbanken knnen mittels Import/Export und Abmischmglichkeiten eingebunden werden. Diese neue Form der Datenqualitt hilft, Personen fr nachhaltige Zwecke - wie Telefonie, Email- und Faxerstellung, Marketingaktivitten und Statistiken - einzusetzen. notarXpert untersttzt auch bei der laufenden neuen Datenanlage. Zum Beispiel durch den Import von Personen aus dem Grund- und Firmenbuch, aus Herold.at und belieb- iger Daten aus der Zwischenablage. Diese Daten knnen in Beglaubigungen, Vorlagen, aber auch in alten Vertrgen verwendet werden. Die automatische Personenanlage aus unterschiedlichen Datenquellen reduziert den Eingabeaufwand fr Personen drastisch und erhht durch Vermeidung von Tippfehlern mageblich die Qualitt. 9. fakten Die Leistungserfassung Leistungen werden entweder direkt im Akt oder ber ein zentrales Erfassungstool - dem Leistungser- fassungsblatt - dokumentiert. Bei notarXpert wird die Leistung sofort bei deren Erbringung parallel nach Zeit und Tarif erfasst. Die Struk- turierung der Leistungserfassung kann auch nach dem NIS (Notar- informationssystem) der sterreich- ischen Notariatskammer erfolgen. Besonders leicht knnen Leistungen durch das Abarbeiten der je nach Aktart unterschiedlichen Arbeits- schritte erfasst werden. Durch das Erledigen dieser Arbeitsschritte kn- nen entweder sofort Dokumente erstellt, Abfragen aus Firmenbuch, Grundbuch gettigt, oder Daten zu den unterschiedlichsten Registern bertragen werden. Auch die Bar- auslagen werden in dem gleichen Prozess erfasst und knnen so nicht vergessen werden. Nach der Erfass- ung kann notarXpert automatisch Kalendierungen fr Sie setzen. Beim Leistungserfassungsblatt ste- hen die Modi der Nach- und Echt- zeiterfassung zur Verfgung; pro Leistung sind auch mehrere Zeit- abschnitte mglich. Pro Abschnitt lsst sich ein anderer Leistungs- erbringer oder eine andere Doku- mentenversion zuordnen. Leist- ungen in diesem Tool knnen direkt im Akt gespeichert oder zentral hier erfasst und danach erst in die jewei- ligen Akten bertragen werden. Die Honorarlegung Aus notarXpert lassen sich vielfltige Dokumente - wie Leistungsauf- stellungen, Honorarnoten, Storno- noten, Gutschriften, Honorarnoten, Kassabelege, Vorlageberichte ans Gericht, AkontoHonorarnoten und Zahlscheine - erstellen. Leistungen werden mit Werten aus Einheitssatz, Einzelleistung und Stundensatz angezeigt. Fr eine Abrechnungs- simulation lassen sich einzelne Leistungen abhaken (die neuen Abrechnungswerte werden in Echtzeit angezeigt) oder einfach eine neue Bemessungsgrundlage eintragen. notarXpert kennt auch die Mglich- keit einer geteilten Honorarnote: Mehrere Personen teilen sich die Kosten eines Aktes, wobei die Anteile in Prozenten oder absoluten Betrgen definiert werden knnen. Mittels der sogenannten perma- nenten Kostennderung lassen sich nderungen auch von bestehenden Leistungen gleichzeitig durchfhren. Nach Honorarnoten-Erstellung er- folgt auf Wunsch eine berleitung in die OP-Liste oder/und eine Kalendierung. notarXpert be- herrscht vielfltige Pauschalverein- barungen, pro Akt oder direkt bei jeder Abrechnung. Sollte eine Honorarnote nicht korrekt sein, kann diese entweder gnzlich stor- niert oder mittels (Teil-) Gutschriften korrigiert werden. Leistungserfassung Stichworte: Leistungserfassungsblatt, NIS, Tarife, Honorarlegung 10. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 11 | 40 notarXpert wei genau, was Ihre Kanzlei leistet Lckenlose Leistungserfassung sorgt fr mehr Umsatz So wie jeder Mensch verschieden ist, ist auch die Arbeitsweise jedes Mitarbeiters indivi- duell. Whrend viele Anwender meist Leistungen direkt im Akt erfassen, gibt es zustz- lich die Mglichkeit ber das Zeitschreiben auf Basis des NIS, Leistungen in einem zentralen Tool zu speichern. Mit dem notarXpert Leistungserfassungsblatt bietet notarXpert genau diese Mglichkeit! Durch die Gegenberstellung unterschiedlicher Abrechnungsmethoden in jedem Akt sowie der Mglichkeit, schnell einzelne Leistungen aus der Abrechnung zu nehmen, erhalten Sie eine bersicht ber die Kosten eines Aktes. In Echtzeit bercksichtigt notarXpert jede nderung (etwa der Bemessungsgrundlage) und erstellt Honorarnoten - auf Wunsch auch geteilte Honorarnoten. Die Honorarlegung kann direkt aus dem Akt, jedoch auch aus der Beglaubigungsmaske erfolgen und dann entweder in die Offene Posten Verwaltung oder auch in ein Kassabuch bergeleitet werden. Die leichte Erfassung von Leistungen sowie die verschiedenen Automatismen in diesem Bereich schaffen eine solide Basis. Das Aufspren von nicht abgerech- neten und noch nicht erfassten Leistungen in Kombination mit anderen Kenn- zahlen fhrt zu optimierter Honorarlegung. 11. fakten Das Dokumentenmanagement Pro Akt legt das Programm einen eigenen Dokumentenordner an, der fortan als Speicherort fr smt- liche Dateien dieses Aktes dient. notarXpert orientiert sich hinsicht- lich Bedienbarkeit und Funktion- alitt am Windows Explorer und am Betriebssystem. Sprich: Smtliche Programme, die im Windows -Kontextmen zur Ver- fgung stehen (z. B. WinZip , WinRar , Deltaview , Antiviruspro- gramme etc.) knnen direkt ber notarXpert angesprochen werden. Das Dokumentenarchiv eines Aktes ist auch auerhalb von notarXpert aufrufbar - Dokumente verschwin- den nicht einfach in einer Datenbank. Dokumente knnen von dort anhand sprechender Dateinamen gut erkannt und leicht geffnet werden. notarXpert untersttzt Drag and Drop: Dokumente knnen mit der Maus leicht von einem in einen anderen Akt oder von auen in einen bestehenden Akt kopiert oder verschoben werden. Beim Abspeichern von Doku- menten besteht die Mglichkeit, selbstdefinierte Namensvorgaben und Unterordner anzulegen, um Dokumente in einer gewohnten Ordner- und Dateistruktur darstel- len zu knnen. Das Arbeiten mit Dokumentarten optimiert zustz- lich den Erstellungsprozess. PDF-Integration Das Windows-Kontextmen wird mit weiteren Funktionen erweitert: Zum Beispiel mit dem Vergleich von Dokumenten, der Versendung per Email an Aktpersonen oder einer Konvertierungsmglichkeit in PDF- Dateien (zustzlich Workflowmodul und PDF-Schnittstelle notwendig). Aus jeder Leistung heraus lassen sich Word-Dokumente erstellen, wobei auch mehrere Vorlagen zugeordnet werden knnen. Standardmig wird eine umfang- reiche Vorlagensammlung angebo- ten. Diese Sammlung lsst sich individuell erweitern, wobei be- stehende Vorlagen editiert werden knnen. Dokumente knnen auch nachtrglich mit Leistungen ver- bunden werden. Untersttzt wird auch die Dokumentversionierung, wodurch nderungen leichter nachzuvollziehen sind. Zustzlich werden auch eingescannte Dokumente, etwa die Urkunden fr Cyberdoc 07 optimal verwaltet. Diese bilden einerseits die Grund- lage fr den elektronischen Akt und knnen automatisiert zusammen mit den Parteiendaten an Cyberdoc 07 bertragen werden. Mit der optionalen notarXpert Volltext- suche knnen Dokumente noch schneller gefunden und in einer Vorschau komfortabel angezeigt werden. Dokumentenmanagement Stichworte: Sprechende Namen, PDF-Writer, Drag & Drop, Cyberdoc 12. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 13 | 40 Nie wieder den berblick verlieren! Dokumente bereits im Basisumfang bersichtlich verwalten Als leistungsfhiges Dokumentenmanagementsystem, das speziell an die Bedrfnisse von Notariatskanzleien angepasst wurde, kann das notarXpert Dokumentenmanagement- system smtliche Dateien - Microsoft Word -Dokumente, eingescannte Dokumente (z.B. Ausweisdokumente, Urkunden) , Emails, PDF-Dokumente, Excel -Tabellen, Audiodateien (z. B. Diktate) oder andere - direkt im Akt speichern. Das lstige Suchen nach Dokumenten gehrt somit der Vergangenheit an! Durch das Spiegeln von Windows -Ordnern und dem Abspeichern von Dokumenten mit sprechenden Namen knnen Sie auch auf Akt-Dokumente zugreifen, ohne notarXpert zu ffnen. Somit kann es Ihnen nicht wie anderen Kanzleien passieren, dass Sie versehentlich das falsche Dokument versenden, weil es mit einem wenig aussagekrftigen Dateinamen (fortlaufende Nummer) gespeichert wurde. Die Kanzlei kann in vielen Bereichen die Dokument- bzw. Ordnerstruktur speziell konfigurieren und gewhrleistet damit eine einheitliche Struktur innerhalb des Unternehmens. Bei notarXpert stehen Dokumente in der gleichen Struktur wie im Microsoft Explorer zur Verfgung. Beliebig erstellbare Unterordner im oder eine Ebene ober- halb des Aktes erhhen zustzlich die bersichtlichkeit. 13. fakten Der notarXpert Kalender Mit dem notarXpert Kalender steht Kanzleien eine zentrale Termin- bersicht zur Verfgung, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Angelehnt an den MS-Outlook - Kalender, bietet dieser gewohnte Funktionen, aber auch erweiterte Mglichkeiten. Jedem Termin lsst sich der je- weilige Akt mit Aktdaten (Akten- zahl, Aktschreibung, Klient etc.) - aber auch beliebige Personen, Dokumente etc. zuordnen. Zu jedem Termin lsst sich eine indi- viduelle Erinnerung aktivieren. Wiederholungstermine, Warnungen bei Terminkollisionen usw. machen den notarXpert-Kalender zu einer verlsslichen und multifunktionalen Arbeitshilfe. Jeder Mitarbeiter kann die ge- wnschte Standardansicht (Tages-, Wochen- oder Monatsberblick) bzw. die angezeigten Intervall- gren (Minuten, 10 Minuten, Viertelstunde etc.) individuell fest- legen. Da Termine gleichzeitig auch im all- gemeinen Kanzleikalender gespei- chert werden knnen, hat jeder User sowohl seine persnlichen Termine, als auch die Termine der Kollegen jederzeit abrufbereit. Neben klassischen Kalender- eintrgen lassen sich in notarXpert auch Fristen und Aufgaben able- gen. Fr Aufgaben, wie z.B. Rckrufe, steht eine eigene Aufgabenliste zur Verfgung, die bersichtlich alle offenen und flligen Tasks anzeigt. Kalendereintrge mit Aktbezug werden auch in dem betreffenden Akt angezeigt. Jeder Eintrag kann darber hinaus mit einer eigenen Prioritts- und Statusstufe versehen werden. Nach der Erledigung knnen Termine ber das notarXpert Work- flowmodul automatisch in Leistungen bergefhrt werden. Detailinformationen zu den Ter- minen werden dabei als Leistungs- notizen abgespeichert. Die notarXpert Fristenliste In der Fristenliste erstellt notarXpert eine Auflistung aller Ein- trge in tabellarischer Form. Diese (druckbare) bersicht ermglicht jedem Mitarbeiter einen schnellen berblick ber Termine, Fristen und Aufgaben. Auch die Termine von Mitarbeiter- gruppen lassen sich so komfortabel und bersichtlich anzeigen. Terminverwaltung Stichworte: Grafischer Kalender, Kanzlei- und Mitarbeiteransicht, Fristenliste 14. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 15 | 40 Tag fr Tag bestens informiert Die clevere Alternative bzw. Ergnzung zu MS Outlook Durch den Einsatz des ausgeklgelten notarXpert-Kalenders erbrigt sich der Einsatz einer externen Kalendersoftware. Outlook-gebte Anwender werden sich auf Anhieb zurechtfinden, da sich bekannte Features, wie Erinnerungsfunktion, Wiederholungs- termine etc. auch im notarXpert-Kalender wiederfinden. Durch die Beschrnkung auf eine Software muss auch nur eine Datenbank gewartet werden. Beim Eintragen der Termine greifen Sie direkt auf Ihre Daten (Personen, Akten, Adressen) zu. Mit dem Kanzleikalender haben Sie auch die Termine aller anderen Mitarbeiter im berblick. ber die Terminsynchronisierung (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie) werden alle Termine mit aktspezifischen Informationen (Aktenzahl, Klient usw.) von notarXpert mit Outlook synchronisiert. Terminnderungen werden in beide Richtungen bertragen. Sie haben den Vorteil von zwei Kalendern, wobei Eintragungen nur einmal vorgenommen werden mssen dank vollautomatischer Synchronisierung! Der notarXpert Kalender macht eine gesonderte Kalendersoftware berflssig: Jeder kann in den Kalender jedes Mitarbeiters auch in den Kanzleikalender - Einsicht nehmen. Die Zuordnung von Aktdetails zu Terminen bietet nur der Einsatz des vollintegrierten notarXpert-Kalenders! 15. fakten Der Beglaubigungsteil Mit notarXpert sind Beglaubigungen rasch und komfortabel durchfhr- bar. Durch einfaches "Hineinholen" der gewnschten Personendaten knnen auch komplexe Vertret- ungsstrukturen (GmbH & Co KG) realisiert werden. Auf Knopfdruck erhalten Sie dann die passende Klausel, das Vermerkblatt oder die Anerkennungserklrung. Sammelbeglaubigungen sind eben- so einfach realisierbar. Dabei werden Ihre Formulierungswnsche im Be- glaubigungsteil speziell bercksich- tigt und die Vorlage fr Sie speziell angepasst. Bei der Erstellung der Beglaub- igungsklausel werden auch hinter den Parteien hinterlegte Amtsbe- sttigungen bzw. Vollmachten bercksichtigt. Weiters ist es mglich, die zu ver- schiedenen Zeitpunkten geleisteten Unterschriften zu einer Beglaub- igungsklausel zusammenzufassen und zu verrechnen. Oft wiederkehrende Beglaub- igungen (z.B. Pfandurkunden der Bank) werden in notarXpert in Serie erfasst, und die relevanten Daten automatisch richtig vorgeschlagen. Optional erfolgt die Vorerfassung einer Beglaubigung ohne BRZ. Diese steht dann im Bedarfsfalle besonders rasch zur Verfgung. Die Beglaubigungen knnen fr Laufkundschaft auerhalb eines Aktes komplett abgewickelt wer- den. Im Akt knnen Beglaubigungen anhand der Arbeitsschritte abge- arbeitet werden dabei werden speziell markierte Parteien automa- tisch fr die Beglaubigung vorge- schlagen. Wird die Beglaubigung bar bezahlt, knnen die Beglaubigungskosten direkt in die Buchhaltung (Kassa- konto) bergeleitet bzw. es kann auch eine Honorarnote erstellt werden. Die Register Aus dem Beglaubigungsteil wird direkt das Beurkundungsregister geschrieben, wobei in notarXpert das Reservieren und Einschieben von BRZs im Rahmen der Notariatsord- nung mglich ist. ber diese Auswertung kann man zustzlich eine Aufstellung ber die Finanz- amtsgebhren erhalten. Smtliche fr den Notar erforderlichen Register - wie auch das Repertorium - werden automatisch gefhrt. Alle gesetzlichen Auswertungen sind einfach erstellbar. Datensicherheit wird auch hier gro geschrieben: Nachtrgliche nde- rungen sind nicht mglich. Sofern diese erlaubt sind (Nachtrag im Repertorium), werden diese selbst- verstndlich mitprotokolliert. Beglaubigungen & Registerfhrung Stichworte: Sammelbeglaubigung, Massenbeglaubigung, Kassabuch 16. