NSI Autostore

TM 23.04.2005 Version 1.4 Folie 1

NSI AutoStore

Verteiltes Erfassen von Dokumenten in Dokumenten Management Systeme und Geschäftsanwendungen


Themen

Themen Was ist NSI Autostore? Was ist neu am verteilten Erfassen? Aufbau des zentralen Scannens Neue Möglichkeiten durch verteiltes Erfassen

Aufbau und Funktion Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators Module von HP AutoStore

Lizenzierung, Artikelnummern, Preise

Projektbeispiele


Was ist NSI Autostore? Middleware

Erfassen von Dokumenten über verschiedene Devices (Capture) HP MFP´s HP Digital Sender Xerox MFP´s (über SDK Erweiterung) Kyocera MFP´s (über SDK Erweiterung) Direkt über den Windows Explorer (Autocapture)

Konvertieren, Auslesen und Verändern der Dokumente (Prozess) Konvertierung nach PDF, DOC, RTF, XLS (inkl. OCR) Auslesen der Barcodeinformationen Überarbeiten und entfernen von farbigen Hintergründen……

Speichern der Dokumente in versch. Systemen (Route) Speichern in Filesystemen, E-Mail, FTP (Strukturierte Ablage beliebig möglich) Links erzeugen in Datenbanken Speichern in DM und Archiv Systeme

Capture >>> Prozess >>> Route

HP Autostore


Aufbau zentrales Scannen?

Zentrales Scannen - Aufbau

High-speed Scanner Operator

Indizierung und Validierung

Prozess Server

Strukturierte Dokumente• Rechnungen• Lieferscheine• Formulare

Strukturierte Dokumente• Rechnungen• Lieferscheine• Formulare

Vorteile:- sehr hoher Durchsatz durch Hochleistungsscanner- geringe Fehlerquote da Dokumente validiert werden- einfaches „Rescannen“ von Dokumenten

Vorteile:- sehr hoher Durchsatz durch Hochleistungsscanner- geringe Fehlerquote da Dokumente validiert werden- einfaches „Rescannen“ von Dokumenten

Nachteile:- sehr statischer Prozess- alle Dokumente müssen an einen Platz gebracht werden- schwer in teamgestützte Prozesse zu integrieren- sehr kostenintensiv

Nachteile:- sehr statischer Prozess- alle Dokumente müssen an einen Platz gebracht werden- schwer in teamgestützte Prozesse zu integrieren- sehr kostenintensiv


Verteiltes Scannen mit NSI AutoStore

Anwender können Dokumente bei Bedarf scannen und verschlagworten

Anwender können Dokumente bei Bedarf scannen und verschlagworten

Die Dokumente werden über das Netzwerk übertragenDie Dokumente werden über das Netzwerk übertragen

Automatische Verarbeitung über Speicherung in das DM SystemAlle erkannten und eingegebenen Informationen werden mit den Dokumenten gespeichert

Automatische Verarbeitung über Speicherung in das DM SystemAlle erkannten und eingegebenen Informationen werden mit den Dokumenten gespeichert

Vorteile:- hohe Flexibilität durch Nutzung von MFPs mit Menüs- Erfassung nicht an einen Ort gebunden- einfache Bedienbarkeit für die Anwender- einfache Gestaltung der Prozesse und zentrale Administration- sehr attraktiv aus Sicht der Kosten

Vorteile:- hohe Flexibilität durch Nutzung von MFPs mit Menüs- Erfassung nicht an einen Ort gebunden- einfache Bedienbarkeit für die Anwender- einfache Gestaltung der Prozesse und zentrale Administration- sehr attraktiv aus Sicht der Kosten

Nachteile:- Scanqualität und Papierhandling an Geräte gebunden- geringe Interaktion nach dem Scannen mit den

Anwendern / Rescannen bzw. QS

Nachteile:- Scanqualität und Papierhandling an Geräte gebunden- geringe Interaktion nach dem Scannen mit den

Anwendern / Rescannen bzw. QS

Aufbau verteiltes Scannen?


Aufbau und Funktion

Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators

Demo Szenario Vertriebsteam

Briefe, Ausschreibungen und andere Dokumente scannen und im DMS archivieren.

Barcode

Volltextsuche (OCR/PDF)

Ablage in ein DM System mit Index-Informationen


AutoStore weist die gescannten Dokumente einem Prozess zu und verarbeitet sie.

AutoStore weist die gescannten Dokumente einem Prozess zu und verarbeitet sie.


Aufbau und Funktion

AutoStore Server

Administrator

DM-System

12345

ABCABC

1.

2.

3.