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 17 | 40 Die Beglaubigung Das tgliche Geschft Ob fr Laufkundschaft oder im Akt... Tausende Beglaubigungen werden von einem Notariat pro Jahr erstellt, hunderte Geschftszahlen vergeben. Selbst, wenn nur jede zweite Klausel nachbearbeitet werden muss, kostet das im Jahr viele Stunden Arbeit. Die Sicherheit, Laufkundschaft genauso gut und exakt bedienen zu knnen wie langjhrige Klienten, ist ebenso wichtig wie der Vorteil, immer wieder auftauchende Formulierungen nicht jedesmal aufs Neue in der Beglaubigungsklausel erfassen zu mssen. notarXpert bietet Ihnen diesen Komfort und diese Sicherheit! Individuelle Klauseln werden fr jede Notariatskanzlei speziell in das Programm integriert. Regelmig verwendete Formulierungen (z.B. Pfandurkunden der Bank) werden hinterlegt und bei der Erstellung automatisch vorgeschlagen. Das manuelle Zusammenziehen mehrerer Klauseln in eine Sammelbeglaubigung kostet ebenso sehr viel Zeit. notarXpert bietet hier eine einfache Funktion, mit der mehrere Beglaubigungsklauseln zu Sammelbeglaubigungen zusammengefasst werden. Einfacher kann man diesen Arbeitsablauf nicht abbilden! Eigens fr Ihre Kanzlei erstellte Beglaubigungstexte und Automatismen sparen Zeit und helfen dabei, sich noch intensiver mit Klienten befassen zu knnen. 17. fakten Die notarXpert-Tools Bereits in der Basisversion bietet notarXpert eine groe Zahl an Hilfs- mitteln, die die tgliche Arbeit eines Notariats entscheidend untersttzt. Mit dem Tarifrechner knnen Sie schon im Rahmen eines Erstberat- ungsgesprchs die vermutlichen Kosten fr diverse notarielle Leistungen berechnen. Direkt in der Beglaubigungsmaske kann durch rasches ndern der Bemessungs- grundlage, der Unterschriftsanzahl und anderer Parameter eine rasche Kostenauskunft erstellt werden. Ident kann in Musterakten z.B. bei Kaufvertrgen durch Simulieren der Bemessungsgrundlage und An-/ Abhaken einzelner Leistungen ver- fahren werden. Besonders fr das berschreiben von alten Vertrgen ist das Tool Personenimport geeignet. Damit kann der Anwender in Word genau an der Position des Cursors die Personen eines beliebigen Aktes besonders rasch und einfach einf- gen und dabei festlegen, welche Daten und in welcher Optik diese importiert werden. Das Aus- schreiben von Betrgen, Datum, Titel usw. ist eine weitere Option dieses Tools. Lschungen von Terminen werden generell mitprotokolliert. Mit dem Sicherheitsmodul werden aber auch andere Aktionen, wie Leistungs- erfassung, -nderung etc. von notarXpert dokumentiert. Die Basistools lassen sich mit dem Indexrechner erweitern (Zusatz- modul Indexverwaltung): Dieses Hilfsmittel berechnet die nderung eines Betrags anhand von zehn gespeicherten Indizes. Clevere Untersttzung Zu den Basisfunktionen gehrt auch der Netviewer: Hierbei handelt es sich um ein Support-Tool: Bei An- wender-Fragen kann ein notar- Xpert-Mitarbeiter per Remote- Access auf den Bildschirm des Anwenders zugreifen und ihn so optimal beraten. Pro User lsst sich ein Benutzerordner definieren, der stndig zur Verfgung steht, wenn ein Dokument nicht in Akten abgespeichert werden soll. Inte- griert ist auch ein stndig aktuali- siertes Notariats-, Anwalts- und Gerichtsverzeichnis, wobei die Ein- trge aus dem Notariatsverzeichnis in die Datenbank der Kanzlei ber- tragen werden knnen; ein Ab- gleich des Anwaltsverzeichnisses mit den Kontaktdaten ist jederzeit mglich. Der notarXpert Kommunikations- manager ist ein leistungsstarkes Tool mit vielen Mglichkeiten: Er bietet nicht nur den Zugriff auf Kontaktdaten, sondern auch eine einfache Aktsuche und die Mglichkeit, Rckrufnotizen fr User zu erfassen. Tools Stichworte: Kommunikationsmanager, Tarifrechner, Beglaubigungssimulation 18. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 19 | 40 Das Schweizer Taschenmesser fr Juristen Auch kleine Helfer knnen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern! Die Qualitt einer modernen Notariatssoftware bemisst sich nicht nur an den Funktio- nen zur Akten- und Personenverwaltung, sondern auch an den brigen Hilfsmitteln, die standardmig zur Verfgung gestellt werden. und Kostensimulation in der Beglaubigungsmaske und Musterakten erlauben dem Anwender schon beim Erst- beratungsgesprch dem Klienten rasch und einfach die notwendigen Infos ber zu erwartende Kosten zu geben. Wenn ein Kunde anruft, kann der notarXpert-Support mit dem integrierten Netviewer einfach einen Blick auf das Problem werfen und dieses schnell lsen ohne dass lange Erklrungen abgegeben werden mssen. So erhalten Sie kundennahe und rasche Hilfe auf Ihre Anfragen und knnen sich sofort wieder auf Ihre Arbeit konzentrieren. Das ist zeitsparend und effizient! Sie suchen die Telefonnummer des Ansprechpartners eines Klienten? Kein Problem! Geben Sie im notarXpert Kommunikationsmanager den Namen der Firma ein und Sie erhalten alle Ansprechpartner und dazugehrigen Akten! Mit notarXpert erhalten Sie eine Lsung, die bereits im Basisumfang keine Wnsche hinsichtlich Komfort offen lsst und Sie mit leistungsfhigen Werkzeugen untersttzt. 19. fakten Die Vertragsvorlagen In notarXpert werden standard- mig Worddokumente als .doc und nicht als .rtf erstellt. Der Vorteil liegt unter anderem darin, dass eventuell vorhandene grafische Briefkpfe komprimiert abgespei- chert, der Speicherplatz drastisch reduziert und die Speicher- und Ladezeiten beschleunigt werden knnen. Viele der in notarXpert vorhandenen Felder knnen fr individuelle Vorlagen ausgelesen werden und damit Word- dokumente (.doc) erstellt werden. Mit der neuen internen Word- Erstellungsmethode kann der Erstellungsprozess nun dramatisch beschleunigt werden. Das Vertragsmodul untersttzt Sie bei der Anlage und Verwaltung von umfassenden Mustervertrgen und Textbausteinen. Dabei knnen Vertrge mittels angepasster Vertragsvorlagen entweder weit- gehend vollautomatisch erstellt oder alte Vertrge in Word durch interaktives Einfgen von Aktdaten und Textbausteinen an der Cursor- position angepasst werden.Pro Aktart ist der Akt individuell durch Rollen, benutzerdefinierte Felder (Zahl, Betrag, Datum, Text, Memo) sowie Checkboxes & DropDowns gestaltbar. Pro Rechtsgebiet wer- den Schablonen, Rollen, Felder und entsprechende Mustervertrge - unter anderem in Notariatsaktform - und Antrge ausgeliefert. Die Textbausteine Diese knnen gleichermaen in automatisierten Mustervertrgen, als auch ganz leicht interaktiv fr die Abnderung in beliebigen alten Vertrgen verwendet werden. Die Textbausteine knnen beliebige Formate haben beim Import werden die spezifischen Vertrags- daten bercksichtigt. Verwendete Textbausteine knnen selbst im fertigen Vertrag noch speziell markiert, abgendert und danach als neue Version in das Textbausteinsystem exportiert werden. Das Rckschreiben von genderten Daten im Vertrag direkt in die Akt- und Personenfelder ist genauso mglich, wie das nochmalige Rausmischen/Aktualisieren bereits fertiger abgenderter Vertrge. Im Zusammenspiel mit dem Statistik-Modul Pro kann sich die Kanzlei ein leistungsfhiges CRM- System aufbauen. Beliebige Felder (Umsatzgre, Mitarbeiteranzahl, Interessen, etc) knnen strukturiert bei den Personen eingegeben wer- den. Diese Felder knnen fr Marketingaktivitten ausgewertet und damit Einladungen an Klienten (Serienbriefe, Serienmails) erstellt werden. Ausgefeilte Markierungsmechanis- men speichern, wer eingeladen wurde und wer gekommen ist. Vertragsmodul - Allgemein Stichworte: Mustervorlagen, Textbausteine, Rollen, Felder 20. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 21 | 40 In wenigen Schritten unterschriftsreif Vertrge einfach und schnell erstellen Bereits im notarXpert Basisumfang ist ein leistungsfhiges Dokumenterstellungstool enthalten. Es werden weit ber 100 Word-Vorlagen ausgeliefert, welche den Kanzlei- bedrfnissen anpasst werden knnen. Das Vertragsmanagement untersttzt bei der Anlage und Verwaltung von Mustervertrgen und Textbausteinen. Die Textbausteine lassen sich dabei leicht den Vertragsgegebenheiten anpassen. Mit Parteienklausel (auch in Notariatsaktform), Aufsandung, Unterschriftenliste, etc. knnen viel Schreibarbeit und Fehler vermieden werden, ebenso mit der weitgehend vollautomatischen Erstellung von Vertrgen in Bereichen des Liegenschafts-, Bestands- und Gesellschaftsrechts. Neben der Mglichkeit, einerseits alte Vertrge im Bedarfsfalle rasch durch den Import von Aktdaten und Textbausteinen abzundern, untersttzt Sie notarXpert speziell bei der Entwicklung weitgehend vollautomatisierter Vertrge aus Ihren bereits bestehen- den Altvertrgen. Dabei kann besonders leicht auch das Geschlecht bzw. Ein- und Mehrzahl der Parteien bercksichtigt werden. Das nochmalige Schreiben von bereits im Akt enthaltenen Daten bzw. Personen entfllt vollstndig sowohl im interaktiven Einsatz bei Altvertrgen als auch bei vollautomatisch befllten Mustervorlagen. 21. fakten Der Todesfallaufnahme-Wizard notarXpert untersttzt Sie tatkrf- tig bei der Abhandlung von Verlassenschaften und erleichtert wesentlich Ihre Ttigkeit als Gerichtskommissr. Mit der Hilfe des Todesfallaufnahme-Assistenten (TA-Wizard) werden Sie Schritt fr Schritt ber Bildschirmmasken durch den gesamten Prozess gefhrt. Alle erforderlichen Daten wie Personen (Verstorbener, Erben etc.), Inventar (Aktiva, Passiva) werden der Reihe nach abgefragt und im Programm gespeichert. Aus dem Wizard knnen sogar direkt Grundbuchsabfragen gettigt wer- den, die dann als Liegenschaft ins Inventar importiert werden. Bereits erfasste Daten stehen automatisch zur Verfgung und werden vom Assistenten automatisch vorge- schlagen, z.B. Ehepartner. Son- derflle (Sachwalterschaften, Kura- tel etc.) werden bercksichtigt. Hat der Verstorbene keine direkten Nachkommen, dann untersttzt Sie notarXpert bei der Recherche und bei der Darstellung der Parantel zwei und drei im Rahmen der Stammbaumverwaltung. Mit notarXpert knnen Sie effizient arbeiten und das Fehlerpotential minimieren. Durch die Darstellung des Inventars im Akt, kann man jederzeit den aktuellen Vermgens- stand des Verstorbenen ablesen. Die Mustersammlung Mit Hilfe dieser Daten erstellen Sie einerseits die Todesfallaufnahme perfekt, andererseits werden mit nur einem Mausklick die Bank- anfragen erstellt, optional per Email versendet und dann zentral bei Einlangen der Ausknfte kontrol- liert! Selbst das Verlassenschafts- abhandlungsprotokoll kann aus notarXpert vorlagengesttzt opti- mal vorbereitet und sogar Erbteilungsbereinkommen in einer ersten Rohfassung bercksichtigt werden. Dabei werden auch Spezialitten wie Gtergemein- schaften bercksichtigt. Zahlreiche Beschlsse werden aus notarXpert generiert und darin auch die Zustellverfgung vollautomatisch erstellt. So hat der Notar Zeit, sich auf die wesentlichen Dinge in der jeweiligen Verlassenschaft zu kon- zentrieren. Ein besonderes Highlight des Programms ist die Beherrschung von rechenintensiven Verfahrens- arten wie z.B. kridamige Ver- teilungen unter Bercksichtigung etwa von Pfandrechten und stan- desgemen Begrbniskosten. Neben den Vorlagen fr den Gerichtskommissr gibt es auch Varianten fr den Einsatz als Erbenmachthaber. Auch der Vorlagebericht an das Gericht kann in notarXpert automatisch gene- riert und die jeweiligen Kosten dabei entsprechend gegliedert auf- gefhrt werden. Vertragsmodul - Gerichtskommission Stichworte: Todesfallaufnahme-Wizard, Inventar, Stammbaumverwaltung 22. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 23 | 40 Komplexe Verlassenschaften mit notarXpert einfach abhandeln Steigern Sie die Effienz und verbessern Sie den Ablauf in der Verlassenschaft Das Abtippen aller aufgenommenen Daten einer Todesfallaufnahme kann sehr lang- wierig und unbersichtlich werden, die dazugehrigen Spezialflle wie Erbteilungs- bereinkommen, Gtergemeinschaften oder kridamige Verteilung erhhen Ihren Aufwand als Gerichtskommissr erheblich. notarXpert erleichtert Ihnen nicht nur das Erfassen aller notwendigen Daten, es stellt Ihnen diese auch noch in strukturierter und bersichtlicher Form dar. Spezialflle knnen sehr einfach durch Auswahl der entsprechenden Optionen bercksichtigt werden. Alle erfassten Daten finden sich in allen Mustern der umfangreichen notarXpert Mustersammlung wieder, so ist ein Kopieren und Einfgen von Textstellen aus einem anderen Dokument nicht mehr ntig. Mit notarXpert knnen Effizienz und Ablauf in der Verlassenschaft massiv verbessert werden und es bleibt Ihnen als Gerichtskommissr mehr Zeit, sich um die wesentlichen Dinge einer Verlassenschaft zu kmmern. 23. fakten Das Buchen Honorareingnge werden in der Buchhaltung und gleichzeitig am betreffenden Offenen Posten- Konto gebucht. Durch die automa- tische berleitung der Honor- arnoten in die OP-Verwaltung erkennt das Programm die USt-frei- en und USt-pflichtigen Anteile und verbucht auf die richtigen Erls- konten in der Buchhaltung. Whrend des Buchungsvorganges knnen beliebige Abfragen ge- ttigt werden. Die Kontenbersicht ist ber mehrere Konten sowie Journalabfragen ber einen beliebi- gen Zeitraum mglich. Eine Saldenliste nach Kontengruppe lsst sich zu jedem beliebigen Zeitpunkt erstellen und gibt einen raschen berblick ber den aktuel- len Stand der Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Monats. Neben den vollautomatischen Monatsabschlssen ermglichen die Ertragsermittlungen - sowohl ber den abgeschlossenen Monat als auch ber das bisherige Ge- schftsjahr - eine effiziente Kosten- bersicht. Auch das UVA-Formular kann automatisch aus notarXpert generiert werden. Die Buchhaltung ist mehrklientenfhig optional kann diese auch fr GmbHs einge- setzt werden. Mit der OP-Verwaltung und dem mehrstufigen Mahnwesen haben sie ihre Kanzleiauenstnde voll im Griff. Die Verwaltung der Auen- stnde erfolgt vollautomatisch durch berleitung der Honorar- noten in die Offene Posten- Verwaltung, und Verknpfung der Buchhaltung mit den Offenen Posten bei Zahlungseingang. Ein Abruf der Offenen Posten- und der Anderkonten ist jederzeit aus dem Akt mglich. Die Anderkontenverwaltung Die Anderkontenverwaltung wur- de streng nach den Richtlinien der Notariatskammer aufgebaut und glnzt mit ihrer komfortablen Bedienung. Sich wiederholende Buchungstexte kann man vordefi- nieren und einfach bernehmen. Wenn man eine Kontenbersicht, das Buchungsjournal oder mehrere Kontenbltter einsehen will, kann man dies direkt aus der Buchungs- maske heraus tun. Der Monatsabschluss beinhaltet alle notwendigen Auswertungen. Der Jahresabschluss erfolgt wie der Monatsabschluss vollautomatisch und druckt alle abgeschlossenen Konten aus. Beim Jahresabschluss werden die nicht abgeschlossenen Konten in das nchste Jahr ber- nommen. Weiterberweisungen der Fremdgelder sind automatisiert durch Telebanking oder Zahlschein- druck mglich. Optional sind Zahlungen aus dem Telebanking/ ELBA in die Anderkontenverwalt- ung einlesbar und berweisungen aus dieser generierbar. Buchhaltung & OP Stichworte: E/A-Rechnung, doppelte Buchfhrung, Anderkonten, OP-Verwaltung 24. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 25 | 40 Es war noch nie so einfach, Bilanz zu ziehen notarXpert bringt Kontrolle und Transparenz in jede Kanzlei Sparen Sie Arbeitsschritte und sichern Sie sich dennoch einen optimalen berblick ber die Geldflsse der Kanzlei! Neben der E/A-Buchhaltung gibt es optional auch die GesmbH-Buchhaltung. Die Buchhaltung ist zudem mehrmandantenfhig. Buchen Sie durch die vielfltigen Automatismen und gegenseitige Verknpfung mit der OP-Verwaltung besonders effizient und fehlerfrei durch die Kontrollsalden. Sparen Sie an Steuerberatungskosten, indem Sie nur mehr Salden bermitteln. Die streng nach den Richtlinien der Notariatskammer aufgebaute Anderkontenverwaltung ermglicht die effiziente Verwaltung der in der Kanzlei befindlichen Fremdgelder und Effekten. Die Kopplung mit Telebanking/ELBA und den No1-Rechner der NTB erhht den Komfort fr den Anwender und reduziert potentielle Fehlerquellen deutlich. Erhhen Sie die Liquiditt Ihrer Kanzlei durch die mit der Honorarlegung verknpfte Offene Posten- Verwaltung und das leistungsfhige Mahnwesen. Durch die Verknpfung mit dem elektronischen Akt und der Offenen Posten- Verwaltung schliet sich der Kreis zu einem optimalen Workflow, welcher der Kanzlei Zeit, Geld und Fehler erspart! 25. fakten notarXpert webERV ber den webERV kommunizieren Sie mit allen Gerichten, aber auch mit allen anderen webERV-Teil- nehmern (mittels sogenannter Teilnehmerdirektzustellung). Sowohl Firmenbuchantrge, als auch der ab dem 01.04.2009 gesetzlich vorgeschriebene Grund- buch-webERV sind ber das notar- Xpert webERV-Modul mglich. Antrge werden in einem Sende- stapel gesammelt und knnen von hier aus noch einmal berprft und einzeln oder gesammelt versendet werden. An Leistungen angefgte Word- Dokumente werden von notar- Xpert automatisch fr eine Konvertierung in PDFs vorgeschla- gen (PDF-Integration erforderlich). Vor Versendung einer Teilnehmer- direktzustellung kann notarXpert die Zustellbarkeit nachprfen, sprich: ob der betreffende Web- ERV-Teilnehmer berhaupt in der Lage ist, webERV zu empfangen. Rckverkehrs-Meldungen werden von notarXpert automatisch ausge- wertet und den richtigen Akten zugeordnet. Die manuelle Zu- ordnung zum richtigen Akt ist auch jederzeit mglich. Der notarXpert Grundbuch-webERV Ist der aktuelle Grundbuchstand per Schnittstellenmodul besonders komfortabel im Akt erfasst, lsst sich spielend jede Art von Begehren in Sekundenschnelle erstellen. Die Programmlogik verhindert nicht passende Begehren und untersttzt so einen effektiveren Arbeitsablauf in der Erstellung von Grundbuchs- antrgen. Mit drei Mausklicks kann die Lschung eines Pfandrechtes begehrt werden. Im notarXpert Grundbuch-webERV sind keine umstndlichen und langen Ein- gaben erforderlich, da alle blicher- weise einzugebenden Daten bereits durch das Schnittstellenmodul automatisiert importiert wurden. Nach Erstellung aller antragsbezo- genen Begehren mssen die einge- gebenen Daten natrlich noch kon- trolliert werden. notarXpert erleichtert diese Kont- rolle dadurch, dass die Zusammen- fassung des elektronischen An- trages sehr nahe an das gewohnte Format eines in Papierform einge- brachten Antrags kommt. notarXpert bietet Ihnen auerdem die Mglichkeit, den elektronischen Antrag so darzustellen, wie diesen auch der zustndige Grundbuchs- fhrer auf seinem Tisch liegen hat. So vermeiden Sie unntige Miss- verstndnisse mit Rechtspflegern und beseitigen eine weitere Fehler- quelle. webERV Stichworte: Schriftstze, Firmenbuchantrge, Grundbuchantrge, Rckverkehr 26. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 27 | 40 Ihr direkter Draht zu Wissen und Information Bequem und einfach mit den Gerichten kommunizieren Seit Sommer 2007 wurde mit der Einfhrung des webERVs die Kommunikation mit den Gerichten auf ein neues technisches und funktionelles Niveau angehoben sterreich ist damit einer der Vorreiter Europas in diesem Bereich. Die mgliche Kopplung mit Cyberdoc hilft, schnell und richtig auf Urkunden zu verweisen. Die knftigen Rck- verkehrsauswertungen bringen einen hohen Grad an Automatisierung. Mit der Einfhrung der strukturierten Grundbucheingabe mit 01. 04. 2009 mssen nun auch alle Antrge an das Grundbuchgericht ber den webERV bermittelt werden. Bis zu 100 verschiedene Felder mssen dabei befllt werden, um einen nun vollkommen strukturierten Antrag richtig zu bermitteln. Um Ihnen diese enorme Umstellung zu erleichtern, bietet notarXpert neben dem Schnittstellenmodul, welches den IST-Zustand der betroffenen Grundbuchseinlage bernimmt, eine intuitive wizard-hnliche Funktion. Spezielle Kontrollausdrucke fr Juristen und Sekretariat erleichtern die Kontrolle der Eingaben vor dem Versenden. Gerade durch die mgliche Kopplung mit Cyberdoc 07 und dem Grundbuch knnen Eingaben besonders schnell und sicher erfolgen. 