Der Anwender legt das Papier in den Scanner und indiziert das Dokument

Der Anwender legt das Papier in den Scanner und indiziert das Dokument

Die gescannten Dokumente werden über das Netzwerk übertragen

Die gescannten Dokumente werden über das Netzwerk übertragen

Der MFP holt sein Konfiguration vom AutoStore ServerDer MFP holt sein Konfiguration vom AutoStore Server

Der Administrator erstellt die Menüs-Strukturen für die Maschinen und definiert die Prozesse für die Verarbeitung

Der Administrator erstellt die Menüs-Strukturen für die Maschinen und definiert die Prozesse für die Verarbeitung

Nach der Verarbeitung werden die Dokumente im DM System gespeichert.

Nach der Verarbeitung werden die Dokumente im DM System gespeichert.


Vorteile für den Anwender

- Einfache Bedienung der schon bekannten Geräte („kopieren kann jeder“)- Scannen und verarbeiten von Dokumenten ohne Kenntnis von entspr. Programmen- Informationen können bei Bedarf schnell Bereitgestellt werden

Vorteile für das Team / Firma

- Bessere Nutzung von DM Systemen durch Mitarbeiter- Höhere Akzeptanz von DM Systemen da nicht nur elektronische Informationen integriert werden, sondern auch „alltägliches Papier“ – d.h. geschlossene Prozesse- Geringere Kosten für Support und Administration als bei Desktop-Scannern

Vorteile für die Administratoren

- Schnelle Implementierung und Anpassung an bestehende Prozesse- Zentrale Administration der Geräte und Software- Reine Serverinstallation, dadurch einfache Überwachung der Prozesse

Aufbau und Funktion



Module von HP AutoStore

Capture Process Route- HP LaserJet 4345 MFP- HP LaserJet 4100 MFP- HP LaserJet 9000 MFP- HP LaserJet 9050 MFP- HP Color Laser Jet 9500 MFP- HP Digital Sender 9200c- HP Digital Sender 9100c- HP LaserJet 9055/65 MFP

- Folders (local & remote)- Desktops (AutoCapture)- Batch Import (csv. Files)- POP3 mailboxes- SMTP streams

- Texterkennung (Abbyy Finereader/Omnipage)- Barcodeerkennung (Abbyy Finereader)- Formularerkennung (Abbyy Enterprise Forms)- Bildbearbeitung- Ver-/Entschlüsslung- Ausführung von JAVA/VB scripts

- Lotus Notes R4.6, R5, R6 - Microsoft Exchange 5.5, 2000/3- Microsoft Sharepoint 2001/2003- File systems (SMB shares)- SQL Databases (ODBC/OLEDB)- IXOS- OpenText- Documentum- Domino.Doc- Hummingbird- iManage- FileNet- Documentum ApplicationXtender- Send to Mail (SMTP)- Send to FTP - Usage of JAVA/VB

Weitere Komponenten im Bereich Capture, Process and Route finden Sie auf der Webseite von Notable Solutions inc - www.nsius.com.

AutoStore basiert weiterhin auf einer offenen Plattform die über einen SDK erweiterbar ist.


Lizenzierung (enthaltene Lizenzen)

AutoStore Basis Server

HP AutoStore Base Server (T194AA B9Z)

- AutoStore Dienst- AutoStore Process Designer- AutoStore Status Monitor- Kein Seitenzähler

Capture:1 x HP Device License5 x AutoStore Desktop Productivity Licenses (AutoCapture and Send to PC)

Process:Abbyy Finereader OCR 6.0

Route:- Microsoft Sharepoint 2001- Microsoft Sharepoint Services 2003 and Microsoft Sharepoint Portal Server 2003- Microsoft Exchange Public Folder (Version 5.5, 2000 and 2003)- Lotus Notes (Plattform unabhängig unter Verwendung des Lotus Notes Clients / Versionen 4.6, 5.x, 6.x, 6.5x)- Send to Folder - Send to FTP- Send to SMTP Server- Send to Printer (ohne PDF Druckfunktion)


Send to Database T1943AA 901 711,00 €ApplicationXtender 4.x T1943AA 903 1.333,00 €Documentum 4.x and 5.x T1943AA 904 2.221,00 €iManage 6.x T1943AA 905 2.221,00 €Hummingbird 5.x T1943AA 906 2.221,00 €Domino.Doc T1943AA 908 1.333,00 €IXOS T1943AA 909 1.333,00 €OpenText Live Link 9.x T1943AA 910 2.221,00 €ABM Importer T1943AA 913 240,00 €