27. fakten Das Schnittstellenmodul Dieses Modul ermglicht die Daten- bergabe und bernahme von/an externe(n) Datenbanken bzw. Register: Grundbuch Firmenbuch Cyberdoc Testamentsregister Treuhandregister Ediktsdatei (Insolvenzdatei) FinanzOnline LexisNexis Online RIS www.herold.at Je nach Datenbank stehen unter- schiedliche Funktionen zur Ver- fgung, die vor allem bei Firmen- und Grundbuchsabfragen ein hoch- effizientes Arbeiten mglich machen: So kann notarXpert Ergeb- nisse von Direktabfragen automa tisch mittels Datenimport in die Stammdaten bernehmen! Durch diese Mglichkeit des Daten- imports kann z.B. die Anlage einer Firma mit einer Vielzahl von Funktionstrgern (Geschftsfhrer, Prokurist etc.) inkl. deren Ver- tretungsbefugnis rasch und fehler- resistent durchgefhrt werden. Per Mausklick werden die entsprech- enden Personen automatisch und korrekt von notarXpert angelegt. Durch diese Untersttzung spart die Kanzlei bei der Erfassung von Daten Zeit und damit Geld. nderungs- statt Vollabfrage Will man lediglich berprfen, ob ein Grundbuchs- oder Firmen- buchantrag vollzogen wurde, besteht keine Notwendigkeit einer Vollabfrage mehr - die zumeist gegenber dem Klienten gar nicht verrechnet werden kann. Mit notarXpert besteht die Mglichkeit, sogenannte nder- ungsabfragen durchzufhren. Erst wenn eine hhere TB- (oder FB-) Zahl vorhanden ist, fhrt notarXpert Vollabfragen durch. Auszge werden automatisch direkt in den Akt gespeichert auf Wunsch sogar als umgewandelte Word -Datei mit eingebettetem Kanzleibriefkopf und eine Leist- ung wird samt einer Barauslage ver- bucht! Aber auch Plomben-, Namens- und Stapelabfragen wer- den von notarXpert untersttzt. Die Cyberdoc-Schnittstelle erleich- tert das Signieren von Urkunden, da Parteiendaten von notarXpert nach Cyberdoc bertragen und nicht manuell angelegt werden mssen. Im Gegenzug wird die Archivier- ungsnummer aus Cyberdoc von notarXpert bernommen, sodass eine weitere klassische Fehlerquelle beseitigt ist. Ergebnisse von RIS bzw. LexisNexis Online-Abfragen werden als Dokumente im Akt und die dazugehrigen Suchbegriffe als Notizen zur automatisch angeleg- ten Leistung gespeichert. Schnittstellenmodul Stichworte: Grundbuch, Firmenbuch, Cyberdoc, RIS , Register, Herold 28. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 29 | 40 Externe Informationen in die eigene Datenbank bernehmen Ein Tool fr (fast) alle Flle! Das in sterreich einzigartige Schnittstellenmodul von notarXpert bietet Ihnen wertvolle Mglichkeiten, wenn es darum geht, Auszge von externen Datenbanken - wie Firmen- oder Grundbuch - nicht nur auszudrucken, sondern auch als Daten zu verarbeiten. Wer schon einmal fr eine Gesellschaft mit vielen Funktionstrgern einen Firmen- buchantrag einbringen musste, wird dankbar ber die genial einfache Import- funktionalitt von notarXpert sein. Mit einem Mausklick werden Firma und Funktions- trger als Personen angelegt bzw. abgeglichen, falls die Person schon vorhanden ist. Sie knnen so mindestens 50 Cent an Kosten ersparen pro Person! Mit der Importfunktion knnen Sie fr den Grundbuchsantrag im webERV den IST-Zustand einer Grundbuchseinlage bernehmen damit haben Sie sozusagen schon die halbe Miete! Von hier aus und mit Untersttzung des Grundbuch-Wizards von notarXpert haben Sie blitzschnell einen neuen Grundbuchsantrag! Sparen Sie Zeit durch das automatisierte Anlegen von Personen - sei es aus den bereits erwhnten Registern oder ber die Zwischenablage aus Worddokumenten, Internetseiten oder Signaturen am Ende jedes Emails auch aus www.herold.at ist ein Import mglich! 29. fakten Das Workflowmodul Bilden Sie den Arbeitsablauf Ihrer Kanzlei im notarXpert Workflow- modul ab und optimieren Sie so Ihre tglichen Kanzleittigkeiten! Mit Hilfe des "Magic Button" und des "Magic Folder" knnen Sie unter anderem Emails, PDF- Dokumente, Excel -Tabellen und Internet Seiten (z. B.: Online- Datenbanken wie LexisNexis Online und RIS ) direkt als Leistung im Akt verzeichnen. Beliebige ein- gescannte Dokumente knnen besonders leicht mittels PopUp bzw. notarXpert-Explorer in den Akt strukturiert verspeichert und verzeichnet werden. Emails werden von notarXpert mit sprechenden Dateinamen verse- hen, damit diese Emails jederzeit einfach gefunden werden knnen. Outlook -Ordner werden ber- wacht, sodass Emails nach dem Versenden automatisch im Akt inkl. der entsprechenden Leistung gespeichert werden knnen. Mit individuell einstellbaren Dokumentarten lassen sich Ablufe von der Dokumenterstellung bis zur korrekten Leistungserfassung fest- legen. Dokumente werden nach individuellen Vorgaben gespeichert. Dabei werden beide Ablufe zuerst Leistung, dann Dokument und umgekehrt - perfekt unter- sttzt. Die PDF-Schnittstelle Das Workflowmodul kann mit der notarXpert PDF-Integration erweitert werden. Dieser ermg- licht es, mehrere Dateien zu einer PDF-Datei umzuwandeln - und untersttzt dabei unterschiedlichste Formate und PDF-Funktionen, wie Wasserzeichen, Verschlsselung etc. Schriftstze im Word-Format knnen von notarXpert selbststn- dig in PDFs umgewandelt werden und sind so in krzester Zeit webERV-sendefhig! Als weitere Option kann z.B. definiert werden, ob PDFs nach der Erstellung gleich als Email versendet werden sollen. Termineintrge (z. B Konferenzen) knnen direkt in Leistungen umgewandelt werden: Die erfasste Termindauer wird dann als tat- schliche Dauer der Leistung gespeichert. Eine manuelle Doppelerfassung von Termin und Leistung, wie blicher- weise notwendig, entfllt hier voll- stndig! Fr ein perfektes Controlling von Dokumenten, die von Ihrer Kanzlei erstellt und dann auer Haus gehen sollen, lassen sich fr die einzelnen Bearbeitungsschritte individuelle Leistungsstati anlegen. So besteht stets ein aktueller berblick, welche Dokumente schon versendet wurden und welche noch im Haus sind! Workflowmodul Stichworte: Magic Folder, Dokumentarten, PDF-Integration, Email-Erfassung 30. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 31 | 40 Damit alle an einem Strang ziehen... Arbeitsablufe optimieren und vereinfachen Ntzen Sie die vielfltigen Mglichkeiten dieses Workflow-Vereinfachungsmoduls! Mit wenigen Mausklicks knnen Sie z. B. ein Worddokument mit einem sinnvollen und beschreibenden Namen im richtigen Unterordner abspeichern, automatisch in ein PDF mit Wasserzeichen (z.B. Entwurf) umwandeln und dieses PDF-File per Email an den Klienten versenden - selbstverstndlich mit der korrekten Email-Adresse! Dank der perfekten Personenverwaltung von notarXpert. Genauso leicht geht dann das automatisierte Verzeichnen von Emails und Fax-Nachrichten von der Hand. Auch im Verzeichnen von erledigten Terminen oder Aufgaben werden Sie optimal untersttzt: In krzester Zeit lsst sich ein Eintrag aus dem Kalender, der Fristenliste oder einem Akt sofort in eine vordefinierte Leistung berleiten. Mittels eines frei definier- baren Leistungsstatus (abgeschlossen, kontrolliert, Post, etc.) steuern Sie den Workflow der Kanzlei-Leistungen bzw. -Dokumente. Keine andere Softwarelsung untersttzt derart effizient Ihren Workflow des Speicherns von Dokumenten, der anschlieenden automatisierten Leistungs- erfassung und dem von Bedingungen abhngigen Abrechnungsprozess. 31. fakten Outlook-Synchronisation Die komfortable Live-Synchro- nisationsfunktion von notarXpert sorgt dafr, dass Ihre Termine auto- matisch - also ohne manuellen Startbefehl - mit Ihrem Termin- kalender in Microsoft Outlook ab- geglichen werden. Sobald neue Kalendereintrge gespeichert wer- den, bernimmt notarXpert unver- zglich alle nderungen aus Microsoft Outlook (bzw. umge- kehrt). Dabei lsst sich nicht nur der per- snliche Kalender von Kanzlei- mitarbeitern, sondern auch der allgemeine Kanzleikalender mit allen relevanten Daten (wie Kliententermine, Todesfallauf- nahmen etc.) mit Microsoft Outlook und von dort in Folge mit Smartphones oder PDAs - syn- chronisieren. Auch unterwegs eingetragene Termine werden ber die prakti- sche Synchronisationsfunktion von notarXpert nach dem Pro- grammstart bzw. per Push-Tech- nologie unmittelbar bernommen. Neben Terminen lassen sich so natrlich auch Kontakte zwischen notarXpert und Outlook synchro- nisieren. Dabei sind individuelle Einstellungen fr einzelne Mitar- beiter mglich. CTI/Callcenter-Funktionalitt Der notarXpert-Kommunikations- manager kann Telefonate auf Knopfdruck ber TAPI-fhige Telefonanlagen starten. Bei eingehenden Gesprchen wird der Anrufer mit Name und Nummer angezeigt bzw. smtliche Akten mit Bezug zum Anrufer sowie deren zustndige Bearbeiter eingeblendet. Jedes Telefonat kann rasch und unkompliziert als Leis- tung zum jeweiligen Akt zugeord- net und mit entsprechenden Ge- sprchsnotizen (Name des Anrufers, des Angerufenen, Dauer des Telefonats usw.) versehen werden. Rckrufnotizen mit Informationen wie Aktennummer, anzurufende Person, Kontakt etc. werden als neue Aufgaben fr abwesende Mit- arbeiter eingetragen. Das mhsame Heraussuchen von Telefonnummern gehrt der Ver- gangenheit an: notarXpert startet Rckrufe auf Knopfdruck. Selbst- verstndlich untersttzt notarXpert auch andere Callcenter-Funktionen, wie Makeln, Verbinden, Halten, etc. Eine ausfhrliche Anrufhistorie gibt Auskunft ber zuletzt gefhrte Gesprche. Nachtrglich lassen sich so zu allen Telefonaten konkrete Leistungen verzeichnen. OutlookSync & Telefonie Stichworte: Termine, Kontakte, Push-Technologie, TAPI, Telefonzeiterfassung 32. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 33 | 40 ber dieses notarXpert-Feature spricht die Branche! Die perfekte Wahl fr Ihre Kanzlei Mit notarXpert steht Ihnen nicht nur eine professionelle Kanzleisoftware, sondern auch eine moderne Kommunikationszentrale zur Verfgung: Telefon und PC sind nicht lnger zwei verschiedene Kommunikationstools, sondern verschmelzen zu einer Einheit mit vllig neuen Funktionen und Mglichkeiten fr die Arbeit innerhalb und auerhalb Ihrer Kanzlei. Detaillierte Informationen ber eingehende Anrufe, die zeitgleiche Anzeige von dazu- gehrigen Klientendateien und Gesprchsjournale erleichtern Ihnen die Organisation smtlicher Ablufe und helfen Ihnen, Zeit und Geld zu sparen. Die Live-Synchro- nisation von Terminen und Kontakten zwischen notarXpert und Outlook sowie der nachfolgenden bertragung auf Smartphone, PDA, Blackberry etc. ermglicht Ihnen auch unterwegs das Managen Ihrer persnlichen Termine. Selbst Terminkollisionen stellen kein Problem mehr dar: Da smtliche Kanzlei- termine in Echtzeit synchronisiert werden, haben Sie stets einen aktuellen berblick, ob ein Kollege bernehmen kann. Die automatische Outlook - Synchronisierung macht Sie unabhngig und flexibel: Mit PDA, Smartphone und Blackberry haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Termine und Kontaktdaten. 33. fakten Die Volltextsuche Die Volltextsuche verfgt ber sehr leistungsfhige Indizierungsmech- anismen fr Millionen von Doku- menten. Die Dokumente und Ordner- strukturen bleiben dabei erhalten und verschwinden nicht in einer Datenbank. Der Zugriff auf diese und die Indizierung funktionieren ebenso auerhalb von notarXpert. Dabei werden die unterschiedlich- sten Dokumentformate untersttzt auch Email-Accounts, wobei auch deren Anhnge mit indiziert werden. Die Volltextsuche selbst kann nach den unterschiedlichsten Kriterien (mehrere Begriffe, unterschiedliche Verknpfungen, Wildcards) analog der bekannten Online-Suchsysteme erfolgen. Die Suche wurde durch Unter- sttzung von (Mehrfach-)Nhe und die spezielle Behandlung von bzw. noch zielgerichteter. Durch die Verknpfung mit Infor- mationen, den Metadaten aus notarXpert, etwa den Aktdaten (Klienten, zustndiger Jurist) kann das Suchergebnis nochmals stark optimiert werden. So lassen sich leicht aus der Akt- und Personensuche die jeweiligen Dokumente der gefundenen Akten bzw. Personen anzeigen. Die Dokumentvorschau Die Dokumentvorschau ermglicht nun durch rasches Durchblttern die weitere Feinselektion, wobei man im jeweiligen Dokument die einzelnen Treffer schnell anspringen kann. Aus der Trefferliste heraus knnen dann zustzlich jeweils die gesamten Dokumente des Aktes angezeigt werden. Dokumente knnen optional beschlagwortet werden, und so wird mittels hierarchischem Schlag- wortkatalog ein Wissensmana- gement aufgebaut. Die Versionierungs-Funktion Check- In & Check-Out runden den Funk- tionsumfang nochmals ab. Durch das Modul Sicherheit Pro kann die Verwaltung der Doku- mentenrechte (NTFS) bernommen werden und somit unter anderem eine Chinese-Wall auf Dokument- ebene realisiert werden. Eine optionale OCR (Text- erkennung) fr grafische Doku- mente (TIFF, usw.) kann ebenso wie zustzliche Sprachpakete (hnlich- keitswortschatz) fr West- und Osteuropa eingebunden werden. Optional sind in notarXpert auch DM-Systeme von Fremdanbietern wie Windream , Hummingbird und Alfresco integrierbar. Volltextsuche und DM Systeme Stichworte: Dokumentvorschau, Wissensmanagement, Chinese-Wall 34. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 35 | 40 Schneller finden, effizienter arbeiten Rasch und einfach zum richtigen Dokument Durch eine Vollintegration in das System knnen Millionen von Dokumenten in den unterschiedlichsten Formaten sekundenschnell durchsucht werden, andererseits kann die Suche durch Verknpfung mit Informationen aus notarXpert - etwa mit Aktdaten (Klient, zustndiger Jurist, Sachbearbeiter) - stark optimiert werden. Die Treffer knnen dann mittels Dokumentvorschau schnell durchgeblttert und die einzelnen Fundstellen im Dokument schnell angesprungen werden. Zustzlich knnen jeweils die gesamten Dokumente des Aktes angezeigt werden. Erweiterte Funktionen wie ein hierarchischer Schlagwortkatalog zum Aufbau eines Wissensmanagements oder die Funktion Check-In & Check-Out mit erweiterten Versionierungsfunktionen machen notarXpert zu einem professionellen und sehr leistungsfhigen Dokumentenmanagement. Hegen Sie knftig kostengnstig mit der notarXpert Volltextsuche Ihre Dokumentenschtze und sparen Sie dabei wertvolle Zeit ein! 35. fakten Die Auswertungen Der Basisstatistikteil inklusive der Register- und der NIS-Auswert- ungen, werden durch unterschied- lichste Auswertungen einerseits im Bereich der Produktivitt der Mitarbeiter ergnzt, andererseits kann die Kanzlei dahingehend durchleuchtet werden, welche Klienten und welche Rechtsgebiete sich besonders gut entwickelt haben. Zustzlich kann auch der Abrechnungsworkflow optimiert werden, etwa durch das automati- sierte Erstellen von Leistungs- aufstellungen noch nicht abgerech- neter Leistungen - etwa in einem gewissen Zeitabschnitt (z. B. fr Quartalsabrechnungen). Wenn Sie einen Groklienten mit vielen Akten betreuen, werden Sie mit der Multiaktabrechnung von notarXpert viel Freude haben: Statt vieler einzelner erhalten Sie eine einzige Honorarnote - auch wenn Sie mehrere Akten auf einmal abrechnen. Akten knnen dabei etwa fr Holdingabrechnungen ein- zelnen Aktgruppen zugeordnet sein. Mit einstellbaren Filtern und Gruppierungen, Zwischensummen und Summen, erhalten Sie aussage- krftige Auswertungen. Diese lassen sich