Module Partnumber Price

Poll Directory T1943AA 701 1.333,00 €POP3 Connector T1943AA 702 1.333,00 €ABM Exporter T1943AA 706 240,00 €1 x AutoStore Desktop Productivity Package (Send to PC and AutoCapture) T1943AA 711 72,00 €

VB/Java Script run time environment (process and route module) T1943AA 801 1.333,00 €Watermark filter T1943AA 807 711,00 €Professional Image Management T1943AA 808 2.221,00 €Professional Barcode Filter T1943AA 809 1.333,00 €PDF417 Barcode Filter incl. 5 licenses of Refero 2D Barcode portal T1943AA 810 1.777,00 €Basic Image Management T1943AA 811 1.333,00 €Omnipage OCR filter incl. zone OCR capabilities T1943AA 812 1.333,00 €Abbyy Formreader 6.0 T1943AA 813 8.441,00 €

Ser

ver

Cap

ture

Pro

cess

Ro

ute

AutoStore Artikelnummern

Lizenzierung (weitere Module)

HP AutoStore Base Server T1943AA B9Z 3.782,00 €1 x Geräte Lizenz für HP Digital Sender 91000c T1943AA 710 250,00 €1 x Geräte Lizenz für HP 9055/9065 MFP T1943AA 715 250,00 €1 x Geräte Lizenz für HP 4100/9000 MFP T1943AA 720 250,00 €1 x Geräte Lizenz für für HP Digital Sender 9200c or 4345/9040/9050MFP T1943AA 725 250,00 € Lizenzpakete sind in den Staffeln 5, 10, 50 und 250 Geräte verfügbar.


AutoStore Projektbeispiele

Beispiel 1:

Szenario 5 HP LaserJet 4345 MFP OCR SharePoint Portal 2003

Benötigte Lizenzen:1 x HP AutoStore Base Server / T1943AA B9Z (inkl. Mit dem Basic Server, 1 x Gerätelizenz für 4345 MFP, Abbyy Finereader OCR, Route to

Sharepoint)4 x Gerätelizenz für HP Digital Sender oder MFP/ T1943AA UA0

Beispiel 2:

Szenario• 25 HP LaserJet 4345 MFPs, 6 HP Digital Sender 9200c, 19 x HP LaserJet 4100/9000 MFPs (50 Geräte) OCR• DMS Documentum

Benötigte Lizenzen:

1 x HP AutoStore Base Server / T1943AA B9Z(inkl. Mit dem Basic Server, 1 x Gerätelizenz für 4345 MFP, Abbyy Finereader OCR)

2 x 10 Gerätelizenzen für HP 4100/9000 MFP / T1943AA 7223 x 10 Gerätelizenzen für HP Digital Sender 9200c oder 4345 MFP / T1943AA 7271 x Route to Documentum / T1943AA 904

Lizenzierung


Verteiltes Scannen in Domino.Doc

Beschreibung der Anwendung:- Scannen und indizieren von Dokumenten an HP Digital Sendern- Reine Übertragung und Wartung via Netzwerkprotokoll TCP/IP über das Netzwerk- Automatische Texterkennung mit Abbyy Finereader OCR und Speicherung in Domino.Doc und Lotus

Notes Datenbanken

Beschreibung der Anwendung:- Scannen und indizieren von Dokumenten an HP Digital Sendern- Reine Übertragung und Wartung via Netzwerkprotokoll TCP/IP über das Netzwerk- Automatische Texterkennung mit Abbyy Finereader OCR und Speicherung in Domino.Doc und Lotus

Notes Datenbanken

Alle Abteilungen im Unternehmen haben Zugriff auf HP Digital Sender und können mit diesen Dokumente bei Bedarf scannen und indizieren

Alle Abteilungen im Unternehmen haben Zugriff auf HP Digital Sender und können mit diesen Dokumente bei Bedarf scannen und indizieren

Alle Informationen werden über das Netzwerk übertragen

Alle Informationen werden über das Netzwerk übertragen

AutoStore verwaltet die Geräte und stellt die zentrale Verarbeitung und Ablage in Domino.Doc sicher

AutoStore verwaltet die Geräte und stellt die zentrale Verarbeitung und Ablage in Domino.Doc sicher


Verteiltes Scannen in SharePoint Portal

Szenario:• Dokumente werden mit HP DigitalSendern gescannt und indiziert• Die komplette Verwaltung erfolgt über das Netzwerk• Automatische Verarbeitung u.a. durch OCR mit Abbyy Finereader Engine

Szenario:• Dokumente werden mit HP DigitalSendern gescannt und indiziert• Die komplette Verwaltung erfolgt über das Netzwerk• Automatische Verarbeitung u.a. durch OCR mit Abbyy Finereader Engine