entweder ausdrucken, nach Microsoft Excel und/oder in viele andere Formate exportieren. Sie knnen hufig bentigte Sta- tistiken selbst abspeichern, genauso wie die individuelle Ausgabe der Listen der unterschiedlichen Masken. Neben der klassischen Tabellenansicht knnen von der Kanzlei zustzlich eigene Reports gestaltet werden, in denen sogar Berechnungen mit Feldwerten zulssig sind. Ein besonderes Higlight sind in notarXpert die Rckstandslisten fr Verlassenschaften und einzelne Vertragsarten. Fr einzelne Ab- teilungen der Kanzlei knnen alle aktiven Akten hinsichtlich einzelner Rechtsgebiete ausgewertet wer- den. Dabei werden pro Akt die jeweiligen Meilensteine dargestellt. Ob und wann diese erledigt wor- den sind, wann die nchste Frist ist und ob der Akt bereits abgerechnet wurde und auch der jeweilige Stand des Anderkontos. So behal- ten Sie als Jurist stets aktuell den berblick ber Ihre Kanzlei! Auf Wunsch knnen Statistiken regelmig automatisch erstellt und per Email versendet werden. In Verknpfung mit dem Vertrags- modul steht der Kanzlei ein sehr lei- stungsfhiges CRM-System zur Verfgung. Fr effizientes Kanzlei-Controlling knnen interne und kalkulatorische Kosten erfasst und Deckungs- beitrags-Auswertungen erstellt werden. Kostenstellen- und Kosten- Trgerrechnung analysieren dabei die Kanzlei nach beliebigen Dimen- sionen und Gesichtspunkten. Statistik Pro & CRM Stichworte: Effizienzwerte, Reports, Protokolle, Controlling 36. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 37 | 40 Immer im Bilde ber die geleistete Arbeit Verbessern Sie die Ausrichtung der Kanzlei und Ihren Gewinn entscheidend Im Modul Statistik Pro wird der Statistikteil von notarXpert nochmals aufgewertet: Abrechnungen mehrerer Akten eines Klienten bzw. Aktgruppen, noch feiner ein- stellbare Leistungsbewertungen, um Produktivitts-Kennzahlen der Kanzlei zu erhalten usw. Mit den Rckstandslisten werden pro Akt die jeweiligen Meilensteine und Fristen pro Akt dargestellt mit deren jeweiligen Status so behalten Sie mit dieser kompakten Auswertung, den berblick was in der Kanzlei gerade vor sich geht. Zustzlich kann sich die Kanzlei sowohl im Statistikteil als auch im Leistungserfassungsblatt eigene Auswertungen selbst erstellen und diese abspeichern. Diese Daten knnen in unter- schiedlichste Formate exportiert, als Reports erstellt oder per Email automatisch regel- mig versendet werden. Die Controlling-Auswertungen ergnzen diesen Bereich zustzlich mit einer Aus- wertung nach Deckungsbeitrag anhand von internen und kalkulatorischen Kosten - dabei kann getrennt nach Klient, Rechtsgebiet aber auch Mitarbeiter ausgewertet werden. Durchleuchten Sie Ihre Kanzlei und beurteilen Sie Ihre Rechtsgebiete und Klienten, aber auch die Effizienz Ihrer Mitarbeiter neu! 37. fakten Die Literaturverwaltung Die notarXpert Literaturverwaltung bietet ein exzellentes Preis- Leistungs-Verhltnis, ist modular aufgebaut und fr Kanzleien jeder Grenordnung ab 500 Medien sinnvoll einzusetzen. Optimalerweise wird das Modul in notarXpert integriert, es ist aber auch bei Kanzleien ohne oder mit anderen Softwarelsungen einsetz- bar. Das leistungsstarke Bibliotheks- verwaltungs-Modul kann nicht nur Bcher, sondern Medien aller Art (CD-ROMs, DVDs, Zeitschriften, Kommentare, Dissertationen, Lose- blattsammlungen etc.) im Sinne einer Mustersammlung verwalten. Ein umfangreiches Informations- system sorgt fr umfassendes Wissen auf einen Blick: Zur Verfgung stehen eine individuelle Beschlagwortung, Funoten, Rezensionen, Synonyme oder Kommentare, nach denen auch mit- tels Volltextsuche gesucht werden kann. Besonders komfortabel ist die userspezifische Verwaltung und Wiederverwendung der letzten 100 Suchanfragen. Neben der Medien- verwaltung steht auch eine Autoren-, Stellplatz- oder Verlags- verwaltung zur Verfgung. Medienerfassung und Ausleihe In der Bibliothek verfgbare Medien knnen von jedem berech- tigten User reserviert bzw. im Anschluss direkt ber ISBN-Nummer und/oder Barcodereader entliehen werden. Gerade fr den Aufbau einer Bibliotheksdatenbank, und zwar bei der Medienerfassung, ist Hilfe hchst willkommen. Diese stellen ffentliche Bibliotheksserver, die sog. Z39.50-Server, ber das Internet zur Verfgung. Mittels ISBN-Nummern werden zu Medien schnell Informationen wie Autor, Titel, Verlag usw. von diesen Z39.50-Servern eingelesen. Nach Ergnzung mit individuellen Ein- trgen wie Aufbewahrungsort, Anzahl der Exemplare oder der Info, ob das Medium Privat- eigentum eines Mitarbeiters ist, kann das Medium abgespeichert werden. Mit der Literatur- verwaltung Pro wird der Funk- tionsumfang nochmals erweitert: Nicht nur die Erfassung von Einzel- medien, sondern nun auch von ganzen Bestnden in Form von Mediendateien im MAB, UNIMARC oder MARC21-Format ist mglich - ebenso wie umfangreiche statisti- sche Auswertungen (Ausleihdauer, berfllige Bcher aufgrund von Ausleihfristen inkl. Mahnsystem, Einkaufsverhalten,) sowie ein mehrwhrungsfhiges Bestell- system. Literaturverwaltung Stichworte: OPAC, Ausleihsystem, Internetanbindung, Nebenwerke 38. NOTARXPERTXFIRST GENERATION www.notarxpert.at 39 | 40 Zurck zur Quelle? Kein Problem! Eine Bibliotheksverwaltung wie aus dem Lehrbuch! Fr die Arbeit eines Juristen ist eine gut sortierte juristische Bibliothek das Um und Auf. Doch mit steigender Anzahl der Bcher (aber auch der Mitarbeiter) steigt der Ver- waltungsaufwand enorm. Mit einfachen Tabellenkalkulationen lsst sich diese Arbeit kaum mehr bewltigen! Die notarXpert Literaturverwaltungs-Software wurde speziell fr die Bedrfnisse von Notariatskanzleien entwickelt - mit dem zustzlichen groen Vorteil, dass sie in eine ausgereifte Notariatssoftware eingebettet werden kann. Bereits in der Basisvariante werden neben der leistungsfhigen Medien-Verwaltung auch noch andere Anforderungen, wie Recherche und Medienanlage ber Internet, erfllt. Ein praxiserprobtes Ausleihsystem ber ISBN-Nummer bzw. Barcode-Reader ergnzen dieses Modul und das zu einem Bruchteil der Kosten vergleichbarer Lsungen. Das Pro Modul erweitert den Funktionsumfang um statistische Auswertungen, mehr- whrungsfhiges Bestellsystem per Email, Lieferkontrolle und Budgetierungen bei einem Medienumfang von mehr als 3000 Medien! Egal ob mit dem Basis- oder dem Pro-Modul: Die Bibliotheksverwaltung bringt Nutzen fr jede Kanzlei - bereits ab einigen hundert Medien! 39. NOTARX-XNEXT GENERATION ACP Business Solutions GmbH Leopoldauerstr. 166-168/1/5 A-1210 Wien Tel. 01/89193 - 33770 Fax 01/89193 - 33720 e-Mail: [email protected] Internet: www.acp.at, www.notarxpert.at NOTARXPERTXFIRST GENERATION KLAGENFURT (ZENTRALE) ACP Business Solutions GmbH A-9020 Klagenfurt, Eiskellerstrae 5 (Schleppekurve) Tel. +43 (0)463 220 100 - 54 Fax +43 (0)463 220 100 - 3 e-Mail: [email protected] WIEN (BETREUUNGSCENTER) ACP Business Solutions GmbH A-1210 Wien, Leopoldauerstr. 166-168/1/5 Tel. +43 (0)1 - 89193 - 33770 Fax +43 (0)1 - 89193 - 33720 e-Mail: [email protected] Internet: www.acp.at, www.notarxpert.at