Mobile Anwender erhalten eine Benachrichtigung wenn neue Dokumente vorleigen

Mobile Anwender erhalten eine Benachrichtigung wenn neue Dokumente vorleigen

Übertragung der via TCPIP … im LAN/VPNÜbertragung der via TCPIP … im LAN/VPN

AutoStore Server- Abbyy Finereader OCR- Angepasste Scripte für die Benachrichtigung von Anwendern- Direkte Übergabe in SharePoint

AutoStore Server- Abbyy Finereader OCR- Angepasste Scripte für die Benachrichtigung von Anwendern- Direkte Übergabe in SharePoint

User in US User in Germany User in MalaysiaSender in Germany

Sender in US

Sender in Malaysia


Verteiltes Scannen von Rechnungen in IXOS

Szenario:• Dezentrale Rechnungserfassung• Trennen der Rechnung basierend auf Barcodes• Umwandlung in durchsuchbare PDF Dokumente• Transfer nach IXOS und SAP

Szenario:• Dezentrale Rechnungserfassung• Trennen der Rechnung basierend auf Barcodes• Umwandlung in durchsuchbare PDF Dokumente• Transfer nach IXOS und SAP

AutoStore- Server basierende Bildaufbereitung- Lesen der Barcodes, dynamische Trennen- OCR der Rechnungen und Umwandlung nach PDF- Übergabe des PDF’s und der erkannten META Daten an IXOS über die Batch-Import-Schnittstelle

AutoStore- Server basierende Bildaufbereitung- Lesen der Barcodes, dynamische Trennen- OCR der Rechnungen und Umwandlung nach PDF- Übergabe des PDF’s und der erkannten META Daten an IXOS über die Batch-Import-Schnittstelle

1. Anwender bucht eine Rechnung im SAP und druckt einen Barcode mit einer Referenz auf den Vorgang

Standort 1

Standort 2

5. Der Anwender kann auf die gescannte Rechnung über SAP zugreifen

LAN & VPN

LAN & VPN

2. Der Anwender scannt das Dokument an einem HP Digital Sender

3. Automatische Verarbeitung der Dokumente

4. IXOS importiert die Dokumente und linked sie gegen SAP


Schnelles archivieren von Windows Desktops

AutoStore- Server basierende Bereitstellung von Menüs- Server basierende Verarbeitung

AutoStore- Server basierende Bereitstellung von Menüs- Server basierende Verarbeitung

Verwaltung und Transfer von Dokumenten erfolgt über das Netzwerk

Verwaltung und Transfer von Dokumenten erfolgt über das Netzwerk

Knowledge Management

Document Management

Szenario:• Keine „Navigation“ durch das DMS • Ablegen von elektronischen Dokumenten durch einfaches Anklicken• Die komplette Verwaltung und Übertragung erfolgt über das Netzwerk• Alle AutoStore Module können verwendet werden … z.B. PDF Converter

Szenario:• Keine „Navigation“ durch das DMS • Ablegen von elektronischen Dokumenten durch einfaches Anklicken• Die komplette Verwaltung und Übertragung erfolgt über das Netzwerk• Alle AutoStore Module können verwendet werden … z.B. PDF Converter


AutoStore – the platform for distributed capture

Document Management

Knowledge Management

DatabasesFileserverGroupwareMailserver

User Desktops

Cap

ture

Pro

cess

Ro

ute


Nutzen

Erfassen von Papier und elektronischen Dokumenten zur zentralen Ablage in DMS- und Archiv- Systeme.

Persönliche Archivierung von Papierdokumenten wie Zeitungsausschitte, hand-schriftliche Unterlagen, Produktbeschreibungen…

Zentrale Bereitstellung von Papierdokumenten über Notes, Exchange oder Filesystemen Höhere Akzeptanz von Informationssystemen >> Papier und elektronische Dokumente Effiziente Prozesse in allen Bereichen die mit Papier in Berührung kommen, da

Papierdokumente (Bestellungen, Reklamationen…. ) digital weitergegeben oder archiviert werden können. (Die Weitergabe auf dem internen Postweg entfällt)

Teuere Prozesse zur zentralen Archivierung entfallen Teuere zentrale Scanner entfallen

Mehrfachbenutzung von Geräten (Drucken, Scannen, Kopieren) lokale Scanner und Faxgeräte entfallen Faxnachrichten werden über den Faxserver versendet


Fragen und Anregungen

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zu diesen Folien haben, können Sie jederzeit mit mir in Kontakt treten.

Kontaktinfo: Thomas Moser

E-Mail: [email protected]

Tel: +49 176 3766 1462

NSI Autostore

Technology

Transcript of NSI Autostore